Definisi Rapat

Rapat adalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan perusahaan. Dalam bab ini membahas rapat formal yang melibatkan empat orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, atau pemberian motivasi kepada armada penjualan.

Arti Rapat dalam Organisasi

Rapat merupakan sarana komunikasi dalam organisasi. Meskipun demikian, rapat tidak selalu menghasilkan keputusan yang efektif.

Setiap hari suatu organisasi atau perusahaan menerima informasi dari berbagai organisasi lain. Kecepatan arus informasi memerlukan keputusan yang tepat. Keputusan yang diambil berdasarkan informasi akan berpengaruh pada aspek perusahaan.

Pertimbangan penyelenggaraan Rapat

Perlu atau tidaknya penyelenggaraan rapat didasarkan pada beberapa pertimbangan sebagai berikut:

• Tujuan Rapat• Ketepatan Waktu• Kemungkinan Terjadi Sesuatu Jika Rapat Tidak

Diselenggarakan• Alternatif Selain Rapat

Rapat, pada umumnya dikategorikan sebagai rapat informasional, atau rapat pengambilan keputusan. Tujuan rapat informasional adalah berbagai informasi dan mengoordinasikan suatu tindakan. Rapat ini dapat meliputi “briefing” per orang oleh setiap peserta atau presentasi oleh pimpinan yang diikuti dengan pertanyaan dari peserta.

Perlunya Menetapkan Tujuan Rapat

Siapa yang Harus Hadir dalam Rapat

Rapat akan kurang berarti jika tanpa diikuti oleh orang-orang yang mempunyai informasi penting yang berhubungan dengan subyek rapat. Untuk memudahkan mengundang orang dalam rapat, maka ingatlah aturan ini, 8-18-1800:

2.8 orang peserta

3.18 orang peserta

4.Jika ingin menyebarluaskan informasi, kirimkanlah sebuah memo.

Agenda Rapat

Contoh Agenda Rapat:

1. Presensi 9. Penundaan

2. Persetujuan agenda

3. Persetujuan durasi waktu rapat

4. Laporan Pimpinan

5. Laporan Manajer

6. Pekerjaan yang tertunda

7. Pengembangan Tugas

8. Pengumuman

Fungsi Rapat dalam Komunikasi

Fungsi rapat adalah mengikuti informasi yang berkembang dengan cepat. Manajer menerima informasi melalui sistem komunikasi yang sangat cepat dari berbagai perusahaan dan individu dari berbagai penjuru. Pengambilan keputusan yang didasarkan pada informasi berpengaruh pada setiap aspek perusahaan: penjualan, pemasaran, manufaktur, keuangan dan perencanaan.

Klasifikasi Sifat Rapat

Rapat yang baik mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:

• Tujuan rapat diketahui dan dipahami oleh semua peserta rapat.

• Agenda disusun untuk mencapai tujuan rapat.• Rapat diikuti oleh orang-orang yang

berkompeten, baik sebagai kontributor ataupun penerima informasi dari rapat

• Langkah lanjut purnarapat disusun dengan baik.

Alasan Penyelenggaraan Rapat

Banyak alasan penyelenggaraan rapat. Alasan yang paling tepat dapat dikemukakan sebagai berikut:

2.Untuk menerima laporan dari peserta rapat

3.Untuk mencapai keputusan bersama

4.Untuk menganalisis atau memecahkan permasalahan.

5.Untuk menyampaikan informasi penting kepada audiensi.

Perencanaan Rapat

Sebelum mengundang orang untuk mengikuti rapat, perlu dipertimbangkan dengan matang tentang perlu atau tidaknya menyelenggarakan rapat:

2.Menentukan tujuan

3.Memilih peserta rapat

4.Menyusun agenda

Persiapan Rapat

Langkah-langkah penting yang perlun diperhatikan untuk mempersiapakn rapat adalah, sebagai berikut:

2.Menyiapkan agenda rapat3.Penyampaian undangan rapat lebih awal4.untuk memberikan waktu yang cukup kepada

peserta5.Memastikan semua yang diundang dapat

hadir6.Memastikan kesiapan fasilitas

Suasana Rapat

Suasana rapat mudah berubah menjadi negatif oleh pengaruh kejadian-kejadian kecil sebagai berikut:

• Pimpinan rapat datang terlambat• Ruang rapat tidak dipersiapkan dengan baik• Pimpinan membuka rapat dengan berkelakar• Pimpinan kurang siap atau memulai rapat

dengan kata-kata yang bernada ragu• Peserta rapat datang terlambat

Jumlah Peserta Rapat

Jumlah peserta rapat ditentukan berdasarkan jenis rapat. Rapat diklasifikasikan dalam dua jenis, yaitu :

1.presentasi

2. rapat kerja.

Membuka Rapat

Pimpinan rapat yang efektif membuka rapat dengan pernyataan ringkas tentang tujuan penyelenggaraan rapat. Kata-kata dalam pernyataan pembuka rapat harus singkat dan to the point. Pendapat pribadi tentang rapat yang diselenggarakan tidak perlu diutarakan di depan forum peserta.

Menutup Rapat

Pada akhirnya sebuah rapat, pimpinan harus dapat menutup rapat pada saat yang tepat. Apabila semua pokok bahasan yang tersebut dalam agenda telah tercakup dalam rapat, ada kecenderungan peserta untuk mulai membuat rekapitulasi. Mereka kembali ke butir bahasan yang telah dibahas, memulai diskusi baru, dan mengulangi pokok pembicaraan yang telah dibahas dalam rapat.