planificacion estrategica, indicadores y poa
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PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICAE INDICADORES DE GESTIÓN
Las organizaciones sean productoras de bienes materiales como alimentos, vestidos, calzados o prestadoras de servicios como luz, teléfono o educación, son sistemas o interrelaciones de trabajo, cuya razón de ser es la de satisfacer las necesidades de una sociedad.
Qué es una Organización?
El concepto de organización en sentido amplio, refiere a estructura, orden, armonía, equilibrio, bienestar.
Si nos centramos en el mundo de las instituciones o de las empresas, una organización se basa en relaciones de trabajo(que implican orden, armonía, equilibrio), para producir bienes o servicios.
Qué es una Organización?
Estrategia: Es el proceso seleccionado mediante el cual se espera lograr alcanzar un estado futuro.
Qué es Estrategia
Una estrategia es un conjunto de acciones que se llevan a cabo para lograr un determinado fin.
Proviene del griego ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗΣ Stratos = Ejército y Agein = conductor, guía.
Para que una organización sea exitosa, sus gerentes y líderes deben dirigir a su gente para que:
1) Hagan las cosas correctas y
2) Hagan las cosas correctamente.
Qué es Estrategia Empresarial
La segunda, hacer las cosas correctamente, entra en el campo de la efectividad, y otras habilidades gerenciales.
La primera, hacer las cosas correctas, es la estrategia empresarial (o estrategia corporativa o estrategia de negocio).
Qué es Estrategia Empresarial
Formular la estrategia empresarial, y luego implementarla, es un proceso dinámico, complejo, continuo e integrado, que requiere de mucha evaluación y ajustes.
Qué es Estrategia Empresarial
Pasos
Pasos para Formular la Estrategia Empresarial
1. Determinar donde estamos
2. Determinar a donde queremosllegar
3. Determinar como llegar hastaallí
Pasos para Formular la Estrategia Empresarial
1. Determinar donde estamos:
Analizar la situación tanto interna como externa, a nivel micro y macro.
Para esto son útiles herramientas como la matriz DOFA.
Pasos para Formular la Estrategia Empresarial
2. Determinar a donde queremos llegar:
Esto implica establecer la misión, visión, valores y objetivos, tanto a nivel corporativo como a nivel de unidad de negocio.
Pasos para Formular la Estrategia Empresarial
3. Determinar como llegar hasta allí:
Es decir, el plan estratégico – la serie de decisiones que se deben tomar, basadas en factores como:
• Qué productos y servicios ofrecer
• Qué demandas del mercado satisfacer
• A qué segmentos de clientes atender
Pasos para Formular la Estrategia Empresarial
3. Determinar como llegar hasta allí:
Es decir, el plan estratégico – la serie de decisiones que se deben tomar, basadas en factores como:• Qué tecnología utilizar (o desarrollar)
• Qué método de ventas utilizar
• Qué forma de distribución utilizar
• Qué área geográfica atacar
Es un proceso sistemático y formal para establecer el propósito, objetivos, políticas y estrategias de una empresa; así como la asignación de los recursos requeridos, todo esto dentro de las premisas ylineamientos establecidos.
Este proceso promueve la toma de decisiones y acciones fundamentales que dan forma y guían a una organización.
Qué es la Planificación Estratégica?
Los conceptos que subyacen siempre que se busca y encuentra una estrategia consistente y exitosa en una organización sin Importar el tamaño, y sin importar si se ha seguido un proceso formal para obtenerla son:
• La idea de futuro que se elige
• Descrito mediante una serie de objetivos claros que todos persiguen por igual (porque son conocidos por todos)
Qué es la Planificación Estratégica?
• Al actuar dentro de un marco bien definido por políticas consistentes, es decir, un sistema (conjunto ordenado de elementos interconectados)
(Visión-Misión-Valores-Estratégicos y Temas Estratégicos-Objetivos-Indicadores- Metas-Planes de Acción-Recursos-Responsables)
Qué es la Planificación Estratégica?
Las mejores sugerencias dentro del área de planificación estratégica son:
• Establecer objetivos claros
• Establecer planes de acción concretos para cada área
• Establecer un sistema de información estratégica
• Establecer un ambiente propicio para la innovación
Las mejores sugerencias dentro del área de planificación estratégica son:
• Analizar la posibilidad de formar alianzas
• Establecer un sistema de control estratégico
• Establecer un tablero de control de variables criticas
• Adecuar la estructura de la empresa
• La definición de Estrategia o Plan Estratégico puede ser considerada desde varias perspectivas, este concepto ampliamente analizado por numerosos especialistas a permitido ser considerado como:
Perspectivas de la Planificación Estratégica
• Un esquema organizacional para definir objetivos, planes de acción y asignación de recursos en términos de mediano plazo.
• Definición estratégica de las competencias claves de la empresa.
Perspectivas de la Planificación Estratégica
• La estrategia responde a oportunidades y amenazas externas y fortalezas y debilidades internas.
• La Estrategia es una forma de alinear las tareas de la corporación, los negocios y las funciones de apoyo
Perspectivas de la Planificación Estratégica
Sea cual fuese la manera de definir la estrategia, esta claro que los elementos principales son:
• La idea de futuro que se elige (El Negocio)
• Los objetivos que todos persiguen y
• Un sistema ordenado de elementos
Perspectivas de la Planificación Estratégica
Un componente fundamental para el logro de la estrategia de cualquier empresa es la medición del éxito de la organización mediante indicadores de desempeño.
Enfoque de Planificación y Desempeño
A medida que las empresas y el conocimiento evolucionan los enfoques y esquemas de planificación y desempeño empresarial también evolucionan.
En regiones y situaciones distintas cada uno de estos esquemas procuran una misma finalidad:
MEJORES RESULTADOS
Enfoque de Planificación y Desempeño
Se refiere al uso del DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas), que junto con la revisión del entorno definen la orientación del negocio y sus estrategias.
Con estos insumos se designan metas especificas de desempeño, los cuales son acompañadas de un plan de acción.
Análisis estratégico de las empresas
MISION
VISION
ESTRATEGIAS
OBJETIVOS
ESTRATEGICOS
LINEAS DE ACCION
PROYECTOS, PROGRAMAS, ACTIVIDADES
INDICADORES
PL
AN
E
ST
RA
TE
GIC
ORAZON DE SER DE LA ENTIDAD, FIN, PROPOSITO
FUTURO, ESCENARIO DESEADO, COMO QUIERE SER LA ENTIDAD
MEDIOS PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS
COMO
QUE ESPERA LOGRAR LA ENTIDAD PARA CUMPLIR SU MISION
ANALISIS DEL MEDIO EXTERNO E INTERNO
PROPOSITOS
FUNDAMENTALES
CONCRECION DE LOS
OBJETIVOS ESTRATEGICOS
MEDIDAS PARA ESTABLECER EL GRADO DE CUMPLI MIENTO DE LOS OBJETIVOS
PRESUPUESTO
PROCESO DE PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA
La Misión es definición de la empresa en el momento presente.
Es la razón de ser como organización. Contiene la identificación de sus competencias (producto, mercado y alcance geográfico)
La Misión
La Misión debe tener las siguientes características:
• Definir el Objetivo Central: Aquello a lo que vamos a dedicar nuestro esfuerzo.
