planificación de proyectos
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Ingeniería de ProyectosTRANSCRIPT
1
Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de MonterreyCampus Monterrey
Departamento de Ingeniería Industrial y de Sistemas
Ingeniería de Proyectos
Profesor:
Ing. Graciela Caffarel Rdz.
2
Tema
Especificación de proyectos
N “Dime cómo empieza tu proyecto y te diré cómo va a terminar” N
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González
Importancia de la planificación de un proyecto
“Doing the right project
vs.
Doing the project right”.
La planificación de un proyecto demanda la mayor
atención que cualquier otro aspecto de la
administración de proyectos.
De hecho, es la mayor de las responsabilidades de
los administradores de proyectos.
Importancia de la planificación de un proyecto
“La planeación son solo buenas intenciones, a
menos que genere inmediatamente trabajo duro”Peter Drucker
Reader’s Digest, March, 1998
Se pone poca atención debido a:
Toma mucho tiempo
Se considera que es trabajo innecesario, vamos a trabajar
Los clientes no saben lo que quieren
Si lo realizamos, nos tenemos que hacer responsables
N Dime cómo inicia tu proyecto y te diré cómo va a terminar N
5
Iniciando el proyecto ….
Una vez que ya tengo el proyecto, …
¿Por dónde comienzo?
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González
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Iniciando un proyecto ….
Una buena forma de iniciar su proyecto esdeterminar, entre otras cosas, un PLAN para elmismo.
Este plan contiene, en términos generales, losiguiente:
Qué se va a hacer.
Quién lo va a hacer.
Cómo se va a hacer.
Cuándo se va a hacer.
Con Cuánto se va a hacer.
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González
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¿Cómo nacen los proyectos?
Los proyectos pueden nacer de muchas fuentes:Por análisis de problemas.
Aspectos de mejora continua.
Programas de mantenimiento.
Necesidades del mercado.
Planeación estratégica.
Etc.
Sin embargo, si los proyectos nacen por
“Inspiración divina”, entonces se podría
encontrar en serios problemas.
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González
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¿Cómo nacen los proyectos?
Todos los proyectos deben nacer de una
necesidad específica.
Cuando dicha necesidad es real, ésta se
convierte en el mecanismo para justificar el
desarrollo de un proyecto.
Se sugiere que todos los proyectos deben nacer
de la planeación estratégica de la empresa
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González
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Características de los objetivos de un proyecto
eSpecífico
Medible
Alcanzable
Realista
Tiempo limitado
Objetivo (s)
del Proyecto
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González
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Ejemplos de objetivos de proyecto
The Space Race Project“Pienso que esta nación debe comprometerse con
las metas, antes de que esta década termine,
seremos capaces de llevar a un hombre a la luna
y regresarlo a a salvo a la tierra.”John Fitzgerald Kennedy
P R O J E C T
El proyecto denominado “Iniciativa de Defensa Estratégica” o
“Guerra de las Galaxias”, fue una propuesta del Presidente
Ronald Reagan para desarrollar un escudo de defensa
que protegiera a los Estados Unidos de cualquier ataque
de misiles del enemigo, en caso de que se iniciara una
tercera guerra mundial en el futuro.
El proyecto ha tenido un costo de más un trillón de dólares,
pero no se sabe si ya fue concluido. Muchos académicos han
cuestionado la validez de dicho escudo de defensa nuclear y
se han burlado ampliamente del proyecto.
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Objetivos de proyectos
Reconstruir el horno para la fabricación de acero de la planta de SLP.
Obtener certificado de calidad de la norma estándar ISO 9000.
Implementar una metodología de administración de proyectos para el área de desarrollo de nuevos productos.
Rediseñar del proceso de aprendizaje.
Desarrollar un sistema de manufactura
automática.
Establecer un portal de Internet inteligente.
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González
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Alcance del proyecto
Otro elemento importante de la planificación de unproyecto es la definición del Alcance del mismo.
