politica de credito y cobranza ebook
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8/18/2019 Politica de Credito y Cobranza eBook
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Política de Crédito y CobranzaGuía práctica……………………………………………………………………
Genere resultados a través de la consistencia
SALVADOR BAÑUELOS RIZO
A F S
I N T E R N A T I O N A L
MisiónObjetivo
ResponsabilidadEvaluación de crédito
Términos de créditoCobranzaEjemplo de una política de crédito
Hoja de trabajoFormatos
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Política de Crédito y Cobranza
Guía práctica
__________
Salvador Bañuelos Rizo
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8/18/2019 Politica de Credito y Cobranza eBook
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Política de Crédito y Cobranza - Guía práctica
Copyright © 2014 Salvador Bañuelos Rizo
ISBN: 9781483533629
www.afs-int.com
www.fletesycobranza.com
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Tel .USA: 619-819-8457
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Printed in the United States of America
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Sobre el Autor
Sobre AFS International
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Índice
Capítulo 1
¿Qué es una política de crédito y cobranza? 6________
Los Beneficios 6...........................................................................
Capítulo 2
Las 6 partes de una política de crédito y cobranza 8__
Misión 8........................................................................................
Objetivos 9...................................................................................
Responsabilidades y Límites 9......................................................
Evaluación de crédito 10.............................................................
Aplicación de crédito 11...................................................................
Cuándo será re-evaluado 13............................................................
Términos de crédito 13.................................................................
Cobranza 14.................................................................................
Capítulo 3
Ejemplo de una política de crédito y cobranza 16_____
Capítulo 4
Hoja de trabajo 20_________________________________
Capítulo 5
Formatos 23_______________________________________
Aplicación de crédito 23.....................................................................................
Carta - Solicitud de aplicación de crédito - Cuenta mayor 24..............................
Carta de Bienvenida - Crédito autorizado 25.......................................................
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Carta de Bienvenida - Crédito Menor al Solicitado 26.........................................
Otras publicaciones de interés 27___________________
Cobranza Eficiente en el Transporte de Carga 27................................................
Credit & Collections in the Freight Industry Handbook
27...................................
Listado de verificación de cuentas por cobrar vencidas 28.................................
Indicadores Claves de Cobranza 28....................................................................
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Capítulo 1
¿Qué es una política de crédito ycobranza?
La política de crédito y cobranza es un curso de acción desarrollado para situaciones recurrentes y
designado con el fin de controlar y minimizar el riesgo que asume al extender crédito a sus clientes.
Recuerde que sus cuentas por cobrar son un activo circulante de su empresa y que sin importar el
giro de la misma, la venta se cierra cuando la venta se cobra. El alcanzar niveles óptimos de
recuperación genera además de un flujo de efectivo sano, oportunidades financieras. Cuando suscuentas por cobrar sean sólidas puede usted beneficiarse a través del factoraje de cuentas por
cobrar, las cuales pueden ser asegurables, y pueden tomarse en consideración cuando su empresa
aplica para préstamos y líneas de crédito.
Es importante que su empresa cuente con herramientas eficaces y procesos preestablecidos y
confiables que le permitan convertir sus cuentas por cobrar en efectivo sin contratiempo alguno
para contar con un flujo de caja sano.
Todas las empresas son diferentes y las políticas de crédito son sujetas a interpretación. Al mismo
tiempo, toda compañía necesita políticas escritas y formales. Aquellas compañías que fallan en
poner por escrito sus políticas de crédito tienden a tener más problemas de liquidez y deadministración que aquéllas que sí lo hacen. ¿Por qué? Si el departamento de crédito falla en tener
una estrategia maestra, hay más probabilidades de que la estrategia estará constantemente
cambiando y sujeta a interpretaciones individuales.
A través de esta guía usted podrá establecer su propia política de crédito y cobranza.
Los Beneficios
Hay varias razones para contar con una política de crédito y cobranza, entre las cuales podemos
incluir los siguientes beneficios:
Enfocarse en los aspectos más importantes. El manejo de cuentas por cobrar no es una tarea
sencilla; suele suceder que los ejecutivos se distraen de las aspectos importantes por atender otros
menos importantes.
Consistencia en el trato de los clientes. Cuando se cuenta con una política de crédito y
cobranza se vuelve más sencilla y lógica la toma de decisiones porque se tienen criterios
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predeterminados. Esto puede crear una sensación en sus clientes de que están recibiendo un trato
más justo.
