PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y ANÁLISIS DE LA GESTIÓN

Proceso general

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ÍNDICE

1 OBJETO Y ALCANCE ..................................................................................................... 3

2 LA COMISIÓN DE MANDO INTEGRAL ........................................................................... 3

3 PROCEDIMIENTO ......................................................................................................... 4

3.1 PLANIFICACIÓN.............................................................................................................. 4

3.2 ANÁLISIS Y SEGUIMIENTO ............................................................................................. 5

3.3 INFORME ANUAL ........................................................................................................... 5

3.4 REVISIÓN DEL SISTEMA ................................................................................................. 6

4 INDICADORES .............................................................................................................. 6

5 ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN .................................................................................. 6

6 LEGISLACIÓN Y NORMATIVA APLICABLES..................................................................... 7

7 CONTROL DE MODIFICACIONES ................................................................................... 7

8 ANEXO DE FORMULARIOS ........................................................................................... 7

PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y ANÁLISIS DE LA GESTIÓN

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1 OBJETO Y ALCANCE

Este proceso tiene por objeto la correcta ejecución y seguimiento de las decisiones que tome la dirección al respecto del Sistema de Gestión y Organización. Estas acciones incluyen la planificación de objetivos y mejoras, asignación presupuestaria, etc. así como el seguimiento y revisión del sistema.

Este proceso aplica a todos los ámbitos de la empresa, entre otros:

Gestión económica y financiera.

Planificación comercial, planificación departamentos y acciones, etc.

Planificación de RRHH.

Inversión y mantenimiento de instalaciones, equipos, software, etc.

Prevención de riesgos laborales.

Gestión ambiental.

Planes de emergencias.

Planificación de auditorías internas.

Etc.

2 LA COMISIÓN DE MANDO INTEGRAL

La dirección del Sistema de Gestión y Organización recae en la Comisión de Mando Integral, constituida por los/las Directores/as de Departamento y presidida por el/la Directora/a General, o persona en quien delegue.

La Comisión de Mando Integral se reunirá mensualmente y propondrá actuaciones al/a Director/a General, que tomará las decisiones oportunas.

Tiene asignadas las funciones de planificación, seguimiento, análisis y propuesta de acciones al respecto de:

Análisis de la Estrategia Corporativa

Planes anuales

Ejecución de los trabajos

Definición y control de indicadores

Proponer mejoras para funcionamiento de la empresa

Riesgos para la empresa

Oportunidades de negocio

Etc.

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3 PROCEDIMIENTO

3.1 PLANIFICACIÓN

A partir del análisis de las estrategias y necesidades que se realizan periódicamente, la Comisión de Mando Integral propondrá la planificación anual normalmente a principios de año.

Para ello, podrá contar con la ayuda/colaboración de entre otros/as:

Responsable de calidad

Responsable de gestión ambiental.

Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Responsable de mantenimiento de equipos y software.

Responsable de mantenimiento de infraestructura y vehículos.

Responsable de protección de datos.

Etc

Esta planificación la documentará en el Plan Anual de Gestión y Organización que, normalmente, incluirá:

Análisis del contexto de la organización.

Análisis de riesgos y oportunidades

Planificación económica y financiera, definición de partidas presupuestarias, etc.

Definición del cuadro de mando, que incluya los indicadores de los procesos y todos aquellos se estimen oportunos.

La planificación de RRHH y formación.

La planificación de la gestión de instalaciones, vehículos, equipos y software.

La planificación de la Seguridad y Salud en el Trabajo (Plan de prevención).

La planificación de la medición de la satisfacción de la clientela y la metodología a seguir.

La planificación de las auditorías internas y en su caso las auditorías externas previstas.

La planificación de objetivos para la mejora.

Otras decisiones de la Dirección.

Para facilitar la gestión del Plan Anual, se dividirá en planes parciales que deberán estar valorados económicamente, aunque sean de forma aproximada, deberán contemplar el/la responsable de su gestión e incluir los métodos de seguimiento y evaluación.

El/la Director/a General revisará la propuesta y, en su caso la aprobará.

La Comisión de Mando Integral podrá proponer modificaciones a esta planificación cuantas veces sean necesarias.

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3.2 ANÁLISIS Y SEGUIMIENTO

Los/as responsables realizarán los seguimientos establecidos, informando a la Comisión de Mando Integral.

