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CÓDIGO: G105M02 VERSIÓN: 01 Rige a partir de su liberación en GINA

PLAN INSTITUCIONAL DE COMUNICACIONES


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PLAN INSTITUCIONAL DE

COMUNICACIONES

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA NUMERALES DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN

00

Rige a partir de su

liberación en GINA

Todos Se crea el documento.

01

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.1 7.2 8.

Se incluyen más definiciones en el numeral. Se actualiza y se incluyen las normas y leyes que en la actualidad se abordan. Se alinea el objetivo con el propósito establecido por la dimensión de información y comunicación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (Dec 1499 de 2017). Se amplía el alcance del plan de acuerdo al Modelo Integrado de Planeación y Gestión (Dec 1499 de 2017). Se modifica para actualiza para articularlo con el quehacer de la entidad. Se incluye el código del Manual de Imagen Institucional. Se modifica para ampliar el concepto de los principios y fundamentos, así como la inclusión de dos medios utilizados. Se modifica para incluir los aspectos más relevantes del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (Dec 1499 de 2017). Se incluyen dos canales de comunicación.


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COMUNICACIONES

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................. 3

1. DEFINICIONES ........................................................................................................................... 4

2. MARCO NORMATIVO ................................................................................................................ 8

3. OBJETIVOS Y ALCANDE DEL PLAN INSTITUCIONAL DE COMUNICACIONES ................... 9

3.2. OBJETIVOS ............................................................................................................................ 9

3.3. ALCANCE ............................................................................................................................... 9

4. POLITICA DE COMUNICACIONES .......................................................................................... 10

5. POLITICA DE MANEJO EDITORIAL Y ACTUALIZACIÓN DE LOS MEDIOS FÍSICOS Y

ELECTRÓNICOS. ............................................................................................................................. 10

6. FASES DEL PLAN DE COMUNICACIONES ............................................................................ 11

7. TIPO DE COMUNICACIÓN ....................................................................................................... 12

7.1 COMUNICACIÓN INTERNA ................................................................................................. 12

7.2 COMUNICACIÓN EXTERNA ................................................................................................ 14

8. MEDIOS DE COMUNICACIÓN ................................................................................................. 18

9. INDICADORES PLAN Y POLITICA DE COMUNICACIONES .................................................. 19


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INTRODUCCIÓN

El primer paso de una comunicación exitosa consiste en desarrollar un plan para la emisión de los mensajes, tanto para los usuarios internos como la ciudadanía y demás partes interesadas. La meta es proyectar las ideas de modo que puedan ser comprendidas y aceptadas por otros.

Este documento es una guía práctica y completa para la implementación de acciones que conducen al éxito de la comunicación pública, vista en tres ámbitos: interna, externa y medios de comunicación, con enfoques particulares de participación, creación, dinamismo y construcción, que aporten de manera integral al fortalecimiento en sentido de lo público.

La comunicación como eje transversal a toda la ejecución del ciclo PHVA, complementa y hace parte esencial de la implementación y fortalecimiento de los procesos que integran el Sistema de Gestión de la Entidad.

La comunicación tiene una dimensión estratégica fundamental por cuanto vincula a la Entidad con su entorno y facilita la ejecución de las operaciones internas y externas, proporcionándole a los colaboradores y demás partes interesadas una participación directa en el logro de los objetivos, siendo un factor determinante, cuando se logra involucrar a todos los niveles y procesos de la organización con una comunicación ágil y transparente.


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1. DEFINICIONES

Alta dirección. Persona o grupo de personas del máximo nivel jerárquico que dirigen y controlan una entidad.

Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión

Campaña de comunicación: Es el conjunto de acciones que comprenden el proceso de divulgación de un tema, comprende etapas de estructuración de la estrategia, definición de tácticas, construcción de mensajes, diseño de piezas y puesta en marcha del plan.

Clima organizacional: Es el nombre dado al ambiente generado por las emociones de los miembros de un grupo u organización, el cual está relacionado con la motivación de los empleados. Se refiere tanto a la parte física como emocional

Cliente. Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.

CloudKey: Publicidad interna que se encuentra al inicio del registro del correo electrónico con el fin de informar actividades puntuales, estrategias, lineamientos, etc.

Community manager: El responsable o gestor de la comunidad de internet, en línea, digital o virtual (online community manager en inglés) es quien actúa como auditor de la marca en los medios sociales. Es un puesto de trabajo dentro de la mercadotecnia en medios sociales, siendo su función ejecutar lo que los administradores o gestores de redes sociales planifican.

