MINISTERSTWO INFRASTRUKTURY I ROZWOJU Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym

Infrastruktura i Środowisko Departament Programów Infrastrukturalnych

Podręcznik wdrażania dla beneficjentów

X. osi priorytetowej - Pomoc Techniczna

w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura

i Środowisko na lata 2014-2020

(ZATWIERDZAM)

Warszawa,

2

SPIS TREŚCI

1. WPROWADZENIE .................................................................................................................. 3

2. WYKAZ SKRÓTÓW I POJĘĆ STOSOWANYCH W DOKUMENCIE ........................... 4

3. CEL I ZAKRES WSPARCIA .................................................................................................. 7

4. KOORDYNACJA POMOCY TECHNICZNEJ W PERSPEKTYWIE 2014-2020 ........... 7

4.1 System teleinformatyczny ................................................................................................ 8

5. PODZIAŁ ŚRODKÓW ............................................................................................................ 8

6. BENEFICJENCI POMOCY TECHNICZNEJ POIiŚ .......................................................... 9

7. TRYB I KRYTERIA WYBORU PROJEKTÓW PT POIiŚ ................................................ 9

7.1 Zasady dotyczące wyboru i zatwierdzenia Planów Działań .......................................... 10

8. SEKTOROWE PLANY DZIALAŃ ...................................................................................... 11

8.1 Zakres informacji zawartych w PD ................................................................................ 13 8.2 Plany Działań na lata 2014-2016 ................................................................................... 13

8.2.1 Plany Działań w sektorze transportu, środowiska i energetyki ................................... 13 8.3 PD PT a PT CEF ............................................................................................................ 14 8.4 Wnioski o płatność ......................................................................................................... 14 8.5 Sprawozdawczość w ramach PD .................................................................................... 15

9. USZCZEGÓŁOWIENIE ZASAD DOT. ZAKUPU PRZENOŚNEGO SPRZĘTU

KOMPUTEROWEGO ............................................................................................................... 15

10. PLANY DZIAŁAŃ PT a ROCZNE PLANY DZIAŁAŃ INFORMACYJNO-

PROMOCYJNYCH .................................................................................................................... 15

11. WAŻNE DOKUMENTY ...................................................................................................... 16

12. ZAŁĄCZNIKI ....................................................................................................................... 17

3

1. WPROWADZENIE

Niniejszy dokument opisuje założenia systemu realizacji Pomocy Technicznej w ramach

Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata 2014–2020. Wskazane w nim

zostały podmioty współuczestniczące w systemie, jak również najważniejsze cechy systemu

i kluczowe procesy zachodzące podczas realizacji pomocy technicznej. Ma on na celu

ułatwienie przygotowania dokumentacji i planowania działań związanych z realizacją

projektów, a także przedstawienie odniesień do dokumentów, w których regulowane są

kwestie w zakresie wdrażania pomocy technicznej POIiŚ 2014-2020.

4

2. WYKAZ SKRÓTÓW I POJĘĆ STOSOWANYCH W DOKUMENCIE

1) Wykaz skrótów:

CEF – Instrument „Łącząc Europę” (ang. Connecting Europe Facility)

FS – Fundusz Spójności,

GDDKiA – Generalna Dyrekcja Dróg Krajowych i Autostrad,

IK PT – Instytucja Koordynująca w zakresie pomocy technicznej,

IW –Instytucja Wdrażająca POIiŚ,

IP - Instytucja Pośrednicząca POIiŚ,

IZ – Instytucja Zarządzająca POIiŚ,

KE – Komisja Europejska,

KM - Komitet Monitorujący,

KPO – krajowe programy operacyjne,

MIiR – Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju,

PD – Plan Działań tj. projekt w ramach pomocy technicznej POIiŚ,

PKP PLK S.A. – PKP Polskie Linie Kolejowe S.A.,

PO – Program Operacyjny,

POIiŚ – Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko 2014-2020,

POPT – Program Operacyjny Pomoc Techniczna 2014-2020,

PT – Pomoc Techniczna,

PT POIiŚ – Pomoc Techniczna w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura

i Środowisko 2014-2020,

SZOOP POIiŚ – Szczegółowy Opis Osi Priorytetowych POIiŚ 2014-2020.

2) Najważniejsze pojęcia:

Beneficjent - podmiot, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy wdrożeniowej.

Decyzja o dofinansowaniu – dokument stanowiący podstawę dofinansowania projektu,

o którym mowa w art. 2 pkt 2 ustawy wdrożeniowej.

