plano atividades sasum 2012 v2

Servios de Aco Social

PLANO DE ATIVIDADES E ORAMENTO2012

Universidade do Minho, dezembro de 2011

Plano de Atividades dos Servios de Aco Social da Universidade do Minho (2012)

ndice ndice de Siglas.............................................................................................................................................. 2 Sumrio Executivo.......................................................................................................................................... 4 1. Apresentao dos Servios de Aco Social da Universidade do Minho ....................................................... 7 1.1. Caracterizao dos Servios de Aco Social ........................................................................................... 7 1.2. Descrio das atividades......................................................................................................................... 8 1.3. Estrutura organizativa ............................................................................................................................. 8 1.4. Misso, viso, valores e poltica de qualidade .......................................................................................... 9 1.5. Departamentos e Planos de Atividades .................................................................................................... 11 1.5.1. Gabinete do Administrador (GA) .................................................................................................. 11 1.5.2. Departamento Administrativo e Financeiro (DAF) ......................................................................... 23 1.5.3. Departamento Alimentar (DA) ..................................................................................................... 28 1.5.4. Departamento Desportivo e Cultural (DDC).................................................................................. 35 1.5.5. Departamento de Apoio Social (DS)............................................................................................. 46 1.5.6. Elaborao do Plano de Atividades e mecanismos utilizados para assegurar a participao.......... 52 1.5.7. Plano de Formao Profissional .................................................................................................. 53 1.6. Oramento.............................................................................................................................................. 66 1.7. Mapas de pessoal ................................................................................................................................... 72 ANEXOS....................................................................................................................................................... 83 a) Diagnstico ................................................................................................................................................ 84 a.1. Anlise dos Stakeholders......................................................................................................................... 84 a.2. Grelha de Anlise dos Stakeholders ......................................................................................................... 85 a.3. Anlise SWOT ......................................................................................................................................... 86 a.3.1. Pontos Fortes.............................................................................................................................. 87 a.3.2. Pontos Fracos............................................................................................................................. 87 a.3.3. Oportunidades ............................................................................................................................ 88 a.3.4. Ameaas..................................................................................................................................... 88 a.4 Vetores Estratgicos ................................................................................................................................. 89 a.5 Mapa Estratgico ..................................................................................................................................... 90 a.6 Mapa de Iniciativas estratgicas ............................................................................................................... 94 a.7 Concluso................................................................................................................................................ 101 b) Organograma dos Servios de Aco Social da Universidade do Minho ....................................................... 102 c) Plano de Preveno de Riscos de Corrupo e Infraes Conexas dos SASUM ............................................ 103

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ndice de SiglasAAUM - Associao Acadmica da Universidade do Minho ACD Atividades Desportivas ADSE Direco-Geral de Proteo Social aos Funcionrios e Agentes da Administrao Pblica APCER Associao Portuguesa de Certificao AUPD - rea til para a Prtica Desportiva AVAC - Aquecimento, Ventilao e Ar Condicionado BI Bilhete de Identidade BRAVAL Valorizao e Tratamento de Resduos Slidos SA CAP - Certificado de Aptido Profissional CAS - Conselho de Aco Social CCA - Conselho Coordenador de Avaliao CCFRST - Centro Condio Fsica de St. Tecla CCP - Cdigo dos Contratos Pblicos CDAz - Complexo Desportivo de Azurm CDGt - Complexo Desportivo de Gualtar CGA - Caixa Geral de Aposentaes CGS - Contabilidade e Gesto de Stocks COM Comunicao CPC - Conselho de Preveno da Corrupo CPG - Campo de Prticas de Golfe CCTV Closed-circuit Television DA - Departamento Alimentar DAF - Departamento Administrativo e Financeiro DDC - Departamento Desportivo e Cultural DEB Departamento de Engenharia Biolgica DGAEP Direco-Geral da Administrao e Emprego Pblico DGES - Direco-Geral do Ensino Superior DGO - Direco-Geral do Oramento DHCP Dynamic Host Configuration Protocol DNS Domain Name System DR- Dirio da Repblica DS - Departamento de Apoio Social ECAP - Economato e Aprovisionamento ECS - Escola de Cincias da Sade EFY - Especially For Youth (Especialmente para a Juventude) EMMs - Equipamentos de Monitorizao e Medio ENAS - Rede de Servios Desportivos Europeus ERP Enterprise Resource Planning ESA - Equipa de Segurana Alimentar ESSE Escola de Enfermagem ETs Especificaes Tcnicas EUROFIR - European Food Information Resource Network EUSA - Associao Europeia de Desporto Universitrio FAC - Faturao e Controlo de Senhas FNB - Food and Nutrition Board FT - Fichas Tcnicas GA - Gabinete do Administrador GAED - Gabinete de Apoio ao Aluno com Deficincia GC - Gravidade da Consequncia GPI - Gabinete para a incluso GR - Graduao Risco GTD Gesto Tcnica e Desportiva HACCP Hazard Analysis and Critical Control Points HSA - Higiene e Segurana Alimentar IES - Instituies de Ensino Superior2

Plano de Atividades dos Servios de Aco Social da Universidade do Minho (2012)INA - Instituto Nacional de Administrao INDEZ - Inqurito anual realizado s Instituies de Ensino Superior Pblico IPS - Instituto Portugus do Sangue IRC Imposto de Rendimento Coletivo IRS Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Singulares IT - Instruo de Trabalho ITD Instalaes Desportivas ISO International Organization for Standardization IVA- Imposto de Valor Acrescentado MCI Manual Controlo Interno MEC - Ministrio da Educao e Cincia NC - No Conformidade NEMUM - Ncleo de Estudantes de Medicina da Universidade do Minho NIB Nmero de Identificao Bancria NP Norma Portuguesa NS Risco No Significativo OC - Oramento e Conta OE - Oramento de Estado OMS - Organizao Mundial de Sade PAT - Patrimnio PCCs Pontos Crticos de Controlo PDU Pavilho Desportivo Universitrio PMP - Prazo Mdio de Pagamentos PMR - Prazo Mdio de Recebimentos PO - Probabilidade de Ocorrncia POC-Educao Plano Oficial de Contabilidade para o Setor da Educao POCI - Programa Operacional Cincia e Inovao POCTEP - Programa Operacional de Cooperao Transfronteiria Espanha-Portugal POS Point of Sale (Ponto de Venda) POVT - Programa Operacional de Valorizao do Territrio PPROs - Programas de Pr-Requisitos Operacionais PV - Pavilho da Veiga QREN - Quadro de Referncia Estratgico Nacional QUAR - Quadro de Avaliao e Responsabilizao RJIES - Regime Jurdico das Instituies de Ensino Superior S Risco Significativo SAJ Setor de Apoio Jurdico SASUM - Servios de Aco Social da Universidade do Minho SAUM Servios Acadmicos da Universidade do Minho SDCg - Sala de Desporto do Edifcio dos Congregados SERVPSI - Servio de Psicologia SFM - Setor de Fiscalizao e Manuteno SGQ - Sistema de Gesto da Qualidade SGSA - Sistema de Gesto de Segurana Alimentar SI - Setor de Informtica SIADAP - Sistema Integrado de Gesto e Avaliao de Desempenho na Administrao Pblica SIG - Sistema Integrado de Informao de Apoio Gesto SIOE - Sistema de Informao de Organizao do Estado SRH - Setor de Recursos Humanos SS - Segurana Social SWOT- Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats (Foras, Fraquezas, Oportunidades e Ameaas) TES - Tesouraria TIC - Diploma de Competncias Bsicas em Tecnologias da Informao e Comunicao TUTORUM - Programa de Apoio Tutorial aos Estudantes Atletas de Alta Competio da Universidade do Minho Uebe.Q Software para Sistemas de Gesto da Qualidade UMinho - Universidade do Minho Web World Wide Web3


Sumrio ExecutivoOs Servios de Aco Social da Universidade do Minho (SASUM) so uma Unidade de Servios da Universidade do Minho (UMinho), dotados de autonomia administrativa e financeira, com sede no Campus de Gualtar em Braga. Durante o ano de 2012, os SASUM realizaro um vasto conjunto de atividades, detalhadas no ponto 1 deste Plano. No entanto, face sua dimenso, apresenta-se um sumrio dos aspetos que consideramos mais importantes. Nos objetivos estratgicos, destacam-se a renovao das duas Certificaes de Qualidade pela Norma ISO 9001:2008 e ISO 22000:2005 para dezembro de 2012; a aposta na qualificao dos recursos humanos que est traduzida no plano de formao; o aumento da segurana nas Residncias Universitrias e a requalificao das Residncias de Azurm e Residncias de St. Tecla (blocos D e E); o aumento da receita e a diminuio dos custos de funcionamento, nomeadamente, gua, luz e gs. Em relao a este ltimo aspeto, destaca-se que em 2011 foram aplicadas as polticas de reduo energtica que contriburam para mais uma poupana de 30.000 euros, sobre o valor do ano anterior [600.000 euros 2010, 570.000 euros - previso 2011], o que representou cerca de 5% do gasto total em relao ao ano anterior. No mbito do Gabinete do Administrador (GA), pretende-se melhorar os tempos mdios da manuteno interna, otimizando e melhorando os processos. No Setor de Informtica, a melhoria da infraestrutura tecnolgica ser importante para o suporte da gesto e no Setor de Recursos Humanos, a melhoria da gesto do processo de formao e carreira dos trabalhadores so alguns dos grandes desafios para 2012. O Departamento Administrativo e Financeiro (DAF) ter como objetivos a manuteno do prazo mdio de pagamentos, que em 2011 se situou nos 10,7 dias, sendo que o objetivo previsto era de 15 dias. Esta meta supera o previsto na Resoluo do Conselho de Ministros n. 34/2008, de 22 de fevereiro, que prev um prazo mdio de 30 dias, e que vai ao encontro do estipulado no artigo 299., do Cdigo dos Contratos Pblicos (CCP), aprovado pelo Decreto -Lei n. 18/2008, de 29 de janeiro, com a ltima redao dada pelo Decreto-Lei n.131/2010, de 14 de abril. Destacam-se, ainda, as auditorias na rea financeira, de forma a implementar os procedimentos previstos no Manual de Controlo Interno (MCI), assegurar a veracidade das demonstraes financeiras e do controlo contabilstico, nomeadamente atravs de auditorias mensais s existncias, auditorias aos caixas (48 auditorias em 2011 e 41 auditorias em 2010) e as auditorias ao imobilizado (14 auditorias em 2011 e 7 auditorias em 2010). O Departamento Alimentar (DA) prope-se dar continuidade poltica de Segurana Alimentar associada eficiente gesto dos recursos. Em 2012, manter-se-o os objetivos estratgicos relacionados com a promoo de hbitos alimentares saudveis, integrados no projeto Alimentao Saudvel na UM, a formao contnua dos seus colaboradores e a otimizao dos recursos materiais e humanos do DA, bem como dos indicadores de higiene do Sistema de Gesto de Segurana Alimentar (SGSA). Sero mantidas as auditorias mensais de controlo do SGSA, bem como todo o planeamento de verificao do cumprimento dos mesmos requisitos, incluindo de forma integrada, toda a estrutura de equilbrio nutricional das refeies servidas. No sentido de continuar a satisfazer as necessidades da nossa comunidade, em 2012, dever ser mantida a dinmica de consolidao dos horrios adaptados ao regime de ensino ps-laboral integrada com o equilbrio dos custos associados e devero ser alteradas algumas condies de funcionamento de algumas unidades alimentares, de forma a proporcionar aos estudantes servios mais convenientes (servio de refeies completas na Escola de Cincias da Sade, abertura cantina de Gualtar ao sbado de manh, regime livre de refeies vegetarianas, servio de takeaway para a comunidade acadmica). De forma consolidada com a estrutura dos SASUM, o DA partilha o objetivo da renovao da certificao integrada da ISO 9001:2008 com a ISO 22000:2005. O plano de Atividades do Departamento Desportivo e Cultural (DDC) ter uma oferta de 58 opes de atividades desportivas, que sero desenvolvidas nos Complexos Desportivos de Azurm e Gualtar, Centro de Condio Fsica da Residncia de Santa Tecla, Sala de Desporto dos Congregados e Campo de Prticas de Golfe (CPG) de Azurm. No Setor da Comunicao, continuaremos a promover e dar destaque s iniciativas de relevo no mbito acadmico e de ao social escolar, bem como, atividade dos Grupos Culturais da UMinho atravs do Jornal UMdicas e site www.dicas.sas.uminho.pt.pgina: 4

