plan estratégico de comunicaciones internas feisa

En 1970 en la ciudad de Bogotá, entre los empleados de ISA se gestó un sueño: crear un fondo de empleados que contribuyera a mejorar la calidad de vida de todos los que a él se asociaran. Con el tiempo, se perfilaron líderes de este gran proyecto, los cuales asumieron el manejo y fueron los responsables del crecimiento del Fondo de Empleados FEISA nombrado así por ellos mismos.

Misión

El FEISA mejora la calidad de vida de sus Asociados y familias, mediante la prestación solidaria de servicios financieros y sociales, garantizando la viabilidad empresarial del Fondo en el largo plazo.

Visión

En 2014 el FEISA será la mejor opción del Sector Solidario colombiano para sus asociados y familias, con responsabilidad social y fortaleza empresarial.

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Servicios que presta el fondo

El FEISA, brinda a sus asociados y familias varias alternativas de ahorro para asegurar su futuro y garantizar la administración de sus recursos.

Ofrece también servicios de crédito que facilitan las necesidades de los asociados y le brinda las opciones para financiarlas.

Además, brinda actividades de integración y formación

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Públicos de la organización

• Externos: asociados empleados de las empresas vinculantes y sus familias (ISA, ISAGEN, INTERNEXA, XM, CHIVOR, ANCÓN SUR Y CIDET) y los empleados y la comunidad (restaurantes escolares y hogares geriátricos).

• Internos: empleados

Entorno de la organización

Loma los Balsos, ubicada en el Poblado

¿Quiénes integran la empresa?

La organización está conformada por un cuerpo de 36 empleados a nivelNacional y 28 en la sede principal ubicada en Medellín, donde seimplementarán las estrategias.

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Competencia

• Fondo de Empleados del EXITO – Presentes• Fondo de Empleados de EPM - FEPEP • Fondo de Empleados FONTEBO - ETB

Normatividad

El Fondo de Empleados FEISA pertenece al Sector Solidario y está reguladopor la Superintendencia de Economía Solidaria.

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OBJETIVOS

Objetivo General

Diseñar un plan de comunicaciones interno que fortalezca la cultura organizacional y los procesos comunicativos e informativos de los empleados en las diferentes áreas.

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OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Elaborar planes de comunicación afines que permitan mejorar los procesos informativos y comunicativos de la organización.

• Proponer estrategias de medios que permitan la participación activa de los actores de la organización, fundamentado en la integración de los empleados y el mejoramiento de la comunicación.

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Fortalezas

•La organización posee una página web con buena difusión de contenidos informativos y actualización permanente.

•Se cuenta con un boletín que circula cada dos meses.

•Credibilidad de la información que el Fondo da a conocer a sus asociados.

•Se cuenta con Comunicadores vinculados a la organización.

•Se tiene una cartelera en la cual se publica información concerniente a las actividades formativas, culturales, deportivas y recreativas del Fondo.

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Limitaciones

• Desconocimiento de las condiciones del entorno y los clientes por carencia del estudio de los públicos.

• Debilidad en el control interno, lo que afecta la buena comunicación entre las distintas áreas.

• Bajos niveles de comunicación con los asociados y empleados• Actitud de predisposición en el día a día, lo que genera el

rompimiento de las comunicaciones de empleado a empleado.• Falta de planeación, lo que afecta la comunicación en los procesos.• Resistencia al cambio, lo que inhibe la implementación de

novedosos medios comunicativos.• Inexistencia de un departamento de comunicaciones • No está definida una cultura organizacional por ausencia de

Relaciones Públicas.• Desconocimiento de las áreas y sus funciones entre si, lo que

conlleva a la falta de retroalimentación en el resultado de los procesos.

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Oportunidades

•Cambio externo de otras organizaciones del medio en cuanto a comunicaciones, lo que influye en la mentalidad del personal del Fondo.

•Gracias a las tendencias tecnológicas, las visitas al sitio web incrementan notablemente, lo que conlleva a la facilidad de acceso a la información y comunicación.

•Ampliación de nuevos proyectos de carácter comunicativo.

•Proyección de nuevas estrategias de comunicación.

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Retos

•Disminuir el riesgo de niveles bajos de productividad por falta de comunicación en los procesos de las áreas.

•Proporcionar un clima laboral fortaleciendo las relaciones interpersonales.

•Equilibrar el estado competitivo del Fondo ante las otras entidades financieras en el ámbito comunicativa.

•Fortalecer el servicio, el calor humano y la preferencia por el Fondo antes que otras entidades de la competencia.

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Objetivo General

• Construir un plan de sensibilización y RR PP que apoye al plan de medios en el fortalecimiento de estrategias de comunicación.

Objetivo específico

• Crear actividades, eventos y espacios de recreación, formación, cultura y deporte que promuevan el desarrollo integral individual y colectivo.

