plan institucional de archivos pinar · 2.5 mapa de objetivos estratÉgicos mapa estratégico de la...

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

PINAR

2018

Versión 1.

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TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 3

2. CONTEXTO ESTRATÉGICO DE LA ENTIDAD .............................................................................. 4

2.1 OBJETIVO (Plan Estratégico) ................................................................................................. 4

2.2 MISIÓN ...................................................................................................................................... 4

2.3 VISIÓN ....................................................................................................................................... 4

2.4 FRENTES DE TRABAJO .......................................................................................................... 4

2.5 MAPA DE OBJETIVOS ESTRATÉGICOS ................................................................................ 5

3. DESARROLLO DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINAR ........................................ 5

3.1 IDENTIFICACIÓN SITUACIÓN ACTUAL DE LA ENTIDAD ..................................................... 6

3.2. DETERMINACIÓN DE LOS ASPECTOS CRÍTICOS ............................................................... 6

3.3 PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS ............................................................................ 7

3.5 FORMULACIÓN DE PLANES, PROYECTOS Y ACTIVIDADES .............................................. 9

3.6 CONSTRUCCIÓN DEL MAPA RUTA ..................................................................................... 11

3.7. SEGUIMIENTO Y CONTROL ................................................................................................. 13

IMÁGENES ........................................................................................................................................ 15

TABLAS ............................................................................................................................................ 15

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1. INTRODUCCIÓN Con la Ley General de Archivos (Ley 594 del 2000), se empieza a generar en nuestro país iniciativas en materia archivística, debido a la importancia de mantener organizados los archivos, facilitando la toma de decisiones, permitiendo el acceso a la información y disminuyendo los focos de corrupción en el ámbito de aplicación de dicha ley. Es por esto, que La Previsora S.A. Compañía de Seguros, ha venido desarrollando diferentes proyectos desde su constitución en 1954, para mejorar la función archivística de la entidad. Es así, como se diseña el Plan Institucional de Archivos – PINAR en su primera versión en respuesta al Decreto 2609 de 2012, hoy compilado en el Decreto 1080 de 2015, artículo 2.8.2.5.8 donde se establecen los instrumentos archivísticos para la gestión documental, dicho instrumento es un pilar fundamental de la planeación estratégica institucional. El PINAR permite a la entidad, la planeación de la función archivística estableciendo metas a corto, mediano y largo plazo con el fin de mejorar en sus diferentes ejes: administración de los archivos, acceso a la información, preservación, aspectos tecnológicos y de seguridad, así como también se centra en los aspectos de fortalecimiento y articulación de la información.

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2. CONTEXTO ESTRATÉGICO DE LA ENTIDAD Para la elaboración del PINAR se tomó como referencia el contexto estratégico de La Previsora S.A., el cual fue actualizado para el período 2017 – 2021, en sus componentes: misión, visión y objetivos estratégicos, teniendo en cuenta las principales prioridades institucionales, enfocadas al cumplimiento de estrategias y resultados para mejorar la calidad en los productos ofrecidos a sus clientes y facilitar a los usuarios el acceso a la información, generando mecanismos de innovación para la gestión documental de la entidad. 2.1 OBJETIVO (Plan Estratégico)

Generar valor a la compañía y a sus accionistas

Foco: Orientación estratégica por segmentos de clientes - Propuesta de valor específica para cada segmento desde aliados y sucursales - Desarrollo tecnológico - Ajuste de la estructura y los procesos

Negocios rentables: (“norte por ramos”)

Ventajas competitivas: Cobertura: red de oficinas, portafolio de productos.

2.2 MISIÓN “• Apoyar la administración de riesgos a través del aseguramiento de las entidades estatales y del mercado privado medio, con personal altamente calificado, aliados estratégicos y una red de oficinas con cobertura nacional. • Generar tranquilidad, confianza y bienestar a los clientes, valor para los accionistas, y desarrollo social mediante la inversión de nuestras utilidades por parte del Gobierno nacional”. 2.3 VISIÓN “La Previsora en el 2021 consolidará su liderazgo en el aseguramiento del sector estatal y se posicionará en el mercado privado medio, mediante procesos eficientes, transformación digital y cultura de servicio al cliente”. 2.4 FRENTES DE TRABAJO

Propuesta de valor, para cada segmento foco Gestión de cliente Tecnología y transformación digital Estructura y procesos, en función de los segmentos foco Cultura de servicio

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2.5 MAPA DE OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Mapa estratégico de la compañía del 2017 al 2021.