Kategoria wydatku – w ramach Planów Działań przewidziano następujące wydatków:

5

o zatrudnienie (tylko umowy o pracę)1,

o podnoszenie kwalifikacji pracowników,

o wsparcie eksperckie i prawne (analizy, ekspertyzy/doradztwo, wynagrodzenie ekspertów

w oparciu o umowy cywilno-prawne),

o ewaluacja,

o kontrola,

o wsparcie procesu realizacji,

o informacja i promocja,

o koszty organizacyjne, techniczne i administracyjne2,

o wsparcie beneficjentów Programu,

o inne.

Kryteria wyboru projektu – kryteria określone w załączniku nr 3 do Szczegółowego Opisu

Osi Priorytetowych POIiŚ 2014-2020, na podstawie których dokonywana jest ocena

projektów. Ocena projektów pomocy technicznej odbywa się na podstawie przyjętych przez

KM POIiŚ, kryteriów formalnych i kryteriów merytorycznych. Tryb i zasady wyboru

projektów PT POIiŚ został wskazany w załączniku nr 6 do SZOOP.

Plan Działań (PD) - projekt finansowany ze środków pomocy technicznej POIiŚ, podlegający

ocenie oraz zatwierdzeniu przez IZ.

W ramach poszczególnych sektorów PD przygotowywane są przez Instytucje Pośredniczące

i obejmują działania planowane do realizacji przez IP i IW w ramach danego sektora

(w przypadku sektora transportu również przez GDDKiA oraz PKP PLK S.A.) w okresie, co

do zasady dwóch lat budżetowych (IZ POIiŚ w uzasadnionych sytuacjach może podjąć

decyzję o zmianie czasu realizacji projektów). Instytucja Zarządzająca przygotowuje,

a następnie realizuje Plan Działań pomocy technicznej dla Instytucji Zarządzającej.

Co do zasady nie przewiduje się możliwości przedłużenia terminu realizacji PD na prośbę

IP/IZ.

Projekt pozakonkursowy – w rozumieniu art. 38 ust. 1 pkt 3 ustawy wdrożeniowej.

Rozporządzenie ogólne – należy przez to rozumieć rozporządzenie Parlamentu

Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne

przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu

Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju

Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz

ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,

1 W ramach PT POIiŚ finansowane są wyłącznie wydatki na zatrudnienie pracowników GDDKiA i PKP PLK S.A. 2 Nie dotyczy IZ POIiŚ, tego rodzaju wydatki IZ POIiŚ finansowane są w ramach POPT 2014-2020.

6

Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu

Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006;

Plan Ewaluacji – dokument przygotowywany zgodnie z Wytycznymi w zakresie ewaluacji

polityki spójności na lata 2014-2020. Plan Ewaluacji przygotowany jest dla każdego

programu operacyjnego na cały okres programowania.

Strategia komunikacji – dokument opisujący założenia oraz cele efektywnej komunikacji na

temat Funduszy Europejskich. Strategia komunikacji POIiŚ na lata 2014-2020 stanowi

podstawę działań informacyjnych i promocyjnych instytucji w systemie realizacji programu.

Umowa o dofinansowanie – umowa o dofinansowanie, o której mowa w art. 2 pkt 26 ustawy

wdrożeniowej. Umowa ta jest zawarta pomiędzy IZ a IP w danym sektorze lub pomiędzy IP

a pozostałymi beneficjentami PT w danym sektorze, na podstawie której realizowany jest

projekt współfinansowany z pomocy technicznej.

Umowa partnerstwa – umowa, o której mowa w art. 2 pkt 27 ustawy wdrożeniowej.

Ustawa wdrożeniowa – ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w

zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz. U. poz.

1146).

Wnioskodawca – podmiot, o którym mowa w art. 2 pkt 28 ustawy wdrożeniowej.

Wniosek o dofinansowanie (WND) – należy przez to rozumieć wniosek złożony przez IP/IZ

dla danego sektora obejmujący zapotrzebowanie na środki pomocy technicznej wszystkich

beneficjentów pomocy technicznej w danym sektorze/IZ we wskazanym okresie.

Wniosek o płatność – należy przez to rozumieć wniosek o płatność, o którym mowa w

Zaleceniach w zakresie wzoru wniosku o płatność beneficjenta PT w ramach Programu

Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata 2014-2020.

Wydatek kwalifikowalny – wydatek lub koszt poniesiony zgodnie z zasadami

obowiązującymi w Wytycznych w zakresie wykorzystania środków pomocy technicznej na lata

2014-2020 oraz Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w zakresie

Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz

Funduszu Spójności w okresie programowania na lata 2014-2020, który kwalifikuje się do

refundacji ze środków pomocy technicznej.

Wydatek niekwalifikowalny – wydatek niekwalifikujący się do refundacji ze środków

przeznaczonych na pomoc techniczną.

