ppt reinwardt, pitchen 26 november 09a

43
Marielle Beek H.N. Werkmanweg 15 2031 BA HAARLEM 023-5316312 06-53156300 [email protected] www.perspektstudios.nl

Upload: perspekt

Post on 23-Jun-2015

880 views

Category:

Education


8 download

DESCRIPTION

Pitchen in de museumbranche: hoe kan het beter voor alle partijen?

TRANSCRIPT

Page 1: Ppt Reinwardt, Pitchen 26 November 09a

Marielle BeekH.N. Werkmanweg 152031 BA [email protected]

www.perspektstudios.nl

Page 2: Ppt Reinwardt, Pitchen 26 November 09a

Wat gaan we doen?Streven:Hoe kunnen opdrachtgevers en opdrachtnemers in de tentoonstellingswereld verder professionaliseren om nog betere eindresultaten te verkrijgen op een voor beide wenselijke manier?

Oftewel: Hoe werken we zo samen dat we de best mogelijke tentoonstelling krijgen die voldoet aan gestelde randvoorwaarden van opdrachtgever en -nemer?

Bespreken:Rol van pitches hierin en waar loop je tegenaan in de praktiijk?

Page 3: Ppt Reinwardt, Pitchen 26 November 09a

Opdrachten -Keramiekmuseum Delft: Wat mist er voor een schetsontwerp en wat heeft Perspekt ingeleverd?

-RMO herinrichting NederlandDit is wat Perspekt als pitch heeft ingediend.Wat was de briefing? Welke informatie was er aangeleverd denken

jullie?

Page 4: Ppt Reinwardt, Pitchen 26 November 09a

De minor is vormgegeven vanuit het volgende beroepsprobleem:“Hoe maak ik een tentoonstelling voor een externe opdrachtgever die de vastgestelde doelstelling haalt en voldoet aan de gedefinieerde behoefte van de doelgroep, daarbij gebruikmakend van de nieuwste inzichten en technieken op het vakgebied en rekening houdend met de financiële en tijdtechnische haalbaarheid.”

 

Page 5: Ppt Reinwardt, Pitchen 26 November 09a

Ja, dan heb je de opdracht al!Wees maar blij dat je opdrachten krijgt!

De praktijk betekent…

pitchen

www.perspektstudios.nl

Page 6: Ppt Reinwardt, Pitchen 26 November 09a

Pitchen In aanbestedingstermen: een niet openbare uitnodiging door de opdrachtgever van 2 a 3 partijen oftewel een onderhandse aanbesteding

Andere termen: prijsvraag, bureaucompetitie, wedstrijd, businesscase

 

Page 7: Ppt Reinwardt, Pitchen 26 November 09a

Uitgangspunten Europees aanbesteden: · er moeten objectieve criteria gehanteerd worden;· de procedure moet transparant zijn;· er mag geen sprake zijn van discriminatie tussen ondernemers uit verschillende landen.

Bij interpretatieproblemen of andere vragen zijn dit de basisprincipes die als leidraad dienen.

Page 8: Ppt Reinwardt, Pitchen 26 November 09a

Het Keramiekmuseum Delft: Reinier heeft de juridische kant behandeld. Lezen manifestatieplan.

Vragen aan jullie:Wat misten jullie in deze aanbesteding voor het leveren van een goede ontwerpofferte?

Hoe hier op te antwoorden als ontwerpbureau?

Antwoord Perspekt:Wat hebben we uiteindelijk ingeleverd?

Page 9: Ppt Reinwardt, Pitchen 26 November 09a

Dit was een ‘formelere aanbesteding’ Met een prachtig manifestatieplan. Een plan waar Perspekt graag aan zou bijdragen. Maar de vraag is nauwelijks te beantwoorden met een offerte, laat staan een schetsontwerp.

Hoe gaat het dan bij ‘pitchen’?

Page 10: Ppt Reinwardt, Pitchen 26 November 09a

Regels bij pitches: Er zijn geen vaste regels, wetten of standaarden. Er is geen transparantie. Er zijn meestal geen gunnings/selectiecriteria. Er zijn geen geldelijke limieten.Er zijn geen afspraken over fees voor het ontwerpbureau.Soms is de vraag concept, ontwerp, soms ook bouw erbij.

De opdrachtgever bepaalt: maar op basis van wat?