• Generar espacios de interactividad, donde se afiancen las relaciones entre subalternos y directivos.

Plan de Sensibilización y RR PP 16

Plan de Relaciones Públicas 21

Plan de Medios

Objetivo General

• Construir un plan de medios que apunte al mejoramiento de la difusión de la información.

Objetivo específico

• Diseñar medios alternativos BTL que fomenten espacios de comunicación e información, mediante mensajes que impacten.

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Plan de Medios 23

Plan de Medios 24

Cronograma Plan de Medios 25

Cronograma Plan de Medios 26

Cronograma Plan de Sensibilización y RR PP 27

Cronograma Plan de Sensibilización y RR PP 28

Presupuesto Plan de Sensibilización y de RR PP

PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL FONDO DE EMPLEADOS FEISA PLAN DE SENSIBILIZACIÓN

N° ACCIONES CANTIDAD COSTO UNITARIO TOTAL 1 CAPACITACIÓN $ 3.688.000

Profesional 168 $ 15.000 $ 2.520.000 Refrigerio 336 $ 3.000 $ 1.008.000 Sala de reuniones 16 $ 10.000 $ 160.000

2 CAMPAÑAS $ 638.400 Afiches 6 $ 30.000 $ 180.000 Floor Graphics 2 $ 125.000 $ 250.000 Móviles 5 $ 40.000 $ 200.000 Botones 28 $ 300 $ 8.400

3 EVENTOS DEPORTIVOS Y CULTURALES $ 2.176.000 Refrigerio 112 $ 3.000 $ 336.000 Transporte - bus 4 $ 70.000 $ 280.000 Almuerzo 112 $ 5.000 $ 560.000 Alquiler polideportivo 4 $ 250.000 $ 1.000.000

4 ACTIVIDAD VÍA INTRANET $ 1.950.000 Diseño Intranet 1 $ 950.000 $ 950.000 Montaje Intranet 1 $ 1.000.000 $ 1.000.000

5 FOCUS GROUP $ 160.000 Sala de reuniones 16 $ 10.000 $ 160.000

6 INTEGRACIONES $ 988.000 Refrigerio 56 $ 3.000 $ 168.000 Almuerzo 56 $ 5.000 $ 280.000 Transporte - bus 2 $ 70.000 $ 140.000 Alquiler de Finca 2 $ 200.000 $ 400.000

TOTAL $ 9.600.400 IMPREVISTOS $ 960.040 GRAN TOTAL $ 10.560.440

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Presupuesto Plan de Medios

PLAN ESTRATEGICO DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL DE MEDIOS FONDO DE EMPLEADOS FEISA

N° ACCIONES CANTIDAD COSTO UNITARIO TOTAL 1 BOLETIN VIRTUAL INTERNO $ 3.000.000

Diseño del boletin 12 $ 200.000 $ 2.400.000 Encargado de enviar e mails 12 $ 50.000 $ 600.000

2 PUBLICACIONES EN CARTELERA $ 5.330.000 Diseñador cartelera 48 $ 80.000 $ 3.840.000 Suministros 12 $ 120.000 $ 1.440.000 Tablero 1 $ 50.000 $ 50.000

3 BUZON DE OPINIONES Y SUGERENCIAS $ 1.235.000 Buzón de madera 1 $ 30.000 $ 30.000 Candado 1 $ 5.000 $ 5.000 Profesional encargado de analizar y asesorar temáticas del buzón 12 $ 100.000 $ 1.200.000

4 ENVIO DE E MAILS $ 1.020.000 Encargado de enviar e mails 12 $ 50.000 $ 600.000 Comunicador que elabore el comunicado a enviar 12 $ 35.000 $ 420.000

5 TOMA DE OFICINAS $ 1.720.000 Comparsa 2 $ 300.000 $ 600.000 Volantes 56 $ 20.000 $ 1.120.000 TOTAL $ 12.305.000 IMPREVISTOS $ 1.230.500 GRAN TOTAL $ 13.535.500

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Indicador 1

Nombre: satisfacción de los empleados con el boletínCódigo: 001Dominio: de cumplimiento

Justificación: conocer la satisfacción que tienen los empleados con el boletín y la acogida de este en la organización.

Denominación operacional:Número de empleados satisfechos con el boletín *100Número de empleados satisfechos deseados con el boletín

Periodicidad: bimensualResponsable: área de talento humano

Indicadores 32

Indicador 2

Nombre: cumplimiento de las capacitacionesCódigo: 002Dominio: de cumplimiento

Justificación: medir el cumplimiento de las capacitaciones diseñadas para el plan de sensibilización en la organización.

Denominación operacional:Número de capacitaciones ejecutadas * 100Número de capacitaciones planeadas

Periodicidad: trimestralResponsable: área de talento humano

Indicadores 33

Indicador 3

Nombre: respuesta al buzón de sugerenciasCódigo: 003Dominio: de cumplimiento

Justificación: medir con qué frecuencia se dan respuestas a las sugerencias que se hacen a través del buzón.