El alcance del proyecto es importante porqueespecifica:
¿Qué está incluido?¿Qué NO está incluido?Metas intermedias.Productos finales.
Alcances claros, amistades largas
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González
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¿Diferencias en alcances?
Frases famosas:
¡No me aclaraste!
¡Yo creía!
Nadie me dijo
Cómo voy a adivinarlo
No soy mago
Por qué no me dijiste
Yo pensé
Me supuse …
____________
____________
Proveedor
(Empleado)Cliente(Jefe)
Frases famosas:
¡Estaba implícito!
¡Debías suponerlo!
Para eso te pagamos
Tu eres el experto
Debes ir paso adelante
La culpa es del PM
Por eso fuiste al curso
Era obvio
Hello!!!!
____________
____________
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Alcance de proyecto
Proyecto: Certificación en la Norma ISO 9001 al
Centro de Sistemas Integrados de Manufactura (CSIM).
¿Qué está incluido?
Áreas de ventas y división de consultoría.
¿Qué no está incluido?
Áreas de investigación y desarrollo.
Metas intermedias
Reporte de auditoria preliminar.
Plan de trabajo para la certificación
Manual de calidad, procedimientos, instructivos y formatos.
Producto Final:
Certificado de ISO 9001
Reporte de lecciones aprendidas.
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González
Especificación de Proyecto
Documento que contiene la información “mínima”
necesaria para comprender las generalidades de
un proyecto.
Es considerado el “acta de nacimiento de un proyecto”
Tiene diversos nombres:
Carátula de proyecto,
Check list de proyecto,
Project charter, etc.
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Especificación del proyecto
1. Nombre del proyecto.
2. Cliente del proyecto.
3. Antecedentes del proyecto.
4. Necesidad (es) a cubrir.
5. Objetivo (s) del proyecto.
6. Beneficios.
7. Alcance del proyecto.
8. Metas intermedias.
9. Producto final a entregar.
10. Fecha de terminación.
11. Recursos.
12. Presupuesto.
13. Patrocinador del proyecto (si aplica)
14. Líder del proyecto.
Cada empresa puede
definir los apartados
que le sean de
utilidad para una
mejor documentación
de su proyecto
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González
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Especificación del
proyecto ISO 9000
en el CSIM
ESPECIFICACIÓN DEL PROYECTO PARA CERTIFICACIÓN EN LA NORMA ISO 9001 EN EL
CENTRO DE SISTEMAS INTEGRADOS DE MANUFACTURA DEL EL ITESM, CAMPUS
MONTERREY
(Se muestra parcialmente para propósitos ilustrativos del curso)
Antecedentes
Como parte del proceso de mejora continua, el ITESM Campus Monterrey ha
determinado llevar a cabo un proyecto de documentación en los procesos clave de los
centros de investigación de acuerdo a la norma ISO serie 9000…
Necesidades
…por lo tanto será cada vez más importante para los centros de investigación del ITESM
contar con un reconocimiento en aseguramiento de calidad para continuar siendo
proveedor confiable de tecnología de las empresas.
Objetivo General
Obtener el certificado de aseguramiento de calidad en la norma ISO 9001 en los procesos
que se detallan en el alcance.
Cliente
El cliente de este proyecto será el propio rector del Campus Monterrey, quien dirige los
esfuerzos de calidad en el ITESM. El cliente beneficiario de la certificación serán todas
aquellas compañías que reciben servicios de investigación y extensión del campus.
Alcance
El certificado deberá comprender los siguientes procesos:
- Proyectos de investigación, desarrollo y consultoría a las empresas.
- Diseño, desarrollo, impartición, seguimiento y cierre de cursos y diplomados
ofrecidos a las empresas, en sus modalidades de cursos abiertos y cursos especiales
para alguna compañía en particular.
No incluye los proyectos internos ni los proyectos patrocinados por organismos cuyo
interés en el proyecto sea la investigación científica, tales como CONACYT.
