SVEUČILIŠTE U SPLITU

POMORSKI FAKULTET SPLIT

ALEKSANDAR PAŠIĆ

POSLOVNI INFORMACIJSKI SUSTAVI

ZAVRŠNI RAD

Split, 2009.

SVEUČILIŠTE U SPLITU

POMORSKI FAKULTET SPLIT

Zavod/studij: POMORSKI MENADŽMENT

POSLOVNI INFORMACIJSKI SUSTAVI

ZAVRŠNI RAD

Mentor : Student:

Prof.dr. sc. Ante Munitić Aleksandar Pašić

Komentor:

Dipl. ing. Pančo Ristov

Split, listopad 2009.

Zavod/studij: Pomorski menadžment

Pristupnik: Aleksandar Pašić

POSLOVNI INFORMACIJSKI SUSTAVI

Zadaci:

definiranje pojma poslovnog informacijskog sustava

struktura poslovnih informacijskih sustava

implementacija sustava u poslovno okruženje

kohezija PIS – a i zaposlenika

uloga sustava u globalnom poslovanju

Rad zadan dana: _______________ MENTOR:

Rad predan dana: ______________

SAŽETAK

Od znanstvene konferencije održane 1968./69. godine u organizaciji NATO saveza,

na kojoj je uveden pojam softverski inženjering, razvijen je niz metoda koje se primjenjuju

u izgradnji informacijskih sustava (IS). Iako su sve one dobre u smislu da olakšavaju

provedbu pojedinih faza razvoja IS, pravi sinergijski učinak njihove primjene dolazi do

izražaja tek kad se primjene kao dio cjelovite metodike za razvoj IS. Iako postoji određeni

broj ovakvih cjelovitih metodika, koje su poznate i dokazane u praksi, ne može se tvrditi

da je bilo koja od njih pogodna za razvoj svih IS. Izbor metodike razvoja IS, koja pokriva

sve faze njegova razvoja, ovisi o značajkama organizacije u kojoj promatrani IS djeluje.

Optimalan pristup razvoju IS bio bi onaj u kojem se vrši izbor metoda, a ne gotovih

metodika, te se izabrane metode uzročno posljedično povezuju u cjelovitu metodiku

razvoja IS. U radu su prikazane neke poznate metodike koje pokrivaju gotovo cijeli životni

ciklus razvoja IS.

ABSTRACT

Since the scientific conference held in 1968/69, and sponsored by NATO, when the

term software engineering was introduced, a lot of methods for the information systems

development have been developed. Although they were all good in supporting the

development of certain phases in the IS life cycle, the real synergic effect appears in the

moment when all of them are used as one deliberated methodology. Such methodologies

exist and some of them are well known and proved in practice. But none of them is good

for IS development for all kind of organizations. The choice of IS development

methodology depends on the characteristics of the organization that IS is developed for.

The optimal approach in IS development would be the one in which one chooses the

methods for certain IS life cycle development phases, instead of methodology as a whole.

In this paper some sound, well known methodologies for the IS development life cycle are

considered.

Sadržaj:

UVOD....................................................................................................................................1

1. INFORMACIJA JE SPECIFIČNI RESURS................................................................2

1.1. Informacijska pismenost......................................................................................3

1.2. Informacijska organizacija..................................................................................3

1.3. Definicija informacijskog sustava.......................................................................4

2. POSLOVNI INFORMACIJSKI SUSTAVI...................................................................9

2.1. Vrste informacijskih sustava..........................................................................10

2.2.1. Upravljački informacijski sustav ( MIS )..........................................13

2.2.2. Sustav za potporu odlučivanju ( DSS )...............................................14

2.2.3. Sustav potpore za grupno odlučivanje ( GDSS )................................16

2.3. Metode projektiranja informacijskog sustava..............................................17

3. ŽIVOTNI CIKLUS RAZVOJA IS..............................................................................17

4. STRATEGIJSKO PLANIRANJE INFORMACIJSKIH SUSTAVA......................20

5.1. Informacijska tehnologija pokreće i unapređuje poslovanje.............................23

5.2. Informacijska tehnologija nositelj je globalizacije poslovanja.........................23

5.3. Opasnosti i rizici informacijske tehnologije......................................................24

6. ZNAČAJ RAZVOJA POSLOVNOG INFORMACIJSKOG SUSTAVA.................25

7. SVRHA KORIŠTENJA POSLOVNOG INFORMACIJSKOG SUSTAVA............29

Zaključak.........................................................................................................................34

Literatura...........................................................................................................................35

UVOD

U modernom poslovanju gotovo je nezamislivo realizirati poslovne procese i na

učinkovit način upravljati resursima bez primjerene informacijske podrške. Informacijska

podrška s jedne strane osigurava motor realizaciji poslovnih procesa, a s druge je strane

alat koji menadžmentu tvrtke osigurava pravovremene i vjerodostojne informacije

temeljem kojih menadžment može donositi poslovne odluke temeljene na činjenicama. Iz

ovog razloga poslovni informacijski sustavi danas predstavljaju standard podrške

poslovnim procesima i odlučivanju u poduzećima koja se smatraju vodećima u pojedinim

industrijkim granama. Sve to, naravno uz uvjet da je ova informacijska podrška

primjenjena na prikladan način, što prvenstveno ovisi od aktivnosti tokom uvođenja

informacijskih rješenja.

Iskustvo pokazuje da je otpor promjenama u uvođenju informacijskih sustava vrlo

velik, i to iz nekoliko razloga: bojazni za vlastiti posao budući da se neke aktivnosti u

procesima automatiziraju, strah od tehnologije, potrebne promjene u načinu rada, izlaženje

procesa na čistinu, odnosno mogućnost boljeg praćenja aktivnosti u procesima. Sve te

aktivnosti uvođenja informacijskog sustava čine projekt visokog rizika, pogotovo u

pomorstvu, prilikom izvođenja raznih operacija gdje su pogreške nedopustive.

U ovom završnom radu nastoji se prikazati i objasniti važnost poslovnog

informacijskog sustava, njegova implementacija te mogućnost i vrste operacija koje on

pruža.

1

1. INFORMACIJA JE SPECIFIČNI RESURS

Informacija kao resurs ima specifična obilježja: za razliku od materije i energije ona

se ne troši korištenjem, niti se smanjuje raspodjelom. Može se koristiti višekratno od

raznih korisnika, a za obavljanje informacijskih usluga troši se malo materije ili energije.

To može biti poučno modernom menađeru. Naime, informacije koje posjeduju osobe koje

upravljaju ponekad ne valja čuvati samo za sebe, već ih treba podijeliti s podređenima. To

će možda ugroziti informacijski monopol menadžera, ali može značajno pridonijeti

učinkovitosti organizacije u cjelini.

Poslovanje na načelima modernih postignuća traže poduzimanje aktivnosti za

dobivanje raznolikih informacija u svrhu odlučivanja. Za razne odluke trebaju razne

informacije ali sve one moraju biti :

točne,

pravodobne i

na osnovi njih se odlučuje, odnosno poduzimaju odgovarajuće akcije.

Ako nisu ispunjene sve navedene pretpostavke, možemo tvrditi da to nije

informacija, već u najboljem slučaju podatak i to samo onda ako je ispunjena prva

pretpostavka (točnost).

________________________________________________________________________

Podatak (ni) je informacija?

Razlika između informacije i podatka kod raznih autora nije jednoznačno određena

tako da se govori o stupnju agregiranosti ( informacija je sumirani izraz određenog broja

podataka ), o tome da je informacija na određeni način obrađen i prikazan podatak, da je

informacija tumačenje i prezentiranje podatka. Osnovna distinkcija između podataka i

informacija, bez obzira na detaljnost prikazivanja, jest da se na osnovi informacija donose

odluke. Ono što je za nekog informacija ( na osnovi toga poduzima određenu akciju –

odlučuje ), za drugog može biti samo podatak ( to nije značajno za njegovu odluku, možda

zbog stupnja agregiranosti, ili pravodobnost – možda će tek u budućnosti na temelju tih

podataka, tada informacije, donositi odluku ). Informacija je u svakom slučaju gledano

hijerarhijski prema značenju u odlučivanju, pojam nadređen podatku.

_________________________________________________________________________

2

Informacija kao osnovni resurs informacijskoga društva ima značajku koju nema ni

jedan drugi resurs na osnovi kojega je zasnivan gospodarski razvoj, a to je da je

nepotrošiva; upotrebom se ne troši.

Na temelju jedne informacije može više subjekata ( teoretski svi ) donositi odluke.

Aktivnosti na osnovi jedne informacije mogu biti različite kod svakog subjekta. Osim te

značajke, postoji još jedna, a ta je da oblik informacije nije jednoznačan. Informacija se

može vidjeti, izreći napisati, prikazati...