Si fuera necesario, la Comisión de Mando Integral propondrá al/a Director/a General, las acciones a tomar y éste/a decidirá al respecto, cambiando el Plan si fuera preciso.

3.3 INFORME ANUAL

A la finalización del Plan Anual de Gestión y Organización o cuando la Comisión de Mando Integral lo solicite, los distintos/as responsables elaborarán de forma conjunta un Informe Anual de Gestión y Organización.

La redacción de este informe será coordinada por el/la Responsable de Calidad que informará a la Comisión de Mando Integral.

Este análisis contemplará como mínimo los siguientes puntos:

Cumplimiento del Plan Anual de Gestión y Organización.

Seguimiento de indicadores del cuadro de mando.

Avance respecto de la reducción de riesgos.

Grado de cumplimiento de los objetivos de mejoras y decisiones de la dirección.

Cambios realizados en la Política de Gestión y Organización, procesos, organigrama, responsabilidades, funciones, etc.

Cambios importantes en equipos, mantenimiento, infraestructuras y software.

Cambios en el registro y lugares de archivo.

Seguimiento del cumplimiento legal.

Seguimiento de las no conformidades e incidencias, acciones correctivas y preventivas de las no conformidades que en ese momento estén abiertas y las cerradas en los dos años anteriores al informe.

Seguimiento de la satisfacción de la clientela, quejas, reclamaciones y denuncias si existen.

Seguimiento de incidencias con proveedores.

Resultados de las auditorías internas y externas en ese periodo.

Posibles cambios que puedan afectar a los procesos del sistema, como nueva legislación, normativa, nuevos productos o servicios, aspectos ambientales, nueva tecnología de SST, etc.

Sugerencias del personal.

Recomendaciones para la mejora.

Cualquier otro tipo de información que se considere necesaria.

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3.4 REVISIÓN DEL SISTEMA

Tras recibir y analizar Informe Anual de Gestión y Organización, la Comisión de Mando Integral realizará la revisión del Sistema de Gestión y Organización y propondrá una serie de acciones, que serán como mínimo:

Decisiones respecto al cumplimiento legal, normativa y compromisos adquiridos.

Decisiones respecto a las no conformidades detectadas, incidencias y accidentes.

Decisiones respecto a acciones correctivas y preventivas implantadas y en curso.

Decisiones respecto a reclamaciones y satisfacción de los clientes.

Decisiones respecto a los informes de auditorías tanto internas como externas.

Decisiones respecto al cumplimiento de los objetivos establecidos el año anterior.

Decisiones respecto a cambios en la política.

Definición de los nuevos objetivos.

Decisiones para la mejora de la eficacia, de los procesos, de la afección al medioambiente, del producto, de la seguridad en el trabajo, etc.

Decisiones sobre necesidad de nuevos recursos.

Comentario final sobre la adecuación o no del Sistema de Gestión y Organización.

Esta revisión por la dirección será revisada y en su caso aprobada el/la Director/a General.

Las decisiones que se tomen serán planificadas en el Plan Anual de Gestión y Organización de la siguiente anualidad o, en su caso, modificarán el que esté vigente.

4 INDICADORES

Indicador Límite Period. Medic. Resp. Medic.

% de objetivos alcanzados frente previstos Plan Anual Plan Anual Resp. Calidad

% de tareas ejecutadas frente a las previstas Plan Anual Plan Anual Resp. Calidad

5 ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN

Documento/registro Responsables Orden de archivo

Tiempo de archivo

Plan Anual de Gestión Director/a General Fecha 3 años

Planes parciales Responsable Fecha 3 años

Informes de seguimiento Director/a General Fecha 3 años

Actas de reunión sobre gestión del sistema Director/a General Fecha 3 años

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6 LEGISLACIÓN Y NORMATIVA APLICABLES

UNE-EN ISO 9001:2015.

UNE-EN ISO 14001:2015.

OHSAS 18001:2007.

7 CONTROL DE MODIFICACIONES

Ed. Fecha Páginas afectadas Observaciones

01 23/10/2015 Todas Primera Edición

02 Marcadas al margen Incluye el análisis del contexto y de riesgos en la planificación.

Define como parte de la dirección a la Comisión de Mando Integral.

Adecuación a la norma ISO 9001:2015 y 14001:2015

8 ANEXO DE FORMULARIOS

No existen.