planificação técnicas secretariado_12ts_2010

Escola Secundária com 3º ciclo de Paços de Ferreira 403374

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Ano Lectivo: 2010/2011Ano: 12º Disciplina: Técnicas de Secretariado TEMA IX – VIAGENS E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

Domínios/Áreas

Conteúdos Competências EspecíficasExperiências de Aprendizagem

Intervenção a nível de problemas do PEE

Calend.

Módulo 19Viagens de Negócios

• Planificação e preparação de uma viagemCalendarização; Comunicações a estabelecer para obtenção de informações sobre a viagem; Determinação do itinerário; Os meios de transporte internacionais e no local de destino; Reservas de bilhetes para transporte e para hotéis; O recurso às agências de viagem; Documentação e procedimentos burocráticos; Passaportes, vistos, certificados de vacinas; Credenciais; Outros documentos (carta de condução, seguros, etc.); Aspectos financeiros; Moeda e câmbio; Cartões de crédito e cheques de viagem; Lista de verificação e controlo de todos os itens que devem merecer atenção na organização de uma viagem

• Elaboração do dossierRoteiro da viagem: locais, horários de partidas e chegadas, datas e horas de reuniões, encontros, eventos e identificação dos interlocutores; Dossiers específicos relativos aos assuntos a tratar; Documentos suplementares de carácter económico, turístico e cultural, contendo informações de ordem prática relativas ao país de destino; Lista de endereços e telefones úteis no local de destino; Outros documentos e materiais como, cartões de visita, papel timbrado e envelopes da organização, documentos/folhetos sobre a organização, brindes e ofertas diversas• Acompanhamento e seguimento da viagemActuação e comunicação na ausência dos dirigentes; Delegação de competências; Instruções sobre assuntos em curso e sobre questões urgentes fora do âmbito das competências delegadas; A comunicação entre os dirigentes e a organização, no decurso da viagem• Follow-up da viagemRelatórios da viagem; Actualização de arquivos a partir da documentação chegada e dos assuntos tratados; Arquivo de outros documentos e materiais provenientes da viagem.

Identificar as principais espécies de deslocações profissionais e finalidade(s) respectiva(s).

Determinar, para uma situação pré-estabelecida:- a calendarização;- os contactos a estabelecer;- as alternativas de itinerários e de meios de transporte;- o alojamento;- o programa/agenda da deslocação.

Preparar e constituir dossiers de trabalho destinados à viagem.

Agir, de forma conveniente, na ausência do respectivo dirigente.

Organizar as informações provenientes da viagem.

Trabalhos individuais

Trabalhos de grupo Interacções

aluno/professor Pesquisa em

diferentes suportes

Trabalhos individuais Trabalhos de grupo Interacções

aluno/professor Pesquisa em diferentes

suportes

1º Período

40 tempos(45 min)

Domínios/Áreas



Calend.

Módulo 20 Organização de Eventos

• Tipos de eventosEventos ou acontecimentos sociais; Inaugurações, comemorações, manifestações artísticas; Salões, feiras e exposições; Promoções, certames • Planificação e preparação/Elaboração de documentaçãoPlanificação de um evento: método QQOQC (quem? o quê? onde? quando? como?); Lista de verificação e controlo de todos os itens que devem merecer atenção na organização de eventos; Lista de participantes; Convites formais e informais; Redacção de convites formais; Indicações que deve conter; Regras de protocolo aplicáveisPreparação de uma sala de exposições ou para uma conferência públicaPrincípios de ergonomia (iluminação, ruídos, mobiliário); Meios audiovisuais disponíveis; Estilos de disposição de mesas e outro mobiliário; Visita à própria organização por parte de entidades externas;

Plano da visita; Contactos internos a estabelecer; Preparação de dossiers para os participantes; Refeições como complemento de eventos; Reserva de sala; Plano de ocupação de lugares; Definição de ementas; Procedimentos protocolares e de urbanidade a ter em consideração na planificação e concretização de um evento; Apresentações, saudações e cumprimentos; Encaminhamento dos participantes; Alterações de última hora; Incidentes críticos; Atrasos e ausências; Contactos com estrangeiros; Contactos com prestadores de serviços nesta área; Empresas organizadoras de eventos; Alugueres de salas; Utilização de restaurantes e hotéis; Utilização de transportes públicos; Vestuário mais adequado para ocasiões especiais na vida de uma organização• Follow-upRecolha de excedentes de materiais distribuídos; Redacção de relatóriosRedacção de notícias destinadas a jornais internos e a meios de comunicação social; Verificação e controlo de custos ocasionados com o evento

Reconhecer a importância de que se revestem os vários tipos de eventos na actividade empresarial, bem como do papel que o profissional de secretariado desempenha na sua preparação, organização e acompanhamento.

