podsystem obsługi sekretariatu w policealnym studium...
TRANSCRIPT
1
Wydział Elektroniki Politechniki Wrocławskiej
Kierunek: „Informatyka” Specjalno ść: „In Ŝynieria Systemów Informatycznych”
Projekt z przedmiotu „Komputerowe Systemy Zarządzania”
Temat: Podsystem obsługi sekretariatu
w Policealnym Studium Hodowli Koni EQUUS, firmy Edukacja i serwis komputerowy PSCOM
Opracowanie:
dr inŜ. P. Skrobanek
Opieka merytoryczna:
dr inŜ. P. Skrobanek – Edukacja i serwis komputerowy PSCom
UWAGA!: Projekt udost ępniony przez firm ę PSCom wył ącznie dla celów dydaktycznych ☺☺☺☺.
Wrocław kwiecie ń, 2002
Spis tre ści 1. Opis firmy. .................................... ............. 3
1.1 Opis słowny firmy ............................. ........... 3 1.2 Diagram kontekstowy organizacji; schemat organi zacyjny ... 8
1.2.1 Kontekst zewnętrzny firmy ............................................................................................ 8 1.2.2 Struktura organizacyjna .................................................................................................. 9
1.3 Diagram hierarchii funkcji organizacji ........ .......... 11 2. Podsystem PSHK (Policealne Studium Hodowli Koni) ........... 12
2.1. Cel, przedmiot, zakres ....................... .......... 12 2.2. Otoczenie podsystemu -diagram kontekstowy pods ystemu PSHK .................................................. .......... 12 2.2. Opis przebiegu procesu w podsystemie ......... .......... 13 2.3. Realizowane funkcje informacyjne podsystemu PS HK ....... 14 2.4. Źródła i odbiorcy informacji do (z) podsystemu. .... .... 15
3.Struktura funkcjonalna systemu informacyjnego. .. ............ 17 3.1. Skład projektowanego procesu przedstawia DHF: .......... 17 3.2. Przebieg projektowanego procesu. ............. .......... 20 3.2. Definicje funkcji elementarnych. ............. .......... 22
4. Struktura informacyjna podsystemu informacyjnego . .......... 25 4.1. Diagram Obiekt-Zwi ązek ................................. 25 4.2. Definicje obiektów; dziedzin i atrybutów ..... .......... 26
5. Opis powi ązań obiektów i funkcji systemu informacyjnego (macierz powi ązań). ........................................... 30
3
1. Opis firmy.
1.1 Opis słowny firmy
Firma Edukacja i serwis komputerowy PSCom działa na rynku krajowym od
1998 roku. Siedziba firmy znajduje się w Bardzie Śląskim (południe Polski,
przełom Nysy Kłodzkiej, malownicze tereny), ale działalność prowadzona jest
głównie we Wrocławiu, gdzie firma posiada swój oddział.
W początkowym okresie działalności firma zajmowała się jedynie
świadczeniem usług z zakresu prowadzenia szkolenia (z zakresu obsługi
programów komputerowych, księgowości komputerowej, itp.) i stanowi to nadal
znaczącą część podstawowej działalności firmy.
W raz z pojawieniem się większej ilości komputerów na rynku, firma zaczęła
świadczyć usługi z zakresu serwisowania komputerów, a takŜe, w krótkim
okresie czasu, z zakresu montaŜu i sprzedaŜy komputerów. Ten zakres
działalności firmy pozostał do dziś, ale głównie dla stałych klientów firmy lub dla
większych organizacji (zlecenia).
Rosnące zapotrzebowanie na usługi komputerowe związane
z coraz częstszym stosowaniem „komputerów w firmach”, a takŜe szybko
zmieniające się przepisy prawne (konieczność modyfikacji oprogramowania) oraz
moŜliwość elektronicznej wymiany dokumentów, umoŜliwiły firmie Edukacja
i serwis komputerowy PSCom specjalizację w działalności usługowej. To
pozwoliło na poszerzenie zakresu świadczonych usług –m. in. projektowanie
i tworzenie oprogramowania.
W 2001 roku nawiązano współpracę z klubem jeździeckim WYSOKA
i wykorzystując lukę na rynku edukacyjnym (po dwuletnim okresie przygotowań),
firma powołała do istnienia drugie w Polsce Policealne Studium Hodowli Koni
EQUUS -opracowując własny program nauczania (do dziś, dane z przed dwóch
miesięcy, brak programu ministerialnego). W celu sprawnego funkcjonowania
szkoły, firma zamierza uruchomić system komputerowy.
4
Cele strategiczne organizacji (firmy)
CS1 Rozszerzenie zakresu świadczonych usług w „szkolnictwie”
Firma zamierza uruchomić inne szkoły policealne o ciekawych profilach kształcenia. W tym celu naleŜy: ustalić profile (przeprowadzić badanie rynku, równieŜ „pod kątem” Unii Europejskiej) i przeprowadzić rejestrację szkół.
CS2 Podnoszenie jakości świadczonych usług (renoma)
Firma dąŜy obecnie do zdobycia renomy na rynku edukacyjnym poprzez wysoki poziomu świadczenia usług oraz opracowanie i wdroŜenie ciekawych form kształcenia. Renoma, jak pokazała analiza przeprowadzona przez firmę PSCom, ma znaczący wpływ na liczbę słuchaczy, a dobra pozycja na rynku –pozwala wyeliminować konkurencję. Z przeprowadzonej analizy wynika, Ŝe bardzo wiele nowo zarejestrowanych placówek musiało zostać zamkniętych.
CS3 Dotarcie do szerokiego grona „uczniów”
Informacja o nowej szkole policealnej musi dotrzeć do szerokiego grona potencjalnych klientów, to wymaga przeprowadzenia odpowiedniej kampanii reklamowej. Być moŜe, firma uruchomi placówki w innych miejscowościach Polski.