7

3. CEL I ZAKRES WSPARCIA

Pomoc techniczna dla Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata

2014 – 2020 realizowana będzie w ramach X. Osi priorytetowej: Pomoc techniczna (działanie

10.1 Pomoc techniczna).

Alokacja ze środków Funduszu Spójności przeznaczona na realizację zadań w ramach

PT POIiŚ to 330 mln euro.

Cele Osi priorytetowej Pomoc techniczna to:

utrzymanie niezbędnych warunków pracy oraz potencjału instytucji realizujących

Program oraz instytucji mających znaczący wpływ na wdrażanie Programu,

gwarantujących skuteczne wykonywanie obowiązków związanych z realizacją Programu;

zapewnienie sprawnego systemu realizacji Programu;

wzmocnienie potencjału beneficjentów i potencjalnych beneficjentów Programu,

ze szczególnym uwzględnieniem Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych Autostrad oraz

PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. oraz instytucji mających znaczący wpływ na potencjał

beneficjentów Programu;

skuteczna i efektywna informacja i promocja Programu.

W ramach X. osi priorytetowej finansowane będą wydatki niezbędne dla prawidłowego

wdrażania POIiŚ, z wyłączeniem kosztów wynagrodzeń instytucji pełniących w ramach POIiŚ

funkcje IZ, IP oraz IW oraz kosztów organizacyjnych, technicznych i administracyjnych IZ.

Szczegółowe informacje na temat podziału zakresu działań możliwych do finansowania przez

poszczególne instytucje w ramach PT POIiŚ 2014-2020 oraz POPT 2014-2020 lub innych

KPO zostały przedstawione w załączniku nr 2 do Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna

2014-2020.

Przykładowe rodzaje wydatków możliwych do sfinansowania w ramach PT POIiŚ 2014-2020

zostały wskazane w SZOOP POIiŚ 2014-2020.

Maksymalny udział środków Unii Europejskiej w wydatkach kwalifikowalnych ponoszonych

w ramach projektu pomocy technicznej POIiŚ wynosi 85%.

4. KOORDYNACJA POMOCY TECHNICZNEJ W PERSPEKTYWIE

2014-2020

Realizacja pomocy technicznej w perspektywie 2014 - 2020 odbywa się pod koordynacją ministra

właściwego ds. rozwoju regionalnego. Funkcję IK PT pełni IZ POPT 2014-2020, co ma się

przyczynić do zapewnienia jednolitych zasad i standardów realizacji projektów.

8

W tym celu m.in.:

o zasady dotyczące kwalifikowalności wydatków w ramach projektów pomocy technicznej

zostały wskazane w Wytycznych w zakresie wykorzystania środków pomocy techniczne na

lata 2014-2020,

o w celu monitorowania realizacji projektów PT opracowano wspólną listę wskaźników

produktu, które zostały wpisane na Wielką Listę Wskaźników Kluczowych 2014-2020

(WLWK) oraz wskaźników rezultatu. WLWK stanowi załącznik do Wytycznych w zakresie

monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020.

Informacja w zakresie wskaźników możliwych do monitorowania w odniesieniu do

projektów PT wraz ze wskazaniem ich sposobu pomiaru znajduje się w Wytycznych

w zakresie wykorzystania środków pomocy technicznej na lata 2014-2020. Natomiast

wskaźniki przewidziane do monitorowania w ramach X. osi priorytetowej zostały

wyszczególnione w POIiŚ 2014-2020.

o dla programów krajowych opracowano np. jednolity wzór wniosków o dofinansowanie,

o stworzono aplikację SL2014-PT do obsługi projektów PT w KPO.

4.1 System teleinformatyczny

W perspektywie 2014-2020 stworzono centralny system teleinformatyczny, o którym mowa

w rozdziale 16 ustawy wdrożeniowej, wspierający realizację programów operacyjnych. Aplikacja

główna centralnego systemu informatycznego to SL2014. Natomiast zgodnie z Wytycznymi w zakresie

warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020 -

SL 2014-PT to aplikacja wspierająca procesy związane z rozliczaniem projektów pomocy technicznej

realizowanych w ramach krajowych programów operacyjnych.

SL2014-PT zapewnia funkcjonowanie wystandaryzowanych formularzy, obsługę i komunikację

w zakresie gromadzenia i przesyłania danych dotyczących: wniosków o dofinansowanie, umów

o dofinansowanie/decyzji o dofinansowanie i wniosków o płatność.

5. PODZIAŁ ŚRODKÓW

W oparciu o zgłoszone przez IP oraz IZ zapotrzebowanie, IZ dokonała indykatywnego podziału

środków PT pomiędzy poszczególne sektory/IZ. Informacja w zakresie przyznanej alokacji została

przekazana do sektorów oraz IZ.