Imagen No.1

2.6 POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

“La Previsora S.A. Compañía de Seguros trabaja en el desarrollo e implementación de las mejores prácticas aplicadas al sistema de Gestión Documental, con mecanismos que le permiten estar orientada a la organización, custodia y conservación de sus documentos, a través de la adaptación de las nuevas tecnologías de información, dando cumplimiento al manejo y aplicación de las normas establecidas por ley y por el Archivo General de la Nación-AGN”.

3. DESARROLLO DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINAR

La formulación del PINAR se basó en la metodología sugerida por el Archivo General de la Nación, la cual consiste en las siguientes etapas:

Imagen No. 2

Identificación de la situación actual

Determinación de los aspectos crítico

Priorización de los aspectos críticos

Definición de Objetivos/Planes/ Proyectos

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3.1 IDENTIFICACIÓN SITUACIÓN ACTUAL DE LA ENTIDAD

La entidad ha elaborado los instrumentos archivísticos dispuestos en el Decreto No. 2609 de 2012, compilado hoy en el Decreto No. 1080 de 2015, como son:

a) El Cuadro de Clasificación Documental (CCD). b) La Tabla de Retención Documental (TRD). c) El Programa de Gestión Documental (PGD). d) Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR). e) Los Inventarios Documentales. f) La Tabla de Control de Acceso h) Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad. Estos se deberán actualizar conforme a las necesidades de la entidad o de acuerdo con los requerimientos normativos que exija el ente rector (AGN), por lo que deben ser medidos a través de indicadores de gestión y medición para lograr los objetivos planteados en el proceso de gestión documental.

Es de resaltar que la entidad cuenta con una herramienta tecnológica para la gestión documental “OnBase”, en este aplicativo se gestionan los documentos electrónicos en su etapa de trámite, permitiendo mejorar los procesos archivísticos y de esta manera optimizar las funciones de la entidad en general.

3.2. DETERMINACIÓN DE LOS ASPECTOS CRÍTICOS

Los aspectos críticos fueron definidos teniendo en cuenta el diagnóstico documental y planes de mejoramiento del proceso de gestión documental, los cuales se describen a continuación:

ITEM

ASPECTOS CRÍTICOS

RIESGOS

1

Falta de un equipo de trabajo del proceso de gestión documental que desarrolle los aspectos archivísticos de la compañía al 100%.

- La gestión documental y la responsabilidad archivística no se encuentran delegadas a perfiles o cargos específicos.

2

La compañía cuenta con la herramienta tecnológica OnBase pero una debilidad es no contar con un recurso humano dedicado por parte del proveedor para el control de los aspectos tecnológicos funcionales de la misma.

- Demora en el trámite de la información.

3

Desconocimiento de temas archivísticos por parte de funcionarios, contratistas y temporales que inciden en el quehacer diario.

- Impacto negativo en la gestión del cambio. - Actividades sin concluir (protocolos e

instructivos de gestión documental)

7

4

Falta de mecanismos de seguimiento que permitan medir las actividades descritas en los instrumentos archivísticos.

- Detención de la mejora continua en los

procesos archivísticos al interior de la entidad.

5

Falta de conocimiento de las condiciones ambientales y técnicas en los archivos de gestión centralizados, para la conservación preventiva de la información.

- Hallazgos por incumplimiento normativo

6

No se contempla el componente de preservación digital, documento que se debe elaborar para su respectiva presentación, aprobación e implementación al interior de la entidad.

- Demoras en los tiempos de búsqueda.