CS4 Minimalizacja kosztów kształcenia
W szkolnictwie istnieje moŜliwość pozyskiwania funduszy z róŜnych źródeł. Głównym, poza czesnym za naukę są tzw. dotacje. W celu minimalizacji kosztów firma zamierza przeprowadzić analizę moŜliwości pozyskania dotacji równieŜ z innych źródeł, np. Unii Europejskiej. Innym aspektem jest dobra organizacja zarządzania, która pozwala na właściwą organizację i koordynację działalności szkół, określanie sytuacji finansowej oraz terminowe dostarczanie dokumentów do odpowiednich urzędów. W tej materii, niewątpliwie pomocny okazałby się systemu komputerowego.
Cele taktyczne organizacji (firmy)
CT1 Skompletowanie dokumentacji dla potrzeb rejestracji nowych szkół
Rejestracja nowych placówek musi być przeprowadzona z odpowiednim wyprzedzeniem zarówno ze względu na pozyskanie dotacji, jak i uzyskanie promesy w Banku –dla uzyskania ewentualnego kredytu.
CT2 Opracowanie dokumentacji ISO
Jedną z moŜliwości potwierdzenia jakości świadczonych usług jest odpowiedni certyfikat, wymaga on opracowania odpowiedniej dokumentacji procesu kształcenia i weryfikacji uzyskanych rezultatów, a takŜe doskonalenia zawodowego wykładowców.
CT3 Zakupienie reklamy
Praktycznie, co roku firma będzie zamawiała reklamę w informatorach szkolnych oraz czasopismach branŜowych (zgodnie z profilem kształcenia w danej szkóle). Sporadycznie –w prasie lokalnej.
(UWAGA: Cele określono w zakresie związanym z projektowanym podsystemem, pozostałe cele pozostają tajemnicą firmy :-)
5
CT4 Przeprowadzenie analizy rynku w celu znalezienia i zatrudnienie wykwalifikowanych wykładowców
W jaki sposób –tajemnica firmy.
CT5 Wynajęcie pomieszczeń
Prowadzenie zajęć w istniejącej szkole, jak i planowanych placówkach wymaga odpowiednich sal. Najtańszym obecnie rozwiązaniem jest ich wynajęcie. Być moŜe w dalszej przyszłości –zakup lub budowa własnego kompleksu.
CT6 Pozyskanie wspólnika/ wspólników
Firma zamierza przekształcić się w spółkę z o. o. oraz trwają rozmowy o formie współpracy z potencjalnym(mi) wspólnikami, bądź alternatywną formą współpracy, np. podpisanie umowy pomiędzy firmami. To pozwoli na zwiększenie moŜliwości finansowych oraz na zmniejszenie ryzyka związanego z przedsięwzięciem. W przyszłości (raczej dalekiej) moŜe spółka akcyjna ?
CT7 Komputerowy system wspomagający zarządzanie
Firma zamierza uruchomić system komputerowy pozwalający m. in. na rejestrację zgłoszeń, udostępnianie informacji z wykorzystaniem internetu, automatyzację procesu wystawiania zaświadczeń, rejestracji pracowników, wspomaganie układania programu nauczania oraz procesu zawierania umów i naliczania płac. Innym zadaniem systemu byłaby archiwizacja i opracowywanie danych o wynikach nauczania, pracach dyplomowych, przewidywanym naborze, itp.
Problemy organizacji (firmy)
P1 Szybkie zakończenie negocjacji ze wspólnikiem/wspólnikami
KaŜde negocjacje wymagają czasu. Bardzo waŜne jest, by juŜ na początku dokonać szczegółowego ustalenia podziału obowiązków, czasu pracy (lub metod jego ustalania z podziałem na wspólników), udziału w zyskach i kosztach, itp.
P2 Uzyskanie „wsparcia” ze strony banku
Poszerzania działalności firmy wiąŜe się z wydatkami finansowymi. Firma będzie się starała uzyskać promesę z banku na częściowe skredytowanie inwestycji. Ponadto, pozwoliłoby to na skierowanie posiadanych środków finansowych np. na opracowanie dokumentacji związanej z CT2.
P3 Zbyt „krótka” doba
Większość prac związana z rozszerzaniem działalności jest obecnie częściowo nadzorowana, częściowo realizowana przez szefa firmy. Problem ten jest powiązany z problemem P1. Rozwiązanie problemu P1, będzie rozwiązaniem tego problemu. Na razie nie jest moŜliwe zatrudnienie kolejnego pracownika.
6
Krytyczne czynniki sukcesu firmy
CSF1 Zwiększenie efektywności pracy
Część obecnie realizowanych zadań moŜe przejąć odpowiedni system informatyczny (szczególnie z zakresu zarządzania, obsługi klienta oraz księgowości), który zostanie ukończony po przejęciu części zadań przez wspólnika.
CSF2 Pozyskanie słuchaczy (odpowiedniej liczby dla danej szkoły)
Dla funkcjonowania szkoły potrzebna jest określona liczba słuchaczy. ZaleŜy ona m. in. od rodzaju szkoły (np. informatyczna wymaga stosunkowo drogich przy zakupie i nic nie wartych po ok. trzech latach komputerów), wysokości czesnego, wysokości dotacji, organizacji procesu kształcenia.
CSF3 Szybkie otwarcie nowych kierunków kształcenia
Kształcenie w wielu szkołach pozwala m. in. na organizowanie zajęć międzyoddziałowych (np. z języka obcego) –minimalizacja kosztów, szybką reklamę „pocztą pantoflową”. Łatwe pozyskanie klienta –większy oferowany asortyment.
CSF4 Szybkie zdobycie renomy (dla kaŜdej ze szkół)
Jak pokazała analiza rynku, tylko placówki świadczące usługi wysokiej jakości co roku posiadają odpowiednią liczbę uczniów. Praktycznie, większość kandydatów do szkoły trafia „z informatorów” lub „od znajomych” –dotyczy szkół funkcjonujących przynajmniej od kilku lat na rynku.
