Poslovni slučaj za upravljanje poslovnim sadržajem

Skup istraživačkih podataka o upravljanju poslovnim sadržajem (ECM) i upravljanju

dokumentima

www.m-files.com

SadržajUvod.................................................................................................................................. 2

Čimbenici koji utječu na povećanje provedbe ECM rješenja ........................................... 3

Povrat ulaganja u ECM ..................................................................................................... 5

Narušavanje sigurnosti: Radnici koriste neovlaštena rješenja za dijeljenje datoteka ..... 6

Papirnati uteg ................................................................................................................... 7

Održavanje mobilne radne snage ............................... .................................................... 8

Zaključak .......................... ................................................................................................ 8

1

Uvod

Tržište upravljanja poslovnim sadržajem (engl. Enterprise Content Management - ECM) ubrzano

raste zbog „savršene oluje“ događaja i tehnologija koje čine ECM nezamjenjivim. Priljev vrlo

raznolikog sadržaja iz različitih izvora, kao što su slike, video, blogovi, korporativni zapisi, e-

pošta, web i obogaćeni medijski sadržaji, ukazuje na hitnu potrebu tvrtki da ulažu u ECM kako

bi uspostavile kontrolu nad svim izvorima sadržaja.

Tvrtke posežu za sustavima za uspravljanje poslovnim sadržajem kako bi uvele red tamo gdje je

kaos, a s obzirom na ogromnu količinu podataka i sadržaja koje svakodnevno nastoje

analizirati, održavati i pohranjivati, ECM pruža organizacijama sredstva koja im osiguravaju

kontrolu - stvaranjem radnih tokova koji njihovim zaposlenicima omogućuju bolju učinkovitost i

djelotvornost pri usklađivanju s regulatornim pravilima i propisima.

U ovom preglednom članku navode se objave analitičkih istraživačkih skupina, industrijskih

organizacija i pouzdanih medijskih izvora koji se bave izazovima upravljanja informacijama kao

što su Big Data, mobilnost i oblak, s ciljem objašnjavanja kako organizacije mogu iskoristiti ECM

za ostvarivanje pozitivnih rezultata. Općenito govoreći, ECM omogućuje organizacijama

uporabu novih i postojećih izvora sadržaja radi povećanja učinkovitosti i poboljšanja

produktivnosti. Osim toga, ECM osigurava organizacije od potencijalno razornih povreda

podataka i gubitka podataka i kontrolira pristup povjerljivim informacijama.

www.m-files.com 2

Čimbenici koji utječu na povećanje provedbe ECM rješenja

Napori uloženi u upravljanje i razumijevanje velikih količina podataka i dalje povećavaju pogodnost ECM sustava kao učinkovitog sredstva za postizanje ciljeva upravljanja informacijama.

Upravljanje sadržajem je temeljna strategijaPrema istraživanju agencije Forrester, sudionici su utvrdili sljedeća tri čimbenika kao glavne uzroke nezadovoljavajuće provedbe upravljanja poslovnim sadržajem:

% sudionika koji misle da štite informacije tako što ih gomilaju

% sudionika koji ne znaju kako upravljati zastarjelim informacijama

% sudionika koji smatraju da su im te informacije potrebne

% sudionika koji su lijeni baviti se pitanjem takvih informacija

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%

Prema ispitivanju sudionika ARMA-inog događajau vezi s upravljanjem zastarjelih informacija:

70% 26%Loša strategija

upravljanjasadržajem

Neusklađenost IT-a i poslovanja

26%Korporativna politika i kulturološka pitanja

70 % zaposlenika pretežito se oslanja na e-poštu za upravljanje

digitalnim resursima. (Izvor: North Plains)

Broj godina potrebnih da se udvostruči količina poslovnih podataka na svjetskoj razini.

(Izvor: Big Data News)

1.2 70%

Red umjesto kaosaGomilanje informacija stvara izazove upravljanju informacijama:

www.m-files.com 3

Prema AIIM-u, 26 % korisnika tvrdi da je upravljanje informacijama u

njihovim organizacijama „poprilično kaotično“.

26%

(Izvor: Izvješće agencije Forrester: poboljšanje razine zadovoljstva ECM-om kroz okretnost, analitiku i angažiranost)

Korisnici žele jednostavnost uporabe. 20 % provedbi ECM-a su odbijene jer su ružne ili

neugodne za korištenje. (Izvor: Gartner)

Rast globalnih provedbi ECM-a

Istraživanje agencije Gartner pokazalo je da

96% organizacija planira povećati opsegprovedbe ECM-a, što je značajan porast sa 79% iz 2013.