Page 11: Ppt Reinwardt, Pitchen 26 November 09a

THERE ARE NO RULESTHERE IS NO CONTACTTHERE IS LIMITED INFO

WELCOME TO…………………… …………….THE PITCH-JUNGLE

Page 12: Ppt Reinwardt, Pitchen 26 November 09a

Wat is ons product?Wat verkopen we?

Pindakaas

versus

Uniek complex CREATIEF idee waar niet alles vooraf vast kan liggen maar randen nodig zijn

Page 13: Ppt Reinwardt, Pitchen 26 November 09a

InitiatieffaseFasering Omschrijving werkzaamheden Beslisdocument(en) /

resultaat

     INITIATIEFFASE Inhoudelijke lijn"idee"(samen of opdrachtgever)

Missie museumDefinitie van doelgroepen en doelstellingen tentoonstellingProjectorganisatie en communicatielijnen aangeven

Programmatische randvoorwaarden tentoonstelling

Doelstellingen educatie en marketing/pr

  Grove afbakening thema'sBepaling ruimte en randvoorwaarden ruimte

  Grove indeling & routingLijst met mogelijk te gebruiken aanwezige hardware museumBudgetbepaling (tevens exploitatiebudget)

  PRESENTATIE & GOEDKEURING Tentoonstellingsconcept

    Budget

Page 14: Ppt Reinwardt, Pitchen 26 November 09a

Stel: Opdrachtgever heeft een goed initiatiefrapport neergelegd.

Wat missen we dan nog om een goed en vooral voor een volgende fase bruikbaar eerste schetsontwerp te maken?

Page 15: Ppt Reinwardt, Pitchen 26 November 09a

Het onbeschrijfelijke effect van contact!In gesprek met de mensen die betrokken zijn bij het proces om alle onderdelen in het initiatiefrapport samen en voor jezelf te peilen, wegen, beoordelen, plaatsen, aftasten zodat de vraag van de opdrachtgever zo helder mogelijk is en goed beantwoord kan gaan worden.

“The feel it in the air” session.Halve vraag? Kwart antwoord.Shit in = shit out

Page 16: Ppt Reinwardt, Pitchen 26 November 09a

Ontwerpbureau in de problemenEr vanuit gaande dat het ontwerpbureau klantgericht, doelstellingsgericht en binnen de gestelde randvoorwaarden wil werken en zich niet opstelt als een vrije kunstenaar die geheel zijn eigen gang gaat.

Welke vragen heeft hij/zij nog?

www.perspektstudios.nl

Page 17: Ppt Reinwardt, Pitchen 26 November 09a

Vaak onbeantwoorde vragenInhoud, missie, doelstellingen

1. Wordt de missie van het museum ook nageleefd of is het een mooie frase?

2. Komt de omschreven situatie overeen met de werkelijkheid? Identiteit-imago en wens-werkelijkheid.

3. Is het onderwerp en/of concept getest bij de doelgroep?

Page 18: Ppt Reinwardt, Pitchen 26 November 09a

Vaak onbeantwoorde vragenInhoud, missie, doelstellingen 2

4. Past het binnen de algehele programmering van het museum?

5. Is het onderwerp ‘bij de tijd’? Past het bij de maatschappelijke interesse van dit moment? Oftewel: is er een behoefte of creëren we een behoefte?

6. Werkt men ‘volgens het boekje’, SMART of FUZZY?

Page 19: Ppt Reinwardt, Pitchen 26 November 09a

FUZZY (P. Markenstein)

FeestelijkHeeft men er lol in om de SMART geformuleerde doelstelling te behalen?UitdagendIs de doelstelling spannend, op het randje van het haalbare,tussen fantasie en werkelijkheid?ZuiverIs het doel wat men echt wil? Staat men er volledig achter?ZinnelijkGeeft het behalen een kick, maakt het iets positiefs los?YesIs de doelstelling enthousiasmerend, om trots op te zijn?

Page 20: Ppt Reinwardt, Pitchen 26 November 09a

Be SMART and FUZZY‘Volgens het boekje’ en SMART hoort erbij. Randvoorwaarden nummer 1.

En daarbij is ook nog nodig: veel FUZZY!

Alle voelhorens op scherp: de zachte en ongrijpbare kant van een creatiefproces.