Comunicado de prensa: Es una comunicación escrita dirigida a los miembros de los medios de comunicación con el propósito de anunciar algo de interés periodístico

Comunicación efectiva: La información que se le brinde a los colaboradores interno, partes interesadas y grupos de interés debe ser breve, clara, asertiva y empática. Para desarrollar una comunicación efectiva es necesario que el receptor del mensaje comprenda el significado y la intención de lo que se está comunicando.

Comunidad Colciencias: Público interno de la entidad que incluye a los servidores públicos y contratistas.

Correo electrónico: Es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir información.

Cultura institucional: Conjunto de valores, creencias y principios de una institución la cual es reflejada en el comportamiento de los funcionarios.


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Diagnóstico comunicacional: Fase del plan de comunicaciones que permite conocer las necesidades de información y comunicación de la ciudadanía, partes interesadas, grupos de interés y las de la Entidad, identificar sus fuentes y definir una estructura para su procesamiento y socialización.

Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

Estrategia: Conjunto de decisiones y acciones relativas a la elección de los medios y articulación de los recursos con miras a lograr un objetivo, la estrategia se completa a través de los planes.

Evento: Es un acto que sirve a su empresa o institución para presentar o potenciar un determinado producto/servicio/marca, de esta forma se genera vínculo empresa/cliente.

Función de una entidad. Se entiende como el objeto social o la razón de ser de la entidad.

Gestión. Actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar una entidad.

Grupos de interés: Se definen como todos aquellos grupos que se ven afectados directa o indirectamente por el desarrollo de la actividad empresarial, y por lo tanto, también tienen la capacidad de afectar directa o indirectamente el desarrollo de éstas (Freeman, 1983). Existen varias definiciones relativas al concepto de "Grupos de Interés" o "Stakeholders" (también llamados "partes interesadas"), pero todas tienen en común el tratarse de aquellas personas, grupos, colectivos u organizaciones que se ven afectadas, de forma directa o indirecta, por las actividades o decisiones de las organizaciones. Esta definición recoge no solo a personas y/o grupos internos a la organización, sino también externos a ella y con diferentes grados de implicación

Intranet: Sitio Web interno para compartir información de interés para los colaboradores de la entidad

Mailing: Envío de información publicitaria por correo a un gran número de personas de manera directa y personalizada.

Manual de Imagen Institucional: El manual de identidad corporativa es un documento en el que se diseñan las líneas maestras de la imagen de una compañía, servicio, producto o institución. En él, se definen las normas que se deben seguir para imprimir la marca y el logotipo en los diferentes soportes internos y externos de la compañía, con especial hincapié en aquellos que se mostrarán al público.

Medio de comunicación: Permite que haya interacción, diálogo o retroalimentación del mensaje entre dos o más personas. Ejemplos: reuniones, comités, visitas guiadas, talleres etc.


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Medio de información: Informan sobre un hecho o acontecimiento sin que haya una interacción y retroalimentación del mensaje. Ejemplo: manuales, carteleras, televisión, periódicos, vídeos etc.

Noticias: Relato informativo usado para divulgar acontecimientos o sucesos importantes para una comunidad. La noticia obedece a una estructura de acuerdo al medio de información que se use.

Parte Interesada: Organización, persona o grupo que tiene un interés en el desempeño o éxito de una entidad.

Parrilla de contenidos: Corresponde a la programación de contenidos que se realiza para publicar en las redes sociales.

Pieza de comunicación: Hace referencia al elemento de diseño gráfico y a producción fílmica que se desarrolla como herramienta de comunicación del mensaje.

Plan de comunicación: Contiene las actividades y los medios de comunicación adecuados para divulgar la información dependiendo del público objetivo.

Política: Directriz emitida por la dirección sobre lo que hay que hacer para efectuar el control. Constituye la base de los procedimientos que se requieren para la implantación del control.

Portal institucional: Es un sitio web que ofrece al usuario, de forma fácil e integrada, el acceso a una serie de recursos y de servicios relacionados a un mismo tema. Incluye: enlaces, buscadores, foros, documentos, aplicaciones, compra electrónica, etc. Principalmente un portal en Internet está dirigido a resolver necesidades de información específica de un tema en particular.

Pre-producción audiovisual: Es la idea del programa que se va a hacer de acuerdo al contenido que se quiere publicar.