Plano de Atividades dos Servios de Aco Social da Universidade do Minho (2012)Centrando a sua prestao em termos de eficincia e eficcia de gesto, como objetivos centrais de atuao o DDC propese diminuir a despesa global em 1% e manter a receita face a 2011, alcanar 250.000 usos nas Instalaes Desportivas, 10.000 inscries individuais e realizar mais de 150 eventos desportivos. Face ao atual perfil das instalaes desportivas existentes e programa desportivo oferecido expectvel que a procura continue a aumentar, no entanto, ser dada particular ateno satisfao dos utentes e qualidade na prestao do servio, ajustando-se a capacidade de resposta a todos aqueles que procuram os servios desportivos. Tero particular destaque, e sero os momentos mais importantes da atividade do DDC, a organizao do Campeonato Nacional Universitrio em Braga e Guimares e dos Campeonatos Mundiais Universitrios de Xadrez em Guimares 2012 e de Futsal Braga 2012, integrados na programao da Capital Europeia da Cultura e da Juventude, respetivamente. Ser ainda realizada uma ao durante o ms de agosto, no mbito do programa POCTEP para cerca de 400 idosos com a designao Envelhecimento + Ativo. O Departamento de Apoio Social (DS) tem como objetivos centrais garantir a publicao das listas de pagamento das bolsas de estudo no ms a que dizem respeito; assegurar a emisso de resposta no prazo mximo de 10 dias teis a todos os requerimentos, reclamaes/sugestes e solicitaes de declaraes com entrada neste departamento; gerir a oferta do Setor de Alojamento no sentido de garantir uma taxa de ocupao anual nas 4 Residncias do Setor de Alojamento superior a 95% para o total de 1307 camas existentes, e assegurar o incremento dos processos de comunicao com o utente, nomeadamente, atravs da aplicao de questionrios de avaliao de satisfao aos utentes do DS, tendo como meta atingir 80% de satisfao global com os servios prestados. Outro aspecto importante a desenvolver em 2012 prendem-se com a manuteno do horrio de atendimento ao pblico destinado aos alunos inscritos no regime de ensino noturno da Universidade, trabalhando-se no sentido de garantir uma adequada articulao entre a necessidade de atendimento presencial por parte dos alunos inscritos em regime noturno e o servio de atendimento garantido. De realar, tambm, a adoo do processo eletrnico de candidatura a bolsa de estudo, atravs do recurso plataforma informtica desenvolvida pela Direco-Geral do Ensino Superior (DGES) para as candidaturas de alunos de 1 ano no ano letivo de 2011-2012 e a consolidao do processo previsto para as candidaturas a bolsa referentes ao ano letivo de 20122013. No que concerne ao apoio clnico, ser consolidada a iniciativa de alargamento da oferta de apoio psicolgico aos estudantes no bolseiros da UMinho, no mbito do protocolo existente com a Escola da Psicologia, implementado desde maro de 2011 e ser ainda posto em prtica, em 2012, um programa com sesses gratuitas para o apoio ao nvel de desordens de disfluncia (gaguez) destinada populao acadmica da UMinho, assegurado no mbito da prtica clnica de uma ps-graduao em terapia da fala. De referir, ainda, o alojamento em 2012, nas Residncias Universitrias, de participantes de diversas iniciativas, nomeadamente o acolhimento aos participantes dos Campeonatos Mundiais Universitrios de Xadrez 2012, em Guimares e de Futsal, em Braga, integrados na programao da Capital Europeia da Cultura e da Juventude, respetivamente; o alojamento dos participantes no programa de envelhecimento ativo a ocorrer em Braga em agosto de 2012; dos aderentes ao programa vero no campus, a implementar no ms de agosto na residncia Lloyd Braga; e o alojamento dos participantes na conferncia da EFY, a ocorrer em Guimares, no vero de 2012. Na vertente oramental, destaca-se o facto do oramento inicial do Ministrio da Educao e Cincia (MEC) prever uma dotao de Oramento de Estado (OE) de 2.076.332 euros (corte de 9% sobre o valor do ano anterior), que foi alterada para 1.773.549,00 euros, no entanto foi retificada, em janeiro de 2012, para 1.882.189,00 euros. O total do corte na dotao de OE foi de 302.783 euros, o que em termos percentuais representa 14,58%. Em 2011 a dotao inicial foi de 2.272.833 euros, sendo que a dotao aprovada foi de 2.146.107 (corte inicial de 5,58%) e a verba efectivamente recebida aps cativos foi de 1.877.657 euros. A diferena em termos percentuais da dotao inicial para a afectivamente recebida foi de 395.176 euros, o que d um corte em termos percentuais de 17,39%. O corte para 2012 ter graves implicaes na gesto e que poder implicar um aumento de preos nos servios prestados.

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Plano de Atividades dos Servios de Aco Social da Universidade do Minho (2012)Os SASUM tm boa capacidade de arrecadao de receitas prprias, uma vez que a receita do OE apenas representa cerca de 23 % do total do oramento dos SASUM, e que se destina somente a fazer face a despesas com pessoal. Esta situao praticamente nica em Portugal, sendo os SASUM um dos servios mais prejudicados nesta rea, considerando que o peso da dotao de OE no seu oramento est ao nvel dos oramentos dos finais dos anos 90. Por outro lado, dado que a verba do OE insuficiente para fazer face totalidade das despesas com pessoal, os SASUM afetam ainda cerca de 32% do seu oramento de despesa para encargos com pessoal. As receitas prprias totais representam aproximadamente 70% do oramento global dos servios, num valor previsto de 5.363.099,00 euros. O detalhe do oramento e conforme recomendao, do Conselho Geral no ano anterior, apresentado por atividade dos SASUM e nos mapas seguintes com particular detalhe, no ponto 1.6 deste documento. Administrador dos Servios de Aco Social

Carlos Silva,

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1. Apresentao dos Servios de Aco Social da Universidade do Minho 1.1. Caracterizao dos Servios de Aco SocialA Ao Social no Ensino Superior e em particular nas Universidades comeou por se operacionalizar, fundamentalmente, atravs do que se convencionou chamar Apoios Indiretos, englobando a prestao de servios de alimentao, alojamento, informao, reprografia, sade, cultura e desporto. Com o 25 de Abril, assiste-se massificao do ensino superior, passando as instituies a confrontarem-se com um grande nmero de estudantes, oriundos de famlias economicamente desfavorecidas e na sua maioria deslocados dos agregados familiares. Estudantes que, legitimamente, reclamavam igualdade de oportunidades de acesso e melhores condies de estudo, designadamente em termos de alojamento e alimentao. Estes Servios, ento designados por Servios Sociais, iniciaram a sua atividade em 1975, em instalaes cedidas pela UMinho no Largo do Pao, tendo sido institucionalizados pelo Despacho n 1/76, do Secretrio de Estado dos Desportos e Aco Social Escolar. O Decreto-Lei n 132/80, de 17 de maio, criou as bases fundamentais delimitadoras dos Servios Sociais do Ensino Superior, tendo sido posteriormente alterado pelo Decreto-Lei n 125/84, de 26 de abril. Em 1983, o Decreto Regulamentar n 45/83, de 6 de junho, regulamentou a orgnica dos SASUM e definiu um quadro com um total de 51 pessoas, sendo mais tarde alterado pelo Decreto-Lei n 369/87, de 27 de novembro. Quase dez anos mais tarde, o Decreto-Lei n 129/93, de 22 de abril, extinguiu os Servios Sociais existentes e criou os Servios de Aco Social, tendo sido revogados o Decreto-Lei n 132/80, de 17 de maio, e o Decreto-Lei n 125/84, de 26 de abril, conferindo assim autonomia administrativa e financeira a todos os Servios de Aco Social. Neste mbito, foi publicado o novo quadro dos SASUM, atravs da Portaria n 993/95, de 18 de agosto, com a alterao dada pela Portaria n 1495/95, de 30 de dezembro, e aprovado o Regulamento Orgnico dos SASUM, atravs da Resoluo SU 26/95, de 24 de julho. O referido Regulamento foi sendo, alvo de alteraes pontuais, em virtude da necessidade de reestruturar os SASUM de forma a proceder a uma adequao sua real dimenso, tendo a ltima alterao, antes da entrada em vigor do atual regime jurdico, sido aprovada pela Resoluo n. 51/2004, publicada na II Srie do Dirio da Republica n. 116, de 18 de maio. Com a publicao da Lei n. 62/2007, de 10 de setembro, que aprovou o Regime Jurdico das Instituies de Ensino Superior (RJIES), consolidado o sistema de ao social do ensino superior e a prestao de apoios diretos e indiretos aos estudantes, atravs da definio das funes dos Servios de Aco Social nas Instituies de Ensino Superior (IES) de forma flexvel e descentralizada, permitindo s Universidades fazer ajustamentos s funes e estrutura destes servios nos seus novos estatutos e regulamentos orgnicos. A aprovao do novo Regulamento Orgnico dos SASUM, publicado na II Srie do Dirio da Repblica (DR) n 170 de 2 de setembro de 2009 atravs do Despacho n. 20019/2009 e os seus Estatutos aprovados pelo Conselho Geral, em 29 de setembro de 2009, publicados na II Srie do DR n 209, de 28 de outubro de 2009, refletem com rigor a realidade de funcionamento dos rgos dos SASUM, tendo em conta a responsabilidade destes Servios no mbito das Instituies de Ensino Superior. De acordo com o disposto na lei e nas normas internas que regem o funcionamento destes Servios, os SASUM so uma Unidade de Servios da UMinho, dotados de autonomia administrativa e financeira, com sede no Campus de Gualtar em Braga, sob tutela do MEC.