Consistencia en su propia empresa. A través de las políticas se establece por escrito qué es lo
que se espera de cada uno y se dan cuenta de que son parte de un mismo equipo.
Antes de crear una política de crédito y cobranza, primero deberá de contestar las siguientes
preguntas:
¿Cuál es la misión?
¿Cuales son los objetivos?
¿Quién tiene responsabilidades específicas en el departamento de crédito y cobranza, y cuáles?
¿Cómo será evaluado el crédito?
¿Cómo se manejará la cobranza?
¿Cuáles son los términos de crédito?
¿Qué tipo de clientes tiene, empresas o personas físicas?
¿Cuál es el período en que prescribe la acción legal en su país o estado?
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Capítulo 2
Las 6 partes de una política de crédito ycobranza
He dividido en seis principales secciones la política de crédito y cobranza. Muchos dividen su
política hasta en 8 ó 9 secciones, pero creo que hay algunas secciones que pueden ser
combinadas perfectamente o incluirse en otras.
1. Misión
2. Objetivos
3. Responsabilidad
4. Evaluación de crédito
5. Términos de crédito
6. Cobranza
Misión
La parte más importante de una política de crédito es la definición de la misión en su departamento.
Básicamente es definir qué se desea lograr y el por qué existe. La misión proporcionará la base o
contexto sobre las cuales las políticas se formularán.
Por ejemplo, una misión podría redactarse de la siguiente manera:
El Departamento de Crédito es responsable de mantener una alta calidad en sus cuentas por
cobrar. Es nuestra política el proporcionar crédito a todos los posibles solicitantes. El Departamento
de Crédito intentará descartar a los clientes que resultaran en una morosidad obvia. Vamos a proporcionar mecanismos flexibles para proteger nuestras cuentas por cobrar sin poner en peligro la
relación con Ventas.
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Objetivos
Los objetivos son lo que se desea lograr; lo que usted quiere que su política de crédito logre para
para su empresa. Los objetivos deben de ser específicos, concretos, realistas y alcanzables,
recuerde que el lugar para incluir teorías y estrategias es la Misión. Considere la estructura y
operación de sus departamentos de crédito y cobranza en su conjunto para la consecución de
estos objetivos.
Puede escribir un conjunto específico de objetivos numéricos de la siguiente manera:
Nuestros objetivos son limitar la morosidad al ____% de las ventas totales, los días de venta en
cartera (DSO) a ____ días, y la antigüedad de cobranza no mayor al ____% más allá de 60 días.
Revisar todos los límites de crédito de más de $ _____. También vamos a reducir los costos del
departamento de crédito en $ _____.
También puede manejar el enfoque de escribir objetivos genéricos:
Todos los clientes con 15 días de mora serán contactados por correo electrónico.
Todos los clientes con 20 días de mora serán contactados por teléfono.
Cuentas en las siguientes situaciones se asignarán a una agencia de cobranza que haya sido
aprobada por el Gerente de Crédito:
Cuentas de más de 90 días de edad sin actividad de pago en los 3 meses anteriores.
Cuentas de menos de 90 días de edad que no contesten a los mensajes en un período de dos
semanas o que su correo se devuelva.
Cuentas de menos de 90 días de edad con negativa total de pago.
Cuentas con dos o más promesas de pago incumplidas sin importar su edad.
Cuando el cliente informa que no podrá pagar dentro de los términos acordados y se rehúsa a dar
una fecha específica de pago o un plan de pagos realista, sin importar su edad.
Todas las solicitudes de crédito se actualizarán y serán revisadas cada 6 meses.
Responsabilidades y Límites
En el área de crédito y cobranza, usted debe saber qué está haciendo cada quién y quién está
tomando las decisiones. Si se definen correctamente, se establece el papel y la autoridad de cada
individuo; cuando las responsabilidad y límites están bien delimitados por consecuencia se elimina la
duplicación de esfuerzos y se evitan disputas entre departamentos.
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La organización del departamento de crédito debe de ser fácil de entender, y no elaborar matrices
que hagan lento el mismo proceso que se intenta acelerar.
¿Qué pasa si un cliente de repente empieza a pagar tarde y el gerente de crédito no quiere
autorizarle más crédito, pero el gerente de ventas quiere que la orden sea autorizada? ¿Quién
resuelve el conflicto? O tal vez uno de sus mejores clientes no responde a los esfuerzos decobranza interna y las facturas tienen 90 días de mora. El director de cobranza desea enviar la
cuenta a una agencia de cobranza externa o abogado, pero el gerente de ventas no comparte su
opinión. ¿Cuál es la forma de resolver esta situación?