Želim onakav ECM kakav mi treba!Prema agenciji Gartner, upravljanje sadržajem će do 2016. godine biti personalizirano organizacijom mapa i procesima koji su prilagođeni pojedinom korisniku.

Koji poslovni pokretači pomažu poboljšati upravljanje informacijama?

49%smanjeni troškovi

37%poboljšana usklađenost sa

zakonima, propisima i politikama.

Poslovni pokretači: informacija ima cijenu

20-35% troškova poslovanja rezultat

su loše kvalitete podataka.(Izvor: Big Data News)

$600 MILIJARDI godišnji financijski utjecaj loših

podataka na poslovanja u SAD-u. (Izvor: Big Data News)

www.m-files.com 4

Cijena „loših podataka“

(Izvor: Izvješće agencije Forrester: informacijski uteg jača vaše poslovanje)

organizacija ostvaruje izravnu korist od provedbi ECM-a, kao što je smanjenje

papirnate dokumentacije, broja zaposlenika i izbjegavanje administrativnih troškova.

Moderni ECM sustavi vraćaju 7,5 za svaki potrošeni dolar –

rast s 23 % iz 2012.

$7.50

organizacija ostvaruje neizravnu korist od

provedbi ECM-a, kao što je povećana produktivnost.

62%

38% 56%donositelja odluka prepoznalo je

automatizaciju procesa kao ključno područje za ostvarivanje

povrata ulaganja.

33% organizacija prepoznalo je

smanjenje papirnate dokumentacije kao drugu najveću

korist provedbe ECM-a.

www.m-files.com 5

Povrat ulaganja u ECMNeporeciva vrijednost upravljanja poslovnim sadržajem i dalje je njegova iznimno učinkovita sposobnost da učinkovito organizira, osigura i obradi informacije iz rastućeg broja izvora. Istraživanje agencije Nucleus Research potvrdilo je da povrat ulaganja u ECM nezaustavljivo raste.

ECM vraća ulaganje s dividendama

Narušavanje sigurnosti: radnici koriste neovlaštena rješenja za dijeljenje datotekaRadnici i dalje stavljaju povjerljive informacije tvrtke u opasnost uporabom neslužbenih aplikacija za dijeljenje datoteka - čak i kad je zabranjena uporaba takvih alata. Neregulirana uporaba tih aplikacija predstavlja ozbiljan problem za sigurnost i usklađenost poslovanja stoga što zaposlenici mogu dijeliti osjetljive informacije izvan tvrtke ili pohranjivati dokumente na vlastitim uređajima koji su izvan nadležnosti organizacije. Organizacije moraju postići ravnotežu između pružanja tehnologije koja omogućuje suradnju i jednostavan pristup informacijama i mjera koje osiguravaju usklađenost poslovanja.

Neovlašteno dijeljenje datoteka predstavlja rizik za organizacije

zaposlenika koristi rješenja za dijeljenje i sinkronizaciju

osobnih podataka na radnom mjestu.

zaposlenika dijelilo je osjetljive poslovne dokumente s pomoću

rješenja za dijeljenje i sinkronizaciju osobnih podataka.

(Izvor: M-Files)

zaposlenika nije sigurno postoje li politike ili propisi kojima se

zabranjuje uporaba aplikacija za dijeljenje osobnih datoteka.

(Izvor: M-Files)

63% 46% 70%

www.m-files.com 6

(Izvor: M-Files)

Papirnati uteg značajno utječe na produktivnost i okoliš

66%tvrtki ima postavljene inicijative za smanjenje uporabe papira. (Izvor: IDC)

24-31%organizacija ciljano smanjuje godišnju potrošnju papira. (Izvor: IDC)

Više od

50%ispitanika kopira dokumente radi potpisivanja ili dijeljenja na sastancima (Izvor: AIIM)

10,000Američka agencija zazaštitu okoliša tvrdi daprosječan radnik u SAD-ukopira 10 000 listova papira godišnje. Zbrojenoje to 4 milijuna tona papira godišnje.

