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POSTULACIÓN AL RECONOCIMIENTO A LA GESTIÓN DEPROYECTOS DE MEJORA 2013

CATEGORÍA:

SECTOR PÚBLICO

PROYECTO: “VERIFONDOS – APORTES LIMPIOS”

25 DE ABRIL DEL 2013

Reconocimiento a la Gestión de Proyectos de Mejora 2013

“Verificación, Control y Difusión de la Actividad Económico Financiera de las Organizaciones

Políticas”

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TABLA DE CONTENIDOS

Información General de la Organización……..…………………………………………………. 02

Organigrama………………………………………………………………………………………….. 07

Términos de Aceptación……………………………………………………………………………. 08

Perfil del Proyecto …………………………………………………………………………………… 09

Glosario de términos y abreviaciones……………………………………………………………. 10

Respuestas a los Criterios y Sub criterios….…………………………………………………… 11



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INFORMACIÓN GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN

La Oficina Nacional de Procesos Electorales (ONPE), es la autoridad máxima en la organización y ejecución de los procesos electorales, de referéndum u otras consultas populares. Es un organismo autónomo que tiene atribuciones en materia técnica, administrativa, económica y financiera. Junto al Jurado Nacional de Elecciones (JNE) y al Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC), conforman el sistema electoral peruano.

La ONPE garantiza a todos los ciudadanos sin distinción, el derecho al voto y que el escrutinio sea el reflejo exacto de la voluntad popular. En época electoral diseña y distribuye la cédula de sufragio, actas electorales y todos los materiales necesarios para las elecciones; así como capacita a los miembros de mesa y demás actores electorales.

Asimismo, la ONPE brinda apoyo y asistencia técnica a las organizaciones políticas en sus procesos de democracia interna y supervisa la actividad económica-financiera de los mismos. La asistencia técnica electoral se brinda también a las organizaciones públicas, privadas y de la sociedad civil que lo soliciten, de acuerdo a las normas legales vigentes, previa evaluación y disponibilidad de recursos.

Reafirmando su compromiso con la democracia y el país, la ONPE desarrolla actividades desconcentradas y aplica nuevas tecnologías informáticas y herramientas de gestión para optimizar cada vez más la ejecución de los procesos electorales. Así, se continúa con la implementación del sistema de Votación Electrónico, con lo cual se reducirá el tiempo para la votación, el uso de formatos, el número de mesas de sufragio, así como el tiempo de entrega de los resultados de cada elección. Y como parte de nuestra política de descentralización, seguimos incrementando el número de Oficinas Regionales de Coordinación (ORC), responsables de ejecutar las funciones institucionales en sus respectivas jurisdicciones que hoy suman diecinueve (19) y que están estratégicamente ubicadas en todo el Perú, brindando a la ciudadanía elecciones transparentes, con resultados que reflejan la voluntad popular y contribuyendo al fortalecimiento de la democracia en nuestro país.

A. INFORMACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

Razón Social Oficina Nacional de Procesos Electorales

RUC 20291973851

Página Web www.onpe.gob.pe

E – Mail [email protected]

Central Telefónica 417-0630

Sede Administrativa Jr. Washington 1894 – Cercado de Lima

B. CATEGORÍA A LA QUE POSTULA

Categoría: Sector Público.

C. TAMAÑO DE LA ORGANIZACIÓN

La ONPE cuenta con un total de 368 trabajadores al 18 abril del 2013. De este total el 55% es personal destinado a los órganos de línea y el 45% es personal perteneciente a la Alta Dirección, órgano de Defensa Nacional, Asesoramiento y de Apoyo. Cabe precisar, que para periodos



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electorales la ONPE contrata personal bajo la modalidad de locación por servicio, el cual se encuentra en función al alcance de los procesos electorales, de referéndum u otras consultas populares establecidas en la Constitución Política y leyes especiales.

D. ASPECTOS IMPORTANTES DE LA ORGANIZACIÓN

D1. Tipo de Bienes / Servicios que Produce:

La ONPE, desde su creación, ha venido incrementando progresivamente sus funciones. Entre las principales, cabe destacar las conferidas por la Ley de Partidos Políticos, como asistencia técnica electoral y la supervisión de finanzas partidarias y otras vinculadas a la organización y ejecución de los procesos electorales.

Cuadro N° D1.1 Bienes y Servicios de la ONPE

PERIODO Bienes y Servicios Brindados por la ONPE

DE 1995 A JULIO

DEL 2003

• Ejecutar los procesos electorales. • Capacitar a miembros de mesa y ciudadanía durante la ejecución del

proceso. • Venta del kit electoral

DESDE JULIO DEL

2003

• Diseñar y ejecutar acciones de educación electoral. • Producir información especializada y sistémica. • Ejecutar investigaciones aplicadas. • Organizar programas de especialización académica en materia electoral.

DESDE EL 2004

• Verificar firmas de las listas de adherentes para la inscripción de partidos políticos.

• Apoyo y asistencia técnica a los partidos políticos en sus procesos de democracia interna.

• Verificación y control de la actividad económico financiera. • Apoyo y asistencia técnica, en procesos electorales, a instituciones

públicas y privadas y organizaciones de la sociedad civil. DESDE DICIEMBRE

2009 • Se extiende el apoyo y asistencia técnica, así como el control y

verificación a organizaciones políticas de alcance regional y local.

Asimismo, la ONPE cuenta con un mapa general de los procesos y sus respectivas interrelaciones (ver Gráfico N° 1), la misma que forma parte del Manual de Calidad (MA01-OGPP/GC), donde se describe los procesos estratégicos, operativos y de soporte. En base a la identificación de los procesos de la ONPE se han definido los tipos de bienes y servicios que produce u otorga, los mismos que han sido mencionados en el Cuadro N° D1.1.



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Gráfico N° D1.1 Mapa General de los Procesos de la ONPE

D2. Mercados a los que Destina sus Servicios.

El mercado de la ONPE está compuesto principalmente por 19’200,000 ciudadanos hábiles para sufragar, quienes participan en los procesos electorales, de referéndum y otras consultas populares.

Asimismo, considerando los bienes y servicios brindados por la ONPE (ver Cuadro N°1 Bienes y Servicios de la ONPE), se detalla a continuación el mercado a los que se destina:

Cuadro N° D2.1 Mercado de Bienes y Servicios de la ONPE

Bienes y Servicios Clientes Externos

� Ejecutar los procesos electorales. � Capacitar a miembros de mesa y

ciudadanía durante la ejecución del proceso.

� Venta del kit electoral

� 21’435,121 ciudadanos en hábiles para ejercer su derecho al voto (en el territorio nacional y en el extranjero).

� Diseñar y ejecutar acciones de educación

electoral. � Producir información especializada y

sistémica. � Ejecutar investigaciones aplicadas. � Organizar programas de especialización

académica en materia electoral. � Verificar firmas de las listas de adherentes

para la inscripción de partidos políticos. � Apoyo y asistencia técnica a los partidos

políticos en sus procesos de democracia interna.

� 16 partidos políticos en la elección de sus candidatos a cargos públicos y autoridades

� 16 partidos políticos y 142 movimientos regionales

� 144 movimientos regionales en la elección de sus candidatos a cargos públicos

� 25 gobiernos regionales en la elección de los Consejos de Coordinación Regional

� 195 municipalidades provinciales en la elección de los Consejos de Coordinación Local y autoridades de Centros Poblados

� 1,644 municipalidades distritales en la elección de los Consejos de Coordinación Local y Juntas Vecinales



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Bienes y Servicios Clientes Externos

� Apoyo y asistencia técnica, en procesos

electorales, a instituciones públicas y privadas y organizaciones de la sociedad civil.

� 101 colegios profesionales en la elección de sus autoridades y representantes ante el Consejo Nacional de la Magistratura

� 133 universidades públicas y privadas en la elección de sus autoridades

� 89,575 Instituciones de educación básica regular en la elección de los municipios escolares y de los representantes de las asociaciones de padres de familia.

� 463 centros poblados.

� Se extiende el apoyo y asistencia técnica, así como el control y verificación a organizaciones políticas de alcance regional y local.

� Verificación y control de la actividad económico financiera.

� 16 partidos políticos en la elección de sus candidatos a cargos públicos y autoridades

� 16 partidos políticos y 142 movimientos regionales

� 144 movimientos regionales en la elección de sus candidatos a cargos públicos.

E. REPRESENTANTE OFICIAL DE LA INSTITUCIÓN Y ALTERNO

Coordinarán con la Secretaría Técnica del Comité de Gestión de la Calidad para aclarar y complementar todos aquellos asuntos que se derivan de la postulación y descritos a través de las Bases 2013, con los siguientes funcionarios:

F. MIEMBROS DE LA ALTA DIRECCIÓN.

CARGO FUNCIONAL NOMBRES Y APELLIDOS Nº DNI

Jefe Nacional Dr. Mariano Augusto Cucho Espinoza. 10401183

Secretario Nacional Sr. Edilberto Martín Terry Ramos 10143873

G. FIRMA

.……………………………………………

Dr. Mariano Augusto Cucho Espinoza

Jefe Nacional de la ONPE

Mariano Cucho Espinoza. [email protected] Representante.

Francisco Ríos Villacorta [email protected] Alterno.



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H. ORGANIZACIÓN PARA LA CALIDAD

Nº Nombre Rol en el Proyecto Cargo

Gerencia de Supervisión de Fondos Partidarios

1 Francisco Ríos Villacorta Gerente del Proyecto Gerente de Supervisión de Fondos Partidarios

2 Luis Brussy Barboza Dávila Desarrollo del Proyecto Jefe del Área de Verificación y Control

3 Elizabeth Rossana Guardia Mimata Líder Usuario Especialista

4 María Ela Torres Quiroz Desarrollo del Proyecto Auditor

5 David Muzaurieta Silva Desarrollo del Proyecto Auditor

6 Ananías Liberato Falcón Desarrollo del Proyecto Auditor

Gerencia de Sistema e Informática Electoral

7 Ricardo Saavedra Mavila Líder del Proyecto Sub Gerente

8 Francisco Núñez Delgado Desarrollo del Proyecto Especialista

9 Elena Espinoza Silva Desarrollo del Proyecto Asistente del Proyecto

10 Elvis Segovia Andrade Desarrollo del Proyecto Programador

11 Iván Obregón Bernal Desarrollo del Proyecto Programador

12 Elmer Utrilla Vilca Desarrollo del Proyecto Programador

Jefatura Nacional

13 Mariano Augusto Cucho Espinoza Sponsor del Proyecto Jefe Nacional

14 Heidi Verónica Landa Camayo Especialista en Proyectos Asesor

15 Adelmo Cancino Cancino Especialista en Proyectos Especialista



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ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA ONPE



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TERMINO DE ACEPTACIÓN

Declaramos que conocemos las Bases del Reconocimiento a la Gestión de Proyectos de Mejora, correspondientes al año 2013 y al presentar nuestra postulación nos sometemos a ellas de manera irrevocable. Asimismo, aceptamos el carácter inapelable de las decisiones del Consejo Evaluador. Declaramos que son ciertos la información y los datos proporcionados en el Informe de Postulación. Entendemos que la postulación será revisada por los miembros del Equipo Evaluador. Si nuestra organización fuera seleccionada para ser visitada, aceptamos recibir dicha visita y otorgar facilidades para que los evaluadores realicen una evaluación prolija e imparcial. Aceptamos pagar las cuotas y los gastos que nos corresponden con arreglo a lo estipulado en las Bases. Si nuestra organización resulta ganadora aceptamos compartir información con otras organizaciones en la forma establecida en las Bases.