WspółzaleŜność celów, problemów i CSF-ów: tablice krzyŜowe CELE TAKTYCZE - CELE STRATEGICZNE
CS1 CS2 CS3 CS4 CT1 X X CT2 X CT3 X CT4 X CT5 X CT6 X X CT7 X X X
Jak wynika z tabeli, bardzo waŜnym CT w firmie jest CT7 -system komputerowy. Drugim co do waŜności: CT6 –pozyskanie wspólnika(ów).
7
PROBLEMY - CELE TAKTYCZE
CT1 CT2 CT3 CT4 CT5 CT6 CT7 P1 X X X P2 X* X P3 X X X
*przy niektórych typach szkół
Jak moŜemy zauwaŜyć, dwa cele taktyczne mogą być zrealizowane w obecnym
momencie. Jednak, realizacja będzie wówczas obejmować tylko istniejącą placówkę.
NaleŜałoby zatem najpierw lub równolegle realizować CT1 (rejestracja szkół).
Większość celów będzie mogła zostać zrealizowana po zakończeniu rozmów i
podpisaniu umowy ze wspólnikiem /wspólnikami, zatem naleŜy jak najszybciej
zakończyć negocjacje.
8
1.2 Diagram kontekstowy organizacji; schemat organi zacyjny
1.2.1 Kontekst zewn ętrzny firmy
Lini ą przerywan ą zaznaczono sporadyczny przepływ informacji.
Opis wybranych elementów otoczenia:
a) WKU -Wojskowa Komenda Uzupełnień
do: zaświadczenia, Ŝe dana osoba jest słuchaczem studium oraz
informacja o skreśleniu z listy słuchaczy (dotyczy tylko WKU do
których skierowano zaświadczenie),
z: prośba o potwierdzenie, czy dana osoba jest uczniem (obecnie -
praktycznie nie przesyłane)
b) DOSTAWCY -firmy zewnętrzne, z których usług korzysta firma PSCom (firmy
komputerowe, ubezpieczeniowe, reklamowe-głównie prasa, wykładowcy z
zarejestrowaną działalnością gospodarczą, itd.),
c) KLIENCI -głównie firmy, na rzecz których świadczone są usługi oraz
uczniowie policealnej szkoły.
KLIENCI
DOSTAWCY (USŁUG I TOWARÓW)
URZĄD SKARBOWY
ZUS
BANK
URZĄD STATYSTYCZNY
URZĄD MIEJSKI PSCom
umowy, zamówienia, wpłaty (do kasy)
faktury, oferta (ulotki, foldery)
wyciągi bankowe polecenia
przelewu
wezwania zaświadczenia, deklaracje: miesięczne PIT4, PIT5, inne np. PIT11, PIT8b
informacja miesięczna (ilość słuchaczy)
informacje, wezwania, zaświadczenia
informacje o nieprawi-dłowościach, certyfikaty
deklaracje (miesięczne: DRA, RZA,RNA; inne), zaświadczenia
numery regon sprawozdanie roczne S07 (szkoły), inne
umowy, zamówienia, rozliczenia (wypłata z kasy KW), oferta
rachunki, faktury
WKU
zaświadczenia, informacja o skreśleniu z listy słuchaczy
9
Rodzaj, forma i termin składania poszczególnych dokumentów regulują
odpowiednie przepisy prawne oraz rodzaj firmy, ilość zatrudnianych pracowników. I tak,
dla firmy PSCom, np. deklaracje rozliczeniowe ZUS: DRA (podsumowanie składek),
RZA (informacja o składkach tych pracowników, którzy płacą tylko składki na
ubezpieczenie zdrowotne), RNA (składki pracowników zatrudnionych na umowę o
pracę) –do 15 następnego miesiąca; ZUA (zgłoszenie do ubezpieczeń lub zgłoszenie
zmiany) do 7 dni od zatrudnienia pracownika, ZWUA (wyrejestrowanie z ubezpieczeń)
takŜe do 7 dni od daty wystąpienia zdarzenia.
Ze względu na to, iŜ projekt dotyczy podsystemu obsługi sekretariatu,
szczegółowo zostanie omówiony tylko podsystem w rozdziale 2.
1.2.2 Struktura organizacyjna
Strukturę organizacyjną firmy przedstawia poniŜszy diagram.
� SZEF FIRMY -nadzoruje funkcjonowanie firmy, negocjuje warunki współpracy,
ustala cele działań oraz określa strategię rozwoju firmy, akceptuje decyzje kadrowe
dyrekcji policealnej szkoły.
� DZIAŁ KSIĘGOWOŚCI I KADR -zajmuje się prowadzeniem i nadzorowaniem
wszystkich operacji finansowych i księgowych, a takŜe dokumentami związanymi
z zatrudnianiem pracowników. Wyjątek stanowią operacje finansowe dotyczące
działalności dydaktycznej szkoły -prowadzi je "kasa szkoły" funkcjonująca w ramach
sekretariatu. Do księgowości trafiają raporty kasowe oraz listy płac opracowane na
SZEF FIRMY
DYR. POLICEALNEGO STUDIUM HODOWLI KONI
SEKRETARIAT PSHK
NAUCZYCIELE
SEKRETARIAT
DZIAŁ KSIĘGOWOŚCI I KADR
DZIAŁ USŁUG, HANDLU I MARKETINGU
10
podstawie ilości zrealizowanych godzin. Dostarcza analizy finansowe dotyczące
działalności firmy.
� DYR. POLICEALNEGO STUDIUM HODOWLI KONI -zarządza pracą podległej mu
placówki, organizuje zajęcia oraz odpowiada za właściwy dobór kadry
pedagogicznej.
� DZIAŁ USŁUG, HANDLU I MARKETINGU -zajmuje się:
- organizacją obsługi klienta,
- zbieraniem i opracowywaniem danych dotyczących sprzedaŜy (głównie usług),
- analizą zdarzeń zaistniałych na rynku (np. nowe wymogi prawne dotyczące
przesyłania dokumentów do ZUS, podaŜ i popyt na oprogramowania, trendy na
rynku szkolnictwa, sytuacja gospodarcza, moŜliwości rozwoju w związku
z integracją Polski z Unią Europejską, uczestnictwem w przetargach)
-reklamą firmy.