Principio de Transparencia: Principio conforme al cual toda la información en poder de los sujetos obligados definidos en esta ley se presume pública, en consecuencia de lo cual dichos sujetos están en el deber de proporcionar y facilitar el acceso a la misma en los términos más amplios posibles y a través de los medios y procedimientos que al efecto establezca la ley, excluyendo solo aquello que esté sujeto a las excepciones constitucionales y legales y bajo el cumplimiento de los requisitos establecidos en esta ley.

Principio de la Publicidad: Derecho de la comunidad a conocer las actuaciones de las autoridades públicas, salvo los casos establecidos en la Ley, por lo tanto estos deberán dar a conocer sus decisiones mediante notificaciones, comunicaciones o publicaciones.


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Producción audiovisual: Se realizan los registros fotográficos o fílmicos que servirán de insumos para el material audiovisual en el formato establecido en la pre-producción.

Producto: Resultado de un proceso.

Post-producción: Es la etapa que sigue después de la producción audiovisual, y consiste en seleccionar el material registrado/producido en la producción que servirán para la edición y montaje del audiovisual.

Redes sociales: Es una plataforma en Internet cuyo propósito es facilitar la comunicación y otros temas sociales en el sitio web. Los canales oficiales en redes sociales de Colciencias son @Colciencias en twitter, COLCIENCIAS en Facebook y Colciencias en youtube.

Registro audiovisual: Son los momentos en movimiento grabados por un vídeo cámara.

Registro fílmico: Son los momentos en movimiento grabados por un vídeo cámara.

Registro fotográfico: Son las imágenes de momentos, lugares, actividades etc., tomadas por una cámara de fotografía.

Reportería interna: Es la labor adelantada por integrantes del área de comunicaciones que tiene como fin investigar en las áreas técnicas la información que requiere ser difundida.

Transparencia Activa: Divulgación activa de la información pública y/o relacionada con la gestión de la entidad sin que medie solicitud alguna.

Transparencia Pasiva: Responder de buena fe, de manera adecuada, veraz, oportuna y gratuita a las solicitudes de acceso a la información pública, presentadas por la ciudadanía y/o grupos de interés.

SmartNews: Noticias breves que aparecen como avisos emergentes cuando los usuarios inician sesión y navegan en Google Chrome.

Wallpaper: Es el papel tapiz o fondo de escritorio de la pantalla del computador, en el que se publican mensajes y contenidos cortos.

Videowall: Conjunto de monitores o pantallas que se encuentran sincronizadas para mostrar contenidos simulando una pantalla de tamaño gigante.


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2. MARCO NORMATIVO

Ley 87 de 1993, art 1 y 2: Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Ley 134 de 1994: Por la cual se dictan normas sobre mecanismos de participación ciudadana. Artículos 7,8 y 9 Ley 190 de 1995: Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa Ley 594 de 2000: Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Ley 489 de 1998: Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicios de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. Artículo 27, 28 y 29. Ley 850 de 2003: Por medio de la cual se reglamentan las veedurías ciudadanas.

Ley 1712 de 2014: Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.

Ley 1755 de 2015: Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Artículos 13, 15 y 17.

Ley 1757 de 2015: Por la cual se dictan disposiciones en materia de promoción y protección del derecho a la participación democrática.

Decreto 1082 de 2015: Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector administrativo de planeación nacional

Decreto 1083 de 2015: Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública a partir de la fecha de su expedición

Decreto 1499 de 2017: Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015.


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3. OBJETIVOS Y ALCANDE DEL PLAN INSTITUCIONAL DE COMUNICACIONES

3.2. OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Aportar al cumplimiento de los objetivos institucionales, vinculando a la entidad con su entorno y facilitando la ejecución de sus operaciones a través de todo el ciclo de gestión.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Mantener informados a los colaboradores internos, grupos de interés y partes interesadas, con oportunidad, claridad y transparencia, sobre el quehacer institucional, las mejoras obtenidas y los resultados de la actuación de la Entidad.

Apoyar y proponer acciones para mejorar del desempeño institucional estableciendo y manteniendo vías de información, ágiles, transparentes y de fácil acceso para todos los colaboradores de la Entidad.

Facilitar información actualizada a los usuarios, grupos de interés y partes interesadas, respecto a los servicios y trámites que presta la Entidad, con miras a lograr su óptima utilización, en condiciones de oportunidad, claridad y transparencia.

Apoyar en el proceso de fortalecimiento de competencias de los funcionarios y colaboradores de la Entidad.

Generar e implementar estrategias que permitan que la información y la comunicación de la Entidad y de cada proceso, sean adecuadas a las necesidades específicas de la ciudadanía, grupos de interés y partes interesadas.

