pod kierownictwem dr hab. inż . piotr a zaskórski ego prof. wwsi

MODELOWANIE SYSTEMÓW ELEKTRONICZNEGO OBIEGU DOKUMENTÓW WSPOMAGAJĄCYCH DZIAŁALNOŚĆ ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ PRZY WYKORZYSTANIU PLATFORMY ePUAP

inż. Sebastian Stańczyk

Pod kierownictwem dr hab. inż. Piotra Zaskórskiego prof. WWSI

CEL PRACY

Analiza i modelowanie systemu elektronicznego obiegu dokumentów, wspomagającego

działalność administracji publicznej przy wykorzystaniu środowiska platformy ePUAP.

Modelowanie systemów elektronicznego obiegu dokumentów wspomagających działalność administracji publicznej przy wykorzystaniu platformy ePUAP

ZAKRES PRACY

• Dziedzina i sformułowanie problemu oraz hipotez roboczych• Procesy modelowania SIZ• Analiza problemu i identyfikacja rozwiązań• Model systemu• Implementacja wybranych funkcji systemu


HIPOTEZA ROBOCZA

Platforma ePUAP umożliwia efektywny proces wymiany i

obiegu informacji w administracji państwowej


Dziedzina i sformułowanie problemu

• Istota i problematyka Elektronicznego Obiegu Dokumentów• Uwierzytelnianie dokumentów elektronicznych • e-Administracja oraz informatyzacja działalności podmiotów

publicznych• Interoperacyjność systemów informatycznych• Elektroniczna platforma usług administracji publicznej-

e-PUAP• Wykluczenie cyfrowe


Modelowanie SIZ

• Istota modelowania• Metody i techniki modelowania • Komputerowe wspomaganie modelowania systemów • Metodyki zarządzania projektami


Analiza problemu

• Ocena systemu tradycyjnych rozwiązań

• Identyfikacja

organizacji• Analiza problemu• Model i

reguły biznesowe


Nieefektywna obsługaobiegu dokumentów

Czas

Zarządzanie

Dokumenty

Organizacja

Niekompletne wnioski

Brak załączników

Błędne formularze

Błędy w wypełnianiu wniosków

Błędne dane

Pomyłki w wypełnianiu

Nieterminowość

Długi czas odpowiedzi

Zagubienie dokumentu

Przegapienie terminuodpowiedzi

Potrzeba dodatkowych konsultacji

Duże obciążeniepracownika

Duże obciążeniepracownika

Zła organizacjapracy

Późne dotarcie dokumentu do

pracownika

Brak narzędzi do raportowania dla kadry zarządczej

Brak kontroli nad pracami pracowników

Brak należytej kontroli nad obciążeniem pracowników

Brak wiedzy nad czym pracownik pracuje

Papierowe archiwa

Długotrwały proces dekretacji

System przechowywania spraw niedostosowany do potrzeb (pisma)