11
1.3 Diagram hierarchii funkcji organizacji
F1 –PROWADŹ KSIĘGOWOŚĆ I KADRY
Zadaniem tej funkcji jest prowadzenie szeroko pojętej księgowości i kadr oraz
administracji, zatem obejmuje ona m. in. rejestrację pracowników, naliczanie płac, rejestrację i wystawianie dokumentów związanych z działalnością firmy dla urzędów administracji publicznej i dla kontrahentów. Praktycznie wszystkie operacje finansowe (nie związane ze szkołą) są realizowane poprzez bank, ale docelowo –prowadzenie „kasy”.
W tym obszarze znajduje się równieŜ zawieranie umów, rozliczanie naleŜności i zobowiązań.
F2 –OBSŁUGUJ KLIENTA
Przyjęcie klienta, identyfikację jego potrzeb ustalenie zamówienia –to główne zadania tej funkcji. Obejmuje ona obszar związany z zamówieniami dotyczącymi świadczenia usług oraz działalności handlowej.
F3 - PROWADŹ SZKOŁĘ PSHK
Prowadzenie szkoły wiąŜe się z obszarem obsługi słuchaczy PSHK EQUUS
(rekrutacji, rejestracji w systemie komputerowym, przydziału do klasy, wystawianiem zaświadczeń itp.)
Kolejny obszar to opracowywanie dokumentów związanych z działalnością szkoły, a szczególnie: arkuszy ocen, planu zajęć, informacji miesięcznej dla urzędu miejskiego, informacji S07 dla ZUS, wykazu przepracowanych godzin przez nauczycieli (dla potrzeb księgowości) oraz prowadzenie Kasy.
ŚWIADCZ USŁUGI SZKOLENIOWE, PROWADŹ: DOKUMENTACJĘ SZKOŁY I KSIĘGOWOŚĆ, SPRZEDAWAJ
F
PROWADŹ KSIĘGOWOŚĆ, KADRY I ADMINISTRACJĘ
F1
OSŁUGUJ KLIENTA
F2
PROWADŹ SZKOŁĘ PSHK
F3
12
2. Podsystem PSHK (Policealne Studium Hodowli Koni)
2.1. Cel, przedmiot, zakres
Podsystem PSHK (patrz funkcja F0.3, rozdz. 1.3) będzie obsługiwał szkołę -Policealne Studium Hodowli Koni. System będzie systemem otwartym. Ponadto, powinien on być na tyle "elastyczny" aby, po wprowadzeniu określonych parametrów umoŜliwiał obsługę dowolnej innej szkoły policealnej.
PoniewaŜ przyjęto załoŜenie, iŜ system ma obsługiwać całą działalność szkoły, zatem będzie równieŜ obsługiwał zawieranie umów oraz generowanie listy płac dla pracowników szkoły.
Na diagramie opisującym kontekst zewnętrzny podsystemu (patrz niŜej) zostanie to jednak zaznaczone jako informacja przesyłana do podsystemu księgowości. W praktyce -w projektowanym podsystemie zostanie zaimplementowana opcja wydruku odpowiednich dokumentów lub exportu danych do pliku, a w podsystemie księgowym -importu z podsystemu obsługi szkoły. Analogicznie zostanie rozwiązana moŜliwość rejestracji WB (wyciągów bankowych) lub importu danych dotyczących konta szkoły.
2.2. Otoczenie podsystemu -diagram kontekstowy podsystemu PSHK
SŁUCHACZE
URZĄD STATYS-TYCZNY
URZĄD MIEJSKI
zapotrzebowanie na usługę (rodzaj -patrz strzałka obok)
umowy, KP, korespondencja (np. ulotki, foldery), plan zajęć, zaświadczenia: -został przyjęty, -jest słuchaczem, -WKU
informacja miesięczna (ilość słuchaczy)
sprawozdanie roczne S07 Podsystem
PSHK
Podsystem księgowy
raport kasowy (wpłaty, wypłaty), lista płac (wykładowcy) lub faktury /rachunki (wykładowcy jako firma zewnętrzna), dane do dokumentów dla ZUS i US
Informacja o płatnościach na podstawie WB
W celu zapewnienia pełnej funkcjonalności podsystemu PSHK jako niezaleŜnego systemu (np. w celu sprzedaŜy): -wszystkie informacje przekazywane do podsystemu księgowości moŜna równieŜ uzyskać w formie wydruków, -WB moŜna wprowadzać bezpośrednio do podsystemu PSHK
DYREKTOR lub osoba upowaŜniona
wprowadzenie terminów zajęć, wprowadzenie planu lekcji, modyfikacje planu, wprowadzanie ocen , data ukończenia szkoły lub przyczyna i data skreślenia z listy słuchaczy, wprowadzanie danych wykładowców
zestawienia (płatności słuchaczy, ilości zrealizowanych godzin, stanu finansowego placówki -jeśli jest upowaŜniony), wydruk arkuszy ocen (do wypełnienia), wydruk świadectw
oceny będą wprowadzane w celu wydruku świadectw ukończenia szkoły, obecne przepisy wymagają prowadzenia dziennika w formie "papierowej"
NAUCZYCILE
umowy
13
2.2. Opis przebiegu procesu w podsystemie
W wyniku przeprowadzonego rozpoznania, ustalono, Ŝe w przebiegu procesów elementarnych uczestniczą obiekty:
� KLIENT
Osoba, która przychodzi do sekretariatu w celu uzyskania konkretnej usługi. W praktyce wyróŜniamy dwa typy klientów: uczeń i "przyszły uczeń", czyli osoba, która przyszła w celu uzyskania informacji o szkole i ze względu na informacje które uzyska i profesjonalną obsługę "na pewno" zechce zostać uczniem. W wyniku ustaleń z pracownikami firmy, postanowiono nie uszczegóławiać obiektu klient (nie będą wyróŜnione dwa osobne procesy obsługi).
