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PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE REGIRÁN LA
REALIZACIÓN DEL CONTRATO DE “DIGITALIZACIÓN Y
CATALOGACIÓN DE EXPEDIENTES JUDICIALES”
PROCEDIMIENTO ABIERTO
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Pliego de Prescripciones Técnicas – Digitalización y catalogación de expedientes judiciales. Procedimiento Abierto.
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ÍNDICE
1. INTRODUCCIÓN ................................................................. 6
1.1. Antecedentes .............................................................. 6
1.2. Convenio Ius+reD ......................................................... 6
1.3. Proyecto de Digitalización y catalogación de Expedientes Judiciales. .................................................................. 7
2. REQUISITOS TÉCNICOS Y FUNCIONALES ................................. 8
2.1. Marco de trabajo .......................................................... 8
2.2. Terminología, productos y subproductos del proceso ........... 10
2.3. Requisitos Técnicos Particulares .................................... 13
2.3.1. CONTINUIDAD DE LAS OPERACIONES ............................... 15
2.3.2. ESTABLECIMIENTO DE LA CAPACIDAD OPERATIVA .......... 17
2.3.3. ESTABLECIMIENTO DE LA CAPACIDAD PRODUCTIVA ........ 20
2.3.4. SERVICIO OPTIMIZADO .............................................. 21
2.3.4.1. REPLANTEO .......................................................... 22
2.3.4.2. INVENTARIO .......................................................... 24
2.3.4.3. PLANIFICACIÓN ...................................................... 28
2.3.4.4. PREPARACIÓN Y TRASLADO DE TOMOS ....................... 31
2.3.4.5. DIGITALIZACIÓN ..................................................... 36
2.3.4.6. ENTREGA DEL TOMO DIGITAL ..................................... 41
2.3.4.7. RECUPERACIÓN DE IMÁGENES ................................... 43
2.3.4.8. DEVOLUCIÓN DE TOMOS ........................................... 45
2.3.4.9. CATALOGACIÓN...................................................... 48
2.3.4.10. ENTREGA DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO .................. 53
2.3.4.11. GESTIÓN DE INCIDENCIAS ........................................ 54
3. REQUISITOS DE EJECUCIÓN ............................................... 59
3.1. Dirección y Seguimiento de los Trabajos ........................... 59
3.2. Medios personales ...................................................... 61
3.3. Lugar y horario de los trabajos ....................................... 64
3.4. Medios del adjudicatario ............................................... 65
3.5. Equipamiento para el adjudicatario de calidad .................... 68
3.6. Requisitos de publicidad de acciones cofinanciadas por fondos FEDER ..................................................................... 70
4. REQUISITOS DE SERVICIO .................................................. 71
4.1. Niveles de servicio ...................................................... 71
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Pliego de Prescripciones Técnicas – Digitalización y catalogación de expedientes judiciales. Procedimiento Abierto.
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4.1.1. REQUISITOS DE SERVICIO ASOCIADOS A LA CONTINUIDAD DE LAS OPERACIONES ...................................................... 71
4.1.2. REQUISITOS DE SERVICIO ASOCIADOS AL ESTABLECIMIENTO DE LA CAPACIDAD OPERATIVA Y PRODUCTIVA .................. 72
4.1.3. REQUISITOS DE SERVICIO ASOCIADOS AL ESTABLECIMIENTO DE LA CAPACIDAD PRODUCTIVA Y AL SERVICIO OPTIMIZADO 72
4.1.3.1. REPLANTEO Y PLANIFICACIÓN ................................... 72
4.1.3.2. PRODUCCIÓN ......................................................... 73
4.1.3.3. DESTRUCCIÓN DE COPIAS DIGITALES .......................... 76
4.1.3.4. RITMOS DE PRODUCCIÓN Y CAPACIDAD PRODUCTIVA ..... 77
4.1.1. REQUISITOS DE SERVICIO ASOCIADOS A LOS APLICATIVOS .. 78
4.1.2. PARÁMETROS DE CALIDAD ............................................ 78
4.1.2.1. CALIDAD DE IMÁGENES ............................................ 78
4.1.2.2. CALIDAD DE METADATOS ......................................... 78
4.1.3. GARANTÍA ................................................................. 80
4.2. Control Económico y de Facturación ................................ 81
4.2.1. HITOS DE FACTURACIÓN ............................................... 81
4.2.2. DOCUMENTACIÓN REQUERIDA PARA ACOMPAÑAR A LA FACTURA .................................................................. 84
5. REQUISITOS DE PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL Y LEGISLACION APLICABLE ............................................... 87
5.1. PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL ............ 87
5.2. LEGISLACIÓN APLICABLE ............................................ 87
5.2.1. PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL ............. 87
5.2.2. ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA JUDICIAL .................... 88
5.2.3. ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA ................................. 88
5.2.4. FIRMA ELECTRÓNICA ................................................ 89
6. FORMATO Y CONTENIDO DE LA PROPUESTA .......................... 89
6.1. Propuesta relativa a los criterios cuya valoración depende de un juicio de valor (sobre 3) ................................................ 90
6.2. Propuesta relativa a los criterios cuantificables mediante la mera aplicación de fórmulas (sobre 4) .............................. 92
6.2.1. PROPOSICIÓN ECONÓMICA ............................................ 92
6.2.2. MODELO DE PROPOSICIÓN ECONÓMICA ......................... 97
6.3. PROPOSICIÓN RELATIVA AL RESTO DE CRITERIOS CUANTIFICABLES MEDIANTE LA MERA APLICACIÓN DE FÓRMULAS. .............................................................. 98
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7. ANEXO I: METADATOS A CONSIDERAR EN EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO ................................................................ 100
7.1. Catalogación básica ................................................... 100
7.2. Catalogación extendida ............................................... 104
ÍNDICE DE ILUSTRACIONES
ILUSTRACIÓN 1: MARCO DE TRABAJO DEL PROYECTO ........................ 9
ILUSTRACIÓN 2: SERVICIOS OBJETO DEL CONTRATO ....................... 10
ILUSTRACIÓN 3: FASES DEL TRABAJO ....................................................15
ILUSTRACIÓN 5: ESTRUCTURA DEL TOMO DIGITAL ........................... 40
ILUSTRACIÓN 6: ESTRUCTURA DE LA UDE .............................................51
ÍNDICE DE TABLAS
TABLA 1: FUNCIONES MÍNIMAS A PROPORCIONAR EN LOS APLICATIVOS ............................................................................................................. 68
TABLA 2: DOCUMENTACIÓN REQUERIDA PARA ACOMPAÑAR LA FACTURA .................................................................................................................... 86
TABLA 3: LISTADO DE PRECIOS UNITARIOS DE LA PROPOSICIÓN ECONÓMICA ................................................................................................................ 94
TABLA 4: FACTORES DE CORRECCIÓN DE LA FACTURACIÓN DE LA CATALOGACIÓN EXTENDIDA ................................................................................. 95
TABLA 5: CONDICIONES DE LA OFERTA ECONÓMICA ........................ 96
TABLA 6: METADATOS DE LA CATALOGACIÓN BÁSICA ................... 102
TABLA 7: EJEMPLOS DE METADATOS DE LA CATALOGACIÓN EXTENDIDA ................................................................................................................ 105
Nota: Cualquier consulta en relación con el presente procedimiento
de adjudicación debe dirigirse por correo electrónico a la dirección
[email protected] Indicando:
Asunto: número de expediente;
Cuerpo: nombre de la empresa, datos de la persona que realiza la
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consulta y texto de la consulta.
El plazo de recepción de consultas finalizará 3 días hábiles antes del
fin del plazo de presentación de ofertas. Red.es no tendrá obligación de
responder las consultas realizadas transcurrido dicho plazo.
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1. INTRODUCCIÓN
1.1. ANTECEDENTES
Red.es se enfrenta al reto de desarrollar los programas de fomento
de la Sociedad de la Información y las Comunicaciones que le han sido
encomendados, bajo unos criterios de eficiencia y eficacia, transparencia,
coordinación y control que le permitan conseguir la excelencia en el
desempeño de sus funciones.
El impulso de los servicios públicos digitales claramente se
corresponde con una de las metas más importantes que han sido
encomendadas a Red.es desde que la Entidad fue instituida. El apoyo de la
Entidad a la dotación de infraestructuras y medios en los diferentes niveles
de la Administración Pública, continúa surtiendo un deseado efecto tractor
para el desarrollo de los servicios públicos y su integración en las TIC.
En definitiva, Red.es persigue el objetivo de integrar la innovación
como factor estratégico del desarrollo tecnológico de las diferentes
Administraciones Públicas, incorporando, en particular, las tecnologías de la
información en las fases más significativas de los servicios públicos
prestados por las Administraciones Públicas (AAPP) y, de esta forma,
mejorar la interacción con los beneficiarios de los servicios.
1.2. CONVENIO IUS+RED
Red.es gestiona, en coordinación con otras Administraciones Públicas
y Organismos Públicos estatales, autonómicos y locales, diversos
programas de difusión y extensión de la Sociedad de la Información. Dentro
de esta línea se enmarcan las actuaciones orientadas a extender el uso e
implantación de las TIC como motor de un servicio de justicia moderno y
eficaz.
A partir de un Convenio de Colaboración suscrito por el Ministerio de
Justicia, el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio (hoy Ministerio de
Industria, Energía y Turismo), y la Entidad Pública Empresarial Red.es, se
puso en marcha el Programa Ius+reD (en adelante, “el Programa”) en Abril
de 2010. Su finalidad es el desarrollo de Servicios Públicos Digitales en el
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Pliego de Prescripciones Técnicas – Digitalización y catalogación de expedientes judiciales. Procedimiento Abierto.
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ámbito procesal y del Registro Civil y especialmente la implantación de los
nuevos sistemas de información, que darán respuesta a los modelos
organizativos y procedimentales previstos en el Plan Estratégico de
Modernización de la Justicia 2009-2012, como elementos esenciales para
mejorar la prestación del servicio público de la Justicia y contribuir a una
Administración sin Papeles.
El Programa Ius+reD cuenta con financiación procedente de los
Programas Operativos FEDER 2007-2013, en concreto del Programa
Operativo Economía Basada en el Conocimiento (POEC). En este sentido, las
actuaciones previstas en el presente procedimiento de licitación serán
financiables con cargo al FEDER, contribuyendo a la Modernización de la
Justicia en el ámbito Procesal, a través del impulso a la implantación del
expediente judicial digital y sentando las bases para la oficina judicial sin
papeles.
1.3. PROYECTO DE DIGITALIZACIÓN Y CATALOGACIÓN DE EXPEDIENTES JUDICIALES.
Una de las líneas de actuación para la mejora del servicio de
Administración de Justicia es el impulso a la implantación del Expediente
Judicial Electrónico, a través de la realización de actuaciones de
digitalización y catalogación de los expedientes judiciales en juzgados y
tribunales, cuya provisión de medios corresponde al Ministerio de Justicia o
a las Comunidades Autónomas con competencias transferidas.
Las lecciones aprendidas con experiencias anteriores, en este ámbito;
la complejidad, capilaridad e impacto inherentes a la prestación de un
servicio de digitalización y catalogación de los expedientes judiciales de
cara a la puesta en marcha del Expediente Judicial Electrónico, así como el
nivel de exigencia en la calidad de los productos entregados, hace necesario
un planteamiento que parte de la definición de un nuevo modelo de
prestación servicios optimizado (en cuanto a su sostenibilidad, eficiencia,
escalabilidad y garantías de seguridad y calidad), la articulación de su
estrategia de implantación y la transición desde el modelo actual, de cara a
poder plantear el proyecto como una cadena de producción desde el primer
contacto con el órgano judicial hasta la entrega de los productos
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resultantes del servicio.
Para ello, se hace necesario articular la prestación de los servicios de
digitalización y catalogación de expedientes judiciales objeto del presente
pliego, de forma coordinada con servicios de reingeniería, calidad, gestión y
mejora continua, correspondientes al expediente de contratación 074/12-
SV.
2. REQUISITOS TÉCNICOS Y FUNCIONALES
Los apartados siguientes especifican los requisitos mínimos. Las
propuestas que ofrezcan servicios que no cumplan con estos requisitos no
serán tomadas en consideración en el presente procedimiento de
adjudicación. El licitador puede ofertar prestaciones superiores a las
solicitadas, que se considerarán positivamente en la valoración técnica de la
oferta. Al presentar su oferta, el licitador deberá ajustarse a la terminología
utilizada en este apartado.
Los requisitos técnicos mostrados en el siguiente punto no pretenden
ser una relación exhaustiva del mismo, sino que se muestran con el objeto
de definir el marco general en el que se van a desarrollar los trabajos.
2.1. MARCO DE TRABAJO
A continuación se presenta el marco de trabajo en el que se ubican
las actuaciones objeto del presente contrato. Es importante señalar la
relación directa de los servicios que se deberán prestar en el marco del
presente procedimiento de licitación con los servicios del procedimiento de
licitación para la adjudicación de un contrato de Reingeniería, Calidad,
Gestión y Mejora Continua, que se licita con el número de expediente
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Ilustración 1: Marco de trabajo del proyecto
En la siguiente figura se muestran los bloques de servicios objeto del
presente expediente de contratación, así como su relación con el
procedimiento de licitación para la prestación de Servicios de reingeniería,
calidad, gestión y mejora continua:
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Ilustración 2: Servicios objeto del contrato
2.2. TERMINOLOGÍA, PRODUCTOS Y SUBPRODUCTOS DEL PROCESO
Con el objeto de facilitar la comprensión de los procesos y utilizar un
lenguaje común para los estados intermedios por los que puede transitar la
información, se establece el siguiente glosario de términos de aplicación al
proyecto:
Expediente judicial: conjunto de documentos que recogen una serie ordenada de actuaciones judiciales asociadas a un procedimiento judicial. Los expedientes pueden contener diferentes tomos y piezas separadas. Adicionalmente, en el orden contencioso administrativo, pueden contener expedientes administrativos.
Pieza separada: Actuaciones realizadas para la tramitación de incidentes o asuntos accesorios, que no impiden la normal continuación del procedimiento principal. Las piezas separadas se incluyen dentro de un expediente judicial y pueden contener documentos y tomos. No pueden contener otros expedientes o piezas.
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Pliego de Prescripciones Técnicas – Digitalización y catalogación de expedientes judiciales. Procedimiento Abierto.
Exp. 073/12-SV
Expediente administrativo: Conjunto de documentos que recogen una serie ordenada de actuaciones administrativas. En el orden contenciosos administrativo, pueden formar parte de un expediente judicial.
Expediente judicial electrónico (EJE): Conjunto de documentos judiciales electrónicos asociados a un procedimiento judicial, cualquiera que sea el tipo de información que contengan.
Tomo: Agrupación de documentos de un procedimiento judicial. Adicionalmente, se entenderá como “tomo” la agrupación de documentación registrada para un mismo procedimiento de forma simultánea en el registro de entrada de un servicio común.
Subtomo: Subconjunto de documentos de un Tomo.
Tomo digital: Unidad formada por las imágenes digitalizadas (y/o archivos en formato electrónico, en su caso) asociadas a un tomo de un procedimiento judicial y una serie de metadatos asociados.
Documento: Escrito o cualquier otro elemento que pruebe o acredite. Dentro de un procedimiento judicial, se presentará en formato papel o en otros formatos tanto físicos como electrónicos.
Material no digitalizable: Elemento de un expediente judicial que pruebe o acredite algo, y que por su soporte o formato no será objeto de digitalización. El material no digitalizable se definirá en base a criterios de viabilidad técnica, de rendimiento, de costes de producción y de escalabilidad. Podrían ser no digitalizables, en su caso, por ejemplo: en formato en papel, documentos especiales (ya sea por su antigüedad, por su estado de conservación, o por su tamaño, etc.), o en soporte electrónico, elementos en formato audio y video, etc.
Documento electrónico: Toda información con entidad propia e indivisible, desde el punto de vista jurídico, que sea susceptible de formar parte de un expediente judicial electrónico.
Sistema de gestión procesal: Aplicativo que da soporte a la tramitación de procedimientos en los órganos judiciales.
Digitalización: Proceso de obtención de imágenes electrónicas fieles al documento judicial en soporte papel, a través de medios fotoeléctricos.
Catalogación: Proceso de obtención y grabación de metadatos y datos (contenido), en su caso, que formarán parte del documento electrónico.
Unidad de entrega (UDE): Unidad que contiene un documento electrónico, que el adjudicatario de digitalización y catalogación habrá de entregar al Ministerio de Justicia (MJU). Su estructura previsiblemente estará compuesta por: Fichero en formato pdf (imágenes y texto correspondiente a un único documento judicial) +
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Pliego de Prescripciones Técnicas – Digitalización y catalogación de expedientes judiciales. Procedimiento Abierto.
Exp. 073/12-SV
Fichero XML (metadatos/datos asociados al documento electrónico) + Firmas.
Unidad de revisión (UDR): Unidad de información a revisar por parte del adjudicatario de reingeniería, calidad, gestión y mejora continua. Se consideran al menos las siguientes: Tomo digital y Unidad de entrega (UDE).
Folio: Hoja de un documento judicial, compuesto de dos páginas (anverso y reverso). Puede estar físicamente numerado.
Página: Anverso o reverso de un folio.
Periodo de garantía: Tiempo durante el cual el adjudicatario de digitalización tiene obligación de corregir las incidencias que afecten a un documento electrónico. Este tiempo comienza a contar desde el momento de aceptación por parte del Ministerio de Justicia del documento electrónico enviado por el adjudicatario de digitalización.
Servicio de soporte al servicio común: Servicio de digitalización y catalogación como soporte al servicio común de registro de los órganos judiciales donde se haya puesto en marcha el Expediente Judicial Electrónico.
Servicio selectivo: Servicio de digitalización y catalogación de los expedientes judiciales abiertos, que se decidan incorporar al Expediente Judicial Electrónico.
SCRRDA-AN: Servicio Común de Registro, Reparto, Digitalización y Archivo en la Audiencia Nacional.
Pliego de Digitalización: Pliegos que rigen el procedimiento de
licitación para la adjudicación de un contrato de Prestación de
Servicios de Digitalización y Catalogación de Expedientes Judiciales.
Adjudicatario de Digitalización: Adjudicatario del procedimiento de licitación para la adjudicación de un contrato de prestación de Servicios de Digitalización y Catalogación de Expedientes Judiciales. (expediente 073/12-SV).
Pliego de Calidad y Reingeniería: Pliegos que rigen el procedimiento de licitación para la adjudicación de un contrato de Reingeniería, Calidad, Gestión y Mejora Continua
Adjudicatario de Calidad y Reingeniería: Adjudicatario del
procedimiento de licitación para la adjudicación de un contrato de
Reingeniería, Calidad, Gestión y Mejora Continua (expediente 074/12-
SV).
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Pliego de Prescripciones Técnicas – Digitalización y catalogación de expedientes judiciales. Procedimiento Abierto.
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2.3. REQUISITOS TÉCNICOS PARTICULARES
En este apartado se detalla en qué consisten cada una de las fases en
las que se divide el Proyecto y los trabajos que deberá realizar el
adjudicatario en cada una de ellas.