Instytucja Zarządzająca monitoruje wykorzystanie alokacji przyznanej dla poszczególnych sektorów.

Mając na uwadze, że w puli środków została nierozdysponowana kwota, pozostawiono ją w czasowej

dyspozycji IZ.

Zastrzega się, że IZ w uzasadnionych przypadkach tzn. np. po uwzględnieniu zgłoszonego

zapotrzebowania, zadań przewidzianych do realizacji oraz dotychczasowego stopnia wykorzystania

środków pomocy technicznej może dokonać modyfikacji wysokości alokacji przyznanej dla

poszczególnych sektorów/IZ.

Po zakończeniu realizacji danego projektu IP/IZ dokonuje systematycznej aktualizacji podziału

9

alokacji na poszczególne lata. Podział alokacji może zostać również zmodyfikowany przez IP/IZ

w związku z np. aktualizacją Wieloletniego Planu Finansowego Budżetu Państwa.

Równocześnie zgodnie z art. 11. ust. 1. pkt 3) ustawy wdrożeniowej w przypadku nieprawidłowej

realizacji przez instytucję pośredniczącą lub instytucję wdrażającą zadań powierzonych zgodnie

z art. 10. ust. 1 lub 2, nieprzestrzegania przez te instytucje przepisów prawa lub działanie niezgodne

z systemem realizacji programu operacyjnego, a także zaistnienia okoliczności, o których mowa

w art. 144 ust. 1 rozporządzenia ogólnego, instytucja powierzająca zadania lub instytucja zarządzająca

może wstrzymać albo wycofać część albo całość dofinansowania z pomocy technicznej dla instytucji,

która dopuściła się uchybień, nie usunęła ich w terminie lub nie wykonała działań naprawczych.

6. BENEFICJENCI POMOCY TECHNICZNEJ POIiŚ

Schemat: Beneficjenci PT POIiŚ (stan na sierpień 2015 r.)

Wsparcie w ramach X. osi priorytetowej udzielane będzie instytucjom uczestniczącym w systemie realizacji Programu, tj. IZ, IP oraz IW, a także GDDKiA i PKP PLK S.A. – tj. dwóm największym beneficjentom POIiŚ.

7. TRYB I KRYTERIA WYBORU PROJEKTÓW PT POIiŚ

Projekty pomocy technicznej są wybierane w trybie pozakonkursowym, ze względu na fakt,

że wnioskodawcami tych projektów są jednoznacznie określone podmioty realizujące zadania

publiczne, polegające na wypełnianiu obowiązków wynikających z ustawy.

10

Informacje ogólne dotyczące trybów wyboru projektów w perspektywie 2014-2020 zostały

wskazane w Wytycznych w zakresie trybów wyboru projektów na lata 2014-2020.

Natomiast szczegółowe zasady wyboru projektów w ramach POIiŚ, w tym w ramach działania

10.1 określono w Systemie oceny i wyboru projektów w ramach Programu Operacyjnego

Infrastruktura i Środowisko 2014-2020, stanowiącym załącznik nr 6 do SZOOP.

7.1 Zasady dotyczące wyboru i zatwierdzenia Planów Działań

Identyfikacja projektów pomocy technicznej następuje poprzez opracowanie, zgodnie

z Załącznikiem nr 5 do SZOOP, tabeli projektów planowanych do realizacji w kolejnych

latach.

Instytucja Zarządzająca, zgodnie z wymogiem wynikającym z art. 48 ust. 1 ustawy o zasadach

realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej

2014-2020 wzywa IZ i IP do złożenia WND PD w wyznaczonym terminie. W przypadku nie

złożenia WND PD w wyznaczonym przez IZ terminie, IZ wzywa IZ/IP do złożenia WND PD

wyznaczając ostateczny termin. W przypadku bezskutecznego upływu ostatecznego terminu

IZ niezwłocznie wykreśla projekt z wykazu projektów zidentyfikowanych.

Przygotowane przez IP oraz IZ WND PD są oceniane przez IZ zgodnie z kryteriami wyboru

projektów (załącznik nr 3 do SZOOP) w ramach priorytetu X. zatwierdzonymi przez KM

POIiŚ oraz z informacją zawartą w dokumencie System oceny i wyboru projektów w ramach

Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014-2020 (załącznik nr 6 do SZOOP).

W przypadku stwierdzenia przez Instytucję Zarządzającą błędów lub konieczności

uzupełnienia brakujących informacji w przekazanym wniosku o dofinansowanie PD, IZ

zwraca się do IZ/IP z prośbą o dokonanie zmian, uzupełnień lub o przedstawienie

dodatkowych wyjaśnień związanych z przedłożonym WND PD. IZ/IP zobowiązana jest do

dokonania stosownych zmian, uzupełnień lub przesłania dodatkowych wyjaśnień w terminie

wyznaczonym przez IZ.