1.1. Informacijska pismenost

O informacijskoj pismenosti može se govoriti s raznih stajališta. Odabrat ćemo ono

koje najbolje ukazuje na probleme i gledišta menadžmenta i njegova odnosa prema novoj

informatičkoj revoluciji.

Informacijsku pismenost, razmatranu iz perspektive menadžmenta, definirat ćemo

kao slojeviti pojam koji se može promatrati na četiri razine:

tehničko razumijevanje informacijskih tehnologija,

vještine korištenja informacijskih tehnologija pri rješavanju problema,

sposobnost ispravnog korištenja i interpretiranja dobivenih informacija,

razumijevanje društvenih učinaka informatizacije.

1.2. Informacijska organizacija

Za razliku od klasične, hijerarhijske strukture s mnogo slojeva, organizacija

utemeljena na informacijama ravna je, s mnogo manje upravljačkih razina. Peter Ducker 1,

jedan od najuglednijih svjetskih stručnjaka za organizaciju poduzeća, navodi da je jedan

veliki multinacionalni proizvođač, prestrukturiravši se na okosnici informacija i njihovih

tokova otkrio da može ukinuti 7 od svojih 12 razina upravljanja. Te razine pokazalo se,

nisu ovisile o odlučivanju, pa čak ni o kontroli, već su bile relej za informiranje. Nova

informacijska organizacija omogućuje ukidanje brojnih nepotrebnih razina koordinacije i

bitno povećanje djelotvornosti. Sustav utemeljen na informacijskoj organizaciji omogućuje

raznovrsniju organizacijsku strukturu. Tradicionalna organizacija u osnovi počiva na

hijerarhijskom autoritetu i protoku informacija odozgo prema dolje, a organizacija na bazi

informacija temelji se na odgovornosti. U njoj je informacijski tok kružan: od dna prema

1 U knjizi „Upravljanje kreativnošću“, V. Srića, Školska knjiga, Zagreb, 1992.

3

gore i zatim ponovno dolje. Dakle, informacijska organizacija može funkcionirati samo

ako pojedinci i organizacijske cjeline preuzmu odgovornost za svoje ciljeve i prioritete, za

svoje odnose i komunikaciju. Informacijska organizacija nije popustljiva nego temeljena

na disciplini. Ona zahtijeva snažno i odlučno vodstvo rukovodećeg kadra. Kao što vrhunski

dirigenti, perfekcionisti, mnogo traže od svirača, tako i suvremeni menadžeri moraju

postavljati izuzetne zahtijeve pojedincima, izvršiteljima radnih zadataka u poduzećima.

Informacijski utemeljene organizacije zahtijevaju vodstvo koje poštuje izvedbu pojedinca

ali i samodisciplinu i odgovornost na svim razinama organizacije.

1.3. Definicija informacijskog sustava

Kao svaki sustav i njega možemo najbrže opisati kroz odgovor na tri pitanja:

1. Što mu je cilj ?

2. Koje su mu funkcije ?

3. Od čega se sastoji ?

Postoji definicija koja kaže da je cilj informacijskog sustava dostaviti pravu

informaciju na pravo mjesto u organizaciji, u pravo vrijeme i uz minimalne troškove.

Nakon definiranja njegovog cilja valja reći da je informacijski sustav u principu obavlja

četiri temeljne funkcije a to su:

prikupljanje podataka,

obrada podataka,

pohranjivanje podataka i informacija,

dostavljanje podataka i informacija korisnicima.

Prikupljeni podaci obrađuju se u skladu s potrebama korisnika tako da se vrše

operacije pretvorbe, sažimanja ili raščlanjivanja. Prikupljeni i obrađeni podaci pohranjuju

se zatim radi kasnijeg korištenja ili se odmah dostavljaju korisnicima za potrebe

upravljanja, odlučivanja i kontrole. Da bi uspješno obavljao spomenute funkcije i ostvario

navedene ciljeve, informacijski sustav posjeduje određenu strukturu koja najopćenitije

gledano, predstavlja sintezu četiriju neophodnih elemenata.

Glavni dijelovi informacijskog sustava su:

HARDWARE – materijalna osnovica koju čine informacijske tehnologije, npr.

elektronička računala, radne stanice, modemi, fizičke linije za komunikaciju,

4

SOFTWARE – nematerijalni elementi u obliku programskih rješenja, rutina ili

metoda na kojima se temelji primjena hardvera,

LIFEWARE – ljudi koji rade s informacijskim tehnologijama, bilo kao

profesionalni informatičari ili kao korisnici rješenja sustava,

ORGWARE – organizacijski postupci, metode i načini vezanja ranijih triju

komponenata u skladnu, funkcionalnu cjelinu. Kako u suvremenoj obradi

informacija ključnu ulogu igraju mreže i koncepti povezivanja korisnika s

informacijskim resursima i tehnologijama, neovisno o njihovom fizičkom

razmještaju javlja se i peta komponenta:

NETWARE – koncepcija i realizacija komunikacijskog povezivanja svih elemenata

sustava u skladnu cjelinu.

U modernim informacijskim sustavima resursi podataka ( interne i eksterne baze

podataka ) postaju okosnicom projektiranja, korištenja i razvoja primjene informacijskih

tehnologija. Zato nije na odmet spomenuti i šestu komponentu:

DATAWARE – koncepcija, struktura i sadržaj informacijskih resursa poslovnog

informacijskog sustava, obično sadržana u njegovoj bazi podataka.

Kod uspješnog informacijskog sustava svi ovi elementi morali bi biti na

kvalitativno podjednakoj razini i međusobno usklađeni, no bez dobre organizacije

tehnologija je nemoćna. Nju opet čine obrazovani i osposobljeni kadrovi naučeni kako da

djelotvorno primjenjuju sredstva i metode novog informacijskog društva totalne

komunikacije putem mreža.

5

Karike informacijskih sustava

Slika 1. Prikaz povezanosti komponenata poslovnog informacijskog sustava

„ Svi dijelovi međusobno interaktivno djeluju i kao uzrok i kao posljedica. Sustav je

toliko jak koliko je jaka njegova najslabija karika. “

1.4. Odlučivanje

Čim se govori o odlučivanju može se govoriti o izboru između raznih akcija. Uvijek

postoji izbor između poduzeti akciju ili ostaviti sve kao što jest, nadajući se da se okolnosti

neće promijeniti. Odluke se uvijek donose u skladu s nekim željenim ciljem. Okolnosti u

kojima se donose odluke mogu se promatrati prema broju informacija kojima se raspolaže

6

Orgware

Lifeware

Software

Dataware

Hardware

Netware

pri odlučivanju, te i u vezi s rizikom koji postoji kod odlučivanja. Tako se situacije u

kojima se donose odluke mogu okarakterizirati kao:

situacija izvjesnosti,

situacija rizika,

situacija neizvjesnosti.

Situacija izvjesnosti podrazumijeva da donositelj odluke ima sve informacije o

problemu i okolnostima što ga navode na akciju, te o učinku njegove odluke. Ta situacija

je izuzetno rijetka i pitanje je da li, osim kao teoretska kategorija, uopće i postoji.

U situaciji rizika donositelj odluke raspolaže informacijama o procijenjenim

vjerojatnostima o okolnostima i budućim učincima poduzete akcije. U teoriji odlučivanja

kod takvih odluka postoje dvije osnovne vrste vjerojatnosti:

objektivna vjerojatnost, koja se može procijeniti na osnovi relativne učestalosti

događaja; primjer takve objektivne vjerojatnosti jesu one koje pružaju statističke

metode.

subjektivna vjerojatnost podrazumijeva procjenu na osnovi osobnih pretpostavki

temeljeno na znanju, iskustvu i/ili intuiciji.

U situaciji neizvjesnosti donositelj ne raspolaže nikakvim podacima o okolnostima i

budućim učincima koji se postižu tom akcijom. Osim s tog stajališta, odluke se mogu

promatrati i u vezi s načinom njihova donošenja, odnosno s naporom učinjenim pri

donošenju, te se razlikuju:

programirane,

poluprogramirane,

neprogramirane odluke.

Programirane odluke imaju rutinsko i ponavljajuće rješenje. Donose se po

određenim pravilima. Cilj je jasno određen, postoji procedura koje se trebamo pridržavati.

Napor učinjen pri donošenju odluka je minimalan. Neprogramirane odluke su takve da pri

njihovu donošenju ne postoji procedura ili se zbog određenih razloga mora od nje odstupiti

ili ju treba modificirati. Poluprogramirane odluke, za razliku od programiranih odluka

7

imaju mnogo više alternativnih izbora, i bitno je da se kod izbora procjenjuje

rizik/vjerojatnost vezano uz okolnost i buduće učinke.