� PRACOWNIK Osoba przyjmująca klientów lub pozostająca w interakcji z projektowanym systemem (np. dyrektor, księgowy, pracownik sekretariatu, kasjer). Zadaniem pracownika jest obsługa klientów oraz inne zadania (np. zaznaczanie informacji o skreśleniu z listy słuchaczy bądź ukończeniu szkoły, wprowadzanie planu lekcji, a takŜe zatwierdzanie procesów związanych z generowaniem dokumentów dla urzedów).
� URZĄD Zewnętrzny organ administracji, dla którego będą generowane dokumenty
przewidziane przepisami odpowiednich ustaw i rozporządzeń. W praktyce, wszystkie procesy dla urzędów są wyzwalane poprzez zegar systemowy i będą wymagały jedynie akceptacji pracownika.
W związku z tym, iŜ w wersji demonstracyjnej rozwinę procedurę obsługi klienta, przedstawię opis zdarzeń kluczowych i wynikowych dla procesu obsługi klienta.
OBIEKT (AKTOR) PROCES i ZDARZENIA KLIENT WYSTAWIANIA ZAŚWIADCZENIA
Inicjujące: przybycie klienta Wynikowe: przekazanie wydrukowanego zaświadczenia
ZAPISANIE DO SZKOŁY
Inicjujące: przybycie klienta Wynikowe: podpisanie umowy, wydanie KP (potwierdzenie przyjęcia wpłaty "wpisowego") ZMIANA DANYCH OSOBOWYCH
Inicjujące: przybycie klienta Wynikowe: zakończenie (po zmodyfikowaniu danych) UDOSTĘPNIENIE INFORMACJI O SZKOLE
Inicjujące: przybycie klienta Wynikowe: przekazanie wydrukowanych informacji
14
2.3. Realizowane funkcje informacyjne podsystemu PS HK
Diagram hierarchii funkcji podsystemu PSHK:
F2.1 -obsługa klienta polega głównie na dostarczaniu informacji dotyczących szkoły, wystawianiu zaświadczeń trzech typów: "jest słuchacze" -dla uczniów, "został przyjęty" -dla osób które zapisały się do szkoły, ale jeszcze nie rozpoczął się rok szkolny, "do WKU" -według odpowiedniego wzoru dla wojskowej komendy uzupełnień.
F2.2 -rejestracja wpłat (KP) i wypłat (KW) gotówkowych, a takŜe rejestracja
płatności związanych z czesnym. F2.3 -jak ustalono z firmą, funkcja pozwala na wprowadzanie terminów konsultacji
(dla szkoły zaocznej) oraz układanie planu zajęć dla poszczególnych dni zajęć; układanie plany zawiera równieŜ funkcję przypisania danej lekcji określonemu wykładowcy (to stanowi podstawę do naliczania płac). Ze względu na nieduŜą liczbę godzin, ustalono, Ŝe funkcja nie obejmuje automatycznego układania planu, a jedynie jego wprowadzenie i modyfikację przez dyrektora.
F2.4 -obejmuje funkcje związane z zawieraniem umów z wykładowcami,
generowaniem danych dla urzędów oraz funkcje dostępne dla dyrektora (patrz. punkt 2.2, str. 11).
Z uwagi na to, iŜ pewne informacje są generowane okresowo np. co miesiąc wydruki informacji miesięcznej, deklaracji związanych z ubezpieczeniem zdrowotnym (formularze RZA) oraz deklaracja podatkowej PIT 4, raz w roku -deklaracja S07, wyzwalanie pewnych procesów w systemie będzie miało miejsce na podstawie analizy daty oraz archiwaliów.
F2 Prowadź szkołę PSHK (Podsystem PSHK)
F2.1 Obsługuj klienta
F2.3 Układaj plan
F2.2 Obsługuj kasę szkoły
F2.4 Obsługuj sekretariat dyrektora
15
2.4. Źródła i odbiorcy informacji do (z) podsystemu.
Ze względu na to, iŜ uszczegółowiona zostanie tylko funkcja obsługi klienta, przedstawione poniŜej otoczenie obejmuje właśnie tą funkcję.
Ogólny diagram przepływu danych dla projektowanej funkcji:
Uszczegółowienie:
P
Obsługuj klienta
Klient
D KP
D KLIENCI-DANE OSOBOWE
D INDEKS LEGITYMACJA
D SŁUCHACZ D ZAŚWIAD-CZENIE
P
Drukuj materiały informacyjne
P
Przyjmij klienta
P
Ustal rodzaj usługi
P
Wypisz umowę
P
Wypisz zaświadczenie
P
Zarządzaj kartoteką klienci
D KP
D KLIENT DANE
D INDEKS LEGITYMACJA
D SŁUCHACZ
D ZAŚWIAD-CZENIE
Klient
D SZABLONY
wzory wydruków
zapytania, usługi
umowa, KP (wpisowe)
dopisz, usuń, modyfikuj
dane osobowe
informacje
zaświad-czenie
dopisz klienta
dane klienta
legitymacja i indeks
dane-umowa
dane zaświadczenia
nowa legitymacja
dane KP
D SZABLONY
17
3.Struktura funkcjonalna systemu informacyjnego.