• Debe expresarse, mas en función de servicios que se presta que en el producto que vende
La Misión
La Misión debe tener las siguientes características:
• Altamente diferenciada; si una empresa repite exactamente los esfuerzos de la competencia, su futuro esta comprometido, hay que buscar algo que nos haga únicos.
La Misión
La Misión debe tener las siguientes características:
• Debe abrir puertas al futuro, además de focalizar la actividad actual; debe proponer pista de apertura al futuro.
La Misión
La Misión debe tener las siguientes características:
• Debe ser verdaderamente motivadora, el objetivo de un Gerente, es movilizar a todos los Recursos Humanos hacia el logro de la MISIÒN.
La Misión
La Visión es la ubicación de la empresa en escenarios futuros.
Es mas que un sueño, puesto que debe ser viable, realista y medible en el tiempo.
Es la imagen clara del estado deseado, que logra motivar a los miembros de la organización a convertirlo en realidad.
La Visión
• La Visión debe ser formulada por los Lideres• Coherente y Convincente
La Visión
• Debe ser compartida por su gente• El equipo debe apoyarla
• Debe ser amplia y detallada• Qué, Cómo, Cuándo, Porqué
• Debe ser positiva y alentadora• Ser desafiante y justificar el esfuerzo
Son las guías que le dan direccionalidad a la empresa, describen el futuro deseado, de allí que tengan una relación estrecha con la visión de la organización.
Objetivos
Las estrategias propiamente son un conjunto amplio de orientaciones y programas con un horizonte de mediano plazo, representa como ya se indicó, la razón de ser dela empresa (misión), los objetivos (visión) y sus planes de acción.
Estrategias
Objetivos Estratégicos
• Expresión de los logros que la organización quiere alcanzar en un plazo determinado
• Guardan relación con la misión y con el análisis interno y externo
• Son logros que la organización persigue en un plazo determinado.
• Estos deben ser coherentes con la misión y orientaciones de las políticas ministeriales
Objetivos Estratégicos
Los objetivos estratégicos surgen como respuesta a una
pregunta esencial:
¿Qué debemos lograr en el corto, mediano y largo plazo, para tener un
accionar coherente con la misión?
Objetivos Estratégicos
Su definición debe permitir identificar acciones en ámbitos de:
• programación
• procesos
• cobertura
• calidad
• oportunidad del servicio, etc.
Objetivos Estratégicos
“Mejorar,
Ampliar,
Rediseñar,
Optimizar,
Alcanzar,
Generar,
Adecuar”
Objetivos Estratégicos
• Claridad: un objetivo debe estar claramente definido, de tal forma que no revista ninguna duda en aquellos que son responsables de participaren su logro.
• Flexibilidad: los objetivos deben ser lo suficientemente flexibles para ser modificados cuando las circunstancias lo requieran. Dicho de otro modo, deben ser flexibles par aprovechar las condiciones del entorno.
Características de los Objetivos Estratégicos
• Medible o mesurable: los objetivos deben ser medibles en un horizonte de tiempo para poder determinar con precisión y objetividad su cumplimiento.
• Realista: los objetivos deben ser factibles de lograrse.
Características de los Objetivos Estratégicos
• Coherente: un objetivo debe definirse teniendo en cuenta que éste debe servir a la empresa. Los objetivos por áreas funcionales deben ser coherentes entre sí, es decir no deben contradecirse.
• Motivador: los objetivos deben definirse de tal forma que se constituyan en elemento motivador, en un reto para las personas responsables de su cumplimiento.
Características de los Objetivos Estratégicos
Implica seguir una metodología lógica que contemple algunos aspectos importantes para que los objetivos reúnan algunas de las características señaladas.
Establecimiento de Objetivos
Para establecer objetivos tenemos que tener en cuenta:
Escala de prioridades para definir objetivos: Es necesario establecer escalas de prioridad para ubicar a los objetivos en un orden de cumplimientote acuerdo a su importancia o urgencia.
Establecimiento de Objetivos
Para establecer objetivos tenemos que tener en cuenta:
Identificación de estándares: Es necesario establecer estándares de medida que permitan definir en forma detallada lo que el objetivo desea lograr, en qué tiempo y si es posible, a que costo.
Establecimiento de Objetivos
Los estándares constituirán medidas de control para determinar si los objetivos se han cumplido o vienen cumpliéndose, y si es necesario modificarlos o no.
Establecimiento de Objetivos
De acuerdo con la naturaleza de la organización podemos identificar objetivos con o sin ánimo de lucro.
Según el alcance en el tiempo podemos definir los objetivos en generales o largo plazo, el táctico o mediano plazo, y el operacional o corto plazo
Tipos de Objetivos
Objetivos generales o largo plazo:
Tipos de Objetivos
• Consolidación del patrimonio.• Mejoramiento de la tecnología de punta.• Crecimiento sostenido.• Reducción de la cartera en mora.• Integración con los socios y la sociedad• Capacitación y mejoramiento del personal
Objetivos táctico o mediano plazo:
Tipos de Objetivos
• Son los objetivos tácticos de la empresa y se basan en función al objetivo general de la organización.
• También son llamados los objetivos tácticos ya que son los objetivos formales de la empresa y se fijan por áreas para ayudar a ésta a lograr su propósito.
Objetivos operacional o corto plazo:
Tipos de Objetivos
• Son los objetivos que se van a realizar en periodos menores a un año, también son llamados los objetivos individuales o los objetivos operacionales de la empresa ya que son los objetivos que cada empleado quisiera alcanzar con su actividad dentro de la empresa.
Tipos de Objetivos
PLAN ESTRATÉGICO
ObjetivosEstratégicos
ObjetivosTácticos
ObjetivosOperativos
Resultados
El Plan de Acción es la programación de actividades para cumplir las metas, responde a preguntas operativas de: • Cuánto (inversión),
• Cuándo (tiempo),
• Quién (recurso humano),
ello a fin de lograr lo establecido en las estrategias.
Plan de Acción
En general, las planificaciones estratégicas fracasan por dos tipos de razones:
• Estrategia inapropiada y
• Pobre implementación.
Por qué fracasan las Planificaciones Estratégicas
• La estrategia puede ser inapropiada debido a:
• Recogida inapropiada de información • No se ha entendido la verdadera naturaleza del
problema
Por qué fracasan las Planificaciones Estratégicas
• La estrategia puede ser inapropiada debido a:
• Es incapaz de obtener el objetivo deseado
• No encaja los recursos de la organización con el entorno o no es realizable.
Por qué fracasan las Planificaciones Estratégicas
• Una estrategia puede ser implementada de forma pobre debido a:
• Sobreestimación de los recursos y habilidades • Fracaso de coordinación
Por qué fracasan las Planificaciones Estratégicas
• Una estrategia puede ser implementada de forma pobre debido a:
• Intento poco efectivo de obtener el soporte de otros • Subestimación de los recursos de tiempo, personal o
financieros necesarios
• Fracaso en seguir el plan establecido.
Por qué fracasan las Planificaciones Estratégicas
Si en el pasado solía ser la dirección de la empresa u organización la que dictaba la visión y la misión de la misma, actualmente se tiende a que sean un producto colectivo y consensuado en el que participen todos los implicados en su realización. De acuerdo a este método interactivo:
Por qué fracasan las Planificaciones Estratégicas
• La visión ya no puede ni debe ser dictada por la alta dirección, sino que es una visión compartida por los miembros del equipo. • La misión no puede ser una mera declaración, sino que debe llevarse a la práctica en acciones concretas a lo largo de un período.
