portafolio de organizacion y sistemas
TRANSCRIPT
Universidad Tecnológica Equinoccial – UTESede Santa Elena
Facultad de Ciencias Económicas y Negocios
Organización y Sistemas
Portafolio
Estudiante: Tigrero Reyes, Jeyson Andrés
Curso: Ingeniería de Empresas y Negocios, cuarto Nivel
Profesor: Mgs. Bolívar Mendoza
Salinas, 28 de Enero del 2016
Jeyson Tigrero Reyes
Diseñar un Organigrama Vertical con los siguientes Datos:
La empresa “Computer Service”, se dedica a la venta de computadoras. La empresa está instalada en la ciudad de San Lorenzo y cuenta con diversas unidades organizativas: Funcionario, Con mayor autoridad y jerarquía es el propietario, quien desempeña el cargo de Gerente General y de él dependen los siguientes ejecutivos y asesores:
a) Un asesor legal externo que solamente llega por horasb) Existen cuatro Gerentes: Financiero, Producción, Comercialización y personal.c) El gerente de personal funciona en calidad de asesord) El Gerente de producción supervisa a tres departamentos: compras, Ensamble e informáticae) El gerente financiero tiene bajo su tramo control a tres departamentos: contabilidad general, Contabilidad de costos y tesorería.f) El gerente de comercialización cuenta con un asesor de mercado y tres departamentos: publicidad, promoción y ventas.
Propietario
Financiero
Departamento Contabilidad
General
Departamento de Costos
Departamento de Tesoreria
Produccion
Departamento de compras
Departamentos de Ensamble
Departamento de informatica
Comercializacion
Publicidad Promocion Ventas
Asesor de mercado
Personal
Calidad de Asesoria
Asesor legal Externo
Ejercicio 3La empresa “Todo Uso S.R.L” Se dedica a la fabricación y comercialización de juguetes, artículos para el hogar y material de oficina. Se encuentra bajo la dirección de la dirección de la Gerencia General, integrada por las Gerencias de: Producción, Recursos Humanos y Ventas.La Gerencia de Ventas se encuentra dividida en un departamento y una sección. EL departamento (vendedores) está a cargo de los vendedores tanto internos como externos. La sección que posee la Gerencia de Ventas, se dedica exclusivamente a la facturación de las ventas, mediante un sistema provisto por el gerente de Recursos Humanos.La Gerencia de Producción se encuentra departamentalizada por productos, lo cual facilita la administración y división de las tareas a realizar. LA compra de materia prima de los departamentos, se realizan mediante la sección compras, que depende directamente de la Gerencia de Producción. La Gerencia de Recursos Humanos, se encuentra dividida en una sección reclutamiento (con una oficina de búsqueda), y un departamento de capacitación. En este último se encuentran dos secciones (Orientación y perfeccionamiento), cumpliendo asi, las tareas que le son propias.Las tareas de registro contable, fueron tercerizadas al estudio contable “Alanis S.A”. Además, la Gerencia General posee un asesor en materia contable que ayuda los resultados de la consultora controlada.
Gerencia General
Gerencia de Produccion
Departamento de Producto
Departamento y seccion de Materia
Prima
Gerencia de Recursos Humanos
Seccion Reclutamiento
Oficina de busqueda
Departamento de capacitacion
Seccion Orientacion Seccion Perfeccionamiento
Gerencia de Ventas
Departamento de Vendedores
Seccion Facturacion de las ventas
Asesor en materia Contable
Segundo Bi
mestr
Segundo Bi
mestr
Facultad de Ciencias Económicas y Negocios
Ingeniería de Empresas y Negocios
Tema:
Documentación de la Empresa Comercial Su Economía y Cermapensa.
Materia:
Organización y Sistemas
Profesor:
ING. Mendoza Moran Bolívar Mauricio
Elaborado por:
Jeyson Andrés Tigrero Reyes
Año 2015
Documentación de la Empresa
Comercial Su Economía y CERMAPENSA
Nombre de la Empresa:
Comercial Su Economía y Cermapensa
Giro de Negocio
La Empresa se dedica a la distribución de Cerámicas Graiman, Cerámicas Rialto, Ecua cerámicas, Keramikos, Italpisos, Porcelanato, Grifini, Eternit, entre otras marcas de ceramicas Importadas y de más alta calidad y resistencia.