Za primjer programiranih odluka može se navesti odvijanje redovite proizvodnje,

dok ulazak u kapitalnu investicijsku djelatnost ili razvijanje novog proizvoda odgovara

primjeru neprogramiranih odluka; tekuće investicijsko održavanje može pak predstavljati

poluprogramirane odluke za koje je djelomično propisana procedura.

Donošenje poluprogramiranih, a posebno neprogramiranih odluka zahtijeva mnogo

više napora i vremena. Kod njih više dolazi do izražaja kreativnost, procjena i intuicija kao

i okrenutost općenitosti rješavanja problema ( sustavno mišljenje ) nego kog programiranih

odluka.

Moderne tehnike upravljanja i razvoja u teoriji odlučivanja mnogo su više razvijene

programirane odluke. Ako promatramo bilo koji gospodarski subjekt kroz vertikalnu

organiziranost tada se možemo složiti da postoje strateška, taktička i operativna razina

odlučivanja ( upravljanja ). Ovisno o razinama odlučivanja može se tvrditi da bi se na

operativnoj razini trebale donositi isključivo programirane odluke, na taktičkoj bi bile

zastupljene programirane i poluprogramirane ali i dio neprogramiranih, dok odluke na

strateškoj razini u većini slučajeva imaju neprogramirani karakter.

Intiutivne odluke se donose ukoliko su u potpunosti nepoznati efekti i/ili okolnosti

u kojima se donose. Svakako se teži tome da u poslovanju bude što manji broj intuitivnih

odluka. Sam proces odlučivanja može se promatrati preko faza kroz koje je potrebno proći.

Uz postojanje mnogih procedura i manje-više navođenja istih faza kao sastavnih dijelova

procesa odlučivanja, široko je rasprostranjena sljedeća procedura koja se satoji od 6

koraka:

1. određivanje problema,

2. evidentiranje svih čimbenika koji utječu na problem,

3. prikupljanje podataka,

4. pronalaženje alternativnih rješenja ( odluka ),

5. razvijanje i uvođenje najbolje ocijenjenog rješenja ( odluke ),

6. provjera rezultata.

8

Široka upoznatost i često navođenje u literaturi ( posebno anglosaksonskoj ) upravo

te podjele ne proizlazi samo iz njezine općenitosti, već i iz dobijenog akronima

(skraćenice) svih koraka. Akronim glasi DECIDE ( što bi se u slobodnom prijevodu moglo

prevesti ODLUČI ), a koji dolazi od:

D. Define the problem

E. Enumerate the decision factors

C. Collect relevant information

I. Identify the solutions

D. Develop and implement a plan

E. Evaluate the results

Izvor: Berkowitz, E., Kerin, R., Rudelius, W., Marketing, Irwin Inc., Homewood – Boston, 1989., str. 145.

Preporučeni su koraci tako općeniti da se procedura može upotrijebiti za rješavanje

svih problema, a ne samo u svrhu dobivanja informacija na osnovi kojih se donose

upravljačke odluke.

2. POSLOVNI INFORMACIJSKI SUSTAVI

„ Cjelina je više od zbira njenih dijelova “

Poslovanje sadrži niz funkcija, manualnih ili automatiziranih. Neke su vrlo

jednostavne, na primjer, obrada narudžbe od trenutka primanja telefonskog naloga kupca

do osiguranja da se tražena stavka otpremi na njegovu adresu. Druge, pak, mogu biti vrlo

složene, npr., obrada plaća u velikom poduzeću u sebi uključuje brojne podsustave koji

prate broj sati proveden radu, prekovremeni rad, promjene u vrijednosti bodova, promjene

raznih stopa poreza i doprinosa, osiguranja, viškova, bolovanja i tome slično. Poslovni

informacijski sustav je određeni broj ovih kompjutoriziranih funkcija i procesa koje

zovemo podsustavima.

9

2.1. Vrste informacijskih sustava

Razlikuju se četiri glavna tipa informacijskih sustava koji se koriste na različitim

organizacijskim razinama i to: operativna razina sustava, taktička razina sustava i

strateška razina sustava.

Operativna razina Taktička razina Strateška razina

Strukturirani TPS ESS

ES

Djelomično

strukturirani

ES

Nestrukturirani

DSS

Slika 2. Vrste informacijskih sustava

10

MIS

Tablica 1: Vrste informacijskih sustava za potporu u razinama upravljanja

Informacijski sustavi

Termin na

engleskom

jeziku

SkraćenicaPotpora poslovnom

odlučivanju

1. Sustavi za transakcijsku

obradu podataka

Transaction

Processing

Systems

TPS NEIZRAVNA

2. Sustavi za automatizaciju

uredskog poslovanja

Office

Automation

Systems

OAS NEIZRAVNA

3. Upravljački informacijski

sustavi

Management

Information

Systems

MIS IZRAVNA

4. Sustavi za potpori

menadžmentu

Managerial

Support

Systems

MSS IZRAVNA

4.1 Sustavi za potporu

odlučivanju

Decision

Support

System

DSS IZRAVNA

4.2 Sustavi za potporu

grupnom odlučivanju

Group

Decision

Support

Systems

GDSS IZRAVNA

4.3 Ekspertni sustaviExpert

SystemsES IZRAVNA

4.4 Sustavi za potporu

vrhovnom rukovodstvu

Executive

Support

Systems

ESS IZRAVNA

11

Specifični tipovi informacijskih sustava korespondiraju određenoj upravljačkoj

razini. Stoga organizacija ima sustave za potporu vrhovnom rukovodstvu ( ESS ) na

strateškoj razini, upravljačke informacijske sustave ( MIS ) i sustave za potporu

odlučivanju ( DSS ) na menadžerskoj razini, dok su sutavi za upravljanje znanjem ( KMS )

i uredski sustavi na razini znanja, a sustavi za obradu transakcija ( TPS ) na operativnoj

razini.

2.2. Tipovi informacijskih sustava

FUNKCIONALNA

PODRUČJA

Prodaja i

marketing

Proizvodnja Financije Računovodstvo Ljudski

potencijali

Slika 3. Tipovi informacijskih sustava

12

2.2.1. Upravljački informacijski sustav ( Managemenet Information System )

Upravljački informacijski sustav posebna je vrsta informacijskih sustava koja se

organizira da bi se saželi izabrani podaci, većinom iz transakcijskog procesiranja, tj.

elektroničke obrade podataka, i nešto manje iz pretraživanja okoline organizacije radi

stvaranja informacija upotrebljivih za menadžment. Za razliku od drugih sustava slične

namjene, upravljački informacijski sustav proizvodi rutinske i unaprijed naznačene

izvještaje, rješava jednostavne modele i pravi unaprijed predviđene analize. To je

integrirani sustav za pružanje informacija koje daju potporu planiranju, kontroli i

operacijama poslovne organizacije.

Upravljački informacijski sustav u biti sadrži unaprijed definirane izvještaje koji se

mogu izrađivati prema nekom redovitom rasporedu, u izvanrednim situacijama ili prema

zahtjevu više razine menadžmenta i njegov je cilj prikazati menadžerima pregled aktivnosti

poslovnog procesa i upozoriti na trendove pojednih aktivnosti. Upravljački informacijski

sustav djeluje na nižim i srednjim razinama menadžmenta.

Obilježja upravljačkog informacijskog sustava:

podržava strukturirane i djelomično strukturirane poslovne odluke koje se

primarno donose na srednjim i nižim menadžerskim razinama,

osigurava fiksni oblik primitka informacija u poznatom, unaprijed

definiranom formatu ( zahtjevi korisnika za informacijama poznati su i

stabilni ),

upravljačkim informacijskim sustavom obično se stvaraju unificirana,

opsežna i detaljna izvješća koja zahtijevaju da svaki pojedini korisnik sam

pretražuje za dijelom informacija koje su njemu potrebne,

uporaba upravljačkog informacijskog sustava zahtijeva formalnu proceduru

upita i pretraga,

obično se upravljačkim informacijskim sustavom pohranjuju i procesuiraju

interni poslovni podaci poduzeća, a nešto manje podaci iz okoline,

prvenstveni je naglasak na podacima iz prošlosti, a manje na onima o

budućnosti.

13

Procesni narudžbeni zahtjev

Sustav planiranja izvora materijala

Sustav Glavne knjige

MIS

DAT

OTE

KE

prod

ajni

poda

ci

ele

men

ti

tr

oško

vnih

pod

atak

a

pro

izvo

da

prom

jena

p

odat

aka

proi

zvod

a

pod

aci

potr

ošnj

e MIS

Upravljački informacijski sustav nije dakle problemski orijentiran sustav. On pruža

mogućnost dobre prezentacije informacija, povezuje funkcionalna područja unutar

poduzeća koja međusobno ovise te pomaže prilikom donošenja odluka.