jednostki organizacyjnej

Brak jednolitego repozytorium wzorców dokumentów

Problem z wyszukiwaniem pism

Papierowa ewidencja

Brak przekazywania spraw przez nieobecnych pracowników

Papierowe wnioski składane do urzędu

Decyzje na piśmie, brak innych możliwości

Nieefektywna obsługa dokumentów w urzędzie

Dokumenty

Błędy w wypełnieniu wniosku

Niekomplentne wypełnienie wniosku

Brak wymaganych załączników

Czas

Niedotrzymanie terminu

Zagubienie dokumentu

Potrzeba dodatkowych

konsultacji

Późne dotarcie dokumentu do osoby

która jest kompetentna

Zapomnienie terminu odpowiedzi

Dotrzymanie terminu, ale odpowiedz w

ostatni możliwy dzień

Przetrzymywanie dokumentu do ostatniej chwili

Duże obciążenie urzędnika

Złą organizacja pracy i robienie na ostatnią

chwilę

Organizacja

Zarządzanie

Brak narzędzi kontroli obciążenia

pracowników zadaniami

Brak narzędzi raportowania spraw dekretowanych na

pracowników

Nieefektywne wyszukiwanie

dokumentów w archiwum

Skomplikowany proces dekretacji

pism - dużo punktów pośrednich

Nieprawidłowy formularz wniosku

Brak wspólnego repozytorium dokumentów

Papierowe akta

Wiedza "Pani Sekretarki" bez niej

nikt nic nie wie

Konieczność prowadzenia ręcznej ewidencji kto dostał

pismo

Brak wspólnego wzorca formularzy

Pomyłki ludzkie

Nieprawidłowe dane

Różne wersje dokumentów (stare,

nowe itd)

Brak przejmowania spraw podczas nieobecności pracownika Szef Urzędu

Pełnomocnik do spraw Ochrony Informacji

Niejawnych

Dyrektor Generalny

Biuro Fianasów

Biuro Informatyki i Ewidencji

Cudzoziemców

Departament Pomocy Socjalnej

Biuro Logistyki i Pomocy

Zagranicznej

Biuro Współpracy Międzynarodowej

Biuro Prawne

Departament Legalizacji Pobytu

Wydział Kontroli i Informacji

Niejawnych

Wydział Kadr, Szkolenia i Organizacji

Departament Postępowań Uchodźczych

Samodzielne Stanowisko do spraw Audytu

Wewnętrznego

Kluczowi partnerzy Kluczowe działania Relacje z klientami Segmenty klientówCudzoziemcyUchodzcy

Współpraca z innymi państwami obszaru SchengenWspółpraca z organami I instancji w sprawie legalizacji pobytu

Prowadzenie ośrodków dla uchodźców, udzielania pomocy socjalnej dla uchodców, prowadzenie postępowań uchodźczych, legalizacja pobytuKluczowe zasoby Kanały

2 obiekty w Warszawie Droga pocztowa

Około 350 pracowników Elektroniczna skrzynka podawczaOśrodki dla uchodźców

pobytu tolerowanego

Propozycja wartościNadawanie i pozbawianie:

statusu uchodźcyazyluochrony uzupełniającej

Koszty na utrzymanie pracowników, ośrodków i systemów informatycznychKoszty pomocy dla uchodźców

Urząd jest finansowany z budżetu państwa na podstawie rocznego planu budżetowegoJest organiem administracji publicznej więc nie może posiadać dochodów.

Organizacje rządowe uprawnione ustawowo do korzystania z Systemu Pobyt, Małego Ruchu Granianicznego i systemu do obsługi zadań centralnego organu wizowego

Koszty na dostosowanie rejestrów (Pobyt, MRG) do wymogów prawa Polskiego i UE

Kompleksowa i profesjonalna obsługa

13 ośrodków dla osób ubiegających się o status uchodźcy w całej polsce

System informatyczny Pobyt do obsług cudzoziemców a także malego ruchu granicznego

Budowa, utrzymanie i rozwój krajowego zbioru rejestrów, ewidencji i wykazu w sprawach cudzoziemców o nazwie „System Pobyt”, systemu do obsługi zadań centralnego organu wizowego o nazwie „Aplikacja Konsultacyjna” oraz Krajowego Punktu Kontaktowego Małego Ruchu Granicznego

Struktura kosztów Strumienie przychodów

Kontrola wykonywania zadań okreśelonych w ustawie z dnia 13 czerwca 2003 r. o cudzoziemcach (Dz. U. z 2006 r. Nr 234, poz. 1694, z późn. zm.), ustawie z dnia 14 lipca 2006 r. o wjeździe na terytorium RP, pobycie oraz wyjeździe z tego terytorium obywateli państw członkowskich UE i członków ich rodzin (Dz. U. Nr 144, poz. 1043, z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 13 czerwca 2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium RP (Dz. U. z 2006 r. Nr 234, poz. 1695, z późn. zm.)