Ventas Exclusivas de Planchas de Eternit, Ardex, Placas Traslucidas, Caballetes, Tanques para agua, Ceramicas Importadas para pisos y paredes, Porcelanatos en varias marcas, Porcelanas de color, Decorados y listeslos especiales, Fregaderos, Gabinetes y Accesorios de Baños, Bombas
de Agua, Grifería F.V. y Edesa, Bloques de Vidrio, además cuenta con una extensa gama de productos de ferretería, a disposición del cliente peninsular, ecuatoriano y extranjero.
Descripción
Comercial SU ECONOMIA y CERMAPENSA, inicia sus actividades el 13 de agosto de 2001 siendo uno de los principales pioneros en la península, mantiene actividad comercial por más de 14 años, comercializando líneas de Ceramicas y Porcelanatos, Materiales de Acabados de Construcción.
Propietario o Representante Legal: Sr. Luis De La Cruz
Categoría: Comercializadora de materiales de acabados de construcción.
Dirección: Vía principal La Libertad Santa Elena Barrio 6 de Diciembre Av12 y calle 30 diagonal a la clínica Ajoy. Ciudad: La Libertad Provincia: Santa Elena
Slogan CERMAPENSA, “Damos un toque de belleza a sus proyectos”.
Cantidad de empleados: 90
Hombres 73
Mujeres 17
Clientes Objetivos
Su área geográfica asi como uno de los más importantes proveedores para los 3 cantones de la geografía territorial de la Provincia de Santa Elena (Península de Santa Elena) - Ecuador.
Personas de género masculino y femenino entre 18 y 45 años.
Mercado Objetivo
Constructores
Público en general
Organigrama General
Mapa de Proceso
Estrategias Gerenciales Negociación con proveedores de Fabrica Negociación con clientes potenciales Planes Estratégicos: publicidad y promoción
Procesos Claves
Compra a proveedores Devoluciones de compra de clientes
Ventas de clientes
Necesidades de clientes Satisfacción de clientes
Retroalimentación
Descripción de Procesos de Estrategias Gerenciales
Nombre del proceso: Negociación con proveedores de fábrica
Responsables:
Proveedor
Gerente (Empresa)
Jefe de Compras
Entradas:
Negociación-Estrategias
Salidas:
Material
Almacenaje
Control:(Leyes, Reglamentos interno)
PLANEACIÓN Y CONTROL DE LA NEGOCIACIÓN Y CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
La negociación y contratación de bienes y servicios deberá orientarse con criterio corporativo y obedecer a una adecuada planeación que considere la eficiente y eficaz utilización de los recursos.
La negociación y contratación de bienes y servicios, debe ser el resultado de un análisis que determine su necesidad y conveniencia; además, se deberán adoptar las medidas requeridas para la debida ejecución de los procedimientos y la obtención de los fines propuestos. Las necesidades de bienes y servicios de Comercial Su Economía y Cermapensa se plasmarán en planes de compras de referencia que se elaborarán cada vez que tenga una reducción de stock.
Proceso de Soporte/Ayuda
Inventario Sistemas
Instalaciones de Exhibidores
Para iniciar un procedimiento de negociación y contratación de bienes y servicios y o las modalidades de contratos o convenios regulados en la Ley y en este Reglamento, es requisito que exista la correspondiente justificación, y que se cumplan las demás normas establecidas por la empresa en materia presupuestal. Igual requisito se exigirá para las adiciones del valor de los contratos y convenios.
Descripción:
1. Gerente hace planeación de las compras locales, nacionales e internacionales.2. El Gerente Elabora un Estudios de precios.3. Gerente y Jefe de Compras seleccionan proveedores y transportadores.4. Los dos responsables de la empresa que es el Gerente y el jefe de compras hacen negociaciones con proveedores dentro de las políticas establecidas por la empresa, buscando el mejor proveedor y mejor precio.5. Jefe de Compras tiene contacto permanente con proveedores, distribuidores, fabricantes, transportadores y otros que consideren necesarios.6. Jefe de Compras Verifica cumplimientos de los pedidos.