………………………………………………

Dr. Mariano Espinoza Cucho Espinoza

Jefe Nacional de la ONPE



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PERFIL DEL PROYECTO

La Ley de Partidos Políticos (Ley Nº 28094 promulgada el 01 de noviembre del 2003 y la Resolución Jefatural Nº 060-2005-J/ONPE del 16 de marzo del 2005), enmarcan la función de la ONPE a través de la Gerencia de Supervisión de Fondos Partidarios (GSFP) para verificar y controlar la actividad económico - financiera de las organizaciones políticas. La mencionada función faculta a la ONPE a recibir la información financiera anual de las organizaciones políticas, a requerir información de aportaciones/ingresos semestrales recibidas por éstas, a requerir información de aportaciones/ingresos y gastos de campaña electoral, a pronunciarse sobre la regularidad y su adecuación según lo dispuesto en la Ley y, a aplicar las sanciones en caso de incumplimiento de la normativa. Hasta años anteriores a la promulgación de la Ley, no se contaba con información de la actividad económico financiera. No había un control ni supervisión por parte de una institución específica para desempeñar esta labor, lo que imposibilitó lograr transparencia en el desarrollo de las diversas actividades de las organizaciones políticas. La ONPE a través de la GSFP, tiene la facultad de solicitar en fechas preestablecidas, mediante formatos establecidos y aprobados a traves de Resoluciones Gerenciales, información económico financiera de las organizaciones políticas para efectuar los procesos de verificación y control, y la difusión en su página Web. La ONPE en cumplimiento de su política de calidad ha implementado el sistema de Verificación, Control y Difusión de la Actividad Económico Financiera de las Organizaciones Políticas donde se ingresa la información de aportaciones/ingresos semestrales enviada por las mismas, para posteriormente ser difundida en la web institucional a través del módulo de Aportes Limpios. Cabe indicar, que si bien la ONPE contaba con procedimientos desarrollados para cada una de sus actividades de verificación y control, ha sido su preocupación la automatización progresiva para la sistematización, procesamiento y difusión de la información de la actividad económico - financiera partidaria. En consecuencia, la automatización permanente permitiría mejorar el tiempo para recolectar información, procesar datos, emitir resultados estadísticos y generar la información que deba ser difundida oportunamente a través de la web institucional, en beneficio de los actotes electorales interesados: ciudadanía, medios de comunicación, representantes de organizaciones políticas, etc. La automatización progresiva ha permitido mejorar el Sistema de Verificación, Control y Difusión de la Actividad Económico - Financiera de las Organizaciones Políticas (VERIFONDOS), incoporándose el módulo de APORTES LIMPIOS y de la herramienta de inteligencia de negocios, permitiendo mejorar nuestros servicios a los clientes internos (auditores de ONPE) y clientes externos (actores electorales). A continuación, se señala los principales beneficios de la implementación del proyecto de mejora “VERIFONDOS – APORTES LIMPIOS”:

� Reducción de tiempo; de un tiempo estimado de 5 horas en que se podia realizar una busqueda en los formatos pdf (en papel) para que puedan ubicar determinados aportes; a 1 minuto, tiempo en que se demora el sistema de Verificación, Control y Difusión de la Actividad Económico - Financiera de las Organizaciones Políticas en ubicar aportes determinados.

� Difusión en forma inmediata; ya que la información finanicera al estar en formato digital es registrada automáticamente a la base de datos, sin necesidad de enviar documentos internos para su procesamiento.

� Simplificación Administrativa; con solo cargar la información de aportaciones al sistema de Verificacion, Control y Difusión de la Actividad Económico - Finanicera de las Organizaciones Políticas inmediatamente si visualiza en la pagina web a traves del modulo de Aportes Limpios.



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� Mejora de los procesos internos; con la implementación de la herramienta de inteligencia de negocios, los auditores de la GSFP están en la capacidad de emitir reportes a medida, mejorando su productividad y desempeño laboral.

Finalmente, como parte de la problemática, que fue abordada por la Institución, se encuentra la consecución de mecanismos eficaces de garantía en el cumplimiento de las normas contenidas en la Ley, como parte del fortalecimiento de organizaciones políticas caracterizadas por prácticas transparentes y responsables, y como principales constructoras de la política para la democracia.

El sistema responde fundamentalmente al objetivo estratégico institucional de: � Fortalecer los procesos de democracia interna y el transparente manejo económico

financiero de los partidos políticos.

Está vinculado también a los siguientes objetivos estratégicos: � Implementar con eficiencia y eficacia mecanismos que faciliten el acceso de la

ciudadanía a los servicios ofrecidos por la entidad. � Fortalecer la especialización del personal y optimizar los procesos internos y recursos

tecnológicos.

GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIACIONES

APORTES LIMPIOS Es el módulo de consultas sobre aportaciones a las organizaciones políticas que se encuentra colgado en la web institucional, a través del cual se pueden efectuar consultas en línea de tres diferentes maneras: por aportante, por persona y por candidato de la organización política. ACTORES ELECTORALES Comprendido por la ciudadanía, medios de comunicación y representantes de organizaciones políticas interesados en información financiera de las Organizaciones Políticas. PROCESO Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. SISTEMA INFORMÁTICO Conjunto de elementos relacionados compuesto por uno o más procesos, hardware, software, instalaciones y personal que proporcionan la capacidad de satisfacer una necesidad y objetivo definido VERIFONDOS Sistema de Verificación, Control y Difusión de la Actividad Económico -Financiera de las Organizaciones Políticas ABREVIACIONES:

� AA: Áreas de actuación � CAP: Cuadro para Asignación del Personal � CAS: Contratación Administrativa de

Servicios � D: Directiva � E: Estrategia � GC: Gerencia de Calidad � GSFP: Gerencia de Supervisión de Fondos

Partidarios � J: Jefatura Nacional � JNE: Jurado Nacional de Elecciones � LP: Lineamiento de Política � MA: Manual de Calidad � NTP: Norma Técnica Peruana � OD: Otros documentos del Sistema de

Gestión de la Calidad � OGA: Oficina General de Administración

� OGCI: Oficina General de Comunicaciones e Imagen Institucional

� OGPP: Oficina General de Planeamiento y Presupuesto

� ONPE: Oficina Nacional de Procesos Electorales

� ORC: Oficinas Regionales de Coordinación � PDP: Plan de Desarrollo de las Personas � PESEM: Plan Estratégico Sectorial

Multianual � RENIEC: Registro Nacional de Identificación

y Estado Civil � RIT: Reglamento Interno de Trabajo � RJ: Resolución Jefatural � SGC: Sistema de Gestión de la Calidad � UUOO: Unidad Orgánica



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1. LIDERAZGO Y COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN 1.1 Organización de soporte para promover el trabajo en equipo

(1) ¿Con qué políticas o normas se promueve el trabajo en equipo al interior de la organización?

• El trabajo en equipo al interior de la ONPE se promueve a través de su Política y Objetivos de Calidad, aprobados con los documentos OD03-OGPP/GC y OD04-OGPP/GC respectivamente, los mismos que son enunciados en el Manual de la Calidad (MA01-OGPP/GC_V01) aprobado por Jefatura Nacional.

• Asimismo, el trabajo en equipo es un mecanismo empleado para atender los requerimientos

transversales de la alta dirección, conformándose a través de resoluciones de jefatura, comités de trabajo para diferentes temas que requieren la especialidad de cada órgano funcional, identificándose dentro de este espacio oportunidades de mejoras y plantear soluciones integrales con el compromiso de sus integrantes, lo último como uno de los valores de la institución, establecidos en los Planes Estratégico Sectorial Multianual (PESEM) 2007 – 2011, 2009 - 2011 y 2012 – 2016, aprobado con Resolución Jefatural N° 234-2011-J/ONPE.

• Por otro lado, continuando con el fortalecimiento del desarrollo de las personas, se aprueba

con Resolución Jefatural N° 127-2011-J/ONPE, el Plan Quinquenal de Desarrollo de las Personas (PDP Quinquenal) al Servicio de la ONPE 2012 – 2016, enmarcado dentro del PESEM 2009-2011, el mismo que se encuentra orientado a que la institución cuente, en el mediano plazo, con el personal que facilite el cumplimiento de la misión y el logro de la visión institucional.

• En esta línea, el Plan de Desarrollo Anualizado para el Desarrollo de las Personas (PDP

Anualizado), se alinea con los objetivos estratégicos del PESEM y con los objetivos del PDQ Quinquenal, estableciéndose como tema de capacitación el trabajo en equipo, a fin de “Gestionar el quehacer institucional orientado a la mejora de resultados” (Objetivo Operativo Institucional 4.4.2) y “Consolidar la excelencia organizacional al servicios de la ciudadanía” (Objetivo Estratégico General 4).

• En el Reglamento Interno de Trabajo (RIT) de la ONPE, se establecen los derechos y

obligaciones del personal a efectos que desarrollen sus labores de manera más eficiente, propiciando el trabajo en equipo, a través de la coordinación y colaboración entre el personal de las diversas dependencias de la institución.

(2) ¿Cómo hace efectiva o pone en práctica tales políticas?

• Las políticas de promoción del trabajo en equipo se hacen efectivas, mediante la conformación de comités de trabajo, aprobados con Resolución Jefatural o disposiciones de la Alta Dirección, que dependiendo del tema objeto del comité se constituyen incluso en órganos temporales, estableciéndose tanto el objeto como los integrantes del equipo, entre funcionarios y personal altamente especializado de todos los órganos involucrados en el tema.

• Asimismo, de conformidad con lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo (RIT) de la ONPE, aprobado con Resolución Jefatural N° 012-2011-J/ONPE, se formulan y ejecutan programas de capacitación a través de los cuales se desarrollan cursos sobre trabajo en equipo, manejo de conflictos e inteligencia emocional, fomentando de esta manera, conocimientos, actitudes, prácticas, habilidades y valores al trabajador, a efectos de garantizar el desarrollo de la función pública y de los servicios públicos, brindando un mejor servicio al usuario.

• En particular, luego de evaluar el impacto de la implementación del proyecto de mejora, la Alta Dirección en coordinación con la Gerencia de Supervisión de Fondos Partidarios,



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dispuso la conformación del equipo de trabajo, el mismo que estuvo integrado por la Gerencia de Supervisión de Fondos Partidarios (GSFP), la Gerencia de Sistemas e Informática Electoral (GSIE), la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto (OGPP) y la Oficina General de Administración (OGA), con el objeto de modernizar la gestión electoral, satisfacer a los usuarios externos (organizaciones políticas, principalmente) y brindar transparencia sobre las finanzas partidarias, a efectos de consolidar la alta credibilidad y confianza en la institución, todo ello enmarcado dentro de los objetivos estratégicos institucionales.

Gráfico N° 1 Estrategias Institucionales alienadas al Proyecto de Mejora

(3) ¿Cómo participa la alta dirección y el personal en las actividades relacionadas?

• La Alta Dirección participó directamente desde la iniciativa hasta la ejecución del proyecto, para lo cual incluyó en el PESEM 2009-2011, aprobando en la RJ N° 009-2009-J/ONPE, cuatro proyectos de inversión pública viables, y basados en los objetivos generales estratégicos y en las actividades institucionales, siendo uno de estos proyectos el Proyecto N° 1: “ Mejoramiento de los servicios de verificación, control y difusión de la actividad económica financiera de las organizaciones políticas”, el cual se orienta a optimizar la recolección, sistematización, procesamiento y difusión de la información de la actividad económica- financiera de las organizaciones políticas, a través del desarrollo e implementación de un software para realizar dicha actividad.

• La Alta Dirección manifiesta su involucramiento en los proyectos institucionales a través de las reuniones de Comité de Gerencia, realizadas periódicamente con la participación de la Alta Dirección y de los funcionarios, donde se informa el avance de la ejecución, monitoreo y control, así como las necesidades y las acciones de mejora requeridas para los diferentes proyectos, asegurando de esta forma que se logren los objetivos estratégicos institucionales, de acuerdo a lo establecido en el PESEM.



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• De manera general, cualquiera sea el origen de la iniciativa de los proyectos, la Alta

Dirección participa activamente con la revisión y aprobación de los proyectos propuestos, estableciendo los objetivos y lineamientos para el trabajo de los equipos. Luego, cada equipo de trabajo debe planificar, organiza, ejecutar y controlar las actividades, a fin de desplegar su ejecución.

• Cabe señalar, que con Directiva General N° D01.0-2007-GSIE/ONPE, se aprueba el uso de la Norma Técnica Peruana NTP ISO/IEC 12207:2004 en toda la institución, estableciendo un marco de trabajo común que pueda ser utilizado por todos los órganos y unidades orgánicas en la ejecución de un proyecto de desarrollo, operación y mantenimiento de productos de software ejecutados por la GSIE. En ese sentido, los órganos y UUOO beneficiarias de los proyectos participan activamente de los procesos de inicio, planificación, ejecución y control, revisión, evaluación y terminación.