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1.2. Descrio das atividadesSo atribuies destes Servios, no mbito da ao social escolar, a concesso de apoios diretos e indiretos aos estudantes, garantindo auxlio econmico aos estudantes carecidos de recursos, atravs da atribuio de bolsas, subsdios e auxlios de emergncia. No mbito da prestao de servios aos estudantes em geral, devem providenciar a criao, manuteno e funcionamento de residncias e refeitrios e o desenvolvimento de outras atividades que se enquadrem no mbito da ao social escolar. Assim, os SASUM compreendem as seguintes atividades: Atribuio de bolsas de estudo; Concesso de subsdios; Acesso alimentao em cantinas e bares; Acesso ao alojamento; Acesso a servios de sade; Apoio s atividades desportivas e culturais.

1.3. Estrutura organizativaA organizao dos SASUM tem como dirigente mximo o Reitor da UMinho e como rgos principais, por definio orgnica, os seguintes: O Conselho de Aco Social (CAS), que o rgo superior de gesto da ao social da UMinho, cabendo-lhe definir e orientar o apoio a conceder aos estudantes; O Conselho de Gesto, que exerce competncias, essencialmente, no mbito da gesto administrativa, patrimonial e financeira dos SASUM; O Administrador dos Servios de Aco Social, que est incumbido de assegurar o funcionamento e a dinamizao dos servios, bem como a execuo dos planos e deliberaes aprovados pelos rgos competentes. A sede dos SASUM est localizada no Campus de Gualtar, em Braga. No entanto, estes Servios dispem de dependncias em Guimares, com capacidade para suportar uma estrutura de apoio a cerca de 5000 estudantes que frequentam as aulas no Campus Universitrio de Azurm. Os SASUM esto estruturalmente1 organizados em departamentos e seces, num total de 234 trabalhadores. A coordenao de cada departamento feita por um Diretor de Servios ou por um tcnico superior nomeado por despacho do dirigente mximo. Os departamentos so os seguintes: a) Gabinete do Administrador (GA); b) Departamento Administrativo e Financeiro (DAF); c) Departamento Alimentar (DA); d) Departamento Desportivo e Cultural (DDC); e) Departamento de Apoio Social (DS). O Administrador, para alm de dirigir os Departamentos dos SASUM, coordena todos os setores transversais necessrios ao seu funcionamento interno, nomeadamente os Recursos Humanos, Apoio Jurdico, Fiscalizao e Manuteno, Gabinete da Qualidade e Informtica.

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Apresenta-se em anexo o organograma dos SASUM pgina: 8


1.4. Misso, viso, valores e poltica de qualidadeOs SASUM tm como misso: Proporcionar aos estudantes as melhores condies de frequncia do ensino superior e de integrao e vivncia social e acadmica. Os objetivos dos SASUM traduzem-se no proporcionar aos estudantes melhores condies de estudo e de integrao acadmica, mediante a prestao de servios e a concesso de apoios, nomeadamente: - Atribuir bolsas de estudo; - Conceder auxlios de emergncia; - Promover o acesso alimentao em cantinas e bares; - Promover o acesso ao alojamento; - Promover e apoiar as atividades desportivas e culturais; - Promover a sade e o bem-estar da comunidade universitria; - Conceder apoios especficos aos estudantes nos termos da lei e dos regulamentos da UMinho; - Desenvolver outras atividades que, pela sua natureza, se enquadrem nos fins gerais de ao social escolar. A sua viso traduzida por Uma equipa permanentemente disponvel para o apoio pleno e integrado ao estudante, com o lema de A Tua Famlia na Universidade do Minho. A ao dos SASUM obedece a rigorosos parmetros de qualidade e de justia social que decorrem dos valores que orientam a organizao: Solidariedade Social e Ambiental; Qualidade; Transparncia; Iseno. A Solidariedade Social e Ambiental so valores orientadores das atividades destes servios, dinamizados e incutidos em toda a sua estrutura, sendo transmitidos a toda a comunidade acadmica. esta uma comunho de atitudes e sentimentos, que torna a comunidade mais slida e que esto amplamente enraizados nas atividades, designadamente, e a ttulo de exemplo, na Sangue D+, bem como em todas as atividades de reciclagem (papel, plstico, vidros e leo) que so realizadas diariamente, nas diferentes Unidades e por todas as pessoas nelas envolvidas, desde a comunidade acadmica aos trabalhadores e colaboradores dos SASUM. A qualidade o valor que orienta, fundamentalmente, a prestao dos servios aos utentes, nas suas diversas vertentes, designadamente nas reas da alimentao, alojamento, desporto, cultura e lazer. A iseno e a transparncia esto presentes, sobretudo, nos processos administrativos que suportam a atribuio de apoios aos alunos (bolsas de estudo, alojamento e apoio de emergncia). Estes processos so conduzidos em conformidade com a legislao em vigor, assentam em critrios claros e objetivos e assumem uma transparncia total, com expressa publicitao dos fundamentos que levam atribuio dos apoios requeridos. Os SASUM definiram uma Poltica da Qualidade que se enquadra na sua estratgia e mbito de atuao, sendo orientadora ao nvel do Sistema de Gesto da Qualidade - SGQ e abrangendo todos os Colaboradores. A Poltica da Qualidade dos SASUM traduz-se: 1. Na prestao de servios ao cliente, melhorando e adaptando os mecanismos de comunicao e inovao, de forma a garantir a sua crescente satisfao; 2. Na preocupao sistemtica pelo cumprimento dos requisitos dos Sistemas da Qualidade e Segurana Alimentar, melhorando continuamente a sua eficcia; 3. Na prestao de um servio baseado na transparncia e simplificao, visando a eficincia e eficcia dos processos; 4. Na prestao de um servio que garanta equidade e justia social dentro do enquadramento legal e institucional;pgina: 9

Plano de Atividades dos Servios de Aco Social da Universidade do Minho (2012)5. No envolvimento permanente dos colaboradores de forma a garantir satisfao pessoal, motivao e esprito de equipa, assim como a sua consciencializao para o compromisso total com os Sistemas de Gesto da Qualidade e da Segurana Alimentar nos nveis em que participem; 6. Na melhoria contnua dos mtodos de trabalho e na adaptao s novas tecnologias, cultivando a permanente formao e informao dos seus colaboradores; 7. Na melhoria da interao com os parceiros, partilhando informao e conhecimento, nomeadamente no que respeita comunicao com fornecedores, subcontratados e autoridades competentes; 8. Na responsabilidade de manter meios de comunicao internos e externos, eficazes, para comunicar qualquer informao respeitante segurana alimentar. Os SASUM encontram-se atualmente com duas Certificaes de Qualidade pela Norma ISO 9001:2008 e ISO 22000:2005 atribudas pela APCER em 2009, que foram renovadas em dezembro de 2011, com zero no conformidades.

O SGQ (ISO 9001:2008) encontra-se implementado na prestao de servios e apoios na atribuio de bolsas de estudo, alimentao em cantinas e bares, alojamento, servios de sade, atividades desportivas e culturais e o SGSA (ISO 22000:2005) implementado na prestao de servios de alimentao em todas as cantinas e em todos os bares dos SASUM. Salienta-se que todo o processo de Qualidade dos SASUM gerido atravs de um sistema de informao que poder ser acedido via web dentro e fora da sede, onde existem cerca de 1300 documentos, entre procedimentos, instrues de trabalho e especificaes. Apresenta-se, apenas como referncia, o mapa de processos dos SASUM:

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1.5. Departamentos e Planos de AtividadesEm seguida apresentam-se os diferentes Departamentos e as atividades que esto previstas para o ano de 2012. 1.5.1. Gabinete do Administrador (GA) Os objetivos que se apresentam so objetivos estratgicos, transversais a todas as Unidades: Renovar as Certificaes ISO 9001:2008 e 22000:2005, em dezembro de 2012; Aumentar da Qualidade dos Servios e das Infraestruturas; Melhorar a Qualificao os Recursos Humanos; Desenvolver parcerias pblico-privadas para construo de novas infraestruturas; Aumentar a segurana (planos de segurana e incndios); Aumentar a receita; Diminuir custos (eficincia energtica, reduo de custos funcionamento gua, eletricidade, gs e outros. Em 2011 e face aos elevados custos que estavam envolvidos, apenas foi efetuado o revestimento das fachadas das Residncias de Azurm. Foi ainda, instalado novo sistema aquecimento de guas sanitrias na Residncia G2 em Azurm e executado acesso de viaturas de emergncia para acesso direto s instalaes. Em 2012, no mbito da requalificao das suas infraestruturas, e no caso de existir dotao oramental, destacam-se as seguintes iniciativas: AZURM BRAGA

Reabilitao do G1,G2 e G3- Substituio de Mobilirio; - Reviso das portas de sada/emergncia com a colocao de barras antipnico e magnticos; - Pintura de quartos; - Instalao de acumuladores de calor de alta eficincia;

Residncia Lloyd Braga- Impermeabilizao do depsito de gua; - Instalao de grupo de bombagem incndios.

Residncias de St. Tecla (Bloco D e E)- Revestimento de fachadas - Reparao infiltraes nas orlas em beto de janelas; - Pinturas interiores; - Mobilirio; - Converso de 2 quartos por piso para a criao de espaos de refeio/estudo (Bloco E); - Reviso das portas de sada/emergncia com a colocao de barras antipnico e magnticos; - Instalao de sistema de deteo de incndios;

Residncia dos Combatentes- Substituio da cobertura; - Reabilitao de fachadas.

1.5.1.1. Setor de Fiscalizao e Manuteno (SFM) Em conformidade com o Regulamento Orgnico dos SASUM, publicado na II Srie do Dirio da Repblica n170, de 2 de setembro de 2009, o SFM est adstrito ao Departamento do GA, competindo-lhe assegurar o cumprimento da sua atividade, gerindo um parque de 30 edifcios de diferentes tipologias (Unidades Alimentares, Complexos Desportivos e Complexos Residenciais). Alm dos edifcios em si, nestes esto instalados um vasto conjunto diferenciado de equipamentos de suporte ao funcionamento. Do exposto, percetvel o volume de operaes de manuteno, mais ou menos profundas, que diariamente so necessrias efetuar de forma a garantir o eficiente funcionamento dos equipamentos e dos edifcios, que fundamental para a satisfao dos utentes. Em paralelo, todas as empreitadas, de maior ou menor dimenso, so supervisionadas diretamente por este Setor, o que introduz considerveis ganhos de produtividade e eficincia, evitando a contratao externa destes servios. O SFM tem instalaes em St. Tecla, no Complexo Residencial, onde se situam as instalaes de tratamento de avarias, e na Sede dos SASUM em Gualtar, onde esto localizados os servios administrativos e de gesto. Ao longo dos anos, tem existido um aperfeioamento deste setor, imposto pelas mudanas registadas na Administrao Pblica, e pela iniciativa da gesto estratgica dos SASUM, na procura de melhoria contnua.pgina: 11