Diagrama IDEF 0 del Proceso de Negociación
Proceso de negociación con
proveedores
Órdenes del cliente
Inventario
Control de órdenes de
envió
Organización
Órdenes de envió
Mercancía
FacturaA0
Descripción de Procesos de Estrategias Gerenciales
Nombre del proceso: Planes Estratégicos
Responsables:
Proveedor
Gerente (Empresa)
Jefe de Ventas
Ing. En Marketing
Entradas:
Afirmar la organización Ideas futuras
Salidas:
Calidad de Servicio
Imagen profesional
Control:(Leyes, Reglamentos interno)
“Comercial Su Economía y Cermapensa” es una Empresa privada, tiene reglamentos internos y sus políticas por la cual no brinda información a terceros, por consiguiente determinaremos ciertas de ellas que servirá al buen funcionamiento que proyecte la buena imagen de la empresa.
1. La puntualidad es vital importancia, al no cumplir con esta disposición será sancionado todo empleado que laboran en sus instalaciones, y si requiere de un permiso lo debe hacer con un día de anticipación.
2. El personal deberá utilizar su uniforme de trabajo, ya que esta representa una buena imagen y distinción personal.
3. Se prohíbe dentro de las instalaciones el consumo de bebidas alcohólicas, comidas y no es permitido fumar.
4. Cada vendedor debe emitir la factura correspondiente, sellada para proceder entregar su producto al cliente.
5. Brindar al cliente una atención personalizada y responder todas las inquietudes acerca de la información de los productos, promociones o publicidades.
Descripción
1. Jefe de ventas se encarga de entregar los pedidos y distribuir de manera que los clientes se sientan satisfechos al momento de adquirir sus productos, de manera ordenada, organizada, brindando una atención personalizada y calidad en el servicio.
2. Ing. En Marketing Mejora de forma espectacular los procesos de ventas y marketing a través de actuales medios publicitarios con el fin de conseguir un posicionamiento en el mercado.
3. Gerente, Jefe de Ventas y Ing. En Marketing Implantan políticas de créditos, descuentos, precios accesibles para todo público.
4. Gerente, Jefe de Ventas y Ing. En Marketing se encargan de Fortalecer y mantener la imagen de la marca para generar lealtad de los clientes.
5. Gerente se encarga de Buscar varios proveedores que brinden productos de calidad y menos costos.
6. Gerente y Ing. En Marketing se encarga de Contratar personal con experiencia en ventas para que estos se relacionen y ofrezcan productos directamente con los encargados de construcciones (Jefe de obra, Constructoras, Ingenieros).
7. Gerente se encarga de dar orden de ampliar la instalación de la bodega para que facilite el almacenamiento de los materiales que requieren espacio físico para guardarlos.
Diagrama IDEF 0 del Proceso de Planeación Estratégica
Descripción de Procesos Claves
Nombre del proceso: Compra a proveedores
Responsables:
Proveedor
Proceso de Planes Estratégicos
Organización
Planes o Ideas
Empleados
Publicidad
Servicio de calidad
CotizaciónA0
Control de Planes
Estratégicos
Gerente (Empresa)
Jefe de compras
Entradas:
Requisición
Negociación-Estrategias
Salidas:
Material
Almacenaje
Competencia
Control:(Leyes, Reglamentos interno)
Control Interno del proceso de Compra de La Empresa
1. Solo el personal autorizado podrá iniciar las solicitudes de compra.2. Cada solicitud será firmada por un supervisor quien tiene responsabilidad
presupuestaria para el tipo de erogación.3. El departamento de compras tiene la autoridad de expedir órdenes de compra.4. El departamento de compras se cerciorará de cuál es la mejor fuente de
abastecimiento y en relación a los artículos importantes será necesario pedir diversas cotizaciones.
5. Los documentos clave al ordenar bienes y servicios lo serán la requisición y orden de compra.
6. La requisición especificará los artículos deseados y es autorizada por el supervisor del departamento de origen.
7. Las requisiciones podrán ser pre numeradas.8. Las órdenes de compras son formuladas en el departamento de compras.9. Las órdenes de compra deberán contener una descripción precisa de los artículos y
servicios y deseados, cantidades, precios y nombre y domicilio del proveedor.10. Las órdenes de compra deberán estar pre numeradas y firmadas por un agente de
compras autorizado.11. La orden de compra debe ser enviada al proveedor y las copias deberán ser
distribuidas internamente al departamento de recepción, departamento de cuentas por pagar y al departamento que hizo la solicitud.