Tabla No. 1

3.3 PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS En la siguiente tabla se presenta el resultado de la relación de los aspectos críticos y los ejes articuladores, dados en la Ley 594 de 2000 Art. 4, ordenados de acuerdo con su impacto, los cuales definen la visión estratégica del PINAR: (La evaluación de impacto representa el número de requisitos cumplidos en la entidad, frente a los solicitados por el Archivo General de la Nación los cuales corresponden a diez (10) criterios de evaluación. (Ver tabla 3-criterios de evaluación–Manual de formulación del PINAR: http://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publicacionees/PINAR.pdf)

Ejes Articuladores

Aspecto crítico

Administración

de archivos

Acceso a la información

Preservación de la

información

Aspectos tecnológicos

y de seguridad

Fortalecimiento y articulación

Total


3 7 7 7 7 31


8 8 8 7 8 39

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publicacionees/PINAR.pdf

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publicacionees/PINAR.pdf

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5 5 5 6 5 26

Falta de control en los mecanismos de seguimiento que permitan medir las actividades descritas en los instrumentos archivísticos.

3 7 7 7 7 31


8 9 8 9 9 43


5 5 5 5 5 25

Total 32 41 40 41 41

Tabla No. 2

Una vez priorizados, los aspectos críticos se ordenan de mayor a menor con los resultados obtenidos en la tabla anterior, según el alto impacto dentro de la entidad y de esta manera se establece la visión estratégica de la gestión documental, así:

ASPECTOS CRITICOS TOTAL EJES ARTICULADORES Total


43 Administración de archivos 32


39 Acceso a la información 41


31 Preservación de la información 40

9


31 Aspectos tecnológicos y de

Seguridad 41


26 Fortalecimiento y Articulación 41


25

Tabla No. 3

3.4 FORMULACIÓN VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PINAR

La visión estratégica que la entidad desarrollará con el fin de mejorar los aspectos identificados en los resultados obtenidos en la tabla de priorización de aspectos críticos, es:

“La Previsora S.A. Compañía de Seguros se enfocará en la administración efectiva de sus archivos basada en el fortalecimiento y la articulación de sus planes y proyectos en gestión documental, esto con el fin de generar una cultura archivística encaminada a la preservación y conservación de su información.

3.5 FORMULACIÓN DE PLANES, PROYECTOS Y ACTIVIDADES

A partir de los objetivos planteados se definen los siguientes planes y proyectos a desarrollar según

el caso:

ASPECTOS CRÍTICOS

OBJETIVOS

PLANES/PROYECTOS


Establecer perfiles o cargos específicos, para el desarrollo de la gestión documental al interior de la entidad.

Contar con un equipo de gestión documental para el desarrollo del proceso archivístico de la compañía.


Contar con el recurso humano especializado para la gestión de los aspectos tecnológicos del aplicativo.

Contratación de recurso humano especializado en OnBase.


Fortalecer las competencias de los colaboradores en el manejo de los temas archivísticos que permitan una buena gestión de la información, de acuerdo a la naturaleza de la misma y a las funciones que desempeñan.

- Plan de capacitación

institucional - Campañas de

divulgación y sensibilización

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Diseñar y/o establecer un mecanismo de seguimiento y control con el fin de realizar las actividades descritas en los instrumentos archivísticos (PGD/PINAR) acorde con la metodología de la Entidad.

- Elaboración de indicadores de gestión que nos permita medir el desarrollo de las actividades.


Lograr la adecuación de los espacios físicos dónde se custodian los archivos de gestión centralizados, con el fin de garantizar la preservación y conservación de los documentos dando cumplimiento a la normatividad vigente.

- Mejorar las condiciones

técnicas-ambientales de los espacios físicos dispuestos para los archivos de gestión centralizados.

El componente de preservación digital a largo plazo no es contemplado, documento que se debe elaborar para su respectiva presentación, aprobación e implementación al interior de la entidad.

Elaborar, aprobar e implementar el plan de preservación digital con el fin de dar a conocer y desarrollar las políticas y actividades descritas en este con miras a preservar la información digital.

- De acuerdo con la necesidad de la compañía se elaborará el plan de preservación digital a largo plazo.

Tabla No. 4

3.6 CONSTRUCCIÓN DEL MAPA RUTA

En el mapa de ruta se compilan los planes y proyectos determinados en el cuadro anterior, así como también los que la entidad ha venido

desarrollando y que inciden en la función archivística.

Plan/Proyecto Objetivos

Corto plazo (1 año)

Mediano plazo (1 a 4 años)

Largo plazo (4 años en adelante)

2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024


Establecer perfiles o cargos específicos, para el desarrollo de la gestión documental al interior de la entidad.