TPS MIS

Narudžbena

datoteka

Proizvodna

glavna datoteka

Računo-

vodstvene

datoteke

Menadžer

Slika 4. Shematski prikaz prikupljanja podataka MIS – a iz TPS – a

2.2.2. Sustav za potporu odlučivanju ( DSS )

Sustavi za potporu odlučivanju ( Decision Support System ) mogu se definirati kao

računalni sustavi koji podupiru proces odlučivanja tako da pomažu menadžeru u

organizaciji informacija, identifikaciji i dohvatu informacija potrebnih za donošenje

odluke, analizi i transformaciji tih informacija, izboru odgovarajućih modela potrebnih za

14

IZVJEŠĆA

rješavanje problema odlučivanja, izvođenju tih modela te analizi dobivenih rezultata

modeliranja za potrebe donositelja odluke.

Data: external

and internal

Slika 5: DSS i okružje

15

Internet, Intranets, Extranets

Other computer-based systems

Organizational KB Manager ( user )

Data managment

Model menagment

External models

User

Interface

Knowledge-based subsystems

Baza podataka

Dijalog menadžer

Baza modela

Pristup Internetu i korporacijskom

intranetu, mrežama i drugim

kompjutorskim sustavima

Pristup vanjskoj bazi podataka

GDSSsoftver

GDSSprocesor

Vanjska baza podataka

2.2.3. Sustav potpore za grupno odlučivanje ( GDSS )

Mnogi DSS pristupi i tehnike ne zadovoljavaju potrebe grupnog donošenja odluka.

Sustav za potporu grupnom radu je interaktivni kompjutorski sustav koji olakšava

rješavanje problema donositeljima odluka. Komponente GDSS – a su hardware, software,

ljudi i procedure. Temeljene značajke sustava za potporu skupnom radu su:

izrađen je sa ciljem da podupire tim donositelja odluka u njihovom radu, lako se

nauči i koristi,

opskrbljuje korisnika različitim razinama težine korištenja ovisno o njegovom

znanju,

može biti dizajniran za jednu vrstu problema ili za različite razine odluka,

potiče generiranje ideja i slobodu izražavanja,

sadrži ugrađene mehanizme koji suzbijaju negativno ponašanje u timu, kao što su

destruktivni sukobi, nekomuniciranje i timsko razmišljanje,

to je posebno dizajniran informacijski sustav, a ne samo dio već postojećeg sustava.

Slika. 6 Konfiguracija DSS – a

16

2.3. Metode projektiranja informacijskog sustava

U projektiranju i izgradnji poslovnih informacijskih sustava praksa pokazuje

nazočnost dvaju metodoloških pristupa :

a) metoda improvizacije – izgradnja sustava funkciju po funkciju, proces po proces,

aplikaciju po aplikaciju, bez plana cjelovitog informacijskog sustava 2,

b) sustavni pristup – izgradnja sustava korak po korak, funkciju po funkciju, u skladu

s prioritetima, ali prema unaprijed zamišljenoj slici cjeline 3 .

Poslovica kaže da se na greškama najbolje uči. Dakle, da bismo naučili kako valja

pristupiti izgradnji informacijskih sustava, korisne su spoznaje o tome kako i zašto su oni

koji su se bavili tim poslom griješili. Iskustvo pokazuje da su glavni uzroci neuspjeha u

realizaciji pojedinih poslovnih informacijskih sustava proizašli iz pet osnovnih razloga:

1) korisnik nije bio aktivno uključen i odgovoran za realizaciju projekta

informatizacije te projekt zato ne odgovara stvarnim informacijskim problemima,

2) dva ili više dijelova novog informacijskog sustava nisu uzajamno usklađeni, zato se

ili ne mogu zajedno upotrebljavati ili je njihova integracija vrlo otežana,

3) projekt koji je trebalo prekinuti ranije nije obustavljen na vrijeme, čitav posao kasni

uz dodatne nepotrebne troškove,

4) nabavljen je nepotreban ili nedovoljan hardver jer nisu dobro uočene i opisane

informacijske potrebe kompjutorizirane poslovne funkcije,

5) softver koji se koristi u nekoj proceduri ne zadovoljava, nije dovoljno dobro

testiran pa nastaju greške, ili nije kvalitetno dokumentiran pa ga neupućeni

korisnici teško mogu koristiti.

3. ŽIVOTNI CIKLUS RAZVOJA INFORMACIJSKOG SUSTAVA

1960-tih godina dva značajna trenda su okarakterizirala informatičku zajednicu. S

jedne strane, pojavila su se dovoljno moćna računala ( hardver ), a s druge strane smo imali

široko raspoložive više programske jezike. To je rezultiralo primjenom računala u izgradnji

informacijskih sustava (IS) za različite tipove organizacija. Veliki postotak ovih

informacijskih sustava je bio neuspješan, kasnio u razvoju ili premašio predviđeni

2 U informatici obično naziv za pristup BOTTOM – UP ili „ odozdo prema gore “.3 Naziv za pristup TOP – DOWN ili „ odozgo prema dolje “

17

proračun. Ovi problemi doveli su do stanja koje je široko prepoznato kao kriza softvera 4.

Kriza je pokazala da je u razvoju softvera za IS potreban metodološki pristup. NATO je

1968. i 1969. godine sponzorirao sastanke na kojima je ovaj problem jasnije definiran i

utvrđeni su određeni početni koraci 5. Pojavio se koncept softversko inženjerstvo, temeljen

na ideji da bi se u razvoju softvera trebao primijeniti pristup sličan inženjerskom. Iako su

krajem 60-tih i početkom 70-tih godina provedena istraživanja u području softverskog

inženjerstva, imala su mali utjecaj na praktični razvoj softvera. Ipak, razvijeni su najvažniji

koncepti u ovom području, kao što su top-down oblikovanje, poboljšanje korak po korak,

modularnost i strukturno programiranje. Ovi koncepti prerasli su u metode, te su

predstavljali veliki zaokret u pristupu razvoju softvera, te razvoju IS općenito. S vremenom

su se profilirala dva značajna pristupa u razvoju IS: strukturni i objektni.

Svaki od ovih pristupa razvio je niz metoda koje pokrivaju različite faze životnog

ciklusa razvoja IS. Svaka metoda u razvoju IS olakšava projektantima posao, jer na

formalan ili poluformalan način omogućava prikupljanje, čuvanje i prezentiranje znanja o

organizaciji za koju se IS razvija. Međutim, metode razvoja IS su potpuno iskoristive

jedino u slučaju da se primjenjuju u okviru cjelovite metodike, koja pokriva veći dio

životnog ciklusa razvoja IS. Cjeloviti pristup razvoju IS, kao i metodike koje podržavaju

ovakav pristup, usko su povezani s idejom životnog ciklusa razvoja IS. Ova ideja je

prihvaćena iz inženjerske zajednice, koja je 30-tih godina utvrdila da svi proizvodi imaju

život konačnog trajanja.

Ovaj život počinje sa početnom zamisli i prolazi kroz faze specifikacije,

oblikovanja, implementacije, održavanja i zastarijevanja. Za softversko inženjerstvo

životni ciklus podrazumijeva niz zadaća na koje mogu biti primijenjene inženjerske

metode. Sve ove zadaće zajedno integriraju se u metodiku životnog ciklusa softvera

( slika 7.).

Boehm (1976.) je popularizirao Waterfall model životnog ciklusa softvera.

Osnovna vrijednost ove metodike je u tome što je dizajn prepoznat kao posebna i kritična

4 U.S. DoD (Department of Defense), IAC (Information Analysis Center): A State Of The Art Report: Software Design Methods, DoD DACS (Data & Analysis Center for Software), 1997.

5 NATO Science Committee: Software Engineering, Report on a Conference, Garmisch, Germany, October 1968.NATO Science Committee: Software Engineering Techniques, Report on a Conference, Rome, Italy, October 1969.

18

faza u razvoju softvera, jer posljedice prijevremenog kodiranja bez odgovarajuće analize i

dizajna mogu biti izuzetno negativne. Proširenjem modela životnog ciklusa softvera

dolazimo do životnog ciklusa razvoja IS. Različiti autori navode različite faze životnog

ciklusa informacijskog sustava, ali se u njegovom osnovnom tijeku svi potpuno slažu.

Slika 7. Waterfall model životnog ciklusa softvera

Faze životnog ciklusa IS su prema različitim autorima različito definirane, ali u

osnovi sadrže slijedeće :

analizu postojećeg stanja,

definiranje zahtjeva postavljenih pred novi sustav,

dizajn novog sustava,

razvoj novog sustava,

implementiranje novog sustava,

ocjenu učinkovitosti novog sustava.