El proyecto de digitalización y catalogación de expedientes judiciales
se articulará en torno a las siguientes fases:
Continuidad de las operaciones. Durante esta fase, el adjudicatario
deberá realizar las tareas de digitalización y catalogación necesarias
para la continuidad del servicio que actualmente se presta en
aquellos órganos judiciales donde ya está en funcionamiento el
Expediente Judicial Electrónico. Actualmente, está funcionando en
los siguientes órganos de la Audiencia Nacional:
o Sala de lo social
o Juzgados Centrales de lo contencioso – administrativo
Establecimiento de la Capacidad Operativa. En esta fase se deberán
poner en servicio todos los procesos necesarios para la ejecución del
proyecto. Los procesos de trabajo que deberá afrontar el
adjudicatario se definirán tras la reingeniería que realizará el
adjudicatario de calidad, y serán establecidos en el Marco de Calidad
y Gestión.
o Adaptación de la Metodología, Normas y Procedimientos a los
Marcos de Calidad y Gestión.
o Infraestructura necesaria para poder acometer la fase de
producción inmediatamente se haya concluido el
establecimiento de la capacidad operativa:
Técnica (como equipamiento de digitalización,
catalogación, aplicativos y comunicaciones)
Física (por ejemplo, centro de catalogación)
Humana (como desarrolladores, jefes de proyecto,
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Pliego de Prescripciones Técnicas – Digitalización y catalogación de expedientes judiciales. Procedimiento Abierto.
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digitalizadores, catalogadores, etc.)
o Realización de pruebas de ciclo completo que involucren al
adjudicatario de este expediente, al Adjudicatario de Calidad y
Reingeniería y al Ministerio de Justicia. El resultado de estas
pruebas determinará la homologación de los procesos del
adjudicatario.
Establecimiento de la capacidad productiva. Durante esta fase, el
adjudicatario comenzará las actuaciones de digitalización y
catalogación de forma controlada, tanto para el servicio de
digitalización selectiva como para el servicio de soporte al servicio
común. El objetivo de esta fase es poder identificar puntos de mejora
del proceso y verificar en “real” la capacidad del adjudicatario para
afrontar la siguiente fase. Esta fase se afrontará en dos etapas:
o Establecimiento de la capacidad productiva del servicio
soporte al servicio común. Durante esta etapa, se realizará la
transición entre el modelo actual (de aplicación en la fase de
continuidad de las operaciones) y el nuevo modelo de
prestación del servicio, sirviendo de experiencia piloto de
forma previa a la fase de prestación del servicio optimizado. El
adjudicatario realizará todas las actividades propias de
digitalización y catalogación del servicio de soporte al servicio
común conforme a este nuevo modelo.
o Establecimiento de la capacidad productiva para el servicio de
digitalización selectiva. El adjudicatario realizará las
actividades de digitalización y catalogación de aquellos
procedimientos que se seleccionen para su inclusión en el
expediente judicial electrónico.
Servicio optimizado. Esta fase está orientada a la realización de dos
tareas fundamentales:
o La ejecución de la digitalización y catalogación de aquellos
procedimientos que se seleccionen de un órgano Judicial, para
su incorporación al expediente judicial electrónico.
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Pliego de Prescripciones Técnicas – Digitalización y catalogación de expedientes judiciales. Procedimiento Abierto.
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o Prestación del servicio de digitalización y catalogación diario
de los nuevos documentos que se registren en un órgano
judicial, una vez haya entrado en funcionamiento el Expediente
Judicial Electrónico (incluye tanto los nuevos órganos
judiciales en los que se ponga en marcha como en los que se
encuentran actualmente en funcionamiento).
Durante la fase de prestación del servicio optimizado, se
incorporarán todas aquellas mejoras en el proceso que se
identifiquen, tanto por parte del propio adjudicatario como por
parte del adjudicatario de Calidad y Reingeniería, y que serán
incorporadas paulatinamente al marco de calidad y gestión.
Ilustración 3: Fases del trabajo
2.3.1. CONTINUIDAD DE LAS OPERACIONES
Una vez realizada la formalización del contrato, Red.es comunicará la
fecha de inicio de los trabajos de continuidad de las operaciones al
adjudicatario. En dicha comunicación, Red.es incluirá la solicitud de perfiles
necesarios para realizar las tareas asociadas a los siguientes servicios:
Apoyo al servicio diario de digitalización y catalogación del
Servicio Común de registro, reparto, digitalización y archivo
(SCRRDA) de la Audiencia Nacional.
Servicio de gestión y resolución de incidencias de
Digitalización y Catalogación sobre los expedientes
Mejora selectiva
Inicio actuaciones
Servicio Optimizado Servicio Soporte
Establecimiento de la Capacidad Operativa y Homologación Capacidad Productiva Soporte SC
Continuidad de las operaciones
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actualmente existentes en el expediente judicial electrónico de
la Audiencia Nacional.
Algunas de las tareas asociadas a estos servicios podrán ser:
Preparación de la documentación recibida en el SCRRDA para
su posterior digitalización y catalogación.
Catalogación de la documentación. En esta tarea se incluiría:
o Introducción de los datos más relevantes en la aplicación
de registro del SCRRDA
o Identificación de documentos y generación de carátulas
para el proceso de digitalización
o Consulta al sistema de gestión procesal para la
verificación de los datos grabados
Digitalización de los documentos recibidos
Control de calidad de los documentos digitalizados
Generación de documentos electrónicos en formato pdf y carga
en el gestor documental
Preparación de documentación digitalizada para su envío a
archivo
Seguimiento y resolución de incidencias identificadas por los
usuarios
El adjudicatario deberá aportar los perfiles requeridos por Red.es en
el plazo máximo establecido en el apartado 4.1 NIVELES DE SERVICIO.
Todos los medios materiales, infraestructuras y aplicativos necesarios para
la realización de los trabajos de continuidad de las operaciones serán
aportados por el Ministerio de Justicia y/o Red.es, no siendo por tanto
responsabilidad del adjudicatario.
El control de las actuaciones se realizará mediante el envío a Red.es,
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por parte del adjudicatario, de informes de seguimiento, con la periodicidad
y contenido que se establezca al inicio de los trabajos.
Entregables:
- Informes de seguimiento de las actuaciones
2.3.2. ESTABLECIMIENTO DE LA CAPACIDAD OPERATIVA
Una vez formalizado el contrato, Red.es comunicará la fecha de inicio
de los trabajos al adjudicatario, el cual implantará todos los procesos
necesarios para la posterior ejecución de las tareas de digitalización y
catalogación.
Implementación de la estructura operativa
Durante esta fase de establecimiento de la capacidad operativa el
adjudicatario deberá poner en funcionamiento todos los medios necesarios
para la correcta ejecución de los trabajos de digitalización y catalogación,
incluyendo, entre otros:
El desarrollo y puesta en marcha de los aplicativos necesarios
para la digitalización y catalogación de expedientes judiciales,
incluyendo el aseguramiento de la calidad de los productos y
subproductos generados (tomo digital, documentos
electrónicos, etc.). Se incluye una descripción básica de las
funcionalidades a considerar en la elaboración de estos
aplicativos en el apartado de 3.4 MEDIOS DEL
ADJUDICATARIO del presente pliego.
Puesta en funcionamiento del centro de catalogación.
Dotación de equipamiento.
El establecimiento de la capacidad operativa del adjudicatario de
digitalización terminará con el proceso de homologación. Todos los
sistemas empleados por el adjudicatario para llevar a cabo este proyecto
serán objeto de homologación. Se realizarán las pruebas necesarias para la
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homologación de forma coordinada con el adjudicatario de Calidad y
Reingeniería, para comprobar el correcto funcionamiento del ciclo completo
de digitalización y catalogación.
Homologación de la capacidad operativa
Para asegurar el correcto establecimiento de la capacidad operativa,
se realizará una homologación de los procesos, aplicativos, infraestructuras
e interfaces del adjudicatario para la ejecución de los trabajos. Red.es será
quien certifique al adjudicatario del presente pliego como apto o no apto
para iniciar la fase de Servicio Optimizado. La homologación será previa al
inicio del Servicio Optimizado, con el fin de garantizar la adecuación de los
procesos y la capacidad para poder producir.
Para alcanzar la homologación operativa completa, se podrán realizar
homologaciones parciales de procesos productivos. En el caso de realizarse
homologaciones parciales, la homologación completa sólo se obtendrá una
vez superadas todas ellas. Estas homologaciones parciales podrán ser:
Homologación del servicio de digitalización y catalogación selectiva
de procedimientos judiciales, para su incorporación al expediente
judicial electrónico.
Homologación del servicio soporte al servicio común, que se
encargará de la digitalización y catalogación diario de los nuevos
documentos que se registren en un servicio común y que pasarán a
formar parte del expediente judicial electrónico.
Asimismo, se realizarán pruebas para asegurar la correcta
integración de los sistemas del adjudicatario con los aplicativos de gestión
que se pongan en marcha, así como con otros aplicativos necesarios para la
correcta ejecución de los trabajos (adjudicatario de Calidad y Reingeniería,
Ministerio de Justicia, etc.)
En el caso de que durante la homologación parcial se encontraran
reparos, el adjudicatario deberá subsanarlos dentro del plazo requerido
para la homologación.
Una vez obtenida una homologación parcial, el adjudicatario del
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presente pliego no podrá efectuar cambios en los procesos, interfaces, etc.
que haya implementado previamente correspondientes a dicha
homologación, a excepción de aquellos solicitados como consecuencia de
dicha homologación o aquellos expresamente aprobados por Red.es (como
consecuencia de la introducción de mejoras en el proceso).
Red.es efectuará las homologaciones a través del adjudicatario de
Calidad y Reingeniería, estando el adjudicatario del presente procedimiento
de licitación obligado a colaborar con ese adjudicatario cuanto sea preciso
para la realización de las homologaciones. El adjudicatario de Calidad y
Reingeniería será el encargado de realizar los informes de dicha
homologación.
Igualmente, si lo considera conveniente, Red.es podrá realizar
homologaciones parciales de los diferentes procesos que componen cada
homologación.
Es condición indispensable superar esta homologación, para que
Red.es considere a un adjudicatario apto para comenzar la digitalización y
catalogación de expedientes judiciales mediante el modelo optimizado de
servicios (quedando excluidas las actividades propias de la fase de
continuidad de los servicios).
Red.es podrá autorizar el inicio de los trabajos (que comenzarán con
el establecimiento de la capacidad productiva) en el ámbito cuya
homologación parcial se haya superado, sin necesidad de superar la
homologación completa.
Entregables:
Solución Técnica y Procedimental, incluyendo entre otros la Metodología y
Procedimientos (conforme a lo especificado en el Marco de Calidad y en el
Marco de Gestión)
Documento de seguridad
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2.3.3. ESTABLECIMIENTO DE LA CAPACIDAD PRODUCTIVA
Una vez superada la homologación de la capacidad operativa, Red.es
comunicará al adjudicatario el inicio de los trabajos en un órgano judicial
(para la digitalización selectiva) o en un servicio común (para el servicio de
soporte al servicio común). Los objetivos de esta fase son:
Verificar la capacidad del adjudicatario de producir resultados
satisfactorios en un entorno real y alcanzar al final de la misma la
capacidad necesaria para poder afrontar con garantías el proyecto.
Servir de experiencia piloto que permita incorporar todas aquellas
mejoras que se identifiquen para optimizar el servicio.
Realizar la transición controlada del servicio actualmente prestado
en el SCRRDA de la Audiencia Nacional al nuevo modelo.
El adjudicatario de calidad será el encargado de verificar que todos
los procesos implementados en la fase de establecimiento de la capacidad
operativa funcionan correctamente. Red.es certificará la capacidad del
adjudicatario para afrontar la fase de servicio optimizado.
Durante el tiempo que dure esta fase, el adjudicatario realizará todas
las actuaciones de digitalización y catalogación, de forma controlada,
cumpliendo todos los requisitos establecidos para la ejecución del servicio
optimizado, tal y como se detalla en el apartado 2.3.4 SERVICIO
OPTIMIZADO.
La fase del establecimiento de la capacidad productiva se realizará
tanto para el servicio de soporte al servicio común, como para el servicio de
digitalización selectiva, en el órgano judicial que se determine, y que Red.es
comunicará al adjudicatario.
El establecimiento de la capacidad productiva se podrá realizar para
los dos servicios de forma independiente. Es decir, se podrá acometer la
fase de establecimiento de la capacidad productiva de un servicio una vez
superada la homologación parcial de la capacidad operativa de dicho
servicio.
Red.es establecerá los ritmos de producción que deberá afrontar el
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adjudicatario, pudiendo incrementarlos paulatinamente hasta alcanzar el
ritmo de producción inicial de la fase de servicio optimizado.
Entregables:
Entregables asociados a los trabajos de digitalización y catalogación,
conforme lo establecido en el apartado 2.3.4 SERVICIO OPTIMIZADO (son
de aplicación los mismos entregables que para el servicio optimizado)
2.3.4. SERVICIO OPTIMIZADO
Una vez superada la fase de homologación de la capacidad operativa
y el establecimiento de la capacidad productiva, el adjudicatario estará en
disposición de comenzar la ejecución de las tareas asociadas a la fase de
servicio optimizado. Red.es comunicará formalmente al adjudicatario el
inicio de esta fase.
Durante la fase de servicio optimizado, para un mismo órgano judicial,
se deberán realizar dos grandes tareas:
La digitalización y catalogación selectiva de los procedimientos que
pasarán a integrarse en expedientes electrónicos, de aquellos
órganos judiciales en los que se ponga en marcha el expediente
judicial electrónico.
La digitalización y catalogación de los nuevos documentos que se
registren y que se deberán integrar en expedientes electrónicos, en
los servicios comunes con funciones de registro.
A continuación se detallan los requisitos técnicos que regirán el
servicio optimizado, ordenados conforme a la siguiente secuencia
orientativa de actividades. Los procesos definitivos de trabajo serán
revisados y podrán verse modificados en los Marcos de Calidad y Gestión
que Red.es podrá a disposición del adjudicatario al inicio de los trabajos.
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Ilustración 4: Procesos de trabajo
De forma general, las actividades serán de aplicación tanto en el
servicio de digitalización selectiva como en el servicio de soporte al servicio
común, existiendo ciertas diferencias en algunas de ellas en función del tipo
de servicio.
Los procesos de control de calidad no están representados en el
diagrama, pero también forman parte de la cadena productiva. En los
apartados siguientes apartados se menciona la interrelación entre al
adjudicatario de digitalización y de calidad en aquellos procesos donde tiene
lugar.
2.3.4.1. REPLANTEO
De forma previa al inicio de los trabajos de digitalización y
catalogación en un órgano judicial y/o en un servicio común, el adjudicatario
realizará el análisis del edificio donde se ubiquen, con el objetivo de realizar
la instalación de la sala de digitalización (en el caso de que no exista) así
como un inventario de los procedimientos y tomos que serán digitalizados
mediante un replanteo.
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El objetivo de este replanteo será la obtención y tratamiento de
información necesaria para la correcta planificación, ejecución y
seguimiento de las actuaciones de digitalización y catalogación en un
órgano judicial o en un servicio común.
Red.es, en función de lo que se establezca en la estrategia de
despliegue del Expediente Judicial Electrónico, comunicará al adjudicatario
el inicio de los trabajos en un órgano judicial o en un servicio común,
indicando en dicha comunicación la fecha a partir de la cual se podrán
iniciar las actividades por parte del adjudicatario. Red.es procurará, en la
medida de lo posible, que los trabajos se realicen de forma coordinada en
los órganos judiciales ubicados en un mismo edificio, ya que la sala de
digitalización será común a todos los órganos judiciales y al servicio común
y deberá instalarse dentro del mismo edificio (tal y como se detalla en el
apartado 3.3 LUGAR Y HORARIO DE LOS TRABAJOS).
De forma previa a la realización del replanteo, el adjudicatario deberá
enviar una planificación detallada a Red.es (tanto para la realización del
replanteo in situ como para la realización del inventario), que deberá
aprobarla.
Una vez aprobada esta planificación, el adjudicatario deberá realizar
el replanteo in situ, completando un formulario con, al menos, la siguiente
información:
Datos básicos del órgano judicial y del servicio común (datos de
contacto, horario, etc.)
Descripción detallada de las dependencias del edificio donde se
ubique el órgano judicial y de las posibles ubicaciones dentro del
edificio para establecer la sala de digitalización.
Disponibilidad, características y dimensiones del espacio destinado a
sala de digitalización.
Características de los accesos físicos al edificio y sala de
digitalización.
Mobiliario disponible.
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Instalaciones eléctricas.
Medidas de seguridad.
Características y ubicaciones de los archivos de procedimientos en
los órganos judiciales y del servicio común.
Necesidades de medios materiales e infraestructuras necesarias para
la puesta en marcha de la sala de digitalización en el edificio (espacio
físico, mobiliario, instalaciones eléctricas, puntos de acceso a red,
etc.).
Otra información relevante para el inicio de los trabajos.
El formulario de replanteo deberá ser firmado y sellado por el
Secretario Judicial y por el responsable de la empresa adjudicataria. Este
formulario deberá ser entregado a Red.es en el formato que se establezca.
Entregables:
- Formulario de replanteo in situ de cada órgano judicial donde se vaya a
implantar el expediente judicial electrónico, incluyendo información del
edificio donde se ubica el mismo.
2.3.4.2. INVENTARIO
Una vez realizado el replanteo, el adjudicatario deberá realizar un
inventario de todos los tomos del órgano judicial que vayan a digitalizarse,
como parte de la digitalización selectiva.
Para la realización del inventario, el adjudicatario contará, de forma
previa, con información extraída del sistema de gestión procesal sobre los
procedimientos existentes en los órganos judiciales donde se vayan a
realizar las actuaciones. Esta información se facilitará en un formato que
permita su posterior integración en el aplicativo del adjudicatario, y
contendrá información equivalente a la siguiente:
Datos identificativos del procedimiento
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Estado del procedimiento
Datos adicionales sobre el contenido del procedimiento
A modo orientativo, los datos que se obtendrán del sistema de gestión procesal podrían ser:
NIG (número de identificación general) del asunto judicial
Número de procedimiento
Estado
En el caso de existir piezas separadas, para cada una de ellas:
o Número de procedimiento y Número de Secuencia
En el caso de existir procedimientos administrativos
o Id_Expediente
Otros datos descriptivos
El adjudicatario deberá realizar un primera versión del inventario
para cada órgano judicial, y posteriormente mantenerlo actualizado. Este
inventario incluirá los procedimientos que vayan a ser digitalizados. La
selección de estos procedimientos la realizará el Secretario Judicial, junto
con Red.es y el Ministerio de Justicia.
El adjudicatario deberá incluir en el inventario, al menos, la siguiente
información:
NIG
Orden jurisdiccional
Número de procedimiento
Tipo de procedimiento
Número de tomos de cada procedimiento
Para cada tomo:
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o Número de tomo
o Folio inicial (si aparece en el tomo)
o Folio final (si aparece en el tomo)
o Número aproximado de documentos
o Ubicación física del tomo (en el órgano judicial)
o Formato de los documentos (A4, A3, otros formatos…)
o Estado de conservación
o Elementos no digitalizables
o Características especiales (tomos de gran volumen, dificultad
en la manipulación, etc.)
o Observaciones
En el caso existir piezas separadas, para cada pieza separada
o Número de Secuencia
o Número de tomos
o Para cada tomo de la pieza separada:
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Ubicación física del tomo
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Características especiales (tomos de gran volumen,
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Observaciones
En el caso de existir procedimientos administrativos, para cada uno
de ellos:
o Id_Expediente
o Número de tomos
o Para cada tomo del expediente administrativo:
Número de tomo
Folio inicial
Folio final
Número aproximado de documentos
Ubicación física del tomo
Formato de los documentos (A4, A3, otros formatos…)
Características especiales (tomos de gran volumen,
dificultad en la manipulación, etc.)