W przypadku pozytywnej oceny przedłożonych WND PD (z wyjątkiem WND PD

przygotowywanych przez Instytucję Zarządzającą), IZ zatwierdza dany projekt

do dofinansowania i przekazuje informację o tym fakcie do właściwej Instytucji

Pośredniczącej. Informacja taka stanowi podstawę do podpisania umów o dofinansowanie, na

podstawie których będą realizowane Plany Działań poszczególnych sektorów.

PD Instytucji Zarządzającej będzie realizowany w oparciu o decyzję o przyznaniu

dofinansowania wydaną przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego.

11

SCHEMAT: Przygotowania i zatwierdzenia Planów Działań

8. SEKTOROWE PLANY DZIALAŃ

Wydatki w ramach priorytetu PT POIiŚ są realizowane w oparciu o tzw. sektorowe

Plany Działań (PD).

Plan Działań jest realizowany, co do zasady w okresie dwuletnim (z wyłączeniem pierwszego

i ostatniego projektu, które mogą być realizowane w okresach dłuższych lub krótszych,

zgodnie z informacją przekazaną przez IZ).

Planowanie środków w ramach PT POIiŚ jest powiązane z procesem planowania

budżetowego. Opracowując PD należy mieć na uwadze wydatki uprzednio zaplanowane

w Wieloletnim Planie Finansowym Budżetu Państwa oraz limit alokacji przyznanej dla

sektora.

Instytucje powinny tak planować środki, aby zapewnić prawidłową realizację projektów

do końca 2023 roku.

W Planie Działań powinny zostać ujęte wydatki, które beneficjenci planują ponieść

w okresie objętym projektem. Plan Działań powinien obejmować wszystkie planowane

wydatki niezależnie od źródła ich finansowania oraz od tego, czy środki te są dostępne

w chwili opracowywania Planu (dot. środków z rezerwy celowej).

Okres kwalifikowania wydatków w ramach PD rozpoczyna się 1 stycznia roku n i kończy się

w dniu 31 grudnia roku n+1 lub zgodnie z informacją wskazaną przez IZ.

Wydatki poniesione poza okresem kwalifikowania wydatków nie będą uznane

za kwalifikowalne, w ramach danego PD.

12

Należy zaznaczyć, iż sam fakt poniesienia wydatków w okresie ich kwalifikowania nie

oznacza, że wydatki poniesione przed podpisaniem umowy należy uznać, jako

kwalifikowalne. Podobnie ocena, że dany projekt kwalifikuje się do wsparcia

w ramach POIiŚ nie oznacza jeszcze, że wszystkie wydatki poniesione podczas realizacji tego

projektu będą uznane za kwalifikowalne. Bieżąca weryfikacja merytoryczna ww. wydatków

nastąpi podczas weryfikacji wniosków o płatność. Również w trakcie kontroli PD, o których

mowa w Wytycznych w zakresie kontroli dla POIiŚ 2014-2020 wydanych przez ministra

właściwego do spraw rozwoju regionalnego, będzie weryfikowana poprawność merytoryczna

wydatków.

Beneficjenci PT POIiŚ na mocy postanowień umowy o dofinansowanie a IZ POIiŚ na mocy

postanowień decyzji o dofinansowaniu realizują PD w oparciu o procedury znajdujące się

w poszczególnych instrukcjach wykonawczych. GDDKiA oraz PKP PLK S.A., jako

beneficjenci POIiŚ, nie podlegają obowiązkowi sporządzania instrukcji wykonawczych,

niemniej jednak w zakresie, w jakim korzystają ze środków pomocy technicznej POIiŚ,

sporządzają opis procedur realizacji projektów pomocy technicznej i przedstawiają IP łącznie

z zapotrzebowaniem do PD. Opis procedur podlega zatwierdzeniu przez IP.

IZ/IP składa wniosek o dofinansowanie projektu pomocy technicznej w formie

i terminie wyznaczonym przez IZ, zgodnie ze wzorem wynikającym z SL2014-PT,

stanowiącym załącznik nr 1 (wersje w formatach: .pdf i .xlsm) do niniejszego dokumentu.

Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu pomocy technicznej stanowi

załącznik nr 3 do niniejszego dokumentu.

W przypadku beneficjentów będących państwowymi jednostkami budżetowymi środki na

wydatki w ramach PT są zarezerwowane w budżecie tych jednostek. W przypadku

pozostałych beneficjentów PT będą oni otrzymywali środki na realizację projektów od IP

w formie dotacji celowej.

