polÍtica de prevenciÓn, control y gestiÓn de riesgos de
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POLÍTICA DE
PREVENCIÓN, CONTROL
Y GESTIÓN DE RIESGOS
DE CORRUPCIÓN,
LAVADO DE ACTIVOS Y
FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO
Perimetral Oriental de Bogotá S.A.S
Marzo 2015
Política de Prevención, Control y Gestión de Riesgos de Corrupción, Lavado de Activos y Financiación del
Terrorismo—POB S.A.S. 2
Contenido
I. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................ 3
II. ALCANCE ................................................................................................................ 5
III. POLÍTICAS RELACIONADAS CON LA PREVENCIÓN Y MANEJO DEL
RIESGO DE CORRUPCIÓN. ........................................................................................... 6
1. Haciendo negocios Legal y Éticamente...................................................................... 6
2. Orientación ................................................................................................................. 7
3. Deber de reportar ........................................................................................................ 7
4. Guías específicas ........................................................................................................ 7
a. Conflicto de Intereses ................................................................................................. 7
b. Regalos y Entretenimiento.......................................................................................... 8
c. Soborno, Fraude y Pagos de Facilitación ................................................................... 8
d. Comunidad y participación en cargos de elección popular ........................................ 9
e. Contribuciones a actividades políticas ....................................................................... 9
f. Contribuciones benéficas .......................................................................................... 10
g. No retaliación ........................................................................................................... 10
IV. POLÍTICAS RELACIONADAS CON LA PREVENCIÓN Y MANEJO DEL
RIESGO LA/FT. ................................................................................................................ 11
a. Proceso de verificación de contraparte ..................................................................... 11
b. Manejo de transacciones en efectivo ........................................................................ 11
c. Señales de alerta ....................................................................................................... 13
d. Comité de respuesta inmediata LA/FT ..................................................................... 15
V. REVISIÓN Y MODIFICACIONES A LA POLÍTICA ...................................... 17
VI. CONFIDENCIALIDAD ......................................................................................... 18
VII. COMUNICACIÓN ................................................................................................. 19
VIII. ANEXOS .............................................................................................................. 20
a. ANEXO I – Formato de Declaración de Anticorrupción ......................................... 20
b. ANEXO II – Declaraciones y Certificaciones Prevención y Control LA/FT .. ¡Error!
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Política de Prevención, Control y Gestión de Riesgos de Corrupción, Lavado de Activos y Financiación del
Terrorismo—POB S.A.S. 3
I. INTRODUCCIÓN
El pasado 8 de septiembre de 2014, Perimetral Oriental de Cundinamarca S.A.S (“POB” o
el “Concesionario”) y la Agencia Nacional de Infraestructura (“ANI”) celebraron el
contrato de concesión bajo el esquema de Asociación Público Privada No. 002 de 2014
(“Contrato de Concesión”) cuyo objeto es la financiación, construcción, rehabilitación,
mejoramiento, operación y mantenimiento del corredor Perimetral de Cundinamarca
(Cáqueza – Choachí – Calera –Sopo y Salitre - Guasca – Sesquilé, Patios-La Calera y
Límite de Bogotá- Choachí) (el “Proyecto”).
Teniendo en cuenta que POB tiene por objeto único la suscripción y ejecución del Contrato
de Concesión, la presente política de prevención, control y gestión de riesgos de
corrupción, lavado de activos y financiación del terrorismo (la “Política”) presenta los
procedimientos y prácticas que implementará POB durante todo el plazo de la concesión
con la intención de prevenir, controlar y gestionar los riesgos relacionados con actividades
de corrupción pública y privada, lavado de activos y financiación del terrorismo (los
“Riesgos”).
Esta Política es un instrumento integrado estatutaria y orgánicamente en POB para ejercer
el debido control de las tareas desempeñadas por sus directivos, socios, accionistas,
administradores, empleados, contratistas, inversionistas, proveedores, clientes, asociados
y/o cualquier otro tercero que tenga vínculos directos o indirectos con POB, con la
finalidad de prevenir y gestionar correctamente la materialización de Riesgos.