12. En la copia que se remite al departamento de recepción, por lo general se omite la información respecto a cantidades ordenadas, de manera que los empleados de recepción cuenten cuidadosamente los artículos recibidos.
13. Los informes de recepción deberán estar pre numerados para proporcionar la documentación de bienes y servicios recibidos, y deberán tener una firma autorizada.
14. Confirmar que coincidan la factura del proveedor con el aviso de recepción y orden de compra
15. Determinar la corrección matemática de la factura del proveedor.
16. Indicar en los documentos que la verificación anterior con sus respectivos pasos se han realizado.
17. Prepara la cuenta por pagar y adjuntar los documentos de soporte.18. Aprobar el documento para pago, teniendo a una persona que la certifique.19. En ningún caso se podrá autorizar una cuenta por pagar que no cuenta con la
documentación adecuada.20. El medio de transporte y las rutas debe especificarlas el comprador en el pedido.21. Verificar que el medio de transporte seleccionado es el apropiado para la fecha
requerida del envío y la naturaleza del material.22. Deben considerarse las diferencias en los costos de envío en las propuestas que
asegure que los costos totales son comparables.23. Los cargos por transporte implican tarifas, que deben verificarse por personal
calificado.24. Una aplicación de los controles físicos lo constituyen los almacenes cerrados. Otras
aplicaciones incluyen las básculas para pesar material voluminoso.25. Una verificación interna independiente ocurre cuando un segundo empleado del
departamento de cuentas por pagar comprueba la corrección y entereza de la cuenta por pagar antes de ser aprobada por un supervisor. Una revisión similar se requiere en ocasiones en el departamento de tesorería antes de que la cuenta por pagar se remita a las personas que firman los cheques.
Descripción:
El proceso de compra en la empresa lo integran las siguientes actividades
Jefe de Compras hace La requisición de materiales para la empresa.
Jefe de compras hacen Registros y clasificaciones de requisiciones
Jede de compras hace La Localización de proveedores
Jefe de compras Solicitud de cotizaciones
Gerente y jefe de compras hacen el Análisis de cotizaciones y presupuestos
Gerente y jefe de compras hace la Selección de proveedores y negociaciones
Jefe de Compras se encarga de Elaborar órdenes de compra, poner en circulación y dar seguimiento a estas
Jefe de Compras se encarga de supervisar las Entrada, almacenaje, cuidado y entrega de los materiales
Jefe de Compras se encarga del Seguimiento de procesos de proveedores, revisión y pago de facturas
Otras actividades indirectas del proceso.
Control de inventarios
Control de cuentas por pagar a proveedores
Generación y transferencia de información a contabilidad
Generación y transferencia de información a gerencia de proyectos
Entre otras.
Diagrama IDEF 0 del Proceso de Compra a proveedores
Nombre del proceso: Devoluciones de compra del cliente
Responsables:
Proceso de Compra a proveedores
Requisición, negociación o
estrategias
Procedimientos de compra
Proveedor
Mercadería
Orden de compra
CotizaciónA0
Control de inventario
Comprador
Vendedor
Personal autorizado de recibir la mercadería
Entradas:
Contabilizar los valores de stock
Salidas:
Mercaderías o reducen la cantidad de un producto
Control:(Leyes, Reglamentos interno)
“Comercial Su Economía y Cermapensa” es una Empresa privada, tiene reglamentos internos y sus políticas por la cual no brinda información a terceros.
Descripción: La mercadería devuelta por parte de los clientes, es recibida por el personal de la bodega, únicamente con la orden de los colegas de Ventas sin verificar antes que esa mercadería haya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece. Exponiendo a la empresa a recibir devoluciones que no hayan sido facturadas por la entidad y alto niveles de producto en mal estado, y una contingencia tributaria al no determinar exactamente a que en mal estado, a que factura está afectando la devolución.