1.2 Facilidades otorgadas a los equipos de proyectos de mejora

(1) ¿Qué facilidades otorgó la alta dirección para promover y hacer viable el trabajo del equipo del proyecto de mejora? Ello puede incluir la asignación de una partida en el presupuesto de gastos, de personal y de recursos tales como entrenamiento, útiles, equipos e infraestructura.

Las facilidades otorgadas por la alta dirección para promover el trabajo en equipo del proyecto de mejora se detallan a continuación:

• Adquisición de hardware y software necesarios para la creación del aplicativo informático.

• Adquisición de recursos informáticos (servidores de aplicaciones y de base de datos) para

la operatividad de la plataforma creada.

• Contratación de personal técnico en la Gerencia de Informática para el desarrollo del aplicativo y para la operatividad.

• Disposición para que la unidad orgánica afín al proyecto (Gerencia de Sistemas e Informática Electoral) brinden las facilidades para la atención de consultas y asesoría en la definición e implementación del proyecto de mejora.

• Capacitando al personal del proyecto en el manejo de herramientas tecnológicas para el manejo adecuado del aplicativo informático.

(2) ¿Cómo se garantiza la comunicación de los miembros del equipo con la alta dirección a efectos de facilitar el desempeño del equipo? Comente el nivel de autoridad otorgado al equipo, para su actuación.

• La comunicación del equipo de proyecto y la Alta Dirección se garantizó mediante reuniones periódicas para revisión de avances.

• El equipo de proyecto, al estar integrado también por funcionarios, facilitó el aprovisionamiento de recursos internos desde otras unidades orgánicas gracias a la comunicación horizontal y transversal al interior de la institución. Esta comunicación en los equipos de trabajo está soportada en la práctica y adopción de una organización matricial.

• Se garantizó la comunicación a través de soportes comunicacionales que pone a disposición de la institución como el Sistema Integrado de Trámite Documentario, los correos electrónicos, las comunicaciones escritas, y la comunicación directa (reuniones de despacho entre Gerentes y la Jefatura Nacional).

1.3 Apoyo de la Alta Dirección en la implantación de las propuestas de solución

(1) ¿Qué medios utilizó la alta dirección para dar soporte a la implantación de las mejoras

propuestas? Ello comprende la forma en que las nuevas prácticas provenientes del proyecto de mejora son aprobadas, difundidas e implantadas; considerar también los



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recursos que la organización destina para el despliegue de la mejora.

La Alta Dirección a través del PESEM declaro viable la ejecución del proyecto de mejora, otorgando el presupuesto necesario para su desarrollo, considerando la relación directa con la visión institucional a efectos de afianzar la confianza de la ciudadanía y contribuir con la eficiencia, eficacia y transparencia de los procesos.

Asimismo, en el PESEM se establece como uno de los valores institucionales, la “Transparencia” orientada a que las acciones institucionales son de conocimiento público y se ejecutan con apego a la legalidad y a la legitimidad, y el “Compromiso” enfocado a dedicar nuestros esfuerzos al fortalecimiento de la democracia y buscar generar valor público en cada uno de nuestros servicios.

Cabe indicar, que una vez aprobado el PESEM es publicado en el internet e intranet de la ONPE, comunicándose su aprobación a todo el personal a través de memorándum circulares, difundiéndose de esta manera la viabilidad de los proyectos de mejora. En el caso de la difusión e implantación de las nuevas prácticas, las mismas se realizan a través de notas de prensa (ver Gráfico N° 2), que son comunicadas a través del correo y el portal institucional, resaltando los beneficios del proyecto, así como en los Informes de Evaluación del PESEM, documentos que también son publicados en el portal.

Gráfico N° 2 Nota de Prensa del 16ABR2010



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1.4 Reconocimiento a los equipos de proyecto de mejora

(1) Qué reconocimientos se otorgan a los integrantes de los equipos de proyectos de mejora que logran resultados destacados? Los reconocimientos, independientes de su naturaleza, deben estimular y promover el trabajo en equipo, la mejora continua y la orientación a largo plazo.

La Institución convoca, con relativa frecuencia, la conformación de equipos de mejora cuyo esfuerzo contribuye al reconocimiento institucional y valora el esfuerzo desplegado, a través de mecanismos de incentivos para el personal. Estos mecanismos son:

• Participación del personal en programas de capacitación, comprendidas en líneas de acción orientadas a satisfacer las expectativas del personal: o CAP por el desarrollo profesional y personal para su promoción en la carrera

dentro de la entidad, los mismos que son tomados en cuenta para su evaluación (Ver artículo N° 18 del RIT1).

o CAS para mejorar su perfil y acceder a un cargo CAP.

Cabe indicar, que la selección de los participantes para la capacitación, se realiza de acuerdo a sus funciones, responsabilidades y niveles de desempeño (numeral 2 de los Objetivos y Estrategias de Capacitación establecidos en el PDP Quinquenal).

• Publicación de los logros alcanzados por los equipos de trabajo, en la revista Reporte

Electoral o notas de prensa, elaborados por la Oficina General de Comunicaciones e Imagen Institucional (OGCI), resaltando que el logro se debe al compromiso y al trabajo en equipo por seguir brindando servicios de calidad al alcance de todos los ciudadanos.

• Otorgando facilidades para la participación del equipo de mejora, así como compensando sus horas de trabajo por el esfuerzo brindado.

(2) Informe cómo el reconocimiento forma parte de las políticas de la organización.

El reconocimiento a los equipos de proyecto de mejora se enmarca en la Política de Calidad, la misma que establece que la mejora continua de los procesos de la ONPE se hará efectiva contando para ello con el personal calificado y comprometido con la mejora continua y la tecnología, que permita asegurar la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad, así como con los Objetivos de la Calidad. Asimismo, en el numeral 4 de los Objetivos y Estrategias de Capacitación del PDP Quinquenal, se reconoce el esfuerzo e interés de los trabajadores y servidores por la mejora de los procedimientos y operaciones institucionales. A nivel del Reglamento Interno de Trabajo, en el artículo 15º del Capítulo IV sobre Progresión de Personal, se establece que la progresión se expresa a través del ascenso del trabajador a nivel superior de su respectivo grupo ocupacional y con el cambio del grupo ocupacional, el mismo que se realiza con plena transparencia teniendo en cuenta los factores de idoneidad, capacidad, evaluaciones de desempeño, preparación, conocimientos, experiencia y méritos del trabajador. Así también en el artículo 16° del Capítulo V del RIT, se establece que la ONPE fomenta, formula y promueve programas de capacitación orientados al desarrollo de conocimientos, actitudes, prácticas, habilidades y valores del trabajador, a fin de garantizar el desarrollo de la función pública y de los servicios públicos, mejorar su desempeño laboral, propiciar su realización personal, técnica o profesional y brindar un mejor servicio al usuario, para cuyo efecto suscribe convenios, teniendo en cuenta la disponibilidad presupuestal, de manera equitativa entre todo el personal.

1 Art. 18° del RIT: La participación de los trabajadores en los programas de capacitación será tomada en consideración para la evaluación de los mismos. El Plan Anual de Capacitación será elaborado por la Oficina de Recursos Humanos en coordinación con cada uno de los órganos de la entidad y será aprobado por la Jefatura Nacional.



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OBJETIVOS DE LA CALIDAD: 1. Mejorar la Satisfacción del Ciudadano, Instituciones Públicas y Privadas, Organizaciones

Políticas y Organizaciones de la Sociedad Civil, mediante el cumplimiento de los requisitos del servicio/producto brindado.

2. Mejorar la productividad mediante la reducción sistemática de los tiempos de ciclo de los procesos internos.

3. Desarrollar o fortalecer competencias y compromiso del personal con las buenas prácticas y el mejoramiento continuo de la institución.

4. Mejorar la plataforma tecnológica como soporte a la mejora institucional.

VALORES: 1. Transparencia: todas nuestras acciones son de conocimiento público y se ejecutan con apego a

la legalidad y a la legitimidad. Construimos un ambiente de confianza y seguridad entre la ciudadanía y nuestra institución.

2. Integridad: nuestras decisiones están regidas por la objetividad e imparcialidad. 3. Respeto: nuestra organización es una garantía de respeto a las normas, la voluntad ciudadana

expresada en las urnas, a los actores electorales, y valora la diversidad étnico-cultural de nuestros ciudadanos, y promueve el desarrollo y crecimiento de nuestros colaboradores.

4. Compromiso: Dedicamos nuestros esfuerzos al fortalecimiento de la democracia y buscamos generar valor público en cada uno de nuestros servicios.

OBJETIVOS INSTITUCIONALES: 1. Contribuir a la consolidación de la democracia e institucionalidad del país, a través de la fiel y libre

expresión de la voluntad ciudadana. 2. Fomentar el uso de mecanismos y prácticas democráticas en el país. 3. Favorecer el fortalecimiento e institucionalidad del sistema de representación política. 4. Consolidar la excelencia organizacional al servicio de la ciudadanía.

POLÍTICAS DE LA CALIDAD DE LA ONPE: � Reafirmar los valores democráticos, brindando a la ciudadanía, a las organizaciones políticas

y de la sociedad civil, servicios acorde a sus requerimientos, garantizando en su prestación el respeto a los principios de igualdad, transparencia y estricto apego legal.

� Mejorar continuamente nuestros procesos internos contando para ello con personal calificado y comprometido con la mejora continua así como tecnología que permita asegurar la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad.

2. IDENTIFICACIÓN Y SELECCIÓN DEL PROYECTO DE MEJORA

2.1 Análisis de la estrategia de la organización y de oportunidades de mejora

(1) ¿Cuáles son las principales estrategias del negocio?

Dentro de lo que constituyen los Lineamientos Estratégicos de Gestión de la ONPE, la institución ha definido su Visión, Misión, Objetivos Institucionales, Política de Calidad, Objetivos de la Calidad, Lineamientos de Política y Valores.

Estos Lineamientos Estratégicos están comprendidos dentro del Plan Estratégico Sectorial Multianual (PESEM) 2012 - 2016, aprobado por Resolución Jefatural N° 234-2011J/ONPE:

MISIÓN:

Facilitar el pleno ejercicio de valores y prácticas democráticas en el país, a través de la organización y ejecución de elecciones y procesos de consulta, la asistencia técnica y educación electoral, la verificación y control externos de la actividad económico-financiera de las organizaciones políticas y la generación de conocimiento especializado.

VISIÓN:

Ser una institución de vanguardia, que cuenta con la confianza de la ciudadanía y contribuye, con eficiencia, eficacia, transparencia y neutralidad, a la gobernabilidad e institucionalidad del país, promoviendo una cultura democrática entre los peruanos.



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LINEAMIENTOS DE POLÍTICA:

La ONPE se inserta dentro del sistema de modernización de la gestión pública, al implementar la gestión por procesos y la simplificación administrativa en sus acciones, con miras a brindar cada vez, un mejor servicio a la ciudadanía. De este modo, desde el año 2011 ha implementado el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), contando con la certificación de dos (2) de sus procesos de operación:

� Sistema de cómputo electoral - convencional, y � Verificación y control de la información financiera de los partidos políticos.

Cabe indicar, que el desarrollo del presente proyecto de mejora “VERIFONDOS – APORTES LIMPIOS”, se encuentra enmarcado en el proceso de “Verificación y control de la información financiera de los partidos políticos”, certificado con la norma ISO 9001:2008.

Gráfico N° 3 Mapa de Procesos del SGC



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(2) ¿Cómo consideró el equipo los principales lineamientos estratégicos de la Organización en la selección del proyecto de mejora a trabajar?

A fin de seleccionar el proyecto de mejora, el equipo de trabajo priorizó la optimización del sistema VERIFONDOS, considerando los beneficios relacionados con el menor costo y tiempo, empleo de recursos propios, mejora del proceso y consolidación de la imagen institucional, acordes con los lineamientos de política, los objetivos estratégicos generales y específicos, establecidos en el PESEM 2009 - 2011, específicamente con el Objetivo Estratégico Específico 2.1 sobre el “Consolidar el Fortalecimiento de los Procesos de Democracia Interna y la Verificación y Control de las Actividades Económico - Financiero de los Partidos Políticos”.