De acuerdo con lo anterior, las actividades desarrolladas por POB deberán llevarse a cabo
de conformidad con los principios, estándares y procedimientos establecidos en esta
Política. Sus directivos, socios, accionistas, inversionistas, administradores, empleados,
proveedores, clientes y asociados serán responsables por el cumplimiento de estas normas.
Esta Política está destinada a todos los miembros de la Asamblea General de Accionistas,
Junta Directiva, Gerente General (y sus suplentes), empleados, contratistas, accionistas e
inversionistas y otros sujetos conexos e interesados en el desarrollo del Contrato de
Concesión.
Las consecuencias derivadas de los Riesgos atendidos en la presente Política son variadas
y su naturaleza obedece a normas del ámbito penal, administrativo y civil. Estos riesgos
pueden hacerse extensivos a los directivos, accionistas o socios, administradores,
inversionistas, empleados, clientes o proveedores y terceros con vínculos directos e
indirectos con POB, por lo que el cumplimiento de esta Política podrá ayudar a disminuir
la exposición de PÓB y todos a los que se hizo referencia previamente a las consecuencias
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negativas de carácter económico, operacional, jurídico, disciplinario, reputacional,
empresarial y de contagio que puedan derivarse de la concreción de los Riesgos.
A modo de ejemplo, los Riesgos se podrían concretar en la imposición de sanciones,
multas, indemnizaciones, embargos, inclusión en listas restrictivas o vinculantes, o bases
de datos de organismos o autoridades, investigaciones penales y administrativas. Éstas
pueden resultar en la adopción de medidas judiciales como privación de la libertad, o la
extradición, procesos de extinción de dominio (que pueden concluir con la pérdida del
derecho de propiedad sobre bienes), entre muchas otras.
Por estos motivos POB implementa la presente Política. Al cumplir estos estándares
corporativos cada persona con relación directa o indirecta con POB, ayuda a preservar la
reputación de la compañía como aquella que opera con los más altos estándares éticos y de
integridad.
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II. ALCANCE
Las políticas, procedimientos y controles aquí formulados y reglamentados son de
obligatoria aplicación por parte de todas las áreas que tengan relación directa e indirecta
con directivos, inversionistas, socios, accionistas, administradores, empleados,
proveedores, clientes y asociados, terceros con vínculos directos e indirectos y, en general,
de todas aquellas unidades o áreas de negocio que lideren y/o gestionen procesos de POB
que puedan estar expuestas a los Riesgos aquí expuestos.
Cada una de las personas anteriormente mencionadas deberá leer, entender y cumplir con
lo dispuesto en la presente Política.
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III. POLÍTICAS RELACIONADAS CON LA PREVENCIÓN Y MANEJO
DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN.
1. Haciendo negocios Legal y Éticamente
La primera regla de conducta empresarial de POB es que hacemos negocios legal y
éticamente, en todos los aspectos de nuestras operaciones y en cualquier lugar donde
hacemos negocios. No hay excepciones a esta regla. Es nuestro deseo ser respetados en
todos los aspectos de nuestro negocio, siempre comprometidos con la realización de
nuestro negocio de manera honesta, ética y de acuerdo con las leyes aplicables.
POB no sólo depende de las habilidades, capacidades y el compromiso de todos nuestros
empleados, sino también de nuestra buena voluntad colectiva, el juicio, la autodisciplina, el
sentido común y la integridad. Sólo podremos tener éxito si somos sensibles a las
preocupaciones legítimas de los que dependen y están afectados por nuestras actividades,
incluyendo clientes, accionistas, empleados, las comunidades en las que hacemos negocios,
proveedores y competidores. POB tiene una tolerancia cero con el soborno y la corrupción.
Por lo tanto nos comprometemos a:
• Perseguir objetivos de crecimiento y ganancias, manteniendo los más altos
estándares de cumplimiento ético y legal como principios guía de nuestra conducta.
• Competir de forma justa, honesta y agresiva dentro de los límites establecidos por
las leyes aplicables.
• Ofrecer a nuestros clientes soluciones de calidad en alturas y servicios de seguridad
que sean innovadores y sensibles a sus necesidades y nunca exponer a un cliente a
un riesgo innecesario.
• Crear un entorno para nuestros compañeros de trabajo que respete la diversidad,
fomente la excelencia y ayude a lograr un POB competitivo y el éxito.