Plano de Atividades dos Servios de Aco Social da Universidade do Minho (2012)a) Identificao dos principais destinatrios/utilizadores O SFM um setor transversal na estrutura dos SASUM, uma vez que presta servios de apoio a todos os departamentos. Neste sentido, os principais destinatrios da atividade do SFM so internos organizao. Tipificao dos servios normalmente fornecidos ou de novos servios a fornecer Os servios prestados pelo SFM situam-se nas reas da gesto de infraestruturas e equipamentos, participando de forma ativa na poltica de gesto das infraestruturas e equipamentos dos SASUM; O SFM organiza em conjunto com o DAF e a Administrao dos SASUM, os procedimentos concursais ao abrigo do CCP, aprovado pelo Decreto-Lei n18/2008, de 29 de janeiro, no que concerne ao seu universo de gesto; A fiscalizao de obras outra das atividades que lhe est conferida, nomeadamente, atravs do acompanhamento e desenvolvimento das tarefas associadas construo de novas infraestruturas ou reabilitao dos equipamentos existentes; O SFM desenvolve atividades no plano da conceo e idealizao de novas infraestruturas; O SFM procede ainda execuo de ajustes diretos simplificados que de forma clere, do resposta s solicitaes dos Departamentos e Setores dos SASUM. At ao dia 28 dezembro de 2011, foram efetuados os seguintes pedidos de manuteno: Departamentos Alimentar Apoio Social Desportivo e Cultural Administrativo e Financeiro Total N de Pedidos 2010 814 3.237 374 80 4.505 N de Pedidos 2011 877 3612 213 72 4.774

b)

A gesto dos pedidos de manuteno efetuada atravs de um sistema informtico transversal a toda a estrutura dos SASUM. No mbito do apoio gesto, executa mapas de acompanhamento dos seguintes indicadores: o Tempo mdio de resoluo dos pedidos de manuteno; o Taxa de controlo de Equipamentos de Monitorizao e Medio (EMMs) fora de prazo; o Taxa de execuo de interveno e ou pedidos. No mbito da gesto operacional, executa os seguintes planos anuais de manuteno: o Equipamentos de elevao vertical; o Equipamentos frigorficos; o Equipamentos de segurana contra incndios; o Infraestruturas de distribuio de gs; o Infraestruturas de transformao/distribuio de energia eltrica; o Equipamentos AVAC; o Equipamentos de mecnicos de conduo de fluidos. c) Explicitao do processo de elaborao do plano e dos mecanismos utilizados para assegurar a participao O plano do SFM assegurado em coordenao com os colaboradores do setor, dando primazia ao desenvolvimento das relaes e desenvolvimento na colaborao e bom relacionamento entre todos os seus colaboradores/gesto/administrao.

So objetivos do SFM: Consolidar o tempo de resposta aos pedidos de interveno em 9 dias, at dezembro de 2012; Consolidar o nmero de intervenes nos 85%, at dezembro de 2012; Assegurar o cumprimento dos requisitos da ISO 9001:2008, at dezembro de 2012; Apoiar o DA na consolidao no mbito da ISO 22000:2005, at dezembro de 2012; Promover a atualizao dos colaboradores nomeadamente no que concerne formao, at dezembro de 2012; Consolidar a gesto de stocks em articulao direta com o DAF, at dezembro de 2012; Dar cumprimento ao plano traado pelos SASUM para a realizao de obras, at dezembro de 2012 Contribuir com medidas que visem a retrao da despesa;pgina: 12


1.5.1.2.Setor de Informtica (SI) A importncia que os sistemas de informao assumem hoje em dia nas organizaes, confere ao SI uma importncia adicional na prossecuo do cumprimento dos objetivos estratgicos dos SASUM. Estes sistemas so essenciais para o apoio gesto, uma vez que disponibilizam em tempo real e de uma forma clere, todos os dados necessrios que conduzem eficincia e eficcia dos servios. Poucas reas sofrem mudanas to grandes e to rpidas como as que esto associadas s tecnologias de informao, o que obriga a um esforo adicional dos profissionais desta rea para acompanhar esta rpida evoluo da tecnologia. O SI est integrado no GA, conforme estipulado no Regulamento Orgnico dos SASUM, e tem como misso: assegurar a toda a estrutura dos SASUM o desenvolvimento e o funcionamento dos respetivos sistemas de informao, equipamentos e programas de suporte. a) Identificao dos principais destinatrios/utilizadores O SI apoia diretamente todos os Departamentos e Setores dos SASUM, e indiretamente toda a comunidade acadmica atravs dos vrios sistemas eletrnicos e de informao disponibilizados. b) Tipificao dos servios normalmente fornecidos ou de novos servios a fornecer Arquitetar a infraestrutura tecnolgica dos SASUM e assegurar a disponibilidade das aplicaes alojadas nos 29 servidores (fsicos e virtuais) 24 horas por dia, 365 dias por ano e efetuar periodicamente cpias de segurana (automticas e manuais) da informao crtica da organizao; II. Gerir as 19 redes de comunicaes, distribudas pelos vrios edifcios dos SASUM nas cidades de Braga e Guimares, para que toda a infraestrutura de comunicaes (dados e voz) funcione adequadamente; III. Administrar e promover o bom funcionamento de 115 computadores fixos; 21 computadores portteis; 127 extenses telefnicas; 47 equipamentos de impresso, cpia e digitalizao; IV. Assegurar o bom desempenho dos 25 postos de venda Point of Sale (POS) com impressoras de recibos associadas nas unidades alimentares e a integrao automtica dessas vendas no Enterprise Resource Planning (ERP) do DAF; V. Garantir o bom funcionamento dos 28 terminais de pagamento automtico, disponveis para possibilitar a toda a comunidade acadmica o pagamento de vrios servios (consumos nos bares, cantinas, restaurantes, servios desportivos, alojamento) atravs de cartes VISA e Multibanco; VI. Assegurar o bom funcionamento de 10 sistemas de videovigilncia situados em locais onde necessrio garantir a proteo das pessoas e bens; VII. Gerir e assegurar a mxima disponibilidade de todos os sistemas de informao que suportam os vrios servios dos SASUM, nomeadamente: I. o o Aplicao informtica Uebe.Q, destinada a gerir o processo de Certificao do DA pela Norma NP EN ISO 22000:2005 e a certificao global dos Servios pela ISO 9001:2008; Aplicao Gesto da Manuteno, onde so registados todos os pedidos de manuteno de equipamentos/edifcios, gesto de consumveis, manuteno de equipamentos informticos, manuteno de viaturas; Aplicao de Gesto de Bolsas de Estudo, que gere o processo de bolsas de estudo numa plataforma interna dos SASUM (SIDS), desde a candidatura e atribuio de bolsas at ao processo de pagamento, num universo de cerca de 5.000 candidatos; Aplicao de Gesto da Ocupao das Residncias Universitrias dos SASUM, que dispem de uma capacidade superior a 1300 camas, em Braga e Guimares; Aplicao CGESP XXI, Gesto de Equipamentos Desportivos, para controlo de acessos s instalaes desportivas (torniquetes, barreiras, etc.), check in de atividades, e secretarias automticas; Terminais de Pagamento das Unidades Alimentares (POS), com integrao automatizada entre o WinRest, WeckOffice e o mdulo Tesouraria da Aplicao de Gesto Financeira dos SASUM;pgina: 13

o

o o o

Plano de Atividades dos Servios de Aco Social da Universidade do Minho (2012)o Aplicao de Gesto Financeira dos SASUM que engloba os seguintes mdulos: Contabilidade, Declaraes Fiscais, Patrimnio, Recursos Humanos, Tesouraria, Relatrios Financeiros e Tecnologias de Integrao; Aplicao Tempo Real destinada a gerir todo o processo de assiduidade dos trabalhadores; Aplicao de Gesto de Atendimento InLine, que permite controlar as filas de espera na Sede e gerir o atendimento dos diversos servios disponibilizados; Aplicao de registo e controlo de temperaturas Adamastor do DA; Gesto do servio de impresso dos laboratrios de informtica das residncias universitrias.

o o o o

Toda a informao, contida nestes sistemas, objeto de cpias de segurana conforme definido na Instruo de Trabalho (IT) Cpias de Segurana- IT.83 - do SGQ, e est alojada em servidores localizados no Datacenter da Sede dos SASUM devidamente limpo e climatizado. Este Datacenter alvo de vrias aes preventivas conforme a IT.73 Aco preventiva para a infraestrutura dos equipamentos informticos do SGQ.

So objetivos do SI: I. Apoiar toda a estrutura dos SASUM na operao de equipamentos e software necessrios a uma eficaz utilizao de todos os sistemas instalados (minimizar o tempo de resposta aos pedidos de apoio tcnico, obtendo uma resposta inferior a 5 horas); II. Apoiar, com infraestrutura e formao de utilizadores, o DS na introduo da plataforma da DGES no processo de candidatura eletrnica a bolsa de estudos, anlise e processamento de bolsas, para os alunos que ingressaram na UMinho em 2011/2012 atravs do concurso nacional de acesso; III. Reestruturar equipamentos do tipo servidor, de forma a melhorar a performance, segurana e desempenho dos servios prestados aos utilizadores, nomeadamente migrar a Ative Directory para Windows Server 2008 R2 e todos os servios crticos existentes (firewall, antivrus, DNS, DHCP, roaming profiles), at ao final do ano 2012; IV. Assegurar no SI o cumprimento dos requisitos da norma ISO 9001:2008, definidos no mbito do processo de certificao de qualidade dos SASUM (assegurar as taxas de execuo dos indicadores do SI); V. Gerir adequadamente o equipamento informtico dos SASUM, promovendo a sua manuteno e atualizao, garantindo a operacionalidade de todo o equipamento informtico ativo e avaliar a aquisio de novos equipamentos (nvel de operacionalidade mdia 100%); VI. Promover a atualizao dos trabalhadores do SI, atravs de, pelo menos 2 aes de formao na rea de informtica (Microsoft Database Administration, SQL Server, Ative Directory Configuring); VII. Coordenar e validar o processo de desenvolvimento de um mdulo de software para a integrao automtica dos dados de faturao realizados na aplicao PHC - Gesto de Alojamento do DS, na aplicao de Tesouraria do ERP primavera utilizado pelo DAF; VIII. Concluir o processo de integrao automtica dos dados das aplicaes do ERP primavera na aplicao Uebe.Q; IX. Avaliar a viabilidade tcnica para disponibilizar um servio integrado de Cpia, Impresso e Digitalizao nas Residncias Universitrias, tecnologicamente evoludo, por forma a que os alunos o possam usar comodamente nos quartos ou nos campi atravs da ligao rede Eduroam.