Por qué fracasan las Planificaciones Estratégicas
La planificación estratégica se debe hacer periódicamente y no anual como en tiempos pasados,
ya que las empresas cambian constantemente.
Por qué fracasan las Planificaciones Estratégicas
Resumen de los doce pasos en la Planificación Estratégica
1. Establecer los objetivos, estrategias y misión actual.
2. Fijar la misión de la firma.
3. Realizar investigación externa con el objeto de identificar amenazas y oportunidades ambientales.
Resumen de los doce pasos en la Planificación Estratégica
4. Realizar investigación interna con el objeto de identificar fortalezas y debilidades de la empresa.
5. Llevar a cabo análisis de formulación de estrategias con el objeto de generar y evaluar alternativas factibles.
6. Fijar objetivos.
Resumen de los doce pasos en la Planificación Estratégica
7. Fijar estrategias.
8. Fijar metas.
9. Fijar políticas.
Resumen de los doce pasos en la Planificación Estratégica
10. Asignar recursos. 11. Analizar bases internas y externas para estrategias actuales.
12. Medir los resultados y tomar las medidas correctivas del caso
Los Indicadores de Gestión
Indicador: Es una expresión matemática de lo que se quiere medir, con base en factores o variables claves y tienen un objetivo y cliente predefinido.
Los indicadores de acuerdo a sus tipos (o referencias)pueden ser:• históricos, • estándar, • teóricos, • por requerimiento de los usuarios, • por lineamiento político, • planificado, etc.
Los Indicadores de Gestión
• Medios, instrumentos o mecanismos para evaluar hasta que punto o en que medida se están logrando los objetivos estratégicos
Los Indicadores de Gestión
• Representan una unidad de medida gerencial que permite evaluar el desempeño de una institución frente a sus metas, objetivos y responsabilidades con los grupos de referencia
Los Indicadores de Gestión
• Producen información para analizar el desempeño de cualquier área de la institución y verificar el cumplimiento de los objetivos en términos de resultados
Los Indicadores de Gestión
• Detectan y prevén desviaciones en el logro de los objetivos
Los Indicadores de Gestión
• EL análisis de los indicadores conlleva a generar ALERTAS SOBRE LA ACCIÓN, no perder la dirección, bajo el supuesto de que la institución está perfectamente alineada con el plan
Los Indicadores de Gestión
¿Porqué medir y para qué?
Si no se mide lo que se hace, no se puede controlar y si no se puede controlar, no se puede dirigir y si no se puede dirigir no se puede mejorar
Entonces,
¿Por qué medir?
• Porqué la institución debe tomar decisiones.
• Porqué se necesita conocer la eficiencia de las instituciones (caso contrario, se marcha "a ciegas", tomando decisiones sobre suposiciones o intuiciones).
• Porqué se requiere saber si se está en el camino correcto o no en cada área.
• Porqué se necesita mejorar en cada área de la institución, principalmente en aquellos puntos donde se está más débil.
• Porqué se requiere saber, en lo posible, en tiempo real, que pasa en la institución (eficiencia o ineficiencia
Entonces,
¿Por qué medir?
¿Para qué medir?
• Para poder interpretar lo que esta ocurriendo.
• Para tomar medidas cuando las variables se salen de los limites establecidos.
• Para definir la necesidad de introducir cambios y/o mejoras y poder evaluar sus consecuencias en el menor tiempo posible.
¿Para qué medir?
• Para analizar la tendencia histórica y apreciar la productividad a través del tiempo
• Para establecer la relación entre productividad y rentabilidad
• Para direccionar o re-direccionar planes financieros
¿Para qué medir?
• Para relacionar la productividad con el nivel salarial
• Para medir la situación de riesgo de la institución
• Para proporcionar las bases del desarrollo estratégico y de la mejora focalizada
Tipos de Indicadores
Los indicadores son:
• Procesos: Mide lo que esta sucediendo con las actividades.
• Tiempo de resolución de expediente. • Tiempo de espera en cola. • Lista de espera en días.
• Ejemplos
Tipos de Indicadores
• Resultados: Mide las salidas de los procesos. • Ejemplos:
• Número de asistentes a exposiciones en función del número de habitantes. • Porcentaje de casos resueltos al mes. • Grado de satisfacción de los resultados de los ciudadanos con un servicio determinado.
Tipos de Indicadores
• Eficacia: mide el logro de los resultados propuestos, es decir indica si se hicieron las cosas que se debían hacer.
• Grado de satisfacción de los clientes con relación a los pedidos.
• Ejemplos:
Tipos de Indicadores
• Eficiencia: Los indicadores de eficiencia miden el nivel de ejecución del proceso, se concentran en el Cómo se hicieron las cosas y miden el rendimiento de los recursos utilizados por un proceso.
• Tiempo fabricación de un producto, • Periodo de maduración de un producto, • Rotación del material
• Ejemplos:
Tipos de Indicadores
• Cumplimiento: Están relacionados con las razones que indican el grado de consecución de tareas y/o trabajos
• Cumplimiento del programa de pedidos.• Cumplimiento del cuello de botella
• Ejemplos:
Tipos de Indicadores
• Evaluación: Están relacionados con las razones y/o los métodos que ayudan a identificar nuestras fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora
• Evaluación del proceso de gestión de pedidos.
• Ejemplos:
Tipos de Indicadores
• Gestión: Están relacionados con las razones que permiten administrar realmente un proceso
• Administración y/o gestión de los almacenes de productos en proceso de fabricación.
• Ejemplos:
Propósitos y beneficios de los indicadores de gestión
• Comunicar la estrategia
• Comunicar las metas
• Identificar problemas y oportunidades
Propósitos y beneficios de los indicadores de gestión
• Diagnosticar problemas
• Entender procesos
• Definir responsabilidades
Propósitos y beneficios de los indicadores de gestión
• Mejorar el control de la institución
• Identificar iniciativas y acciones necesarias
• Medir comportamientos
Propósitos y beneficios de los indicadores de gestión
• Facilitar la delegación en las personas.
• Integrar la compensación con la actuación.
Condiciones básicas que deben reunir los indicadores
• Disponibilidad: los datos básicos para la construcción del indicador deben ser de fácil obtención sin restricciones de ningún tipo.
Condiciones básicas que deben reunir los indicadores
• Simplicidad: el indicador debe ser de fácil elaboración.
Condiciones básicas que deben reunir los indicadores
• Validez: la validez de los indicadores significa que éstos deben tener la capacidad de medir realmente el fenómeno que se quiere medir y no otros.
Condiciones básicas que deben reunir los indicadores
• Especificidad : si un indicador no mide realmente lo que se desea medir, su valor es limitado, pues no permite la verdadera valuación de la situación al reflejar características que pertenecen a otro fenómeno paralelo.
Condiciones básicas que deben reunir los indicadores
• Confiabilidad: los datos utilizados para la construcción del indicador deben ser fidedignos (fuentes de información satisfactorias).
Condiciones básicas que deben reunir los indicadores
• Alcance: el indicador debe sintetizar el mayor número posible de condiciones o de distintos factores que afectan la situación descrita por dicho indicador. En lo posible el indicador debe ser globalizador.
Condiciones básicas que deben reunir los indicadores
• Relevante: el indicador debe proporcionar una calidad y una cantidad razonables de información
Metodología para la construcción de los indicadores
1. Descripción de las Actividades Principales qué realiza la Institución
Metodología para la construcción de los indicadores
2. ¿Cuales son los resultados que se desean alcanzar?