Własna kancelaria znajdująca się w siedzibie urzędu przy ul. Koszykowa 16 i Taborowa 33

Udzielaniem ochrony czasowejProwadzenie postępowań dublińskichZapewnienie pomocy cudzoziemcom ubiegającym się o nadanie statusu uchodźcy

Rozpatrywanie odwołań od decyzji i zażaleń na postanowienia wydane w I instancji przez inne organy w sprawach uregulowanych ustawą

Analiza problemu• Koncepcja systemu:

– DLA – Administracji Publicznej,– KTÓRA – ogranicza problem z nieefektywnym obiegiem

dokumentów • SEOD – System Informatyczny,

– KTÓRY – Umożliwia efektywny obieg dokumentów elektronicznych

– W PRZECIWIEŃSTWIE – do tradycyjnej formy (papierowej)


MODEL SYSTEMU

• Charakterystyka i założenia systemu

• Model biznesowy systemu• Model domeny


class Model domeny

Jednostki Organizacyjne w UdSC

+ Biuro Fianasów

+ Biuro Informatyki i Ewidencji Cudzoziemców

+ Biuro Logistyki i Pomocy Zagranicznej

+ Biuro Prawne

+ Biuro Współpracy Międzynarodowej

+ Departament Legalizacji Pobytu

+ Departament Pomocy Socjalnej

+ Departament Postępowań Uchodźczych

+ Dyrektor Generalny

+ Pełnomocnik do spraw Ochrony Informacji Niejawnych

+ Samodzielne Stanowisko do spraw Audytu Wewnętrznego

+ Szef Urzędu

+ Wydział Kadr, Szkolenia i Organizacji

+ Wydział Kontroli i Informacji Niejawnych

Pracownicy UdSC

+ Decydent

+ Dyrektor

+ Naczelnik

+ Urzędnik

+ Urzędnik kancelaryjny

+ Urzędnik merytorysta

Dokumenty

+ Decyzja

+ Decyzja Negatywna

+ Decyzja Pozytywna

+ Dokument

+ Odpowiedź na pismo

+ Pismo

+ Wniosek

+ Formularze wnioskówInstytucje zewnętrzne

+ Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego

+ Archiwum państwowe

+ CPD

+ Ministerstwo Gospodarki

+ Ministerstwo Spraw Wewnetrznych

+ Ministerstwo Spraw Zewnętrznych

+ Policja

+ Policja

+ Służba Kontrwywiadu Wojskowego

+ Straż graniczna

+ Urzędy wojewódzkie

Model Domeny :Diagram domeny

Petent

+ Cudzoziemiec

+ Pełnomocnik

+ Petent

Harmonogram pracy

Teczka sprawy

Polityka bezpieczeństwa

UdSC

Reguły biznesowe

Repozytorium dokumentów

Ustawy i rozporządzenia

Dokument

class Diagram domeny

Dokument

Pismo

Wniosek

Teczka sprawyUrzędnik

Urzędnik merytorysta

DecydentDecyzja

Odpowiedź na pismo

Petent

Instytucje zewnętrzne

+ Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego

+ Archiwum państwowe

+ CPD

+ Ministerstwo Gospodarki

+ Ministerstwo Spraw Wewnetrznych

+ Ministerstwo Spraw Zewnętrznych

+ Policja

+ Policja

+ Służba Kontrwywiadu Wojskowego

+ Straż graniczna

+ Urzędy wojewódzkie

Urzędnik

Urzędnik kancelaryjny

Archiwum państwowe

Harmonogram pracy

Harmonogram obecności pracownika w organizacji. Jeżeli jest on nieobecny, pojawia się informacja o jego nieobecności przy dekretacji sprawy.