(3) ¿Qué relación existe entre el proyecto de mejora y la estrategia del negocio en lo relativo a

resultados financieros, a la mejora de procesos internos, al desempeño del personal y/o a los resultados de la satisfacción del cliente externo o interno?

La relación existente entre el proyecto de mejora y las diferentes estrategias de negocio, es descrita en el cuadro siguiente:

Cuadro N° 1 Relación entre el Proyecto de Mejora y Resultados

2.2 Estimación del Impacto en los resultados de la Organización.

(1) ¿Qué método o procedimiento utilizaron para estimar el impacto de las alternativas de los proyectos de mejora en el desempeño de la organización? Ello incluye analizar el impacto de costos, calidad, entrega, participación en el mercado, clima laboral, productividad, entre otros y según corresponda.

La ONPE en su preocupación de fortalecer sus procesos institucionales y mecanismos de control, buscó reducir el tiempo de respuesta y los costos en el proceso de Verificación, Control y Difusión de la Actividad Económico Financiera de las Organizaciones Políticas, así como aumentar la productividad del personal a cargo de la misma, identificando para ello la

PROYECTO DE MEJORA: VERIFONDOS – APORTES LIMPIOS

Objetivo General: Sistematizar el proceso de Verificación, Control y Difusión de la Actividad Económico Financiero de las Organizaciones Políticas

Estrategia del Negocio

Resultados Financieros Procesos Internos

Desempeño Laboral

Resultados de Satisfacción del

cliente

Optimizar el proceso de Verificación, Control y Difusión de la Actividad Económico Financiero de las Organizaciones Políticas, mejorando en forma continua la calidad de los procesos con soporte tecnológico adecuado

Asignación de presupuesto para el mejoramiento de los servicios de la actividad económica -financiera de las organizaciones políticas. Servicio gratuito subvencionado con recursos ya existentes en la Institución. (personal y equipos informáticos).

* Reducción de los tiempos en las consultas en línea de 5 horas a 1 minuto.

* Reportes en línea de la información financiera que incrementan la productividad y eficiencia de los auditores en las labores de verificación y control.

* Optimización de los procesos de verificación, control y difusión de la actividad económica - financiera.

* Optimización y sistematización de la información brindada a los actores electorales en el portal institucional.

Optimo desempeño, producto de las capacitaciones especializadas y de los beneficios de los reportes a medida obtenidos del sistema mejorado.

Nuestro servicio en la actualidad cuenta con gran aceptación y satisfacción por parte de los actores electorales, debido a la eficacia y rapidez del servicio que brinda la ONPE completamente gratuito.



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alternativa de desarrollo e implementación de la mejora del Sistema de VERIFONDOS. El análisis del impacto en costos, calidad, entrega, participación en el mercado, productividad, entre otros, se muestra en el siguiente cuadro:

Cuadro N° 2 Relación entre el Proyecto de Mejora y Resultados

Desde el año 2005, las labores de verificación y control se efectuaban utilizando hojas de cálculo Excel, por no contar con un sistema informático integral que facilite y agilice a la GSFP en las labores de verificación, control y difusión de la información de la actividad económico - financiera de las organizaciones políticas, lo que trajo como consecuencia que se emplee más tiempo para emitir resultados estadísticos y procesar los datos, que deben ser depurados y organizados oportunamente, para elaborar los informes de la Gerencia, los mismos que debían ser de conocimiento a través del portal institucional, a los actores electorales interesados (ciudadanía, medios de comunicación, representantes de organizaciones políticas, etc.). En ese sentido, en abril del 2010, la GSFP implementa en la web institucional el módulo de consultas denominado APORTES LIMPIOS, a través del cual los actores electorales interesados (ciudadanía, medios de comunicación, representantes de organizaciones políticas, etc.) pueden acceder y realizar consultas en linea considerando dos tipos de busqueda: por cada partido político o aportante, facilitando la sistematización, procesamiento y difusion de la información de la actividad economico - financiero de las organizaciones políticas. Cabe señalar, que este modulo accesa a la base de datos actualizada por la GSFP, a traves de la plataforma web del sistema de VERIFONDOS, la misma que fue implementada en el mismo año, permitiendo a los actores electorales efectuar en tiempo real consultas de los aportantes a las organizaciones políticas, asi como también de los aportes recibidos por cada organización. Para la implementación del módulo de APORTES LIMPIOS, fue necesaria la adquisición de equipos informáticos y del software necesario para el almacenamiento de la información, adquiriéndose adicionalmente la herramienta de Inteligencia de Negocios (BI), que es una combinación de tecnología, herramientas y procedimientos que nos permiten transformar los datos almacenados, en información y conocimiento que sirve de apoyo a la labor de los auditores de la GSFP, en el proceso de verificación y control, minimizando los tiempos en la elaboración de los informes de verificación, los mismos que son publicados en el portal institucional para el acceso de los actores electorales.

PROYECTO DE MEJORA: VERIFONDOS – APORTES LIMPIOS

FACTOR EN PAPEL CON EL SISTEMA

Sistematización Nulo Aumentó

Seguridad Se

mantiene Aumentó

Participación en el mercado Único Único

Clima Laboral Se

mantiene Aumentó

Productividad Se

mantiene Aumentó

Entrega Se

mantiene Aumentó

Tiempo Se

mantiene Resultados inmediatos en tiempo real de 1

minuto

Acceso a la información Se

mantiene Aumentó



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(2) ¿Por qué razón el grupo escogió el proyecto de mejora seleccionado?

El equipo del proyecto escogió el proyecto de mejora de VERIFONDOS – APORTES LIMPIOS por las razones que se exponen a continuación:

� Fomentar el uso de tecnologías informáticas al interior de la institución, con la finalidad

de incrementar la seguridad de la información, productividad y la eficiencia de los productos o servicios que se brinda.

� Poner a disposición de los actores electorales, la información relacionada a los aportes de las organizaciones políticas, de manera gratuita, e inmediata, utilizando tecnología moderna desarrollada por personal de la institución altamente especializada.

� Optimizar el uso del aplicativo VERIFONDOS, mediante el desarrollo del módulo de APORTES LIMPIOS, sin requerir de una asistencia técnica por su alta usabilidad.

� Contribuir con la credibilidad y transparencia institucional. � Promover la simplificación administrativa a fin de generar resultados positivos en la

mejora de los procedimientos y servicios orientados a los ciudadanos y organizaciones.

3. MÉTODO DE SOLUCIÓN DE PROBLEMAS Y HERRAMIENTAS DE CALIDAD.

3.1 Método de solución de problemas

(1) ¿Cuál fue el método de solución de problemas que empleó el equipo?

El método empleado por el equipo está compuesto por cuatro (4) actividades principales:

Gráfica N° 4 Esquema del Método de Solución del Problema

(2) ¿Cuáles fueron los pasos o etapas desarrollados? Explíquelos en detalle. La explicación debe cubrir como mínimo las fases de definición de la situación inicial, el levantamiento y análisis de información, el desarrollo de alternativas de solución, la definición y ejecución de la solución y el control y mejora de los resultados.



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Las etapas desarrolladas para la implementación del proyecto de mejora se encuentran establecidas en la Directiva General N° D01.0-2007-GSIE/ONPE, que aprueba el uso de la Norma Técnica Peruana NTP ISO/IEC 12207:2004, en toda la institución, estableciendo un marco de trabajo común para todos los órganos y unidades orgánicas que participan en el desarrollo del software requerido.

En ese sentido, al ser el módulo de APORTES LIMPIOS, un proyecto de desarrollo de software, con la participación de personal de la institución, las etapas de desarrollo comprenden cinco (5) grupos de procesos: 1) Inicio, 2) Planificación, 3) Ejecución, 4) Seguimiento y Control, y 5) Cierre. Asimismo, la GSIE ha generado procedimientos, formatos y plantillas asociados a cada uno de los procesos antes mencionados.

Gráfico N° 5 Grupos de Proceso de Desarrollo del Proyecto de Mejora

Cabe destacar, que este método de gestión de proyecto describe el ciclo de innovación tecnológica de la ONPE, con un método definido y de aplicación estándar, considerando metodologías y técnicas recomendadas para el proceso de innovación de las organizaciones, por especialistas reconocidos como por organizaciones internacionales, alineados a la realidad de la institución.

Como se indicó anteriormente este método de gestión de proyecto establece cinco (5) grupos de procesos, cuya interrelación se explica en el esquema de trabajo representado en el Gráfico N° 6, el mismo que contempla los aspectos de la Mejora Continua (PDCA).



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Gráfico N° 6 Esquema del Método de Solución de Problemas

A continuación se detallan los cinco grupos de procesos:

Fase 1: Grupo de Procesos de Iniciación

1. Para el caso de un proyecto de desarrollo, el Órgano o la Unidad Orgánica inicia el proceso a través de la presentación de una solicitud de Requerimiento.

2. La GSIE procede a evaluar la factibilidad y viabilidad del proyecto con la finalidad de determinar el inicio del proyecto.

3. Si se determina que el proyecto es factible y viable, la GSIE elabora el Acta de Constitución del Proyecto, documento que autoriza el proyecto y su a lcance, as í como aborda los requisitos generales, enuncia lo que se tiene considerado hacer en el proyecto y se listan los principales entregables, métodos de aceptación, entre otros. Este documento deberá ser revisado y aprobado por el Órgano o la Unidad Orgánica beneficiaria del producto final del proyecto.

4. Este grupo de proceso servirá como entrada para los grupos de Proceso de Planificación, Ejecución, Control y Seguimiento.

Esta primera fase del Proceso de Desarrollo del Proyecto de Mejora, es iniciada por la GSFP a través de la presentación de una solicitud de requerimiento, la cual es evaluada por la GSIE para determinar la factibilidad y viabilidad del proyecto a través de reuniones donde participa también la GSFP como Unidad Orgánica solicitante, donde se determina los requerimientos y validaciones del Sistema VERIFONDOS, producto de estas reuniones se elaboró el Acta de Constitución del Proyecto VERIFONDOS así como también el Alcance del Proyecto VERIFONDOS por cada etapa de desarrollo del Proyecto VERIFONDOS.

Fase 2: Grupo de Procesos de Planificación

1. La GSIE, en coordinación con el Órgano o la Unidad Orgánica beneficiaria del producto del

proyecto, elabora el plan de gestión del proyecto. En dicho documento se mejora y precisa el alcance del proyecto. Es importante considerar que la planificación es un proceso

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4

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repetitivo y continuo por lo cual los resultados de todas las iteraciones en la planificación del proyecto deberán ser documentadas en los respectivos planes y documentos.

2. El Órgano o la Unidad Orgánica deberá revisar y aprobar el Plan de Gestión del Proyecto.

3. Dependiendo del tamaño del proyecto el plan de gestión podrá hacer referencia a los siguientes planes:

a) Plan de Documentación, b) Plan de Gestión de la Configuración.

c) Plan de Aseguramiento de la Calidad.

d) Plan de Formación.

e) Plan de Integración del Sistema

f) Plan de Instalación del Software

g) Plan de Operación del Software

h) Plan de Mantenimiento del Software

i) Plan de Migración

Cada uno de los planes referenciados también deberá ser aprobado por el Órgano o la Unidad Orgánica beneficiaria del producto del proyecto.

En esta fase del Proceso de Desarrollo del Proyecto de Mejora, la GSFP como Unidad Orgánica solicitante evaluó y aprobó el Plan de Gestión del Proyecto del Sistema Verifondos y cuenta con la siguiente documentación por cada etapa del proyecto:

� Especificación de Requerimientos de Software � Especificación de casos de usos. � Plan de Gestión.

Fase 3: Grupo de Procesos de Ejecución

Este grupo implementa el Plan de Gestión del Proyecto, aprobado por el Órgano o la Unidad Orgánica, estando a cargo de la misma.

En esta fase del Proceso de Desarrollo del Proyecto de Mejora se ejecutaron las actividades del Plan de Gestión del Proyecto, producto del proceso del proceso de planificación y se cuenta con la siguiente documentación por cada etapa del proyecto:

� Pase a Pruebas � Informe de Pruebas � Log de errores � Resumen de errores � Pase a producción � Manual de usuario

Fase 4: Grupo de Procesos de Control y Seguimiento

El Grupo de Procesos de Control y Seguimiento tienen la finalidad de observar la ejecución del proyecto de forma que se puedan identificar los posibles problemas oportunamente y adoptar las acciones correctivas, cuando sea necesario, para controlar la ejecución del proyecto. Este grupo de procesos proporciona retroalimentación entre los grupos de Proceso de Inicio, Planificación, Ejecución y Cierre.