Istraživanje agencije AIIM: potpisi su „zapeli“ u svijetu papira

Potpisivanje dokumenata je

razlogbroj 1 zašto tvrtke

i dalje koriste papir. (Izvor: AIIM)

www.m-files.com 7

Papirnati uteg

Iako su mnoge tvrtke napravile velike korake u svojim naporima da postanu „ured bez papira“, jasno je da to jednostavno još uvijek nije moguće. Očito je da tvrtke još uvijek ovise o papiru, koji je potreban za ispis, kopiranje i pohranjivanje, što stvara efekt mreškanja koji utječe na produktivnost i sposobnost ispunjavanja kritičnih rokova na razini cijelog poslovanja, a u konačnici može dovesti do mjerljivog gubitka prihoda.

www.m-files.com 8

zaposlenika pristupa korporativnom sadržaju preko mobilnih uređaja. (Izvor: Gartner)

60%Istraživanje agencije Forrester pokazalo je

da 57 % organizacija ima poteškoća s postizanjem ravnoteže između sigurnosti

sadržaja i pristupa preko mobilnih uređaja – dolazi do spajanja osobne i

korporativne mobilnosti.

57%

Dva od pet radnika mlađih od 30 kažu da im politike mobilne sigurnosti

zabranjuju osobnu uporabu tvrtkinih uređaja. (Izvor: AIIM)

2/5Tri od četiri radnika kažu da ponekad

zanemaruju takve politike. (Izvor: AIIM)

3/4

Osnaživanje mobilne radne snageOblak i mobilni uređaji postali su snažne platforme koje osiguravaju zaposlenicima pristup informacijama koje su im potrebne, s bilo kojeg mjesta u svijetu. Međutim, trend donošenja vlastitih uređaja (engl. Bring Your Own Device - BYOD) na radno mjesto predstavlja kamen spoticanja za mnoge tvrtke.

Upravljanje mobilnom radnom snagom bez kršenja pravila

Zaštita vaših informacija u oblakuPrema istraživanju agencije AIIM: sadržaj u oblaku

• 41% ispitanika smatra oblak kao de facto okolinu za opće IT namjene usljedeće 3 godine.

• 46% ispitanika smatra da će se upravljanje dokumentima i sadržajemprovoditi isključivo u oblaku unutar 3 godine.

• 50% organizacija upravljat će svojim sadržajem preko hibridnearhitekture za upravljanje sadržajem do 2018. (Izvor: Gartner)

• 46% organizacija, prema predviđanju agencije Gartner, pohranjivat ćekorisničke podatke u javnom oblaku do kraja 2015. godine. (Izvor: Gartner)

www.m-files.com 9

ZaključakRješenja za upravljanje poslovnim sadržajem nastavljaju pružati organizacijama dokazane i pouzdane alate za učinkovito prikupljanje, pohranu, upravljanje i dijeljenje sadržaja. Razvoj i sazrijevanje ECM tehnologije daju organizacijama mogućnost ostvarivanja raznovrsnih funkcionalnih primjena koje također podržavaju partnere, kupce i vanjske zainteresirane strane. ECM sustavi i dalje će omogućavati tvrtkama rješavanje kritičnih problema, kao što su pitanja sigurnosti, usklađenosti i upravljanja ubrzanim stvaranjem sadržaja iz više izvora, uključujući i mobilne uređaje.

Problematika i statistički podaci, navedeni u ovom članku, daju čvrste argumente za provedbu sustava za upravljanje poslovnim sadržajem radi ublažavanja rizika od gubitka podataka, neusklađenosti, opće operativne neučinkovitosti, ali i za izbjegavanje eventualnih zakonskih posljedica stvaranjem sustavne i organizacijske kulture učinkovitosti.

Više informacija o društvu M-FilesRješenja za upravljanje informacijama (engl. Enterprise Information Managment - EIM) društva M-Files poboljšavaju i pojednostavljuju načine kojima tvrtke upravljaju dokumentima i drugim informacijama kako bi postale produktivnije, učinkovitije i ostale usklađene. M-Files eliminira silose informacija i osigurava brz i jednostavan pristup pravom sadržaju iz bilo kojeg središnjeg poslovnog sustava i uređaja. M-Files postiže višu razinu korisničkog prihvaćanja što rezultira bržim povratom ulaganja zahvaljujućijedinstvenim intuitivnim pristupom koji se zasniva na upravljanju informacijama po načelu „što“ je točime upravljamo, a ne „gdje“ je pohranjeno. Uz fleksibilne opcije uvođenja na lokaciji korisnika, u oblaku ihibridna rješenja, M-Files smanjuje zahtjeve i opterećenja IT-a omogućujući pristup i kontrolu sadržajaonima koji su najbliže poslovnim potrebama. Tisuće organizacija u više od 100 država koriste M-Files kaojedinstvenu platformu za upravljanje svojim kritičnim poslovnim informacijama, uključujući tvrtke kao štosu SAS, Elekta i NBC Universal.

Za više informacija, posjetite www.m-fles.com.

www.span.eu

+385 1 6690 200

+385 1 6690 299

prodaja@span.eu