Repozytorium dokumentów

Reguły biznesowe

Ustawy i rozporządzenia

Polityka bezpieczeństwa

UdSC

Przydziela

1..*

Zawiera

1

Obsługuje

Wydaje

Wydaje

Ustala

Dekretuje

Są archiwizowane

Akceptuje

Ustala

Odbiera

Otrzymuje odpowiedź

Składa

Składa pismo

Dekretuje

Dekretuje

Akceptuje

MODEL SYSTEMU

• Dynamika systemu– Przypadki użycia– Diagram czynności– Diagram komunikacji


pkg Diagram Pakietów

System biznesowy

System informatyczny

Petent

Decydent

ePUAP

uc Model przypadków użycia SI

Aktorzy

+ Administrator

+ BIP

+ Decydent

+ ePUAP

+ Urzędnik kancelaryjny

+ Urzędnik merytorysta

Podstawowe przypadki użycia SI

+ Akceptuj realizację sprawy

+ Generuj raport

+ Generuj raport dla decydenta

+ Generuj raport dla merytorysty

+ Odbierz pismo

+ Podaj status sprawy

+ Przydziel sprawę

+ Skonsultuj sprawę

+ Ustal zastępstwo

+ Utwórz sprawę

+ Wprowadź dokument

+ Wyślij dokument

+ Zadekretuj dokument

+ Zarządzaj procesami przepływu dokumentów

+ Zarządzaj systemem

+ Zarządzaj uprawnieniami użytkowników

+ Zmień dekretacje

+ Zmień harmonogram pracy

+ Zrealizuj sprawę

uc Przypadki użycia SI

SEOD

Decydent

Urzędnik kancelaryjny

Urzędnik merytorysta

ePUAP

Akceptuj realizacje sprawy

Generuj raport dla merytorysty

Podaj status sprawy

Przydziel sprawę

Skonsultuj sprawę

Utwórz sprawę

Wprowadź dokument

Zadekretuj dokument

Zmień dekretacje

Zrealizuj sprawę

Generuj raport dla decydenta

Administrator

Zarządzaj uprawnieniami użytkowników

Zarządzaj procesami przepływu dokumentów

Zarządzaj systemem

Zmień harmonogram pracy

Ustal zastępstwo

Wyślij dokument

Odbierz pismo

BIP

«include»

«extend»

«extend»

act Wprowadź dokument

Aktor wprowadza nowy dokument

Czyistniejeteczkasprawy

Aktor wybiera istniejącą teczkę sprawy

System otwiera teczkę sprawy w trybie

dodawania dokumentów

System zakłada teczkę sprawy

System dodaje dokument do teczki sprawy

Zatwierdzeniedodawania Aktor rezygnuje z dodania

dokumentu do teczki

System wycofuje się do funkcj i wyboru operacj i,

nie zapisując dokumentu i teczki sprawy

Wprowadź dokument

Exception1System rozszeża

przypadek na zadekretuj dokument i konczy czy

przypadek użycia

przejściedoprzypadkuzadekretujdokument

System generuje unikalny numer dla dokumentu, zapisuje dokument i teczkę sprawy oraz

konczy przypadek użycia

[Dla ePuap]

[Zatwierdzenie]

[True]

[False]

[Rezygnacja]

act Automatyczna dekretacja do systemu z wniosku ePUAP

eP

UA

PU

rzęd

nik

me

ryto

rys

taD

ec

yd

en

tS

EO

D

Czy projektodpowiedzispełniaoczekiwaniadecydenta

Przygotowanie propozycj i odpowiedzi.

Akceptacja odpowiedzi

Wysłanie dokumentu

Przyjęcie dokumentu do systemu

Odbiór decyzji

Wysłanie decyzji

Dekretacja na departament i urzędnika

Obsługa sprawy

Wprowadzenie dokumentu do systemu

Przekazanie pisma odbiorcy

[True]

[False]

sd Diagram Komunikacj i

IePuap

Petent

Interfejs ePUAP ePuap

odbiorca.wsdl

Użytkownik

SEOD

Dekretacja

Repozytoriumdokumentów

Iurzednika

Urzędnik merytorystaDecydent

składa dokument

1: zaloguj()

1.1: weryfikacja użytkownika()1.2: potwierdzenie toższamości()

1.3: złożenie dokumentu()