Page 21: Ppt Reinwardt, Pitchen 26 November 09a

Vaak onbeantwoorde vragen 2Projectorganisatie en communicatie

1. Context van de omgeving. Intern en extern: SWOT en dan: welke strategie het beste om deze klus te klaren?

2. Context van teamleden, klant, leveranciers en hoe past ontwerpbureau?

3. Wie heeft de werkelijke macht en wie zorgt voor de beslissing?

4. Is er een klik tussen ons en de opdrachtgever?

(Zie ook syllabus Presentatie en briefen)

Page 22: Ppt Reinwardt, Pitchen 26 November 09a

Vaak onbeantwoorde vragen 3Educatie, publieksbegeleiding, marketing, beveiliging, brandweer

Deze functies hebben essentiële input juist bij de start van de tentoonstelling.

Vaak komen ze na het VO pas in beeld. De gevolgen laten zich raden.De mensen van genoemde disciplines zijn gefrustreerd.De ontwerper betaalt de meerwerkuren en raakt gefrustreerd.

Het eindresultaat wordt suboptimaal.

Page 23: Ppt Reinwardt, Pitchen 26 November 09a

Een paar voorbeelden:Educatie: Kinderlijn of niet? Aparte kinderlijn of niet?

Publieksbegeleiding:Hoe groot zijn de groepen? Met of zonder individueel publiek?

Marketing:Wie maakt de externe uitingen? In lijn stijl tentoonstelling of niet?

Beveiliging:Vitrines wel of niet 3 dubbel beveiligd?

Brandweer:Is het vlekkenplan en later de plattegrond akkoord?

Page 24: Ppt Reinwardt, Pitchen 26 November 09a

Vaak onbeantwoorde vragen 4Eerste indeling thema’s en voorbeeldobjecten

Eerste indeling thema’s is gemaakt door het museum.Dat is een goed uitgangspunt. Deze inhoudelijk is de basis van onsschetsontwerp. Vorm volgt inhoud.

Museum haalt tentoonstellingsmaker erbij. Indeling herschikken kan beter zijn voor publieksbeleving(de specialiteit van de tentoonstellingsmaker).

Vind het museum onze herschikking goed? Onze herschikking is de basis van ons schetsontwerp.

Page 25: Ppt Reinwardt, Pitchen 26 November 09a

VoorbeeldobjectenBij de eerste indeling van de thema’s heeft het museum een beeld van te gebruiken objecten. Objecten bepalen bijzonder veel in het ontwerp,zowel in sfeer, ruimtebenutting als presentatiemiddelen.

Een beeld hiervan is onmisbaar bij de start.

Page 26: Ppt Reinwardt, Pitchen 26 November 09a

Voorbeeldobjecten 2

Waaraan kunnen we denken, wat objecten betreft?

Gaan we zelf zoeken (als niet specialisten) en hoeveel tijden geld kost dat?

Zelf zoeken kan, maar:Zijn er voorkeuren, hobby’s, niet eerder getoonde objecten,kernobjecten, kroonjuweeltjes, objecten met een andere voorpubliek ‘hoge attractieve waarde’, mooie bruiklenen?

Page 27: Ppt Reinwardt, Pitchen 26 November 09a

www.perspektstudios.nl

Vaak onbeantwoorde vragen 5

Praktische startpunten

Ruimte, plattegronden, lijst met hardware

- Hoogstpersoonlijk bezoek vooraf aan het museum en de ruimte nodig

- Hoogstpersoonlijk check van de gestuurde plattegronden (digitaal?)

- Zonder lijst met aanwezige hardware is het inschatten van een budget onmogelijk. Als er geen overzicht is, zegt dat veel over de organisatie.

Als bovenstaande niet mogelijk is: foto’s zijn zeer behulpzaam.