A continuación un ejemplo:
El Departamento de Crédito y Cobranza reporta a la oficina del Contralor. El Gerente de Crédito
podrá establecer límites de otorgamiento de crédito de hasta $ _______; límites superiores a esto
deben de ser aprobados por el Contralor. Límites mayores a $_______ deberán de ser aprobados
por el Director Financiero.
En el caso de que una orden esté detenida debido a problemas de crédito, el Gerente de Ventas
debe revisar la situación con el Gerente de Crédito y con el Contralor. Si el consenso no puede ser
alcanzado, la situación va a ser remitida al Director Financiero o al Presidente para tomar una
decisión.
Cuando el Gerente de Crédito recomiende el uso de una agencia de cobranza o abogado antes de
los 60 días de vencimiento, el Contralor autorizará tales solicitudes firmando cada asignación.
Cuando un cliente tenga más de 60 días de vencimiento, el Gerente de Crédito está facultado para
asignar la cuenta a una agencia de cobranza o abogado.
Evaluación de crédito
La evaluación de crédito es fundamental para la función del departamento. El minimizar los riesgos,
proteger y maximizar los márgenes de utilidad da inicio a partir de una buena evaluación de un
cliente potencial.
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Un ejemplo podría ser el siguiente:
El representante de ventas obtendrá una solicitud de crédito de cada cliente. Ésta contendrá una
referencia bancaria y tres referencias comerciales.
Después de llamar a las referencias, el Departamento de Crédito determinará si un cliente ha
demostrado la capacidad para pagar las facturas de una manera rápida. Si es así, se le asignará un
límite de crédito. Este límite de crédito no debe ser superior al mayor reportado por sus referencias.
Si una cantidad es más alta es necesario que el departamento de crédito ordene un reporte
crediticio para examinar más a fondo la solicitud. Dicho informe será ordenado con un costo no
mayor de $ __________.
Para los límites de más de $ ___________, también se obtendrá un estado financiero, el cual deberá
de ser compartido con el Contralor y Director Financiero para su revisión y aprobación.
Los límites serán periódicamente revisados, cada seis meses. Si la experiencia de pago con nuestra
empresa se retrasa más allá de 15 días el Gerente de Crédito será informado, quien podrá revocar
el límite.
Es importante establecer un procedimiento consistente para que todos los clientes potenciales sean
tratados por igual.
Aplicación de crédito
Mucho del trabajo de evaluación de crédito es realizado a través de una aplicación de crédito. La
estandarización del proceso de crédito a requerir a cada cliente potencial al completar su aplicación
de crédito ayuda a que el riesgo potencial asociado con el otorgamiento de crédito pueda ser
mitigado.
El primer paso para administrar el riesgo sabiamente es el tomar decisiones informadas sobre
quiénes califican, monto de crédito y sus términos. Dependiendo de la información obtenida y
analizada de la aplicación de crédito, los términos de venta pueden ser modificados; algunos
clientes pueden no calificar para que se les venda a crédito.
Es de suma importancia utilizar formatos que se adecúen a las necesidades y características
propias de la industria de carga. Por ejemplo:
• El transportista debe de solicitar referencias de otras empresas transportistas, es importante
que reciban referencias del mismo ramo.• Se protejan al incluir en la aplicación la autorización del solicitante de cobrarle cierto porcentaje
del monto del adeudo para cubrir los gastos de cobranza e intereses moratorios en el supuesto
caso de que su cuenta se atrase y tenga que ser gestionada para su cobro por una agencia de
cobranza o abogado.
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• Ejemplo: Si el crédito es aprobado, el solicitante acepta pagar gastos de cobranza del
20% sobre las facturas vencidas cuando sea necesario la intervención de una agencia de
cobranza o abogado, y 15% anual de intereses moratorios sobre las facturas vencidas.
Procure que la solicitud de crédito que usted proporciona al solicitante vaya acompañada de una
carta que incluya instrucciones de llenado, tiempos de respuesta estimados por parte de suempresa, y su compromiso de que la información que el solicitante proporcione será mantenida de
manera confidencial.
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Fecha _____ de _______________de 20___.
