2 1 . 1 1 . 2 0 1 2 P o t n i n a l o g i v j a v n e m s e k t o r j u - 1

Potni nalogi v javnem sektorju

SAOP računalništvo Cesta Goriške fronte 46

5290 Šempeter pri Gorici Slovenija

Tel.: 05 393 40 00 Fax: 05 393 81 36

Spletna stran: http://www.saop.si

2 1 . 1 1 . 2 0 1 2 P o t n i n a l o g i v j a v n e m s e k t o r j u - 2

Potni nalogi

Stroški na službeni poti v državi

1. Dnevnice

Zaposlenemu pripada dnevnica za službeno potovanje v državi, če potovanje traja več kot 12

ur. Višina dnevnice znaša 16 EUR.

Šifranti OPN …Vrste potnih stroškov

V šifrantu Vrste potnih stroškov ste si nov znesek dnevnice že uredili. Radi bi opozorili samo

na vrsto obračuna za prenos v OPZ - tu je potrebno imeti samo pri tej dnevnici iz šifranta

izbrane šifre za dnevnice – I92 – Dnevnice do uredbe in I11 – Dnevnice nad uredbo.

V primeru, da imajo zaposleni na službeni poti zagotovljen kakšen obrok (zajtrk, kosilo,

večerjo), morate v šifrant vrst stroškov vnesti nov strošek in v polji Cena stroška in Po uredbi

vnesti ustrezne znižane zneske. Pri obračunu bo program avtomatično predlagal polni

znesek dnevnice. To šifro potem v obračunu potnega naloga brišete in iz šifranta izberete

ustrezno šifro z znižano vrednostjo dnevnice.

2 1 . 1 1 . 2 0 1 2 P o t n i n a l o g i v j a v n e m s e k t o r j u - 3

Dnevnice, ki so veljale do 31.5.12 (polovična, znižana), lahko v šifrantu označite kot

Neaktivne. Tako bo manj možnosti, da pri obračunu po pomoti izberete napačno šifro.

V programu se čas odsotnosti obračunava za polnih 24 ur. To pomeni, da se čas trajanja

potovanja v primeru odsotnosti od npr. 12.11.2012 od 7.00 ure do 13.11.2012 do 11.30 ure

izračuna tako, da je od začetka potovanja do 13.11.2012 do 7.00 ure 24 ur, do 10.30 ure pa

še 3.30 ure. Potovanje v takem primeru traja 1 dan in 3.30 ur.

2. Izplačilo regresa za prehrano na službeni poti

Dnevnica od 6 – 8 ur in dnevnica od 8 – 12 ur se zaposlenim ne izplačujeta več. Zaposlenim

za čas službenega potovanja do 8 ur pripada znesek regresa za prehrano, za potovanje od 8

– 12 ur pa še dodatni regres za prehrano. Ta dodatni regres za prehrano se po pojasnilu

Ministrstva za pravosodje in javno upravo upošteva kot izplačilo stroška dnevnice in ne kot

prehrana.

V programu Potni nalogi si lahko uredite avtomatizem izračuna tudi tega dodatnega zneska

regresa za prehrano.

To storite tako, da v Šifranti OPN…Vrste potnih stroškov dodate nov zapis.

a) Prehrana za potovanje od 8 ur do 12 ur

Vnesete naziv stroška (lahko kot na spodnji sliki). V polje Cena stroška in Po uredbi vnesete

znesek regresa za prehrano. V polje Šifra denarne enote vpišete 978. V primeru, da potne

2 1 . 1 1 . 2 0 1 2 P o t n i n a l o g i v j a v n e m s e k t o r j u - 4

stroške prenašate v Obračun plač, morate v polje Vrsta obračuna za prenos v OPZ do

uredbe vpisati šifro, na katero želite, da se ti zneski prenašajo.

Če želite, da se znesek prehrane na službeni poti prenašajo na drugo šifro v OPZ (ne na

šifro, ki jo uporabljate za ostalo dnevnice), si morate to šifro odpreti. To storite tako, da

kliknete na gumb poleg polja Vrsta obračuna za prenos v OPZ - do uredbe. Odpre se

šifrant vrst obračuna v Obračun plač. Najprej na skupini I poiščite prvo prosto šifro nad I60

(npr. I64). Potem se postavite na šifro I92 – Dnevnice do uredbe in kliknite na gumb .