Diagrama IDEF 0 del Proceso de Devoluciones de compra de clientes
Proceso de Devolución de compra de clientes
Contabilidad del producto
Cliente, Vendedor
Producción de mercadería
DineroA0
Manual de procedimientos de Devoluciones de mercaderia
Nombre del proceso: Ventas de clientes
Responsables:
Cliente
Vendedor
Entradas:
Prospección, Presentación y objeciones.
Salidas:
Factura
Seguimiento y servicio de la venta
Control:(Leyes, Reglamentos interno)
Registro en el diario de producción
Cargo en Factura
Intervención
Pase a libros Auxiliares
Contabilización
Descripción
1. Capacitar al personal en el área de servicio al cliente, parar que pueda responder a todos los atributos que tiene el producto y servicio.
2. Realizar las promociones por la compra de los productos prioritarios para incentivar a los consumidores.
3. Responder con un servicio rápido, fiable y no tener problemas en los despachos y entregas reduciendo el tiempo, para que el cliente se sienta satisfecho, en confianza con la empresa y así lograr una relación comercial y poderlos retener.
4. Implantar áreas donde se puedan exhibir los diferentes productos que ofrece la empresa, pero manteniendo una línea de productos sólida y estable.
5. Proceso de facturación de la venta realizada por parte del vendedor y agilitar los procesos en cuanto a demora, parar evitar molestias y conflicto a los clientes.
Diagrama IDEF 0 del Proceso de Ventas de clientes
Descripción de procesos de soporte o ayuda
Nombre del proceso: Inventario
Responsables:
Todo el Personal
Contador
Especialista en Análisis y Diseño de Sistemas y procedimientos
Entradas:
Planeamiento
Obtención
Recepción
Salidas:
Almacenaje
Producción
Contabilidad
Proceso de Ventas
Presentación y objeciones hacia el
cliente
Manual de procedimientos
de ventas
Cliente y vendedor
Seguimiento de ventas
Servicio de calidad
DineroA0
Inventario de mercadería
Control:(Leyes, Reglamentos interno)
Llevar un control de inventario por clase y por renglón, en tarjetas estiba o electrónicamente.
Extremar medidas de precaución contra los robos y daños, responsabilizando al Jefe de Almacén.
Recepción de mercancías por almacén, donde se verifican los pesos, medidas, cantidades y especificaciones.
Ingreso de mercancía al sistema por personal distinto al almacén e inmovilización de mercancía sin su respectiva documentación de salida, despacho o requisición emitido por personal autorizado.
Realizar conteos periódicos de la mercancía e investigar los faltantes y fallas encontradas.
El descarte de mercancía por daños sufridos debe tener la aprobación de un superior.
Todos los desperdicios aprovechables o reutilizables por la empresa, deben ser controlados con igual rigor que la mercancía corriente.
Debe realizarse una correcta planificación de los inventarios a realizar y a su vez llevarlos a cabo con personal no vinculados al área a auditar y previamente instruido.
Crear formatos a utilizar con antelación e inmovilizar todas las actividades que impliquen el contacto y traslado de mercancía.
Descripción
El control interno sobre los inventarios es importante, ya que el mismo es el aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:
1. Realizar Conteo físico de los inventarios, por lo menos una vez al mes, no importando cual sistema utilice.
2. Hacer mantenimiento eficiente de compras, recepción.
3. Almacenar del inventario para protegerlo contra el robo, daño o descomposición.
4. Permitir el acceso al inventario, solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables.
5. Mantener el inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas.
Diagrama IDEF 0 del Proceso de Inventario
Nombre del proceso: Sistemas
Responsables:
Ing. en Sistemas Informáticos
Entradas:
Recursos e insumos
Salidas:
Operación del sistema
Control:(Leyes, Reglamentos interno)
Descripción:
1. Procesar transacciones: La cual consiste en capturar o recolectar, clasificar, ordenar, calcular, resumir y almacenar los datos originados por las transacciones, que tienen lugar durante la realización de actividades en la organización.
2. Definición de archivos: Consiste en almacenar los datos capturados por el procesamiento de transacciones, de acuerdo a una estructura u organización de almacenamiento adecuado (base de datos o archivo) un método que facilite su almacenamiento, actualización y acceso, y un dispositivo apropiado de almacenamiento. Mejorar y adquirir equipos de tecnología sofisticados y software que ayudaran a implementar procesos inmediatos.