3.3. ALCANCE

Diseñar e implementar estrategias para asegurar una comunicación efectiva a los grupos de interés, usuario y actores del Sistema Nacional de Ciencia Tecnología e Innovación, dando a conocer los diferentes medios de comunicación con los que cuenta la institución para garantizar un adecuado flujo de información, que promueva el goce efectivo de los derechos de los ciudadanos, la eficiencia, eficacia, calidad y transparencia en la gestión pública.


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4. POLITICA DE COMUNICACIONES

Colciencias, como Entidad rectora del Sistema Nacional de Ciencia Tecnología e Innovación,

desarrolla estrategias para promover la comunicación y el diálogo permanente con la ciudadanía y

demás partes interesadas, generando habilidades para la comunicación y el diálogo que satisfagan

la necesidad de divulgar los resultados, mostrar mejoras en la gestión administrativa y procurar que

la información y la comunicación de la entidad y de cada proceso, sea adecuada a las necesidades

específicas de la ciudadanía y de las partes interesadas, basados en tres elementos: Comunicación

Interna, Comunicación Externa y Medios de Comunicación.

5. POLITICA DE MANEJO EDITORIAL Y ACTUALIZACIÓN DE LOS MEDIOS FÍSICOS Y ELECTRÓNICOS.

Para la provisión de información a través de medios electrónicos, Colciencias, como Entidad rectora del Sistema Nacional de Ciencia Tecnología e Innovación, asegura la aplicación de los lineamientos institucionales en la producción de contenidos y define los lineamientos para la actualización de los mismos en página web y redes sociales, buscando que la información publicada sea clara, accesible y oportuna, promoviendo una Entidad más eficiente, transparente y participativa, que preste mejores servicios a los ciudadanos y demás grupos de interés, a través del aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y la Comunicación.

Breve

Clara

Asertiva

Empática

COMUNICACIÓN

EFECTIVA

Para desarrollar una comunicación efectiva es necesario que el receptor del mensaje comprenda el significado y la intención de lo que se está comunicando.


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6. FASES DEL PLAN DE COMUNICACIONES

La gestión del área de comunicaciones de Colciencias se enfoca al mejoramiento continuo de la gestión administrativa a través de estrategias de información y comunicación dinámicas, expuestas y ejecutadas a un nivel organizacional que fortalece los procesos del cliente interno.

De igual manera expande el proceso con miradas panorámicas, acogiendo una comunicación pública, con características de cercanía y calidez a la comunidad, entidades y público en general.

Además el Equipo de Comunicaciones cuenta con un grupo interdisciplinario que aporta a la conformación, construcción y ejecución de las actividades que permiten desarrollar los planes de comunicaciones que sean necesarios para transmitir las necesidades de comunicaciones, mediante el desarrollo de las siguientes fases:

1. Diagnóstico comunicacional 2. Caracterización de la información 3. Definición de Estrategias 4. Definición Plan de acción 5. Desarrollo Plan de acción 6. Evaluación Plan de acción

Diagnóstico comunicacional: Fase del plan de comunicaciones que permite conocer las necesidades de información y comunicación de la ciudadanía, partes interesadas, grupos de interés y las de la Entidad.

En Colciencias los mecanismos para identificar las necesidades de la ciudadanía, partes interesadas, grupos de interés son la recepción de Peticiones, Quejas, Reclamos, Denuncias y Sugerencias (PQRDS), Encuestas de Satisfacción, foros y chats.

Caracterización de la Información: Fase que permite identificar las fuentes y definir una estructura para su procesamiento y socialización, de acuerdo con el tipo de público al cual va dirigida y de los mecanismos disponibles para su difusión.

Colciencias cuenta con fuentes internas de información sistematizada y de fácil acceso que permiten conocer los documentos asociados al que hacer de sus procesos, a través del aplicativo Gestión Integral Nuestra Aliada – GINA, en donde se encuentran los lineamientos para la ejecución de los procesos (Módulo Documentos) y el soporte de las acciones de seguimiento y control a la Gestión (Módulo Planes, Módulo Gestión del Riesgos, Módulo Indicadores, Módulo Balanced Scorecard)

Así mismo cuenta con el Manual de Imagen Institucional G105M01, documento a través del cual se emiten lineamientos que permiten la preparación, publicación y socialización de contenidos de interés para la ciudadanía y demás partes interesadas.


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De acuerdo a la caracterización de la información realizada, el equipo de comunicaciones realiza la definición de Estrategias, el Plan de acción y su evaluación, con el fin de asegurar que se cumplan los objetivos planificados.