• Actuar como un empleado corporativo responsable, tratando a nuestros proveedores
y clientes de manera justa, honesta y con respeto. Actuando contra la corrupción y
el soborno en todas sus formas.
Las orientaciones definidas en la presente Política no están destinadas a proporcionar un
análisis exhaustivo de todos los temas o la ley aplicable. POB tiene el derecho de modificar
las políticas en cualquier momento.
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2. Orientación
Todas las personas a las que se hace referencia en la sección II de la Política son
responsables de cumplir con los procedimientos y restricciones que aquí se adoptan y que
de ella se derivan. Por lo anterior,
• Si hay algo acerca de este Código que un empleado no entienda, si un empleado
necesita ayuda en su aplicación o simplemente quiere una mayor orientación, es
libre de contactar a su superior jerárquico inmediato, representante de recursos
humanos o director de unidad de negocio de gestión.
• Las violaciones de este Código nos afectan a todos ya que dañan el nombre y la
reputación de POB. En consecuencia, si siente que usted o alguien más está
actuando de manera incompatible con la presente Política, usted debe informar de
ello sin demora.
3. Deber de reportar
Es el deber de todas las personas que aplican y conozcan la Política mantener el más alto
nivel de integridad y de responsabilidad al alertar a un supervisor o al área legal sobre la
existencia de cualquier violación a la política aquí descrita.
En caso que alguna de las personas relacionadas en la sección II de la presente Política no
llegase a reportar una violación de la Política, las leyes o regulaciones locales o cualquiera
de las obligaciones que se contengan en los procedimientos internos de POB relacionados
con los Riesgos, puede estar sujeto a una acción disciplinaria o correctiva que puede incluir
la terminación del contrato que lo ate con POB, claro está, respetando los límites que la
legislación local pueda imponer.
Todas las personas que apliquen la presente Política deben recordar que mantener silencio
frente a una violación de las políticas y procedimientos de POB, las leyes o regulaciones
aplicables y la presente Política los ponen y a POB en riesgo.
4. Guías específicas
a. Conflicto de Intereses
Un conflicto de interés puede surgir en cualquier situación en la que la lealtad del
empleado está dividida entre los intereses comerciales que son incompatibles con los
intereses de la compañía. Todos estos conflictos deben ser evitados.
POB exige la integridad absoluta de todos sus empleados y no tolerará ninguna conducta
que no esté a la altura de esta norma. POB espera que ningún empleado a sabiendas de
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esto, se coloque a sí mismo en una posición que tendría la apariencia de ser, o podría ser
interpretada como conflicto con los intereses de POB.
b. Regalos y Entretenimiento
El objetivo de POB es el de disuadir a donantes de regalos quienes buscan recibir favores
especiales de los empleados de la empresa.
El aceptar cualquier regalo de más valor nominal de una parte externa o de entretenimiento
lo cual es más que una rutina social, puede resultar como un intento para influenciar al
receptor en favorecer en particular un cliente, consultor, vendedor o similar.
Regalos como mercancías o productos, tanto como servicios personales o favores podrían
no ser aceptados a menos que estos tengan un valor menor de COP$120.000 anual. Este
límite de dinero es destinado como una guía y se les solicita a los empleados usar sentido
común y/o consultar con un miembro del equipo legal antes de aceptar cualquier regalo.
Las entidades gubernamentales, departamentales y locales se rigen por las leyes y
reglamentos relativos a la aceptación por parte de sus empleados de entretenimiento,
comidas, regalos, propinas y otras cosas de valor, provenientes de las empresas y las
personas con las que las entidades gubernamentales, departamentales y locales hacen
negocios. Tenemos que cumplir estrictamente con estas leyes y reglamentos. Las leyes y
reglamentos varían y es necesario hacer referencia a las leyes y reglamentos antes de
ofrecer algo de valor a un empleado del gobierno.