El Órgano o la Unidad Orgánica participa activamente en este grupo de procesos conjuntamente con la GSIE, revisando y aprobando: 1. Informe de Control Semanal



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2. Informe de Control de Riesgos

3. Informe de Control de Entregables

4. Informe de Gestión de la Configuración

5. Actas de Reunión

6. Actas de Entrega

7. Acta de Observaciones

8. Evaluación de Desempeño del personal

9. Soporte a Usuario.

La forma de participación pueden ser a través de revisiones, inspecciones, auditorias y revisión de pares. La metodología y estrategia de ejecución de las mismas se acuerdan con la GSIE

En esta fase de grupo de procesos de control y seguimiento la GSFP y la GSIE junto con el equipo del proyecto, también trabajaron de manera continua participando activamente de las reuniones y revisiones que se requirieron al identificar algún problema para adoptar las medidas correctivas necesarias y/o para revisar la ejecución del proyecto de mejora, obteniendo la siguiente documentación por cada etapa del proyecto:

� Actas de reuniones � Acta de entrega � Informe de control semanal � Informe de control de riesgos

Fase 5: Grupo de Procesos de Cierre

El Grupo de Cierre incluye los procesos utilizados para finalizar formalmente todas las actividades de un proyecto o de una fase de un proyecto. El Órgano o la Unidad Orgánica, beneficiaria del producto del proyecto, revisa y aprueba todos los entregables y formaliza el cierre.

1. Este Grupo de Procesos, verifica que los procesos definidos se completan dentro de

todos los Grupos de Procesos, a efectos de cerrar el proyecto o una fase del proyecto, según corresponda.

2. Establece formalmente que se ha finalizado un proyecto o fase del proyecto. El cruce entre los Grupos de Procesos de Proyectos y los Procesos del Ciclo de Vida del Software permite la generación de formatos y plantillas que serán utilizados a lo largo de todo el proyecto. Cabe resaltar que dependiendo de la magnitud del proyecto se podrán seleccionar aquellos formatos y plantillas que se alineen a las necesidades del proyecto. Cada uno de dichos entregables deberá contar con la revisión de los Órganos y/o UUOO.

En esta fase de procesos de cierre la GSFP se encargó de revisar y aprobar los entregables, considerando que se cumpla con el Alcance del Proyecto aprobado en la etapa de Inicialización, y se obtiene como resultado la siguiente documentación:

� Formato de lecciones aprendidas. � Informe de cierre del Proyecto.

3.2 Recolección y Análisis de la información

(1) ¿Cómo obtuvo el equipo la información necesaria para la ejecución del proyecto de mejora?

La información necesaria para la ejecución del proyecto de mejora se dio mediante reuniones coordinadas con los órganos competentes, requiriéndose a cada uno de ellos lo siguiente:



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Cuadro N° 3 Información Recolectada para la Ejecución del Proyecto

ÓRGANO FUNCIONES

Jefatura Nacional Aprobación del proyecto de mejora

Gerencia de Sistemas e Informática Electoral

Elaboración de especificaciones técnicas del hardware y software necesario para el desarrollo del servicio y el cual cumpla los estándares técnicos necesarios para la adaptación de la Norma Técnica Peruana NTP ISO/IEC 12207:2004, Procesos del Ciclo de Vida de Software.

Oficina General de Administración

Gestión para la adquisición de bienes y servicios así como la evaluación del personal necesario para el desarrollo del proyecto. Valorización de los requerimientos de bienes, servicios y personal así como de su respectivo tramite de adquisición.

Oficina General de Planeamiento y Presupuesto

Evaluación de disponibilidad presupuestaria necesaria. Habilitación y/o modificación presupuestaria de acuerdo a la necesidad del proyecto.

(2) ¿Cómo determinaron el tipo y tamaño de información a recolectar?

El tipo y tamaño de información recolectado se basó en la información financiera de aportaciones/ingresos semestrales y a la información de aportaciones/ingresos de campaña electoral que presentaron las organizaciones políticas a la ONPE desde el año 2005, año en el que se enmarca la función de la ONPE a través de la Gerencia de Supervisión de Fondos Partidarios (GSFP), con el propósito de verificar y controlar la actividad económico financiera de las organizaciones políticas a través de la Resolución Jefatural Nº 060-2005-J/ONPE del 16 de marzo del 2005 con la aprobación del Reglamento de Financiamiento y Supervisión de Fondos Partidarios.

(3) ¿Cómo seleccionaron las fuentes de datos?

La selección de las fuentes de datos se dio respetando la información financiera que presentaron las organizaciones políticas a la ONPE desde el año 2005 a la fecha:

� Información de aportaciones/ingresos semestrales del año 2005, � Información de aportaciones/ingresos semestrales del año 2006, � Información de aportaciones/ingresos semestrales del año 2007, � Información de aportaciones/ingresos semestrales del año 2008, � Información de aportaciones/ingresos semestrales del año 2009, � Información de aportaciones/ingresos semestrales del año 2011, � Información de aportaciones/ingresos semestrales del año 2012, � Información de aportaciones/ingresos de campaña electoral del año 2006, � Información de aportaciones/ingresos de campaña electoral del año 2011.

(4) ¿Cómo verificaron que la información no tuviera errores y cómo resolvieron la falta o

deficiencia de la información?

La verificación de la información se dio desde el inicio del proyecto, para ello la información proveniente de las Organizaciones Políticas fueron verificadas electrónicamente, contra el Padrón Electoral, el mismo que es enviado frecuentemente por el RENIEC, a efectos de identificar inconsistencias derivadas de la no identidad de los supuestos aportantes. De presentarse inconsistencias por la identidad de los aportantes, se procedió a informar a la Organización Política, a efectos de subsanar los datos proporcionados. El proceso de verificación electrónica permitió generar una base de datos de alrededor de



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213,570 registros de aportantes y 533 registros de organizaciones políticas.

(5) Explicar cómo analizaron la información recolectada para la selección del proyecto de mejora. Incluya el análisis de la situación actual contra las expectativas de clientes tanto internos como externos, de la magnitud de la brecha existente entre la situación actual y la situación deseada; y presente un listado de posibles proyectos de mejora identificados.

La información recolectada del proyecto de mejora se analizó de la siguiente forma:

� La selección del proyecto de mejora del Sistema de Verificación, Control y Difusión de la Actividad Económico Financiera de las Organizaciones Políticas, obedece a la disminución de procesos de manera segura con la finalidad de disminuir tiempos y costos que incurre la ONPE.

� Se tomó contacto con las Organizaciones Políticas y se les hizo llegar los datos inconsistentes necesarios para la evaluación y rectificación correspondiente.

� Se tomó contacto con la Gerencia de Sistemas e Informática Electoral para estudiar la viabilidad del proyecto.

� Se tomó conocimiento del alcance y se proyectó resultados esperados de esta solución en otros lugares.

� La aplicación de esta nueva tecnología ha permitido dar un gran salto en los servicios proporcionados por la institución, toda vez que se ha disminuido el tiempo de procesamiento de datos reflejándose está en la reducción de tiempos, acceso a la información y sistematización de los proceso de la ONPE.

3.3 Herramientas de calidad

(1) ¿Cómo analizó el grupo la pertinencia de utilizar determinadas herramientas para la gestión del proyecto de mejora?

El equipo de trabajo, considerando cada una de las actividades a ser ejecutadas por los órganos o unidades orgánicas involucradas, en cada uno de los grupos de procesos que conforman el método de solución, evaluó la conveniencia del uso de determinadas herramientas de calidad para la gestión del proyecto.



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Cuadro N° 4 Herramientas de Calidad utilizadas por el Equipo de Trabajo

ACTIVIDAD OBJETIVOS TAREAS TECNICAS

Detectar Oportunidades e

Mejora

• Identificar oportunidades. • Detectar necesidades

existentes y proponer la aplicación de nuevas herramientas.

• Consolidar a idea para la solución propuesta.

• Estimar el tiempo de elaboración de la propuesta de solución.

• Investigación tecnológica.

� Investigación

• Análisis de la información. � Diagrama de Pareto.

• Análisis de los principales procesos.

� Pronósticos

• Duración de la propuesta. � PERT- CPM

Analizar el Entorno

• El objetivo de esta actividad es analizar la situación actual de la necesidad identificada en la institución.

• Levantamiento de información.

� Tormenta de Ideas � Diagrama de Ishikawa � Elaboración de informes

• Análisis de la información.

� Diagrama de Pareto � Pronósticos

• Análisis de los procesos. � Diagrama de flujo

Evaluar e Investigar

Alternativas de Solución

• Estudio del entorno tecnológico.

• Evaluación de alternativas tecnológicas.

• Desarrollo de prototipos / Innovación tecnológica de procesos.

• Investigación del entorno tecnológico. � Investigación

• Evaluación de alternativas tecnológicas.

� Entrevista con proveedores. � Benchmarking de

tecnologías. � Estudio de factibilidad

técnica � Prueba de alternativas

tecnológicas.

• Construcción de prototipos.

� Metodología de desarrollo de sistemas.

� Modelamiento de sistemas � Entornos de programación � Gestores de Base de Datos.

• Rediseño de procesos. � Mapa de procesos � Modelamiento de procesos

Documentar solución

propuesta

• Especificación de los objetivos de la propuesta.

• Definición de la estrategia de la implementación.

• Identificación de beneficios / riesgos.

• Elaboración de entregables.

� De acuerdo al formato establecido.

(2) ¿Qué ventajas y desventajas encontró el grupo de usar las herramientas escogidas?

Las ventajas y desventajas que se encontraron en el uso de las herramientas de calidad más utilizadas fueron las siguientes:



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Cuadro N° 5 Ventajas y Desventajas de las Herramientas de Calidad

Herramientas Ventajas Desventajas

Investigación

• La recolección de información a través del internet, facilitó la búsqueda de información específica y comparativa de manera inmediata, sin incurrir en costos adicionales.

• Contribuyó con información sobre nuevas tecnologías información, y evaluar los beneficios obtenidas en experiencias similares, de otras organizaciones nacionales o extranjeras.

• Dentro de cada especialidad, los miembros del equipo se distribuyeron la tarea de búsqueda de información, optimizando los tiempos de búsqueda y análisis.

• Alguna información relacionada al proyecto provenía de fuente no conocida, incluso los miembros del equipo invertían tiempo en discutir y ponerse de acuerdo sobre información contradictoria sobre el mismo tema.

• Fue necesario establecer un cronograma de reuniones de coordinación, para la discusión en conjunto de las conclusiones a que llegaba cada miembro del equipo.

Diagrama Pareto

• Fue posible identificar los errores recurrentes y de mayor impacto, en el momento de detectar oportunidades de mejora del servicios brindado a los actores electorales y auditores de la ONPE, incluso en la etapa de implementación de la propuesta, con las pruebas efectuadas directamente por el equipo auditor.

• Indirectamente se restaba prioridad a problemas menos frecuentes pero de mediano impacto.

Pronósticos

• Ayudaron a tener una proyección en el tiempo de la demanda del servicio brindado a los actores electorales y del tiempo que emplearían los auditores para generar reportes a medida, así como un costo aproximado del nuevo servicio, permitiendo sobre esta base tomar una decisión sobre la factibilidad económica del proyecto.

• No sé contó con herramientas especializadas para efectuar los pronósticos, haciéndose uso de aplicativos de uso general (excel). En ese sentido, las proyecciones fueron simples y tenían un mediano nivel de certeza.

Diagrama Causa Efecto (Ishikawa)

• Facilitó la discusión grupal para identificar y analizar las causas raíz de los potenciales problemas durante la detección de oportunidades de mejora del servicio brindado, así como durante la implementación del proyecto de mejora, específicamente en el proceso de seguimiento y control.

• Para la identificación de los problemas que tenían los actores electorales para acceder a información de los aportes de los partidos políticos, proveniente de una fuente confiable, fue necesario realizar entrevistas a miembros de organizaciones políticas u otros actores electorales.

Diagramas de

Flujo

• Permitió crear y explicar los principales procesos en forma gráfica y simplificada.