SOLICITUD DE CREDITO
Crédito máximo solicitado: $ ___________________
Nombre de la Empresa: _______________________________________________R.F.C: __________Teléfono: ________________ Fax: ________________ Otro: ________________Dirección: ____________________________________ Ciudad: _____________Estado: _________________ Código Postal: ________Fecha de Inicio de la empresa: ___________ Persona Moral: ___ Persona Fisica: ___
Principales Accionistas: Nombre, Puesto y Dirección. _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________
Banco: _________________________Teléfono: _____________ Ejecutivo: ________________________
Referencias Comerciales:1. _________________________ 2. _________________________ 3. _________________________
_________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________
Referencias de Empresas Transportistas:4. _________________________ 5. _________________________ 6. _________________________
_________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________
Nota: Si el crédito es aprobado, el solicitante acepta pagar gastos de cobranza del 20% sobre las facturas vencidascuando sea necesario la intervención de una agencia de cobranza o abogado, y 15% anual de intereses moratorios sobrelas facturas vencidas.
Firmado por: ______________________ Firma: __________________________……………………………………………………………………………………………………………………………
PARA USO EXCLUSIVO DEL DEPARTAMENTO DE CREDITO
Antigüedad como cliente: 1.__________2.__________3.__________4.__________5._________ 6._________Límite de crédito: 1.__________2.__________3.__________4.__________5._________ 6._________Términos: 1.__________2.__________3.__________4.__________5._________ 6._________
Pagos vencidos: 1.__________2.__________3.__________4.__________5._________ 6._________Boletinados en TBRatings.com? Si___ No___ Notas:_________________________________________________
Límite de Crédito autorizado: $ _____________________________________
Autorizado por: __________________________ Fecha: _______________
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Cuándo será re-evaluado
Uno de los problemas al evaluar crédito es que muchas empresas no re-evalúan el crédito de sus
clientes, sólo lo hacen cuando dicho cliente les solicita un mayor límite o cuando cae en mora. Esaconsejable que establezca en su política que los límites serán revisados periódicamente, como se
incluyó en el ejemplo anterior.
Términos de crédito
Es importante no tener ninguna confusión sobre cuándo las facturas deben de ser cobradas. Los
términos de crédito deben de incluir no sólo de manera general los términos de la venta, sino
también deben de incluir los factores requeridos para mantener el crédito, así como también los
motivos para cancelarlo.
Para algunas empresas esto no es un problema difícil. Tienen una línea de productos homogéneos
con términos de crédito consistentes; por lo tanto, su política puede ser relativamente simple:
La dirección ha establecido que las condiciones de venta sean de ________ días, y se espera que
todos los clientes con crédito paguen sus facturas dentro de este período.
Todas las facturas con un vencimiento de ________ días empezarán a generar intereses moratorios
del 1.5% mensual, iniciando al día ________ de la fecha de la factura.
Reclamaciones de facturas deberán de ser presentadas por escrito al Gerente de Crédito dentro de
los primeros 10 días a partir de la presentación de la factura.
El crédito para cuentas con facturas vencidas de más de 45 días será congelado hasta que el pago
de las facturas vencidas sea cubierto en su totalidad.
Para otras empresas, sin embargo, el problema puede ser más complejo. Algunas compañías
tienen muchas líneas de productos o servicios por lo que probablemente aplicará que goce de
diferentes términos:
Producto Términos
________________ ________________
________________ ________________
________________ ________________
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Cobranza
La cobranza vencida es una parte inevitable del proceso de cobranza. Mientras su empresa venda
a crédito, tarde o temprano tendrá clientes que no realicen sus pagos dentro de los términos
autorizados.
Su política deberá de contar con las fases fundamentales de la cobranza: las gestiones internas de
cobranza, las externas y/o outsourcing y litigio.
Una política de cobranza es el conjunto de procedimientos que una empresa utiliza para asegurar la
recuperación de sus cuentas vencidas. Normalmente sistematiza los pasos requeridos para
recuperar la cuenta antes de litigio por la vía judicial. Esta política debe Incluir:
• los tiempos en que el cliente debe de ser contactado,
• cómo debe de ser contactado,
• cómo resolver las disputas,
• cuándo son necesarias las gestiones externas,
• tiempos de asignación a una agencia de cobranza para su cobro extra-judicial,
• tiempos de asignación a un abogado para su litigio por la vía judicial o quebranto fiscal.
