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Manual de Usuario PORTAL DE RECEPCION DE FACTURAS

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Este documento contiene información privada y no puede ser duplicado, modificado o divulgado a terceros sin el consentimiento escrito de AVANZIA.

PORTAL HI B2B

MANUAL DE PROVEEDOR

GRUPO AVANZIA


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∆ La información contenida en este documento puede modificarse sin previo aviso.

El Portal HI B2B está sujeto a modificaciones y adecuaciones a lo largo del tiempo, siempre buscando que sea funcional para el usuario,

por este motivo lo presentado en este documento puede no coincidir completamente con el Portal HI B2B. Para obtener la versión más

actualizada de este documento contacte a su representante de soporte técnico.

La reproducción total o parcial de este documento, sin el permiso escrito de Portal HI B2B, se encuentra estrictamente prohibida.

Contenido Introducción. ................................................................................................................................. 3

Objetivo. ........................................................................................................................................ 3

Soporte técnico. ............................................................................................................................. 3

Acceso a proveedores. ................................................................................................................... 3

Si no cuento con usuario o no se recuerda. ................................................................................ 3

Ingreso y cambio de contraseña. ................................................................................................ 5

Pantalla principal. ...................................................................................................................... 5

Pagos. ............................................................................................................................................ 6

Complementos de Recepción de Pago (CRP). ................................................................................. 7

Ingreso de CRP ........................................................................................................................... 8

Pedidos. ......................................................................................................................................... 8

Ingreso de facturas. ....................................................................................................................... 9

Seguimiento de estado de facturas. ............................................................................................. 13

Detalle de factura..................................................................................................................... 13

Estado en el proceso de contabilización y pago ........................................................................ 14

Comunicación con los administradores de Avanzia. .................................................................. 15

Datos del usuario. ........................................................................................................................ 16


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Introducción. El Portal HI B2B es un sistema web para la recepción de las facturas electrónicas CDFIs de los

proveedores, el cual permite validarlas fiscalmente, las resguardas y genera un flujo de

autorización de las misma.

Objetivo. Mejorar el proceso de recepción de los comprobantes de los proveedores, validación automática

de los mismos y tener un flujo de autorizaciones electrónicas.

Soporte técnico. El soporte se dará vía correo electrónico ( [email protected] ) de lunes a viernes de 9:00 a

20:00 Horas

Acceso a proveedores. Los proveedores ingresarán por la siguiente liga:

http://avanzia.portalhib2b.com

En dicha liga se registrarán los datos de usuario y contraseña.

Si no cuento con usuario o no se recuerda.

Dar clic en Registrarme u olvidé mi usuario

http://avanzia.portalhib2b.com/


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Ingresar el RFC y cualquier número de pedido que se le haya solicitado (son datos para verificar la

autenticidad del registro).

Dar clic en Enviar.

Si ubica su correo electrónico seleccione la casilla y de clic en Enviar. Le llegará por correo

electrónico un mensaje con la liga, usuario y contraseña.

Si no se encuentra seleccione Nuevo usuario e ingrese correo electrónico y teléfono y de clic en

Enviar, se le enviará su usuario y contraseña al correo que indique.


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Ingreso y cambio de contraseña. ∆ Al ingresar por primera vez se le sugerirá modifique la contraseña:

Pantalla principal. Una vez dentro de la aplicación encontrará la siguiente pantalla.


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Donde podrá consultar las facturas subidas al portal para Avanzia empleando diferentes campos

de búsqueda.

• Factura: folio o folio fiscal (UUID) de la factura.

• Fecha: fecha o período de fechas en las cuales se emitieron las facturas.

• Ingresada: fecha o período de fechas en las cuales se ingresaron las facturas al Portal HI

B2B.

• Estatus: Pendiente de autorizar, Aprobada o Rechazada.

Pagos. Podrá consultar los pagos que le haya realizado Avanzia, es importante tomar en cuenta la

información presentada cuando vaya a emitir sus complementos de recepción de pago (CRP).


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Complementos de Recepción de Pago (CRP). Puede consultar los complementos de recepción de pago que haya emitido a Avanzia o subir sus

complementos.


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Ingreso de CRP Dando clic en Subir se puede dar ingreso al CRP y su formato PDF.