1.4: potwierdzenie złożenia()

1.5: przesłanie dokumentu do wsdl()

1.6: przesłanie do urzedu dokumentu()

1.7: potwierdzenie przyjęcia()

1.8: wprowadzenie dokumetu do systemu()

1.9: zapisanie dokumentu()

1.10: autodekretacja()

1.11: przekazanie dokumentu()

wydanie decyzji

akceptacja

1.12: przekazanie decyzji()

1.13: zapisanie decyzji()

1.14: odesłanie decyzji()

1.15: przesłanie do ePuap decyzji()

1.16: wprowadzenie do ePuap decyzji()

1.17: przesłanie decyzji()

MODEL SYSTEMU

• Statyka systemu


class Diagram klas

Sprawa DokumentPracownikDepartament

«enumeratio...Rodzaj akcj i

«enumeratio...Katalog usług

Co moze zrobić pracownik

Jakie akcje mogą zoastać wykonane na dokumencie

Harmonogram obecności

Osoba Petent

«enumeratio...Typ dokumentu

«interface»IDokument

«interface»IBip

«enumeratio...Status Sprawy

«interface»IePUAP

Instytucja

1

1

1

posiada

1

odnosi się

1..*

zawiera

1+pracownik1..*

przynależy

1 1..*

podlega

1

używa

1

0..*

+podwładny0..*+przełożony

0..1

+wydział 0..*+departament 0..1

1

0..*

+zastępujący 0..1

+zastępowany 0..*

class Diagram klas

Sprawa

- DataUtworzeniaSprawy: date- IdSprawy: int- StatusSprawy: string

+ archiwizujSprawe() : void+ dodajDokumentDoSprawy() : void+ modyfikujSprawe() : void+ podajStatusSprawy() : void+ ustawStatus() : void+ usunDokumentZeSprawy() : void+ usunSprawe() : void+ utworzSprawe() : void+ zamknijSprawe() : void

Dokument

- DataDokumentu: date- IdDokumentu: int- NumerDokumentuPierwotnego: string- Skladajacy: string- TagDokumentu: string

+ dodajDokument() : void+ modyfikujDokument() : void+ usunDokument() : void+ zatwierdzDokument() : void

Pracownik

- DataZatrudnienia: date- Hierarchia: string- NazwaDepartamentu: string- Stanowisko: string- Zastepstwo: string

+ dodajPracownika() : void+ modyfikujPracownika() : void+ usunPracownika() : void+ wyswietlPracownika() : void

Departament

- NazwaDepartamentu: string- WlascicielDepartamentu: string

+ dodajDepartament() : void+ modyfikujDepartament() : void+ usunDepartament() : void+ wyswietlDepartament() : void

«enumeration»Rodzaj akcj i

Attributes- RodzajAkcji: string

+ dodajAkcje() : void+ modyfikujAkcje() : void+ usunAkcje() : void

«enumeration»Katalog usług

Attributes- RodzajUsługi: int

+ dodajUsluge() : void+ modyfikujUsluge() : void+ usunUsluge() : void

Harmonogram obecności

- Data: date

+ dodajNieobecnosc() : void+ usunNieobecnosc() : void+ wyswietlNieobecnosc() : void

Osoba

- AdresZameldowania: string- AdresZamieszkania: string- Imie: string- ImieMatki: string- ImieOjca: string- MiejsceUrodzenia: string- Narodowosc: string- Nazwisko: string- Obywatelstwo: string- PESEL: string

+ dodajOsobe() : void+ modyfikujOsobe() : void+ usunOsobe() : void+ wyswietlOsobe() : void

Petent

- DataWjazduDoKraju: date- NrPaszportu: string- NrTelefonu: int

«enumeration»Typ dokumentu

Attributes- TerminOdpowiedzi: int- TypDokumentu: string

+ dodajTypDokumentu() : void+ modyfikujTypDokumentu() : void+ usunjTypDokumentu() : void