Metodología para la construcción de los indicadores
3. Priorizar las actividades principales
Metodología para la construcción de los indicadores
4. ¿Qué se desea medir?
Metodología para la construcción de los indicadores
5. ¿Quién utilizará la información?
Metodología para la construcción de los indicadores
6. ¿Cada cuanto tiempo?
Metodología para la construcción de los indicadores
7. ¿Con qué o quien se compara?
Lecciones aprendidas sobre la base de experiencias previas en el uso de
indicadores Subestimación de metas
Lecciones aprendidas sobre la base de experiencias previas en el uso de
indicadores
Debilidad (en toma de decisiones) de equipos técnicos para establecer indicadores y valores a alcanzar
Lecciones aprendidas sobre la base de experiencias previas en el uso de
indicadores
Dificultades para el establecimiento de responsabilidades sobre el cumplimiento e incluso seguimiento y reporte de los valores a alcanzar
Lecciones aprendidas sobre la base de experiencias previas en el uso de
indicadores
Descoordinaciones para la validación de los indicadores y su difusión al interior de los de las instituciones
Lecciones aprendidas sobre la base de experiencias previas en el uso de
indicadores
Debilidad de su articulación con los esquemas de planificación y programación estratégica del gasto
Potenciales dificultades en la elaboración de indicadores
1. ¿Cómo formular objetivos estratégicos y desagregar las metas?
Potenciales dificultades en la elaboración de indicadores
2. ¿Cómo medir los productos cuyos resultados se obtienen a largo plazo?
Potenciales dificultades en la elaboración de indicadores
3. ¿Qué unidades o áreas deben generar indicadores?
Potenciales dificultades en la elaboración de indicadores
4. ¿Cómo construir las formulas?
Potenciales dificultades en la elaboración de indicadores
5. ¿Cómo medir resultados de una gestión de una unidad que dependen de la gestión de otras varias unidades?
Potenciales dificultades en la elaboración de indicadores
6. Disponibilidad de datos históricos.
Potenciales dificultades en la elaboración de indicadores
7. Dificultad para medir insumos y productos por falta de sistemas contables financieros.
Potenciales dificultades en la elaboración de indicadores
8. No se percibe el valor agregado de elaborar indicadores.
Potenciales dificultades en la elaboración de indicadores
9. Realizar los indicadores se transforma en una carga burocrática y no se estimula el interés por la evaluación.
Tipos de Indicadores que son apropiados a cada uno de los niveles de decisión
Niveles Organizacionales
AltaDirección
NivelDirectivo
NivelOperativo
Planificación
Control de Gestión
Control de Actividades
Actividades dePlanificación yControl
Tipos deIndicadores
Indicadores deGestión Global dela Empresa o Resultado final
Indicadores porCentro de Responsabilidad
Indicadores Operacionales
Resultado Final oImpacto
Eficiencia, Eficacia,Economía, Calidad
Insumos, Productos
No hay camino hacia la libertad,…
…La libertad es el camino
Mohandas Gandhi´´Mahatma´´
Plan Operativo Anual(P.O.A)
08 junio 2012
Lineamientos del P.O.A. 2013
Taller :
Objetivo General:Conocer los elementos fundamentales de la Planificación Operativa para prever los Objetivos y Proyectos que deberá alcanzar la Organización a corto plazo, (Un año fiscal) con la finalidad de coadyuvar en lograr las metas previstas en el Plan Estratégico.
Objetivos Específicos:Objetivos Específicos:
1. Proveer a los participantes del conocimiento teórico/práctico que les permita manejar y aplicar los aspectos metodológico del P.O.A.
2. Conocer y aplicar las bases legales
3. Conocer los procesos de planificación y su vinculación con el presupuesto.
4. Tomar decisiones oportunas de existir un problema o desviación en la ejecución del P.O.A.
Si no sabes para donde vas……puedes llegar donde no
quieresSeneca
Contenido:
• Lineamientos Generales del P.O.A. 2.013
• Plan Estratégico.
• Plan Operativo Anual.
• Ejercicios.
P.O.A.
Marco Marco LegalLegal
Marco Legal
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela
Artículo 299: ...El Estado conjuntamente con la iniciativa privada promoverá el desarrollo armónico de la economía nacional con el fin de generar fuentes de trabajo, alto valor agregado nacional, elevar el nivel de vida de la población y fortalecer la soberanía económica del país, garantizando la seguridad jurídica, solidez, dinamismo, sustentabilidad, permanencia y equidad del crecimiento de la economía, para lograr una justa distribución de la riqueza mediante una planificación estratégica democrática participativa y de consulta abierta.
Marco Legal
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela
Artículo 315:En los presupuestos públicos anuales de gastos, en todos los niveles de Gobierno, establecerá de manera clara, para cada crédito presupuestario, el objetivo específico a que esté dirigido, los resultados concretos que se espera obtener y los funcionarios públicos o funcionarias públicas responsables para el logro de tales resultados. Éstos se establecerán en términos cuantitativos, mediante indicadores de desempeño, siempre que ello sea técnicamente posible …..
Marco Legal
Ley Orgánica de Planificación Pública y Popular
Artículo 54: Plan Operativo Anual Nacional (P.O.A.N.)Es aquel que integra los objetivos, metas, proyectos y acciones anuales formuladas por cada órgano y ente de la Administración Pública Nacional, a los fines de la concreción de los resultados y metas previstas en el Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación.
Marco Legal Ley Orgánica de Planificación Pública y
Popular
Artículo 78: Planes Operativos Anules (P.O.A.) Los planes operativos anuales de los órganos y entes del Poder Público son aquellos que integran los objetivos, metas, proyectos y acciones anuales formulados por cada órgano y ente del Poder Público, a los fines de concretar los resultados y metas previstas en su correspondiente plan estratégico…El P.O.A., sirve de base y justificación para la obtención de los recursos a ser a ser asignados en la cuota presupuestaria.
Ley Orgánica de Planificación Pública y Popular
EstadalConsejo de Planificación y Coordinación de Políticas
Públicas
MunicipalConsejo Local de
Planificación Pública
ComunalConsejo Comunal de
Planificación
NacionalConsejo Federal
de Gobierno
Art.10: Integran el S.N.P.
Ley Orgánica de Planificación Pública y Popular Tipos de Tipos de PlanesPlanes
MunicipalMunicipal EstadalEstadal NacionalNacionalArt: 08 LOPPPArt: 08 LOPPP
LíneasLíneasG.P.N.D.E.S.NG.P.N.D.E.S.N
P.N.D.P.N.D.
P.O.A.N.P.O.A.N.
P.N.D.R.P.N.D.R.
P.N.D.SP.N.D.S
P.N.D.I.P.N.D.I.
P.E.D.P.E.D.