Observaciones
El inventario deberá ser firmado y sellado por el Secretario Judicial
del órgano judicial, y será puesto a disposición de Red.es en el formato que
se determine.
El inventario deberá actualizarse en el caso de que se seleccionen
nuevos procedimientos a incluir en el proceso de digitalización y
catalogación. Para ello, el adjudicatario podrá actualizar la información
obtenida del sistema de gestión procesal para incorporar información sobre
nuevos procedimientos iniciados. Estos nuevos procedimientos serán
incorporados al inventario de procedimientos y tomos del órgano judicial y
posteriormente tenidos en consideración para la elaboración del plan de
producción.
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El adjudicatario deberá localizar e identificar físicamente, en el
archivo del órgano judicial, los tomos de los procedimientos que se vayan a
digitalizar, estableciendo mecanismos de control de forma física en los
tomos físicos de las actuaciones que se han realizado sobre los
procedimientos (en proceso de inventario, inventariados, con incidencias,
etc.). Estos mecanismos deberán proporcionar información tanto a los
funcionarios del órgano judicial como al propio adjudicatario, para facilitar
el control visual del estado del procedimiento a lo largo del proceso
productivo de digitalización y catalogación.
El adjudicatario deberá contar con una herramienta de trazabilidad
que permita llevar un control en tiempo real del estado de los tomos que
componen los procedimientos, a lo largo de todo el proceso. La herramienta
propuesta por el adjudicatario deberá permitir la integración con los
aplicativos de Red.es y del adjudicatario de calidad y reingeniería, mediante
servicios web u otros mecanismos similares que se establezcan. Una vez
realizado el inventario, deberá actualizar dicha herramienta para indicarlo.
Para la realización del replanteo y del inventario, el adjudicatario
deberá seguir las indicaciones del Secretario Judicial para minimizar el
impacto sobre el funcionamiento diario del órgano judicial.
Entregables:
- Inventario de procedimientos y tomos objeto de digitalización y
catalogación, para cada órgano judicial, y sus actualizaciones
2.3.4.3. PLANIFICACIÓN
Red.es establecerá la capacidad productiva que deberá ser capaz de
asumir el adjudicatario para un periodo de tiempo determinado. Se
establecerá una capacidad productiva para el inicio de la fase de servicio
optimizado, que el adjudicatario deberá estar en disposición de afrontar. La
capacidad productiva podrá sufrir variaciones (aumentos y disminuciones),
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que serán comunicadas por Red.es, en función del avance de los trabajos
(inicio de trabajos en nuevos órganos judiciales y servicios comunes,
finalización de trabajos de digitalización y catalogación selectiva en órganos
judiciales, etc.)
El adjudicatario deberá realizar un plan de producción para cada
órgano judicial y servicio común, para lo que deberá tener en cuenta la
siguiente información de entrada:
Capacidad productiva requerida por Red.es
Inventario de procedimientos y tomos
Estimación de los ritmos de entrada de nueva documentación en el
servicio de soporte al servicio común.
El plan de producción deberá tener además en cuenta las diferentes
casuísticas existentes en los tomos del órgano judicial y el servicio común,
que podrán variar significativamente de tamaño y complejidad, y por tanto
en el esfuerzo requerido para afrontar su producción. Adicionalmente,
deberá tener en cuenta los posibles casos especiales que se pudieran haber
identificado, tales como:
Asuntos prioritarios por su urgencia e importancia. Los criterios para
clasificar los asuntos como prioritarios los establecerá el secretario
judicial responsable
Volúmenes de documentación excepcionalmente grandes
Documentos complejos por el formato o estado de conservación
Etc.
El plan de producción contendrá, al menos, la siguiente información:
Producción normalizada para el órgano judicial y servicio común
(ritmo de producción diario sostenido, medido en tomos entregados
al Ministerio de Justicia). Un tomo se considerará como entregado al
Ministerio de Justicia cuando todos los documentos electrónicos que
lo componen hayan sido entregados al Ministerio de Justicia y éste
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los haya cargado correctamente en el gestor documental.
Planificación propuesta para alcanzar la producción sostenida (ritmo
de producción hasta alcanzar la producción normalizada)
Dimensionamiento propuesto para lleva a cabo el plan de producción,
en términos de medios materiales y personales.
La agregación de los planes de producción de todos los órganos
judiciales conformará el plan de producción global. El adjudicatario deberá
actualizar el plan de producción al menos con una periodicidad quincenal, y
en todo caso siempre que se produzca un cambio significativo en el mismo.
El plan de producción deberá realizarse teniendo en cuenta las
siguientes premisas:
El ritmo de catalogación debe ajustarse siempre al máximo
establecido por Red.es como capacidad productiva
El servicio de soporte al servicio común de digitalización y
catalogación será prioritario en la producción.
El adjudicatario pondrá a disposición de Red.es, en el formato que se
determine, el plan de producción elaborado.
Una vez recibido el plan de producción por parte del adjudicatario y
sus actualizaciones periódicas, Red.es revisará el mismo y comprobará que
se adecua tanto a los requerimientos de la capacidad productiva
establecidos, a la planificación global del proyecto, como a las necesidades
específicas a las que hubiera que dar respuesta.
En caso de que así se determinase, Red.es consultará con el
Secretario Judicial responsable para determinar si el plan de producción del
servicio de soporte al servicio común se adecua a las necesidades
específicas del servicio, y para comprobar que el adjudicatario ha recogido
los criterios establecidos para la priorización del servicio.
En el caso de que hubiera que realizar modificaciones en el plan de
producción, Red.es se lo comunicará al adjudicatario, quien deberá realizar
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dichas correcciones en el periodo de tiempo que se determine.
La producción en un periodo de tiempo y en un órgano judicial
determinado estará sujeta a la aprobación por parte de Red.es del plan de
producción correspondiente.
Entregables:
- Plan de Producción de cada órgano judicial, actualizado con una
periodicidad, al menos, quincenal.
2.3.4.4. PREPARACIÓN Y TRASLADO DE TOMOS
Los tomos que vayan a ser digitalizados, tanto en la digitalización
selectiva como en el servicio de soporte al servicio común, deberán ser
trasladados a la sala de digitalización. En dicho centro se realizará la
captura de las imágenes de los documentos que componen el tomo, y estará
ubicado en el mismo edificio en el que se encuentre el órgano judicial.
Únicamente en casos excepcionales, y previa autorización por parte del
Ministerio de Justicia, la sala de digitalización se encontrará en otras
dependencias externas al edificio del órgano judicial.
Tanto en la digitalización selectiva como en el servicio de soporte al
servicio común, podrán existir tomos que deban ser priorizados en la
producción, tanto en el traslado como en la digitalización, en la posterior
catalogación y en el envío al Ministerio de Justicia. Los criterios para
realizar dicha priorización serán establecidos por el Secretario Judicial
correspondiente.
El traslado de tomos, siempre que sea dentro del mismo edificio, será
responsabilidad del adjudicatario, quién deberá aportar todos los medios
materiales y personales necesarios para realizar dicho traslado..El
adjudicatario de digitalización no será responsable del traslado de los tomos
en el caso de que éste se produzca fuera del edificio donde se encuentre el
órgano judicial y/o el servicio común.
Planificación del traslado
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Pliego de Prescripciones Técnicas – Digitalización y catalogación de expedientes judiciales. Procedimiento Abierto.
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El adjudicatario de digitalización deberá realizar una planificación, en
coordinación con el Secretario Judicial, del traslado de tomos a la sala de
digitalización. Esta planificación variará en función del tipo de servicio.
Digitalización selectiva
De forma previa al traslado, el adjudicatario deberá realizar una
agrupación de tomos que conformarán el “lote de traslado”. Este lote
incluirá todos los tomos que serán trasladados un mismo día desde un
órgano judicial hasta la ubicación de la sala de digitalización.
Se elaborará un informe de lote de traslado que se facilitará tanto a
Red.es como al Secretario Judicial con antelación al traslado efectivo de los
tomos. De esta manera el Secretario Judicial podrá identificar los tomos
que van a ser trasladados y modificar el mismo en función de las
necesidades de consulta que pudiera tener sobre el contenido de los
mismos. La periodicidad del envío de estos lotes se establecerá de forma
coordinada con el Secretario Judicial y Red.es.
El lote de traslado deberá elaborarse a partir de:
o El inventario de procedimientos y tomos
o El plan de producción aprobado
o Los criterios establecidos por el Secretario Judicial para el
traslado de tomos
o Los criterios establecidos en el plan de implantación del
expediente judicial electrónico
Servicio de soporte al Servicio Común
El adjudicatario de digitalización tendrá que realizar el traslado de los
tomos de forma continua, conforme se vaya registrando nueva
documentación, con lo que no existirán lotes de traslado. Se podrá realizar
una acumulación mínima de tomos, según los criterios del Secretario
Judicial responsable del servicio, y siempre acorde a las necesidades del
proyecto.
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Pliego de Prescripciones Técnicas – Digitalización y catalogación de expedientes judiciales. Procedimiento Abierto.
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Preparación del traslado (de aplicación para la digitalización
selectiva)
Digitalización selectiva
Una vez confirmado el lote de traslado con el Secretario Judicial, el
adjudicatario deberá recoger los tomos de su ubicación e introducirlos en
cajas para su traslado a la sala de digitalización. Este proceso se realizará
bajo supervisión y siguiendo las directrices de los Secretarios Judiciales de
los diferentes órganos judiciales.
Cada caja deberá estar claramente identificada con un código, así
como acompañada de un albarán que identifique dicha caja y el contenido
del mismo. Así, deberá incluir, al menos, la siguiente información:
Código de caja (único)
Número de tomos incluidos
Para cada tomo:
o NIG
o Identificador de procedimiento
o Subíndice de la pieza (en caso de pieza separada)
o Id de procedimiento (en caso de expediente administrativo
o Número de tomo
o Número de hojas del tomo
Este albarán deberá ser firmado por el Secretario Judicial que
confirmará que el contenido del mismo se corresponde con el contenido de
la caja. El adjudicatario deberá contar con los medios necesarios para
elaborar el albarán y la identificación de cada caja el momento de la
conformación de la misma.
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Pliego de Prescripciones Técnicas – Digitalización y catalogación de expedientes judiciales. Procedimiento Abierto.
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En el caso de que, durante la preparación de las cajas para el envío,
se identificasen incidencias y/o errores de inventario, éstas deberán ser
corregidas antes de su envío a la sala de digitalización. Por tanto, no se
deberá incluir en el envío ningún tomo que tuviera dichas incidencias. Para
su corrección, se contará con la colaboración del Secretario Judicial.
Una vez introducidos los tomos en las cajas, éstas se cerrarán y se
precintarán, para asegurar que no son abiertas hasta la ubicación de
destino. El Secretario Judicial firmará el albarán y el adjudicatario
actualizará el inventario de procedimientos y tomos con la siguiente
información para cada tomo:
Fecha y hora de traslado a la sala de digitalización
Código de caja contenedora
Número de hojas del tomo
Traslado
Digitalización selectiva
Una vez cerrada la caja y firmado el albarán correspondiente, el
adjudicatario trasladará los tomos a la sala de digitalización.
Servicio de soporte al Servicio Común
El traslado no se realizará en cajas, puesto que el adjudicatario
tendrá que trasladar los tomos conforme se vayan registrando en el servicio
común. Se entenderá como “tomo” la agrupación de documentación
registrada para un mismo procedimiento de forma simultánea en el registro
de entrada.
Junto con cada tomo, los funcionarios del registro de entrada
adjuntarán una carátula con información sobre el mismo. De forma
orientativa, esta información podría ser:
Escritos iniciadores:
o Identificador de registro
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Pliego de Prescripciones Técnicas – Digitalización y catalogación de expedientes judiciales. Procedimiento Abierto.
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o Número de folios
o Fecha de registro
Escritos de trámite
o Identificador de registro
o Identificador de órgano judicial
o Identificador del procedimiento
o Número de folios
o Fecha de registro
El adjudicatario deberá registrar en sus sistemas toda la información
de los tomos recibidos del servicio común, con el objetivo de poder realizar
la trazabilidad sobre los mismos y que el responsable del servicio común
pueda verificar el traslado de la documentación. De forma diaria, el
Secretario Judicial deberá firmar un albarán que contenga toda la
información sobre los tomos que se han trasladado desde el servicio común
hasta la sala de digitalización. Entre la información que contendrá el
albarán, se deberá incluir la fecha y hora en la que se realizó el traslado de
cada tomo.
Recepción
Digitalización selectiva
Una vez recibidas las cajas con los tomos en la sala de digitalización,
el adjudicatario deberá registrar dicha recepción.
A partir del momento de la recepción de todos los tomos (tanto para
la digitalización selectiva como para el servicio de soporte al servicio
común) el adjudicatario será el responsable de la custodia y conservación
de los tomos y los documentos que los componen. Será responsabilidad del
adjudicatario asegurar la correcta conservación de los documentos para
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Pliego de Prescripciones Técnicas – Digitalización y catalogación de expedientes judiciales. Procedimiento Abierto.
Exp. 073/12-SV
evitar su pérdida o deterioro grave, durante todo el tiempo que custodie los
documentos.
La pérdida o deterioro grave (pérdida de la legibilidad del documento)
de un tomo completo de documentos judiciales, o parte del mismo, durante
la ejecución del proyecto objeto de este procedimiento de licitación dará
lugar a las penalizaciones establecidas en el apartado 6 del Pliego de
Condiciones Particulares.
Entregables:
- Informes de lotes de traslado para cada traslado de tomos del archivo del
órgano judicial a la sala de digitalización
- Albaranes de traslado firmados por el Secretario Judicial de cada órgano
judicial
- Actualización del inventario
- Actualización de la herramienta de trazabilidad indicando que los tomos
han sido trasladados a la sala de digitalización
2.3.4.5. DIGITALIZACIÓN
Una vez los tomos se encuentren en la sala de digitalización del
órgano judicial, el adjudicatario identificará, para cada tomo, el material no
normalizado que forme parte del mismo. Este material podrá ser.
Material no digitalizable
Documentos con formatos singular (formato grandes – A3 y superior,
formatos no normalizados)
Documentos con mal estado de conservación, no legibles o de difícil
digitalización
Documentación en formato electrónico, incluido en una unidad de
almacenamiento (pen drive, CD – ROM o similar).
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Pliego de Prescripciones Técnicas – Digitalización y catalogación de expedientes judiciales. Procedimiento Abierto.
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Como norma general, el adjudicatario deberá digitalizar todos los
elementos posibles para su incorporación en el expediente judicial
electrónico. Se identificarán y registrarán todos estos casos como
“excepciones” de tal manera que posteriormente se pueda consultar los
motivos por los que la digitalización de estos documentos no se ha realizado
o ha producido resultados con parámetros diferentes a los establecidos.
El adjudicatario deberá actualizar la herramienta de trazabilidad de
los tomos para indicar que se va a iniciar la digitalización de los
documentos.
El adjudicatario, de forma previa a la digitalización, deberá llevar a
cabo un manipulado de la documentación de un tomo de forma que la
captura de las imágenes se realice de la forma más ágil y automática
posible.
Este manipulado incluye:
Retirada de clips, grapas y elementos de sujeción de hojas
Retirada de post-its, notas adheridas o similares
En caso de encontrarse documentos cuyas hojas se encuentren
desordenadas, se gestionará su devolución al órgano judicial
correspondiente a través de una incidencia, para que procedan a
ordenarlas.
El adjudicatario deberá contar con los mecanismos necesarios para
que, tras la captura de las imágenes, se pueda reconstruir el tomo tal y
como estaba en su estado original.
Adicionalmente, en casos excepcionales, podrían existir tomos
encuadernados. El adjudicatario podría tener que digitalizar el contenido de
estos tomos sin desencuadernarlos, para lo que deberá contar con los
medios técnicos apropiados.
Captura de imágenes
Una vez preparado el contenido de un tomo, el adjudicatario
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capturará la totalidad de las imágenes que lo componen, mediante los
escáneres habilitados para este fin en la sala de digitalización.
El adjudicatario contará con unas normas de calidad que establecerán
los requisitos mínimos que deberá cumplir en el proceso de digitalización así
como de los productos resultantes (imágenes). Las características básicas
que deben tener las imágenes se establecerán en el Marco de Calidad y
Gestión. De forma general, cumplirán los criterios establecidos en las
normas técnicas de interoperabilidad digitalización de documentos. A modo
orientativo, las características serán:
El formato de las imágenes será TIFF
El nivel de resolución mínimo será de 200 píxeles por pulgada, tanto
para imágenes obtenidas en blanco y negro, color o escala de grises
Respetará la geometría del documento origen en tamaños y
proporciones
Todas las imágenes irán nombradas de tal manera que se pueda
identificar unívocamente dentro del tomo al que pertenecen.
Todas las imágenes de un tomo capturadas deberán estar firmadas
electrónicamente para asegurar su inalterabilidad a lo largo del proceso
productivo.
Tras la captura de las imágenes, se deberá realizar un procesado
automático de las mismas, con el objetivo de:
Mejorar la calidad de la imagen (sin alterar el contenido de la misma),
en aspectos tales como:
o Legibilidad
o Eliminación de bordes
o Inclinación
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Eliminar aquellas imágenes de páginas en blanco (sin contenido).
En el caso de elementos no digitalizables, se actuará conforme a las
directrices establecidas en el Marco de Calidad y Gestión. A modo
orientativo, el adjudicatario deberá realizar las siguientes actuaciones:
1. Obtener una imagen del elemento no digitalizable (mediante
fotografía, fotocopiado, o similar)
2. Generar un documento que permita identificar posteriormente
en el expediente electrónico la existencia de este elemento.
Este documento deberá incluir datos identificativos y
descriptivos del elemento así como la imagen tomada del
mismo
En el caso de que así se determinara, si el material no digitalizable
(CD - ROM, DVD, pendrive o similares) contuviera documentos electrónicos,
podría ser requerida la descarga de esos documentos para su incorporación
al expediente judicial electrónico, mediante el procedimiento y formato que
se determine en las normas de calidad (y que podrán ser diferentes a los
establecidos para el resto de documentos). Podrán ser objeto de este
proceso de recuperación los documentos electrónicos cuyo formato se
encuentre entre los estándares establecidos en la norma técnica de
interoperabilidad de catálogo de estándares
(http://administracionelectronica.gob.es/recursos/pae_020003103.pdf).
En algún órgano judicial, podrían existir imágenes de documentos
judiciales no incorporados al expediente judicial electrónico, como
consecuencia de proyectos de digitalización anteriores. En estos casos,
podría ser requerida la incorporación de las mismas por parte del
adjudicatario al proceso de digitalización y posterior catalogación.
En el caso de la digitalización selectiva, el adjudicatario deberá
realizar la digitalización de los tomos siguiendo la secuencia ordenada de
los mismos conforme se encuentran en el procedimiento al que
pertenezcan.