W przypadku PKP PLK S.A. oraz GDDKiA (zgodnie z zapisami POIiŚ 2014-2020) -

szczegółowe zasady wydatkowania środków w związku z wprowadzeniem systemu

pozwalającego na powiązanie dostępności części środków w ramach pomocy technicznej

POIiŚ z postępami w realizacji projektów transportowych (odpowiednio drogowych

i kolejowych) będą uregulowane w umowie o dofinansowanie PD.

Obsługa projektów pomocy technicznej POIiŚ odbywa się przy wsparciu aplikacji

SL2014-PT, stanowiącej część centralnego systemu teleinformatycznego. Aplikacja

ta zapewnia obsługę projektów pomocy technicznej, w szczególności obsługę takich procesów

jak: wnioskowanie o dofinansowanie, podpisywanie umowy o dofinansowanie/decyzji

o dofinansowanie, wnioskowanie o płatność. W przypadku, gdy z powodów technicznych

obsługa powyższych procesów za pośrednictwem aplikacji SL2014-PT nie jest możliwa,

dokumenty składane są w sposób wskazany przez IZ POIiŚ (tj. w formie papierowej).

Instytucja jest zobowiązana do wprowadzenia odpowiednich dokumentów do SL2014-PT

niezwłocznie po przywróceniu działania tego systemu.

13

8.1 Zakres informacji zawartych w PD

Wnioski o dofinansowanie sektorowych PD, składane przez IP zawierają informacje na temat zadań

planowanych do sfinansowania ze środków PT POIiŚ przez instytucje uprawnione do korzystania

z pomocy technicznej w ramach danego sektora w określonym czasie.

W związku z powyższym Instytucja Pośrednicząca, przed przygotowaniem PD dla danego sektora,

zwraca się do właściwych Instytucji Wdrażających (jeśli takie w danym sektorze zostały powołane)

a w sektorze transportu do GDDKIA i PKP PLK S.A. o przekazanie właściwych danych

i dokumentów.

Wniosek o dofinansowanie dot. danego sektora powinien zostać przekazany przez IP/IZ do IZ

w terminie i formie wskazanej przez IZ. Co do zasady wnioski o dofinansowanie składane są przez

aplikację SL2014-PT. Niemniej przewiduje się, że w uzasadnionej sytuacji (tj. np. awaria aplikacji

SL2014-PT) wnioski o dofinansowanie PD wraz z niezbędnymi załącznikami będą składane do IZ

w formie papierowej. Natomiast forma oraz termin, do którego IW a w sektorze transportu GDDKiA i

PKP PLK S.A. są zobowiązane do przesłania ww. informacji do IP, powinna zostać uzgodniona

pomiędzy tymi instytucjami.

Wydatki w PD planowane będą w podziale na określone we wzorze wniosku o dofinansowanie

kategorie wydatków. W ramach danych kategorii wskazywane będą przez instytucje zadania

planowane do zrealizowania w ramach danego PD.

Część informacji we wniosku o dofinansowanie PD będzie przedstawiana zbiorczo dla całego sektora.

Natomiast wybrane dane w podziale na poszczególne instytucje w sektorze będą przedstawiane

w załącznikach.

Załączniki określone przez IZ POIiŚ w załączniku nr 2 do Podręcznika wdrażania stanowią integralną

część wniosku o dofinansowanie.

8.2 Plany Działań na lata 2014-2016

Mając na uwadze opóźnienia w pracach nad dokumentami określającymi system i zasady realizacji

POIiŚ oraz w pracach nad aplikacją do obsługi projektów pomocy technicznej w krajowych

programach operacyjnych w perspektywie 2014-2020 (SL2014-PT), a co z tym związane -

odwlekającym się terminem planowanego wezwania instytucji do składania projektów w ramach PT

POIiŚ, zdecydowano o wydłużeniu okresu realizacji pierwszego PD. Powyższe przyczyni się również

do zminimalizowania obciążeń administracyjnych wynikających z konieczności równoczesnego

zamykania dwóch projektów PT (tj. w ramach POIiŚ 2007-2013 oraz POIiŚ 2014-2020).

W związku z powyższym okres kwalifikowania wydatków w ramach pierwszego projektu rozpoczyna

się 1 stycznia 2014 r., a kończy 31 grudnia 2016 r.

Pierwsze PD są realizowane w oparciu o zasady wynikające z postanowień umów o dofinansowanie

oraz w odniesieniu do projektu IZ – decyzji o dofinansowaniu.

8.2.1 Plany Działań w sektorze transportu, środowiska i energetyki

Mając na uwadze trwające w 2015 r. prace nad aplikacją do obsługi projektów pomocy technicznej

w krajowych programach operacyjnych w perspektywie 2014-2020 (SL2014-PT) konieczne okazało

14

się określenie odmiennych zasad realizacji pierwszych sektorowych projektów PT POIiŚ (dot.

wyłącznie sektorów: transport, środowisko i energetyka).