*Plan de capacitación Institucional *Campañas de Divulgación y Sensibilización

Fortalecer las competencias de los colaboradores en el manejo de los temas archivísticos que permitan una buena gestión de la información, de acuerdo a la naturaleza de la misma y a las funciones que desempeñan.

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Plan/Proyecto Objetivos

Corto plazo (1 año)

Mediano plazo (1 a 4 años)

Largo plazo (4 años en adelante)

2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024

Elaboración de indicadores de gestión que nos permita medir el desarrollo de las actividades.

Diseñar y/o establecer un mecanismo de seguimiento y control con el fin de realizar las actividades descritas en los instrumentos archivísticos (PGD/PINAR) acorde con la metodología de la entidad.

Mejorar las condiciones técnicas-ambientales de los espacios físicos dispuestos para los archivos de gestión centralizados.

Lograr la adecuación de los espacios físicos donde se custodian los archivos de gestión centralizados, con el fin de garantizar la preservación y conservación de los documentos dando cumplimiento a la normatividad vigente.

De acuerdo con la necesidad de la compañía se elaborará el plan de preservación digital a largo plazo.

Elaborar, aprobar e implementar el plan de preservación digital con el fin de dar a conocer y desarrollar las políticas y actividades descritas en éste con miras a preservar la información digital.

Tabla No. 5

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3.7. SEGUIMIENTO Y CONTROL

Para el seguimiento de los planes y proyectos definidos en el PINAR se tendrán en cuenta los mecanismos establecidos por la entidad.

PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS

ACTIVIDAD RESPONSABLE INDICADORES MEDICIÓN

Mensual Trimestral Semestral Anual


Establecer perfiles o cargos específicos, para el desarrollo de la gestión documental

Secretaría General

Oficina/Grupo

X



Subgerencia de Recursos Físicos/Tecnología

Recurso humano

X

Elaboración Programa Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos

Subgerencia de Recursos Físicos/Tecnología

Programa de Gestión de Documentos Electrónicos

X

*Plan de Capacitación Institucional *Campañas de divulgación y sensibilización

Articular Plan de Capacitación Institucional con temas de Gestión Documental.

Subgerencia de Recursos Físicos/Talento humano

Plan Nacional de Capacitación articulado

X

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PLANES Y PROYECTOS

ASOCIADOS ACTIVIDAD RESPONSABLE INDICADORES META MEDICIÓN

Mensual Trimestral Semestral Anual

Elaboración de indicadores de gestión que nos permita medir el desarrollo de las actividades.

Control y seguimiento de los instrumentos archivísticos con los que cuenta la entidad para optimizar la gestión documental.

Subgerencia de Recursos Físicos

Seguimiento y Control

X

Mejorar las condiciones técnicas-ambientales de los espacios físicos dispuestos para los archivos de gestión centralizados.

Presentar el análisis de los requerimientos de adecuación (condiciones ambientales y técnicas), en los archivos de gestión centralizados.


Análisis de requerimientos

X

Solicitar los recursos requeridos para la adecuación de los espacios de archivo.


Solicitud de los recursos

X

De acuerdo a la necesidad de la compañía se elaborará el plan de preservación digital a largo plazo.

Elaboración del documento para presentación al Comité.


Plan de preservación digital

X

Aprobación y/o adopción del plan de preservación digital por la Entidad.

Comité Institucional de Planeación y Gestión

Socialización

X

Tabla No. 6

IMÁGENES

Imagen No. 1 Mapa estratégico de la compañía del 2017 al 2021. Fuente: https://intranet/previnet/joomla2/index.php?option=com_content&view=article&id=16&Itemid=109 (página 5).

Imagen No. 2 Etapas formulación PINAR (página 5).

TABLAS

Tabla No. 1 Determinación de los Aspectos Críticos (página 7). Tabla No. 2 Priorización de Aspectos Críticos (página 7-8). Tabla No. 3 Valorización de la Priorización de Aspectos Críticos (página 9). Tabla No. 4 Formulación de Planes, Proyectos y Actividades (página 9-10). Tabla No. 5 Construcción del Mapa Ruta (página 11-12). Tabla No. 6 Seguimiento y Control (página 13-14).

https://intranet/previnet/joomla2/index.php?option=com_content&view=article&id=16&Itemid=109

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