Conhecer as principais fases a observar na organização de um evento numa organização.

Identificar os procedimentos da organização de eventos profissionais e sociais.

Planear um evento, preparando os meios necessários que possibilitem a sua concretização.

Aplicar as normas protocolares que facilitem as relações intra e extra organizacionais.

Assessorar o evento, actuando eficazmente antes, durante e após a sua concretização.




diferentes suportes



suportes

1º Período

53 tempos (45 min.)

TEMA X– COMÉRCIO INTERNACIONAL

Domínios/Áreas



Calend.

Módulo 21Comércio Internacional

• Comércio InternacionalFundamentos do Comércio Internacional• Importação e ExportaçãoConceitos base; Diferença entre importação /exportação e comércio intracomunitário; Novos estatutos europeus das OES ( para a abordagem nas OES)• Funcionamento e documentação das trocas internacionaisOs termos de Comércio Internacional (Incoterms); Transporte terrestreTransporte marítimo; Transporte aéreo; Documentação; Factura; Factura-proforma; Certificados de circulação de mercadorias; Apólice ou certificado de seguro; Documentos dos transitários; Conhecimento de embarque; Certificados de origem

• PagamentosCondições e mecanismos gerais; Pagamento directo; Cobrança documentaria; Abertura de crédito• Garantias de PagamentosFiança; Caução; Aval; Garantia Bancária• Financiamento à exportaçãoSeguros relativos à exportação; Seguro de crédito; Seguro de créditos financeiros; Seguro caução• As alfândegasDefinição; Funções; Objectivo fiscal; Fim económico; Defesa da sociedade• Estruturas de comercialização internacional das cooperativas (para a abordagem nas OES)• Estruturas das relações económicas e sócias internacionais das OES (para a abordagem nas OES)

Indicar os fundamentos do Comércio Internacional.

Distinguir Importação de Exportação e Comércio Intracomunitário.

Conhecer a dimensão comunitária e internacional das OES ( para a abordagem nas OES).

Identificar os novos estatutos europeus das OES ( para a abordagem nas OES).

Identificar e preencher os documentos inerentes ao Comércio Internacional, de acordo com o meio de transporte utilizado.

Conhecer a importância do acondicionamento dos produtos para efeitos de transporte.

Analisar os termos do Comércio Internacional (Incoterms).

Conhecer as formas de pagamento no Comércio Internacional.

Identificar as formas de garantias dos pagamentos internacionais.

Relacionar os seguros à exportação como uma forma de financiamento à exportação.

Definir alfândega e referir as suas principais funções.




diferentes suportes



suportes

1º Período

47 tempos (45 min.)

TEMA XI – FORMAÇÃO E PROMOÇÃO PROFISSIONAL

Domínios/Áreas



Calend.

Módulo 22Formação e Promoção Profissional

• Plano de formação e actualização profissionalA formação como instrumento estratégico na gestão dos recursos humanosObjectivos de formaçãoO acesso aos planos de formaçãoTipos de formaçãoA importância da formação contínuaProjectos de formação na União Europeia• A procura do posto de trabalhoDefinição de um projecto de carreiraFactores mais valorizados na procura de emprego• O acesso ao mercado de trabalhoO enquadramento da instituição/organização no mercado de trabalhoEstratégias e métodos de acesso ao mercado de trabalhoA importância dos Career Networks

Capacidades de iniciativa e empreendorismo • O Curriculum VitaeA elaboração de um curriculumTipos de Curriculum• A carta de candidatura espontâneaElaboração de uma carta de apresentaçãoA entrevistaModelos de entrevistas• Os processos de recrutamento e selecçãoConceito de recrutamentoProcesso de recrutamentoTipos de recrutamentoFontes de recrutamentoConceito de selecçãoO processo de selecçãoAs técnicas de selecçãoFactores decisivos na selecçãoCircuitos de selecção

Preparar os formandos para o Mundo do Trabalho.

Capacitar o formando de necessidade de se ajustar às novas exigências do mercado de trabalho.

Distinguir as fases do processo de recrutamento e selecção.

Dominar as estratégias e as diferentes etapas de um processo de recrutamento e selecção.

Identificar os modelos de selecção e recrutamento.

Conhecer as fontes de recrutamento e selecção.

Sensibilizar os formandos para a importância de formação contínua num mundo de trabalho em mudança.

Saber valorizar as competências pessoais num processo de recrutamento.