Novi razvojni i operativni ciljevi organizacijskog sustava, nove tehnologije i nove

ideje o vođenju organizacije traže nadogradnju IS do granica njegovih projektantskih

postavki. Nakon što zahtjevi za promjenama ugroze te granice, te se više nikakvim

održavanjem IS ne može prilagoditi novim poslovnim ciljevima, treba početi razmišljati o

razvoju novog IS.

19

4. STRATEGIJSKO PLANIRANJE INFORMACIJSKIH SUSTAVA

Metodika SPIS ( STRATEGIC PLANNING OF INFORMATION SYSTEMS ) se

može definirati na nekoliko načina, ovisno o različitim autorima. Tako npr., se SPIS

definira kao Proces određivanja ciljeva organizacijskog računanja i identificiranje

mogućih računalnih aplikacija koje bi organizacija trebala implementirati 6. Druga

definicija, koja se pojavljuje, povezuje SPIS sa poslovnim ciljevima organizacije:

Povezivanje poslovnih ciljeva organizacije, razumijevanja informacijskih potreba za

potporu tim ciljevima i implementacije računalnih sustava koji će osigurati te informacij 7.

To je plan za razvoj sustava prema nekoj budućoj viziji uloge IS u organizaciji . SPIS se

definira kao dugoročno planiranje korisnih učinaka IS-a i upotrebe IT u poslovanju, a u

sklopu strateškog planiranja razvoja poslovnog sustava kao cjeline 8. Analizom tih

definicija mogu se utvrditi neki zajednički pogledi na proces planiranja informacijskih

sustava:

SPIS mora biti čvrsto povezano sa poslovnim strategijskim planiranjem koje

provodi top management u organizaciji, jer razvijani IS neće pružiti odgovarajuću

potporu upravljanju organizacijom, ukoliko nije utemeljen na poslovnoj viziji i

ciljevima,

cilj metodike SPIS je osigurati razvoj takovog IS koji će, uz primjenu nove

informacijske tehnologije (IT), osigurati dugoročnu potporu managementu u

upravljanju organizacijom i dostizanju poslovnih ciljeva,

metode koje se primjenjuju u SPIS trebali bi koristiti i poslovni planeri i

analitičari, a ne samo planeri i analitičari IS,

SPIS je više nego sama izrada plana razvoja IS. Ono zahtijeva arhitekturni okvir u

koji se mogu smjestiti različiti sustavi.

6 Lederer, A.L., Sethi, V.: The Implementation Of Strategic Information Systems Planning Methodologies, MIS Quarterly, September, 1988.

7 T.D. Wilson: The Implementation Of Information Systems Strategies In Uk Companies: Aims And Barriers To Success, International Journal of Information Management, 9, 1989.

8 J. Brumec, Dušak, V. and N. Vrček. (2001). Framework For Strategic Planning Of Information Systems. In Proceedings of the 7th Americas Conference on Information Systems, pp. 1701-1707, Boston, USA.

20

Mnogi postojeći informacijski podsustavi razvijani su neovisno jedan o drugom i

razvijali su ih različiti timovi, pa ih je zbog toga teško povezati u cjelinu.

Radi navedenog, SPIS ima trostruku svrhu:

povezati informacijsku tehnologiju i poslovno planiranje u strategijsko poslovno

planiranje,

pomoći u izgradnji kontrolnih mehanizama u implementaciji poslovnih planova,

kreirati arhitekturni okvir u kojem će naći svoje mjesto rezultati budućih analiza i

dizajna IS, tako da se odvojeno razvijane baze podataka i informacijski podsustavi

mogu povezati i raditi zajedno kao cjelina.

Najnovija istraživanja pokazuju da je SPIS izuzetno jako povezan s BPR-om

(Business Process Reengineering). Naime, kako je SPIS povezan s poslovnim strategijskim

planiranjem, tako se neke od metoda prvotno zamišljene kao metode organizacijskog

poslovnog planiranja, značajno primjenjuju u SPIS metodici.

Takva je, npr. SWOT ( Strengths, Weaknesses, Opporunites, Threats ) analiza koja

se koristi pri procjeni spremnosti organizacije za prihvaćanje bilo kakve promjene.

Uvođenje jedinstvenog IS je svakako promjena za organizaciju, pa SWOT analiza ima jaki

značaj u fazi studije izvodljivosti (procjene spremnosti) razvoja IS. Slično je i s metodom

BCG (Boston Consulting Group) matrice. SPIS metodika predložena u [Brum et.al. 01]

sadrži niz organizacijskih metoda koje se koriste u početnim fazama životnog ciklusa

razvoja IS (faze koje su jako povezane s poslovnim strategijskim planiranjem). Isto tako,

ova metodika sadrži metode i za ostale faze životnog ciklusa, premda je naglasak na

metodama strategijskog planiranja.

5. UVOĐENJE INFORMACIJSKE TEHNOLOGIJE U POSLOVANJE

Moderni menadžeri danas znaju da je, bez obzira na djelatnosti kojima se bave, IT

vrlo važan čimbenik poslovanja. Međutim, mnogi od njih vrlo često znaju upasti u klopku

nerazumijevanja IT– a. Menadžerski poslovi uglavnom slijede funkcionalnu organizacijsku

strukturu i većinom su specijalizirani za određeno područje pa tako marketinški menadžeri

izvrsno vladaju marketingom, financijaši financijama itd. Strateško razmišljanje i upotreba

21

IT– a u poslovanju zahtijeva procesni pristup, a specijaliste zamijenjuju generalisti koji

mogu sagledati cjelinu i rješavati probleme složeniije strukture. To se prije svega odnosi na

menadžere koji među prvima moraju prihvatiti generalizirani procesni pristup. Naime, od

njih se ne zahtijeva poznavanje tehničkih detalja pojedinih tehnologija nego njihova

primjena u poslovanju kompanije. Vjerojatno se mogu pronaći menadžeri koji se ne

smatraju dovoljno sposobnima donositi ( često i strateške ) odluke o investiranju u IT jer o

njemu nemaju dovoljno znanja, pa im i sama riječ IT izaziva osobne frustracije. Njihov je

stil upravljanja vrlo često autokratski, organizacijska struktura kompanije kojom upravljaju

strogo vertikalna i rigidna, što sve zajedno može dovesti do pogrešne odluke o investiranju

i IT. Opseg investiranja u IT sve više raste, što povećava potrebu za kvalitetnim

upravljanjem IT – om i informatičkim projektima. Osim pogreške na samom početku,

informatički projekti mogu propasti i u kasnijim fazama, a posljedice vrlo često i pogubne

za kompaniju. Ipak je evidentno da se razina informatičke pismenosti sve više podiže jer

menadžeri uviđaju da poznavanje IT – a postaje preduvjet uspješnog poslovanja.

Informatički projekti zahtijevaju prilična ulaganja, omogućuju kompanijama rast

prihoda i konkurentsku prednost, ali opterećeni su rizikom povrata uloženih sredstava i

upravljanjem čitavog projekta. Pokazalo se da nedostatak novca i vremenski rokovi nisu

najveći problemi uvođenja IT – a u poslovanje. Već smo vidjeli da se IS – ovi sastoje od

hardvera, softvera, podataka, ljudi i organizacijskih postupaka. Promjena IS – a ili

uvođenje novih tehnologija znači promjene u svim navedenim područjima. Informatički

projekti većinom padaju na ljudskoj, a ne na tehničkoj strani jer se javljaju otpori prema

promjenama procesa. Idealno organizacijsko rješenje je čista projektna organizacija gdje je

projektni tim koncentriran samo na planiranje i realizaciju projekta. Da bi se provele

organizacijske promjene, nužno je uključiti menadžment kompanije u informatičke

projekte. Djelatnici kompanije konformistički se povode za primjerom menadžmenta pa

vrlo često uspjeh projekta ovisi o stupnju suradnje i zainteresiranosti menadžmenta. Najviši

se stupanj menadžmenta mora uključiti u informatičke projekte iz sljedećih razloga :

porast ulaganja u IT mora rezultirati novostvorenom vrijednosti,

istraživanja pokazuju da kad su generalni menadžeri uključeni u informatičke

projekte, IT postaje pokretač mnogih uspješnih poslovnih incijativa, kao što su

reinženjering poslovanja, totalno upravljanje kvalitetom (TQM), globalizacija

poslovanja,

22

istraživanja također pokazuju da ako najviši menadžment kompanije nije uključen u

IT projekte, novac se troši na uzaludno automatiziranje postojećih, neučinkovitih

procesa.

Dosadašnja iskustva upućuju da je razina uključenosti najviših menadžera

razmjerna razini njihove informatičke pismenosti, osobnom iskustvu u radu s IT – om, i

njihovu poimanju uloge IT – a u poslovanju kompanije.