Está permitido ofrecer comidas, refrigerios, y otras cortesías de negocios de valor
razonable al personal no gubernamental en apoyo de las actividades empresariales, previa
consulta con un miembro del equipo legal y siempre que:
• La práctica no viole ninguna ley, regulación o normas de conducta de la
organización del destinatario, y
• La cortesía empresarial debe ser coherente con las prácticas del mercado y poco
frecuentes en la naturaleza, y no ser lujoso o extravagante.
c. Soborno, Fraude y Pagos de Facilitación
Cualquiera de las personas listadas en la sección II de la presente Política que reciba,
acepte o apruebe un soborno, pago ilegal u otros, o trate de iniciar actividades relacionadas
con estas conductas, está sujeto a acciones correctivas y/o disciplinarias que puede incluir
la terminación del contrato o relación jurídica que lo ate con POB.
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Cualquier empleado que esté intentando realizar fraude o incurrir en fraude puede tener
terminada su relación laboral con POB. Todos los empleados tienen la responsabilidad de
reportar cualquier soborno, intento de soborno o fraude a la Compañía.
Cualquier sociedad de negocios que se encuentren recibiendo, aceptando o aprobando un
soborno, pago ilegal u otros, o tratando de iniciar esas actividades, están sujetos a
terminación de la relación de negocios con POB.
Todos los empleados tienen la responsabilidad de reportar cualquier soborno o intento de
soborno, facilidades de pago o el fraude a la Compañía.
d. Comunidad y participación en cargos de elección popular
POB alienta a su personal a participar activamente en los grupos responsables de servicios
comunitarios, así como a participar en las actividades locales del gobierno. Esta
participación es beneficiosa para la comunidad en su conjunto, ayuda a desarrollar el
individuo mediante la ampliación de su conocimiento y mejora la imagen de la persona y
la Compañía.
Sin embargo, al servir a estas organizaciones los empleados deben esforzarse por:
• Mantener una separación de sus creencias personales y el apoyo a estas
organizaciones, de sus actividades laborales con POB; y
• Asegurarse de que las opiniones expresadas durante su servicio a la comunidad y
otras organizaciones, no están representadas como las opiniones y creencias de
POB.
e. Contribuciones a actividades políticas
Ninguna contribución política, en cualquier nivel de gobierno, se hará en nombre de POB,
ya sea directa o indirectamente, por el reembolso o cualquier otro, sin la autorización
previa y expresa del área legal de POB.
Las contribuciones cubiertas por esta política incluyen todas las directas e indirectas a
cualquier candidato político, partido político u otra organización que pueda utilizar las
contribuciones en relación con las leyes estatales, locales o extranjeras.
Esta política también se aplica a las contribuciones en apoyo u oposición a cualquier
propuesta de votación que se decidirá por los votantes.
Ninguna contribución política de cualquier tipo que reúna POB se hará en violación de
cualquier ley o regulación aplicable. Las leyes y reglamentos que rigen las contribuciones
políticas están sujetas a cambios frecuentes y/o interpretación. A menudo se imponen
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prohibiciones o limitaciones en toda la empresa, así como en los requisitos de información.
POB coordina y aprueba las contribuciones políticas que son requeridas.
No obstante lo anterior, no es intención de la Compañía prohibir al personal hacer
contribuciones particulares a candidatos y comités, siempre que tales contribuciones no
estén asociadas con POB.
f. Contribuciones benéficas
POB no participa en actividades de caridad ni hace contribuciones caritativas para inducir
en forma adecuada a obtener una ventaja comercial injusta o cualquier otro interés
subjetivo que tenga POB o sus empleados.
Sin embargo, en caso que se realizaren, siempre se debe incluir un proceso de debida
diligencia a la entidad que reciba la contribución benéfica, con la intención de identificar
potenciales conflictos de interés y/o indicios de una conducta encaminada a encubrir
alguna otra actividad o conducta prohibida por la presente Política.
g. No retaliación
Se promueve que todos elevemos temas o preocupaciones de buena fe y que lo hagamos
sin temor a sufrir retaliaciones. POB hará todo esfuerzo por mantener la confidencialidad
de todo individuo que reporte situaciones relacionadas con una posible mala conducta. Los
compañeros que tomen retaliación o que fomenten que otros lo hagan estarán sometidos a
una acción disciplinaria que puede incluir la terminación de su vinculación laboral, claro
está, respetando los límites que la legislación local pueda imponer.
POB no tolera de ninguna forma la retaliación contra persona alguna que presente un
reporte de buena fe.