Normalmente la cobranza de una empresa se realiza internamente, a menos que se tenga un
contrato de outsourcing con una agencia de cobranza administrativa. La asignación de cuentas
vencidas a una agencia de cobranza tiene varios beneficios entre los que se encuentran:
experiencia en la recuperación de cartera vencida y en su industria; notificar a su cliente que suempresa escaló el proceso de cobro; gastar menos tiempo y recursos para contactar a sus clientes
con llamadas telefónicas, y comunicados, y respondiendo y documentando cada promesa y cada
plan de pagos negociado; reportar a burós y empresas de información crediticia.
Ejemplo de política de cobranza:
El departamento es responsable de la gestión cobranza. Los comunicados y estados de cuenta
complementarán las llamadas de cobro vía telefónica. Se informará al personal de ventas de los
problemas de cobro. En algunos casos el personal de crédito y cobranza visitarán clientes. Si no
se pueden hacer arreglos de pago adecuados, el departamento de crédito puede retener nuevos
pedidos.
El Departamento de Crédito y Cobranza determina si una cuenta no es cobrable por estos medios.
Cuentas incobrables por lo general incluyen bancarrotas, y clientes que no responden a nuestras
actividades normales de recolección. En tales casos, las cuentas se turnarán a agencia de
cobranza, o abogado.
El proceso autorizado es el siguiente:
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1. ___ días antes de que la cuenta incurra en vencimiento: Se enviará un correo electrónico
agradeciéndole por ser nuestro cliente y se le recordará que tiene un vencimiento de pago en los
próximos ___ días.
2. ___ días después del vencimiento: Se contactará por teléfono al cliente para recordarle sobre el
saldo vencido.
3. Si el cliente es local y el adeudo es mayor a $____ se considerará ir a visitarlo para discutir su
cuenta.
4. ___ días después de la llamada [2]: Se enviará un comunicado más enérgico recordando el saldo
y fecha del vencimiento de su cuenta y de los gastos adicionales en que se está incurriendo con
motivo del vencimiento.
5. ___ días después del comunicado [4]: Se enviará un comunicado al cliente informando que su
cuenta ha sido suspendida temporalmente y que no se le podrá vender hasta que cubra el saldo. Si
el saldo de la cuenta es mayor a $____, se le informará que su cuenta ha sido asignada a una
agencia de cobranza. La cuenta deberá de ser asignada a agencia de cobranza el mismo día en
que sea notificado el cliente.
6. ___ meses después del comunicado [5] y asignación a una agencia: La cuenta debe de ser
definida para determinar si la cuenta será recuperada, si será reportada como quebranto
fiscalmente, o si se continuarán la gestiones a través del litigio por la vía judicial.
Litigio y quebranto fiscal:
7. Si el saldo del adeudo es mayor a $____, la cuenta siempre será asignada para litigio cuando la
cuenta cumpla ____ días de vencida.
8. Si el saldo del adeudo es mayor a $____ pero menor a $____, la cuenta siempre será asignada
para litigio si el adeudo está respaldado a través de un pagaré o contrato firmado.
9. Si el saldo del adeudo es menor a $____, la cuenta siempre deberá de ser declarada como
pérdida, y declarar el quebranto fiscal.
Esta política será revisada una vez al año.
Aprobaciones de política:
___________________ ___________________ ___________________ ___________________
Gerente de Crédito Gerente de Ventas Contralor Director Financiero
Una vez que tenga establecidas sus políticas de administración de crédito o procedimientos de
crédito, usted sabrá cómo mantener su flujo de efectivo en beneficio de su negocio. Usted sabrá
cómo hacer que los clientes paguen con mayor facilidad y rapidez.
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Capítulo 3
Ejemplo de una política de crédito ycobranza
Misión
El Departamento de Crédito es responsable de mantener una alta calidad en sus cuentas por
cobrar. Es nuestra política el proporcionar crédito a todos los posibles solicitantes. El Departamento
de Crédito intentará descartar a los clientes que resultaran en una morosidad obvia. Vamos a
proporcionar mecanismos flexibles para proteger nuestras cuentas por cobrar sin poner en peligro la
relación con las ventas.
Objetivos
Nuestros objetivos son limitar la morosidad al 3% de las ventas totales, los días de venta en cartera
(DSO) a 30 días, y la antigüedad de cobranza no mayor al 1% más allá de 60 días. Revisar todos
los límites de crédito de más de $ 50,000.00 semestralmente. También vamos a reducir los costos
del departamento de crédito en $ 20,000.00 pesos anuales.