Resultados a entregar (milestones)
1. Manual de calidad del CSIM
2. Procedimientos e instructivos derivados del manual de calidad
3. Reportes de auditoría interna
4. …
5. Obtención del certificado
Estrategias de implantación
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González
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Tema
Estructura de la División del Trabajo
La Administración de Proyectos depende del tipo
de proyectos o productos a desarrollar.
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González
19
?
¿Cómo se come un elefante?
Estructura de la División del Trabajo
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González
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Estructura de la División del Trabajo
Herramienta que despliega todas las
partes que constituyen un proyecto en
forma de un diagrama de árbol.
Esta herramienta es conocida en inglés
como: Work Breakdown Structure
(WBS).
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González
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Estructura de la División del Trabajo
La EDT representa diferentes niveles de
proyecto:Proyectos,
Subproyectos,
Sistemas,
Etc.
Las últimas unidades de la EDT son
asignadas para su ejecución y se
conocen como “paquetes de trabajo”
(work packages).
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González
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Estructura de una EDT
Desarrollo del
Proceso
Lista de
Materiales
Desarrollo de
Prototipos
Proyecto
Partes,
Etapas,
Fases, etc.
Paquetes de
Trabajo
Experimentos en
Planta
Experimento
“A”
Experimento
“B”
• ¿Cuántas partes, etapas o fases?
• ¿Cuántas actividades?
• ¿Cuántos niveles?
Niveles
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González
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DEPENDE (Típicamente entre 2 y 8)
Cuando se genera: más niveles.
Cuando se revisa: menos niveles.
Depende del tamaño del proyecto.
Nivel de control que se desea ejercer, ya
sea en tiempo o costo.
¿Cuantos niveles en la EDT?
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González
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¿Cómo construir una EDT?
Esto va a depender de la forma en cómo
se desea administrar el proyecto.
Típicamente se puede estructurar por:Etapas o secuencia.
Productos.
Sistemas.
Áreas o disciplinas.
Situación geográfica.
Etc.
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González
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Características del EDT
Por etapas o secuencia de actividades
Pruebas pilotoExperimentaciónPlaneación
Por Sistemas
EquipoLogísticaSoftware
Por Productos
CarcazaTableroMotor
Por áreas o disciplinas
MantenimientoProducciónCalidad
Por área geográfica
SurNorteCentro
Cada nivel debe estar CONSISTENTEMENTE ordenado
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González
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Características del EDT
Se deben incluir actividades administrativas y de soporte necesarias para que el proyecto se desarrollo
Compras
Planeación del
Proyecto
Calidad
Prototipos
Pruebas Piloto
Dibujos
Listas
Instructivos
Administración
del proyectoEtapa IIEtapa I
PROYECTO
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González
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Códigos estructurados en la EDT
Etapa 3Etapa 2Etapa 1
Sub Proyecto CSub Proyecto BSub Proyecto A
PROYECTO
1
1.1 1.2 1.3
1.2.1 1.2.2 1.2.3
Código
Estructurado
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González
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Pasos para
realizar una EDT
Lluvia de ideas.• Misma idea.
• Actividades fuera del alcance del proyecto.
• Actitud positiva y crítica constructiva.
• Criterio de afinidad.
• Considerar la naturaleza de la tarea.
• Si hay dudas, explicar porqué se debe agrupar.
• Escribir de manera clara y con letra grande.
• Una idea por tarjeta.
• Verbo en infinitivo.
• Frases cortas.
• Piense en lo que se va a entregar y lo necesario.
• Arriba –Abajo (alcance total).
• Derecha – Izquierda (consistencia).
• Por un externo.
• Títulos cortos.
• Diferentes colores.
• Integrar grupos afines.
• Agrupamiento consistente.
• Elaborar EDT.
Revisión
Discriminación.
Afinidad.
Estructuración.