Kopira se vrsta obračuna. V polje Šifra vrste obračuna vpišite prosto šifro, ki ste jo

predhodno določili (v našem primeru I64). V polje Naziv vrste obračuna vpišite besedilo.

Pomembno je, da imate pri podatku Šifra vrste izplačila v javnem sektorju izbrano šifro za

Povračilo stroškov za službeno potovanje (ne pa šifro za prehrano).

2 1 . 1 1 . 2 0 1 2 P o t n i n a l o g i v j a v n e m s e k t o r j u - 5

Postavite se še na zavihek Izračun.

Polja označite kot na sliki.

Če imate urejeno tudi kontiranje, si morate na tej novi vrsti obračuna urediti tudi to. Vnos

potrdite.

Na vrsti potnega stroška za Prehrano na službeni poti, v polje Vrsta obračuna za prenos v

OPZ do uredbe vpišite to novo šifro (v našem primeru I64). Obvezno označite še polje

Dnevnica s kljukico in Potrdite.

2 1 . 1 1 . 2 0 1 2 P o t n i n a l o g i v j a v n e m s e k t o r j u - 6

b) Sprememba Nastavitev programa – zavihek Dnevnice

Da lahko uporabljate avtomatizem izračuna dnevnic in dodatnih zneskov regresa za

prehrano, ste si morali ustrezno spremeniti tudi Nastavitve programa na zavihku Dnevnice.

V razdelku Dnevnice SLO:

- polje Nad 6 do 8 ur - pustite prazno, saj se do 8 ur potovanja, ne obračuna nadomestilo v

obliki dnevnice, ampak morate za te ure obračunati pri plači prehrano

- v polje Nad 8 do 12 ur iz šifranta izberite vrsto stroška za Prehrano od 8 – 12 ur

- v polju Nad 12 ur morate imeti izbrano vrsto stroška, ki označuje Dnevnico nad 12 ur

Na ta način se bodo zneski za regres za prehrano, ki pripadajo zaposlenemu na službeni

poti, pri obračunu potnega naloga ob kliku na gumb avtomatsko izračunali.

2 1 . 1 1 . 2 0 1 2 P o t n i n a l o g i v j a v n e m s e k t o r j u - 7

3. Kilometrina na službeni poti

Kilometrina za uporabo lastnega avtomobila v službene namene znaša lahko:

- za občasno uporabo lastnega avtomobila 18 % cene 95-oktanskega bencina za

prevoženi kilometer

- za stalno uporabo lastnega avtomobila 30 % cene 95-oktanskega bencina za

prevoženi kilometer.

V internem pravilniku morate določiti, kdaj gre za občasno in kdaj za stalno uporabo

osebnega avtomobila v službene namene.

Na kakšen način lahko v programu Potni nalogi avtomatsko obračunate obe vrsti

kilometrine?

1. Šifranti OPN … Cene goriva

Šifrant je bil dopolnjen na način, da se lahko za vsako ceno goriva določi tri različne

vrednosti kilometrine. Ko odprete šifrant, kliknite najprej na desno miškino tipko ter izberite

Privzeto.

2 1 . 1 1 . 2 0 1 2 P o t n i n a l o g i v j a v n e m s e k t o r j u - 8

V preglednico se bodo dodali stolpci, ki so bili programsko naknadno vgrajeni v program.

Cene goriva vnašate v preglednico tako, da vsakič, ko se spremeni cena bencina in

posledično vrednost za kilometrino, dodate nov zapis. S to novo funkcionalnostjo bo ob

dodajanju zapisa mogoče v enem zapisu za eno ceno goriva določiti do 3 različne vrednosti

za kilometrino (na spodnji sliki smo za primer dodali dve).

V primeru, da na potnih nalogih obračunavate obe vrsti kilometrine – 18 % in 30 %, potem

vnesete vsakič, ko se spremeni cena bencina, podatke v oba razdelka.