En caso que alguna persona sienta que ha experimentado retaliación, debe reportar en
forma inmediata ya sea a un supervisor que no esté involucrado en el asunto o
directamente al área legal.
Todas las alegaciones de retaliación serán investigadas y se tomarán las medidas
correctivas que sean del caso para proteger a quien efectúe un reporte de buena fe.
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IV. POLÍTICAS RELACIONADAS CON LA PREVENCIÓN Y MANEJO
DEL RIESGO LA/FT.
Para poder correctamente prevenir, gestionar y manejar los Riesgos LA/FT, POB reconoce
la necesidad de conocer efectivamente a la contraparte con al cual se realizan negocios,
para efectos de determinar si la misma puede o no tener un riesgo de LA/FT. Con base en
lo anterior, POB efectuará un proceso de verificación de cada una de las contrapartes con
las cuales tenga un potencial contacto o relación jurídica, debiendo efectuar las siguientes
actividades:
a. Proceso de verificación de contraparte
Antes de entablar una relación jurídica o contractual con cualquier persona, sea esta natural
o jurídica, el área que entre en contacto con la respectiva contraparte deberá efectuar una
revisión en las listas restrictivas que se describen a continuación con respecto a la
información obtenida del diligenciamiento del Anexo I.
Para efectos de lo dispuesto en esta sección, se entiende por Listas Restrictivas aquellas
listas en las cuales se relacionan las personas naturales y jurídicas que, de acuerdo con el
organismo que las publica, pueden estar vinculadas con actividades de LA/FT y frente a las
cuales POB se abstendrá o buscará terminar relaciones jurídicas o de cualquier otro tipo.
Tienen esta característica: las listas OFAC (http://sdnsearch.ofac.treas.gov/), la lista de los
más buscados por el Federal Bureau of Investigations de Estados Unidos
(http://www.fbi.gov/wanted), las listas de la Policía Internacional
(http://www.interpol.int/notice/search/wanted), la lista del Banco de Inglaterra
(https://www.gov.uk/government/publications/financial-sanctions-consolidated-list-of-
targets), la lista de la DEA (http://www.dea.gov/fugitives.shtml), la lista de la Policía
Nacional de Colombia (https://antecedentes.policia.gov.co:7005/WebJudicial/index.xhtml),
la lista de la Procuraduría General de la Nación
(http://www.procuraduria.gov.co/portal/antecedentes.html), la lista de la Contraloría
General de la Nación (http://www.contraloriagen.gov.co/web/guest/certificado-
antecedentes-fiscales), lista de la DIAN sobre proveedores ficticios
(http://www.dian.gov.co/descargas/proveedores_ficticios/Declaratoria_Proveedores_Fictici
os_2014.pdf), y las otras listas que por su naturaleza generen un alto riesgo que no pueda
mitigarse con la adopción de controles.
b. Manejo de transacciones en efectivo
En las transacciones comerciales que realice POB no se aceptará el pago en efectivo por
montos superiores a los autorizados por la Junta Directiva, lo cual deberá quedar
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documentado en un acta que emane de dicho órgano, así como cualquier modificación a
los montos antes mencionados. Las transacciones en efectivo que realice POB no podrán
superar el monto máximo establecido por la Junta Directiva.
Sin embargo, en determinadas ocasiones no es posible controlar el pago no de
transacciones en efectivo producto de la imposibilidad de tener ofertas del sistema
financiero en determinado lugar de la gestión contractual. Dado lo anterior, POB
implementará algunas medidas para disminuir el riesgo en el manejo de sus transacciones
en efectivo cuando no puedan realizarse usando las entidades del sector financiero. Dichas
medidas incluirán, al menos, las siguientes:
- Implementación de un sistema para controlar las cantidades de dinero que se
entregan y auditar su uso a través de procedimientos de legalización de gastos. Lo
anterior, con el fin de enfrentar los problemas de contabilidad y presupuesto que se
presentan en estos casos, así como para controlar y prevenir posibles malos
manejos por parte de los empleados de POB.
- Implementación de facturas pro-forma o documentos equivalentes a las facturas
con el fin de documentar las transacciones y facilitar los trámites de legalización y
la auditoría de los gastos.