Adicionalmente, se deberán grabar metadatos asociados al tomo
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digital para su inclusión posterior en el documento electrónico que se
entregará al Ministerio de Justicia. El detalle sobre los metadatos a grabar
en esta fase del proyecto se especifica en el ANEXO I: METADATOS A
CONSIDERAR EN EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO.
En este punto, se procederá a la paginación electrónica de los tomos
(identificación de un número de página consecutivo para cada imagen, con
una numeración única por tomo; esta paginación no tendrá por qué coincidir
con la foliación física de los tomos).
El conjunto de imágenes de un tomo junto con los metadatos
grabados durante la digitalización conformarán el “tomo digital”.
Ilustración 5: Estructura del tomo digital
Control de calidad
El adjudicatario, antes de la entrega de las imágenes, deberá realizar
un control de calidad de todas ellas, revisando, al menos, los siguientes
aspectos:
Cumplimiento de los requisitos establecido en las normas de calidad
en cuanto a captura de imágenes
.TIFF
Tomo digital
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Revisión de que se han capturado la totalidad de las imágenes con
contenido del tomo, que se encuentran ordenadas, y que se han
descartado las páginas en blanco.
Revisión de la correcta captura de metadatos
En el caso de que se encontrasen errores durante el proceso de
control de calidad, el adjudicatario deberá corregirlos antes de entregar las
imágenes digitalizadas al Ministerio de Justicia.
Una vez superado el control de calidad, el adjudicatario deberá
actualizar la herramienta de trazabilidad de los tomos para indicar que se
ha finalizado la digitalización de los documentos.
Reconstrucción de tomos
Una vez realizado el control de calidad y se haya verificado que el
proceso se ha realizado correctamente, el adjudicatario deberá recomponer
el tomo de forma que todos los documentos queden ordenados conforme
fue entregado, utilizando para ello elementos tales como fasteners,
archivadores u otros similares.
Entregables:
Actualización de la herramienta de trazabilidad indicando la digitalización de los tomos
2.3.4.6. ENTREGA DEL TOMO DIGITAL
Una vez digitalizadas todas las imágenes de un tomo, y superado el
control de calidad realizado por el propio adjudicatario, éste enviará el tomo
digital a un servidor de imágenes del Ministerio de Justicia, que actuará de
repositorio temporal hasta que sean descargadas en los servidores del
centro de catalogación.
Los metadatos grabados durante el proceso de digitalización se
entregarán en un fichero xml, con el contenido y estructura que se
determine.
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El envío de las imágenes y metadatos (tomo digital) se realizará a
través de la línea segura establecida entre el edificio judicial y el Ministerio
de Justicia. La puesta en funcionamiento y mantenimiento de esta línea de
comunicaciones no será responsabilidad del adjudicatario de este contrato.
Para la realización del envío del tomo digital, se utilizarán las
siguientes franjas horarias:
En el de soporte al servicio común: el envío se realizará de forma
inmediata, en cuento finalice la digitalización del mismo. La
priorización de los envíos se realizará conforme la urgencia de los
mismos, establecida por el secretario judicial. En algunos casos,
podría ser requerido el envío parcial de tomos (subtomos digitales),
como consecuencia de una especial urgencia de algún documento
contenido en el mismo, o por el elevado tamaño del mismo.
En el servicio de digitalización selectiva: se utilizarán las franjas
horarias en las que la actividad del órgano judicial sea menor, para no
interferir en el funcionamiento habitual del mismo. Adicionalmente,
podrán existir casos prioritarios que podrán, excepcionalmente, ser
enviados fuera de estas franjas.
El adjudicatario entregará el tomo mediante el mecanismo de
intercambio que se defina. Asimismo, junto con el tomo digital, deberá
enviar un fichero, en el formato que se determine, con la relación y número
de imágenes que se han enviado, con un doble objetivo:
Facilitar que el Ministerio de Justicia pueda verificar la correcta
recepción de todas las imágenes
Indicar al Ministerio de Justicia la finalización del envío del tomo
digital
Una vez enviado el tomo, el Ministerio de Justicia deberá dar una
respuesta a dicho envío, bien confirmando la correcta recepción del mismo
o bien indicando una incidencia.
Una vez enviado el tomo, el adjudicatario actualizará la herramienta
de trazabilidad, indicando que el tomo digital ha sido enviado al Ministerio
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de Justicia.
Gestión de rechazos
En el caso de que desde el Ministerio de Justicia se comunicase una
incidencia en la recepción del tomo digital, el adjudicatario deberá analizar
el motivo de dicha incidencia, corregirla y proceder a realizar el envío de
una nueva versión del tomo digital.
Entregables:
- Entrega del tomo digital en los servidores temporales del Ministerio de Justicia
- Actualización de la herramienta de trazabilidad indicando la entrega en el Ministerio de Justicia del tomo digital
2.3.4.7. RECUPERACIÓN DE IMÁGENES
Una vez que el tomo digital ha sido enviado a los servidores del
Ministerio de Justicia, el adjudicatario estará en disposición de descargarlas
en los servidores locales del centro de catalogación, a través de la línea
segura establecida entre el Ministerio de Justicia y dicho centro. La puesta
en funcionamiento y mantenimiento de esta línea de comunicaciones no
será responsabilidad del adjudicatario de este contrato
Se permitirá al adjudicatario contar con un remanente de tomos
digitales (correspondientes al servicio selectivo) en su centro de
catalogación para afrontar posibles fallos en las líneas de comunicación u
otras incidencias que pudieran afectar a su ritmo de producción
(inicialmente estimado en la producción de dos días laborables, según
definición del apartado 4).
Una vez descargado el tomo digital, el adjudicatario comprobará que
se ha realizado correctamente, así como la autenticidad e inalterabilidad de
los tomos mediante la comprobación de las firmas.
El adjudicatario deberá comunicar al Ministerio de Justicia, a través
de los mecanismos que se establezcan, la correcta recepción de la totalidad
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del tomo digital.
El adjudicatario actualizará la herramienta de trazabilidad para
indicar que el tomo digital se encuentra en el centro de catalogación.
Gestión de rechazos
En el momento en que el tomo digital se encuentre descargado en los
servidores del centro de catalogación, el adjudicatario de calidad realizará
una revisión del mismo, elaborando un informe de calidad que incluirá los
posibles errores que identifique.
En el caso de que se identificasen errores, el adjudicatario será el
responsable de su corrección y del envío de una nueva versión del tomo
digital que incluya dichas correcciones.
El adjudicatario no podrá iniciar la precatalogación de los documentos
electrónicos, hasta que el adjudicatario de calidad confirme que el tomo
digital es correcto. Adicionalmente, en el momento en que se reciba dicha
confirmación, y en el momento que se establezca en el Marco de Calidad y
Gestión, el adjudicatario deberá proceder a la eliminación en sus servidores
locales en la sala de digitalización de todas las imágenes digitalizadas de los
tomos digitales.
En los casos que se determinen como urgentes (de aplicación para el
servicio de soporte al servicio común), se podrá autorizar al adjudicatario a
iniciar la precatalogación con anterioridad a la obtención del resultado del
control de calidad realizado por el adjudicatario de calidad. En el caso de
que se identificasen errores, éstos serán corregidos por el adjudicatario a
posteriori.
El procedimiento de control de calidad se definirá en el Marco de
Calidad y Gestión que se definirá al inicio de los trabajos, e incluirá el
alcance definitivo del mismo.
Entregables:
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- Actualización de la herramienta de trazabilidad indicando la recepción del tomo digital en los servidores del centro de catalogación
2.3.4.8. DEVOLUCIÓN DE TOMOS
Una vez generado el tomo digital en el proceso de digitalización, el
adjudicatario deberá proceder a la devolución del tomo físico. Este proceso
de devolución no se podrá iniciar hasta que el adjudicatario de calidad haya
confirmado que el tomo digital es correcto y no contiene errores que
impliquen una corrección del mismo.
Únicamente en los casos que se determinen como urgentes (de
aplicación para el servicio de soporte al servicio común), se podrá autorizar
al adjudicatario a realizar la devolución de los tomos con anterioridad a la
obtención del resultado del control de calidad realizado por el adjudicatario
de calidad. En el caso de que se identificasen errores, éstos serán
corregidos por el adjudicatario a posteriori.
La devolución se realizará siguiendo los siguientes criterios:
Devolución a las dependencias del órgano judicial origen de los
tomos, en el caso de digitalización selectiva:
o Todos los tomos en el mismo estado en el que se recogieron.
Envío al servicio común, en el caso del servicio de soporte
o Todos los elementos que por sus características no hubieran
podido ser digitalizados. Posteriormente, estos elementos
serán enviados por el servicio común al órgano judicial para
que estén disponibles para su consulta por parte de los
funcionarios de dicho órgano judicial
o Se enviarán al archivo del servicio común todos los tomos, en
el mismo estado en el que se recogieron, salvo los elementos
no digitalizados.
El adjudicatario deberá identificar (mediante etiquetas, carátulas o
similar) todo el material no digitalizable, para facilitar la identificación y
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localización del mismo por parte del personal del órgano judicial. Esta
identificación deberá incluir información equivalente a la que se lista a
continuación:
En el caso de digitalización selectiva:
o NIG
o Identificador de procedimiento
o Subíndice de la pieza (en caso de pieza separada)
o Id de procedimiento (en caso de expediente administrativo)
o Número de tomo
o Un identificador del elemento dentro del tomo que permita su
posterior localización (identificador del documento).
En el caso del servicio de soporte al servicio común
o Identificador de procedimiento, si existiera (en función de si es
un procedimiento, pieza separada, procedimiento
administrativo)
o Identificador de registro
El adjudicatario introducirá los diferentes elementos en cajas
contenedoras. Cada caja deberá estar claramente identificada con un
código y precintada, así como acompañada de un albarán que identifique
claramente dicha caja y el contenido del mismo. Así, deberá incluir, al
menos, la siguiente información:
Devolución al órgano judicial (digitalización selectiva):
o Código de caja (único)
o Número de tomos incluidos
o Para cada tomo:
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Identificador de procedimiento
Subíndice de la pieza (en caso de pieza separada)
Id de procedimiento (en caso de expediente
administrativo
Número de tomo
Número de elementos no digitalizables del tomo
Para cada elemento no digitalizable:
Un identificador del elemento dentro del tomo
Devolución al Servicio Común (servicio de soporte):
o Material no digitalizable
Código de caja (único)
Para cada elemento
Identificador de procedimiento
Subíndice de la pieza (en caso de pieza separada)
Id de procedimiento (en caso de expediente
administrativo)
Identificador de registro
Envío a archivo del Servicio Común (servicio de soporte):
o Código de caja (único)
o Número de tomos incluidos
o Para cada tomo:
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Subíndice de la pieza (en caso de pieza separada)
Id de procedimiento (en caso de expediente
administrativo)
Identificador de registro
El adjudicatario realizará las siguientes acciones:
Entrega de cajas en el órgano judicial. El adjudicatario entregará las
cajas junto con los albaranes correspondientes, que deberán ser
firmados por el secretario judicial del órgano judicial, que deberá
verificar de que el contenido de las cajas es correcto. En el caso de
que así fuera requerido, el adjudicatario tendrá que colocar el
contenido de las cajas en su ubicación original.
Entrega de cajas al servicio común. El adjudicatario entregará las
cajas al servicio común, cuyo responsable firmará el albarán previa
verificación de que el contenido de las cajas es correcto.
Una vez realizada la entrega, al adjudicatario actualizará la
herramienta de trazabilidad para indicar que los tomos han sido devueltos al
órgano judicial o entregados para su archivo.
Entregables:
- Albaranes de devolución de los tomos digitalizados
- Actualización de la herramienta de trazabilidad indicando la devolución de los tomos al órgano judicial o su entrega a archivo
2.3.4.9. CATALOGACIÓN
Precatalogación
Una vez obtenidas las imágenes del servidor del Ministerio de
Justicia, el adjudicatario procederá a la precatalogación.
La precatalogación consta de las siguientes actuaciones:
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Agrupación de las imágenes del tomo por documento. Del total de
imágenes digitalizadas que componen un tomo, el adjudicatario
realizará agrupaciones de imágenes, de tal manera que cada grupo
conforme un único documento, según los criterios que establezca el
Marco de Calidad y Gestión del proyecto.
Grabación de metadatos. El adjudicatario deberá grabar de forma
semiautomática aquellos metadatos que permitan posteriormente
identificar el documento y asociarlo a un tomo y a un procedimiento.
Los metadatos podrán variar en función del origen del tomo
(digitalización selectiva o servicio de soporte al servicio común). El
detalle sobre los metadatos a grabar en esta fase se encuentra en el
ANEXO I: METADATOS A CONSIDERAR EN EL DOCUMENTO
ELECTRÓNICO.
Adicionalmente, y si así fuera requerido, el adjudicatario deberá
grabar todas aquellas excepciones que encontrara en el proceso de
precatalogación. Se considerarán excepciones todas aquellas anomalías no
subsanables que se detecten en el documento.
En el caso de que durante la realización de la precatalogación se
identificase alguna casuística no habitual para la que no existieran criterios
definidos de actuación, se deberá consultar con el secretario judicial
correspondiente. El secretario judicial establecerá el criterio a utilizar, que
deberá ser aplicado por el adjudicatario, que además deberá registrarlo
como excepción.
Tras la realización de la precatalogación, el adjudicatario deberá
realizar un control de calidad del resultado de la misma, corrigiendo todos
los errores que detecte.
Catalogación
La catalogación consiste en grabar una serie de metadatos asociados
a un documento. Estos metadatos, que podrán ser grabados de forma
automática o bien manualmente, podrán variar en función del orden
jurisdiccional del procedimiento, del tipo de documento y del origen del
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mismo (digitalización selectiva o servicio de soporte al servicio común).
El adjudicatario deberá contar con herramientas y mecanismos
(sistemas de OCR, sistemas de plantillas normalizadas de documentación,
etc.) que permitan que la grabación de los metadatos se realice de forma
automatizada en la mayor parte de los casos. Estas herramientas deberán
permitir el “aprendizaje” durante el proceso, de tal manera que el
porcentaje de metadatos grabados automáticamente se vaya
incrementando conforme avance el proyecto.
Se distinguirán entre dos tipologías de catalogación: básica y
extendida.
La catalogación básica comprende todos aquellos metadatos que
serán obligatorios en todos los documentos que se digitalicen. De
forma adicional a los metadatos obligatorios, se podrá exigir al
adjudicatario la grabación de nuevos metadatos como parte de la
catalogación básica, siempre que dicha grabación se pueda realizar
de forma completamente automatizada.
La catalogación extendida comprende una serie de metadatos cuya
grabación se realizará por indicación expresa de Red.es. Por tanto, la
obligatoriedad de su grabación podrá variar en función del momento
del proyecto, de los órganos judiciales, del tipo de procedimiento, del
tipo de documento, etc. En términos generales, la catalogación
extendida requerirá una mayor proporción de grabación manual de
datos frente a grabación automática.
El detalle sobre los metadatos a grabar en esta fase se encuentra en
el ANEXO I: METADATOS A CONSIDERAR EN EL DOCUMENTO
ELECTRÓNICO.
Adicionalmente, y si así fuera requerido, el adjudicatario deberá
grabar todas aquellas excepciones que encontrara en el proceso de
catalogación. Se considerarán excepciones todas aquellas anomalías no
subsanables que se detecten en el documento.
En el caso de que durante la realización de la catalogación se
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identificase alguna casuística no habitual para la que no existieran criterios
definidos de actuación, se deberá consultar con el secretario judicial
correspondiente. El secretario judicial establecerá el criterio a utilizar, que
deberá ser aplicado por el adjudicatario, que además deberá registrarlo
como excepción (categorizándola como “duda razonable”).
Tras la realización de la catalogación, el adjudicatario deberá realizar
un control de calidad del resultado de la misma, corrigiendo todos los
errores que detecte.
Generación del documento electrónico
Una vez catalogado el documento, se procederá a la generación del
documento electrónico para su entrega al Ministerio de Justicia y posterior
integración en el gestor documental.
El documento electrónico se incluirá en la Unidad de Entrega (UDE),
cuyo contenido completo estará definido en el marco de calidad y gestión.
Estará compuesta, al menos, por un fichero de datos (pdf) firmado
electrónicamente, y por un conjunto de metadatos asociados (fichero xml)
Ilustración 6: Estructura de la UDE
En el caso de la existencia de documentos electrónicos de origen (y
contenidos en soportes tales como CD-Rom, pen drives, o similares)
recuperados en la fase de digitalización, el contenido de la UDE podría
diferir. En estos casos, la generación del documento electrónico podría
implicar la conversión de formatos, conforme lo que se establezca en el
Unidad de entrega
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Marco de Calidad y Gestión.
El adjudicatario deberá realizar un OCR sobre los documentos para
que el fichero pdf conserve la imagen capturada junto con una capa de
texto, que facilite la posterior consulta del documento, permitiendo la
búsqueda de cadenas de texto en el mismo.
En el caso de que el documento electrónico tenga un tamaño elevado,
que pudiera ralentizar significativamente el proceso de carga o su consulta
por los usuarios, podría ser necesaria su división en más de un documento
(subdocumento electrónico).
El adjudicatario deberá realizar un control de calidad final sobre los
documentos electrónicos generados.
Una vez generado la totalidad de documentos electrónicos de un
tomo, al adjudicatario actualizará la herramienta de trazabilidad para
indicar que los tomos han sido catalogados y generados.
Gestión de rechazos
Una vez generado el documento electrónico, éste será revisado por el
adjudicatario de Calidad y Reingeniería, que elaborará un informe de
calidad que incluirá los posibles errores que identifique.
En el caso de que se identificasen errores, el adjudicatario será el
responsable de su corrección y del envío de una nueva versión de la unidad
de entrega que incluya dichas correcciones.
Como norma general, el adjudicatario no podrá realizar el envío de los
documentos electrónicos generados al Ministerio de Justicia hasta que el
adjudicatario de Calidad y Reingeniería confirme que la totalidad de los
documentos electrónicos que forman parte de un tomo son correctos.
En los casos que se determinen como urgentes (de aplicación para el
servicio de soporte al servicio común), se podrá autorizar al adjudicatario a
realizar dicho envío con anterioridad a la obtención del resultado del control
de calidad realizado por el adjudicatario de calidad. En el caso de que se
identificasen errores, éstos serán corregidos por el adjudicatario a
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posteriori.
El procedimiento de control de calidad se establecerá en el marco de
calidad y gestión que se definirá al inicio de los trabajos, e incluirá el
alcance definitivo del mismo.
Entregables:
- Unidades de entrega generadas
- Actualización de la herramienta de trazabilidad indicando la catalogación y generación de los documentos electrónicos
2.3.4.10. ENTREGA DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
Las Unidades de Entrega generadas deberán ser enviadas al
Ministerio de Justicia, quien las recepcionará en sus servidores para que
procedan a su carga en el gestor documental. El adjudicatario enviará las
UDEs a través del mecanismo de intercambio que se defina.
En envío se realizará a través de la línea segura establecida entre el
centro de catalogación y el Ministerio de Justicia.
El Ministerio de Justicia confirmará al adjudicatario la recepción de
cada una de las unidades de entrega, indicando si la carga se ha realizado
correctamente o si bien se ha producido alguna incidencia.