• Sirvió como una herramienta de comunicaciones de fácil entendimiento con los clientes.

• No permitía comparar tiempos entre la situación actual y la propuesta a la que se quería llegar.

Mapa de Procesos

• Sirvió para el análisis macro del servicio una vez definido, con la interrelación de los clientes y proveedores, tanto internos como externos.

• Requirió el apoyo de especialistas en gestión por procesos para un mejor aprovechamiento de la herramienta.

3.4 Concordancia entre el método y las herramientas

(1) ¿Cómo asegura el uso adecuado en el proyecto de cada una de las herramientas

empleadas a lo largo de las diferentes etapas del método de solución de problemas? Durante la aplicación del método de solución de problemas, explicado en el punto 3.1 (1), fueron empleadas casi la totalidad de las herramientas de calidad recomendadas, incluso durante la implementación del proyecto, a través de cada uno de los grupos de procesos, llegándose a la conclusión que los mismos ayudaron al trabajo individual (tareas asignadas a cada miembros del equipo), o al trabajo grupal.



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Cabe señalar que el uso adecuado de cada herramienta fue asegurado a través del despliegue de los conocimientos y experiencias efectuado por alguno de los miembros del equipo, durante las reuniones de trabajo de discusión y revisión, fortaleciendo el trabajo en equipo y el compromiso de cada uno de ellos, al interior del mismo.

4. GESTIÓN DEL PROYECTO Y TRABAJO EN EQUIPO. 4.1 Criterios para la conformación del equipo de proyecto.

(1) ¿Cómo y cuáles fueron los criterios de selección de los integrantes del equipo?

El Líder del Proyecto en coordinación con las áreas involucradas designó el equipo del proyecto, considerando los siguientes criterios:

- Experiencia profesional.

- La capacidad de análisis.

- La capacidad de trabajo en equipo.

- La disponibilidad del tiempo.

- Iniciativa, tenacidad y optimismo.

(2) ¿Tuvieron en cuenta la temática a tratar, las experiencias y conocimientos de los potenciales

miembros y los objetivos de la organización, entre otros criterios? Explique cómo.

La temática a resolver fue la columna vertebral a considerar en la conformación del equipo de proyecto, por la necesidad de entender aspectos relacionados y garantizar el entendimiento y comunicación al interior del grupo de trabajo. De esta manera, La experiencia y conocimientos de los miembros del equipo fueron el soporte para lograr el propósito del proyecto. Se verificó además que estos criterios de selección del equipo y otros criterios adicionales, estén alineados con los objetivos de la organización, para asegurar la participación activa.

(3) ¿Cómo se aseguró, una conformación balanceada del equipo para el mejor aprovechamiento de los conocimientos y experiencia de cada miembro.

A efectos de asegurar la conformación balanceada del grupo, se analizó la experiencia, especialización y el desempeño en tareas similares de los potenciales integrantes, en la implementación de soluciones tecnológicas de fácil implementación y uso, en la verificación y control de los aportes de los partidos y en el trato directo con los actores electorales, a efectos de conocer sus expectativas.

4.2 Planificación del proyecto

(1) ¿Cómo definió el equipo el objetivo del proyecto?

Desde el año 2005, las labores de verificación y control se efectuaban utilizando hojas de cálculo Excel, por no contar con un sistema informático integral que facilite y agilice a la GSFP, en las labores de recolección, verificación, control y difusión de la información de la actividad económico - financiera de las organizaciones políticas, lo que trajo como consecuencia que se emplee más tiempo para emitir resultados estadísticos y procesar los datos que deben ser depurados y organizados oportunamente, para generar los informes de la Gerencia, los mismos que debían ser puestos de conocimiento a los actores electorales interesados (ciudadanía, medios de comunicación, representantes de organizaciones políticas, etc.), a través del portal institucional. En ese sentido, la GSFP en abril del año 2010 implementó en la web institucional, el módulo de consultas denominado APORTES LIMPIOS, a través del cual los actores electorales interesados pueden acceder fácilmente y realizar consultas en linea considerando dos tipos de busqueda: por partido político y por aportante. Cabe destacar, que este módulo es alimentado por la GSFP, a traves de la plataforma web del sistema de VERIFONDOS, el mismo que contiene en la actualidad, información de las aportaciones/ingresos semestrales de las organizaciones políticas desde el año 2005 al 2012.



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Posteriormente, se trabajó en la implementación de los registros de la información financiera referida a las aportaciones/ingresos y gastos de campaña electoral, el procesamiento de datos en la plataforma web del sistema y la difusion de las aportaciones/ingresos de campaña electoral de las organizaciones políticas y de los candidatos en el módulo de consultas de APORTES LIMPIOS en la web institucional.

En base a la problemática, el proyecto consistió básicamente en sistematizar el proceso de Verificación, Control y Difusión de la Actividad Económico Financiera de las Organizaciones Políticas, almacenando en un servidor de base de datos en Oracle información de los aportes, el mismo que alimenta el módulo de consultas de APORTES LIMPIOS, para el uso de los actores electorales, así como para la generación de reportes a medida, a través del uso de la herramienta de Inteligencia de Negocios (BI), para el personal (auditor) del área de Verificación y Control de la GSFP, cubriéndose de esta manera deficiencias y aportando mejoras al proceso, entre los que se destaca: � Ahorro de tiempo de búsqueda para los actores electorales.

� De fácil acceso y disponibilidad para los actores electorales.

� Mayor transparencia de la información financiera de las organizaciones políticas.

� Seguridad jurídica

� Fortalecimiento de los procesos de democracia interna. � (2) ¿Cómo desplegó las actividades necesarias para alcanzar el objetivo?

Para alcanzar el propósito del proyecto de mejora se asignaron tareas específicas a cada uno de los miembros del equipo, en razón del conocimiento sobre la problemática a abordar, la experiencia en tareas similares y sus competencias según el órgano de origen.

(3) ¿Cómo planificó dichas actividades?

De conformidad con el marco de trabajo común para la gestión de proyectos tecnológicos, establecido en la Directiva General N° D01.0-2007-GSIE/ONPE, específicamente en la fase 2, referida a Grupo de Procesos de Planificación, la planificación de la gestión del proyecto se realiza en base a planes específicos que organizan la participación de cada uno de los miembros del equipo. Cabe indicar, que en cada uno de los planes se especificaron los cronogramas de trabajo, la asignación de responsabilidades y los entregables, a efectos de cumplir con los plazos estipulados.

(4) ¿Cómo definió los plazos de ejecución y asignó responsabilidades y recursos? La definición de los plazos de ejecución y la asignación de los recursos dependieron de los lineamientos dados por la Alta Dirección, a través de los documentos de gestión como el PESEM y los planes operativos institucionales (anuales). A efectos de la asignación de responsabilidades, se consideró la competencia funcional, la especialización y la experiencia en tareas similares. Cabe indicar que el establecimiento de los plazos y la asignación de responsabilidades fueron acordadas por todo el equipo del proyecto, a efectos de lograr su compromiso y su participación activa.

4.3 Gestión del tiempo

(1) ¿Cómo aseguró el grupo el cumplimiento de los plazos previstos en el proyecto? Al iniciar el proyecto y de conformidad con el marco de trabajo común para la gestión de proyectos, establecida en la Directiva General N° D01.0-2007-GSIE/ONPE, se definió el plan general del proyecto y los planes específicos, convocándose reuniones de coordinación a fin de evaluar los avances y de presentarse problemas, plantear en conjunto



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acciones correctivas, con la consecuente modificación de los planes específicos y la asunción de nuevas responsabilidades de ser necesario.

(2) Explique la planificación detallada con las metas de equipo y miembro, la preparación de agendas, el manejo de las comunicaciones previas y posteriores a cada reunión, el seguimiento a los acuerdos y los mecanismos de retroalimentación en relación a la efectividad de las reuniones y al cumplimiento de los plazos. La planificación detallada se realizó siguiendo los siguientes pasos:

� El Líder del proyecto, en coordinación con los demás integrantes del equipo, elabora el plan de gestión, definiéndose más al detalle el alcance del proyecto, el cronograma general y los específicos, las responsabilidades y los entregables.

� Los integrantes del equipo revisan el plan y en caso de ser conforme dan su aprobación, debiendo informar al responsable del órgano, teniendo en cuenta que es preciso contar con su aprobación.

� Asimismo, el Líder con los integrantes del equipo, elaboran los planes específicos relacionados a la documentación, configuración, diseño, desarrollo y pruebas del aplicativo, y el plan de despliegue del aplicativo, cada uno de estos planes también deben ser aprobados por los órganos o unidades orgánicas al que pertenece cada uno de los integrantes.

� El Líder del proyecto y los integrantes, efectúan modificaciones al plan general y planes específicos del proyecto, como resultado de las actas de reunión, así como de los informes de control de avance y entregables.

� Cada una de estas modificaciones, son comunicadas a los responsables de los órganos o unidades orgánicas al que pertenece cada uno de los integrantes, para su aprobación.

� Una vez aprobado los cambios en el alcance y/o cronograma, los planes son actualizados

� Los cambios en el alcance y/o cronograma, una vez aprobados, son comunicadas al equipo del proyecto.

4.4. Gestión de la relación con personas y áreas clave de la organización

(1) ¿De qué manera el equipo logró la colaboración y apoyo de personas y áreas clave de la organización con el objetivo de facilitar el desarrollo y éxito del proyecto?

El desarrollo y éxito del proyecto fue posible por:

• El compromiso de la Alta Dirección, al asignar los recursos presupuestarios para su ejecución.

• Las facilidades otorgadas a los integrantes del equipo por cada uno de los funcionarios de los órganos involucrados.

• El despliegue efectuado a las áreas claves, sobre los beneficios a los actores electores por este nuevo servicio a brindar que repercute en la imagen institucional y a nuestros clientes internos (auditores de la GSFP).

• El compromiso y profesionalismo existente al interior del equipo de trabajo, que contribuyó a generar un buen clima organizacional, entre las personas directamente involucradas.

4.5 Documentación

(1) ¿Qué documentos utilizaron para gestionar el proyecto? Tales como actas de reuniones, informes, estudios y registros de la labor del equipo.

Los documentos utilizados para gestionar el proyecto son los siguientes:

� Acta de constitución del Proyecto

� Alcance del Proyecto

� Cronogramas



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32

� Plan de gestión del proyecto y planes específicos

� Actas de reunión

� Informes de avance y entregables

� Solicitudes de cambio

� Documentos normativos internos

� Uso de correo electrónico

� Control de versión de los documentos

(2) ¿Cuáles fueron los criterios para el manejo de la documentación?

Los criterios para el manejo de la documentación fueron:

� Nivel de acceso a la información

� Distribución de la información

� Clasificación de la información

� Seguridad de la información

� Copias de respaldo de la información

� Centralización de la información

(3) ¿Cómo definieron responsabilidades en materia de redacción y mantenimiento de la

documentación, la existencia de formatos adecuados para los registros, el control y distribución de la documentación? Refiérase además a toda la documentación de soporte que utiliza el equipo y el uso de registros que de ella se derivan. Asimismo, considerando la metodología para la gestión de los proyectos informáticos de la institución, definida en la Directiva General N° D01.0-2007-GSIE/ONPE, se asignaron tareas relacionadas con la redacción, registro, control y mantenimiento de la documentación producto de la gestión del proyecto de mejora, la misma que fue organizada por grupos de documentos:

� Documentos relacionados a la gestión de proyectos � Documentos relacionados a la documentación técnica del proyecto � Documentos relacionados a las pruebas llevadas a cabo por el área de control de

calidad � Documentos relacionados a la puesta en producción del software.

El control y distribución de la documentación es responsabilidad del Líder del Proyecto, contando con el apoyo de todos los integrantes para su gestión. Cualquier modificación de los documentos es gestionada a través de un sistema de control de versiones.

5. CAPACITACIÓN

Se evalúa la capacitación recibida por los miembros del equipo para elevar sus conocimientos e incrementar su desempeño para el desarrollo del proyecto.

5.1 Programa de Capacitación del Equipo

(1) ¿Cómo identificaron las necesidades de capacitación de los miembros del equipo?