- Implementación de protocolos de seguridad.
No obstante lo anterior, en caso que se supere el tope máximo establecido por la Junta
Directiva en cualquier transacción en efectivo, se deberá notificar inmediatamente al área
legal de POB, quien deberá gestionar directamente con el área encargada, el riesgo que se
asumiría en caso de realizar la operación o el Riesgo asumido si la transacción ya ha sido
realizada.
Adicionalmente, el área legal deberá determinar si debe realizar el reporte de
Transacciones en Efectivo a la UIAF, detallando de manera específica las razones por las
cuales se realizó la transacción en efectivo y las gestiones realizadas para verificar el
origen lícito de los recursos y gestionar de manera correcta el Riesgo LA/FT
correspondiente.
En todo caso, como regla general, todas las transacciones que realice POB, así como los
pagos que realice o reciba por la ejecución de contratos, adquisición o remuneración de
bienes y servicios serán realizados y/o recibidos exclusivamente a través de los medios de
pago que ofrecen las instituciones financieras autorizadas.
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De igual forma, la compra de dólares o cual moneda extranjera, se realizará siempre a
través de un intermediario del mercado cambiario.
c. Señales de alerta
Las siguientes son circunstancias particulares que deben llamar la atención de los
empleados de POB en cada una de sus áreas y que deben, en consecuencia, generar un
mayor o más completo análisis de la situación, con el fin de gestionar adecuadamente el
riesgo inherente a la misma.
La siguiente lista es de carácter enunciativo más no exhaustivo, de manera que una práctica
inusual o que por la experiencia y el curso ordinario de los negocios parezca sospechosa,
debe así mismo analizarse como una posible señal de alerta, a efectos de activar los
procesos de prevención que correspondan.
Antes del inicio de la relación contractual
• Mediación de personas públicamente expuestas en el proceso de contratación.
• No entrega o entrega parcial de la documentación solicitada por POB para la
vinculación o realización del negocio respectivo.
• Empresa de papel que no cuenta con la logística ni los medios necesarios para
su funcionamiento.
• Representación legal de la sociedad mercantil es ejercida por una persona que
no posee las calidades técnicas y profesionales acordes al giro del negocio.
• Transacciones con personas cuya dirección se desconoce o que pueda ser
considerada como falsa.
• Al marcarle a su número telefónico, éste aparece como desconectado o fuera de
servicio.
• Sociedades que presentan un mismo domicilio, mismos socios o mismos
directivos.
• Operaciones con POB que no se encuadran dentro del objeto social de la
compañía o de las operaciones que usualmente realiza el cliente con POB, sin
razón aparente.
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• Que haya cambios repentinos en la alta gerencia de la empresa o entidad.
• Estados financieros que reflejen resultado muy diferentes a otras empresas del
sector al que pertenecen.
Durante la relación contractual
• Pagos reiterados provenientes de un país distinto a Colombia si el servicio o
bien es contratado, adquirido o entregado en el país.
• Pago de bienes con sumas de dinero en efectivo que superen los diez millones
de pesos ($10.000.000) o su equivalente en moneda extranjera.
• Operaciones que no son acordes a la capacidad económica ni el perfil del
Cliente.
• Reiteradas operaciones en nombre de terceras personas.
• Operaciones por montos inusualmente elevados sin documentación que las
respalde.
• Pagos realizados de manera reiterada mediante títulos valores de terceros
mediante endoso.
• Movilización de dinero a través de una cuenta física de un sub agente, siendo lo
normal utilizar cuentas de personas jurídicas.
• Cliente que en un corto período de tiempo aparece como dueño de importantes
y nuevos negocios y/o activos.
• Clientes que frecuentemente realizan depósitos en efectivo para cubrir órdenes
de pago, transferencias de dinero u otros instrumentos liquidables.
• Pagos provenientes de países calificados como terroristas o financiadores del
terrorismo en la lista State Sponsors of Terrorism del Departamento de Estado
de los Estados Unidos.
• Sociedades que presentan el mismo domicilio, mismos socios o mismos
directivos.