P.M.DP.M.D
P.C.DP.C.D
P.O.AP.O.A
PresupuestoPresupuesto
Líneas Generales del Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación
Presupuesto Anual
Plan Nacional de Desarrollo
Plan Estadal de Desarrollo
Plan Municipalde Desarrollo
Plan Operativo Anual Nacional
Plan Nacional Desarrollo Regional
Plan Nacional Desarrollo Sectorial
Plan Nacional Desarrollo Institucional
Plan Operativo Anual
Plan Operativo Anual
Plan Operativo Anual
Plan Operativo Anual
Plan Comunalde Desarrollo
Plan Operativo Anual
NoNo
Recibe y revisa los Informes Técnicos y
Fichas
Autoriza apertura del Sistema Nueva Etapa
(SNE)
ENLACES EXTERNOS (APN)ENLACES EXTERNOS (APN) EQUIPO DE COORDINACIÓN EQUIPO DE COORDINACIÓN POANPOAN
ENLACES INTERNOS (MPF)ENLACES INTERNOS (MPF)
SiSi
Consolida la cartera de Proyectos
Realizan Observaciones
Convocan Mesas de
Trabajo con los enlaces
externos
No
Recibe , revisa y distribuye información
Informan a los Órganos de la APN para la carga de proyectos
Realizan el registro de los proyectos SNE
Corrigen los Proyectos en el SNE
SiSi
1 Ante Proyecto POAN
Efectúan el seguimiento al proceso carga de proyectos
Flujograma del Proceso del POAN en SNEFlujograma del Proceso del POAN en SNE
Valida la cartera de proyectos
Realiza la migración a SISPRE
2
ONAPREONAPRE ENLACES EXTERNOS ENLACES EXTERNOS (APN)(APN)
ENLACES INTERNOSENLACES INTERNOS EQUIPO EQUIPO COORDINACIÓN COORDINACIÓN
POANPOAN
Si
Confirma la carga
No
Presenta el Anteproyecto de Presupuesto al
Presidente de la República y a su
Gabinete
Recibe y somete a revisión el ajuste
Valida el ajuste y envía solicitud a la
Coordinación POAN
Autoriza la realización de
los ajustes SNE
Realiza el cierre del SNE
Envía los oficios de cuotas asignadas a los organismos de la APN, una vez aprobada por
el Presidente de la República
Reciben cuota Presupuestaria
Seguimiento de los ajustes
efectuados por los órganos de la APN
en el SNE
Guía Metodológica para la Guía Metodológica para la Presentación de los ProyectosPresentación de los Proyectos
1.- Nombre del Proyecto.1.- Nombre del Proyecto.
2.- Organismo Responsable.2.- Organismo Responsable.
3.- Misión del Organismo.3.- Misión del Organismo.
1.- Marco de referencia del Proyecto.1.- Marco de referencia del Proyecto.
2.- Ámbito de acción.2.- Ámbito de acción.
1.- Diagnóstico.1.- Diagnóstico.
2.- Indicador de la situación del problema.2.- Indicador de la situación del problema.
3.- Ubicación del Proyecto.3.- Ubicación del Proyecto.
4.- Situación deseada.4.- Situación deseada.
5.- Indicador de la situación objetivo.5.- Indicador de la situación objetivo.6.- Lineamientos Estratégicos.6.- Lineamientos Estratégicos.
7.- Lineamientos POAN 2013.7.- Lineamientos POAN 2013.
Guía Metodológica para la Guía Metodológica para la Presentación de los ProyectosPresentación de los Proyectos
1.- Objetivo General.1.- Objetivo General.
2.- Objetivo Específico.2.- Objetivo Específico.
3.- Resultado del Proyecto.3.- Resultado del Proyecto.
4.- Acciones Específicas.4.- Acciones Específicas.
5.- Ponderación de las acciones 5.- Ponderación de las acciones específicasespecíficas6.- Monto total del Proyecto.6.- Monto total del Proyecto.
7.- Recursos de Financiamiento.7.- Recursos de Financiamiento.
8.- Beneficiarios y empleos 8.- Beneficiarios y empleos generados.generados.9.- Relación Institucional.9.- Relación Institucional.
10.- Articulación Social con el 10.- Articulación Social con el entorno.entorno.11.- Otros.11.- Otros.
Conceptos contemplados en el Art 5 de la LOPPP:Conceptos contemplados en el Art 5 de la LOPPP:
Planificación: ´´Proceso de formulación de planes y proyectos con vista a su ejecución racional y sistemática, en el marco de un sistema orgánico nacional, que permita la coordinación, cooperación, seguimiento y evaluación de las acciones planificadas, de conformidad con el proyecto nacional plasmado en la Constitución de la República y en el Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación.´´
Conceptos contemplados en el Art 5 de la LOPPP:Conceptos contemplados en el Art 5 de la LOPPP:
Plan: ´´Documento de planificación pública que establece en forma sistemática y coherente las políticas, objetivos, estrategias y metas deseadas, en función de la visión estratégica, incorporando los proyectos, acciones y recursos que se aplicaran para alcanzar los fines establecidos.´´
Proyecto:´´Instrumento de planificación que expresa en forma sistemática un conjunto de acciones, actividades y recursos que permitan, en un tiempo determinado el logro del resultado específico para el cual fue concebido.´´
Conceptos contemplados en el Art 5 de la LOPPP:Conceptos contemplados en el Art 5 de la LOPPP:
Evaluación de Proyecto: ´´Proceso por el cual se determina el establecimiento de cambios generados por un proyecto a partir de la comparación entre la situación actual y el estado previsto en su planificación. De esa manera se intenta conocer si un proyecto ha logrado sus objetivos y metas, o determina el grado de capacidad para cumplirlo.´´
Concepto Planificación Estratégica
Planificación Presupuestaria
Planificación Operativa
Lapso de Tiempo
Mas de 5 años Anual (Control Trimestral)
Semestral (Control Mensual)
Finalidad Establecer Objetivos a largo plazo
Establecer objetivos y políticas
Establecer objetivos y metas
Nivel de Dirección
Alta Dirección Nivel Gerencial Nivel Operativo
Complejidad Elevada, gran cantidad de variables y
suposiciones
Moderada, ejecución físico-financiera y
funcional
Baja, consecución de objetivos cuantitativos
Actividad a controlar
Impacto de los cambios en el entorno
Desviaciones presupuestarias y
déficit
Cumplimiento de metas según lo programado
Punto de Partida
Análisis del Entorno (DOFA)
P.O.A. Planes Estratégicos
Contenido General, amplio, cualitativo
Especifico, cuantificado en Partida
Presupuestarias
Preciso, cuantificado en Unidades Físicas
(Metas(
Naturaleza de la Información
Externa, a veces intuitiva
Interna, financiera Interna, técnica
Grado de Predicción
Bajo Medianamente alto, ejecución
presupuestaría
Alto, seguimiento técnico preciso
Sistemas de Planificación Sistemas de Planificación
Plan Estratégico
Tiempo estipulado para el logro de los Objetivos
¿Donde estamos hoy?
•Análisis externo: amenazas y oportunidades
•Análisis Interno: fortalezas y debilidades
¿Donde queremos ir?• Objetivos y metas estratégicas de largo plazo
¿Cómo podemos llegar a donde queremos ir?• Definición de la Misión y Visión del Organismo• Diseño de las estrategias apropiadas
Plan Operativo AnualPlan Operativo Anual Es el documento donde se establecen los objetivos y metas que se desean cumplir y los recursos que se cuentan o se esperan obtener.
Se establecen las prioridades de los distintos objetivos a realizar, mediante la ejecución sistemática de las acciones programadas, lo cual nos permite juzgar la eficacia y eficiencia de las mismas una vez cumplidas.