5.1. Informacijska tehnologija pokreće i unapređuje poslovanje

Osnovna pogreška upotrebe IT–a u poslovanju jest njegova primjena na postojeće i

neučinkovite procese. IT donosi induktivnu logiku razmišljanja, čime postaje pokretač

reinžinjeringa poslovanja i korjenito mijenja ustaljene metode poslovanja. Globalni

informacijski sustavi podržavaju globalne proizvode, povezuju organizacijske dijelove,

omogućuju fleksibilnost procesa proizvodnje, dijele organizacijske resurse i smanjuju

troškove poslovanja. Organizacijske promjene znače tanju organizacijsku strukturu

ukidanjem nepotrebnih razina menadžmenta, povratak temeljnoj djelatnosti, autonomiju

odlučivanja zaposlenih kroz ukidanje srednjih razina menadžmenta i uvođenje

multidisciplinarnih autonomnih timova kojima se specijalisti zamjenjuju generalistima. IT

skraćuje vrijeme razvoja proizvoda, unaprjeđuje njihovu kvalitetu, znatno podiže razinu

usluge i odnos prema kupcima te stvara nove procese i proizvode, što ga čini jakim

konkuretskim oružjem jer kompaniji omogućuje diferencijaciju njezinih proizvoda ili

usluga i niže cijene od konkurentskih. Sve navedeno značajno mijenja ulogu IT – a u

strategiji poslovanja, od pozadinske uloge operativnog alata do strateške uloge, održive

konkurentske prednosti i pokretača poslovanja.

5.2. Informacijska tehnologija nositelj je globalizacije poslovanja

Dinamika današnje globalne ekonomije ruši tradicionalne vremenske, zemljopisne i

konkurentske barijere. Internacionalizacija poslovanja nameće organizacijama izazove i

imperative odabira optimalne globalne strategije. Različiti poslovni procesi odigravaju se

na različitim diijelovima svijeta u različito vrijeme, odluke se donose na svim mjestima

odvijanja procesa što stvara dinamiku poslovanja kojoj se treba pravilno prilagoditi. Na

sceni je novo tržišno okruženje u kojemu, u usporedbi s klasičnim, vladaju potpuno

drugačiji uvjeti poslovanja.

23

Obilježja nove ekonomije su:

globalna ekonomija,

ekonomija korjenitih promjena i neizvjesnosti,

ekonomija znanja, ekonomija koja uči,

Internet ekonomija.

Obilježja nove ekonomije stvaraju brojne izazove i prilike kojima se organizacije

trebaju prilagođavati. Primjena novih tehnologija ( prije svega informacijske tehnologije )

u tržišnim uvjetima nove ekonomije znači i korjenite promjene poslovnih procesa, odnosno

temeljiti reinženjering poslovanja. Recimo današnji proizvodni imperativ modernih

kompanija u dinamičnim tržišnim uvjetima jesu :

što kraći proizvodni ciklusi,

visokokvalitetni proizvodi po vrlo konkurentnoj cijeni,

proizvodnja i poslovanje po želji kupaca.

Osnovne karakteristike organizacijske prilagodbe dinamičnim tržišnim uvjetima:

globalizacija menadžmenta,

organizacijska fleksibilnost, prilagodljivost i spremnost na suradnju,

timski pristup, orijentacija na ljudske resurse,

poslovi se mijenjaju,

upravljanje znanjem.

Umrežena, nova ekonomija stvara globalno svjetsko tržište, pa volimo reći da svijet

postaje globalno selo. Ono što je svim globalnim tržišnim igračima sigurno zajedničko, jest

upotreba IT – a u poslovanju. Potpuno je nemoguće zamisliti globalnu svjetsku ekonomiju

koja ne rabi IT.

5.3. Opasnosti i rizici informacijske tehnologije

Porast ulaganja u IT zahtijeva veću razinu informatičke naobrazbe korisnika, a

naročito menadžera. Mnogi IT menadžeri smatraju da nije problem napisati softver, nego

ga je problem implementirati. Uvođenje IT – a u poslovanje može kompanijama izazvati

velike probleme i opasnosti. Naime, novi IS na početku je strano tijelo koje se treba

prilagoditi poslovanju kompanije. Bolje je reći da prilagodba treba biti obostrana, pri čemu

24

ljudi, a ne tehnika, zadaju najviše problema. Naime, menadžment kompanije treba

pravodobno izvjestiti i pripremiti ljude na promjene, objasniti zaposlenicima što im donosi

novi IT i dignuti svijest pojedinca glede upotrebe IT – a. Na taj način moguće je potpuno

otkloniti ili bar ublažiti otpor zaposlenika prema IT – u i promjenama koje nastaju te

pridobiti podršku korisnika bez koje je vrlo teško uvesti IT u poslovanje. Otpori

promjenama su neizbježni jer zaposlenici prije svega smatraju da im promjena

dugogodišnjeg načina rada ugrožava radno mjesto, pa su vrlo česta razmišljanja ne mogu

ja to izdržati , ništa to ne valja , prije je bilo bolje, neću se pod stare dane koristiti

računalom. Takvo je okruženje prilično neprijateljsko pa se znaju događati pogreške,

zastoji u radu i slične zlobe. Menadžment kompanije jedini ima autoritet i, ako ima,

karizmu riješiti takve probleme i pripremiti teren informatičarima koji provode

obrazovanje osoblja.

Uvođenje IT – a u poslovanje znači uvođenje nove razine usluge i napredak na više

sektora, pri čemu moramo voditi računa i o tome da istodobno treba podizati razinu

primjene IT – a i u dobavljača, kupaca i u drugim povezanim kompanijama. Tehnološka

eksplozija i vrlo česte promjene pri kojima sva nova znanja vrlo brzo zastarijevaju

pridonose potražnji za stručnjacima. Menadžment kompanije treba prepoznati potencijale i

znanje svojih ljudi i razviti metode i tehnike pohranjivanja, međusobnog dijeljenja i

upravljanja korporacijskim znanjem. IT je uza sve svoje prednosti značajno povećao

sigurnosne rizike kompanija. Zato je izrazito važno uspostaviti, održavati i stalno

poboljšavati različite zaštitne mehanizme koji omogućuju sigurnost informacijskih sustava.

Sigurnost IS – a usmjerena je na očuvanje fizičkog integriteta podataka i informacija,

odnosno sprječavanje njihova otuđenja, uništenja, oštećenja i neovlaštene uporabe.

Sigurnost računalnih sustava zasniva se na ispunjavanju triju osnovnih uvjeta:

sigurnost podataka i informacija,

dostupnost podataka i informaciaj samo ovlaštenim korisnicima,

tajnost ( podaci i informacije dostupni su samo ovlaštenim korisnicima.

6. ZNAČAJ RAZVOJA POSLOVNOG INFORMACIJSKOG SUSTAVA

25

Značaj poslovnog informacijskog sustava započinje njegovom ulogom u

svakodnevnoj evidenciji poslovnih događaja, odnosno pohranjivanju podataka, raste

kasnijom obradom podataka i njihovim korištenjem pri analizama, odnosno izvještavanju

vanjskih i unutrašnjih korisnika poslovnih informacija. Budući da različiti oblici

organizacije uvjetuju različitu strukturu i razvijenost poslovnog informacijskog sustava, u

različitim oblicima organizacija postoje sustavi čija je složenost različita.

Premda se može zaključiti da se takvi sustavi međusobno razlikuju, potrebno je

naglasiti njihovu sličnost u tri bitne sastavnice: svaki sadrži sličnu strukturu ( ljudski i

računalni resursi), slične procese (korištenje relevantnih postupaka poslovanja) i sličnu

svrhu (prosljeđivanje informacija). Poslovne događaje iz organizacijske okoline sustav

ljudskih i računalnih resursa pohranjuje, obrađuje i o njima izvještava.

Poslovna organizacija, u današnjim uvjetima poslovanja, uzimajući u obzir važnost

informacija za uspješno poslovanje, odnosno opstanak, intenzivno komunicira s

unutrašnjim i vanjskim subjektima. Budući da su poslovne informacije od neprocjenjive

važnosti, poslovni informacijski sustav zauzima važnu ulogu u evidentiranju,

pohranjivanju i izvještavanju o poslovnim događajima nastalima u poslovnoj organizaciji i

okolini. Općenito, informacijski sustavi mogu stvoriti vrijednost na različite načine, a kao

neke zajedničke mogu se izdvojiti sljedeće:

informacijski sustav može poboljšati proizvode ili usluge povećavanjem

kvalitete, smanjenjem troškova ili dodavanjem željenog oblika,

informacijski sustav može povećati učinkovitost automatskim izvršavanjem

ponavljajućih radnji, gdje pravovremeno izvršavanje znatno utječe na

učinkovitost,

informacijski sustav može poboljšati proces upravljanja osiguravanjem

dostupnosti pravovremenih i pouzdanih informacija, omogućiti lakše planiranje,

kontroliranje i vrednovanje poslovnih aktivnosti, smanjujući neizvjesnosti pri

odlučivanju, odnosno poboljšavanjem kvalitete odlučivanja.