2 1 . 1 1 . 2 0 1 2 P o t n i n a l o g i v j a v n e m s e k t o r j u - 9

Kilometrina 1 – pri odstotku 18 % je izračunana kilometrina manjša, kot je dovoljena

kilometrina do uredbe, torej je potrebno tudi v polje Neobdavčena vpisati enak znesek, kot

v polje Kilometrina.

Kilometrina 2 – pri odstotku 30 % pa je izračunana kilometrina nad 0,37 EUR, torej se polji

Kilometrina in Neobdavčena razlikujeta. Program bo potniku, kateremu boste obračunali to

vrsto kilometrine, opravljene kilometre obračunal po ceni iz polja Kilometrina. Pri prenosu v

Obračun plač pa bo ta znesek razdelil in sicer število kilometrov * neobdavčena cena bo

prenesel kot izplačilo do uredbe, razliko med podatkom v polju Kilometrina in Neobdavčena *

število kilometrov pa kot znesek nad uredbo.

Primer: opravljenih je bilo 100 kilometrov za obračun, kilometrina se v tem primeru obračuna

po 30 %:

Neobdavčeni del: 0,37 eur * 100 km = 37,00 eur

Obdavčeni del: (0,43950-0,37) = 0,0695 * 100 km =6,95 eur

Na enak način lahko, če imate tako potrebo, obračunate še tretji odstotek kilometrine.

2. Šifranti OPN – Vrste potnih stroškov

V šifrantu Vrste potnih stroškov se postavite na Kilometrino, kliknite na popravi zapis. Na

vnosno okno je bilo dodano novo polje Kilometrina.

2 1 . 1 1 . 2 0 1 2 P o t n i n a l o g i v j a v n e m s e k t o r j u - 1 0

Na tej vrsti obračuna, ki predstavlja kilometrino, je potrebno polje Kilometrina označiti s

kljukico. Posledično se odpre polje Odstotek kilometrine. Ob kliku na spustni seznam , se

ponudijo vse možnosti odstotkov, ki ste jih pred tem vnesli v šifrant Cene goriva.

(Primer: mi smo v šifrant vnesli dva različna odstotka, zato se tudi tu ponudita dve vrednosti).

Izberete ustrezno. V primeru, da imate obračunano samo eno vrsto kilometrine (samo 18 %),

potem imate tu samo ta podatek. Podatek izberete. Priporočamo tudi, da si v Naziv stroška v

besedilo dodatek številko 18 %. Potrdite spremembe.

Obračun še druge vrste kilometrine – odstotek 30 %

V primeru, da obračunavate tudi kilometrino na osnovi 30 % cene bencina, je potrebno v

šifrant vrst potnih stroškov dodati še eno vrsto – npr. Kilometrina - 30 %. To storite tako, da

kliknete na ikono za vnesi zapis. Na prvo prosto šifro dodate še novo vrsto.

Pomembno je, da polji Cena stroška in Po uredbi pustite prazni, saj bo program cene jemal

iz šifranta Cen goriva (odvisno od datuma potovanja). Izpolnite še povezavo na Obračun plač

in polje Kilometrina označite s kljukico. V polje Odstotek kilometrine pa izberite podatek 30.

Potrdite.

Na ta način imate v šifrantu dve različni vrsti potnih stroškov za kilometrino.

2 1 . 1 1 . 2 0 1 2 P o t n i n a l o g i v j a v n e m s e k t o r j u - 1 1

3. Nastavitve programa

V Nastavitvah programa na zavihku Splošno je potrebno preveriti ali imate v polju Šifra vrste

stroška za kilometrino izbrano tisto vrsto kilometrine, ki jo več uporabljate (v največ primerih

je to Kilometrina 18 %). V primeru, da je polje prazno, iz šifranta izberite ustrezno vrsto

potnega stroška in nastavitve potrdite.

4. Vnos in obračun potnega naloga

a) Vnos Glave potnega naloga

Pri vnosu potnega naloga morate biti, če uporabljate obe vrsti kilometrine, pozorni že v

prvem delu, ko vnašate podatke na zavihek Glava.

2 1 . 1 1 . 2 0 1 2 P o t n i n a l o g i v j a v n e m s e k t o r j u - 1 2

Tu je dodano polje Strošek kilometrina, kjer se, ko kliknete na , ponudijo vse tiste vrste

potnih stroškov, ki ste jih v šifrantu označili s kljukico v polju Kilometrina. Tu je potrebno

izbrati šifro, ki ustreza zahtevam potnega naloga, ki ga vnašate.