El P.O.A., nos indica el cronograma de cumplimiento de los objetivos y metas, a largo plazo establecidos en el Plan Estratégico, así como los gastos producidos por cada objetivo; por lo cual el P.O.A se convierte en un elemento vinculante entre el Plan Estratégico y el Presupuesto Anual.
P.O.A.P.O.A.
CronogramaCronograma
Beneficios del Plan Operativo Anual Identifica: problemas y necesidades que, a corto
plazo pueden tener repercusión en la Institución.
Ayuda: a la búsqueda y detección sistemática de nuevas oportunidades
Clarifica: el proceso de asignación de recursos.
Contribuye: a la integración del equipo humano
Orienta: la gestión hacia la búsqueda de acciones
conjuntas, facilitando los procesos de
coordinación
POAN: El Plan Operativo Anual Nacional define los programas y proyectos estratégicos que llevará a cabo el Ejecutivo Nacional (Art. 54 LOPPP).POAI: Donde se concreten los ... proyectos y acciones a desarrollar en el año fiscal correspondiente, en conformidad con las directrices del Plan Estratégico (Art. 78 LOPPP).).
POA: Los proyectos y acciones a desarrollar por cada instancia administrativa en el año fiscal correspondiente.
PROYECTOSPROYECTOS ACCIONES ACCIONES CENTRALIZADASCENTRALIZADAS
Son aquellas operaciones concretas, Son aquellas operaciones concretas, suficientes y cuantificables anualmente, suficientes y cuantificables anualmente, necesarias para lograr el resultado necesarias para lograr el resultado esperado.esperado.
Detallan las actividades que realiza la Detallan las actividades que realiza la institución en pro de su funcionamiento,.institución en pro de su funcionamiento,.
7 Líneas Generales del Plan de Desarrollo
Económico y Social 2.007/2.013
Plan Operativo Nacional (POAN)
Plan Operativo Anual (POA)
Objetivos Estratégicos
Objetivos
Estrategias
Proyectos
Acciones
Tiempo
Costos
Estructura de la Planificación en el Sector Público
Indicadores
Descripción defactores determinantes
y evaluación de la situación
Revisión dela situación yproyecciónde recursos
Definición ydelimitación del objeto
de la planificación
•Definición de metas
•Selección de instrumentos
•Cuantificación de metas y recursos•Riesgos
EjecuciónEvaluación y
control
Definición de los objetivos.
Diseño de la estrategiaspor áreas
Elaboración de proyectos
Jerarquizaciónde proyectos
Presupuestopor
Proyecto
Pronóstico
Programación, discusión y decisión
Diagnóstico
Tiempo y Costo
Enfoque Presupuesto por Proyectos
Vinculación POA - PresupuestoVinculación POA - Presupuesto
POAN PRESUPUESTO DE LA NACION
POAIN
PRESUPUESTO INSTITUCIONAL
PRESUPUESTO INSTITUCIONAL
POAIN
POAIN
Plan Operativo Anual
PRESUPUESTO INSTITUCIONAL
Presupuesto
•OBJETIVO •INDICADORES•SITUACION ACTUAL•RESULTADO ESPERADO
PROYECTOS
ACCIONES CENTRALIZADAS
• ACCIONES ESPECIFICAS
¿Para qué se hace un Proyecto?El proyecto es un ordenamiento de ideas, antecedentes y datos, que tiene como fin: 1.Resolver un problema 2.Satisfacer una necesidad.3.Innovación tecnológica.Corriendo el menor riesgo posible de fracaso, permitiendo el mejor uso de los recursos disponibles, en el tiempo previsto y con los resultados esperados.
El proyecto es el conjunto de medios ejecutados coordinadamente, con el propósito de alcanzar un objetivo determinado.
Un Proyecto bien elaborado no es una garantía de éxito, la permanente y oportuna retroalimentación en todas y cada una de las etapas, nos permitirá detectar las desviaciones producidas por factores internos o externos y así poder corregir o reformular las acciones para alcanzar las Metas y Objetivos propuestos.
Las preguntas fundamentales que debe responder un Proyecto:
Qué se quiere hacer? Finalidad
Por qué se quiere hacer? Enunciado del Proyecto
Para qué se quiere hacer? Objetivos específicos
Cuánto se quiere hacer? Meta
Dónde y cuándo se quiere hacer?
Ubicación espacial y tiempo
Cómo se quiere hacer? Acción específica
Quién lo va ha hacer y con qué?
Recursos físicos
Con qué se va a costear? Recursos financieros.
¿Qué es un problema?:
Un problema es el conjunto de hechos o circunstancias que dificultan la consecución de un fin.
D.R.A.E., 2.003
Realidades cuyos resultados son insatisfactorios para un decisor específico en un momento dado.
Kaplan, 2.005
Situación General que se considera insatisfactoria en un tiempo determinado y para un ente en particular.
Ahumada 1.975
Árbol del Problema:Árbol del Problema:
PROBLEMA CENTRAL PROBLEMA CENTRAL
EFECTOSEFECTOS
EFECTOSEFECTOSEFECTOSEFECTOS
EFECTOSEFECTOS
CAUSASCAUSAS
CAUSASCAUSASCAUSASCAUSAS
Es una técnica que se emplea para identificar una situación negativa (problema central), a la cual se intenta solucionar mediante la intervención del proyecto utilizando una relación causa – efecto
1.Determinar el Problema Central.
2.Analizar las causas del problema.
3.Analizar los efectos surgidos.
Ejemplo: Árbol del Problema en el Metro de Caracas (Teórico solo con fines didácticos)
DEFICIENTE CALIDAD DEL SERVICIODEL METRO DE CARACAS
Mantenimiento reactivo
Baja capacidadInstitucional
Ineficaz utilización de los recursos materiales
(Trenes e infraestructura))
Capacidad de respuesta baja
Clientes insatisfechos
Incremento de usuarios
Desmotivación del Personal de trabajadores
Estabilidad laboral
Retardos frecuentes
Problemas suministro Eléctrico
Numero de Trenes circulando
Contrato Contrato ColectivoColectivo
Plan de Carrera
Falta de repuestos
Poco personal especializado
Frecuencia de Salidas de Trenes
Ejercicio: 1Conociendo la técnica ´´Árbol del Problema´´
Elabore usted un Árbol del Problema, de su Institución, el Nivel de estudio lo decide el Equipo, Institución Gerencia, Departamento, lo importante es que este circunscripto a su organización.
Este ´´Problema´´ se constituirá en la base de todos los demás ejercicios, por lo que se requiere sea un problema solucionable y ejecutable.
Árbol del Objetivos:Árbol del Objetivos:
OBJETIVO CENTRAL OBJETIVO CENTRAL
FINESFINES
FINESFINESFINESFINES
FINESFINES
MEDIOSMEDIOS
MEDIOSMEDIOSMEDIOSMEDIOS
Es una técnica que se emplea para identificar las posibles soluciones al problema, las cuales podrían ser expresadas como manifestaciones contrarias del mismo. Esto da lugar a la conversión del árbol de problemas en un árbol de objetivos: la secuencia encadenada de abajo hacia arriba de causas – efectos se transforman en un flujo interdependiente de medios – fines.1.Describir una situación que podría existir.2.Identificar las relaciones medios – fines.3.Visualizar estas relaciones medios – fines.