Responsabilidades y Límites
El Departamento de Crédito y Cobranza reporta a la oficina del Contralor. El Ejecutivo de Crédito
podrá establecer límites de otorgamiento de crédito de hasta $ 5,000.00 ; el Gerente de Crédito
podrá establecer límites de otorgamiento de crédito de hasta $ 50,000.00 ; límites superiores a esto
deberán de ser aprobados por el Contralor. Límites mayores a $200,000.00 deberán de ser
aprobados por el Director Financiero.
En el caso de que una orden esté detenida debido a problemas de crédito, el Gerente de Ventas
debe revisar la situación con el Gerente de Crédito y con el Contralor. Si el consenso no puede seralcanzado, la situación va a ser remitida al Director Financiero o al Presidente para tomar una
decisión.
Cuando el Ejecutivo de Crédito recomiende el uso de una agencia de cobranza o abogado antes de
los 60 días de vencimiento, el Gerente de Crédito autorizará tales solicitudes firmando cada
asignación.
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Cuando un cliente tenga más de 60 días de vencimiento, el Ejecutivo de Crédito está facultado para
asignar la cuenta a la agencia de cobranza o abogado que el Gerente de crédito haya autorizado.
Evaluación de créditoEl representante de ventas obtendrá una solicitud de crédito de cada cliente. Ésta contendrá una
referencia bancaria y tres referencias comerciales y tres referencias de empresas del mismo giro que
el nuestro.
Después de llamar a las referencias, el Departamento de Crédito determinará si un cliente ha
demostrado la capacidad para pagar las facturas de una manera rápida. Si es así, se le asignará un
límite de crédito. Este límite de crédito no debe ser superior al mayor reportado por sus referencias
del mismo giro que el nuestro. Si una cantidad es más alta es necesario que el departamento de
crédito ordene un reporte crediticio para examinar más a fondo la solicitud. Dicho informe será
ordenado con un costo no mayor de $ 500.00.
Para los límites de más de $ 200,000.00, también se obtendrá un estado financiero, el cual deberá
de ser compartido con el Contralor y Director Financiero para su revisión y aprobación del límite.
Los límites mayores a $50,000.00 serán periódicamente revisados, cada seis meses. Si la
experiencia de pago con nuestra empresa se retrasa más allá de 15 días el Gerente de Crédito será
informado, quien podrá revocar el límite.
Términos de crédito
La dirección ha establecido que las condiciones de venta sean de 30 días, y se espera que todos
los clientes con crédito paguen sus facturas dentro de este período.
Todas las facturas con un vencimiento de 30 días empezarán a generar intereses moratorios del
1.5% mensual, iniciando al día 31o. de la fecha de la factura.
Reclamaciones de facturas deberán de ser presentadas por escrito al Gerente de Crédito dentro de
los primeros 10 días a partir de la presentación de la factura.
El crédito para cuentas con facturas vencidas de más de 45 días será congelado hasta que el pago
de las facturas vencidas sea cubierto en su totalidad.
Cobranza
El departamento es responsable de la gestión cobranza. Los comunicados y estados de cuenta
complementarán las llamadas de cobro vía telefónica. Se informará al personal de ventas de los
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problemas de cobro. En algunos casos el personal de crédito y cobranza visitarán clientes. Si no
se pueden hacer arreglos de pago adecuados, el departamento de crédito puede retener nuevos
pedidos.
El Departamento de Crédito y Cobranza determina si una cuenta no es cobrable por estos medios.
Cuentas incobrables por lo general incluyen bancarrotas, y clientes que no responden a nuestrasactividades normales de recolección. En tales casos, las cuentas se turnarán a agencia de
cobranza, o abogado.
El proceso autorizado es el siguiente:
1. 3 días antes de que la cuenta incurra en vencimiento: Se enviará un correo electrónico
agradeciéndole por ser nuestro cliente y se le recordará que tiene un vencimiento de pago en los
próximos 3 días.
2. 1 día después del vencimiento: Se contactará por teléfono al cliente para recordarle sobre el
saldo vencido.
3. Si el cliente es local y el adeudo es mayor a $10,000.00 se considerará ir a visitarlo para discutir
su cuenta.
4. 5 días después de la llamada [2]: Se enviará un comunicado más enérgico recordando el saldo y
fecha del vencimiento de su cuenta y de los gastos adicionales en que se está incurriendo con
motivo del vencimiento.
5. 15 días después del comunicado [4]: Se enviará un comunicado al cliente informando que su
cuenta ha sido suspendida temporalmente y que no se le podrá vender hasta que cubra el saldo.
Se le informará que su cuenta ha sido asignada a una agencia de cobranza. La cuenta deberá de
ser asignada a agencia de cobranza el mismo día en que sea notificado el cliente.