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d. Comité de respuesta inmediata LA/FT
El área legal de POB será la encargada de dar respuesta a cualquier comunicación
entregada por las unidades de negocio de POB relacionadas con la gestión y manejo del
Riesgo LA/FT. Para lo anterior, en un término razonable, deberá incorporar un comité ad
hoc (“Comité LA/FT”) que estará conformado por:
• El Representante Legal.
• El Oficial de Cumplimiento, si lo hubiere o, en caso de no existir, el jefe o
director del área jurídica de POB.
• El director del departamento que tiene contacto directo con la contraparte.
El Comité LA/FT deberá reunirse a más tardar dentro del día hábil siguiente de haber
conocido la materialización o amenaza importante de un Riesgo LA/FT para poder
preparar un Plan de Tratamiento del Riesgo para administrar y controlarlo de manera
adecuada.
El plan de tratamiento del Riesgo debe atender al Riesgo concreto de que se trate, de la
manera en la que se refleje en la matriz anexa a la presente Política. Este deberá
comprender como mínimo lo siguiente:
• Descripción del riesgo identificado, al igual que la identificación de las posibles
consecuencias en caso que se materialice el mismo.
• Descripción de la acción a ejecutar, considerando las posibles consecuencias de
implementarlo.
• Prioridad de la acción: i) alta; ii) media; o iii) baja.
• Responsable de la implementación del plan de acción.
• Destinación y asignación presupuestal en caso de ser necesario.
• Responsable del monitoreo.
• Calendario de implementación y cumplimiento del plan de acción.
Para estos efectos, el Comité podrá utilizar el siguiente formato para el adecuado
Tratamiento de los Riesgos:
PLAN DE TRATAMIENTO DEL RIESGO
El Comité LA/FT estará encargado de discutir los distintos escenarios y consecuencias que pueden ocasionarse con la
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materialización del riesgo LA/FT identificado y el secretario deberá incluir en la tabla abajo la información discutida:
Evento Probabilidad Impacto Mitigación Presupuest
o
Responsable Riesgo
Asumir
Evaluación
posterior al
control
[Descripción
del evento
relacionado
con el riesgo.]
[Probabilidad de
ocurrencia (Alto,
Medio, Bajo o
Indeterminado]
[Cuál es el riesgo
asociado con el
evento que se
describió
anteriormente?]
[Por favor
describir las
diferentes
actividades de
mitigación
que se
requerirían
realizar para
atender al
riesgo en caso
que se
materialice]
[¿Cuál es el
valor del
presupuesto
que se
necesitaría
para
materializar
las actividades
de mitigación]
[¿Quién es el
responsable de
llevar a cabo las
actividades de
mitigación del
riesgo?]
[¿El
comité
asumirá el
riesgo
relacionad
o con el
evento?]
[¿El control
implementado
logró disminuir
el riesgo y los
riesgos
asociados?]
El Plan de Tratamiento del Riesgo deberá incluir también:
• El Grupo o individuo responsable de llevar a cabo las actividades de mitigación.
• Los tiempos de respuesta en los cuales se necesitaría implementar las actividades de mitigación.
• La información relevante de los objetivos a ser cumplidos para efectos del monitoreo.
• Una relación del cronograma de actividades generales que se deberían realizar para implementar las actividades
de mitigación.
• Establecer tiempos de reporte para conocer la implementación de las actividades de mitigación.
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V. REVISIÓN Y MODIFICACIONES A LA POLÍTICA
El Representante Legal de POB y el Oficial de Cumplimiento si lo hubiere o el jefe del
área jurídica realizarán una constante revisión del contenido de esta Política, con el fin de
identificar las necesidades de ajuste y modificaciones que se presenten en el futuro.
Esta Política se actualizará cada vez que sea necesario, teniendo en consideración el
desarrollo del negocio y de las operaciones de POB, así como cambios normativos que se
realicen a las políticas y los procedimientos establecidos.
Las modificaciones se comunicarán oportunamente a todos los empleados a través de los
diversos medios de comunicación con éstos de que dispone POB.
Deberá realizarse una nueva capacitación a los empleados involucrados en los procesos
previstos en la presente Política, con el objeto de actualizar su información en relación con
los mismos.