Wniosek o dofinansowanie wypełniany przez IP w SL2014-PT będzie zawierał informacje

w zakresie całego sektora (bez podziału na poszczególne instytucje). Natomiast dane w podziale na

poszczególne instytucje w sektorze zostaną wskazane w załączniku do wniosku (zgodnie ze wzorem

opracowanym przez IZ).

W odniesieniu do pierwszego projektu PT POIiŚ realizowanego przez sektory: transport, środowisko

i energetyka obowiązywać będą odmienne zasady w zakresie wnioskowania o płatność.

W ramach PD na lata 2014-2016 właściwe dla sektora IW lub GDDKiA i PKP PLK S.A. składają do

IP wnioski o płatność w zakresie poniesionych wydatków. IP dokonuje weryfikacji ww. wniosków i

zatwierdzenia wydatków. Niemniej mając na uwadze początkowe niedostosowanie aplikacji SL 2014-

PT do sektorowych projektów pomocy technicznej POIiŚ wydatki IW lub GDDKiA i PKP PLK S.A.,

uprzednio zweryfikowane przez IP, będą również ujmowane w sektorowym wniosku o płatność

składanym przez IP do IZ.

W przypadku instytucji (tj. niektóre IW/PKP PLK S.A.), którym środki są przekazywane na podstawie

refundacji wydatków rozliczonych we wnioskach o płatność, refundacja środków będzie mogła zostać

dokonana po zatwierdzeniu wydatków przez IP w danym sektorze.

8.3 PD PT a PT CEF

W odniesieniu do instytucji - beneficjentów PT POIiŚ realizujących projekty PT CEF ustalono nw.

podział pomiędzy zadaniami możliwymi do sfinansowania z projektów PT POIiŚ i POPT a PT CEF.

Co do zasady z PT CEF finansowane są wszystkie zadania realizowane przez uprawnione instytucje

(IZ POIiŚ, CUPT oraz PKP PLK S.A.) przewidziane do realizacji we wniosku o dofinansowanie

złożonym i zatwierdzonym przez KE (w tym wydatki na zatrudnienie osób zaangażowanych w 100%

w realizację CEF).

Z projektów POPT, zgodnie z linią demarkacyjną pomiędzy KPO a POPT, współfinansowane są

wydatki na zatrudnienie pracowników IZ POIiŚ oraz CUPT zaangażowanych w realizację CEF, o ile

nie jest możliwe ich finansowanie z PT CEF.

Zaś z projektu PT POIiŚ, zgodnie z linią demarkacyjną pomiędzy KPO a POPT, współfinansowane są

wydatki na zatrudnienie pracowników PKP PLK S.A. i GDDKiA, zaangażowanych w realizację CEF,

oraz wydatki inne niż na zatrudnienie poniesione przez IZ POIiŚ oraz CUPT w związku z realizacją

CEF, o ile nie jest możliwe ich finansowanie z PT CEF.

8.4 Wnioski o płatność

W ramach PD instytucje składają wnioski o płatność, zgodnie z zasadami ustalonymi przez IZ POIiŚ

określonymi w umowie o dofinansowanie Projektu oraz wskazanymi w Zaleceniach w zakresie wzoru

wniosku o płatność beneficjenta PT w ramach programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko

2014-2020 (wg stanu na sierpień 2015 r. - dokument w przygotowaniu).

15

8.5 Sprawozdawczość w ramach PD

Obowiązki IP w zakresie sprawozdawczości w ramach PD zostały określone w umowie

o dofinansowanie.

Ze względu na charakter i zakres projektów realizowanych w ramach działania 10.1 POIiŚ zakłada się,

że do przekazywania dodatkowych sprawozdań w ramach Projektów zobowiązane będą wyłącznie IP

w sektorach, w których ustanowione zostały IW oraz IP w sektorze transportu.

Wzór sprawozdania końcowego oraz informacji rocznej zostanie określony przez IZ oraz

udostępniony na portalu Baza wiedzy o Funduszach Europejskich.

9. USZCZEGÓŁOWIENIE ZASAD DOT. ZAKUPU PRZENOŚNEGO

SPRZĘTU KOMPUTEROWEGO

Możliwy jest zakup komputerów przenośnych wykorzystywanych na potrzeby kontroli,

działań informacyjno-promocyjnych oraz na potrzeby stanowisk kierowniczych.

W tym celu na etapie składania wniosku o dofinansowanie IP POIiŚ powinna wystąpić do IZ

POIiŚ z prośbą o wyrażenie zgody na zakup sprzętu w określonej ilości (w tym wskazanie

numerów stanowisk pracy, dla których sprzęt jest zakupywany).