En el caso de que el Ministerio de Justicia confirme la correcta carga
de los documentos de un tomo, al adjudicatario deberá actualizar la
herramienta de trazabilidad para indicarlo. Asimismo, en el caso de la
digitalización selectiva, deberá indicar esta situación mediante la
identificación física en el tomo.
Una vez cargado el documento electrónico, el adjudicatario deberá
proceder a la eliminación de la totalidad de las imágenes que lo componen
en el plazo que se establezca en el Marco de Calidad y Gestión.
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Gestión de rechazos
En el caso de que se identificase algún error en el proceso de carga
del documento electrónico, el adjudicatario deberá analizar la misma y
establecer las actuaciones necesarias para su resolución. En el caso de que
el rechazo se hubiera producido por un error cuya responsabilidad fuera del
adjudicatario, éste deberá corregir dicho error, lo que podrá requerir
realizar una nueva digitalización o catalogación del documento.
Una vez corregida la incidencia, se procederá a realizar el envío de
una nueva unidad de entrega, indicando en dicho envío que se trata de una
nueva versión de la enviada anteriormente.
Entregables:
- Unidades de entrega enviadas el Ministerio de Justicia y documentos electrónicos cargados en el gestor documental
- Actualización de la herramienta de trazabilidad indicando el envío y posterior carga del documento electrónico en el gestor documental
2.3.4.11. GESTIÓN DE INCIDENCIAS
Gestión de incidencias de replanteo
En el caso de que el adjudicatario identificara incidencias durante la
realización del replanteo, este deberá comunicárselas a Red.es mediante la
elaboración de un “informe de incidencias de replanteo”. Red.es coordinará,
junto con los agentes que considere necesarios, la resolución de dichas
incidencias. Las incidencias que se podrán encontrar serán:
Incidencias que provoquen retrasos en la realización del replanteo in
situ de cada órgano judicial y/o edificio.
Incidencias que provoquen retrasos en el inicio de los trabajos de
digitalización
Gestión de incidencias de inventario
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Durante la realización del inventario, el adjudicatario podrá identificar
incidencias en procedimientos y tomos que impidan su inclusión en el
mismo. Estas incidencias podrán ser, entre otras:
Procedimientos y/o tomos dados de alta en el sistema de gestión
procesal no localizados en el órgano judicial
Incidencias/errores en los procedimientos y tomos, que no permitan
completar toda la información requerida en el inventario, tales como:
o Ausencia/errores de identificadores (NIG, código de
procedimiento, etc.)
o Ausencia/errores de foliación
o Falta de documentos
o Etc.
El adjudicatario, una vez identificadas las incidencias, elaborará un
“informe de incidencias de inventario” que comunicará tanto a Red.es como
al Secretario Judicial correspondiente. El Secretario Judicial será el
responsable de corregir las incidencias identificadas y comunicárselo al
adjudicatario, que procederá a actualizar el inventario.
Gestión de incidencias de traslado
En el caso de que durante el proceso de preparación, traslado y
recepción se identificasen incidencias, el adjudicatario elaborará un informe
de incidencias que será enviado a Red.es para su valoración. Red.es
coordinará la resolución de dichas incidencias, contando para ello con el
Secretario Judicial u otros agentes que considerase necesarios. En caso
necesario, podría ser requerida la devolución de la caja con los tomos de
forma inmediata.
Gestión de incidencias de producción
Las incidencias de producción son todas aquellas que producen un
impacto en el normal desarrollo del proceso productivo, creando retrasos en
el ritmo de producción establecido.
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Cuando el adjudicatario identifique una incidencia de este tipo,
deberá comunicarla inmediatamente a Red.es, a través de la remisión de un
informe de incidencias de producción que tendrá, al menos, el siguiente
contenido:
Tipo de incidencia
Ámbito de la incidencia (órgano(s) judicial(es), edificio, servicio,
etc.…)
Cuantificación del impacto
Tiempo estimado para su resolución
Una vez recibido el informe, Red.es lo analizará y comunicará la
existencia de la incidencia a los agentes que pudieran tener interés en
conocerla (Ministerio de Justicia, Secretarios Judiciales de los órganos
judiciales, adjudicatario de Calidad y Reingeniería, etc.)
Tras la realización del análisis, Red.es realizará un seguimiento de la
resolución de la incidencia, coordinando al resto de agentes en caso de que
tuvieran que implicarse en dicha resolución.
Una vez resuelta la incidencia, Red.es será el responsable de realizar
una nueva comunicación a los agentes interesados en dicha resolución.
Gestión de incidencias en tiempo de garantía
Las incidencias en tiempo de garantía son aquellas referidas a la
existencia de errores en los productos generados (documentos
electrónicos) que tienen un impacto en el normal desarrollo de los trabajos
de los usuarios del expediente judicial electrónico.
El adjudicatario deberá contar con herramientas que permitan
realizar un seguimiento detallado del contenido de dichas incidencias y de
su estado de resolución, así como dotar de herramientas y mecanismos a
los usuarios para la comunicación de dichas incidencias.
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El adjudicatario, una vez reciba la notificación de una incidencia en
tiempo de garantía a través del mecanismo que se establezca, deberá
proceder a realizar un análisis de las causas que la hayan motivado y
estableciendo las acciones necesarias para su resolución.
Las incidencias pueden ser identificadas tanto por usuarios, como por
el Ministerio de Justicia, Red.es, el adjudicatario de Calidad y Reingeniería,
etc.
Las incidencias tendrán que ser corregidas siempre que los
documentos electrónicos se encuentren en periodo de garantía. Asimismo,
durante este periodo, en el caso de que se detecten errores de forma
sistemática, Red.es, se reserva el derecho de ejercer las medidas
excepcionales oportunas para garantizar la consecución de los objetivos del
proyecto.
La resolución de las incidencias se deberá centrar en dos aspectos:
Resolución de la incidencia identificada
Identificación y resolución de las causas que la originaron, para evitar
la aparición de nuevas incidencias de similares características
La resolución de las incidencias puede implicar actuaciones tanto en
digitalización como en catalogación. La resolución de incidencias y entrega
al Ministerio de Justicia de los documentos electrónicos corregidos debe
ser prioritaria frente a la producción habitual.
Una incidencia en tiempo de garantía se considerará resuelta cuando
el Ministerio de Justicia acepte el documento electrónico que resuelva
dicha incidencia.
Entregables:
- Informes de incidencias de replanteo
- Informes de incidencias de inventario
- Informes de incidencias de traslado
- Informes de incidencias de producción
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- Documentos electrónicos corregidos y entregados al Ministerio de Justicia para su carga en el gestor documental
- Actualización de la herramienta de trazabilidad indicando el estado en que se encuentren los documentos electrónicos desde la notificación de la incidencia hasta la resolución de la misma
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3. REQUISITOS DE EJECUCIÓN
3.1. Dirección y Seguimiento de los Trabajos
Corresponde a Red.es la supervisión y dirección del Servicio,
proponer las modificaciones convenientes o, en su caso, proponer la
suspensión de los mismos si existiese causa debidamente justificada.
Red.es designará una persona a cargo del proyecto, cuyas funciones
en relación con el presente Pliego serán:
1. Velar por el cumplimiento de los trabajos exigidos y ofertados.
2. Coordinar y colaborar las acciones con el Jefe del proyecto del
adjudicatario para la buena marcha del proyecto.
Red.es podrá convocar cuantas reuniones de seguimiento estime
necesarias para su correcto desarrollo. Inicialmente se plantean reuniones
de seguimiento con periodicidad quincenal.
Asimismo, el adjudicatario estará obligado a presentar los resultados
parciales e informes de seguimiento, siempre que así le sea solicitado por
Red.es.
El adjudicatario deberá cumplir las siguientes condiciones:
1.- Metodología de gestión:
La metodología para la gestión del proyecto y la producción será la
establecida a tal efecto por Red.es en el Marco de Calidad y Gestión. Con
objeto de presentar dicha metodología al personal del adjudicatario, la
entidad realizará las acciones de comunicación y formación oportunas, con
el apoyo del adjudicatario de Calidad y Reingeniería.
2.- Supervisión de la gestión:
La entidad, pondrá los medios personales que, junto con la persona a
cargo del proyecto de Red.es, realizarán labores de seguimiento y control
del proyecto y la producción. Los objetivos de dichas acciones son, por un
lado, el aseguramiento de la calidad del proceso de gestión y la detección
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temprana de desviaciones, así como su conformidad con respecto a la
metodología establecida por Red.es en el Marco de Calidad y Gestión. Para
ello el adjudicatario deberá en todo momento colaborar con los miembros
de Red.es y el adjudicatario de Calidad y Reingeniería, que realicen estas
actividades, obligándose a informar y responder a los requerimientos de los
mismos.
3.-Obligatoriedad de uso de la Plataforma de Gestión del proyecto
Con el objeto de centralizar y facilitar el seguimiento y control de los
procesos de gestión del proyecto y su producción asociada, se pondrá a
disposición de los miembros del proyecto una Plataforma de Gestión.
La plataforma actuará de repositorio documental y herramienta de
seguimiento y control para la siguiente información, orientativa y no
exclusiva, relacionada con la gestión del proyecto:
Información asociada a la gestión: planificación, informes de
seguimiento, control económico, actualizaciones de la
planificación, etc.
Información asociada a los entregables de ejecución.
Asimismo, soportará la funcionalidad necesaria para poder realizar el
seguimiento y control de la producción, así como de obtener la trazabilidad
de información asociada a los tomos o cualquier otra que se estime
necesaria.
El adjudicatario deberá en todo momento utilizar de forma obligatoria
dicha plataforma, incluyendo en la misma toda la información que se
solicite, tanto relativa a la gestión del proyecto, como a la gestión de la
producción. Dicha información deberá incluirse, con la periodicidad
establecida, de manera que se pueda realizar un seguimiento del proyecto y
la producción en tiempo real, con información actualizada.
Asimismo, está obligado a integrar todos los procedimientos e
interfaces particulares de producción con la Plataforma de Gestión,
mediante el desarrollo de el/los interfaces telemáticos que permitan
automatizar la transferencia de información, según las especificaciones que
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se determinen al inicio del proyecto.
4.- Acciones de comunicación:
Red.es pondrá los medios personales encargados de centralizar la
comunicación entre los distintos interlocutores vinculados al proyecto,
realizando funciones de “ventanilla única”. En ningún caso el adjudicatario
podrá realizar acciones de comunicación y /o difusión del proyecto sin la
debida autorización de los mismos.
5.- Metodologías complementarias:
En el caso de que durante la ejecución de las tareas, surjan
cuestiones a las que no sea posible aplicar la metodología desarrollada por
la entidad, Red.es podrá determinar metodologías alternativas o
adicionales, a través del Director técnico del proyecto de Red.es, o del
personal del adjudicatario de calidad y reingeniería en quien éste delegue.
En cualquier caso, antes de proceder a utilizar una metodología concreta se
deberán consultar los términos de uso de la misma y la relación con la
metodología de gestión establecida por Red.es.
6.- Consideraciones adicionales:
El adjudicatario deberá tomar en consideración aquellos puntos que
le sean indicados por el personal de Red.es adscrito al proyecto con el
objeto de garantizar la calidad del proceso de gestión establecido por la
Entidad, y estará obligado a atender a las amonestaciones emitidas por la
misma en el transcurso del mismo.
3.2. Medios personales
Para la prestación del servicio objeto del contrato el adjudicatario se
compromete a disponer de los medios personales suficientes encuadrados
en los perfiles definidos a continuación. A este compromiso se le atribuye el
carácter de obligación esencial a los efectos previstos en el artículo 223
letra f) del texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público,
aprobado por Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, y de
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conformidad con lo indicado en el apartado 12 del Pliego de Condiciones
Particulares.
Jefe de proyecto: llevará la dirección y gestión global del
proyecto. Coordinará los diferentes equipos de trabajo y será
el interlocutor único de Red.es para las tareas de gestión y
seguimiento del proyecto.
Para la realización de tareas asociadas a la fase de ejecución
de continuidad de las operaciones, así como posteriormente, en
caso de que fuera requerido:
o Perfil de digitalizador / manipulador: operador para la
realización de tareas de digitalización y manipulación de
documentación jurídica
o Perfil de catalogador: realizará tareas de
precatalogación, catalogación y descripción de los
documentos. Conocimiento de actividades jurídicas en
cuanto a redacción de procedimientos, reclamaciones,
etc. Formación con estudios de Derecho o similar (no
necesariamente licenciado).
o Perfil gestor de incidencias/ dinamizador: capacidad de
gestión, su función será el reporte de incidencias de
errores jurídicos y de incidencias detectadas en las
aplicaciones jurídicas así como de las sugerencias de los
usuarios mediante la elaboración de informes diarios
para reporte a la entidad responsable. Asesoramiento en
el manejo de las diferentes herramientas de gestión en
el ámbito judicial. Conocimientos de base jurídica
o Perfil de apoyo a la gestión: conocimiento de gestión de
proyectos, en ámbitos tales como digitalización,
grabación de datos, justicia, gestión documental, etc.
Para las fases de establecimiento de la capacidad productiva y
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ejecución del servicio optimizado
o Equipo de replanteo: estará formado por un responsable
de grupo y un número suficiente de personas que
acometerán las tareas conforme a los requisitos
establecidos en el apartado 2.3.4 SERVICIO
OPTIMIZADO. Adicionalmente, deberá realizar tareas de
trazabilidad y seguimiento del estado de los
procedimientos y tomos de los órganos judiciales, así
como de interlocución con los responsables de dichos
órganos.
o Equipo(s) de digitalización: estará formado por un
responsable de grupo y el número suficiente de equipos
independientes de digitalización y control de calidad de
la digitalización para acometer las tareas encomendadas
de acuerdo con lo especificado en el apartado 2.3.4
SERVICIO OPTIMIZADO. A la hora de planificar el
número de estos equipos habrá que tener en cuenta el
número de escáneres propuesto, la productividad y las
restricciones horarias. Este equipo de digitalización
deberá dar servicio tanto durante la digitalización
selectiva como durante el servicio de soporte al servicio
común.
o Equipo de catalogación: estará formado por un
responsable de grupo y el número de operadores de
catalogación y control de calidad de catalogación que el
adjudicatario considere necesarios para acometer las
tareas referidas en el apartado 2.3.4 SERVICIO
OPTIMIZADO. Este equipo de catalogación deberá dar
servicio tanto durante la digitalización selectiva como
durante el servicio de soporte al servicio común.
o Equipo de gestión de incidencias: estará formado por un
responsable de grupo y el número de personas
necesarias para dar respuesta a las incidencias, tanto
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asociadas a los procesos de trabajo como a los
productos de los mismos (tomos digitales y documentos
electrónicos). Este equipo deberá dar servicio tanto
durante la digitalización selectiva como durante el
servicio de soporte al servicio común.
o Equipo de Calidad: estará formado por un responsable de
grupo y el número de personas necesarias para
conseguir asegurar que los procesos y los resultados de
los mismos tengan la fiabilidad requerida.
o Equipo de desarrollo: será el encargado del diseño y
desarrollo de los aplicativos necesarios para el
replanteo, digitalización, catalogación, control de calidad
e integración con otros aplicativos de gestión y de
producción que se establezcan.
3.3. Lugar y horario de los trabajos
Los trabajos asociados a la continuidad de las operaciones se
realizarán en todo caso en las dependencias habilitadas por el Ministerio de
Justicia en la Audiencia Nacional y en la Subdirección General de Nuevas
Tecnologías de Justicia.
Los trabajos de replanteo, inventario y digitalización se realizarán en
los órganos judiciales y servicios comunes correspondientes. Para la
digitalización de los tomos de los procedimientos judiciales, el adjudicatario
deberá instalar una sala de digitalización con los equipos humanos y
materiales necesarios en un espacio que se le proporcionará en el mismo
edificio en donde se ubique el órgano judicial y el servicio común. En el caso
de que no se pueda realizar en el mismo edificio, el encargado del órgano
judicial o el Ministerio de Justicia gestionarán el lugar apropiado,
procediendo al traslado de los tomos desde el órgano judicial hasta el lugar
donde se instale la sala de digitalización. El adjudicatario de digitalización
no será responsable de dicho traslado.
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Los trabajos de catalogación y envío de unidades de entrega se
realizarán en un único centro de catalogación propuesto por el adjudicatario
que dará servicio a todos los órganos judiciales y servicios comunes. Este
centro de catalogación deberá estar ubicado en España. De forma
excepcional, la catalogación se podría tener que realizar en el propio
edificio judicial o en una ubicación establecida por el Ministerio de Justicia.
En este caso, el adjudicatario deberá tener capacidad para realizar la
instalación en dicha ubicación de todos los elementos necesarios para su
funcionamiento.
El resto de trabajos, tales como el desarrollo de aplicativos, la
elaboración de informes, etc. se realizarán en cualquier otra dependencia
del adjudicatario.
Será decisión del adjudicatario determinar el horario de trabajo
requerido para asegurar los ritmos de trabajo y tiempos de producción
exigidos respecto a las acciones de digitalización, catalogación y otros
(tales como elaboración de informes, desarrollo de aplicativos, etc.). El
horario para realizar los trabajos de digitalización podrá estar sujeto a las
restricciones horarias que puedan existir en los edificios donde se ubiquen
las diferentes salas de digitalización.
3.4. Medios del adjudicatario
El adjudicatario deberá proporcionar todos los medios humanos y
materiales para la realización de los servicios objeto del presente contrato,
de acuerdo con los requisitos solicitados en este pliego. En el caso del
servicio de continuidad de las operaciones, lo medios técnicos para la
digitalización y catalogación serán proporcionados por el Ministerio de
Justicia.
Las líneas de comunicaciones requeridas desde los edificios judiciales
y el centro de catalogación del adjudicatario hasta el Ministerio de Justicia,
no serán responsabilidad del adjudicatario, y por tanto no soportará ningún
coste ni de establecimiento ni de mantenimiento de las mismas.
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Por norma general, el Ministerio de Justicia pondrá a disposición del
adjudicatario salida a Internet desde los órganos judiciales, para poder
establecer las comunicaciones con sus propios aplicativos y con la
plataforma de gestión. No obstante, el adjudicatario deberá contar con
medios alternativos para poder realizar estas conexiones en caso de que no
esté disponible dicha salida a Internet (mediante conexiones 3G o similares).
Esta salida a internet se utilizará únicamente para las necesidades del
propio adjudicatario de enviar a sus aplicativos información para la gestión
y control de los trabajos, así como para el envío a la plataforma de gestión
de la información requerida. En ningún caso podrán ser utilizadas para el
envío de imágenes o datos de los documentos judiciales.
El adjudicatario proporcionará los aplicativos necesarios para
soportar el servicio completo de digitalización, catalogación y entrega
demandado. Podrá optar por hacer uso de las herramientas comerciales que
estime oportunas o bien por el desarrollo de aplicativos a medida, para
cubrir las funcionalidades requeridas.
Los aplicativos propuestos por el adjudicatario deberán permitir la
integración con los otros aplicativos utilizados para la gestión del proyecto,
control de flujo de trabajo y control de calidad.
El aplicativo (o aplicativos) deberá permitir la localización en tiempo
real de la ubicación y estado de cada tomo y documento electrónico, así
como la generación e impresión de informes. Igualmente, se deberá/n
integrar con la plataforma de gestión del proyecto.