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González
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Estrategias para la construcción de la EDT
La EDT se puede formar de
arriba hacia abajo. Por
ejemplo en un proyecto donde
los productos a entregar están
claros.
¿Qué actividades debo hacer para
desarrollar el dispositivo mecánico?
¿Qué debo hacer para desarrollar la
fuente de energía solar?
¿Qué debo hacer para desarrollar una
cubierta de cámara fotográfica?
La EDT también se integra de
abajo hacia arriba cuando se
desarrolla en grupo y no se
tiene mucha experiencia en el
tipo de proyectos que se están
desarrollando.
¿Qué actividades se deben desarrollar?
¿Qué resultados?
¿Cómo ordenarlas?
Cámara de fotografía solar
Mecánico Energía CubiertaCámara de fotografía solar
Mecánico Energía Cubierta
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González
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Creatividad.
Participación.
Más completo.
Favorece la Innovación.
Ventajas de las estrategias para construir la EDT
Ahorra tiempo.
Evita discusiones.
Favorece la experiencia.
Proyecto
Fase 1 Fase 3Fase 2
Proyecto
Fase 1 Fase 3Fase 2
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González
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Administración
del
Proyecto
11
Auditoría
de
Diagnóstico
12
En ISO 9001
131
Auditores
Internos
132
Actividades
específicas
133
Capacitación
13
Representante
de la
Dirección
1411
Política de
Calidad
1412
Revisiones
Periódicas
1413
Procedimientos
Administrativos
1414
Responsabilidad
de la Dirección
141
Manual de
Calidad
142
Negociación
1431
Realización
1432
Proyectos y
consultoría
143
Cursos
1441
Diplomados
1442
Cursos y
Diplomados
144
Metrología
1451
Manufactura
Electrónica
1452
Materiales
Industriales
1453
Vectorización
de
Imágenres
1454
Prototipos
Rápidos
1455
Maquinados
1456
Laboratorios
145
Acciones
Preventivas y
Correctivas
1461
Control de
Documentos
1462
Registros
de
Calidad
1463
Auditorías
Internas
1464
Capacitación
1465
Procedimientos
Comunes
146
Documentación
del
Sistema
14
Auditorías
Internas
15
Auditoría
en
Blanco
16
Auditoría
de
Certificación
17
CERTIFICACIÓN
ISO 9001
CSIM
1
Estructura de la División del TrabajoProyecto para la Certificación ISO 9001 en el CSIM
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González
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Tema
Paquete de Trabajo
¿Todo esto?
Este es tu paquete
de trabajo
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González
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Paquete de Trabajo
Documento que describe toda la información
necesaria para que un equipo o área de trabajo
comience la realización de las actividades de un
proyecto.
Cada paquete de trabajo contiene un volumen
suficiente de trabajo para que sea realizado por
una persona o departamento. Algunas sugerencias
son:De 6 a 10 Días - Hombre
Más de 4 horas y menos de 40 (IBM)
Del 5 al 10 % en costo (ALM)
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González
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Paquete de Trabajo
Representa el último nivel
de la EDT.
Se recomienda que cada
paquete de trabajo tenga
como mínimo un producto
a entregar.
No deben ser muy
amplios porque quedarían
muy generales, pero
tampoco muy detallados
porque sería difícil de
controlarlos.
1.2.31.2.21.2.1
1.21.1
1
1.3
Paquetes de Trabajo
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González
35
PAQUETE DE TRABAJO
• Código
• Nombre
• Descripción
• Responsable
• Equipo de apoyo
• Duración
• Fecha de inicio
• Fecha de terminación
• Costo
• Recursos requeridos
• Actividades específicas
• Metas intermedias
• Persona que elaboró
• Persona que revisó
• Persona que autorizó
• Fecha de elaboración
• Producto final
• Etc.
Documentación de un Paquete de Trabajo
Una vez los paquetes de trabajohan sido definidos en la EDT, elsiguiente paso es documentarlos.