Considerando el propósito y los requerimientos técnicos del proyecto, las necesidades de capacitación fueron identificadas a partir de entrevistas con los gerentes o funcionarios de los órganos o unidades orgánicas involucradas, que pudiesen redundar positivamente en el desempeño de los integrantes dentro del equipo del proyecto.



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33

Es así que se identificó la necesidad de capacitar en el uso de nuevas herramientas informáticas para el tratamiento de la información y en herramientas de calidad, para el análisis de la identificación de oportunidades de mejora en los servicios brindados a los actores electorales.

(2) Explique cómo se prepararon para abordar el proyecto. Se debe de tener en cuenta capacitaciones en el tratamiento de la formación en técnicas de solución de problemas, herramientas de la calidad, trabajo en equipo, liderazgo, así como en los aspectos técnicos específicos del proyecto.

Para abordar el proyecto se ha tenido que disponer de los conocimientos y habilidades profesionales, ya adquiridos y desarrollados por cada uno de los miembros del equipo, a través de su formación profesional en universidades o centros de educación superior, y de cursos de capacitación gestionados por la institución, orientados a las soluciones tecnológicas, al trabajo en equipo, liderazgo y manejo de conflictos. Las capacitaciones realizadas pueden ser agrupadas según el tipo de capacitación: � Herramientas de Inteligencia de Negocios � Modelo de calidad de productos de software � Herramienta de consulta de datos

(3) Explique cómo se desarrolló el análisis de la brecha existente entre los conocimientos,

experiencia y/o habilidades necesarias para la ejecución del proyecto y el nivel actual de cada uno de los miembros del equipo. A efectos de analizar la brecha existente entre los conocimientos, experiencias y/o habilidades de cada uno de los miembros del equipo, se realizó lo siguiente: � Se definieron perfiles de cada uno de los integrantes del equipo � Se recurrieron a las evaluaciones de desempeño del personal, efectuadas por la Sub

Gerencia de Recursos Humanos, así como a los informes de capacitación dada al personal y a las certificaciones que obran en sus legajos.

� Se determinó la brecha existente entre el perfil requerido y los conocimientos, experiencia y/o habilidades actuales

De esta manera, se identificaron los puntos débiles a ser mejorados a través de cursos con nuevas temáticas, reforzándose los puntos fuertes, lo cual condujo a la mejora de las competencias del equipo. Cabe indicar que la brecha encontrada fue mínima, sin embargo, motivó al equipo a desplegar conocimientos y experiencias con el resto de los integrantes, o a compartir lecturas de lecturas de textos o manuales técnicos provenientes de múltiples fuentes disponibles a través del internet.

5.2 Evaluación e Impacto de las actividades de capacitación

(1) ¿Qué procedimiento utilizaron para evaluar el impacto de la capacitación realizada para la mejora del desempeño del equipo? La evaluación del impacto de la capacitación recibida por cada uno de los miembros del equipo en la realización de sus funciones asignadas, se realizó mediante el cumplimiento de las tareas asignadas al interior del proyecto, medida a través de la oportuna y calidad de los entregables, labor que fue asignada al Líder del Proyecto, demostrando de esta manera la efectividad de las capacitaciones o autoaprendizajes, mediante los cursos otorgados por la institución y/o el despliegue de conocimientos y/o experiencias de los integrantes del equipo.

(2) De qué manera la información de la evaluación del impacto de la capacitación es utilizada para retroalimentar el diseño de futuras actividades de capacitación?



Políticas”

34

La evaluación del desempeño de cada uno de los integrantes del equipo, medida por la oportunidad y la calidad de los entregables, es considerada para la conformación de nuevos equipos de trabajo, así como en el impacto de las capacitaciones dadas, de esta manera, al momento de elaborar los Planes de Desarrollo de Personal Anuales, los gerentes o funcionarios de las áreas involucradas pueden recomendar la realización de futuras actividades de capacitación en estas materias.

6. INNOVACIÓN

6.1 Amplitud en la búsqueda de opciones y desarrollo de alternativas

Se evalúa la amplitud en la búsqueda de alternativas, la novedad y el ingenio en el diseño de las soluciones y la habilidad para lograr resultados concretos con una adecuada implantación. El impacto de la innovación debe medirse por el incremento en la productividad y el beneficio económico. También debe tenerse en cuenta el impacto social en la comunidad y en las partes interesadas, así como el alineamiento con los objetivos de la alta dirección.

(1) ¿Cómo el equipo recopiló y analizó información relacionada con los objetivos del proyecto?

Se realizó un análisis de las soluciones tecnológicas que permitieran la sistematización del proceso de verificación, control y difusión de la actividad económico - financiera de las organizaciones políticas. Una vez identificada la solución tecnológica y los requisitos que debería cumplir esta solución se dotó de componentes que permitieran su continuidad y posterior crecimiento extendiéndose en un futuro a nivel nacional.

(2) ¿Cómo el equipo desarrolló alternativas de solución de bajo costo, comparadas con otras soluciones convencionales o de menor beneficio? Explique las alternativas analizadas. Para la creación de las alternativas planteadas, se tomo como base las alternativas de desarrollo, identificadas en su oportunidad, para sistema de VERIFONDOS, los cuales fueron analizados de la siguiente manera:

Cuadro N° 6 Alternativas para la Sistematización del Proceso de Verificación y Control de de

la Información Financiera de las Organizaciones Políticas

Alternativas Descripción Costos

(S/.)

Tiempos de ejecución (Meses)

Beneficiarios (Población)

Alternativa 01

Desarrollo e implementación de software, por personal de ONPE, para el mejoramiento de los servicios de verificación, control y difusión de la actividad económico financiera de las organizaciones políticas. Adquisición de equipos y licencias y, capacitación a organizaciones políticas para el registro y envío de información a la GSFP.

295,942.37 10 meses 1’784,803

Alternativa 02

Desarrollo e implementación de software según estándares de programación de ONPE, ejecutado por terceros (empresa consultora), para el mejoramiento de los servicios de verificación, control y difusión de la actividad económico financiera de las organizaciones políticas. Adquisición de equipos y licencias y, capacitación a organizaciones políticas para el registro y envío de información a la GSFP.

484,292.37 12 meses 1’784,803

Alternativa 03

Desarrollo e implementación de software en lenguaje de programación PHPi, ejecutado por terceros (empresa consultora), para el mejoramiento de los servicios de verificación, control y difusión de la actividad económico financiera de las organizaciones políticas. Adquisición de equipos y licencias y, capacitación a organizaciones políticas para el registro y envío de información a la GSFP.

397,292.37 12 meses 1’784,803



Políticas”

35

Del análisis de alternativas, del proyecto de VERIFONDOS, se seleccionó la Alternativa 01 por los temas de beneficios, costos y tiempo de ejecución, donde se precisa que la selección del proyecto de VERIFONDOS se debió a que el desarrollo e implementación del software fue realizado íntegramente por personal de la ONPE, para el mejoramiento de los servicios de verificación, control y difusión de la actividad económica financiera de las organizaciones políticas. En ese sentido, a efectos de continuar con el objetivo de mejorar el sistema de VERIFONDOS, se planteó el proyecto de mejora de VERIIFONDOS – APORTES LIMPIOS, para lo cual se analizaron las siguientes alternativas.

Cuadro N° 7 Alternativas para la Mejora de la Publicación de la Información sobre Aportaciones a las Organizaciones Políticas

Alternativa Solución Evaluación de alternativa

de desarrollo

ALTERNATIVA 01

Implementación de un modulo que permita la sistematización y usabilidad en la consulta de información a los actores electorales.

Involucramiento del personal especializado de ONPE.

ALTERNATIVA 02

Implementación de un modulo que permita la sistematización y usabilidad en la consulta de información a los actores electorales.

Contratación de un proveedor para el desarrollo, ejecución, y mantenimiento del presente modulo.

Del análisis realizado y teniendo como experiencia el desarrollo del sistema de VERIFONDOS, se escogió la Alternativa 01, siguiendo las siguientes pautas en la selección de la implementación del modulo que permita la sistematización y usabilidad en la consulta de información a los actores electorales, en función los siguientes beneficios: � Contar con la administración total por parte de ONPE del sistema de VERIFONDOS,

hecho que permitió contar con el desarrollo del proyecto de Mejora VERIFONDOS – APORTES LIMPIOS.

� Contar con personal especializado para el desarrollo, ejecución y puesta en marcha del proyecto VERIFONDOS – APORTES LIMPIOS.

� Contar con una Sub Gerencia de Proyectos Informáticos encargada de brindar soluciones tecnológicas a los requerimientos y adquisiciones de sistemas de información, proporcionar soporte y mantenimiento a los mismo; así coma la implementación e integración de nuevas tecnologías.

� Contar con recursos mínimos que permitan el desarrollo y ejecución del proyecto de mejora, tales como, diseñadores, especialista, ambientes de trabajo, Tecnologías de información, recursos financieros, entre otros.

6.2 Originalidad de la solución propuesta

(1) ¿De qué manera el equipo buscó y analizó soluciones no convencionales, para romper paradigmas, usando la creatividad de sus integrantes?

El equipo de trabajo analizó el proyecto de mejora VERIFONDOS – APORTES LIMPIOS, en función a las proyecciones realizadas y a los beneficios que el proyecto traería, concluyéndose lo siguiente: A la institución: � Al contar con una base de datos ORACLE, se tendría un manejo directo de la

herramienta de Inteligencia de Negocios, permitiendo a los auditores de la GSFP, poder satisfacer de manera inmediata sus múltiples requerimientos de análisis (reportes a



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36

medida), así como realizar la actualización de la información en línea.

� Se contribuirá a fortalecer la gestión del conocimiento y la gestión de proyectos hacia el interior de la institución.

� Se contribuirá a alcanzar y mejorar los indicadores relacionados a Nivel de Satisfacción de la Ciudadanía por los Servicios de la ONPE, porcentaje de partidos políticos satisfechos con los servicios recibidos, porcentaje de atención a solicitudes de Partidos Políticos en sus procesos de democracia interna, así como porcentaje de organizaciones satisfechas con los servicios recibidos.

� Se contribuirá con la continuidad del sistema de VERIFONDOS, a través de la mejor incorporada al proceso de Verificación y Control de los Información Financiera, a través de la implementación del modulo de APORTES LIMPIOS.

A los actores electorales: � Se brindará un servicio accesible a los actores electorales, proporcionando información

proveniente de una fuente confiable y segura, mejorando el nivel de confianza de la institución, toda vez que la información de los aportes ha sido procesada de una manera sistemática e integral, a través del proceso de Verificación y Control de la Información Financiera a las organizaciones políticas, que se encuentra certificado bajo la norma ISO 9001:2008.

� El módulo de APORTES LIMPIOS a desarrollar considerará criterios de usabilidad, permitiendo a los actores electorales una consulta gratuita, fácil y ágil por aportante u organización política, a través de la página web institucional.

(2) ¿Cómo comparó y verificó la validez y los beneficios que reportaría la solución propuesta

comparada con otras opciones?

La validez del servicio se comparó a través de los beneficios obtenidos por la institución y por los actores electorales. En el caso específico de los auditores de la GSFP, se verificó a través del menor tiempo que emplearon en el análisis y la elaboración de los informe, producto de las auditorías a la información sobre aportes proporcionada por las organizaciones políticas. En el caso de los actores electorales, a través del incremento de las consultas sobre los aportes a las organizaciones políticas, a través del módulo de APORTES LIMPIOS, así como las pruebas realizadas para la validación del módulo.

6.3 Habilidad para implantar soluciones de bajo costo y alto impacto

(1) ¿Cómo el equipo aseguró una adecuada implantación de la solución?

A través de las siguientes acciones:

� Seleccionar al personal idóneo y especializado en temas de desarrollo informático. � Gestionar el proyecto de mejora a través del monitoreo y seguimiento del plan general y

el control de los entregables. � Contar con las facilidades de los gerentes o funcionarios responsables directos del

personal que forma parte del equipo. � Desplegar los conocimientos y experiencias necesarios a los demás miembros del

equipo. � Lograr la interacción del trabajo en equipo, a través de la suma de talentos de

multidisciplinarios y especializados. � Contar con una política de calidad institucional comprometida con la mejora continua de

los procesos internos y acorde a los requerimientos de los actores electorales. � Fomentar un buen clima laboral entre los integrantes del equipo. � Asegurar la comunicación fluida entre los integrantes del equipo.