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Plano de Atividades dos Servios de Aco Social da Universidade do Minho (2012)1.5.1.3. Setor de Recursos Humanos (SRH) a) Identificao dos principais destinatrios/utilizadores O SRH uma rea funcional dos SASUM e est adstrito ao Departamento do GA. Tem como principal objetivo, harmonizar a legislao laboral, na busca do grau de satisfao dos 234 trabalhadores em regime de contrato de trabalho em funes pblicas por tempo indeterminado que compem o mapa de pessoal dos SASUM, tendo em vista a constante motivao no desempenho profissional, refletida nos objetivos propostos de qualidade, eficincia e eficcia, em complementaridade com a misso e os valores dos Servios, promovendo a manuteno e melhoria do SGQ. b) Tipificao dos servios normalmente fornecidos ou de novos servios a fornecer Em conformidade com o Regulamento Orgnico dos SASUM, cuja publicao foi efetuada na II Srie do Dirio da Repblica n170, de 2 de Setembro de 2009, compete ao SRH assegurar o cumprimento das seguintes atividades: i. Coordenar a tramitao dos procedimentos concursais de pessoal, bem como os processos de mobilidade, resciso de contratos, demisso e aposentao dos trabalhadores de acordo com as normas legais; Descrio da (s) atividade (s) Recrutamento e seleo de pessoal (procedimentos concursais) Objetivo Ocupar postos de trabalho previstos, e no ocupados, no mapa de pessoal dos SASUM, necessrios ao desenvolvimento das atividades e prossecuo dos objetivos dos servios, tendo em conta as disposies legais para o efeito. Elaborar o mapa anual de pessoal em consonncia com a lei vigente e em colaborao com os restantes departamentos, com o objetivo de manter atualizado o nmero de postos de trabalho ocupados e as necessidades previstas. Periodicidade Eventual

Mapa de pessoal

Anual

Processos de mobilidade Elaborao de informaes em consonncia com indicao dos responsveis de departamento com vista anuncia do Administrador sobre os processos de mobilidade interna na categoria e de mobilidade intercarreiras ou categorias Rescises contratuais, demisses e aposentaes o o Informao e organizao dos processos, clculo de remuneraes a pagar e publicitao das mesmas. Garantir a convenincia para o interesse pblico, designadamente quando a economia, a eficcia e a eficincia dos servios o imponham.

Eventual

Cessar a relao jurdica de emprego pblico

Eventual

ii. Elaborar e implementar o programa anual de formao profissional, em articulao com os departamentos; Descrio da (s) atividade (s) Programa de Formao Profissional o Levantamento das necessidades de formao, atravs do envio dos questionrios e circular informativa; Avaliao, anlise e registo das Objetivo Garantir o planeamento, acompanhamento e eficcia do programa de formao, de modo a promover a atualizao, valorizao e aumento das competncias profissionais e pessoais dos trabalhadores, obedecendo aos princpios previstos na lei de universalidade, continuidade, utilidade funcional, Periodicidade Anual (novembro a dezembro) O programa de formao aprovado anualmente, mas o acompanhamento efetuadopgina: 15

o

Plano de Atividades dos Servios de Aco Social da Universidade do Minho (2012)o o o o necessidades detetadas; Elaborao do programa de formao; Propor para aprovao o programa de formao; Acompanhar o cumprimento do programa de formao; Registar a eficcia e competncias. multidisciplinaridade, descentralizao. desconcentrao e periodicamente

iii. Processar vencimentos, abonos e trabalho extraordinrio, efetuar todas as operaes relacionadas com a

Direco-Geral de Proteco Social aos Funcionrios e Agentes da Administrao Pblica (ADSE), Caixa Geral de Aposentaes (CGA), Segurana Social (SS) e zelar pelo cumprimento de outras obrigaes fiscais e legais;Descrio da atividade Processamento de vencimentos o Registo e informao de ausncias de acordo com o controlo de assiduidade; Clculo e processamento de trabalho extraordinrio; Processamento de descontos (CGA; ADSE; Sindicatos, e outras associaes de trabalhadores; Envio dos recibos. Arquivo documental. Objetivo Garantir o pagamento dos vencimentos aos trabalhadores, em cumprimento calendarizao anual efetuada pelo DAF e aprovada em Conselho de Gesto tendo em considerao as obrigaes legais previstas para o efeito. efetuada a divulgao pelos trabalhadores, no incio do ano, atravs de circular, das datas de pagamento dos vencimentos. Garantir o pagamento do trabalho extraordinrio em conformidade com o previsto na lei Garantir o pagamento das contribuies em conformidade com o previsto na lei Garantir o pagamento das contribuies em conformidade com o previsto na lei Garantir o registo no portal da ADSE e envio de documentos de atos mdicos dos beneficirios da ADSE (trabalhadores, descendentes e cnjuges) para efeitos de reembolso por parte desta entidade, em conformidade com a publicao da Lei n 55-A/2010, de 31 de dezembro que aditou o artigo 47-A. ao Decreto-Lei n 118/83, de 25 de fevereiro. Os atos mdicos so registados na plataforma da ADSE e o reembolso aos trabalhadores da responsabilidade desta entidade, desde 1 de janeiro de 2011 Periodicidade

o o

Mensal 01 a 16 de cada ms

o o

Processamento de trabalho extraordinrio Mapas de descontos para a CGA Mapas de descontos para a SS

Mensal 01 a 16 de cada ms Mensal At ao dia 13 de cada ms Mensal At ao dia 10 de cada ms

Reembolsos de atos mdicos o Receo, conferncia, registo e envio ADSE, das despesas com atos mdicos efetuados

Semanal

pgina: 16

Plano de Atividades dos Servios de Aco Social da Universidade do Minho (2012)iv. Proceder ao registo e controlo da assiduidade dos trabalhadores; Descrio da atividade Controlo da assiduidade o o o Registo, controlo, informao de documentos de assiduidade; Elaborao de mapa de crditos; Lanamento no respetivo programa das alteraes e/ou regularizaes; Arquivo documental. Objetivo Registar e controlar a assiduidade dos trabalhadores em conformidade com o Regulamento do Perodo de Funcionamento e de Horrio de Trabalho do pessoal no docente da UMinho, tendo como objetivo cumprir as disposies legais, de modo a que o processamento de vencimentos mensal reflita eficazmente a realidade da assiduidade do trabalhador. Periodicidade Diria

o

v. Elaborar o mapa de frias dos SASUM, em articulao com os departamentos; Descrio da atividade Elaborao do mapa anual de frias o Verificao dos dias de frias a que os trabalhadores tm direito no ano em causa; Elaborao, envio aos trabalhadores dos impressos de marcao de frias; Conferncia dos impressos e submisso para homologao; Registo dos dias escolhidos nos respetivos programas existentes; Elaborao do mapa global de frias e afixao do mesmo; Acompanhamento dirio do mesmo; Arquivo documental. Objetivo Periodicidade

o

o o

Cumprir o estabelecido na lei relativamente ao gozo de frias, de modo a possibilitar a recuperao fsica e psquica do trabalhador e assegurar-lhe as condies mnimas de disponibilidade pessoal, de integrao na vida familiar e de participao social e cultural. Garantir que todas as unidades dos SASUM sejam asseguradas nos meses de maior afluncia de pedido de marcao de frias.

o o o

Anual 01.03.2012 a 15.04.2012 O mapa de frias aprovado anualmente, mas acompanhado diariamente, tendo em vista as alteraes de frias solicitadas pelos trabalhadores ou por razes inerentes ao Servio.

vi. Instruir e organizar os processos referentes a acidentes de trabalho e doenas profissionais;Descrio da atividade Acidentes de trabalho o o Preenchimento do boletim de acompanhamento mdico; Comunicaes escritas s entidades competentes (Delegado de Sade, ADSE, Departamento de Estatstica, Mdico do Trabalho); Acompanhamento e registo dos dias de ausncia para efeitos de vencimentos; Articulao do processo com os responsveis de departamento, ADSE (se necessrio), CGA (se necessrio) e Mdico do Trabalho; Arquivo documental aps alta Objetivo Garantir aos trabalhadores sinistrados, a prestao imediata dos primeiros socorros e adequado transporte para o hospital ou outro servio de sade pblica. Efetuar, face ao disposto na lei, o acompanhamento ao trabalhador e comunicaes necessrias s entidades competentes; Suportar, na qualidade de entidade empregadora pblica com autonomia administrativa e financeira, o pagamento de encargos inerentes aos acidentes de trabalho ocorridos com os trabalhadores dos SASUM. Promover a prestao de trabalho em condies de segurana, higiene e sade, e opgina: 17

Periodicidade

o

Eventual

o

o

Plano de Atividades dos Servios de Aco Social da Universidade do Minho (2012)definitiva. envolvimento e adoo de polticas de preveno dos acidentes de trabalho e das doenas profissionais.

vii. Organizar e manter atualizado o cadastro dos trabalhadores; Descrio da atividade Arquivo individual do cadastro dos trabalhadores o Registo, controlo e arquivo de aes de formao profissional, habilitaes literrias, morada, NIB, IRS, BI/carto do Cidado etc. Objetivo Garantir a organizao e atualizao dos processos individuais dos trabalhadores e registo de alteraes nas aplicaes informticas existentes, de modo a manter-se operacional o percurso profissional dos mesmos. Periodicidade

Diria

viii. Organizar, instruir, informar e emitir os processos de contagem de tempo de servio, aposentao e junta mdica; Descrio da atividade Processos de aposentao, contagem de tempo de servio e juntas mdicas o Preenchimento e envio dos impressos e submisso dos processos s entidades competentes. Objetivo Instruir, enviar e acompanhar os processos de aposentao, contagem de tempo e submisso Junta Mdica da ADSE e CGA, obedecendo legislao em vigor e aos prazos legais para o efeito. Periodicidade

Eventual

ix. Assegurar o processo administrativo da Medicina do Trabalho;Descrio da atividade Medicina do Trabalho Envio e controlo de convocatrias aos trabalhadores para consultas; o Informao ao Mdico de trabalho das aposentaes, rescises, admisses, mudanas de funes, acidentes de trabalho e regresso aps doena dos trabalhadores; o Interligao com o Mdico de Trabalho, Administrador, Enfermeiras, Trabalhadores e Responsveis de Departamento; o Arquivo da Ficha de Aptido. Programa de Salubridade Alimentar o o Envio da listagem identificativa, por unidades, dos manipuladores de alimentos, ao delegado de sade de Braga; Receo, envio e controlo das requisies dos exames laboratoriais aos trabalhadores; Objetivo Periodicidade

Estes servios tm uma finalidade eminentemente preventiva e orientam a sua ao para os seguintes objetivos: estabelecimento e manuteno de condies de trabalho que assegurem integridade fsica e mental dos trabalhadores; desenvolvimento de condies tcnicas que assegurem a aplicao de medidas de preveno na rea de higiene e segurana; desenvolvimento de condies e meios que assegurem a informao e a formao dos trabalhadores nesta matria.

Semanal (5s feiras) que abrange o Polo de Braga e Guimares

o

Efetuar a vigilncia biolgica, atravs de anlises clnicas aos trabalhadores manipuladores de alimentos, no mbito do Programa de Salubridade Alimentar nas Cantinas Escolares, promovido pela Unidade Operativa de Sade Pblica de Braga. Atividade no realizada em 2011, porque no foi enviada qualquer informao pela Unidade Operativa de Sade Pblica sobre este assunto.

Anual (janeiro a maio de 2012)

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Plano de Atividades dos Servios de Aco Social da Universidade do Minho (2012)o Articulao dos resultados dos exames com o Mdico do Trabalho, delegado de sade, mdicos de famlia e responsvel do DA.

x. Elaborar informaes, estudos e projetos na rea de atuao de recursos humanos;Descrio da atividade Questionrio de Satisfao Trabalhadores o Objetivo de Aumentar o grau de satisfao dos trabalhadores face organizao onde trabalham e aos setores com os quais interagem regularmente; Corrigir e/ou colmatar as no conformidades detetadas; Garantir a operacionalidade do processo de monitorizao e medio da satisfao. Periodicidade

o o o o

Envio, receo, registo e controlo dos questionrios aos trabalhadores; Elaborao da circular informativa com prazos fixados; Tratamento estatstico dos dados; Elaborao e divulgao dos resultados; Registo e anlise de indicadores inerentes ao processo.