7. TIPO DE COMUNICACIÓN

Los tipos de comunicación a través de los cuales se difunde la información de la Entidad se determinan, de conformidad con la clasificación que terminada en el MECI, como Comunicación Interna y Comunicación Externa, dependiendo si esta es al interior de la Entidad o hacia el exterior de la Entidad.

En todos los casos se tiene como parámetro asegurar que la información y comunicaciones se adhieran al uso de los lineamientos establecidos en el Manual de Imagen Institucional G105M01, especialmente aquellos que se mostrarán al público.

7.1 COMUNICACIÓN INTERNA

Es el eje transversal que orienta la difusión de políticas y la información generada al interior de la Entidad para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas y los proyectos hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad; debe convocar a los servidores públicos entorno a una imagen corporativa que comprenda una gestión ética, eficiente y eficaz que proyecte su compromiso con la rectitud y la transparencia, como gestores y ejecutores de lo público.

En Colciencias se constituye por el conjunto de instrumentos y mecanismos que cohesiona y confiere identidad, buscando que los colaboradores en todos los niveles de la Entidad, se integren con clara conciencia de su pertenencia y compromiso con los propósitos misionales definidos en la Planeación Estratégica.

La COMUNICACIÓN INTERNA es vital para que la COMUNICACIÓN EXTERNA cumpla su propósito; de la manera como se logre la coordinación de las actividades relacionadas con los objetivos institucionales, dependerá la efectividad de la comunicación con los diferentes públicos externos. La comunicación interna y externa se sirve de los MEDIOS DE COMUNICACIÓN para divulgar la información pertinente a cada uno de los servidores de la entidad y partes interesadas y las acciones comunicativas pedagógicas y de movilización interna, claramente direccionadas hacia la construcción de identidad organizacional.

a. Principios y Fundamentos

La comunicación interna favorece los principios de economía, eficiencia y eficacia al proporcionar no sólo la información necesaria al desarrollo de las actividades y tareas requeridas para el cumplimiento de la función constitucional y legal de la entidad, sino la comprensión adecuada para que su ejecución


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se realice de acuerdo con los parámetros establecidos, al mantener las redes de comunicación internas que favorezcan el adecuado desempeño organizacional.

Para determinar cuáles son las necesidades de información y la forma de comunicarla, Colciencias se apoya en el principio de Autocontrol, al estar dentro del ámbito de responsabilidad de todos los servidores de la entidad, fundamentado en la capacidad de cada colaborador para comunicar sus propósitos, forma de ejecutar sus labores y los resultados de su propia gestión.

Así mismo, permite definir las estrategias y tácticas que buscan fortalecer la cultura organizacional, la gestión institucional a través de los canales de comunicación identificados y apropiados, promoviendo la transparencia en la gestión y la integridad de los servidores públicos y colaboradores.

b. Niveles de Responsabilidad

La responsabilidad por la comunicación interna es de todos los servidores públicos y colaboradores de la Entidad y en especial de quienes, con base en las políticas expedidas por los niveles directivos, deben procurar no solo su promulgación sino la creación y el mantenimiento de una visión compartida, cuyo centro sea la rectitud y la transparencia de la gestión. Las responsabilidades y autoridades para la divulgación de la comunicación interna se encuentran definidos en el procedimiento de Comunicación Interna.

En el plano organizacional, esta es una tarea que es apoyada por el Equipo de Comunicaciones que no solamente responde a objetivos de manejo de prensa, de relaciones públicas y de administración de la imagen de la entidad y de los directivos, sino también aporta a los objetivos institucionales de comunicación interna y externa que beneficie a la entidad y a sus grupos de interés.

c. Lineamientos de la Comunicación Interna

El Equipo de Comunicaciones apoya a los diferentes procesos y áreas responsables, en la generación de una comunicación clara, oportuna y que circula en varias direcciones lo que conduce a la necesidad de establecer estrategias comunicativas concretas, que incidan en los siguientes flujos de comunicación: comunicación descendente, comunicación ascendente, comunicación horizontal y comunicación cruzada.

A través de la Estrategia Colciencias Avanza, la cual hace parte del Objetivo “Convertir a COLCIENCIAS en Ágil, Transparente y Moderna”, se convoca a los colaboradores de la Entidad entorno a una gestión ética, eficiente, eficaz y responsable hacia los grupos de interés internos y externos.