6. 3 meses después del comunicado [5] y asignación a una agencia: La cuenta debe de ser
definida para determinar si la cuenta será recuperada, si será reportada como quebranto
fiscalmente, o si se continuarán la gestiones a través del litigio por la vía judicial.
Litigio y quebranto fiscal:
7. Si el saldo del adeudo es mayor a $200,000.00, la cuenta siempre será asignada para litigio
cuando la cuenta cumpla 120 días de vencida.
8. Si el saldo del adeudo es mayor a $10,000.00 pero menor a $200,000.00, la cuenta siempre seráasignada para litigio si el adeudo está respaldado a través de un pagaré o contrato firmado cuando
la cuenta cumpla 120 días de vencida.
9. Si el saldo del adeudo es menor a $10,000.00, la cuenta siempre deberá de ser declarada como
pérdida, y declarar el quebranto fiscal, una vez que se reciba el comunicado de no cobro por parte
de la agencia de cobranza.
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Esta política será revisada una vez anualmente.
Aprobaciones de política:
____________________
Gerente de Crédito
____________________
Gerente de Ventas
____________________
Contralor
____________________
Director Financiero
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Capítulo 4
Hoja de trabajo Ahora es su turno. Utilizando esta hoja de trabajo usted podrá elaborar su política de manera más
fácil.
Misión
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Responsabilidades y Límites
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Evaluación de crédito
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Términos de crédito
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Cobranza
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Aprobaciones de política:
____________________
Gerente de Crédito
____________________
Gerente de Ventas
____________________
Contralor
____________________
Director Financiero
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Capítulo 5
Formatos Aplicación de crédito
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Fecha _____ de _______________de 20___.
SOLICITUD DE CREDITO
Crédito máximo solicitado: $ ___________________
Nombre de la Empresa: _______________________________________________R.F.C: __________
Teléfono: ________________ Fax: ________________ Otro: ________________Dirección: ____________________________________ Ciudad: _____________Estado: _________________ Código Postal: ________Fecha de Inicio de la empresa: ___________ Persona Moral: ___ Persona Fisica: ___
Principales Accionistas: Nombre, Puesto y Dirección. _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________
Banco: _________________________Teléfono: _____________ Ejecutivo: ________________________
Referencias Comerciales:1. _________________________ 2. _________________________ 3. _________________________
_________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________
Referencias de Empresas Transportistas:4. _________________________ 5. _________________________ 6. _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________
Nota: Si el crédito es aprobado, el solicitante acepta pagar gastos de cobranza del 20% sobre las facturas vencidascuando sea necesario la intervención de una agencia de cobranza o abogado, y 15% anual de intereses moratorios sobrelas facturas vencidas.
Firmado por: ______________________ Firma: __________________________……………………………………………………………………………………………………………………………
PARA USO EXCLUSIVO DEL DEPARTAMENTO DE CREDITO
Antigüedad como cliente: 1.__________2.__________3.__________4.__________5._________ 6._________Límite de crédito: 1.__________2.__________3.__________4.__________5._________ 6._________Términos: 1.__________2.__________3.__________4.__________5._________ 6._________Pagos vencidos: 1.__________2.__________3.__________4.__________5._________ 6._________
Boletinados en TBRatings.com? Si___ No___ Notas:_________________________________________________
Límite de Crédito autorizado: $ _____________________________________
Autorizado por: __________________________ Fecha: _______________
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Carta - Solicitud de aplicación de crédito - Cuenta mayor
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[Fecha]
[Nombre del Contacto][Puesto][Nombre de la Empresa][Dirección]
Muy apreciable [Nombre del Contacto]:
Muchas gracias por su interés en nuestra empresa. Para poder otorgarle la linea decrédito solicitada necesitamos alguna información adicional.
Por favor envíenos la solicitud de crédito anexa y anexe copia de los estados financierosde su empresa a mi atención, a la dirección que aparece en el pie de página o mi correo
electrónico.
Específicamente, se le solicita una copia del Balance General y del Estado de Utilidades yPérdidas de su compañía del último año fiscal, junto con una copia de los más recientesestados financieros provisionales - aunque estos últimos no están auditados.
Su pronta respuesta nos permitirá procesar su solicitud de inmediato.