Dichos aplicativos deberán ser homologados previamente a la
entrada en producción. Como consecuencia de este proceso, Red.es podrá
exigir la inclusión de ciertas funcionalidades no indicadas en el presente
pliego (siempre dentro del objetivo del mismo). No se podrán efectuar
modificaciones en el mismo posteriormente a la homologación, sin informar
previamente a Red.es. En cualquier caso, la introducción de modificaciones
podrá involucrar un nuevo proceso de homologación.
Se deberán garantizar las medidas de seguridad descritas en el
presente pliego.
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A continuación, a título enunciativo y no limitativo, se recogen para
cada proceso algunas de las funcionalidades que deberá implementar el
aplicativo (o aplicativos):
Ámbito Funcionalidades
Replanteo y planificación
Integración de la información proporcionada por el sistema de gestión procesal sobre los procedimientos de un órgano judicial
Digitalización Captura de imágenes
Nomenclatura imágenes de un tomo
Firma de las imágenes tiff capturadas
Grabación automática de metadatos asociados a un tomo digital
Identificación y eliminación de páginas sin contenido
Procesado y mejora de las imágenes capturadas
Control de calidad automático de las imágenes, para dar cumplimiento a los parámetros que se establezcan en las Normas de Calidad
Envío de las imágenes y metadatos (tomo digital) a los servidores del Ministerio de Justicia
Precatalogación y catalogación
Grabación automática de metadatos asociados a un tomo digital y a un documento electrónico
Identificación automática del campo a grabar
Introducción de controles automáticos y herramientas para la automatización y ayuda a la grabación (plantillas documentales, OCR)
Documentación de excepciones de catalogación
Generación automática de las unidades de entrega (documentos electrónicos)
Control de calidad de los productos (documentos electrónicos generados)
Entrega Gestión de envíos de unidades de entrega al Ministerio de Justicia
Gestión automática de las respuestas del Ministerio de Justicia
Gestión de informes de calidad, incluyendo gestión de rechazos
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Ámbito Funcionalidades
Tareas de gestión y administrativas
Trazabilidad de los tomos y documentos. Control de estados del ciclo de vida y ubicación.
Medición de tiempos
Control de perfiles de acceso
Gestión de incidencias
Parametrización de la herramienta
Control de avance sobre la planificación y gestión del proyecto
Generación automática de informes y reportes
Personalización de informes y reportes
Sistema de vigilancia preventiva
Backup
Exportación de la información a diferentes formatos
Gestión y control de destrucción de tomos digitales y documentos electrónicos
Tabla 1: Funciones mínimas a proporcionar en los aplicativos
El adjudicatario deberá articular una fase de transición que permita la
implantación de los aplicativos y su puesta en funcionamiento en un entorno
facilitado a tales efectos por el Ministerio de Justicia o Red.es, prestando el
soporte necesario para ello. Esta fase de transición dará comienzo cuando
Red.es lo solicite. Adicionalmente, durante este periodo se deberá disponer
de una licencia de uso de los aplicativos, por parte de Red.es y el Ministerio
de Justicia, aplicable en el ámbito de la Administración de Justicia en
España, para el cumplimiento de los mismos fines para los que han sido
generados, según lo establecido en los requisitos de servicio en el apartado
4.1.
3.5. Equipamiento para el adjudicatario de calidad
En las dependencias del centro de catalogación del adjudicatario de
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digitalización se ubicará el centro de control de calidad, donde el
adjudicatario de Calidad y Reingeniería prestará sus servicios
El adjudicatario de digitalización deberá habilitar los medios
materiales necesarios para que el adjudicatario de calidad pueda realizar
sus trabajos. Entre los medios que tendrá que habilitar, se encuentran:
El espacio físico y mobiliario necesarios (tanto en términos de
ubicación de personas como en términos de ubicación de
equipamiento), en función de la capacidad de producción que
sea necesario asumir para atender a sendos servicios
(digitalización selectiva y servicio de soporte al servicio
común).
La conectividad interna al propio centro de control de calidad.
La conectividad entre el centro de control de calidad y los
sistemas de producción del adjudicatario de digitalización y
catalogación, de cara a garantizar el acceso de los aplicativos
de control de calidad al sistema de producción, en los puntos
de control establecidos.
La conectividad externa para habilitar el acceso de los
aplicativos de control de calidad a la plataforma de gestión, de
cara a la incorporación de la información procedente del
control de calidad.
El adjudicatario de Calidad y Reingeniería proporcionará el
equipamiento hardware y software y medios materiales adicionales
necesarios para las tareas de control de calidad, que habrán de verificar los
requisitos de seguridad física y lógica establecidos para el centro de
catalogación, así como las medidas de confidencialidad y protección de
datos aplicables.
Adicionalmente, el adjudicatario deberá en todo momento permitir al
adjudicatario de Calidad y Reingeniería la realización de sus trabajos de
control de calidad.
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3.6. Requisitos de publicidad de acciones cofinanciadas por fondos FEDER
A petición de Red.es, para el cumplimiento de la normativa
comunitaria en materia de publicidad de las actuaciones cofinanciadas con
fondos FEDER, el adjudicatario prestará el servicio de diseño, producción,
transporte e instalación de carteles informativos en el órgano judicial en u n
lugar visible.
Sus características serán las siguientes:
Contenido:
Emblema de la Unión Europea, acompañado de los logotipos
institucionales y referencias que se designen desde Red.es.
Dimensiones:
0,25 m x 0,25 m
Material:
Impreso en hexacromia sobre papel blanco de 170 gr. con laminado
antirreflex en su cara anterior montado sobre foam 10 mm, perfilado en
aluminio plata.
Instalación:
El cartel debe incluir un sistema de anclaje a la superficie (pared) que
permita su ubicación tanto en interior como exterior. Los carteles se
instalarán una vez iniciados los trabajos en el órgano judicial.
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4. REQUISITOS DE SERVICIO
4.1. Niveles de servicio
El adjudicatario cumplirá el Acuerdo de Nivel de Servicio (en adelante
ANS), especificado a continuación. En caso de incumplimiento se aplicarán
las penalizaciones especificadas en el apartado 6 del Pliego de Condiciones
oportunidad Particulares. En los pliegos que rigen el presente
procedimiento de licitación se entenderán como días laborables, los
comprendidos de lunes a viernes, excluyendo festivos nacionales y de la
Comunidad Autónoma de Madrid.
Adicionalmente, se excluirán los festivos de las Comunidades
Autónomas donde se ubiquen los órganos judiciales o servicios comunes en
los que el adjudicatario esté realizando tareas de digitalización, para
aquellos requisitos de servicio que se pudieran ver afectados por esta
circunstancia.
Para el cómputo de horas, se tomará como referencia horas naturales
únicamente de días laborables (24 horas por día), conforme al criterio
establecido en el párrafo anterior.
Para el cálculo de incumplimientos y las penalizaciones asociadas
serán de aplicación los niveles de servicio que el adjudicatario incluya en su
oferta, y que podrán ser más restrictivos que los establecidos en este
apartado.
4.1.1. Requisitos de servicio asociados a la continuidad de las operaciones
Concepto VALOR MÁXIMO
Puesta a disposición de
perfiles para la prestación de
los servicios de continuidad de
15 días laborables desde su solicitud por parte de Red.es
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las operaciones
4.1.2. Requisitos de servicio asociados al establecimiento de la capacidad operativa y productiva
Concepto VALOR MÁXIMO
Establecimiento de la
capacidad operativa completa
(incluye homologación
completa y homologaciones
parciales).
16 semanas naturales desde la solicitud de Red.es (En 16
semanas desde que se solicite establecer la capacidad
operativa, el adjudicatario deberá haber superado las
auditorías destinadas a tal efecto)
Si el incumplimiento de este plazo viene provocado como
consecuencia de retrasos imputables al adjudicatario de
calidad y reingeniería, no será considerado
responsabilidad del adjudicatario de digitalización y, en
consecuencia, no será de aplicación las penalizaciones
establecidas en el apartado 6 del Pliego de Condiciones
Particulares.
Establecimiento de la
capacidad productiva
6 meses naturales (en 6 meses desde la solicitud por
parte de Red.es, al adjudicatario deberá alcanzar la
capacidad productiva requerida)
4.1.3. Requisitos de servicio asociados al establecimiento de la capacidad productiva y al servicio optimizado
4.1.3.1. REPLANTEO Y PLANIFICACIÓN
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Concepto VALOR MÁXIMO
Realización del replanteo in
situ
5 días laborables (Tiempo transcurrido desde el inicio de
los trabajos en un órgano judicial, conforme a la
planificación de los trabajos aprobada por Red.es, hasta la
realización del replanteo in situ, según lo establecido en el
apartado 2.3.4.1)
Inicio de la realización del
inventario
10 días laborables (Tiempo transcurrido desde el inicio de
los trabajos en un órgano judicial, conforme a la
planificación de los trabajos aprobada por Red.es, hasta el
inicio de la elaboración del inventario, según lo establecido
en el apartado 2.3.4.1)
Realización del inventario 5 días laborables (tiempo transcurrido desde el inicio de la
elaboración del inventario hasta su finalización)
Realización del plan de
producción inicial
14 días naturales (tiempo transcurrido desde la
finalización de la primera versión del inventario hasta la
entrega del primer plan de producción de un órgano
judicial)
Periodicidad de actualización
del plan de producción
14 días naturales (tiempo máximo para enviar una
actualización del plan de producción de un órgano judicial,
contado a partir de la recepción de la versión anterior)
Corrección del plan de
producción
2 días laborables (tiempo transcurrido desde la solicitud
por parte de Red.es de realizar modificaciones en el plan
de producción de un órgano judicial hasta la entrega de un
nuevo plan de producción)
4.1.3.2. PRODUCCIÓN
Servicio de digitalización selectiva
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Pliego de Prescripciones Técnicas – Digitalización y catalogación de expedientes judiciales. Procedimiento Abierto.
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Concepto VALOR MÁXIMO
Envío del informe de lote de
traslado para la digitalización
selectiva
4 días laborables (Tiempo mínimo transcurrido entre el
envío del informe del lote de traslado a Red.es y al
secretario judicial del órgano judicial, y el traslado de los
tomos incluidos en dicho lote, para la digitalización
selectiva)
Entrega del documento
electrónico
168 horas (Tiempo transcurrido desde el traslado de un
documento a la sala de digitalización, acreditado mediante
la firma del albarán correspondiente, hasta la entrega al
Ministerio de Justicia del documento electrónico. Este
tiempo incluye el correspondiente a las tareas que deberá
realizar el adjudicatario de calidad)
Si el incumplimiento de este plazo viene provocado como
consecuencia de retrasos imputables al adjudicatario de
calidad y reingeniería, no será considerado como
responsabilidad del adjudicatario de digitalización y, en
consecuencia, no será de aplicación las penalizaciones
establecidas en el apartado 6 del Pliego de Condiciones
Particulares.
Envío del tomo digital 24 horas (Tiempo máximo transcurrido desde la
finalización de la digitalización de todas páginas de un
tomo, hasta la correcta recepción del tomo digital en el
servidor del Ministerio de Justicia).
Servicio de soporte al servicio común
Concepto VALOR MÁXIMO)
Entrega del documento
electrónico
24 horas (Tiempo transcurrido desde el traslado de un
documento a la sala de digitalización, acreditado mediante
la firma del albarán correspondiente, hasta la entrega al
Ministerio de Justicia del documento electrónico. Este
tiempo incluye el correspondiente a las tareas que deberá
realizar el adjudicatario de calidad y reingeniería).
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Concepto VALOR MÁXIMO)
Si el incumplimiento de este plazo viene provocado como
consecuencia de retrasos imputables al adjudicatario de
calidad y reingeniería, no será considerado como
responsabilidad del adjudicatario de digitalización y, en
consecuencia, no será de aplicación las penalizaciones
establecidas en el apartado 6 del Pliego de Condiciones
Particulares.
Comunes al servicio de digitalización selectiva y soporte al servicio común
Concepto VALOR MÁXIMO)
Devolución o envío a archivo 72 horas (Tiempo transcurrido desde el traslado de un
documento a la sala de digitalización, acreditado mediante
la firma del albarán correspondiente, hasta su devolución,
acreditado mediante la firma del albarán de devolución.
Este tiempo incluye el correspondiente a las tareas que
deberá realizar el adjudicatario de calidad)
Si el incumplimiento de este plazo viene provocado como
consecuencia de retrasos imputables al adjudicatario de
calidad y reingeniería, no será considerado como
responsabilidad del adjudicatario de digitalización y, en
consecuencia, no será de aplicación las penalizaciones
establecidas en el apartado 6 del Pliego de Condiciones
Particulares.
Resolución de rechazos del
Ministerio de Justicia
12 horas (Tiempo transcurrido desde la notificación por
parte del Ministerio de Justicia de un rechazo en un
documento electrónico hasta su corrección y nuevo envío)
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Concepto VALOR MÁXIMO)
Resolución de rechazos del
adjudicatario de Calidad y
Reingeniería.
24 horas (Tiempo transcurrido desde la notificación por
parte del adjudicatario de Calidad y Reingeniería de un
rechazo, del tomo digital o del documento electrónico,
hasta su corrección y nuevo envío)
Resolución de incidencias en
tiempo de garantía
Incidencias críticas: 12 horas
Incidencias graves: 24 horas
Incidencias medias: 48 horas
Incidencias leves: 72 horas
(Tiempo transcurrido desde la notificación de una
incidencia en tiempo de garantía hasta la aceptación por
parte del Ministerio de Justicia del documento electrónico
corregido. Este tiempo incluye el correspondiente a las
tareas que deberá realizar el adjudicatario de calidad)
Si el incumplimiento de este plazo viene provocado como
consecuencia de retrasos imputables al adjudicatario de
calidad y reingeniería, no será considerado como
responsabilidad del adjudicatario de digitalización y, en
consecuencia, no será de aplicación las penalizaciones
establecidas en el apartado 6 del Pliego de Condiciones
Particulares)
4.1.3.3. DESTRUCCIÓN DE COPIAS DIGITALES
Concepto VALOR MÁXIMO
Destrucción de imágenes en la
sala de digitalización
24 horas (Tiempo máximo transcurrido entre la
confirmación por parte del Ministerio de Justicia de la
recepción del tomo digital y la destrucción de las mismas
de los servidores del adjudicatario)
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Pliego de Prescripciones Técnicas – Digitalización y catalogación de expedientes judiciales. Procedimiento Abierto.
Exp. 073/12-SV
Concepto VALOR MÁXIMO
Destrucción de imágenes en el
centro de catalogación
24 horas (Tiempo máximo transcurrido entre la
confirmación por parte del Ministerio de Justicia de la
recepción del documento electrónico y la destrucción de
las imágenes que los componen de los servidores del
adjudicatario)
4.1.3.4. RITMOS DE PRODUCCIÓN Y CAPACIDAD PRODUCTIVA
Concepto VALOR MÁXIMO
Variación en los ritmos de
producción
10% de variación (por exceso o por defecto) en las
entregas de documentos electrónicos al adjudicatario de
calidad para su revisión, sobre lo establecido en el plan de
producción para cada día. Para el cálculo del
cumplimiento, puesto que el plan de producción se
establece en tomos, se considerará un tomo como
entregado cuando todos los documentos electrónicos que
lo componen hayan sido entregados al adjudicatario de
calidad.
(El adjudicatario de calidad dimensionará su capacidad de
revisión conforme al plan de producción establecido)
Incremento o reducción de los
ritmos de producción
establecidos de hasta un 50%
10 días laborables (tiempo transcurrido desde la solicitud
por parte de Red.es de la variación del ritmo de
producción hasta que el adjudicatario alcanza dicho ritmo.
En este periodo de tiempo, el adjudicatario tiene que
realizar todas las adaptaciones necesarias para poder
hacer frente a la nueva capacidad productiva establecida).
Incremento o reducción de los
ritmos de producción
establecidos de hasta un
100%
20 días laborables (tiempo transcurrido desde la solicitud
por parte de Red.es de la variación del ritmo de
producción hasta que el adjudicatario alcanza dicho ritmo.
En este periodo de tiempo, el adjudicatario tiene que
realizar todas las adaptaciones necesarias para poder
hacer frente a la nueva capacidad productiva establecida).
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4.1.1. Requisitos de servicio asociados a los aplicativos
Concepto VALOR MÍNIMO
Tiempo de extensión de la
cesión de uso de los
aplicativos
1 año a partir de su implantación y puesta en
funcionamiento en un entorno facilitado por el Ministerio
de Justicia o Red.es, según lo especificado en el apartado
3.4
4.1.2. Parámetros de calidad
A continuación se indican los requisitos de servicio correspondientes
a los parámetros de calidad, tanto de las imágenes digitales como de los
metadatos del documento electrónico.
4.1.2.1. CALIDAD DE IMÁGENES
La totalidad de las imágenes deberán cumplir los parámetros que se
especifiquen en el marco de calidad. A estos efectos:
Cuando el adjudicatario de calidad encuentre una imagen
defectuosa, el adjudicatario de este expediente estará obligado
a proceder a la redigitalización (si procede) y re-entrega de la
misma.
Cuando el órgano judicial detecte en tiempo de garantía
imágenes defectuosas, el adjudicatario de este expediente
estará obligado a proceder a la redigitalización (si procede) y
re-entrega de la misma.
4.1.2.2. CALIDAD DE METADATOS
La calidad requerida para los metadatos grabados para cada
documento electrónico podrá variar en función de la tipología de los
metadatos.
El detalle de los metadatos que el adjudicatario deberá grabar,
incluyendo su tipología, se encuentra en el ANEXO I: METADATOS A
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Pliego de Prescripciones Técnicas – Digitalización y catalogación de expedientes judiciales. Procedimiento Abierto.
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CONSIDERAR EN EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO de este pliego.
Metadatos estructurales
Los metadatos estructurales son aquellos que permiten identificar el
documento electrónico y conformar la estructura del expediente judicial
electrónico al que pertenecen.
La calidad de los metadatos estructurales deberá ser del 100%.
Los errores en los metadatos estructurales que detecten tanto el
adjudicatario de Calidad y Reingeniería como el Ministerio de Justicia en
tiempo de garantía serán corregidos por el adjudicatario de este pliego
Metadatos descriptivos
Los metadatos descriptivos son aquellos que recogen información
sobre el contenido del documento electrónico
La calidad de los metadatos descriptivos será la siguiente:
Para todos los metadatos descriptivos grabados de forma
completamente automática, la calidad deberá ser del 100%.
Para el resto de metadatos descriptivos, la calidad deberá ser
al menos del 98%.
Los errores en los metadatos descriptivos que detecten tanto el
adjudicatario de Calidad y Reingeniería como el Ministerio de Justicia hasta
que finalice el tiempo de garantía serán corregidos por el adjudicatario de
este pliego. En todos estos casos se aplicarán las penalizaciones
establecidas en el apartado 6 del Pliego de Condiciones Particulares.
El índice de calidad requerido se expresa por campo y asociado a la producción de un día. Se medirá usando la siguiente fórmula:
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Pliego de Prescripciones Técnicas – Digitalización y catalogación de expedientes judiciales. Procedimiento Abierto.
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100*(1-(Número de errores en campos del tipo X en la producción de un día)/(Número de campos del tipo X en la producción de un día)).
