popis in optimizacija procesov nabavnega poslovanja v okolju...

www.process-conference.org

Izkušnje izvajalca in naročnika pri popisu in

optimizaciji poslovnih procesov nabavnega

poslovanja v okolju MNZ in Policije

Marko Šinkovec, Damijan Savernik


Izkušnje izvajalca in naročnika pri popisu in optimizaciji poslovnih

procesov nabavnega poslovanja v okolju MNZ in Policije

Projekt in

poprojektne

aktivnosti

5

Načrti za

nadaljevanje –

uvedba

Oracle BI

1

Pregled ciljev projekta

2

Pregled načina

dela in izzivov

na projektu

4

Povezava z MFERAC

in skrbništvo nad

procesnimi diagrami 3

Predstavitev

rezultatov

projekta


Cilji projekta

Cilji

Izvesti popis in podati

predloge za

optimizacijo procesov

nabavnega poslovanja

v okolju MNZ in

Policije

Osrednji cilj projekta: s pomočjo orodja, s katerim

bo možno generirati procesne

diagrame v notaciji BPEL

v skladu s storitveno

usmerjeno arhitekturo (SOA)

omogočiti ustrezno podlago

za vzpostavitev celovite

informacijske re itve za

podporo izvajanju nabavnega

poslovanja

Delni cilji projekta:


Popisani procesi

1. Priprava načrta nabav, gradenj in

informatizacije

2. Priprava terminskega plana izvedbe postopkov

javnih naročil

3. Zbiranje predlogov za nabavo

1. Imenovanje strokovne komisije, priprava sklepa o začetku postopka oddaje javnega

naročanja

2. Izvedba postopkov javnega naročanja

3. Priprava razpisne dokumentacije

4. Objava javnega naročila in razpisne dokumentacije oz. povabila k

oddaji ponudbe

5. Podajanje dodatnih pojasnil in odgovorov ter sprememb razpisne

dokumentacije

6. Odpiranje ponudb, analiza ponudb in izbor izvajalca / dobavitelja

7. Dodatne obrazložitve, vpogled v ponudbe, sprememba odločitve

8. Reševanje revizijskih zahtevkov

9. Objava obvestila o oddaji naročila

10. Izdelava končnega poročila o oddaji naročila

11. Prekinitev postopka javnega naročanja, zavrnitev vseh ponudb

1. Priprava pogodbene dokumentacije in podpis pogodbe

2. Spremljanje realizacije pogodb

3. Plačilo predmeta naročila

4. Odprava napak v garancijskem roku

1. Analiza nabavnega poslovanja


Izvedba posamezne faze projekta

procesov

trolnega

faze


Popis procesov

• Izvajanje projektnih aktivnosti: oktober 2007 – julij 2008

• Popis posameznega procesa: – z orodjem Oracle Business Process Architect (Oracle BPA

Suite)

– diagram procesa v notaciji BPMN

– do nivoja, ki omogoča izdelavo diagramov v notaciji BPEL (delna avtomatska izdelava programske kode)

• Naročnik je predane osnutke izdelkov pregledal ter podal morebitne komentarje, pripombe, dopolnila in usmeritve

• Izvajalec je na podlagi tega pripravil končno verzijo izdelka in jo predal naročniku v potrditev


Izzivi pri izvedbi projekta

• Zasedenost ključnih kadrov na strani naročnika na drugih projektih oziroma rednih delovnih nalogah

• Oracle BPA je bilo povsem novo orodje za popis procesov in v Sloveniji še ni bilo ustrezno preizkušeno v realnem okolju– Uporaba orodja je pri izdelavi diagramov procesov

zaradi nepopolne funkcionalnosti ter težav pri prenašanju podatkov zahtevala precej več napora od predvidenega

(v novih verzijah orodja naj bi bile začetne težave večinoma odpravljene)


Izzivi pri izvedbi projekta

• Nekatere aktivnosti so zahtevale veliko koordinacije zaradi večjega števila sodelujočih

• Težave pri razmejevanju nabavnih in finančnih procesov

• Pri izdelavi procesnih diagramov smo ugotovili, da so nekateri procesi obsežnejši in imajo več aktivnosti, kot je bilo sprva predvideno

• Večkratno pregledovanje in dopolnjevanje osnutkov diagramov posamezne faze

• Glede na vzpostavitveni dokument projekta smo dodatno izdelali nekaj diagramov procesov, ki niso bili prvotno predvideni