Muchas gracias, sinceramente,
[Nombre del Gerente de Crédito]Gerente de Crédito[Nombre de su empresa transportista]
[Correo electrónico]
ccp. Representante de VentasExpediente de crédito
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Carta de Bienvenida - Crédito autorizado
Hay un dicho que dice que la primera impresión es la que cuenta; la carta deberá de agradecer al cliente por su
interés en hacer negocios con su empresa y deberá de informar claramente que el crédito solicitado ha sido
aprobado, así como los términos del mismo.
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[Fecha]
[Nombre del Contacto][Puesto][Nombre de la Empresa][Dirección]
Muy apreciable [Nombre del Contacto]:
Muchas gracias por su interés en establecer una cuenta con nuestra empresa.Me es un placer el informarle que nuestra investigación de crédito ha concluidoy que la línea de crédito que usted solicitó ha sido aprobada en un monto de$XXX,XXX
Por favor pida a su departamento de contabilidad que tenga en cuenta quenuestros términos de venta son 30 días netos de la fecha de la factura.
Considere nuestros términos adicionales de venta:
- Todas las facturas con un vencimiento de 30 días empezarán a generarintereses moratorios del 1.5% mensual, iniciando al día 31o. de la fecha de lafactura.
- Reclamaciones de facturas deberán de ser presentadas por escrito al Gerentede Crédito dentro de los primeros 10 días a partir de la presentación de la
factura.
- El crédito para cuentas con facturas vencidas de más de 45 días serácongelado hasta que el pago de las facturas vencidas sean cubiertas en sutotalidad.
Esperamos la solicitud de su primer servicio, así como la oportunidad deservirle.
Sinceramente,
[Nombre del Gerente de Crédito]Gerente de Crédito[Nombre de su empresa]
ccp. Gerente de VentasRepresentante de VentasExpediente de crédito
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Carta de Bienvenida - Crédito Menor al Solicitado
Es recomendable enviar un comunicado a su cliente dando la bienvenida e informándole el monto autorizado
por el momento, así como la razón de esta decisión. Él entenderá que la puerta está abierta a la posibilidad de
que el límite de crédito sea incrementado.
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[Fecha]
[Nombre del Contacto][Puesto][Nombre de la Empresa][Dirección]
Muy apreciable [Nombre del Contacto]:
Es un placer para nosotros extender una línea de crédito de $XX,XXX.XXpesos a su compañía. Si recibimos solicitudes de servicio por parte deusted que exceda este límite de crédito, dicho excedente deberá de serpre-pagado.
El límite de crédito fue establecido basándose en la información limitadaque tuvimos disponible. Si usted puede proveer información adicional,como los estados financieros más recientes de su empresa y adicionalesreferencias comerciales, será para nosotros un placer el evaluarnuevamente su cuenta para un límite de crédito más alto.
Por favor pida a su departamento de contabilidad que tenga en cuentaque nuestros términos de venta son 30 días netos de la fecha de lafactura.
Considere nuestros términos adicionales de venta:
- Todas las facturas con un vencimiento de 30 días empezarán a generarintereses moratorios del 1.5% mensual, iniciando al día 31o. de la fechade la factura.
- Reclamaciones de facturas deberán de ser presentadas por escrito alGerente de Crédito dentro de los primeros 10 días a partir de lapresentación de la factura.
- El crédito para cuentas con facturas vencidas de más de 45 días serácongelado hasta que el pago de las facturas vencidas sean cubiertas ensu totalidad.Quedamos en espera de la solicitud de su primer servicio,
Sinceramente,
[Nombre del Gerente de Crédito]Gerente de Crédito[Nombre de su empresa]
ccp. Gerente de VentasRepresentante de VentasExpediente de crédito
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Este libro le ayudará a generar resultados a través de la
consistencia.
Con esta guía usted podrá:
• Entender la estructura de una política de crédito y cobranza
• Guiarse a través de un ejemplo completo• Escribir su propia política utilizando la hoja de trabajo
• Además incluye formatos prácticos
Sobre el Autor
Salvador Bañuelos Rizo, es cofundador y presidente de AFS International.
La primer agencia de cobranza en México especializada en transporte decarga y comercio exterior y una de las agencias de cobranza líderes en
Estados Unidos.
Reconocido internacionalmente por sus resultados en la recuperación de
cartera por los últimos 15 años. Contribuye a la industria con artículos en el
blog de AFS International y en las siguientes revistas líderes:
T21 y Énfasis Logística
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http://www.logisticamx.enfasis.com/http://t21.com.mx/http://www.fletesycobranza.com/nuestro-blog/http://www.afs-int.com/
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