Denominación operacional:Número de respuestas a sugerencias del buzón __* 100Número de respuestas presupuestadas del buzón

Periodicidad: bimensualResponsable: área de talento humano

Indicadores 34

Indicador 4

Nombre: correos enviados en el semestreCódigo: 004Dominio: de cumplimiento

Justificación: cuantificar el número de correos que se envían a los empleados con información importante del Fondo.

Denominación operacional:Número de correos enviados *100Número de correos deseados a enviar

Periodicidad: semestralResponsable: área de talento humano

Indicadores 35

Indicador 5

Nombre: ideas recibidas mediante los focus groupCódigo: 005Dominio: de cumplimiento

Justificación: medir el número de ideas que se reciben por parte del personal del fondo a través del focus group.

Denominación operacional:Número de ideas recibidas en los focus group *100Número de ideas esperadas en los focus group


Indicadores 36

Indicador 6

Nombre: aceptación de los empleados con la toma de oficinas Código: 006Dominio: de aceptación

Justificación: identificar el nivel de aceptación de los empleados con la toma de oficinas que se ejecutan en la organización.

Denominación operacional:Nivel de satisfacción de los empleados con la toma de oficinasNivel de satisfacción esperado por parte de los empleados con la toma de oficinas.


Indicadores 37

Indicador 7

Nombre: aceptación de los correos electrónicosCódigo: 007Dominio: de aceptación

Justificación: medir el nivel de aceptación de los e mails por parte de los empleados, para identificar cómo están manejando la información.

Denominación operacional:Aceptación de los correos electrónicos * 100Aceptación esperada de los correos electrónicos

Periodicidad: mensualResponsable: área de talento humano

Indicadores 38

Indicador 8

Nombre: conformidad de los empleados con las capacitacionesCódigo: 008Dominio: de aceptación

Justificación: identificar el grado de conformidad que poseen los empleados con las capacitaciones suministradas en el plan de sensibilización.

Denominación operacional:Nivel de conformidad de los empleados con las capacitaciones Nivel de conformidad esperada de los empleados con las capacitaciones


Indicadores 39

Indicador 9

Nombre: percepción de la implementación de las campañasCódigo: 009Dominio: de aceptación

Justificación: identificar la forma cómo los empleados perciben la implementación de las campañas de sensibilización y el mejoramiento del ambiente laboral.

Denominación operacional:Percepción de las campañas por parte de los empleadosPercepción esperada de las campañas por parte de los empleados


Indicadores 40

Indicador 10

Nombre: conformidad con los eventosCódigo: 010Dominio: de aceptación

Justificación: medir el nivel de conformidad de los empleados del fondo con la implementación de las actividades recreativas, culturales y deportivas, las que promueven las relaciones públicas.

Denominación operacional:Nivel de conformidad de los eventos culturales y deportivosNivel de conformidad esperado de los eventos culturales y deportivos


Indicadores 41

Indicador 11

Nombre: percepción de las campañas mediante la intranetCódigo: 011Dominio: de aceptación

Justificación: identificar la manera cómo los empleados perciben las campañas que se implementan en el Fondo para promover los valores institucionales.

Denominación operacional:Nivel de aceptación de las campañas vía intranetNivel deseado de aceptación de las campañas vía intranet


42Indicadores

Indicador 12

Nombre: aceptación de los focus groupCódigo: 012Dominio: de aceptación

Justificación: medir el grado de aceptación del focus group por parte de los empleados como actividad que promueve la comunicación entre el personal del Fondo, promoción de ideas y el acercamiento humano.

Denominación operacional:Grado de aceptación de los focus groupGrado de aceptación esperado de los focus group


43Indicadores

Indicador 13

Nombre: aceptación de las integraciones Código: 013Dominio: de aceptación

Justificación: identificar el nivel de satisfacción de las integraciones implementadas en el Fondo como actividad de esparcimiento que promueve y motiva el acercamiento personal entre los empleados.

Denominación operacional:Nivel de satisfacción con las integracionesNivel de satisfacción deseado con las integraciones


44Indicadores

Indicador 14

Nombre: participación en los diversos eventosCódigo: 014Dominio: de participación

Justificación: cuantificar la cantidad de empleados que participan en los distintos eventos organizados por la organización.

Denominación operacional:Número de empleados que participan en los eventos culturales y deportivos * 100Número deseado de empleados que participan en los eventos culturales y deportivos


45Indicadores

Indicador 15

Nombre: participación en las actividades de integraciónCódigo: 015Dominio: de participación

Justificación: medir el nivel de participación en las integraciones.

Denominación operacional:Número de empleados que participan en las integraciones * 100Número de empleados esperado que participen en las integraciones


46Indicadores

plan estratégico de comunicaciones internas feisa

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