3.1. Skład projektowanego procesu przedstawia DHF:
F2 Prowadź szkołę PSHK (Podsystem PSHK)
F2.1 Obsługuj klienta (słuchacze)
F2.1.1 Przyjmij klienta
F2.1.2 Ustal rodzaj usługi (identyfikuj potrzeby)
F2.1.3 Wypisz umowę
F2.1.3.1 Ustal, czy dane klienta są w kartotece
F2.1.3.6 Wprowadź dane do kartoteki umów
F2.1.3.8 Dopisz pozycję do kartoteki LEGITYMACJE
F2.1.3.9 Dopisz pozycję do kartoteki INDEKSY
F2.1.3.4 Nadaj umowie numer
F2.1.4 Wypisz zaświadczenie
F2.1.4.1 Ustal rodzaj zaświadczenia
F2.1.4.2 Wypisz zaświadczenie "WKU"
F2.1.4.2.1 Nadaj identyfikator
F2.1.4.2.2 Wypisz zaświadczenie
F2.1.4.2.3 Zapisz zaświadczenie w kartotece
F2.1.3.2 Dopisz klienta do kartoteki
1 2
F2.1.3.5 Wypisz umowę
F2.1.3.7 Wystawiaj KP (patrz. F2.2.3.2)
F2.1.3.3 Uzupełnij dane klienta o informację o dostarczonych dokumentach
3
18
F2.1.4.3 Wypisz zaświadczenie "PRZYJĘTY"
F2.1.4.3.1 Nadaj identyfikator
F2.1.4.3.2 Wypisz zaświadczenie
F2.1.4.3.3 Zapisz zaświadczenie w kartotece
F2.1.4.4 Wypisz zaświadczenie "JEST SŁUCHACZEM"
F2.1.4.4.1 Nadaj identyfikator
F2.1.4.4.2 Wypisz zaświadczenie
F2.1.4.4.3 Zapisz zaświadczenie w kartotece
F2.1.5 Zarządzaj kartoteką KLIENCI
F2.1.5.1 Ustal rodzaj aktualizacji
F2.1.5.3 Ustal, czy zaktualizowano dane "księgowe"
F2.1.5.2 Aktualizuj dane
F2.1.5.4 Blokuj dokumenty ze "starymi" danymi
F2.1.5.5 Dopisuj pozycję do kartoteki LEGITYMACJE
F2.1.5.6 Usuń klienta
F2.1.5.6.1 Analizuj moŜliwość usunięcia
F2.1.5.6.2 Usuń klienta z kartoteki
F2.1.5.6.3 Podaj przyczynę braku moŜliwości usunięcia
1
1 2
2
3
F2.1.5.7.1 Nadaj identyfikator
F2.1.5.7.2 Zbieraj dane personalne
F2.1.5.7.3 Wprowadź dane do kartoteki klientów
F2.1.5.7 Dopisz klienta do kartoteki KLIENCI
19
PowyŜszy diagram opisuje hierarchię funkcji: obsługuj klienta oraz obsługuj kasę
podsystemu PSHK. Funkcje zaznaczone linią przerywaną, to funkcje występujące równieŜ w innym miejscu
hierarchii. Prawie wszystkie operacje kasowe obejmują wpłaty słuchaczy (głównie czesne lub
ubezpieczenie -początek semestru) lub wypłaty świadczeń na rzecz wykładowców (wypłaty, ośrodki na ZUS, podatek dochodowy). Sporadycznie -inne operacje kasowe, np. wpłata pieniędzy z banku, zakup artykułów biurowych.
F2.2 Obsługuj kasę
F2.2.2 Ustalaj rodzaj operacji (KP, KW)
F2.2.3 Wystawiaj KP
F2.2.3.1 Nadaj numer
F2.2.3.2 Wypisz KP
F2.2.3.4 Dopisz KP do kartoteki
F2.2.3.3 Analizuj KP *)
F2.2.3.5 Zapisz dane w kartotece płatności słuchaczy
F2.2.4 Wystawiaj KW
F2.2.4.1 Nadaj numer
F2.2.4.2 Wypisz KW
F2.2.4.3 Dopisz KW do kartoteki
F2.1.6 Drukuj materiały informacyjne
F2.1.6.1 Ustal rodzaj i ilość materiałów informacyjnych
F2.1.6.2 Drukuj materiały
1 2
F2.2.1 Przyjmij klienta
*) KP dotyczące wpłat słuchaczy zawierają dodatkowe pola informacyjne. Jeśli zostaną wypełnione -zostaje zaktualizowana informacja o płatnościach słuchaczy.
20
3.2. Przebieg projektowanego procesu.
Przebieg procesu zapisu klienta do szkoły oraz wydruku informacji:
dokument KP i kopia
koniec zadania
przybył klient F2.1.1 Przyjmij klienta
materiały informacyjne
F2.1.5.7.1 Nadaj identyfikator
F2.15.7.2 Zbieraj dane personalne
F2.1.5.7.3 Wprowadź dane do kartoteki klientów
F2.1.5.1 Ustal rodzaj aktualizacji
F2.1.4.1 Ustal rodzaj zaświadczenia
F2.1.3.4 Nadaj umowie numer
......... ..... .....
F2.1.5.1 Ustal rodzaj i ilość materiałów informacyjnych
F2.1.5.2 Drukuj materiały
F2.1.3.1 Ustal, czy dane klienta są w kartotece
F2.1.3.5 Wypisz umowę
F2.1.3.6 Wprowadź dane do kartoteki umów
F2.1.3.9 Dopisz pozycję do kartoteki INDEKSY
F2.1.3.3 Uzupełnij dane klienta o informację o dostarczonych dokumentach
dwa egzemplarze umowy
F2.1.3.7 Wystawiaj KP (patrz. F2.2.3.2)
F2.1.3.8 Dopisz pozycję do kartoteki LEGITYMACJE
koniec zadania
F2.1.2 Ustal rodzaj usługi (identyfikuj potrzeby)
21
PowyŜszy diagram ilustruje przebieg procesu obsługi klienta PSHK. Linią przerywaną
(ze względu na to, Ŝe jest to funkcja realizująca zadanie w ramach obsługi kasy -nie została
zatem tu szczegółowo zaprezentowana) zaznaczono funkcję wypisywania dokumentu KP
dotyczącego wpłaty tzw. wpisowego1.
1 Ze względu na brak czasu nie zademonstrowałem pełnego diagramu (będzie za ok. tydzień) Pojawi się równieŜ krótki komentarz.