Anual (novembro e dezembro)

Avaliao de Desempenho o O SRH auxilia os responsveis de departamento na emisso das fichas de auto-avaliao e avaliao de desempenho dos trabalhadores dos SASUM posicionamento

Contribuir para a melhoria do desempenho e qualidade dos servios, para a coerncia e harmonia da ao dos servios, dirigentes e demais trabalhadores e para a promoo da sua motivao profissional e desenvolvimento de competncias. Cumprir o diploma que institui o Sistema Integrado de Gesto e Avaliao de Desempenho na Administrao Pblica (SIADAP) aos trabalhadores dos SASUM.

Anual De 30 de novembro a 30 de maro

Alterao de remuneratrio o

O SRH auxilia o Conselho Coordenador de Avaliao (CCA) na elaborao da listagem, divulgao e publicitao de alteraes de posicionamento remuneratrio e atribuio de prmios de desempenho. Comisso Paritria o Divulgao dos despachos e circulares aos trabalhadores inerentes ao processo; Elaborao da lista de trabalhadores; Organizao dos meios logsticos necessrios ao bom funcionamento do processo.

Cumprimento do previsto na lei (se aplicvel)

Anual Aps trmino do processo de avaliao (maro a dezembro)

o o

Apreciar as propostas de avaliao dadas a conhecer a trabalhadores avaliados, antes da homologao (comisso com carter consultivo)

Bianual

xi. Recolher e tratar para fins estatsticos e de gesto dados relativos a encargos salariais, trabalho extraordinrio, comparticipaes nas eventualidades de doena, acidentes de trabalho, subsdios e outros.pgina: 19

Plano de Atividades dos Servios de Aco Social da Universidade do Minho (2012)Descrio da atividade Objetivo Elaborar anualmente o seu balano social com referncia a 31 de dezembro do ano anterior em conformidade com a lei vigente para servios e organismos da administrao pblica central, regional e local, incluindo os institutos pblicos que revistam a natureza de servios personalizados e fundos pblicos que, no termo de cada ano civil, tenham um mnimo de 50 trabalhadores ao seu servio, qualquer que seja a respetiva relao jurdica de emprego. Periodicidade

Balano Social o o Elaborao do balano social; Aps aprovao efetuada a divulgao aos trabalhadores atravs da sua afixao em local visvel; Remessa de cpia s organizaes sindicais se solicitado; Remessa Secretaria-Geral do Ministrio da Educao e Cincia.

Anual O balano social dos SASUM elaborado em At 15 de abril o conformidade com o previsto no Decreto-Lei n 190/96, de 9 de outubro sendo remetido s entidades competentes, afixado no placard dos o Sede dos SASUM para consulta, em cumprimento do estipulado no n 3 e 4, da lei citada em epgrafe e divulgado pelos trabalhadores atravs de circular. Os dados referenciados no balano social so tambm um suporte essencial para a elaborao do relatrio anual de atividade. O INDEZ um inqurito estatstico, realizado INDEZ anualmente s IES, que tem como finalidade contribuir com informao para o respetivo Anual o Carregamento de dados on-line oramento de funcionamento sobre os seus At 1 de maro de com referncia a 31 de trabalhadores, e tem como objetivo final o 2012 dezembro do ano transato. clculo da remunerao mdia para efeitos de elaborao do Oramento de funcionamento a atribuir s IES. Cumprimento de obrigao legal de publicitao Bimestral prevista na Lei n 26/94, de 19 de agosto e 1 Semestre: at final obrigao de comunicao de subvenes Subsdios atribudos pelos SASUM no de setembro pblicas que no revistam a natureza de mbito do CAS 2 Semestre: at final indemnizao obrigatria Inspeco-Geral de de maro do ano Finanas conforme o preceituado no Decreto-Lei seguinte n 167/2008, de 26 de agosto. Anual (outubro a dezembro.) Renovao anual de cartes da ADSE Esta atividade embora (beneficirios entre os 18 e 26 anos) seja anual, pode ser o Envio dos ofcios a solicitar os Cumprir obrigao legal para controlo dos eventual caso existam certificados de habilitaes, descendentes beneficirios da ADSE aposentaes, o Conferncia e registo no sistema rescises contratuais de Gesto de dados de e trmino de direito beneficirios da ADSE de descendentes aos benefcios sociais Sistema de Informao de Organizao do Estado (SIOE) Cumprimento da Lei n 57/2011, de 28 de 1 ms de cada novembro, na sequncia do memorando de trimestre o Carregamento eletrnico de entendimento assinado entre o Estado Portugus, dados (dados de identificao a Unio Europeia, o Banco Central Europeu e o De 1 a 15 de janeiro dos Servios, regimes jurdicos Fundo Monetrio Internacional relativamente De 1 a 15 de abril aplicveis) a enviar DAGEP informao que se prende com os recursos De 1 a 15 de julho (Direco Geral da humanos da administrao pblica no universo De 1 a 15 de outubro Administrao e do emprego das contas nacionais Pblico) Declarao anual de rendimentos para Anual Cumprimento de procedimento legal efeitos de IRS janeiro de 2012pgina: 20

Plano de Atividades dos Servios de Aco Social da Universidade do Minho (2012)o Emisso e envio aos trabalhadores da declarao. Anual fevereiro de 2012

Elaborao do Modelo 10 (IRS) o Emisso e envio aos trabalhadores da declarao. Cumprir o procedimento legal

c) Explicitao do processo de elaborao do plano e dos mecanismos utilizados para assegurar a participao O plano de atividades do SRH assegurado em coordenao com o Administrador, chefias intermdias e trabalhadores. So objetivos, para 2012, do SRH: Descrio dos Objetivos Reformular o documento do Programa de Formao Profissional em 2012, de forma a contemplar no mesmo os objetivos de cada uma das aes de formao previstas, procedimento que facilitar a interao da divulgao interna das aes de formao e do impresso do registo de eficcia das aes realizadas. Digitalizar os documentos dos trabalhadores e fornecedores de servios de forma a diminuir as cpias em papel e tornar mais clere a pesquisa de informao Reestruturar a parte II do arquivo do SRH Reformular as instrues de trabalho e impressos associados, de acordo com o novo acordo ortogrfico efetuando a reviso da legislao associada Indicador Meta

Documento reformulado

At final de maro de 2012

Percentagem de dossiers digitalizados Arquivo reestruturado na totalidade Totalidade de instrues de trabalho e impressos associados do processo do SRH

60% at final dezembro de 2012 15 de dezembro de 2012 31 de janeiro de 2012

1.5.1.4. Setor de Apoio Jurdico (SAJ) a) Identificao dos principais destinatrios/utilizadores O Setor de Apoio Jurdico uma rea funcional dos SASUM e est adstrito ao Departamento do GA, cujo posto de trabalho foi recentemente preenchido por um Tcnico Superior licenciado em Direito. Este setor tem como principiais destinatrios o Administrador e responsveis pelos departamentos e setores. b) Tipificao dos servios a fornecer Em conformidade com o Regulamento Orgnico dos SASUM, cuja publicao foi efetuada na II Srie do DR n170, de 2 de setembro de 2009, compete ao SAJ assegurar o cumprimento das seguintes atividades: Elaborar pareceres, estudos e informaes de natureza jurdica em matrias atinentes s atribuies e competncias dos Servios, sempre que solicitado pelo Administrador; Prestar apoio jurdico e intervir em matria de processos disciplinares, de inqurito e de averiguaes; Colaborar na preparao de regulamentos ou outros normativos internos; Apoiar juridicamente na elaborao de respostas a reclamaes, recursos hierrquicos e processos de contencioso administrativo; Elaborar informaes, cadernos de encargos e programas de concurso no mbito do CCP, em articulao com o Administrador e com os departamentos; Apoiar juridicamente o funcionamento dos rgos de gesto dos SASUM e dos jris eventualmente constitudos, nomeadamente no mbito do CCP e na tramitao do procedimento concursal de pessoal na Administrao Pblica;pgina: 21

Plano de Atividades dos Servios de Aco Social da Universidade do Minho (2012) Representar juridicamente os SASUM em processos de contencioso administrativo em que estes sejam parte e que exijam a constituio de mandatrio judicial; Cumprir com todos os requisitos do SGQ implementados nos Servios.

So objetivos, para 2012, do SAJ: Aumentar os nveis de eficincia e eficcia associados s principais funes do Setor, atravs da manuteno de um registo dirio dos pedidos de informao/parecer, de forma a monitorizar a resposta aos pedidos por ordem de entrada/urgncia; Reforar a interao com os responsveis dos Departamentos/Setores dos SASUM, privilegiando o contacto telefnico e pessoal, ao invs do correio eletrnico; Promover verificaes e anlises a processos, de forma aleatria, para identificar eventuais desconformidades nos processos com implicaes jurdicas e econmico-financeiras; Sensibilizar os rgos de gesto para os resultados das auditorias e jurisprudncia do Tribunal de Contas mais recentes e para a evoluo da doutrina e jurisprudncia sobre questes de direito relevantes para os servios, atravs da pesquisa constante de informao, sua anlise e envio considerao superior; Promover a atualizao de conhecimentos, atravs da lecionao de, pelo menos, duas aes de formao na rea do direito pblico (contratao pblica e emprego pblico); Reforar e atualizar conhecimentos na rea da especialidade atravs da aposta pessoal na aquisio da bibliografia, frequncia de cursos e aes de formao, designadamente, na rea do direito e da administrao pblica, que consubstanciem formao altamente qualificada nos aspetos cientfico, tcnico e comportamental, de forma a proporcionar o desenvolvimento de conhecimentos e competncias adequados; Assegurar no mbito do desenvolvimento da atividade o cumprimento dos requisitos da norma ISO:9001:2008, definidos no mbito do processo de certificao de qualidade dos SASUM, designadamente, atravs da digitalizao de todos os documentos principais que servem de suporte elaborao dos pareceres/informaes e outros documentos e organizao de arquivo digital de jurisprudncia, legislao e doutrina sobre matrias de direito pblico.