Pedidos. Puede consultar los pedidos que le hayan fincado, el dato de pedido será requerido en la mayoría

de los casos para ingresar su factura.


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Ingreso de facturas. Se dará clic en la pestaña de ingreso de facturas.

Por defecto se le solicitarán los archivos en formato PDF y XML del CFDI, cuando capture la

información del campo Pedido / PO No., aparecerán los tipos de documentos adicionales que

deberá cargar junto con el CFDI dependiendo si se trata de suministro de materiales o equipo o la

contratación de un servicio.

Los nombres de los archivos del CFDI (PDF y XML) deberán ser iguales, los nombres de los

archivos adicionales que se le soliciten pueden ser cualquier nombre de archivo válido.

Dependiendo del tipo de pedido, le aparecerá alguna de las siguientes interfaces.

a)


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b)

c)


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d)

Para cargar los archivos se dará clic en examinar en cada uno de los campos y se

seleccionará el archivo que se va a adjuntar.


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Una vez que se adjuntaron todos los documentos se le dará clic en el botón de Enviar para

que vaya a validar la factura fiscalmente y la orden de compra.

Arrojará el resultado de validación, en caso de error aparecerá un mensaje en rojo

indicando el problema, puedes escribir un correo a ( [email protected] ) copiando

la pantalla y enviando los archivos que anexaste para recibir asistencia técnica.

Si no existiera error se indicará el folio, fecha e importe de la factura y fecha estimada de

pago.

mailto:[email protected]


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Seguimiento de estado de facturas. Dentro del portal existen varios mecanismos para darle seguimiento al estado de las

facturas cargadas.

Detalle de factura En la pestaña de Consulta de portal existe un botón en el folio de la factura, dando clic en

él se puede visualizar la validación fiscal, estatus de la factura y la posible aprobación de

esta.

https://www.google.com.mx/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwiXuu3WnIzXAhVQ3WMKHXNhB3IQjRwIBw&url=https://www.iconfinder.com/icons/114657/click_cursor_hand_icon&psig=AOvVaw2Z_0Ua_nVjZVp1eU7PbaVP&ust=1509036342819915


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Estado en el proceso de contabilización y pago En la pestaña Consulta portal, aparecerán las facturas que haya cargado dependiendo del filtro

que esté aplicando, por defecto aparecerán las facturas pendientes de aprobación en el portal, al

aplicar el filtrado por facturas aprobadas podrá ver el valor que tiene en la columna Estatus

Avanzia, ese valor le indicará en qué estado del proceso de pago está su factura


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Comunicación con los administradores de Avanzia. El personal administrativo de Avanzia revisa las facturas que el proveedor carga y puede crear un

comentario informativo o solicitando alguna acción por parte del proveedor.

Si una factura tiene comentarios aparecerá un icono de un sobre de correo en la columna Leído

Para revisar los comentarios asociados a la factura o agregar un comentario debe seleccionarla y

dar click en el botón Comentarios.


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Aparecerá una ventana con los comentarios que se hayan hecho sobre la factura y podrá ver

cuando y quién ingresó cada comentario, o generar un nuevo comentario.

Cada vez que se genera un comentario dentro del portal, se envía un correo electrónico a los

imvolucrados en el proceso de revisión de facturas, es decir si el personal de Grupo Avanzia genera

el comentario a una factura, el correo electrónico se envía al proveedor que originó la factura, si el

proveedor agrega un comentario a alguna de sus facturas, los usuarios de Grupo Avanzia que tienen

asociados los permisos de visualizacion de esa factura rtecibirán el comentario vía correo

electrónico, de ésta manera se puede establecver un canal de comunicación entre el emisor y el

receptor para solicitar informes sobre el estado de una factura o solicitar alguna acción como la

cancelación y re facturación.

Es importante que el usuario con el que el proveedor suba sus facturas tenga asociado un correo

electrónico para que pueda recibir los correos de notificación del portal,

Datos del usuario. Puede verificar y cambiar los datos del usuario, tales como contraseña, departamento, teléfono y

correo electrónico. Este último se puede ocupar para que cuando haya una aprobación o rechazo

de factura se le notifique por este medio.

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