Primeri procesov

Procesi nabavnega poslovanja MNZ

Pripravljalna faza

Zacetek

Postopkovna

fazaPogodbena faza

Zakljucek

Analiza

nabavnegaposlovanja


Primeri procesov1. Pripravljalna faza

1.3. Zbiranje predlogov za nabavo

1.2. Priprava terminskega plana izvedbe javnih narocil

1.1.Priprava nacrta nabav, gradenj in informatizacije

Pridobivanje

investicijskedokumentacije s

studijo izvedbenameravane

investicije

Priprava letneganacrta nabav,

gradenj ininformatizacije

Priprava

terminskegaplana izvedbe

postopkov javnihnarocil

Priprava

tehnicnihspecifikacij s

strokovnimipodlagami

Priprava

pogajalskihizhodisc v

primeru postopkas pogajanji

Izvedba

raziskave trga

Priprava in podpis

posamicnegaprograma za ravnanje

s stvarnimpremozenjem

Priprava inpodpis predloga

za nabavo

Pridobitev sklepao soglasju za

izvedbo narocilazaupne narave

Pridobitev

varnostnegadovoljenja za

potencialnegaponudnika


Primeri procesov1.1.2 Priprava letnega nacrta nabav, gradenj in informatizacije

Zacetek

Predlog letnihnacrtov nabav

Policije

Izdelava predlogaletnih nacrtov

nabav, gradenj ininformatizacije

Usklajenpredlog letnihnacrtov nabav

MNZ


Policije

Potrditev predlogaletnih nacrtov


Predlog letnihnacrtov nabav,


Policije

ZakljucekZbiranje predlogov

letnih nacrtovnabav strokovnih

sluzb

Uskladitevpredlogov letnihnacrtov nabav

strokovnih sluzb

Ali gre za projekt, ki potrebuje investicijsko

dokumentacijo?

NE

izvedba procesa:Izdelava

investicijskedokumentac. sstudijo izvedbe

investicije

DA

Ali je potrebno spreminjanje letnega nacrta nabav, gradenj

in informatizacije?

NE

Spreminjanjeletnega nacrta


DA

Predlogspremenjenega

letnega nacrta nabav,gradenj in

informatizacije MNZ



informatizacije INZ



informatizacije Policije


INZ


INZ


MNZ



MNZ



INZ

Potrjen letninacrt nabav,gradenj in

informatizacije17MNZ

DIIP, podpisans strani

predstojnika

Potrjen DIIP

Dokumentidentifikacije

investicijskegaprojekta (DIIP)


Primeri procesovIzdelava predloga letnih nacrtov nabav, gradenj in informatizacije

Minister / Generalni direktor / Glavna inspektorica

Financna sluzba Policije

Financna sluzba MNZ

Usklajenpredlog letnihnacrtov nabav

MNZ


Policije

Letni nacrtnabav in

gradenj INZ,podpisan s

stranipredstojnika



Policije

Izhodisca za pripravopredloga proracuna

MNZ, INZ zanaslednje prorac.

obdobje

Nacrt razvojnihprogramov MNZ, INZ

Interni akti, ki dolocajosistemizacijo,

standardizacijo intipizacijo MNZ, INZ

Izdelava predloga letnihnacrtov nabav, gradenj ininformatizacije MNZ, INZ



MNZ



INZ

Izdelava predloga letnihnacrtov nabav, gradenj ininformatizacije Policije

Priprava predlogaproracuna MNZ in INZ zanaslednje proracunsko

obdobje

Zacetek

ZakljucekPotrditev predloga nacrtanabav in gradenjposameznegaproracunskega

uporabnika

Predlogproracuna MNZ

za naslednjeproracunsko

obdobje

Izhodisca za pripravopredloga proracuna

Policije za naslednjeprorac. obdobje

Nacrt razvojnihprogramov Policije

Interni akti, ki dolocajosistemizacijo,

standardizacijo intipizacijo Policije

Priprava predlogaproracuna Policije za

naslednje proracunskoobdobje

PredlogproracunaPolicije zanaslednje

proracunskoobdobje

Predlogproracuna INZza naslednjeproracunsko

obdobje

Letni nacrtnabav in

gradenj Policije,podpisan s

stranipredstojnika

Ali je predlog letnih nacrtov nabav, gradenj in informatizacije sprejemljiv

za podpis s strani predstojnika?

skok na proces:Uskladitev

predlogov letnihnacrtov nabav

strokovnih sluzb

NE

Ali je predlog letnih nacrtov nabav, gradenj in informatizacije sprejemljiv

za podpis s strani predstojnika?

skok na proces:Uskladitev

predlogov letnihnacrtov nabav

strokovnih sluzb

NE

DA

DA

Letni nacrtnabav in

gradenj MNZ,podpisan s

stranipredstojnika



DIIP, podpisans strani

predstojnika




Rezultati projekta

Podlaga za

vzpostavitev

informacijske

podpore procesom

nabavnega

poslovanja

Popis obstoječega

stanja izvajanja

procesov nabavnega

poslovanja (več kot 50 procesni

diagramov)

Predlogi optimizacije

procesov nabavnega

poslovanja


Dobrodošli v resničnosti!


Načrtovanje in izvrševanje proračuna


MFERAC


Razpisna dokumentacija MFERAC


Dogovor med Ministrstvom za notranje zadeve in Ministrstvom za finance


Primerjava popis - analiza


Shema informacijskega sistema


Aplikacijska arhitektura – spletni pristop


Procesi


Izkušnje ORACLE BPA

1. Priročnik za modeliranje

-struktura modelov

-vloge in odgovornosti

2. Timsko delo

3. Objava modelov v

živo na portalu

4. Knjižnica vseh procesov

in znanja


Uvedba ORACLE BI

1. 10 let podatkov.

2. Veliko podatkovnih

virov.

3. Ažurnost in hitra

izdelava

uporabnikom

prijaznih poročil.


Hvala za pozornost

popis in optimizacija procesov nabavnega poslovanja v okolju...

Documents