3. Mantenimiento de esos archivos: Los archivos o bases de datos del sistema deben mantener actualizados. Las operaciones básicas de mantenimiento son la inserción, la modificación y la eliminación de datos en los medios de almacenamiento.
4. Generar reportes: La realización de esta función es esencial para el sistema de información, ella se encarga de producir la información requerida y trasmitirla a los puntos o centros de información que la soliciten. Esta transmisión de información se puede efectuar mediante el movimiento físico de los elementos de almacenamiento (papel, cintas magnéticas, diskettes, y otros) o mediante la comunicación de señales eléctricas digitales o analógicas a dispositivos receptores (terminales, convertidores, estaciones remotas u otro computador).
Diagrama Idef 0 de Sistemas
Proceso de SistemasDatos o ingresos
Reglamento
Operaciones al sistema
Base de datos
Diagramas De flujos
Algoritmo del proceso de Ventas de clientes.
1.- Inicio
2.-Recepcion del cliente
3.-El cliente es Atendido por un ejecutivo o asesor de ventas
3.1 Se procede a escuchar las necesidades del cliente
Recursos
Servicio de calidad
ProgramaciónA0
3.2 El ejecutivo o asesor en ventas procede a promocionar e informaciones sobre el producto de la necesidad del cliente.
4.-El Asesor en ventas sugiere al cliente un presupuesto de su pedido
5.-El cliente está de acuerdo con las propuestas de lo solicitado con el asesor de ventas
6.-en Casos de que si este de acuerdo tomara medidas de q estará de acuerdo con las propuestas de la empresa
9.- en casos de que no esté de acuerdo tomara medidas de volver hacer un reajuste del presupuesto
7.- Se procede a tomar los datos del cliente para hacer contrato de servicio solicitado
8.- En casos de si Se Especificara las condiciones de pago y fecha.
10.- en caso de no se lo invita a hacer una promoción adicional.
11.- se realiza la factura y fin
Diagrama de Flujo de Ventas a clientes
Algoritmo del proceso de Compra a proveedores.
1.-Inicio
1.- Se solicita una orden de pedido al Departamento de Producción
2.- El encargado del departamento por medio de su listado de proveedores
3.- Revisa y analizar el proveedor que le conviene comprar del pedido realizado por el vendedor
4.- Se compra el producto solicitado
5.- En casos que no satisface la compra del pedido por algún motivo se volverá a realizar el mismo proceso hasta satisfacer las necesidades de la empresa
6.-Entrega de mercadería y factura a la empresa
7.-Fin
Diagrama de Flujo de Compras a proveedores
Algoritmo del proceso de Devolución compra de clientes.
1.-Inicio
2.-Ingresa Cliente con la mercadería
3.-La mercadería pasa hacer Evaluada por el personal autorizado de devolución
4.-El Personal autorizado analiza si hay la oportunidad de cambiar la mercadería
5.-En casos de Si se cambia la mercadería se procede a hacer el reemplazo y por motivos del porque la mercadería sea por defectos de fabrica
6.-En casos de No se cambia la mercadería se procede a hacer el reembolso o crear una nota de crédito que esto le facilitara a elegir otra vez cualquier producto para una próxima compra
7.- Se imprime Documento
8.- Fin
Diagrama de flujo de Devolución compra de clientes
Algoritmo del proceso de Inventario.
1.-Inicio
2.-Se ingresa el código del producto para ingresar al listado de inventario
3.-El sistema valida el código ingresado
4.-El código verifica si es correcto
5.-En Casos de que no es correcto se procede a hacer el proceso de ingresar código
6.-En Casos de que si sea correcto el código del inventario, El sistema muestra el producto y la cantidad existente
7.-Se ingresa la cantidad nueva del producto Al sistema de inventario
8.-Se procede a que la cantidad se haya ingresado correctamente
9.-Si no se ingresó correctamente se vuelve a ingresar el código del producto al listado de inventario
10.-Si se Ingresó correctamente básicamente se actualiza la base de datos del inventario
11.-Fin
Diagrama de Flujo de Inventario
Diagrama de flujo de Ventas de Clientes
Diagrama De flujo de compra a proveedor