Da bi se moglo govoriti o suvremenom i sustavnom načinu poslovanja i donošenja

poslovnih odluka, jedan od važnih preduvjeta je učestalo korištenje kvalitetne

informacijske podloge integriranog poslovnog informacijskog sustava.

26

Prema rezultatima istraživanja, provedenog u hrvatskim poduzećima, različite

razine menadžmenta s različitom učestalosti koriste informacije iz poslovnog

informacijskog sustava u poslovnom odlučivanju:

Tablica 2. Korištenje poslovnih informacija pri poslovnom odlučivanju

Učestalost korištenja

informacija

Niži

menadžment

Srednji

menadžment

Viši

menadžment

Vrlo rijetko 8,5% 0,0% 5,1%

Rijetko 18,6% 8,5% 10,2%

Povremeno 30,5% 33,9% 28,8%

Često 20,4% 39,0% 18,6%

Vrlo često 22,0% 18,6% 37,3%

Ukupno 100,0% 100,0% 100,0%

            Izvor: Srića, V.: Inventivni menadžer u 100 lekcija, Kako postati i ostati pobjednik, Znanje, Delfin –

razvoj managementa, Zagreb, 2003.

Prema rezultatima iz gornje tablice, vidljivo je da se rijetko i vrlo rijetko

poslovne informacije iz poslovnog informacijskog sustava pri poslovnom odlučivanju

koriste kod nižeg menadžmenta (27,1%), zatim kod višeg menadžmenta (15,3%) i,

naposljetku, kod srednjeg menadžmenta (8,5%). Može se zaključiti da poslovne

informacije pri poslovnom odlučivanju najčešće koristi srednji, zatim viši, a najrjeđe niži

menadžment.

Slika 8. Struktura ispitanika prema nazivu radnog mjesta

27

Izvor: Srića, V.: Inventivni menadžer u 100 lekcija, Kako postati i ostati pobjednik, Znanje, Delfin –

razvoj managementa, Zagreb, 2003.

Gore navedeni rezultati pokazuju praktično prihvatljivu i pozitivno sugestivnu

činjenicu da, s obzirom na vrstu radnih zadataka, pojedine razine menadžmenta u dovoljnoj

mjeri koriste poslovne informacije pri poslovnom odlučivanju.

U svakoj aktivnoj poslovnoj organizaciji neminovno je postojanje poslovnih

procesa na čiju brojnost, u velikoj mjeri, utječe složenost poslovne aktivnosti, kao i njezine

posebnosti. Odnosno, složenost poslovnih procesa nerijetko je uvjetovana prirodom

poslovne aktivnosti. Integriranost poslovnog informacijskog sustava nameće se sama po

sebi kao integrirajući element cjelovite poslovne organizacije, koja računa na buduće

kvalitetno i konkurentno poslovanje. Upravo je navedeni razlog, manje-više, glavni

pokretač razvoja, poboljšanja i objedinjenosti poslovnih procesa, što utječe i na

integriranost poslovnog informacijskog sustava.

Oblikovanje novog ili poboljšavanje postojećeg poslovnog informacijskog sustava,

često predstavlja težak zadatak. Naime, uhodani poslovni procesi ne podupiru promjene,

prvenstveno zbog konflikta ciljeva pojedinih unutrašnjih korisnika, premda, načelno, nitko

nema ništa protiv da se poslovni procesi učinkovito oblikuju, odnosno poboljšaju na

dobrobit svih korisnika. Manje je prihvatljiva činjenica da svi moraju, u određenom dijelu

poslovnog procesa, načiniti određene ustupke kako bi druga strana lakše obavljala svoj dio

posla. Može se utvrditi da integriranost poslovnog informacijskog sustava uveliko utječe i

na međuljudske odnose u poslovnoj organizaciji. Naime, u nedovršenom poslovnom

sustavu postoje napetosti u dijelu koji, zbog načina rada pojedine skupine, stvara dodatni

posao u drugoj skupini. Premda i ta skupina, nerijetko, u nekom poslovnom procesu čiji je

začetnik, svojim načinom rada stvara drugoj skupini slične probleme. Naravno, u tom

28

slučaju, dugoročno, obje skupine će potencijalno imati loše međuljudske odnose, koji će

dodatno, uz nedostatke nedovršenog poslovnog sustava, umanjiti radnu učinkovitost i

stvoriti druge organizacijske poteškoće. Organizacijski gledano, sve to stvara nepotreban

trošak, a očito iz nedovoljne izgrađenosti poslovnog sustava, čija izgradnja, odnosno

poboljšanje je nužno za sva poduzeća koja žele opstati, te primjerenom konkurentskom

sposobnosti, i dugoročno, profitabilno poslovati. Gledajući zbirno, obje strane, teoretski,

podjednako mnogo puta dobivaju i gube, što znači da za njih to može biti prihvatljivo, ali

to je samo jednostran i pojednostavljen pogled. Činjenica je da, ipak, obje strane ponekad

gube, a to, bez obzira na dobitke, koji neutraliziraju gubitke, ostavlja nepovoljan utjecaj na

rad, međuljudske odnose u organizaciji, razinu trošenja resursa i, na kraju, suvišan trošak

za pojedince i organizaciju. Navedeni problem moguće je riješiti jednokratnim ulaganjem u

rješavanje problema, te kasnijim pravovremenim kontroliranjem i utjecajem na željeni

smjer razvoja, odnosno poboljšanja poslovnih procesa u organizaciji. Dakle, rješenjem

problema nitko ne gubi, a u budućem, olakšanom obavljanju poslovnih aktivnosti svi

dobivaju. Ili, drukčije rečeno, kada god se oko nečega ne možemo složiti, odustanimo od

predloženih (postojećih) opcija i pokušajmo otvoriti nove, tražeći odluku u kojoj nema

pobijeđenih nego svi pobjeđuju (win-win).          

7. SVRHA KORIŠTENJA POSLOVNOG INFORMACIJSKOG SUSTAVA

Svrha korištenja poslovnog informacijskog sustava kao podrške poslovanju,

odnosno  poslovnom odlučivanju, svakodnevno ubrzano raste sukladno porastu složenosti

poslovnog okruženja, međusobnih uvjeta i pravila suvremenog poslovanja. Nemoguće je u

takvom okruženju opstati, i biti konkurentan, a da se ne koristi kvalitetna informacijska

podloga. Uz pitanje koliko često se koriste poslovne informacije iz poslovnog

informacijskog sustava za poslovno odlučivanje, dolazi i ono svrhe korištenja poslovnog

informacijskog sustava. U nastavku je prikaz u relativnom iskazu česte ili vrlo česte svrhe

korištenja poslovnog informacijskog sustava ispitanika prema nazivu radnog mjesta:

Tablica 3.: Najčešća svrha korištenja sustava prema nazivu radnog mjesta

29

Naziv radnog

mjesta

Zakonski

obvezatno

izvještavanje

Planiranje

Kontrola

tekućih

aktivnosti

Procjena

rezultata

poslovanja

Lociranje

menadžerske

odgovornosti

Donošenje

menadžerskih

odluka

Izvršni djelatnik 62,5% 62,5% 87,5% 87,5% N/A N/A

Stručnjak 75,0% 58,3% 75,0% 83,3% N/A N/A

Menadžer

najniže cijene75,0% 62,5% 87,5% 87,5% N/A 50,0%

Menadžer

srednje cijene82,4% 64,7% 76,5% 76,5% 41,2% 70,6%

Menadžer najviše

razine57,1% 50,0% 85,7% 92,9% 28,6% 57,1%

Ukupno 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%

Izvor: Srića, V.: Inventivni menadžer u 100 lekcija, Kako postati i ostati pobjednik, Znanje, Delfin –

razvoj managementa, Zagreb, 2003.