22
3.2. Definicje funkcji elementarnych.
Definicja funkcji elementarnej ( DFE) Numer:
Nazwa:
F2.1.1
Przyjmij klienta
Nadrzędna: Numer: Nazwa:
F2.1
Obsługuj klienta (słuchacze)
Częstotliwo ść wykonania:
2/1h Pilno ść wykonania:
DuŜa
Wyzwalana przez:
Przybycie klienta Wyzwala:
F.2.1.2 Ustal rodzaj usługi (identyfikuj potrzeby)
Opis słowny funkcji:
Klient, który pojawi się w firmie zostaje przyjęty przez personel sekretariatu (w przyszłości -inteligentnego agenta w naszym systemie).
UŜycie obiektów przez funkcj ę: Nazwa obiektu/atrybutu Akcja
1.
Uwagi:
23
Definicja funkcji elementarnej ( DFE) Numer:
Nazwa:
F2.1.2
Ustal rodzaj usługi
Nadrzędna: Numer: Nazwa:
F2.1
Obsługuj klienta (słuchacze)
Częstotliwo ść wykonania:
1/1h Pilno ść wykonania:
DuŜa
Wyzwalana przez:
F2.1.1 Przyjmij klienta Wyzwala:
F2.1.3 Wypisz umowę
lub F2.1.4 Wypisz zaświadczenie
lub F2.1.5 Aktualizuj kartotekę klienci
lub F2.1.6 Drukuj materiały informacyjne
Opis słowny funkcji:
Ustalamy rodzaj usługi, którą w miłej atmosferze i w profesjonalny sposób będziemy świadczyć. Mamy w praktyce następujące moŜliwości:
1) zapisać klienta do szkoły (sporządzić stosowną umowę, pobrać wymagane dokumenty oraz przyjąć wpłatę wpisanego),
2) wypisać zaświadczenie, Ŝe szanowny klient: - został przyjęty (jeśli jest zapisany na I semestr nauki, a nie rozpoczął się jeszcze nowy rok szkolny = nie minął 1 września), - jest słuchaczem naszej szkoły, - dla WKU ( o pobieraniu nauki).
3) zaktualizować dane klienta (kaŜdy ma prawo do wglądu i aktualizacji swoich danych),
4) wydrukować, dobrany do potrzeb klienta, zestaw materiałów reklamowych (oczywiście moŜemy skorzystać z posiadanych ulotek z agencji reklamowej, te jednak nie zawierają np. wzoru umowy).
Rodzaj usługi ustalamy w "interakcji" z klientem. Ustalamy, m.in. jaki rodzaj usługi będzie realizowany, jeśli wyniknie to "spontanicznie" -skąd klient dowiedział się o naszej firmie.
UŜycie obiektów przez funkcj ę: Nazwa obiektu/atrybutu Akcja
1.
Uwagi:
24
Definicja funkcji elementarnej ( DFE) Numer:
Nazwa:
F2.1.3.1
Ustal, czy dane klienta są w kartotece
Nadrzędna: Numer: Nazwa:
F2.1.3
Wypisz umowę
Częstotliwo ść wykonania:
1/1h Pilno ść wykonania:
DuŜa
Wyzwalana przez:
F2.1.1 Przyjmij klienta Wyzwala:
F2.1.5.7.1 Nadaj identyfikator
lub F2.1.3.3 Uzupełnij dane klienta o informację o dostarczonych dokumentach
Opis słowny funkcji:
Jeśli klient zdecyduje się zostać słuchaczem, to musi podpisać umowę. Przed
podpisaniem naleŜy dopisać jego dane lub pobrać je (jeśli w kartotece juŜ figuruje -mógł zostać wpisany w procesie obsługi korespondencji lub jedna osoba moŜe być zapisana w kilku prowadzonych przez nas szkołach).
Właśnie ustalenie identyfikatora klienta lub uruchomienie procesu dopisania -to zadanie omawianej funkcji.
UŜycie obiektów przez funkcj ę:
Nazwa obiektu/atrybutu Akcja
1. KLIENT DANE -identyfikator Szukaj
2. KLIENT DANE -nazwisko Przeglądaj, szukaj
3. KLIENT DANE -imię1 Przeglądaj
Uwagi:
Jeśli nie mamy pewności, czy klient jest w kartotece, to moŜemy odnaleźć identyfikator
poprzez nazwisko i imię. Przeglądaj -moŜliwość przeglądania listy nazwisk i imion i wybrania określonej pozycji.
25
4. Struktura informacyjna podsystemu informacyjnego .
4.1. Diagram Obiekt-Zwi ązek
UWAGI:
Mimo iŜ nie róŜni się praktycznie opis obiektu INDEKS od LEGITYMACJA, utworzono dwa obiekty z tego względu iŜ: numer indeksy i legitymacji jest zazwyczaj jednakowy (moŜna zatem wprowadzić dwa pola (np. data wydania indeksu i data wydania legitymacji). Takie rozwiązanie nie pozwala jednak na wystawienie dokumenty w przypadku zagubienia lub zniszczenia oryginału. O ile w drugim przypadku moŜna nadać ewentualnie ten sam numer, o tyle w przypadku kradzieŜy powinien być inny.
Zaświadczenie, Ŝe dana osoba jest słuchaczem moŜna wystawiać (zgodnie z obowiązującymi przepisami dopiero po rozpoczęciu roku szkolnego). PoniewaŜ ZUS wymaga czasem takiej informacji wcześniej, szkoły wystawiają zaświadczenie, Ŝe dana osoba została przyjęta.
26
4.2. Definicje obiektów
Definicja obiektu (D O1) Nazwa: SŁUCHACZ Typ nadrzędny: -
Synonimy: Wstępna liczność: 15
Liczność przeciętna: 15
Liczność Maksymal.:
90
Stopa wzrostu (przewidywana -wrzesień) : 100 % rocznie
Stopa wzrostu (następne lata): 10 %rocznie Opis słowny obiektu: Słuchacz, to osoba, która podpisała umowę dotyczącą kształcenia w Policealnym Studium Hodowli Koni EQUUS. Osoba taka musi posiadać świadectwo ukończenia szkoły średniej i zaświadczenie od lekarza o braku przeciwwskazań do wykonywania zawodu.