Wydatki na sprzęt zakupiony ponad ilość zaakceptowaną przez IZ zostaną uznane za

niekwalifikowalne.

Decydując się na zakup przenośnego sprzętu komputerowego beneficjent powinien wziąć pod

uwagę rzeczywiste potrzeby, tak by funkcjonalność sprzętu była adekwatna do potrzeb

pracowników.

Niezbędnym warunkiem uznania za kwalifikowalne wydatków związanych z zakupem sprzętu

jest, aby zakupiony sprzęt był wykorzystywany przez pracowników, którzy wykonują, choć

w części zadania kwalifikowalne w ramach POIiŚ.

W przypadku, gdy cena komputera przenośnego jest zbliżona do ceny komputera

stacjonarnego o podobnych parametrach możliwy jest zakup na potrzeby pracowników

komputerów przenośnych zamiast stacjonarnych. Decyzję w tym zakresie musi podjąć

kierownik komórki organizacyjnej.

10. PLANY DZIAŁAŃ PT a ROCZNE PLANY DZIAŁAŃ

INFORMACYJNO-PROMOCYJNYCH

Roczne plany działań informacyjnych i promocyjnych (RPD) są dokumentami

wykonawczymi Strategii komunikacji POIiŚ na lata 2014-2020.

Sektorowe RPD są przygotowywane przez właściwe instytucje według wzoru określonego

w załączniku nr 1 do Wytycznych w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych

polityki spójności na lata 2014-2020, zgodnie z zaleceniami i w terminie wskazanym przez IZ.

16

Na ich podstawie IZ, zgodnie z ww. wytycznymi, sporządza RPD na dany rok dla POIiŚ

2014-2020.

RPD powinny być przygotowywane i aktualizowane we współpracy z wydziałami

odpowiedzialnymi za PD PT, w celu zapewnienia środków finansowych na realizację zadań

przedstawianych w składanych RPD. Zaleca się również, aby informacje wskazywane w PD

PT dot. informacji i promocji, ze względu na dłuższy okres realizacji projektu, były możliwie

jak najbardziej ogólne.

RPD są dokumentami rocznymi, szczegółowo opisującymi działania w zakresie informacji

i promocji wskazane w PD PT danego sektora.

Mając na uwadze, że jednym z kryteriów merytorycznych oceny projektów PT POIiŚ jest

zgodność z założeniami dot. prowadzenia działań informacyjno-promocyjnych, konieczne jest

zapewnienie spójności informacji przekazywanych w PD PT i RPD. W przypadku jednak

wskaźników monitorowanych w PD PT i RPD, zachowanie pełniej zgodności informacji nie

jest możliwe z uwagi na różny horyzont czasowy tych dwóch dokumentów oraz różnice

w ilości wykazywanych wskaźników (w RPD nie są wykazywane 2 wskaźniki PD PT).

Zasadniczo wartość docelowa wskaźników w PD PT na dane lata powinna być zbliżona do

sumy wartości docelowych wskaźników z odpowiednich RPD.

Natomiast wartość wydatków planowanych w RPD nie może przewyższać wartości wydatków

kwalifikowalnych przewidzianych na realizację działań informacyjno-promocyjnych

w ramach danego PD PT.

Informacje wskazywane w sprawozdaniach dot. działań informacyjno-promocyjnych

zrealizowanych w danym okresie powinny być tożsame z informacjami przekazywanymi IZ

we wnioskach o płatność dot. tego okresu.

11. WAŻNE DOKUMENTY

Szczegółowe zasady w zakresie:

- przepływów finansowych oraz odzyskiwania kwot nieprawidłowo wydatkowanych dla środków

wydatkowanych w ramach PT POIiŚ,

- sprawozdawczości w ramach projektów PT,

- kontroli i nieprawidłowości,

- informacji i promocji

zostały określone w umowie o dofinansowaniu, właściwych dokumentach wydanych przez IZ POIiŚ

lub wytycznych horyzontalnych.

Instrukcja obsługi SL2014-PT została wskazana w Dokumentacji użytkownika końcowego SL2014-PT.

Dokumenty można znaleźć na stronie internetowej Funduszy Europejskich, POIiŚ

(http://www.pois.gov.pl/strony/o-programie/dokumenty/#) lub na portalu Baza wiedzy o Funduszach

Europejskich (https://bazawiedzy.funduszeeuropejskie.gov.pl/).

17

12. ZAŁĄCZNIKI

Załącznik nr 1: Wzór wniosku o dofinansowanie projektu pomocy technicznej (PD)

Załącznik nr 2: Wzory załączników do wniosków o dofinansowanie

Załącznik nr 3: Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu pomocy

technicznej POIiŚ 2014-2020