El Equipo de Comunicaciones promueve estrategias para que la Comunidad Colciencias se exprese, sea escuchada y valorada, logrando su motivación y su fidelización hacia la entidad, a través del programa estratégico “Comunicamos lo que hacemos”

El Equipo de Comunicaciones realiza propuestas de nuevos canales de comunicación que permitan la interacción de los diferentes procesos, apoyando y proponiendo acciones para evaluar


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el clima interno, establecer y mantener las vías de información y realizar el diagnóstico de las necesidades comunicativas internas en la institución.

e. Actividades

Preparación de informes sobre temas concretos y especiales, con destino a las diferentes áreas.

Elaboración, diseño y gestión de publicaciones internas o externas dirigidas a los trabajadores y clientes.

Apoyo a las diferentes áreas de la Entidad para la elaboración de materiales publicitarios, corporativos, promocionales, etc. (boletines de prensa, página web, redes sociales, papel tapiz, entre otros).

Reportería interna por integrantes del área de comunicaciones que tiene como fin investigar en las áreas técnicas la información que requiere ser difundida.

Elaboración periodística y de diseño del material audio-visual para las pantallas institucionales.

d. Medios y canales de Comunicación Interna

El inventario de los medios y canales utilizados en desarrollo de los procesos comunicativos de la Entidad es el siguiente:

√ Reportajes en medios de comunicación √ Página web:www.colciencias.gov.co √ Video Wall en salas de espera √ Comunicados de prensa √ Boletín informativo √ Facebook: /colciencias √ Twitter: @colciencias √ Piezas comunicativas √ Papel tapiz √ Mailing √ SmartNews √ Intranet

7.2 COMUNICACIÓN EXTERNA

Está constituida por la información amplia y transparente de la Entidad hacia los diferentes grupos de interés externos y partes interesadas, sobre su funcionamiento, gestión y resultados, los objetivos y los resultados comparativos de la gestión, la socialización de acciones y difusión de lineamientos para la vinculación y participación en las iniciativas institucionales, contribuyendo a la Rendición de Cuentas ante los diferentes grupos de interés.


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A través de este componente Colciencias mejora la transparencia frente a la ciudadanía por medio de la rendición de cuentas a la comunidad y el cumplimiento de las obligaciones frente a las necesidades de información de la ciudadanía y demás partes interesadas, teniendo en cuenta que la Rendición de Cuentas, se refiere al derecho que tienen los diferentes grupos de interés a estar informados sobre la gestión de la entidad, y al deber de los servidores públicos de rendir cuentas.

La Comunicación Externa hace referencia a todos los datos que provienen o son generados por el

cliente y/o usuario externo. Es a través de la cual la organización está en contacto directo con la

ciudadanía, los proveedores, los contratistas, las entidades reguladoras, las fuentes de financiación y

otros organismos; o en contacto indirecto pero que afecta su desempeño, como el ambiente político,

las tendencias sociales, las variables económicas, el avance tecnológico, entre otros.

A través de éste componente se busca promover la autonomía de individuos y colectividades a partir de su intervención en procesos de comunicación. Así mismo, orientar a las comunidades en la toma de decisiones, facilitar el desarrollo organizacional, la articulación de acciones entre los diferentes equipos de trabajo y facilitar la articulación a partir de mecanismos que propicien el intercambio de información y promuevan la identificación de puntos de encuentro.

a. Principios y Fundamentos

La comunicación externa permite el cumplimiento de los principios de Transparencia, al mantener y promover una actitud institucional que permita que los propósitos, actuaciones y resultados de la gestión sean visibles para todos los grupos o partes interesadas en la gestión institucional.

Se cumple cuando se promueve la participación ciudadana en la planeación, ejecución y control de las actividades y procesos que soportan la función constitucional de la entidad, y cuando se propicia una cultura orientada al servicio público, al proporcionar a todos los públicos externos de la entidad la información pertinente de manera especial: propósitos principales, proyectos a emprender, uso de los recursos públicos y resultados parciales o finales de la gestión. Además, este Principio se favorece al mantener relaciones continuas y permanentes con los diferentes públicos, con el fin de involucrarlos en los diferentes procesos de la planeación y la ejecución de la entidad, sus necesidades o requerimientos.

b. Niveles de responsabilidad

La efectividad de la comunicación externa se fundamenta en la capacidad institucional para Autorregular su funcionamiento, pues en la medida en que los procesos de la entidad se encuentren debidamente normalizados y las personas tengan claras sus funciones y responsabilidades, se genera una capacidad organizacional para mantener la fluidez de la Comunicación con los públicos externos. También se favorece en la Autogestión, en tanto se capacita a los funcionarios que tienen, en razón de sus funciones, un mayor contacto con los públicos externos, a fin de presentar recomendaciones y alternativas de solución a los problemas que se detecten en el servicio público, para lo cual se requiere de servidores que fundamenten la ejecución de sus tareas en el Autocontrol.