Ejemplo Árbol de Objetivo del Metro ((Teórico solo con fines didácticos):):
Ejercicio: 3
Tomando como base el ejercicio 1; realice usted el ´´Árbol de Objetivo´´
Trate de ser lo más real posible en los objetivos o soluciones, recuerde que el desarrollo del taller aportará experiencias a todos por igual y nos permitirá absorber la teoría
Cronograma de Ejecución (Avance):Uno de los aspectos esenciales en un Proyecto es la determinación del tiempo de cada tarea, meta, objetivo y del Proyecto en general.
Este elemento fundamental nos permite evaluar secuencialmente todo el Proyecto, si el tiempo de ejecución es realista (mínimo o máximo).
Existen diferentes técnicas para elaborar un cronograma de ejecución, entre los usados y conocidos están el Diagrama de Gantt y el PERT/CPM (Program Evaluation and Review Technique).(Critical Path Method)
Se recomienda efectuar 2 cronogramas, (Ejecución de Tareas y Desembolso o Financiero) la sobre-posición de ambos nos dará el Cronograma definitivo y nos permitirá coordinar y mantener los recursos humanos, materiales y financieros en secuencia lógica y no desfasados.
Diagrama de Gantt
## MetaMeta TareasTareas MM JJ JJ AA SS OO NN DD EE FF MM AA
aa a1a1
a2a2
a3a3
bb b1b1
Inicio de actividades 21 mayo 2.012, finalización del Proyecto 10 abril 2.013.
Cronogramas Actividades y Financiero:
## FinancieroFinanciero DesembolsoDesembolso JJ AA SS OO NN DD EE FF MM AA MM JJ
1ero1ero 29 junio29 junio
2do2do
3ero3ero 2020
## MetaMeta ActividadesActividades MM JJ JJ AA SS OO NN DD EE FF MM AA
aa a1a1 2121
a2a2
a3a3
bb b1b1 1010
1er desembolso financiero 29 junio 2.012, finalización del Proyecto 20 mayo 2.013.
## MetaMeta ActividadesActividades JJ AA SS OO NN DD EE FF MM AA MM
aa a1a1 0202
a2a2
a3a3
bb b1b1 2323
Inicio de actividades 02 julio 2.012, finalización del Proyecto 23 mayo 2.013.
Determinación de Recursos :
Cuando se elabora un Proyecto suelen requerirse una serie de recursos o insumos para materializar el Objetivo, los más comunes son: humanos, materiales, técnicos y financieros..
Con la finalidad de llevar un control preciso de las necesidades se recomienda, elaborar este cuadro por Meta.
Cuadro de Necesidades
RecursosRecursosMetasMetas
HumanosHumanos MaterialesMateriales Técnicos Técnicos FinancieroFinancieross
1……………………..
1122
n….n…. x…x… Bs…Bs…
2……………………..
11 n…..n….. x…x… Bs…Bs…
3…………………….
1122
n….n…. x…x… Bs…Bs…
4…………………….
112233
n….n…. x…x… Bs…Bs…
Totales …………..
Presupuesto y Estructura Financiera:
Con la finalidad de presentar un Proyecto viable y factible, es necesario presentar una descripción detallada de los rubros según el Clasificador Presupuestario ONAPRE y de esta manera dar racionalidad al Proyecto
Fuente Partida Discriminación detallada de insumos
Unidades que se
requieren
Costo Unitario
Costo Total
401 Profesionales TécnicosObreros
4020XXX Materiales de ConstrucciónXXXXXXXXXXX
402YYYY Mobiliarios y equipamientoYYYYYYYYY
403 IVAViáticos y Pasajes.
Total
Indicadores de desempeño en la Administración Pública:La evaluación del desempeño de la gestión pública está en el centro de las
preocupaciones de las Instituciones Gubernamentales (En todos los niveles
decisorios).
Los Gobiernos han estado desarrollando mecanismos de evaluación de la
gestión, entre los cuales se cuentan: Sistema de Indicadores de
Desempeño, El proceso de Planificación por Objetivos y el Proceso
Presupuestario
Control de Gestión y evaluación de resultados en la Gerencia Pública.
ONU- ILPES-CEPAL
Cogito, ergo sum
(Pienso, luego existo)
´´Discurso del Método´´ (Rene de Descartes francés 1.596/1650): 1.Precisión y claridad en las ideas y planteamientos.2.División del Problema en partes y análisis detallado.3.Ordenamiento de lo simple a lo complejo.4.Comprobación.
CostosRecursos
InsumosProductos Resultados
Economía Eficiencia Eficacia
Bienes y/o Servicios
Cantidad, Calidad, Oportunidad y Utilización
Objetivos propuestos y/o satisfacción de la
población
Relación de Indicadores:
Procesos
Impacto
Dimensión y ámbito de los indicadores• Dimensiones
– Eficacia• Grado de
cumplimiento objetivos
• Ámbitos– Resultados
• Agregación de valor
– Eficiencia• Relación: recursos
/ producción
– Calidad de servicio• Respuesta
oportuna y adecuada a las necesidades de los usuarios
– Productos• Resultados directos y
observables de las acciones planificadas
– Proceso• Secuencia de
actividades requeridas para la obtención del producto
Tipología de indicadores según el nivel Tipología de indicadores según el nivel organizacional y la planificaciónorganizacional y la planificación
Alta Alta DirecciónDirección
Nivel DirectivoNivel Directivo
Nivel OperativoNivel Operativo
Planificación estratégicaPlanificación estratégica
Control de GestiónControl de Gestión
Control de ActividadesControl de Actividades
TIPOS DETIPOS DEINDICADORESINDICADORES
Indicadores GestiónIndicadores GestiónGlobal de la EntidadGlobal de la Entidad
Resultado Final o Impacto.Resultado Final o Impacto.
Indicadores por Unidad Indicadores por Unidad Administrativa.Administrativa.
Eficiencia, Eficacia, Eficiencia, Eficacia, Economía, Calidad.Economía, Calidad.
Indicadores OperacionalesIndicadores Operacionales
Insumos, Procesos, Insumos, Procesos, Productos, Productos,
NIVELES ORGANIZACIONALESNIVELES ORGANIZACIONALES ACTIVIDAD DE PLANIFICACIÓNACTIVIDAD DE PLANIFICACIÓN Y CONTROLY CONTROL
Cuándo y dónde debo diseñar los Cuándo y dónde debo diseñar los Indicadores?: Indicadores?:
ProcesoProceso ProductProductoo
ResultadResultadoo
ImpactoImpacto
EficaciaEficacia
EficienciaEficiencia
Calidad Calidad de de servicioservicioEfectividadEfectividad
SiemprSiempre e
deben deben existirexistir
Son de apoyoSon de apoyo
Fórmulas Genéricas de Indicadores de Fórmulas Genéricas de Indicadores de Desempeño:Desempeño:
Eficacia= Eficacia= (Calidad)(Calidad)
Eficiencia=Eficiencia=
EfectividadEfectividad==
ProduccióProducción _________n _________RecursosRecursos
;;
ResultadoResultadoss
__________________RecursosRecursos
;;
ProduccióProducción _________n _________ResultadoResultado
ss;;
Opinión Opinión usuario usuario
____________________ResultadosResultados
;;
ResultadoResultados _________s _________ResultadoResultado
ss;;
Metas Metas alcanzadas alcanzadas ____________________
Metas del PlanMetas del Plan;;
ResultadoResultados _________s _________InsumosInsumos
;;
ResultadoResultados _________s _________MercadoMercado
;;
Fuente: Adaptado ´´Indicadores de Gestión ´´. Nelson Rodríguez, C.E.P-FACES-Fuente: Adaptado ´´Indicadores de Gestión ´´. Nelson Rodríguez, C.E.P-FACES-UCV, 2007.UCV, 2007.