RozwaŜano moŜliwość tzw. wolnych słuchaczy (osób, które np. jeszcze nie ukończyły szkoły średniej), ale w praktyce, co pokazała przeprowadzona analiza, nie ma takich przypadków. Poza tym, osoby takie nie mogłyby otrzymać tytułu technika hodowcy koni, nie mogłyby otrzymać legitymacji, itp. Atrybuty
Skrót /Nazwa atrybutu
Opt Dzie-dzina
Format Max roz-miar
Uwagi Patrz pełną
definicję
Identy-
fikator 1. #NR_I numer umowy
tekst Typowo: cyfry + "/" +rok (dwie cyfry), np. 1/02 dopuszczalny inny
11 Jest to nr umowy, w praktyce szkoły jest toŜsamy z początkiem numeru indeksy i legitymacji. Ze względu na dopuszczalny inny numer, przy wprowadzaniu numeru niezgodnego z maską system powinien zaŜądać potwierdzenia przed nadaniem takiego numeru.
+
2. ID identyfikator osoby
tekst 10
3. ID_klasy identyfikator klasy
tekst 10
4. data_zapis data rrrr-mm-dd 10 data zawarcia umowy
5. data_ukon data rrrr-mm-dd 10
6. dat_obron data rrrr-mm-dd 10
7. skres_data data rrrr-mm-dd 10
8. skres_uwagi tekst 50 Przyczyna skreślenia
9. arkusz_ocen tak /nie 1 obecnie nie jest uŜywane (opcja przyszłościowa)
10. temat_pracy tekst 50
11. promotor tekst 11 Identyfikator wykładowcy
27
Definicja obiektu ( DO2) Związki obiektu SŁUCHACZ KaŜde wystąpienie tego obiektu: musi
moŜe
nazwa uczestnictwa
Jeden
Wiele
Nazwa obiektu Kasuj kaska-dowo
Łuki alternaty
wne
Unikalny identyfikator
musi dotyczy Jeden KLIENT-DANE NR_U
moŜe otrzymuje Wiele ZAŚWIADCZNIE -PRZYJĘTY LUB JEST SŁUCHACZEM
NR_zas
moŜe otrzymuje Wiele ZAŚWIADCZENIE WKU
NR_zas
moŜe otrzymuje Wiele KP NR_KP
musi otrzymuje wiele INDEKS NR_dok
moŜe otrzymuje wiele LEGITYMACJA NR_dok
Uwagi: Indeks i legitymację najczęściej słuchacz otrzymuje jedną, ale zdarza się, Ŝe np. dokument zginie, zostanie zniszczony, zmienią się dane osobowe, wówczas wystawiany jest kolejny dokument. Zdecydowano się wydzielić dwa dokumenty indeksy i legitymacje (choć praktycznie informacja przechowywana w rejestrze niczym się nie róŜni) ze względu na to, iŜ w praktyce kaŜda szkoła prowadzi dwa osobne rejestry tych dokumentów.
Zachowanie: Liczba okresów
Nazwa okresu Powód
Archiwuj po Wydanie dyplomu
(data_dypl is not null)
Usuń po
28
Reguły integralności:
Warunek Reguła
data_ukon (data_ukon ≥data_zapis) and (skres_data is null)
data_obron (data_obron ≥ data_ukon) and (data_ukon is not null)
skres_data (skres_data ≥ data_zapis) and (data_ukon is null)
data_dypl (data_dypl ≥ data_obron) and (data_obron is not null)
29
Definicja atrybutu ( DA) Nazwa: Numer umowy (NR_I) Obiekt: SŁUCHACZ
Dziedzina: TEKST
Opis słowny atrybutu: Numer umowy -kolejny numer umowy w danym roku, łamany przez dwie ostatnie cyfry roku. Zatem, dziesiąta umowa zawarta w roku 2003 będzie miała numer 10/03. Dopuszcza się równieŜ inną numerację, np. jeśli taką umowę zawarłby wolny słuchacz, będzie nosiła numer w10/03 (tak przyjęto w zasadach numeracji dokumentów w Policealnym Studium Hodowli Koni. Mandatoryjność (obowiązkowy, opcjonalny): obowiązkowy Własności wartości
Typ Maks. Długość Średnia długość
Jednostka miary
TEKST 11 5 -
Reguła walidacji: bez potwierdzenia: cyfry/rr gdzie rr -dwie ostatnie cyfry roku, z potwierdzeniem: inne Normalna wartość domyślna (gdy obowiązkowy): Kolejny numer umowy w danym roku. Wartość nijaka (gdy opcjonalny): Algorytm obliczenia wartości:
K1: Wybierz wszystkie numery, które mają dwie ostatnie cyfry zgodne z dwoma ostatnimi cyframi roku bieŜącego.
K2: Spośród wybranych numerów pozostaw tylko te, które zawierają cyfry i "/". K3: Znajdź ostatni w porządku alfabetycznym. K4: Zwiększ liczbę przed "/" o jeden. lub ostatnio nadany numer przechowujemy jako parametr i przy wypisywaniu kolejnej umowy zwiększamy go o jeden Lista wartości:
Wartość Synonim Skrót nazwy Znaczenie 1.
30
5. Opis powi ązań obiektów i funkcji systemu informacyjnego (macierz powi ązań).
Pokazać zestawienie krzyŜowe „funkcja – obiekt/związek” wg poniŜszego wzoru2. Następnie przeprowadzić analizę „przepełnień” i „pustostanów” w macierzy (tzn. uzasadnić Ŝe jest duŜo, lub brak, akcji wykonywanych na danych obiektach przy realizacji danych funkcji.
Obiekt(Zw) 1 Obiekt(Zw) m
Funkcja 1
....
Funkcja n
2 w komórce powinna być wpisana „akcja” (lub akcje) elementarna wykonywana na danym obiekcie w związku z realizacją danej funkcji.