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Plano de Atividades dos Servios de Aco Social da Universidade do Minho (2012)1.5.2. Departamento Administrativo e Financeiro (DAF) O Departamento Administrativo e Financeiro dirigido por um diretor de servios que exerce as suas atribuies nos domnios da gesto e administrao das finanas e do patrimnio. O DAF tem como misso participar/apoiar na definio da poltica de gesto dos SASUM nos domnios financeiro, oramental e patrimonial, e coadjuvar de forma geral, o Administrador, no que respeita ao exerccio das suas competncias nas referidas reas. O DAF constitudo por seis setores, sendo que cada setor tem um responsvel. Os setores so: Contabilidade e Gesto de Stocks (CGS); Oramento e Conta (OC); Economato e Aprovisionamento (ECAP); Tesouraria (TES); Patrimnio (PAT); Faturao e Controlo de Senhas (FAC). Todos os setores do DAF funcionam em Gualtar, sendo que o ECAP tambm funciona em Azurm. Ao longo dos anos, tem existido um aperfeioamento deste departamento, no s imposto pelas mudanas da prpria Administrao Pblica, mas tambm por iniciativa dos Responsveis pela gesto estratgica dos SASUM, na procura de uma melhoria constante. a) Identificao dos principais destinatrios/utilizadores O DAF um departamento transversal nos SASUM, uma vez que presta servios de apoio aos departamentos (apoio direto aos alunos), sendo os principais destinatrios internos organizao. Existem ainda, destinatrios externos que so os vrios departamentos da UMinho a quem o DAF emite faturao, assim como algumas empresas e outras entidades com quem os SASUM colaboram. b) Tipificao dos servios normalmente fornecidos ou de novos servios a fornecer I. Os servios prestados pelo DAF situam-se nas reas financeira, oramental e patrimonial, participando de forma ativa na poltica de gesto dos SASUM. II. O DAF organiza os procedimentos concursais ao abrigo do CCP, aprovado pelo Decreto-Lei n18/2008, de 29 de janeiro, tendo efetuado no ano de 2011: 22 concursos pblicos (17 em 2010), dos quais 20 referentes aquisio de gneros alimentcios, 1 concurso de empreitada e 1 concurso de limpeza; 16 Ajustes Diretos (22 em 2010), com consulta a uma ou mais entidades. III. Procede ainda, ao registo de todas as entradas e sadas dos gneros e materiais de forma a manter atualizados os ficheiros de todos os bens, de acordo com o inventrio permanente. No ano 2011 efetuou os seguintes registos: N de movimentos-2011 7.654 3.358 4.701 13.991 214 87 4 1 14.010 9.390 247 842 N de movimentos-2010 7.504 3.119 4.721 13.369 275 59 4 2 13.503 9.265 350 1.099

Tipo lanamento contabilstico Cabimentos Gerais Despesas Gerais Fat. INTERNA Guia de Transporte//Remessa Guia de outros doc's Compras V/ Nota de Crdito (valor) Reposio Abatida aos Pagamentos Requisio ( loja UMinho ) Requisio V/ Fatura V/ Nota de Crdito V/ Venda a Dinheiro

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Plano de Atividades dos Servios de Aco Social da Universidade do Minho (2012)IV. De forma a refletir uma imagem verdadeira e apropriada dos SASUM, o DAF realizou 48 auditorias nas reas de disponibilidades, existncias e imobilizado (14 auditorias), agrupadas em 22 auditorias, conforme mapa abaixo discriminado:

V. No mbito do apoio gesto, elabora mapas de controlo interno mensais que faculta aos seus utilizadores internos (departamentos). VI. Efetua os pagamentos semanalmente, de acordo com as relaes de pagamento aprovadas no Conselho de Gesto dos SASUM, sendo que o prazo mdio de pagamentos, no terceiro trimestre de 2010, ronda os 10,7 dias. VII. De forma a aumentar a liquidez de tesouraria procura-se comunicar com os utilizadores regularmente de forma a diminuir os prazos mdios de recebimentos, que no terceiro trimestre de 2011 se situou nos 11 dias (15 em 2010). VIII. Manter organizado e atualizado todo o patrimnio dos SASUM, de forma a prestar uma informao fidedigna aos utentes. IX. Controlar as senhas vendidas versus consumidas do DA, que at ao final de novembro se situava em 613.046 senhas consumidas (647.378 senhas em 2010) c) Explicitao do processo de elaborao do plano e dos mecanismos utilizados para assegurar a participao O plano do DAF assegurado em coordenao com os responsveis de setores, dando primazia elaborao de reunies peridicas, ao bom relacionamento entre todos, e essencialmente uma boa comunicao quer com os responsveis de setores, quer com os prprios colaboradores.pgina: 24

Plano de Atividades dos Servios de Aco Social da Universidade do Minho (2012)Para que o departamento possa cumprir com a sua misso, torna-se fundamental a definio de objetivos estratgicos a alcanar para o ano de 2012, a saber: I. II. III. IV. Consolidar e melhorar o sistema de gesto financeira existente; Gerir adequadamente o inventrio dos SASUM; Desenvolver programas de formao especfica para os trabalhadores dos SASUM; Apoiar a estrutura dos Servios nos procedimentos/aes especficas nas vertentes financeiras, patrimoniais e do SGQ e SGSA, no mbito da NP EN ISO 9001:2008 e da NP EN ISO 22000:2005.

a)

Objetivos Operacionais.

Foram definidos os seguintes objetivos operacionais: Promover a realizao de auditorias internas, de forma permanente, com o objetivo de consolidar as metodologias de preveno e erros ao nvel dos caixas, imobilizado e existncias. Dar formao aos funcionrios do DAF e eventualmente estender algumas aes a todos os funcionrios dos SASUM e da UMinho sobre temas de interesse geral. Dar continuidade ao sistema de contabilidade analtica digrfico, com elaborao dos mapas do POC-Educao para o ano letivo 2011/2012 (setembro 2011 a agosto 2012). Dar cumprimento s obrigaes legais e internas previstas no calendrio contabilstico, nomeadamente: Envio mensal dos mapas de controlo Oramental de despesa e receita para a DGO; Envio mensal dos mapas de alteraes oramentais aprovadas pelo Conselho de Gesto para a DGO; Envio trimestral dos mapas previstos na circular da DGO para as diversas entidades; Envio mensal dos mapas de controlo interno para o Administrador e para os diversos departamentos: alimentar (bares e das cantinas), desportivo e alojamento. Proceder atualizao do MCI, em conformidade com os procedimentos definidos na certificao dos SASUM, segundo a ISO 9001:2008 e a ISO 22000:2005. Zelar pelo cumprimento dos indicadores definidos no mbito da Certificao da Qualidade, nomeadamente: Prazo Mdio de Pagamentos (PMP) Prazo Mdio de Recebimentos (PMR) Desvio nos Inventrios (produtos simples) Prazo mdio da concluso dos processos de abate Avaliao da Satisfao do Setor de Economato e Aprovisionamento Avaliado atravs de inqurito a realizar no ms de novembro de 2012. Grau de satisfao dos pedidos Avaliado atravs de inqurito a realizar no ms de novembro de 2012. Colaborar com os restantes departamentos, de forma a superar a previso das receitas prprias previstas no oramento de Estado para 2012 Coadjuvar o Administrador na gesto financeira dos SASUM, nomeadamente no que se refere ao controlo financeiro dos empreendimentos a realizar.

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Objetivos Estratgicos 2012 DAFConsolidar e melhorar o sistema de gesto financeira existente Gerir adequadamente o inventrio dos SASUM Desenvolver programas de formao especfica aos trabalhadores dos SASUM Apoiar a estrutura dos Servios nos procedimentos/aes especficas nas vertentes financeiras, patrimoniais e do SGQ e SGSA, no mbito da NP EN ISO 9001:2008 e da NP EN ISO 22000:2005 Dar cumprimento s obrigaes legais e internas previstas no calendrio contabilstico, nomeadamente: I. Envio mensal dos mapas de controlo Oramental de despesa e receita para a DGO; II. Envio mensal dos mapas de alteraes oramentais aprovadas pelo Conselho de Gesto para a DGO; III. Envio trimestral dos mapas previstos na circular da DGO para as diversas entidades; IV. Envio mensal dos mapas de controlo interno para o Administrador e para os diversos departamentos: alimentar (bares e das cantinas), desportivo e alojamento. Indicador: Data Proceder atualizao do MCI, em conformidade com os procedimentos definidos na certificao dos SASUM, segundo a ISO 9001:2008 e a ISO 22000:2005. Indicador: Data Objetivo 1 META: At 31 de novembro 2012 Objetivo 2 Objetivo 3 Objetivo 4

Alinhamento dos objetivos operacionais com os objetivos estratgicos fixados Dar continuidade ao sistema de contabilidade analtica digrfico, com elaborao dos mapas do POC-Educao para o ano letivo 2011/2012 (setembro 2011 a agosto 2012). Promover a realizao de auditorias internas, de forma permanente, com o objetivo de consolidar as metodologias de preveno e erros ao nvel dos caixas, imobilizado e existncias. Dar formao aos funcionrios do DAF e eventualmente estender algumas aes a todos os funcionrios dos SASUM e da UMinho sobre temas de interesse geral.

META: 15 auditorias no total Indicador: N de Aes

META: 4 Aes de Formao

META: At 31 de dezembro

Indicador: Data

Indicador: realizadas

N

de

auditorias

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META: At 31 de dezembro


Objetivos Estratgicos 2012 DAF Consolidar e melhorar o sistema de gesto financeira existente Gerir adequadamente o inventrio dos SASUM Desenvolver programas de formao especfica aos trabalhadores dos SASUM Apoiar a estrutura dos Servios nos procedimentos/aes especficas nas vertentes financeiras, patrimoniais e do SGQ e SGSA, no mbito da NP EN ISO 9001:2008 e da NP EN ISO 22000:2005 Colaborar com os restantes departamentos, de forma a superar a previso das receitas prprias previstas no oramento de Estado para 2012. META: Atingir os 5,5 milhes de euros Objetivo 1 META: 90% do cumprimento dos indicadores Objetivo 2 Objetivo 3 Objetivo 4

Alinhamento dos objetivos operacionais com os objetivos estratgicos fixados Zelar pelo cumprimento dos indicadores definidos no mbito da Certificao da Qualidade, nomeadamente: I. Prazo Mdio de Pagamentos (PMP); II. Prazo Mdio de Recebimentos (PMR); III. Desvio nos Inventrios (produtos simples); IV. Prazo mdio da concluso dos processos de abate; V. Avaliao da Satisfao do ECAP avaliado atravs de inqurito a realizar no ms de novembro de 2012. VI. Grau de satisfao dos pedidos avaliado atravs de inqurito a realizar no ms de novembro de 2012. Indicador: % de cumprimento de indicadores

Indicador: Valor de Receita/Vendas Coadjuvar o Administrador na gesto financeira dos SASUM, nomeadamente no que se refere ao controlo financeiro dos empreendimentos a realizar. Indicador: Data

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META: 31 dezembro

Plano de Atividades dos Servios de Aco Social da Universidade do Minho (2012)1.5.3. Departamento Alimentar (DA) a) Identificao dos principais destinatrios/utilizadores O Departamento Alimentar dirigido por um diretor de servios que exerce as suas atribuies nos domnios da alimentao, da nutrio e segurana alimentar e compreende os seguintes setores: Alimentao, Higiene e Segurana Alimentar, Secretariado do Departamento Alimentar. O DA compreende todas as unidades alimentares que apoiam a populao universitria nos polos de Braga e Guimares. Paralelamente aos servios prestados aos alunos, docentes e trabalhadores, os servios de alimentao procuram ainda, disponibilizar as instalaes e prestar outros servios complementares, mediante adequadas contrapartidas financeiras. b) Tipificao dos servios normalmente fornecidos ou de novos servios a fornecer Servir refeies subsidiadas de qualidade, nas unidades designadas por cantinas. Para alm deste, os servios disponibilizam outros espaos de refeies alternativos, como caso do Restaurante Panormico, unidades de Grelhados (grill), servio de rampa no subsidiado, e refeies rpidas nos bares. Os servios de alimentao dos SASUM pretendem proporcionar servios de qualidade, que vo ao encontro do crescimento do grau de satisfao dos seus utentes, apesar da poltica de preos mais baixa comparativamente com o setor privado. Toda a atividade assenta na melhoria contnua de qualidade dos servios e das refeies. A alimentao uma condio natural da sobrevivncia. Sabemos hoje e cada vez de forma mais acentuada que a alimentao condiciona de forma direta a sade dos indivduos. atual a relao direta da alimentao com os problemas cardiovasculares, obesidade, diabetes, etc. Os estudantes no decorrer do seu percurso acadmico podem fazer diariamente 1 a 5 refeies nas unidades alimentares da universidade, durante pelo menos 3 anos. Sendo o grupo etrio dos estudantes, aquele em que se inicia verdadeiramente a formao e sensibilizao para as preocupaes com a alimentao, fundamental que a oferta alimentar que os envolve seja responsvel, pedaggico e cuidado. Na gesto das unidades de alimentao, para alm de estarem implantadas normas que garantem o mximo rigor na utilizao dos bens, h uma permanente preocupao com as questes de higiene e segurana alimentar. c) Caracterizao do DA no ano de 2011