Ejemplo: en la producción de un día, aparece 500 veces el campo “tipo de documento” y hay 5 errores en dicho campo. La calidad que tendría ese campo es de 99%.
Ante errores sistemáticos en la grabación de metadatos (detectados
por el adjudicatario de Calidad y Reingeniería, el Ministerio de Justicia o los
propios órganos judiciales), en el caso del servicio de digitalización,
selectiva, Red.es podrá decretar la parada de producción y la corrección de
los errores correspondientes por parte del adjudicatario del presente
procedimiento. En el caso del servicio de soporte al servicio común, Red.es
establecerá las medidas que considere apropiadas para resolver los errores
y las causas que los produzcan.
4.1.3. Garantía
Se establece un periodo de garantía de un año para los documentos
electrónicos generados, tanto durante la digitalización selectiva como
durante el servicio de soporte al servicio común. Este periodo de garantía
comenzará a contabilizar a partir de la aceptación por parte del Ministerio
de Justicia del documento electrónico entregado.
Durante el periodo de garantía, será responsabilidad del adjudicatario
la resolución de las incidencias detectadas por el Ministerio de Justicia o los
Órganos Judiciales. Las incidencias surgidas durante este periodo de
tiempo se denominarán incidencias en tiempo de garantía.
Las incidencias se refieren a errores de metadatos que superen los
índices de fiabilidad exigidos para los metadatos, según lo expuesto en el
apartado 4.1.2 PARÁMETROS DE CALIDAD. Para la corrección de las
incidencias en tiempo de garantía, el adjudicatario enviará unidades de
entrega de incidencias. Este tipo de unidades de entrega se generarán
siguiendo las indicaciones contenidas en el Marco de Calidad y Gestión.
El adjudicatario deberá proporcionar a Red.es un informe, con la
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periodicidad y contenido que se establezca, con el detalle de las incidencias
reportadas en tiempo de garantía.
4.2. Control Económico y de Facturación
La facturación de los trabajos realizados se efectuará sobre la base
de una adecuada administración de recursos por parte del adjudicatario y
teniendo en cuenta los siguientes extremos:
Durante la ejecución de los trabajos y con anterioridad a la
expedición de las certificaciones, se comprobará la adecuación
del personal contratado a los requerimientos exigidos a los
efectos previstos en este Pliego.
En las reuniones periódicas se evaluarán todas aquellas
incidencias acontecidas que se hubieran originado en el
cumplimiento de los objetivos planificados y hayan repercutido
en detrimento y perjuicio de las actuaciones objeto del
Contrato.
El adjudicatario, siempre previa conformidad de Red.es con los
trabajos realizados en ejecución del Contrato, emitirá las facturas en las
fechas y con las condiciones referidas en el apartado 4.2.1 del presente
Pliego, denominado “hitos de facturación”.
Las facturas deberán emitirse con el formato fijado por Red.es, en
todo caso deberán contener el desglose de los impuestos indirectos
aplicables indicando el número de expediente del Contrato, y se
corresponderán en forma y contenido con el correspondiente pedido
realizado por Red.es debiendo hacer constar el número de pedido.
4.2.1. Hitos de Facturación
Los hitos de facturación tendrán lugar a la finalización de la ejecución
de los trabajos solicitados por Red.es de acuerdo con los precios unitarios
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establecidos. Se podrá facturar de forma independiente cada uno de los
elementos solicitados por Red.es en este mismo apartado.
Continuidad de las operaciones
Las facturas asociadas a la continuidad de las operaciones se
pagarán mensualmente, desde el momento en que se ponga a disposición
los diferentes perfiles solicitados para la realización de los trabajos de
continuidad de las operaciones.
Los conceptos asociados a la continuidad de las operaciones serán
los siguientes:
Concepto
Perfil de Catalogador
Perfil de Digitalizador / Manipulador
Perfil de Gestor de Incidencias/Dinamizador
Establecimiento de la capacidad operativa
El establecimiento de la capacidad operativa se pagará por una vez al
inicio del proyecto, una vez se haya superado la correspondiente
homologación.
Concepto
Establecimiento de la Capacidad Operativa
Replanteo e inventario
Se pagará para cada órgano judicial en el que se realice replanteo e inventario, una vez finalizados conforme a lo establecido en el apartado 2.3.4:
Concepto
Replanteo e Inventario
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Digitalización
La digitalización se pagará por conjuntos de 100 páginas digitalizadas
y con contenido (las páginas en blanco que se eliminen no serán objeto de
facturación), una vez que los documentos electrónicos hayan sido
aceptados por el Ministerio de Justicia o, excepcionalmente, por el
adjudicatario de Calidad y Reingeniería. La facturación se realizará
mensualmente, por el total de páginas digitalizadas en el periodo vencido.
Concepto
Digitalización de un conjunto de 100 páginas con contenido
Catalogación
La precatalogación y catalogación básica se pagará por conjunto de
100 documentos electrónicos, una vez hayan sido aceptados por el
Ministerio de Justicia. La facturación se realizará mensualmente, por el
total de documentos electrónicos catalogados en el periodo vencido.
Concepto
Precatalogación y catalogación básica de un conjunto de 100 documentos
La catalogación extendida se pagará por campo grabado. Red.es
solicitará al adjudicatario la grabación extendida de metadatos, indicando
los datos que se deberán grabar y los documentos de aplicación. La
facturación se realizará mensualmente, por el total de campos de
catalogación extendida grabados en el periodo vencido.
Concepto
Precio unitario de grabación de un conjunto de 100 campos extendidos
Al precio del concepto anterior se le aplicará un factor de corrección
en función de la tipología del campo a grabar.
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Concepto Factor de corrección
Equivalencia
CatExtT: Campo tabulado (normalizado a seleccionar de un listado predefinido)
1 =CatExt*1
CatExtF: Campo fecha 1 =CatExt*1
CatExtLc: Campo de texto libre (corto; longitud máxima 20 caracteres)
3 =CatExt*3
CatExtLl: Campo de texto libre (largo; longitud superior a 20 caracteres)
6 =CatExt*6
Apoyo a la gestión
Se pagarán mensualmente, desde el momento en que se ponga a disposición de Red.es algún recurso de apoyo a la gestión.
Concepto
P_Ap: Horas de apoyo a la gestión
4.2.2. Documentación requerida para acompañar a la factura
Se considerará que un trabajo está finalizado cuando Red.es dé su
conformidad con los trabajos realizados expuestos anteriormente, previa
aceptación de la documentación entregable asociada a cada una de las
actividades.
En la siguiente tabla se encuentra la documentación requerida que
deberá acompañar a la factura de cada concepto del proyecto.
Concepto Documentación requerida
Perfil de Catalogador
- Informe de seguimiento de las actividades Perfil de Digitalizador / Manipulador
Perfil de Gestor de Incidencias/Dinamizador
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Horas de apoyo a la gestión - Parte de horas que deberá ser aceptado por Red.es
Establecimiento de la
Capacidad Operativa
- Entregables especificados en el presente pliego para la fase
de establecimiento de la capacidad operativa.
- Informe(s) emitido(s) por el adjudicatario de Calidad y
Reingeniería en el que se certifique la superación de la
homologación correspondiente.
Replanteo e Inventario - Formulario de replanteo del órgano judicial (firmado por el
secretario judicial)
- Inventario de tomos (firmado por el secretario judicial del
órgano judicial)
Digitalización de un
conjunto de 100 páginas
con contenido
Cualquiera de los siguientes documentos:
- Parte de aceptación de la entrega de documentos
electrónicos, firmado por el responsable del Ministerio de
Justicia.
- Aceptación de la Oficina de Calidad y Reingeniería de los
productos y subproductos
Precatalogación y
catalogación básica de un
conjunto de 100
documentos
Cualquiera de los siguientes documentos:
- Parte de aceptación de la entrega de documentos
electrónicos, firmado por el responsable del Ministerio de
Justicia.
- Aceptación de la Oficina de Calidad y Reingeniería de los
productos y subproductos
Catalogación de un
conjunto de 100 campos
extendidos
Cualquiera de los siguientes documentos:
- Parte de aceptación de la entrega de documentos
electrónicos, firmado por el responsable del Ministerio de
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- Aceptación de la Oficina de Calidad de los productos y
subproductos
Tabla 2: Documentación requerida para acompañar la factura
En casos excepcionales, Red.es podrá dar su conformidad con los
trabajos realizados aunque la documentación justificativa que se relaciona
en la tabla no esté firmada por la persona indicada en cada uno de ellos.
Además, para hacer efectiva la facturación, todos los formularios,
informes y documentos a cargar en la Plataforma de Gestión deberán estar
actualizados y con la información correcta.
Procedimiento de Aceptación
En el momento de finalización de cada uno de los Servicios, el
adjudicatario deberá emitir una notificación en la que especifique los
trabajos realizados de forma detallada. Red.es procederá a la realización de
las comprobaciones necesarias y si existe conformidad, se notificará al
adjudicatario dicha aceptación para que genere la correspondiente factura.
El adjudicatario deberá remitir, según el procedimiento que se
establezca al inicio de los trabajos, la factura proforma junto a la
documentación justificativa correspondiente a Red.es. Una vez que Red.es
haya verificado que tanto la factura proforma como la documentación
aportada son correctas, dará su conformidad para que el adjudicatario
pueda proceder a la emisión de la factura electrónica.
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Exp. 073/12-SV
5. REQUISITOS DE PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL Y LEGISLACION APLICABLE
5.1. PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL
A los efectos de lo dispuesto en el artículo 3 de la Ley Orgánica
15/1999, de 13 de diciembre de Protección de datos de carácter personal (en
adelante “LOPD”) y el Real Decreto 1720/2007 de 21 de diciembre por el
que se aprueba el Reglamento de Desarrollo de la Ley Orgánica de
Protección de Datos de carácter personal el adjudicatario del presente
Pliego tendrá la consideración de encargado del tratamiento.
El adjudicatario estará obligado a cumplir durante la prestación del
servicio objeto del contrato, las medidas de Seguridad en el tratamiento de
datos de Carácter Personal que sean de aplicación, establecidas conforme a
lo dispuesto en el Titulo VIII del Real Decreto 1720/2007, de 21 de
diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley
Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter
personal.
5.2. LEGISLACIÓN APLICABLE
5.2.1. PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL
Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de
datos de carácter personal
Real Decreto 1720/2007 de 21 de diciembre por el que se
aprueba el Reglamento de Desarrollo de la Ley Orgánica de
Protección de Datos de carácter personal
Acuerdo de 26 de marzo de 2009, del Pleno del Consejo
General del Poder Judicial, por el que se modifica el
Reglamento 1/2005, de 15 de septiembre, de los aspectos
accesorios de las actuaciones judiciales.
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Exp. 073/12-SV
ACUERDO de 20 de septiembre de 2006, del Pleno del Consejo
General del Poder Judicial, de creación de ficheros de carácter
personal dependientes de los órganos judiciales.
5.2.2. ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA JUDICIAL
Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las
Tecnologías de la Información y la Comunicación en la
administración de Justicia.
Será de aplicación al presente procedimiento de licitación toda
aquella legislación que se apruebe en relación con la Administración
Electrónica Judicial, en concreto el Real Decreto que desarrolla el Esquema
Judicial de Interoperabilidad y Seguridad (actualmente en desarrollo) y el
Real decreto que desarrolla el Comité técnico estatal de la Administración
Judicial Electrónica, (cuyo desarrollo esta previsto actualmente).
5.2.3. ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA
Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los
ciudadanos a los Servicios Públicos.
Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se
desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de
acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.
Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el
Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la
Administración Electrónica.
Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el
Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la
Administración Electrónica.
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5.2.4. FIRMA ELECTRÓNICA
Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica
6. FORMATO Y CONTENIDO DE LA PROPUESTA
Con carácter general, la información presentada debe estar
estructurada de forma clara y concisa. La propuesta no debe contener
referencias a documentos externos o anexos no incluidos cuando éstos sean
puntos clave en la valoración de la propuesta.
Con independencia de que el licitador pueda adjuntar a la propuesta
relativa a los criterios cuya valoración depende de un juicio de valor (sobre
3) cuanta información complementaria considere de interés, ésta deberá
estar obligatoriamente estructurada con el formato normalizado que se
detalla en el apartado siguiente.
Red.es se reserva el derecho a exigir a los licitadores que presenten
documentación que acredite la veracidad de la información presentada en la
oferta, o bien información adicional sobre el contenido de la misma, estando
el licitador obligado a ello.
Red.es podrá requerir a los licitadores que formulen por escrito las
aclaraciones necesarias para la comprensión de algún aspecto de sus
proposiciones. En ningún caso se admitirá que en proceso de aclaraciones el
licitador varíe los términos expresados en su propuesta. Sólo se admitirá la
información que facilite el análisis de la solución propuesta inicialmente.
La presentación de propuestas deberá cumplir las prescripciones del
Pliego de Condiciones Particulares. Adicionalmente, la propuesta relativa a
los criterios cuya valoración depende de un juicio de valor (sobre 3) y la
propuesta relativa a los criterios cuantificables mediante la mera aplicación
de fórmulas (sobre 4), deberán incluir la información y presentar la
estructura que se detalla a continuación.
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6.1. PROPUESTA RELATIVA A LOS CRITERIOS CUYA VALORACIÓN DEPENDE DE UN JUICIO DE VALOR (SOBRE 3)
La propuesta relativa a los criterios cuya valoración depende de un
juicio de valor, además de presentarse en papel, deberá adjuntarse en
soporte electrónico (ambos por duplicado).
NOTA IMPORTANTE: A los efectos del cumplimiento de lo establecido en
los artículos 26 y 30.2 del Real Decreto 817/2009, de 8 de mayo, por el
que se desarrolla parcialmente la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de
Contratos del Sector Público, el licitador no deberá incluir en el sobre 3
información de la oferta que sea valorada de forma cuantificable mediante
la mera aplicación de fórmulas. En caso contrario la oferta de dicho
licitador NO será tenida en cuenta en el presente procedimiento.
La propuesta deberá incluir los siguientes apartados y en el mismo orden:
1. Introducción (máximo una página)
a) Identificación de la oferta
b) Relación a modo de índice de la documentación incluida
c) Aceptación con carácter general de las condiciones de los
Pliegos
d) Datos de la empresa licitadora
2. Resumen ejecutivo de la oferta (máximo dos páginas). Este apartado
describirá brevemente el objeto y alcance de los trabajos a realizar.
3. Características técnicas
a. Solución propuesta. descripción detallada del conjunto de
trabajos a realizar por el adjudicatario de acuerdo con lo
recogido en el apartado 3 del presente Pliego. la metodología y
procedimientos que utilizará para acometer cada una de las
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actividades, así como mecanismos y herramientas para realizar
el control y seguimiento de los trabajos Deberá incluir como
mínimo la descripción de los siguientes trabajos:
i. Continuidad de las operaciones
ii. Establecimiento de la capacidad operativa
iii. Establecimiento de la capacidad productiva
iv. Preparación y traslado
v. Digitalización
vi. Devolución de la documentación
vii. Catalogación y entrega
viii. Gestión de incidencias
El licitador especificará los aplicativos que soporten el proceso
completo (desde la elaboración del replanteo hasta la entrega
del documento electrónico y la gestión de incidencias en
tiempo de garantía), incluyendo la descripción técnica y
funcional, el uso de herramientas comerciales, propietarias,
adaptaciones sobre las mismas, etc.
b. Plan de proyecto. Planificación detallada de todas las tareas a
acometer para la ejecución del proyecto, incluyendo principales
actividades, hitos, duración y recursos necesarios para llevarlo
a cabo. El licitador describirá todos los aspectos referentes a la
logística del proyecto y los elementos de gestión a tener en
cuenta para que se pueda a llevar a cabo el mismo. Asimismo,
incluirá el plan de formación y de soporte necesarios para
el éxito del traspaso de las funciones a la finalización de los
trabajos.
c. Compromisos de ejecución y acuerdos de nivel de servicio.
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Descripción de las medidas dispuestas por el oferente para
asegurar la calidad de los trabajos, metodologías y medios
materiales para garantizar el adecuado cumplimiento del
contrato
4. Mejoras. Se entenderá por mejora, toda propuesta de servicios o
prestación superior en relación con el objeto del contrato no
incluida en los requisitos de los Pliegos. En ningún caso se podrá
proponer como mejora el ofrecimiento de un número superior al
requerido de los mismos bienes o servicios que constituyen el objeto
del contrato. El importe de estas mejoras estará necesariamente
incluido en el precio global ofertado.
6.2. PROPUESTA RELATIVA A LOS CRITERIOS CUANTIFICABLES MEDIANTE LA MERA APLICACIÓN DE FÓRMULAS (SOBRE 4)
El licitador presentará su propuesta siguiendo los modelos que se
adjuntan al presente Pliego para la proposición económica.
IMPORTANTE: A los efectos del cumplimiento de lo establecido en los
artículos 26 y 30.2 del Real Decreto 817/2009, de 8 de mayo, por el que se
desarrolla parcialmente la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos
del Sector Público, el licitador no deberá incluir en el sobre 3 información
de la oferta que sea valorada de forma cuantificable mediante la mera
aplicación de fórmulas. En caso contrario la oferta de dicho licitador NO
será tenida en cuenta en el presente procedimiento.
La información contenida en el sobre 4, además de presentarse en
papel, deberá adjuntarse en soporte electrónico, en el que se incluirán las
tablas en formato hoja de cálculo, con la totalidad de los datos necesarios
para la valoración automática de las proposiciones. Ambos formatos
deberán presentarse por duplicado.
6.2.1. Proposición económica
La proposición se presentará siguiendo el modelo en formato hoja de
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cálculo que se refiere en el siguiente apartado y que se adjunta al presente
Pliego. El precio de la proposición corresponde a un escenario hipotético (en
cuanto a las actuaciones concretas objeto de la contratación) definido
exclusivamente a los efectos de valorar las propuestas económicas de los
licitadores. No obstante, lo señalado anteriormente, los precios unitarios
propuestos serán vinculantes para el licitador.
La proposición económica se estructurará proporcionando precios,
para los conceptos que se enumeran a continuación. Todos los precios se
deben proporcionar en Euros, calculados y presentados con DOS decimales
e Impuestos Indirectos Aplicables Excluidos.
Concepto Precio unitario Acrónimo
Perfil de Catalogador Precio unitario IMPUESTOS
INDIRECTOS APLICABLES EXCLUÍDOS
mensual del perfil de catalogador, para
el servicio de continuidad de las
operaciones.
PCat
Perfil de Digitalizador / Manipulador
Precio unitario IMPUESTOS
INDIRECTOS APLICABLES EXCLUÍDOS
mensual del perfil de digitalizador /
manipulador, para el servicio de
continuidad de las operaciones.
PDig
Perfil de Gestor de Incidencias/Dinamizador
Precio unitario IMPUESTOS
INDIRECTOS APLICABLES EXCLUÍDOS
mensual del perfil de gestor de
incidencias / dinamizador, para el
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operaciones.
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Concepto Precio unitario Acrónimo
Perfil de apoyo a la gestión
Precio unitario IMPUESTOS
INDIRECTOS APLICABLES EXCLUÍDOS
de la hora del perfil de apoyo a la
gestión.
P_Ap
Establecimiento de la
Capacidad Operativa
Precio unitario IMPUESTOS
INDIRECTOS APLICABLES EXCLUÍDOS
para el establecimiento de la capacidad
operativa.