«interface»IDokument

+ dodajDokument() : void+ modyfikujDokument() : void+ usunDokument() : void+ zatwierdzDokument() : void

«interface»IBip

+ pobierzStatus(int) : void+ zwrocStatus(string) : void

«enumeration»Status Sprawy

Attributes- StatusSprawy: string

+ dodajStatus() : void+ modyfikujStatus() : void+ usunStatus() : void

«interface»IePUAP

+ pobierzXML() : void+ wyslijXML() : void

Instytucja

- AdresInstytucji: string- DataDokumentu: date- DataWpłynięciaDokumentu: date- Departament: string- NazwaInstytucji: string- OsobaWystawiająca: string

+ dodajInstytucje() : void+ modyfikujInstytucje() : void+ usunInstytucje() : void+ wyswietlInstytucje() : void

1

1

1

posiada

1

odnosi się

1..*

zawiera

1

1..*

przynależy

1

1..*

podlega

1

używa

1

0..*+podwładny0..*

+przełożony0..1

+wydział 0..*+departament 0..1

1

0..*

+zastępujący 0..1

+zastępowany 0..*

cmp Diagram Komponentów

«interface»IBip

«interface»IePUAP:pobierzjXML

«interface»IePUAP:wyslijXML

SEOD

«interface»IBip

«interface»IePUAP:pobierzjXML

«interface»IePUAP:wyslijXML

IDokument

Dokumenty

IDokument

IDokument

SprawaPracownik

Rodzaj akcj i

Katalog usług

BIP

ePUAP

Harmonogram

Status Sprawy

Typ Dokumentu

Fax

Dokument papierowy

MODEL SYSTEMU

• Architektura systemu• Środowisko pracy systemu• Projekt interfejsu


deployment Diagram Rozlokowania

DMZ

Internet

LAN UdSC

«device»Serwer 1

«device»Serwer 2

«executionEnvironment»System operacyjny

«executionEnvironment»Serwer aplikacj i

SEOD

«executionEnvironment»System Operacyjny

«executionEnvironment»Motor bazy danych

Baza danych

«device»Serwer 3


«executionEnvironment»Serwer komunikacyjny

Komunikacja

«device»Macierz dyskowa

«device»Przełącznik SAN

«device»Serwer 4


«executionEnvironment»Serwer backup

Backup

«device»Urządzenie

taśmowe do backup

«device»Przełącznik

sieciowy

«device»Urządzenie brzegowe

«interface»Interfejs ePUAP

«interface»Interfejs BIP

«interface»IBip

«interface»IePUAP

Środowisko pracy systemu

War

stw

a ap

likac

jiW

arst

wa

dany

chSy

stem

O

pera

cyjn

y

Microsoft Visual Studio 2010

PLATFORMA .NET FRAMEWORK

Micrsoft Windows server

Microsoft SQL Server 2012

Internet Information Services

ASP.NET

WEB SERVICES

XMLADO.NET

C#

CLR

Personalizowany Element Graficzny Pasek Informacyjny

STOPKA

STRONA GŁÓWNA

MENU NAWIGACJI PO STRONIE

MODEL SYSTEMU

• Projekt bazy danych


IMPLEMENTACJA WYBRANYCH FUNKCJI SYSTEMU


WNIOSKI• Elektroniczny obieg dokumentów wzmacnia sprawność systemu

informacyjnego organizacji i umożliwia uzyskanie oszczędności czasu i środków

• e-PUAP może stanowić standard platformy komunikacyjnej z klientem• Możliwy jest wzrost efektywności obiegu dokumentów w

administracji państwowej• Kierunki dalszych prac powinny koncentrować się na standaryzacji

procesów obiegu dokumentów z wykorzystaniem istniejących zasobów informacyjnych (biblioteka „szablonów” dokumentów powiązana z dziedzinowymi bazami danych, utrzymywanych w systemach administracji państwowej)


Dziękuję

za uwagę


pod kierownictwem dr hab. inż . piotr a zaskórski ego prof. wwsi

Documents