Neke stavove ispitanika, s obzirom na radno mjesto, o najčešćoj svrhi korištenja

sustava nije moguće praktično interpretirati, pa rezultati nisu prikazani ( npr. izvršni

djelatnik – lociranje menadžerske odgovornosti, itd. ). U prikazanim rezultatima uočljiv je

niski postotak korištenja poslovnog informacijskog sustava pri planiranju, lociranju

menadžerske odgovornosti i donošenju menadžerskih odluka za radna mjesta menadžerske

razine. Povećanjem integriranosti sustava, sva radna mjesta u okviru svojih radnih

zadataka mogla bi povećavati korištenje sustava, te povećati učinkovitost pri radu i

odlučivanju. Najveći postoci korištenja sustava su pri zakonski obvezatnom izvještavanju,

kontroli tekućih aktivnosti i procjeni rezultata poslovanja. Razlog je, moguće, u tome, što

su upravo ti segmenti poslovnog informacijskog sustava uhodani i uzročno-posljedično

povezani – kontrola tekućih aktivnosti i zakonski obvezatno izvještavanje. Upravo svakim

daljnjim pomakom u povećanju integriranosti, raste potreba i povjerenje za njihovim

intenzivnijim korištenjem. Tomu u prilog govore izračunati Spearmanovi koeficijenti

korelacije između povezanosti integriranog poslovnog informacijskog sustava s

aplikacijama ostalih poslovnih područja i korištenja poslovnog informacijskog sustava za

potrebe zakonski obvezatnog izvještavanja i kontrolu tekućih aktivnosti. Vrijednosti

30

Spearmanovih koeficijenata9 korelacije iznose -0,291 i -0,306 na razini signifikantnosti od

5% i pokazuju povezanost između veće integriranosti i rjeđeg korištenja sustava u

navedene svrhe. Postoji još veća povezanost između integriranosti sustava, mjerena

aktualiziranjem poslovnih informacija u sustavu, i korištenja sustava u svrhu kontrole

tekućih aktivnosti na razini -0,417 i signifikantnost 1%. I sljedeći rezultati, kada je

postavljeno pitanje koji temelj poslovnog odlučivanja podržava postojeći sustav, govore u

prilog činjenici da se najviše koriste one osnove poslovnog odlučivanja koje su

najrazvijenije u poduzeću:

Tablica 4.: Osnove poslovnog odlučivanja koje podržava sustav/koje se koristi u sustavu

Učestalost / korištenje

osnove poslovnog

odlučivanja

Izvještaji iz

transakcijskih baza

Upravljačko-

informacijski

sustav

Sustav temeljen

na bazi znanja

Temeljni

financijski

izvještaji

Vrlo rijetko 6,8% 5,1% 10,2% 1,7%

Rijetko 6,8% 11,9% 23,7% 1,7%

Povremeno 27,1% 37,3% 30,5% 8,5%

Često 18,6% 15,2% 20,3% 27,1%

Vrlo često 40,7% 30,5% 15,3% 61,0%

Ukupno 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%

Izvor: Srića, V.: Inventivni menadžer u 100 lekcija, Kako postati i ostati pobjednik, Znanje, Delfin –

razvoj managementa, Zagreb, 2003.

Prema navedenim rezultatima, najčešće se koriste temeljni financijski izvještaji kao

osnova poslovnog odlučivanja, zatim izvještaji iz transakcijskih baza, a tek nakon toga

slijedi upravljačko informacijski sustav i sustav temeljen na bazi znanja.

Kod razvijenog integriranog poslovnog informacijskog sustava može se ustvrditi da

bi redoslijed učestalosti korištenja, odnosno raspoloživih alata bio upravo suprotan, želi li

9 Spearmanov koeficijent korelacije (produkt rang korelacije) koristi se za mjerenje povezanosti između varijabli. Bazira se na tome da se izmjeri dosljednost povezanosti između poredanih varijabli

31

se osigurati kvalitetna informacijska podloga za donošenje poslovnih odluka. I naposljetku,

nakon utvrđene svrhe i osnove korištenja poslovnog informacijskog sustava, ostalo je

pitanje na koji način, tj. korištenjem kojih postupaka se najčešće donose odluke u

hrvatskim poduzećima:

Tablica 5.: Korištenje pojedinih postupaka poslovnog odlučivanja

Učestalost korištenja

postupaka poslovnog

odlučivanja

Relativni ekonomski

pokazatelji

Usporedba ostvarenih i

planiranih veličina

Usporedba s

rezultatima najboljih u

branši

Vrlo rijetko 1,7% 1,7% 17,0%

Rijetko 8,5% 0,0% 28,8%

Povremeno 17,0% 10,2% 27,1%

Često 33,8% 33,9% 15,2%

Vrlo često 39,0% 54,2% 11,9%

Ukupno 100,0% 100,0% 100,0%

Izvor: Srića, V.: Inventivni menadžer u 100 lekcija, Kako postati i ostati pobjednik, Znanje, Delfin –

razvoj managementa, Zagreb, 2003.

S obzirom na većinsko korištenje, odnosno raspoloživost pojedine osnove

odlučivanja, na neki način mogli su se predvidjeti rezultati o korištenju pojedinih

32

postupaka poslovnog odlučivanja. Dakle, najčešće korišteni postupci su usporedba

ostvarenih i planiranih veličina, zatim relativni ekonomski pokazatelji na temelju

financijskih izvještaja, te, na kraju, usporedba s rezultatima najboljih u branši i analiza

odstupanja. Također, obradom rezultata utvrđena je povezanost između vrijednosti

pojedinih obilježja osnove poslovnog odlučivanja i postupaka kojima se najčešće donose

odluke. Tako je utvrđena pozitivna povezanost između češćeg korištenja temeljnih

financijskih izvještaja i češćeg donošenja odluka korištenjem ekonomskih pokazatelja na

temelju financijskih izvještaja, te donošenja odluka na temelju usporedbe s rezultatima

najboljih u branši i analizom odstupanja. Pozitivna povezanost, mjerena Spearmanovim

koeficijentom korelacije, iznosi 0,433 odnosno 0,338 na razini signifikantnosti od 1%. Iz

prethodnih razmatranja može se ustvrditi da sve razine menadžmenta, u velikoj mjeri,

koriste poslovni informacijski sustav za donošenje poslovnih odluka primjerenih njihovom

položaju u organizacijskoj strukturi. Međutim, potrebno je znatno povećanje korištenja

poslovnog informacijskog sustava menadžera srednje i najviše razine pri planiranju,

lociranju menadžerske odgovornosti i donošenju menadžerskih odluka.

33

Zaključak

Pojava novih tehnologija znatno utječe na poslovno okruženje. Javljaju se poslovni

subjekti koji znaju prepoznati koristi i prednosti nove tehnologije i brzo se prilagoditi

novom načinu poslovanja. IT postaje poslovna infrastruktura i koncept oko kojeg se gradi

čitava organizacijska struktura kompanije. Promijenjeni i dinamični tržišni uvjeti znatno

mijenjaju poslovno okruženje pa organizacije moraju pronaći načina za prilagodbu i

opstanak. Vjerojatno su svi dosadašnji primjeri upotrebe IT – a u poslovanju nosili

značajku organizacija intezivnih znanjem. Poslovanje svake kompanije ovisi o

informacijskim tokovima i stvaranju novog znanja kojim se razlikuje od konkurenata te

upravo IT tehnologija se javlja kao temeljna infrastrukturac koja inicira i omogućuje takav

pristup. Recept je prilično jednostavan – stalno prilagođavati svoje poslovanje modernim

trendovima i tehnologijama. Vrijeme sigurnog, pasivnog pristupa je prošlo, recepti kao se

ponašati jednostavno se ne stignu primjenjivati jer se situacija na tržištu mijenja vrlo brzo.

Stoga kompanije trebaju pronaći prilagodljivi, organski način funkcioniranja u kojemu će

se vrlo brzo reagirati na novonastalu promjenu.

34

Literatura:

[1] Boockholdt, J.L.: Accounting Information Systems: Transaction Processing and

Controls, Irwin, Boston, 1993.

[2] Cushing, B.E., Romney, M.B.: Accounting Information Systems, Addison-Wesley

Publishing Company, Utah, 1994.

[3] J. Brumec, Dušak, V. and N. Vrček: Framework For Strategic Planning Of Information

Systems. In Proceedings of the 7th Americas Conference on Information Systems, pp.

1701-1707, Boston, USA, 2001.

[4] Srića, V., Spremić, M.: Informacijskom tehnologijom do poslovnog uspjeha, Sinergija,

Zagreb, 2000.

[5] Srića, V., Treven, S., Pavlić Mile: Menadžer i informacijski sustavi, Poslovna knjiga,

Zagreb, 1994.

[6] Srića, V.: Inventivni menadžer u 100 lekcija, Kako postati i ostati pobjednik, Znanje,

Delfin – razvoj managementa, Zagreb, 2003.

[7] Lederer, A.L., Sethi, V.: The Implementation Of Strategic Information Systems

Planning Methodologies, MIS Quarterly, September, 1988.

Izvori preuzeti sa Interneta:

[8] http://www.sapmag.com.hr

[9] http://www.wikipedia.hr

35