ECO
Replanteo e Inventario Precio unitario IMPUESTOS
INDIRECTOS APLICABLES EXCLUÍDOS
de la realización del replanteo e
inventario de tomos de un órgano
judicial
Inv
Digitalización de un
conjunto de 100 páginas
con contenido
Precio unitario IMPUESTOS
INDIRECTOS APLICABLES EXCLUÍDOS
de la digitalización de un conjunto de
100 páginas con contenido de un
documento judicial
Dig
Precatalogación y
catalogación básica de
un conjunto de 100
documento
Precio unitario IMPUESTOS
INDIRECTOS APLICABLES EXCLUÍDOS
de la precatalogación y catalogación
básica de un conjunto de 100
documentos
CatBas
Catalogación de un
conjunto de 100 campos
extendidos
Precio unitario IMPUESTOS
INDIRECTOS APLICABLES EXCLUÍDOS
de la grabación de un conjunto de 100
campos extendidos de un documento
judicial
CatExt
Tabla 3: Listado de precios unitarios de la proposición económica
Para el concepto de grabación de campo extendido, se aplicará un
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factor de corrección en función del tipo de campo a grabar:
Concepto Factor de corrección
Equivalencia
CatExtT: Campo tabulado (normalizado a seleccionar de un listado predefinido)
1 =CatExt*1
CatExtF: Campo fecha 1 =CatExt*1
CatExtLc: Campo de texto libre (corto; longitud máxima 20 caracteres)
3 =CatExt*3
CatExtLl: Campo de texto libre (largo; longitud superior a 20 caracteres)
6 =CatExt*6
Tabla 4: factores de corrección de la facturación de la catalogación extendida
Estos conceptos deben incluir todos los procesos involucrados para
la consecución de los resultados de las tareas consideradas con su calidad
asociada. No se podrá facturar por otros conceptos no incluidos en la Tabla
3: Listado de precios unitarios de la proposición económica de este
apartado.
La fórmula que se establece para el cálculo del PRECIO DE OFERTA
(Pi), que se corresponde con un escenario hipotético definido a los solos
efectos de valorar económicamente las ofertas, es la siguiente:
PRECIO OFERTA = (Impuesto
s Indirectos Aplicables Excluidos)
Oferta (Pi)= 60*P_CAT+36*P_DIG+36*P_INC_DIN+1.056*P_AP+1*ECO+28*INV+
420.404 *DIG+33.871*CAT_BAS+223.547*CAT_EXT
Todos los precios se deben proporcionar en Euros, con DOS decimales y con los Impuestos Indirectos Aplicables Excluidos
La oferta económica deberá tener en cuenta las siguientes
condiciones:
Concepto Unidades Restricción
P_CAT: Perfil de Catalogador (mensual)
60 P_CAT- Precio unitario (Impuestos Indirectos Excluidos) – no debe superar el importe de 5.500 €
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P_DIG: Perfil de Digitalizador / Manipulador (mensual)
36 P_DIG- Precio unitario (Impuestos Indirectos Excluidos) – no debe superar el importe de 3.000 €
P_INC_DIN: Perfil de Gestor de Incidencias/Dinamizador (mensual)
36 P_INC_DIN - Precio unitario (Impuestos Indirectos Excluidos) – no debe superar el importe de 7.000 €
P_AP: Perfil de apoyo a la gestión 1.056
ECO: Establecimiento de la Capacidad Operativa
1 ECO - Precio unitario (Impuestos Indirectos Excluidos) – no debe superar el importe de 300.000 €
INV: Replanteo e Inventario 28 INV - Precio unitario (Impuestos Indirectos Excluidos) – no debe superar el importe de 4.000 €
DIG: Precio unitario por la digitalización de un conjunto de 100 páginas con contenido
420.404
CAT_BAS: Precio unitario por la precatalogación y catalogación básica de un conjunto de 100 documentos
33.871
CAT_EXT: Precio unitario de grabación de un conjunto de 100 campos extendido
223.547
Tabla 5: Condiciones de la oferta económica
La proporcionalidad de los conceptos descritos en este escenario
podrá verse modificada durante la ejecución de los trabajos, como
consecuencia de los criterios de selección de procedimientos judiciales que
serán objeto de digitalización y catalogación, que serán establecidos en el
Nuevo Modelo de Servicios que resulte del procedimiento de licitación para
la adjudicación de un contrato de servicios de Reingeniería, Calidad, Gestión
y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales, así como de la volumetría (número
de documentos y páginas) de los procedimientos seleccionados.
El precio de la oferta para el escenario hipotético definido más arriba
no podrá exceder de la cantidad de TRES MILLONES NOVECIENTOS
SESENTA Y DOS MIL DOSCIENTOS CINCUENTA EUROS CON SETENTA Y
SIETE CENTIMOS (3.962.250,77 €) Impuestos Indirectos Aplicables
Excluidos. Cualquier oferta que supere dicha cantidad no será tomada en
consideración en el presente procedimiento de adjudicación.
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Pliego de Prescripciones Técnicas – Digitalización y catalogación de expedientes judiciales. Procedimiento Abierto.
Exp. 073/12-SV
6.2.2. Modelo de proposición económica
Apellidos, nombre y DNI del firmante de la proposición económica.
Relación que une al firmante con el licitador.
Razón social del licitador, NIF, domicilio, teléfono, fax y e-mail (del representante)
a) Tabla de desglose de los importes
Concepto Unidades
Precio Unitario
(Impuestos
Indirectos
Excluidos)
P_CAT: Perfil de Catalogador (mensual) 60
P_DIG: Perfil de Digitalizador / Manipulador (mensual) 36
P_INC_DIN: Perfil de Gestor de Incidencias/Dinamizador (mensual) 36
P_AP: Perfil de apoyo a la gestión 1.056
ECO: Establecimiento de la Capacidad Operativa 1
INV: Replanteo e Inventario 28
DIG: Precio unitario por la digitalización de un conjunto de 100
páginas con contenido420.404
CAT_BAS: Precio unitario por la precatalogación y catalogación
básica de un conjunto de 100 documentos33.871
CAT_EXT: Precio unitario de grabación de un conjunto de 100
campos extendido223.547
- €
PRECIO MAXIMO DEL ESCENARIO DE LICITACIÓN <= 3.962.250,77 €
En Madrid a __de ________ de 2012
Firmado
Oferta Aceptada
El abajo firmante, en virtud de la representación que ostenta, se compromete, en nombre de
su representado, a la ejecución del contrato de “Servicios De Digitalización y Catalogación
de Expedientes Judiciales", 073/12-SV, de conformidad con los precios unitarios referidos en
la tabla anterior.
PROPOSICIÓN ECONÓMICA DE [razón social del licitador] PARA LA REALIZACIÓN DE UN
CONTRATO DE "SERVICIOS DE DIGITALIZACIÓN Y CATALOGACIÓN DE EXPEDIENTES
JUDICIALES” 073/12-SV
ES OBLIGATORIO EL USO DE ESTE DOCUMENTO. NO ES ADMISIBLE UTILIZAR UNA COPIA DEL
MISMO
BASE IMPONIBLE TOTAL DE LA OFERTA =
PT = ( 60 x P_CAT) + (36 x P_DIG) + (36 x P_INC_DIN) + (1056 x
P_AP) + ( 1 x ECO) + (28 x INV) + (420.404 x DIG) + (33.871 x
CAT_BAS) + (223.547 x CAT_EXT)
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Pliego de Prescripciones Técnicas – Digitalización y catalogación de expedientes judiciales. Procedimiento Abierto.
Exp. 073/12-SV
6.3. PROPOSICIÓN RELATIVA AL RESTO DE CRITERIOS CUANTIFICABLES MEDIANTE LA MERA APLICACIÓN DE FÓRMULAS.
Apellidos, nombre y DNI del firmante de la proposición económica.
Relación que une al firmante con el licitador.
Razón social del licitador, NIF, domicilio, teléfono, fax y e-mail (del
representante)
LICITADOR Resultado
Criterio de valoración Ponderación Valor Puntuación
Reducción del plazo del establecimiento de la capacidad operativa 10,00%
Reducción del tiempo para la entrega del documento electrónico, en la
digitalización selectiva15,00%
Reducción del tiempo para la entrega del documento electrónico, en el
servicio de soporte al servicio común 25,00%
Reducción del tiempo para la devolución o envío a archivo de la
documentación digitalizada 10,00%
Reducción del tiempo para el incremento o reducción del ritmo de
producción hasta en un 50% 10,00%
Reducción del tiempo para el incremento o reducción del ritmo de
producción hasta en un 100%10,00%
Mejora del tiempo de extensión de la cesión de uso de los aplicativos 10,00%
Cesión de la licencia de transformación de los aplicativos 10,00%
100,00% Total: 0,00
En a de 2.012
Firmado
PROPOSICIÓN DE CRITERIOS TÉCNICOS CUANTIFICABLES DE [razón social del licitador] PARA LA REALIZACIÓN
DEL CONTRATO DE "SERVICIOS DE DIGITALIZACIÓN Y CATALOGACIÓN DE EXPEDIENTES JUDICIALES” 073/12-SV
El abajo firmante, en virtud de la representación que ostenta, se compromete, en nombre de su representado, a la ejecución del
contrato deSERVICIOS DE DIGITALIZACIÓN Y CATALOGACIÓN DE EXPEDIENTES JUDICIALES. EXP. 073/12-SV en los términos
establecidos en los pliegos y de conformidad con los valores técnicos cuantificables consignados en la tabla anterior.
PROYECTO DE DIGITALIZACIÓN
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Pliego de Prescripciones Técnicas – Digitalización y catalogación de expedientes judiciales. Procedimiento Abierto.
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BORJA ADSUARAVARELA
DIRECTOR GENERAL DE RED.ES
MARIA FERNÁNDEZ RANCAÑO
DIRECTORA DE PROGRAMAS
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Pliego de Prescripciones Técnicas – Digitalización y catalogación de expedientes judiciales. Procedimiento Abierto.
Exp. 073/12-SV
7. ANEXO I: METADATOS A CONSIDERAR EN EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
La especificación de la grabación de metadatos se recogerá en el
Marco de Calidad y Gestión del proyecto. No obstante, a los efectos de
poder evaluar la dificultad de este proceso de cara a la presentación de
ofertas, se incluyen en este anexo los principales metadatos que podría ser
necesarios grabar en el proceso de digitalización y catalogación.
7.1. CATALOGACIÓN BÁSICA
La catalogación básica comprende todos aquellos metadatos que
podrán ser obligatorios en todos los documentos que se digitalicen.
El detalle de estos metadatos se presenta en una tabla con la
siguiente información:
Fase. Indica la fase del proceso (digitalización, precatalogación
y catalogación) donde será necesario realizar la grabación de
los metadatos
Unidad. Indica la unidad a la que es de aplicación la grabación
de un metadato. Los metadatos grabados se incluirán en cada
documento electrónico. Por ejemplo, el NIG (Número de
identificación general) será común para un tomo completo.
Todos los documentos electrónicos de ese tomo, incluirán
entre sus metadatos el mismo NIG.
Nombre del metadato
Descripción del metadato
Ámbito. Indica los ámbitos del proyecto en los que será
necesario grabar el metadato (digitalización selectiva, servicio
soporte al servicio común – escritos iniciadores o de trámite).
No todos los metadatos son obligatorios en todos los ámbitos.
Origen del metadato. Se indica, de forma orientativa, el origen
de los metadatos (es decir, la fuente de la que se obtienen)
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Pliego de Prescripciones Técnicas – Digitalización y catalogación de expedientes judiciales. Procedimiento Abierto.
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Tipo de metadato: se indica si el metadato es estructural o
descriptivo
o Metadatos estructurales: son aquellos metadatos que
permiten identificar el documento electrónico y
conformar la estructura del expediente judicial
electrónico al que pertenecen
o Metadatos descriptivos. Son aquellos metadatos que
recogen información sobre el contenido del documento
electrónico
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Pliego de Prescripciones Técnicas – Digitalización y catalogación de expedientes judiciales. Procedimiento Abierto.
Exp. Xxx/xx
Tabla 6: Metadatos de la catalogación básica
Fase Unidad Nombre Descripción Digitalización selectivaServicio soporte -
escrito iniciador
Servicio soporte -
escrito de trámiteDigitalización selectiva
Servicio soporte - escrito
iniciador
Servicio soporte - escrito de
trámiteTipo de metadato
NIG
Código de referencia, que permite identificar cualquier Expediente
así como el Órgano Judicial (OJ) actuante.
Se conforma de 19 dígitos, de la siguiente manera:
1. Población (5 dígitos)
2. Tipo de Juzgado (2 dígitos)
3. Orden jurisdiccional (1 dígito)
4. Año (4 dígitos)
5. Número secuencial que genera la aplicación (7 dígitos)
SI NO NOSe incluirá en el inventario
Estructural
Identificador de procedimiento
Este identificador permite mantener la trazabilidad del
procedimiento dentro de un órgano judicial
Es encuentra compuesto por:
- Código de procedimiento (max. 3 caracteres). Esquema de valores
normalizados según el test de compatibilidad del CGPJ (tabla de Tipos
de Tramitación)
- Número de procedimiento. Secuencial (máximo 7 caracteres)
- Año (máximo 4 caracteres)
SI NO SISe incluirá en el inventario
Se incluirá en la carátula
resultante del registro de
entrada
Estructural
Subindice pieza
En el caso de una pieza separada, subíndice que identifica la pieza
dentro del procedimiento
Secuencial
SI NO SISe incluirá en el inventario
Se incluirá en la carátula
resultante del registro de
entrada
Estructural
Id_expediente
En el caso de un expediente administrativo, número del mismo.
Compuesto de:
- número de exepediente
- Año
SI NO SISe incluirá en el inventario
Se incluirá en la carátula
resultante del registro de
entrada
Estructural
Código de registro Código asignado a un grupo de documentos cuando se registra NO SI SI
Se incluirá en la carátula
resultante del registro de
entrada
Se incluirá en la carátula
resultante del registro de
entrada
Estructural
Órgano JudicialCódigo alfanumérico único para cada órgano judicial extraido del Test
de Compatibilidad del CGPJ. Tabla de Unidades FuncionalesSI NO SI
Se incluirá en el inventarioSe incluirá en la carátula
resultante del registro de
entrada
Estructural
Jurisdicción
1 Civil
2 Penal
3 Contencioso-administrativo
4 Social
5 Militar
SI NO SI Se obtiene del NIG
Se incluirá en la carátula
resultante del registro de
entrada
Estructural
ID_ tomo Identificador del tomo SI SI SISe incluirá en el inventario
Secuencial Secuencial Estructural
Orden del tomo Número de orden del tomo dentro del procedimiento. Secuencial SI NO NO Estructural
Fecha de registroFecha de registro de entrada del conjunto de documentos que
conformarán un "tomo"NO SI SI
Se incluirá en la carátula
resultante del registro de
entrada
Se incluirá en la carátula
resultante del registro de
entrada
Estructural
DIGITALIZACIÓN
ÁMBITO Origen de los metadatos
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Pliego de Prescripciones Técnicas – Digitalización y catalogación de expedientes judiciales. Procedimiento Abierto.
Exp. Xxx/xx
Fase Unidad Nombre Descripción Digitalización selectivaServicio soporte -
escrito iniciador
Servicio soporte -
escrito de trámiteDigitalización selectiva
Servicio soporte - escrito
iniciador
Servicio soporte - escrito de
trámiteTipo de metadato
TOMO Número de documentos del tomo Número de documentos contenidos en un tomo SI SI SI
Durante el proceso de
agrupación de imágenes por
documento
Durante el proceso de
agrupación de imágenes por
documento
Durante el proceso de
agrupación de imágenes por
documento
Descriptivo
Id_documento Identificador del documento. Alfanumérico SI SI SI Estructural
Orden del documento Orden del documento dentro del tomo. Secuencial SI SI SI Estructural
Página inicial (electrónica) Número de página inicial del documento (numeración por tomo) SI SI SI Descriptivo
Página final (electrónica) Número de página final del documento (numeración por tomo) SI SI SI Descriptivo
CATALOGACIÓN DOCUMENTO Tipo de documento
Tipo documental al que corresponde el documento. Metadato
tipificado. Se seleccionará entre las opciones disponibles en una
tabla que se pondrá a disposición del adjudicatario
SI SI SI
Metadato tipificado. Se
seleccionará entre las
opciones disponibles en una
tabla que se pondrá a
disposición del adjudicatario
Metadato tipificado. Se
seleccionará entre las
opciones disponibles en una
tabla que se pondrá a
disposición del adjudicatario
Metadato tipificado. Se
seleccionará entre las
opciones disponibles en una
tabla que se pondrá a
disposición del adjudicatario
Descriptivo
PRECATALOGACIÓN
DOCUMENTO
ÁMBITO Tipo de grabación y origen de los metadatos
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Pliego de Prescripciones Técnicas – Digitalización y catalogación de expedientes judiciales. Procedimiento Abierto.
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7.2. CATALOGACIÓN EXTENDIDA
La catalogación extendida comprende una serie de metadatos cuya
grabación se realizará por indicación expresa de Red.es. Por tanto, la
obligatoriedad de su grabación podrá variar en función del momento del
proyecto, de los órganos judiciales, del tipo de procedimiento, del tipo de
documento, etc.
Los metadatos que formarán parte de la catalogación extendida
podrán variar en cuanto a su contenido, forma de grabación (automática o
manual), tipo de metadato, etc. Algunas tipologías de metadatos podrían
ser:
Campos de texto libre
Campos tabulados (selección entre un conjunto de opciones
disponibles tipificadas)
Campos con formato definido (fechas, códigos, etc.)
A modo orientativo, se presentan algunos metadatos que podrían
formar parte de la catalogación extendida.
Dato Descripción
Descripción del documento
Descripción del contenido del documento. Esta
descripción podrá variar, en función del tipo de
documento:
- Texto libre
- Selección de datos tabulados (subtipo documental,
intervinientes)
- Fechas
Fecha del documento Fecha de origen, momento de emisión del documento.
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Pliego de Prescripciones Técnicas – Digitalización y catalogación de expedientes judiciales. Procedimiento Abierto.
Exp. 073/12-SV
Dato Descripción
Valor documental Original, copia o duplicado
Origen del documento
Indica la condición particular o profesional del
emisor/autor del documento:
T001 Interviniente
T002 Abogado
T003 Procurador
T004 Administración
T005 Organo judicial
T006 Medico forense
T007 Ministerio fiscal
T008 Fuerzas y cuerpos de seguridad del estado
T009 Graduado social
Naturaleza del documento
Indica la naturaleza del documento:
- Original
- Copia electrónica auténtica con cambio de formato
- Copia electrónica auténtica de documento papel
- Imagen electrónica aportada por el ciudadano
- Copia electrónica parcial auténtica
- Otros
Folio inicio tomo Número de folio físico inicial del tomo (indicado en el
tomo físico)
Folio fin tomo Número de folio físico final del tomo (indicado en el tomo
físico)
Tabla 7: Ejemplos de metadatos de la catalogación extendida
Si bien la definición de los metadatos a grabar como parte de la
catalogación extendida vendrá fijado en el Marco de Calidad y Gestión, a
título orientativo se indica que se pretende grabar el menor número de
campos posible como parte de esta catalogación.
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