Ejemplo de IndicadoresSegún Gaceta Oficial N° 38.282 del 28 de septiembre del 2.005
PROCESO: Capacitación del Personal (Empleados Profesionales)NOMBRE DEL INDICADOR: Tiempo Promedio para Capacitar
CATEGORIA: Cumplimiento _______ Calidad ________ Producción _______ Control ________
DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR:
PERIODICIDAD: Mensual______ Trimestral ______ Plazos Estipulados_______RESPONSABLE: Jefe de la Unidad de Capacitación y Adiestramiento.
FORMULA:
UNIDAD DE MEDIDA: Número de Días.
OBSERVACIÓN:
Permite medir el tiempo promedio empleado por la Unidad de R.R.H.H., en el proceso de
capacitación de los empleados profesionales
Fecha Solicitud Curso Fecha Realización Curso
(Unidad Solicitante) (Unidad de Personal)
A fin de obtener el promedio de días para cumplir la solicitud, se suman los tiempos
obtenidos en cada caso y se dividen entre el número de solicitudes.
Ejemplo de indicadores:Proyecto: Producción agropecuaria en la comunidad de Mosu, edo. Monagas para el consumo y la comercialización
Objetivo: Incorporar a la comunidad, en el proceso de mejoras productivas, a fin de lograr mejor alimentación, comercialización de los excedentes y contribuir a frenar el proceso migratorio hacia las ciudades.
Proceso Nivel de Objetivos Indicadores Factor de éxito
Impacto (Finalidad)
Incrementar la calidad de vida de la comunidad de Mosu
Tasa de natalidad y crecimiento. Mejores vías terrestres y servicios básicos.
El apoyo del Gobierno Nacional y Regional.
Resultado (Efecto)
Incorporar a la comunidad en el proceso de mejoramiento de la producción, crear vías de comercialización, mejorar servicios y rutas acceso
Contar con la participación de 196 jefes de familia.Verificar el trabajo en las 95 Ha.Verificar trabajos en vialidad, luz, agua.
La participación activa de toda la comunidad de Mosul, a fin se vea la disposición de mejorar su nivel de vida.
ObjetivosEspecíficos
Mejorar la situación nutricional.Crear canales de comercialización de excedentes.Control sanitario.
Opinión de la comunidad, con respecto a calidad nutricional.Efectuar medidas antropométricas en los niños.Vigilar el uso de la tierra determinada en proyecto.Conocer incremento de ingresos por grupo familiar
Que la condiciones atmosféricas sean favorables.No ocurra un brote epidémico.Obtener buenos precios del alimento comercializado
Productos 70 Ha para agricultura.25 Ha para ganadería.Galpón de acopio
Volumen de cosecha por tipo.Volumen de cárnicos y lácteos.Volumen de ventas y ganancias.
Aplicación correcta de las técnicas agropecuarias.Transporte de productos sea rápido y directo.
Ámbitos de Control
Dimensiones del Desempeño
Eficacia Eficiencia Calidad
Insumo Monto de las horas de trabajo del Departamento
Presupuesto delDepartamento
Nº de vehículos
Proceso
Producto Nº de toneladas de desechos recolectadas.Nº de usuariosAtendidos.
Empleados/ horapor tonelada de desechosrecolectados
Resultado
Porcentaje de calles y casas atendidas (medidas por encuestas periódicas a losciudadanos)
Instituto Municipal de Aseo Urbano (Recolección de Basura) en el Municipio Girardot del Estado Aragua)
Ejercicio: 3
Elaborar los Indicadores de su Proyecto siguiendo la secuencia que hemos trazado en este taller.
Importante determinar el factor de éxito de su Proyecto, porque este elemento define realmente si los Objetivos se alcanzaran o el potencial para lograrlo..
Con el trabajo y la ayuda de todos y cada uno de nosotros,… construiremos una mejor Nación.
Cono de AprendizajeTendemos a recordar Nuestro nivel de participación
LEER
ESCUCHAR PALABRAS
MIRAR ILUSTRACIONES
VER UNA PELICULA
MIRAR EXHIBICIÓN
OBSERVAR DEMOSTRACIÓN
VER UNA EJECUCIÓN REAL EN EL SITIO
RECEPCIÓN VERBAL
DAR UNA CONFERENCIA O CHARLA
HACER UNA DRAMATIZACIÓN
SIMULAR UNA EXPERIENCIA REAL
REALIZAR UNO MISMO EL TRABAJO O TAREA
RECEPCIÓN VISUAL
RECEPCIÓN Y
PARTICIPACIÓN
PARTICIPAR EN UNA DISCUSIÓN
HACER
EL 10% DE LO QUE LEEMOS
EL 20% DE LO QUE OIMOS
EL 30% DE LO QUE VEMOS
EL 50% DE LO QUE OIMOS Y VEMOS
EL 70% DE LO QUE DECIMOS
EL 90% DE LO QUE DECIMOS Y HACEMOS
Indicadores según su DimensiónEFICIENCIA: Es la relación entre los recursos consumidos (insumos) y la producción de bienes y/o servicios, comparada con un estándar aceptable (normal).La eficiencia aumenta en la medida en que un mayor número de unidades se producen, utilizando una cantidad dada de insumos es decir: Producción
RecursosEFICACIA:Cuál es el grado de cumplimiento de los objetivos, a cuántos usuarios o beneficiarios se entregan los bienes o servicios, qué porcentaje corresponde del total de usuarios. El concepto de eficacia se refiere al grado de cumplimiento de los objetivos planteados: en qué medida la institución como un todo, o un área específica de ésta está cumpliendo con sus objetivos estratégicos, sin considerar necesariamente los recursos asignados para ello.
EFECTIVIDAD:Las acciones de la organización se encuentran con los requerimientos de los ciudadanos y dichas acciones del programa o actividad se desarrollan de acuerdo a los objetivos establecidos y metas comprometidas.
ECONOMÍA:Se refiere a los términos y condiciones bajo los cuales se adquieren y utilizan los recursos humanos, financieros y materiales, tanto en la cantidad y calidad apropiadas, como al menor costo posible y de manera oportuna
Indicadores según su ámbitoINSUMOS: Recursos que la organización o un gerente tiene disponible para lograr un producto o resultado, e incluye: personal, equipos, instalaciones, materiales consumibles, bienes y servicios.
COSTOS: Constituyen los gastos incurridos al usar los insumos.
PROCESOS:
Miden el desempeño de las actividades vinculadas con la ejecución o forma en que el trabajo es realizado para producir los bienes y servicios, tales como procedimientos de compra (días de demora del proceso de compra) o procesos tecnológicos (número de horas de los sistemas sin línea atribuibles al equipo de soporte).
PRODUCTOS:
Esta relacionado con los bienes y servicios producidos, directamente por un organismo público para los ciudadanos, otros organismos gubernamentales y/o empresas (Públicas y privadas).
RESULTADOS:
Esta relacionado con los efectos finales alcanzados, con la entrega de los bienes y servicios, se logra a corto o mediano plazo.
IMPACTO :
Miden los resultados a nivel del fin último esperado, lo que siente u obtiene el usuario, se logra a mediano o largo plazo.