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c. Lineamientos para la Comunicación Externa

A través de la Estrategia Colciencias Avanza se busca mantener puntualmente informado al público objetivo, con claridad, transparencia y oportunidad, sobre lo que quiere hacer la Entidad, de lo que hace y de los resultados de su actuación.

La Entidad promueve la difusión de la información sobre su funcionamiento, gestión y resultados en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de interés, generando acciones sistemáticas para mantener puntualmente informados a los públicos objetivos, con claridad, transparencia y oportunidad.

De forma continua se traslada a la dirección y a su equipo directivo el eco de la opinión pública y de los medios de comunicación, en relación a los temas trascendentes generales y de aquellos otros que encajen en la órbita de acción de la Entidad, a fin de mejorar la capacidad de respuesta de Colciencias, frente a las necesidades de información de las partes interesadas.

El Equipo de Comunicaciones sirve de cauce idóneo para informar a los medios de comunicación de iniciativas, lanzamiento de productos o servicios, eventos, ideas, sugerencias, opiniones, etc.

e. Actividades

Este proceso se fundamenta en la Comunicación para el desarrollo, que tiene como su principal objetivo la búsqueda de la democratización en la gestión del conocimiento útil para un grupo y su enfoque principal está basado en la Comunicación Participativa, propiciando el acceso a la información bajo el cumplimiento de los principios constitucionales de publicidad y transparencia, la cual propone como tesis principal involucrar a la Ciudadanía y grupo de interés en el proceso de toma de decisiones y la mejora continua.

El insumo principal de estos procesos es el diálogo. La forma en que se concibe el trabajo desde esta perspectiva está dada desde el mismo modelo de Interlocución, donde se espera que el mensaje final este compuesto por procesos de doble vía, que involucren a todos los actores que tengan algo que decir frente a los objetivos del mismo.

Las Naciones Unidas definen la comunicación para el desarrollo como un proceso que “permite a las comunidades hablar, expresar sus aspiraciones e intereses y participar en las decisiones que se relacionan con su desarrollo”. Esta definición contrasta con la tendencia a asociar la palabra comunicación con conceptos como información, diseminación, mensajes, medios y persuasión. El término comunicación para el desarrollo incluye éstos conceptos pero implica una visión mucho más amplia, considerando a la ciudadanía como participantes activos en el proceso de desarrollo social, no sólo como receptores de mensajes.

Las actividades desarrolladas para lograr promover la comunicación externa en Colciencias son:


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Realización de boletines de prensa, con la información oportuna de la entidad. Información que es entregada a las diferentes partes interesadas.

Convocatorias a las diferentes actividades programadas para la rendición de cuentas, informes y avances.

Implementación y utilización efectiva de las diferentes herramientas (medios de comunicación), para la entrega oportuna de la información.

Mantener el contacto con los diversos medios de comunicación, tanto por medio de notas de prensa, como por el contacto directo con los responsables, de modo que se pueda recurrir a ellos cuando se juzgue necesario y a su vez, ellos, puedan acceder al gabinete en solicitud de datos y orientación.

Envío regular de todo tipo de información que se realice: informes no reservados, descripción y características de productos o servicios, estadísticas, etc., a los medios de comunicación, principalmente a los periodistas especializados en el campo.

Preparación de informes sobre temas concretos y especiales, con destino a las partes interesadas.

Diseño, desarrollo y convocatoria de ruedas de prensa cuando se considere necesario.

Asesoramiento y asistencia en todos los actos, presentaciones y demás eventos, apoyando en la elaboración, diseño y gestión de publicaciones externas.

Realización de piezas publicitarias y comunicativas, que logren transmitir los mensajes de interés público.

Elaboración y divulgación de la información (boletines de prensa, página web, redes sociales, pantallas institucionales, publicaciones en medios de comunicación masiva, entre otros).

Monitoreo de medios en canales de comunicación nacionales y distritales con especial detenimiento en aquellas noticias que puedan afectar a la entidad en temas económicos, financieros y sociales.

Como estrategia de seguimiento el community manager, realiza auditoría de la marca en los medios sociales, a fin de monitorear la imagen institucional en medios, verificando la ejecución de las acciones planificadas por los administradores o gestores de redes sociales y facilitando la identificación de necesidades de información.