Nmeros gerais que sustentam o planeamento definido para o ano de 2012: o Total de refeies servidas em 2011; o Indicadores de gesto (receita); o Reclamaes recebidas aumentaram em 2011 (motivos devidamente identificados, acompanhados quando necessrio); o Plano de formao 2011 cumprido a 100%; o Indicadores de higiene do SGSA Metas atingidas e superadas. d) O departamento alimentar orientar o seu trabalho para 2012 em 4 objetivos estratgicos:

1. Promover hbitos alimentares saudveis e variados O departamento alimentar manter em 2012 a sua poltica de promoo e divulgao de hbitos alimentares saudveis e variados, integrados no projeto de Alimentao Saudvel na UM. semelhana dos anos anteriores, este projeto assenta nfase no acompanhamento rigoroso das ementas elaboradas e confecionadas nos restaurantes. A elaborao das ementas, sempre efetuada pelo nutricionista em conjunto com os chefes das cozinhas, tem por base as recomendaes da Organizao Mundial de sade, com a seguinte estrutura: i) Determinao das quantidades per capita em cru tem como base: - as recomendaes nutricionais da Organizao Mundial de Sade (OMS) e do Food and Nutrition Board (FNB) - os per capita atualmente servidos nas unidades.

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Plano de Atividades dos Servios de Aco Social da Universidade do Minho (2012)ii) Anlise da composio nutricional das refeies servidas: a composio nutricional das refeies calculada de acordo com a metodologia desenvolvida na Rede de Excelncia Europeia EUROFIR (European Food Information Resource Network). Com base no conhecimento das quantidades per capita em cru, da composio dos alimentos crus, dos fatores de correo estabelecidos para as diferentes operaes culinrias e dos fatores de perda nutricional durante os processos culinrios, so calculados os seguintes parmetros: Energia; Macronutrientes (Protenas, Gordura e Hidratos de Carbono); Micronutrientes (Vitaminas lipossolveis (A, D, E, K)); Vitaminas hidrossolveis (B1, B2, Niacina, cido pantotnico, B6, Biotina, Folatos, B12 e Vitamina C); Microelementos (Clcio, Fsforo, Magnsio, Sdio, Potssio, Ferro, Zinco, Cobre). iii) Validao nutricional das FT: com base na anlise da composio nutricional das refeies servidas, avaliada a adequao energtica e nutricional das refeies s necessidades dirias dos vrios grupos populacionais (como referncia utilizam-se as recomendaes nutricionais da Organizao Mundial de Sade (OMS) e do Food and Nutrition Board (FNB). Seguindo sempre o Guia de elaborao de ementas definido para os SASUM. Objetivos Operacionais: Dar continuidade introduo de produtos vegetarianos nos bares Promover semanas temticas: lasanha vegetariana, saladas, etc. Promover semanas gastronmicas regionais/nacionais/internacionais Promover aes de comemorao do Dia Mundial da Alimentao e da Semana Bio Manter o controlo e verificao das capitaes e consequente equilbrio nutricional das refeies Promover o regime livre de compra de senha para refeio vegetariana em todas as unidades

2. Otimizar os recursos humanos, materiais, do departamento alimentarObjetivos Operacionais: - Cumprir com planeamento de horas extras para 2012 - Cumprir com horas de colaborao de alunos nas unidades planeadas para 2012 - Reduo consumos de produtos e materiais de limpeza em 0.5% - Reduo consumos de gua do departamento em 0.5% - Aumentar receita global do departamento para 3 400 000 - Abertura cantina Gualtar ao sbado - Reestruturao do servio do Bar 5, para incluir refeies quentes - Lanamento do servio takeaway comunidade acadmica

3. Promover a formao dos colaboradores do Departamento AlimentarA formao dos colaboradores do DA tem sido considerada como um ponto fundamental no desenvolvimento e melhoria do departamento alimentar. A formao em reas especficas como higiene, HACCP, procedimentos de higienizao e atendimento, deve ser repetida anualmente. O incentivo progresso das habilitaes acadmicas dos colaboradores tem sido outra aposta. O departamento alimentar colabora nestas iniciativas flexibilizando as trocas de horrios aos colaboradores e permitindo que a formao decorra pontualmente, por curtos perodos de tempo (dentro da convenincia do servio) dentro do horrio de trabalho. Objetivos Operacionais: Cumprir plano de formao definido para 2012, que deve incluir as seguintes aes de formao: Boas prticas de higiene e fabrico nas unidades alimentares dos SASUM HACCP metodologia de controlo de perigos Mtodos de Higiene e Limpeza Nutrio /elaborao de ementas (ESA) Rotulagem nova legislao (ESA) Sistemas de gesto ambiental nova legislao (ESA)

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Plano de Atividades dos Servios de Aco Social da Universidade do Minho (2012) 4. Melhorar continuamente os indicadores de gesto e segurana alimentarEm relao aos indicadores de segurana alimentar, o Departamento Alimentar assegurar em 2012, mensalmente conforme planeamento da verificao: Auditorias efetuadas por uma entidade externa, ao sistema de gesto de segurana alimentar, mais propriamente s unidades do DA (conforme plano de auditorias); Anlises de alimentos para anlise microbiolgica (conforme plano de amostragem definido); Anlises de utenslios (conforme plano de amostragem definido); Controlo de rotina de gua por amostragem, para alm da receo dos boletins mensais das respetivas entidades que abastecem a gua em Braga e Guimares; (conforme plano de amostragem definido); Anlises higiene dos operadores (conforme plano de amostragem definido); Anlise higiene do ar (conforme plano de amostragem definido); Controlo de pragas; Auditorias de verificao aos equipamentos de vending (conforme plano de amostragem definido); Exerccios de rastreabilidade; Auditorias a fornecedores; Simulacros de segurana alimentar (controlo na receo, falha de energia, sabotagem, etc) Verificaes PROs / PCCs; A cada auditoria, os respetivos relatrios das auditorias sero tratados, nas no conformidades detetadas, no sistema de gesto documental (Software Uebe.Q). Sero ainda emitidos relatrios resumo e planos de aes para as respetivas unidades e equipa de segurana alimentar. Esta verificao permitir manter um nvel de rigor e exigncia de segurana alimentar ao nvel da responsabilidade atingida com a certificao. Para verificao de todo o sistema de gesto de segurana alimentar sero realizadas 2 auditorias internas subcontratadas ao SGSA + SGQ, conforme plano de auditorias. Objetivos Operacionais: Realizar 2 auditorias internas, globais aos sistemas ISO 22000:2005 e ISO 9001:2008 % de realizao de produtos novos face s propostas existentes 95% Higiene de alimentos - reduzir % mdia para 6% Higiene de manipuladores reduzir % mdia para 5% Higiene de utenslios reduzir % mdia para 4% Cumprir todos os planos de atividades previstos para o SGSA

Descrio resumida do cronograma das atividades do Sistema de Gesto de Segurana Alimentar: Ms 01 02 03 04 05 06 07 08 Atividade Rastreabilidade Verificao H2O Auditoria SGSA: Higiene alimentos Higiene Utenslios Higiene Superfcies Higiene manipuladores Higiene Ar Controlo Pragas Simulacros Verificaes PPROs /PCCs Verificao Vending Verificao cumprimento das ementas Verificao empratamento

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Plano de Atividades dos Servios de Aco Social da Universidade do Minho (2012)O enquadramento dos objetivos estratgicos e anuais do DA pode ser ilustrado por uma matriz de correspondncia que tem por base a orientao estratgica da definio de objetivos pensados e orientados para a misso dos SASUM, que por sua vez respondem ao cumprimento da Politica dos SASUM, integram os objetivos departamentais e assim sucessivamente at aos objetivos dos colaboradores.Misso SASUM Objetivos estratgicos dos SASUM Politica dos SASUM Objetivos estratgicos do Departamento Alimentar Objetivos operacionais

Proporcionar aos estudantes as melhores condies de frequncia do ensino superior e de integrao e vivncia social e acadmica.

1 - Na prestao de servios ao cliente, melhorando e adaptando os mecanismos de comunicao e inovao por forma a garantir a sua crescente satisfao; Assegurar a prestao de servios de qualidade comunidade (Apoio Social, de Alimentao, Desportivos e Culturais), garantindo melhor qualidade de vida, com vista ao sucesso do projeto educativo; 4 - Na prestao de um servio que garanta equidade e justia social dentro do enquadramento legal e institucional; Promover hbitos alimentares saudveis e variados

Dar continuidade introduo de produtos vegetarianos nos bares

Promover semanas temticas: lasanha vegetariana, saladas, etc. Promover semanas gastronmicas regionais/nacionais/internacionais Promover aes de comemorao do Dias Mundiais da alimentao e da Semana Bio Manter o controlo e verificao das capitaes e consequente equilbrio nutricional das refeies Promover regime livre de compra de senha para refeio vegetariana em todas as unidades

Cumprir com planeamento de horas extras para 2012 2 - Na preocupao sistemtica pelo cumprimento dos requisitos dos sistemas da Qualidade e Segurana Alimentar, melhorando continuamente a sua eficcia; Adequar e otimizar a utilizao dos recursos (humanos, financeiros e materiais) dos Servios de Aco Social; 3 - Na prestao de um servio baseado na transparncia e simplificao, visando a eficincia e eficcia dos processos; Otimizar os recursos humanos, materiais, do DA Cumprir com horas de colaborao de alunos nas unidades planeadas para 2012 Reduo consumos de produtos e materiais de limpeza em 0.5% Reduo consumos de gua do departamento em 0.5% Aumentar receita global do departamento para 3 400 000 Abertura cantina Gualtar ao sbado Reestruturao do servio do Bar 5, para incluir refeies quentes Lanamento do servio takeaway comunidade acadmica Promover a formao dos colaboradores do DA Cumprir com o plano de formao DA 2012: Boas prticas de higiene e fabrico nas unidades alimentares dos SASUM Mtodos de Higiene e Limpeza HACCP metodologia de controlo de perigos

6 - Na melhoria contnua dos mtodos de trabalho e na adaptao s novas Promover a modernizao e eficincia da organizao interna, com vista manuteno das certificaes obtid

plano atividades sasum 2012 v2

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