Políticas”

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(2) ¿Cómo el equipo garantiza que la solución implementada es de bajo costo y alto impacto?

En cuanto al proyecto el desarrollo e implementación del módulo de APORTES LIMPIOS, el mismo fue concebido desde la etapa de inicialización como un proyecto orientado a mejorar continuamente el servicio proporcionado a los actores electorales, contando con la experiencia y alta especialización del personal de la institución, que garantizaría la sistematización del proceso de Verificación y Control y la optimización del servicio al ciudadano a través de la información brindada en el módulo de APORTES LIMPIOS, que puede ser accesado desde el portal institucional, generando un ahorro en relación a otras alternativas de mayor costo.

7. RESULTADOS

7.1 Resultados de orientación hacia el cliente interno/ externo

(1) ¿Cuáles son los resultados obtenidos que beneficien al cliente interno/externo, atribuible al proyecto de mejora? Proporcione datos e información incluyendo satisfacción del cliente y resultados de desempeño de los productos y servicios internos/externos.

Cuadro N° 8 Beneficios Obtenidos con el Sistema de VERIFONDOS

VARIABLE INDICADOR

TIEMPO Disminución de tiempo (de 5 horas a 10 minutos) al actor electoral para la obtención de la información de aportaciones /ingresos de los aportantes.

PROCESO Se ha registrado un total de 231,570 aportantes en la base de datos

Se han registrado un total de 533 organizaciones políticas con su respectiva información de aportaciones/ingresos semestrales y de campaña electoral.

CIUDADANOS ATENDIDOS

Se ha atendido a 11,259 consultas de los actores electorales a nivel nacional, quienes han obtenido inmediatamente la información que requerían.

7.2 Resultados financieros

(1) ¿Qué beneficios económicos ha obtenido su organización como consecuencia de la

ejecución del proyecto de mejora? Se requiere información e indicadores relevantes para aspectos como incrementos en los ingresos, reducciones de costos, mejora del margen de beneficios y de otros ratios financieros, etc., según corresponda.

Los costos incurridos en este proyecto desde su concepción, estuvieron inmersos en el Proyecto de Inversión Pública Simplificado PIP – MENOR, donde fueron evaluadas las probables alternativas de solución a la problemática encontrada.

De acuerdo a la evaluación efectuada, se determinó que la Alternativa 01 era la más viable con respecto a las demás alternativas, considerando bajos costos, tiempos de ejecución y beneficios a la Institución.

Cuadro N° 9 Presupuesto Ejecutado o por Ejecutar correspondiente al Proyecto

VERIFONDOS

Componentes

Presupuesto Ejecutado

(S/.)

Presupuesto por Ejecutar

(S/.)

Año 2010 Año 2011 Año 2012 Año 2013

Personal 31,580.00 182,400.00 93,700.00 72,960.00



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Asimismo, el presupuesto ejecutado con respecto a equipos y bienes ha sido de S/. 557 para el año 2010, con respecto a la compra de dos (2) servidores se ejecutó el monto de S/. 52,000 el año 2011, así como la adquisición de licencias del oracle standard por un monto de S/. 5,897.64. De otro lado, la implementación del proyecto de mejora APORTES – LIMPIOS ha significado para el actor electoral interesado un costo total ahorrado en un año (área urbana) de S/. 1´274,932.00 y un costo total ahorrado en un año (área rural) de S/. 299,837.00

Cuadro N° 10 ESTIMACIÓN DE LA DEMANDA: POBLACIÓN ELECTORAL

7.3 Resultados de la eficiencia organizacional

(1) ¿Cómo mejoró la eficiencia del proceso, actividad, área o productos mejorados, como consecuencia de la ejecución del proyecto? Proporcione datos e información sobre los resultados de la eficiencia organizacional. La implementación del sistema de Verificación, Control y Difusión de la Actividad Económico Financiera de las Organizaciones Políticas permite importantes beneficios que generan procesos con mayor eficiencia lo que permite poner a disposición de los ciudadanos los siguientes beneficios:

• Reducción de tiempo; de un tiempo estimado de 5 horas en que se podia realizar

una busqueda en los formatos pdf (en papel) para que puedan ubicar determinados aportes; a 1 minuto, tiempo en que se demora el sistema de Verificación, Control y Difusión de la Actividad Económico Financiera de las Organizaciones Políticas en ubicar aportes determinados.

• Difusión en forma inmediata; ya que la información finanicera al estar en formato

digital se envía a la base de datos sin necesidad de enviar documentos internos para su procesamiento.

• Simplificación Administrativa; Con solo cargar la información de aportaciones al

sistema de verificacion, control y difusión de la actividad económico finanicera de las Organizaciones Políticas inmediatamente si visualiza en la pagina web a traves del modulo de Aportes Limpios.

Como parte de la problemática, que fue abordada por la Institución, se encuentra la consecución de mecanismos eficaces de garantía en el cumplimiento de las normas contenidas en la Ley, como parte del fortalecimiento de organizaciones políticas caracterizadas por prácticas transparentes y responsables y como principales constructoras de la política para la democracia.

Nº Año Total Pob. Elect.Tasa Crec.

Poblac. Elect. 1_/

% Objetivo (Fondos

Partidarios)

Nº Poblac. Obj.

Demanda

0 2010 19,988,826 2_/ 36.0% 7,195,566 2.89% 207,952 207,9521 2011 20,653,808 3.44% 36.8% 7,606,056 2.89% 219,815 219,8152 2012 21,363,726 3.44% 37.5% 8,016,546 2.89% 231,570 231,5703 2013 22,098,045 3.44% 38.3% 8,468,877 2.89% 244,751 244,7514 2014 22,857,604 3.44% 39.1% 8,942,833 2.89% 258,448 258,4485 2015 23,643,271 3.44% 39.9% 9,439,364 2.89% 272,798 272,7986 2016 24,455,943 3.44% 40.7% 9,439,364 2.89% 272,798 272,7987 2017 25,296,549 3.44% 41.5% 10,504,165 2.89% 303,570 303,5708 2018 26,166,048 3.44% 42.3% 11,074,545 2.89% 320,054 320,0549 2019 27,065,434 3.44% 43.1% 11,671,726 2.89% 337,313 337,313

10 2020 27,995,733 3.44% 43.9% 12,296,875 2.89% 355,380 355,3801_/ Promedio tasa de crecimiento poblacional TOTAL 3,024,4492_/ Según Padrón Electoral (a diciembre 2010)

Acceso a Internet Total



Políticas”

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Como parte de la problemática, que fue abordada por la Institución, se encuentra la consecución de mecanismos eficaces de garantía en el cumplimiento de las normas contenidas en la Ley, como parte del fortalecimiento de organizaciones políticas caracterizadas por prácticas transparentes y responsables y como principales constructoras de la política para la democracia.

Gráfico N° 7 Flujograma del Proceso de Verificación y Control Manual



Políticas”

40

Gráfico N° 8 Flujograma del Proceso de Verificación y Control Automatizado

Finalmente, como resultado del mejora del servicio de entrega de información sobre las aportaciones de las organizaciones políticas, a partir de la implementación del proyecto de mejora de VERIFONOS – APORTES LIMPIOS, se contrnbuyó a la mejora del nivel de satisfacción de la ciudadanía con nuestros servicios

Gráfico N° 9 Indicador de Nivel de Satisfacción de la Ciudadanía

0%

20%

40%

60%

80%

100%

2007 2008 2009 2010 2011 2012

INDICADOR: NIVEL DE SATISFACCION DE LA

CIUDADANIA POR LOS SERVICIOS DE LA ONPE

Fuente: PESEM 2007 AL 2012

Valores Proyectados Meta Alcanzada



Políticas”

41

8. SOSTENIBILIDAD Y MEJORA

8.1 SOSTENIBILIDAD Y MEJORA (1) ¿Qué análisis realizó el equipo para identificar peligros en el mantenimiento de la mejora

alcanzada? La Herramienta de Inteligencia de Negocios (BI) emite reportes diarios sobre el estado de la carga incremental que se efectúa en el sistema, a través de estos reportes podemos identificar errores que se pueden producir al cargar los datos en la base de datos que alimenta el módulo de Aportes Limpios en la Web Institucional y los reportes que obtiene la GSFP de la Herramienta en mención que sistematiza y optimiza el proceso de sistema de Verificación, Control y Difusión de la Actividad Económico Financiera de las Organizaciones Políticas.

De la misma manera se ha identificado la necesidad de contratar los servicios anuales del mantenimiento y soporte a la Herramienta de Inteligencia de Negocios, con la finalidad de identificar y atender alguna necesidad con la Herramienta. Así mismo se identificó la necesidad de adquisición de licencias permanentes de Oracle Standart que permitan administrar las Base de Datos, además de una gestión y escalabilidad más sencillas.

(2) ¿Qué actividades ha previsto el equipo para garantizar la sostenibilidad, la estandarización y la mejora del proyecto implementado?

La sostenibilidad, estandarización y mejora del proyecto implementado se encuentra garantizado por las siguientes razones:

• Si bien es cierto, la ONPE en cumplimiento de su política de calidad ha implementado el sistema de Verificación, Control y Difusión de la Actividad Económico Financiera de las Organizaciones Políticas donde se ingresa la información de aportaciones/ingresos semestrales enviada por las organizaciones políticas para posteriormente ser difundida en la web institucional a través del módulo de Aportes Limpios y tambien se refleje esta información en los reportes de Inteligencia de Negocios; se encuentra en desarrollo el sub sistema Win 32 que se encargará de recolectar la información desde las organizaciones políticas, sistematizando y optimizando de esta manera el proceso de recolección de información, lo que permitiría optimizar los proceso del Sistema Verifondos.

• Tambien tenemos que mencionar que este sub sitema Win 32 se encuentra instalado en dos Partidos Políticos como prueba piloto, con la finalidad de evaluar la funcionalidad del mismo y de esta manera optener un producto que nos permita incorporar el proceso de recolección desde las Organizaciones Políticas en el sistema Verifonos, el cual nos permitiría optener mayores beneficios en la optimización y sistematización de los procesos del sistema Verifonos, minimizando aún mas los tiempos de respuesta para la publicación de la información difundida en la web institucional a través del módulo de Aportes Limpios y tambien en el reflejo de esta información en los reportes de Inteligencia de Negocios, tal como se muestra en el suiguiente gráfico:



Políticas”

42

Gráfico N° 9 Flujograma del Proceso de VERIFONDOS – APORTES LIMPIOS WIN32

• De la misma manera se ha considerado optimizar el proceso de verificación de la plataforma web que utiliza la GSFP utilizada para alimentar la Base de Datos, de manera tal que nos permita incrementar las reglas de negocio de acuerdo a lo estipulado en la Ley de Partidos Políticos y el Reglamento de Financiamiento y Supervisión de las Finanzas Partidarias base legal que enmarcan la función de ONPE a través de la Gerencia de Supervisión de Fondos Partidarios (GSFP) para verificar y controlar la actividad económico financiera de las organizaciones políticas.

La sostenibilidad del proyecto está ligada con la aceptación de la propuesta por la Alta Dirección (JNAC) así como la asignación de presupuesto necesario para la ejecución del mismo. Es por ello que el equipo del proyecto para garantizar su sostenibilidad incluyo dentro de sus requerimientos anuales para el 2010, 2011 y 2012 todo lo requerido por el Sistema de VERIFONDOS. Dentro de esto podemos identificar los siguientes requerimientos:

• Personal. • Adquisición de servicios anuales de mantenimiento y soporte a la Herramienta de

Inteligencia de Negocios. • Adquisición de licencias permanentes de Oracle Standard.

(3) ¿Qué metas e indicadores han establecido para evaluar el desempeño futuro y asegurar la continuidad de la mejora?

Las metas e indicadores del presente proyecto están dados en función al volumen de organizaciones políticas que se inscriban en el Registro de Organizaciones Políticas (ROP), por lo que según las cifras actuales de inscripción se proyecta de la siguiente manera:



Políticas”

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Cuadro N° 11 Metas del Proyecto de VERIFONDOS – APORTES LIMPIOS WIN 32

Año Partidos Políticos Inscritos (16)

Movimientos Regionales (142)

Año 2013 8

Año 2014 8 36

Año 2015 36

Año 2016 36

Año 2017 34

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