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8. MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Se constituye por el conjunto de estrategias, métodos, recursos e instrumentos utilizados por la Entidad, para garantizar la divulgación efectiva y circulación amplia y focalizada de la información y de su propósito hacia los diferentes grupos de interés, partes interesadas y colaboradores internos, teniendo como eje la comunicación efectiva.

A través de este componente Colciencias promueve el diseño e implementación de todos los mecanismos que utiliza para la publicación, difusión y retroalimentación de la información en todos los niveles de la organización y hacia las partes interesadas y grupos de interés.

a. Propósito de los medios de comunicación:

Mantener puntualmente informados a los diferentes públicos objetivos, con claridad, transparencia y oportunidad.

Trasladar a la dirección y a su equipo el eco de la opinión pública y de los medios de comunicación, en relación a los temas trascendentes generales y de aquellos otros que encajen en la órbita de acción de la entidad.

Servir de cauce idóneo para informar a los demás medios de comunicación de iniciativas, lanzamiento de productos o servicios, eventos, ideas, sugerencias, opiniones, etc.

Realizar propuestas de nuevos canales de comunicación que permitan la interacción de los diferentes procesos.

Desarrollar diferentes estrategias de comunicación, con la comunidad, partes interesadas, grupos de interés y con otros sectores.

Potenciar la participación de la ciudadanía en la planificación y desarrollo de las acciones de la Entidad, a través del diseño e implementación de una estrategia comunicativa participativa.

Crear audiencia, con un público potencialmente participativo.

b. Estrategia de Medios

El uso y aprovechamiento de los medios de comunicación en Colciencias, se realiza mediante las siguientes actividades.

ESTRATEGIA DE MEDIOS

Prensa Radio Televisión Medios

Especializados

Medios

Digitales


19 de 20


COMUNICACIONES

c. Video Wall en Salas de Espera

Los videos wall son un medio de comunicación audio-visual funcional que facilitan el manejo de la imagen institucional y la información para los ciudadanos, grupos de interés interno y externo.

d. Canales de Comunicación.

Lo canales y/o medios de comunicación existentes en Colciencias son:

Nro.

MEDIO DE COMUNICACION COMUNICACIÓ

N INTERNA COMUNICACIÓN EXTERNA

1 Boletín informativo a través de correo electrónico √

2 CloudKey √

3 Comités Institucionales √

4 Eventos √ √

5 Facebook: /COLCIENCIAS √ √

6 Mailing √

7 Página web: www.colciencias.gov.co √ √

8 Piezas comunicativas √ √

9 Video wall en lobbies y salas de espera √ √

10 Twitter: @Colciencias √ √

11 Visitas guiadas √

12 Wallpaper en computadores institucionales √

13 YouTube: Colciencias √ √

14 SmartNews √

15 Intranet √

9. INDICADORES PLAN Y POLITICA DE COMUNICACIONES

El mecanismo de seguimiento y medición utilizados en la Entidad para evaluar el resultado del Plan y la Política de Comunicaciones, se encuentran articulados con la planeación estratégica de la Entidad a través del Objetivo “Convertir a COLCIENCIAS en Ágil, Transparente y Moderna”

OBJETIVO ESTRATÉGICO

META ESTRATÉGICA

PROGRAMA ESTRATÉGICO

META PROGRAMÁTICA

Convertir a COLCIENCIAS en Ágil, Transparente

y Moderna

Índice ATM Comunicamos

lo que hacemos

100% de programas estratégicos comunicados

100% de cumplimiento de los requisitos de

transparencia en Colciencias


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COMUNICACIONES

OBJETIVO ESTRATÉGICO

META ESTRATÉGICA

PROGRAMA ESTRATÉGICO

META PROGRAMÁTICA

100% de cumplimiento de los requisitos de gobierno en línea en Colciencias

VERSIÓN ELABORÓ REVISÓ APROBADO POR

0

Nombre: Liseth Torres López Sandra Patricia Sánchez Olaya

Nombre: Adriana Pereira Oviedo

Nombre: Adriana Olmos

Cargo: Contratistas Comunicaciones

Cargo: Contratista Planeación - Equipo Calidad

Cargo: Líder Comunicaciones

VERSIÓN ELABORÓ REVISÓ APROBADO POR

1

Nombre: Liseth Torres López María Camila Arango

Nombre: Lorena Arias Adriana Pereira Oviedo

Nombre: Liseth Torres López

Cargo: Contratistas Comunicaciones

Cargo: Contratistas Planeación - Equipo Calidad

Cargo: Líder Comunicaciones

plan institucional de comunicaciones - minciencias · es un puesto de trabajo dentro de la...

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