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VI. CONFIDENCIALIDAD
Los empleados de POB encargados de realizar las consultas en la Listas Vinculantes, las
listas restrictivas y de realizar la labor de Debida Diligencia deberán firmar un
COMPROMISO DE CONFIDENCIALIDAD en el cual se comprometan a mantener en
estricta reserva y dar trato de confidencialidad a toda la información a la que tendrán
acceso, la cual se cataloga para todo efecto como información confidencial; lo mismo se
aplica a todas las personas que tengan acceso a dicha información, la que, en ningún caso,
podrá ser enajenada, divulgada, utilizada, transferida, ni reproducida, salvo con
autorización previa y escrita del titular de la información respectiva.
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VII. COMUNICACIÓN
La Política y las modificaciones a la misma será comunicada a los empleados, contratistas,
socios, administradores, directivos, clientes, proveedores y terceros por los diversos
medios de comunicación que tiene implementados POB.
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VIII. ANEXOS
a. ANEXO I – Formato de Declaración de Anticorrupción
El/Los suscrito(s) a saber:
Incluir nombre Incluir identificación (CC/PP/CE/__)
Quien obra en
Nombre propio
Nombre y
representación de
Identificado con (NIT,
CC, CE,
__) #
(__) Incluir instrumento (a saber:
NIT, CC)
Incluir #
(Incluir cualquier información adicional) _____________________________________________________________________________________________________________________________
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Incluir nombre Incluir identificación (CC/PP/CE/__)
Quien obra en
Nombre propio
Nombre y
representación de
Identificado con (NIT,
CC, CE,
__) #
(__) Incluir instrumento (a saber:
NIT, CC)
Incluir #
(Incluir cualquier información adicional) _____________________________________________________________________________________________________________________________
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Incluir nombre Incluir identificación (CC/PP/CE/__)
Quien obra en
Nombre propio
Nombre y
representación de
Identificado con (NIT,
CC, CE,
__) #
(__) Incluir instrumento (a saber:
NIT, CC)
Incluir #
Política de Prevención, Control y Gestión de Riesgos de Corrupción, Lavado de Activos y Financiación del
Terrorismo—POB S.A.S. 21
(Incluir cualquier información adicional) _____________________________________________________________________________________________________________________________
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Manifiesta (n) su voluntad de asumir, de manera unilateral, los siguientes compromisos:
• Tendrá una política de cero tolerancia a la corrupción en todos los negocios que
ejecute.
• No ofrecerá, ni prometerá entregar, ni dará sobornos, ni ninguna otra forma de
halago, ventaja indebida pecuniaria o de otra índole a ningún empleado de POB,
servidor público, servidor público extranjero, misionero y/o asesor externo con
el objetivo de que éste último actúe o se abstenga de actuar de cierta manera con
el objetivo de obtener una ventaja que favorezca [al/ a los] aquí manifestante
(s), cualquiera que sea su naturaleza. Este compromiso incluye el ofrecimiento,
promesa o entrega directa o indirecta
• Impartir instrucciones a todos sus empleados, agentes y asesores, y a cualquier
otro representante suyo, exigiéndole el cumplimiento en todo momento de las
leyes de la República de Colombia.
• No permitirá y sancionará, de ser el caso, a aquél empleados suyo o agente
comisionista, o asesor que lo haga en su nombre.
Finalmente, el/los aquí manifestantes entienden que cualquier incumplimiento o violación
de los compromisos aquí adquiridos permitirá que POB proceda a la terminación unilateral
de la relación jurídica que los une, sin que el/los aquí manifestante(s) puedan exigir el pago
de indemnizaciones y/o pago de perjuicios derivados de tal incumplimiento.
Sobre el grado de certeza que deberá tener POB para poder justificar la terminación
unilateral, bastará un grado de sospecha razonable que puede derivarse de, más no
taxativamente, reportes efectuados por empleados y/o otros contratistas, reportes
efectuados por terceros, entre otros.
El presente compromiso se suscribe a los __/__/____
[FIRMA]
[Incluir nombre del manifestante]
[En caso de representación, incluir en
nombre de quién suscribe]
[FIRMA]
[Incluir nombre del manifestante]
[En caso de representación, incluir en
nombre de quién suscribe]
[Incluir cargo del manifestante] [Incluir cargo del manifestante]