(v našem primeru imamo vnesene tri različne vrednosti za kilometrino – zgolj v prikaz možnosti, ki obstajajo –

testni primer)

2 1 . 1 1 . 2 0 1 2 P o t n i n a l o g i v j a v n e m s e k t o r j u - 1 3

Na ta način boste zagotovili avtomatizem obračuna kilometrine z ustrezno vrednostjo (npr.

18 % ali 30 %).

b) Obračun potnega naloga

Na samem obračunu potnega naloga bo ob pravilni izbiri kilometrine v Glavi potnega naloga,

ob kliku na gumb , program avtomatsko izračunal pravo kilometrino s

pravo vrednostjo.

V primeru, ko bi želeli na potnem nalogu obračunati kilometrino na osnovi 30 % cene goriva,

bi v Glavi potnega naloga izbrali drugo šifro za Kilometrino:

2 1 . 1 1 . 2 0 1 2 P o t n i n a l o g i v j a v n e m s e k t o r j u - 1 4

Na samem obračun bi program ob kliku na gumb , obračunal kilometrino

po tej vrednosti.

Kaj v primeru, ko v Šifrantu vrst potnih stroškov obstaja samo ena vrsta za

kilometrino?

V tem primeru v Glavi potnega naloga ni potrebno izbirati te vrste kilometrine (lahko pustite

polje prazno), saj bo program ob obračunu šifro za kilometrino predlagal iz Nastavitev

programa (tisto šifro, ki je tam vpisana).

2 1 . 1 1 . 2 0 1 2 P o t n i n a l o g i v j a v n e m s e k t o r j u - 1 5

Stroški na službeni poti v tujini

Na osnovi Uredbe vlade (Uradni list št. 51/6.7.2012), so se spremenili tudi pogoji za izplačilo

dnevnic za službeno pot v tujini ter sama višina dnevnic.

V Saop programu Potni nalogi je potrebno zaradi avtomatizma izračuna, temu ustrezno

urediti Nastavitve programa.

V Nastavitvah programa na zavihku Dnevnice je potrebno imeti s kljukico označeno polje

Javni sektor. V primeru, da ima zaposleni na potovanju v tujini zagotovljene obroke, je

potrebno pri obračun dnevnico znižati. Zaradi tega je pomembno, da imate pravilno urejene

tudi nastavitve za zmanjšanje dnevnic. Priporočamo, da si nastavitve uredite tako, kot so na

sliki spodaj v razdelku Dnevnice v tujini.

2 1 . 1 1 . 2 0 1 2 P o t n i n a l o g i v j a v n e m s e k t o r j u - 1 6

Šifranti OPN…Vrste potnih stroškov

V Šifrantu vrst potnih stroškov je potrebno imeti za dnevnico za tujino odprto novo šifro (ne

obračunava se na isti šifri, kot je za domače dnevnice). Glede na to, da velja enaka vrednost

dnevnice za več držav, imate lahko na vrsti potnega stroška že v nazivu vpisano poleg imena

tudi višino polne dnevnice.

Šifranti OPN…Relacije

Ko vnašate relacijo za službeno pot v tujini, je potrebno pri podatku Država iz šifranta izbrati

državo potovanja (tako bo program vedel, da to ni domača relacija), pri podatku Dnevnica pa

iz šifranta izbrati ustrezno dnevnico (glede na državo potovanja).

2 1 . 1 1 . 2 0 1 2 P o t n i n a l o g i v j a v n e m s e k t o r j u - 1 7

Obračun potnega naloga za tujino

Ob obračunu službenega naloga za tujino, program glede na odsotnost (dnevnica se računa

za polnih 24 ur), izračuna ustrezno dnevnico.

V primeru, da so na službenem potovanju v tujini zagotovljeni obroki, se je potrebno postaviti

na obračunano dnevnico, klikniti na ikono za popravi zapis ter v razdelku Zagotovljeni obroki

označiti, koliko obrokov je bilo zagotovljenih. Program tako sam izračuna novo vrednost

dnevnice.