Se recomienda que cada equipoencargado de llevar a cabo elpaquete de trabajo lo documente.
La estructura de documentaciónde un PT puede ser la siguiente:
Cada empresa definirá los elementos que
considere importantes a documentar en el
paquete de trabajo.
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González
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Paquete de
Trabajo
PAQUETE DE TRABAJO
Código en la EDT: 1441
Nombre ( Tomar como guía la EDT ): Cursos
Descripción: Documentar el proceso para diseñar, programar, e impartir un cursoabierto o in company.
Listar los procesos a documentar ( Tomar como referencia la EDT) :
Diseño del CursoSelección de instructores para cursoDiseño del cursoPlaneación del cursoPublicidad y Difusión de cursosPropuesta para Curso “ in company”Inscripciones para cursosEjecución del cursoCierre del Curso
Responsable: Adán López Miranda
Asistente ( s ): Alejandra Rivera
Duración: ( Tomar como guía el Diagrama de Gantt del Proyecto )
3 mesesDía de Inicio: 4/Dic/98 Día de terminación: 1/Sep/99
Costo: ( Sólo si se va a asignar especialmente para el proyecto)
Horas- Hombre: 0Papelería: 0Equipo Computacional : 0Cursos especiales ( por Ej . Si los laboratoristas lo necesitaran ): 0Equipos , instrumentos de medición ( Para laboratorios): 0Calibración ( Para laboratorios ): 0
Actividades Inicio Terminación
Elaborar procedimientos 4/Dic/98 1/Mar/99Implantar procedimientos 15/Feb/99 1/Abr/99Auditar los procedimientos 1/Mar/99 1/Sep/99
Elabor ó: Aracely Garc ía Autorizó: Adán LópezFecha: 26/Oct/98
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González
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Ventajas de la EDT
Permite la creatividad en la generación de actividades.
Es la base para la programación, costos, presupuesto,
asignación de responsables, análisis de riesgo y
documentación adecuada del proyecto.
Permite presentar el proyecto a nivel ejecutivo o a nivel de
detalle.
Ayuda a definir el alcance del proyecto.
Permite el trabajo en equipo.
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González
39
Tema
Asignación de responsabilidades
en los proyectos
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González
40
Matriz de Responsabilidades
Es una herramienta que tiene como propósito:
mostrar las responsabilidades de cada uno
de los integrantes del proyecto.
Las principales características son:Indica quién es responsable de una determinada actividad.
Se construye a partir de la EDT.
Muestra diferentes roles de los miembros del equipo.
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González
41
¿Cómo funciona la matriz de responsabilidades?
R: Responsable
S: Supervisa
A: Apoya
Realizar
Experimento “B”
Realizar
Experimento “A”
Construir
Equipo Piloto
Realizar
Experimentos
Elaborar Lista
de Materiales
Desarrollar
Proceso
Actividades Javier López Alberto Narváez Carlos Ramos
1.0 Desarrollar proceso R
1.1 Elaborar la lista de materiales S R
1.2 Realizar experimentos S
1.2.1 Realizar experimento A R
1.2.2 Realizar experimento B R
1.3 Construir equipo piloto S A R
1.2.1 1.2.2
1.1 1.2 1.3
1.0
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González
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Formas de manejar una MR
Actividades Función 1 Función 2 Función 3
1 Carlos
2 Roberto
3 Julio
N Ricardo Paola
Actividades Carlos Roberto Julio Ricardo Paola
1 Función 1
2 Función 2
3 Función 1
N Función 1 Función 3
43
Matriz de
Responsabilidades
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González
Matriz de
Responsabilidades
44
45
¿Cuándo usar la matriz de responsabilidades?
Cuando participa mucha gente
(más de 5 personas).
Cuando los proyectos son
interdepartamentales.
Cuando se tienen proyectos
con alcances externos.
Cuando la gente se “sordea”.
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González