Conhecer as técnicas de procura de emprego.

Conhecer as vantagens de internacionalização de um curriculum vitae.

• Conhecer outras formas de como se iniciar no mundo do trabalho (o empreendorismo).




diferentes suportes



suportes

1º/ 2º Período

48 tempos (45 min.)

TEMA XII – A ACTIVIDADE DO SECRETARIADO NOS DIVERSOS DEPARTAMENTOS

Domínios/Áreas



Calend.

Módulo 23Departamento Comercial e Marketing

• Funções de um serviço de comprasServiços requisitores; Tarefas• Etapas para a efectivação de uma compraElaboração de um esquema orientador• Documentação e ciclo documentalDocumento de apoio; Contratos celebrados com fornecedores; Negociações anteriores; Shopping na concorrência; Tabelas de preços dos fornecedores; Cardex de produtos comercializados; Ficheiro de fornecedores: ...• Documento comprovativo de movimentação de mercadoriasRequisições; Notas de encomenda; Guias de remessa; Facturas; ... Gestão de StocksGestão material de stocks; Recepção; Arrumação; Entrega; Gestão administrativa de stocks; Documentos administrativos; Arquivo; Gestão económica de stocks; Just in Time; Encomendas• As vendas e as prestações de ServiçosO conceito de Marketing e a sua evolução; Definição e objectivos da função comercial• O mercado e a concorrênciaAs classificações do mercado; Os tipos de concorrência; A segmentação de mercado• O Marketing MixO Produto; Acepções do produto; Tipos de produto; Termos associados ao produtoCiclo de vida dos produtos; Atributos do produto (marca, embalagem, rótulo, design, cor, qualidade, garantias, assistência pré e pós-venda, ...• O PreçoFormação dos preços; Redução dos preços; A distribuição; Tipos de intermediários; Força de vendas; O Merchandising; O Franchising A ComunicaçãoNoção e objectivos; Instrumentos de comunicação; Publicidade; Promoção de vendas; Relações Públicas

Distinguir compra de aprovisionamento.

Indicar as funções principais de um departamento de compras.

Descrever as etapas para a efectivação de uma compra.

Analisar os documentos envolvidos numa compra.

Dar a noção de stocks. Caracterizar a teoria JIT (Just in

Time). Analisar o processo de

armazenagem. Definir as tarefas administrativas

do armazém. Compreender o papel do

Marketing para o desenvolvimento do mercado.

Definir os objectivos da função comercial.

Analisar as divisões do mercado. Conhecer e caracterizar as

variáveis do Marketing Mix. Definir Marca. Explicar as fases do ciclo de vida

de um produto. Conhecer as diferentes técnicas de

comunicação.




diferentes suportes



suportes

2º Período

47 tempos (45 min.)

Domínios/Áreas



Calend.

Módulo 24 Departamento Financeiro e Recursos Humanos

• Mapas e outros documentos de apoio à gestão• Liquidação e pagamentos a fornecedores• Processos de financiamento• Processos de recrutamento e selecção de pessoal• Organização e actualização de ficheiros de pessoal• Obrigações periódicas da empresa / OES (Segurança Social, Finanças, Seguros/ tutelasinstitucionais das OES)• Documentos relativos ao pessoal (horários de trabalho, mapas de férias e faltas, folha de vencimentos, inscrição na Segurança Social e outros)• Gestão de processos relativos a acidentes de trabalho e doenças profissionais

Elaborar mapas de apoio à gestão. Efectuar pedidos de liquidação e

pagamentos a fornecedores. Apoiar administrativamente processos

de financiamento. Assessorar o processo de

recrutamento e selecção de pessoal. Organizar e actualizar os ficheiros de

pessoal. Conhecer as obrigações periódicas da

empresa (Segurança Social, Finanças, Seguros).

Elaborar documentos relativos ao pessoal (horários de trabalho, mapas de férias e faltas, folha de vencimentos, inscrição na Segurança Social e outros).

• Gerir processos relativos a acidentes de trabalho.




diferentes suportes



suportes

2ºPeríodo

42 tempos (45 min.)

Competências Finais:

Utilizar as aplicações informáticas e a Internet na elaboração, organização e pesquisa da informação; Planificar, preparar e acompanhar viagens de negócios, elaborando os respectivos documentos de suporte; Planificar e organizar eventos; Reconhecer e proceder ao respectivo preenchimento dos documentos inerentes ao Comércio Internacional; Actualizar-se permanentemente face às constantes mudanças; Reconhecer a actividade do secretariado nos diversos departamentos.

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