Page 28: Ppt Reinwardt, Pitchen 26 November 09a

Vaak onbeantwoorde vragen 6Budgetbepaling, niet uitputtende vragen

1. Inschatting van het ontwerptraject in deze fase is eigenlijk onmogelijk. 10, 15, 20, 25%?

1.1 Is het toereikend om hier op basis van ervaringsgetallen te werken?

2. Welke presentatiemiddelen wil men in gaan zetten? AV, interactief, handson, grafisch? In welke verhouding?

3. Eerste inschatting tentoon te stellen objecten? Klimaateisen objecten?

Page 29: Ppt Reinwardt, Pitchen 26 November 09a

Vaak onbeantwoorde vragen 6Budgetbepaling, niet uitputtende vragen, 2

4. Welke aanwezige hardware is in te zetten? Heeft men behoefte aan bepaalde type hardware (zelfde als reeds aanwezig)?

5. Inrichtingswensen, heeft men inrichtingsaccesoires, wat kan/wil men zelf?

6. Redactie, vertaling teksten: wat kan/wil men zelf?

7. Kwaliteit uitvoering? Nemen we tijd en geld voor prototyping?

Page 30: Ppt Reinwardt, Pitchen 26 November 09a

Vaak onbeantwoorde vragen 6Budgetbepaling, nog meer niet uitputtende vragen, 3

9. Hoeveel contact en formele momenten wil het museum in het proces?

10.Hoe tellen de interne uren van de museummedewerkers betrokken bij het project?

11.Wie wordt verantwoordelijk voor het bewaken van het budget vanuit het museum en hoe wil men dit vormgeven, regelen?

Page 31: Ppt Reinwardt, Pitchen 26 November 09a

Vaak onbeantwoorde vragen 6Budgetbepaling, nog meer niet uitputtende vragen, 4

12. Planning: is er voldoende tijd om te produceren?

13. Exploitatiebudget: hoeveel geld heeft men om het geheel te onderhouden, bij te stellen?

14. Is er zicht op het budget via sponsoring en dergelijke of moet hier nog voor gelobbyd worden?

Page 32: Ppt Reinwardt, Pitchen 26 November 09a

Oplossingen voor beter opdrachtgever en - nemerschap?

Page 33: Ppt Reinwardt, Pitchen 26 November 09a

Oplossing in pitch-proces- Opdrachtgever verdiept zich vooraf in de mogelijke ontwerpers en kiest maximaal 2 bureaus op basis van cv, referentie en eerste ‘bureau- presentatie met gesprek over tentoonstelling’

- Opdrachtgever stelt een gedetailleerde, sterk afgebakende vraag en laat zich hierbij desgewenst adviseren danwel geeft een economisch reële fee

- Opdrachtgever brieft mondeling aan beide bureaus tegelijk. Bureaus mogen ter plekke kritisch en open ‘aanvoelen, doorvragen stellen’.

Page 34: Ppt Reinwardt, Pitchen 26 November 09a

Oplossing in pitch-proces 2- Aan de hand van de hieropvolgende debriefing wordt de briefing (eventueel) aangescherpt.

- Daarna een ieder aan het werk met zelfde input. Output is door opdrachtnemer SMART and FUZZY te beoordelen en te kiezen.

- Opdrachtgever geeft uitgebreid feedback aan winnaar en verliezer over de keuze. Dit ter lering van alle partijen.

Page 35: Ppt Reinwardt, Pitchen 26 November 09a

Oplossingen in het projectproces( de harde kant)- Na de keuze:

Neem het project uiterst serieus en besteed samen alle aandacht aan de aftrap en leg dit vast.

- Werk gefaseerd met duidelijke afspraken over wanneer, hoe, wat, wie met als output controleerbare ‘einddocumenten’.

- Als iemand zegt een probleem te hebben, dan is het een probleem.

Bagatelliseer het nooit en los het samen op.

- Evalueer altijd, tijdens en na. Liever 1x teveel overleg dan niet.

- Na afronding van het project: verbeter je eigen werkwijze stelselmatig met de opgedane ervaring. Professionaliseer, ontwikkel, leer!

Page 36: Ppt Reinwardt, Pitchen 26 November 09a

Oplossing in vertrouwen en begrip (de zachte kant)- Opdrachtgever en – nemer realiseren zich dat zij gezamenlijke en gelijke einddoelstellingen hebben: de best mogelijke tentoonstelling binnen de gegeven randvoorwaarden. Houd dat doorlopend voor ogen.

- Als er geen vertrouwen is, werk eraan. Samen uit, samen thuis.

- De economische situatie is voor opdrachtgevers en – nemers anders. Voor opdrachtnemers is tijd geld (eigen ondernemer). Voor opdrachtgever ligt dit veelal anders. Realiseer je dit (best harde) verschil.

Page 37: Ppt Reinwardt, Pitchen 26 November 09a

Oplossing in samenwerking (de zachte kant)

- We’re in it together. We zijn allebei verantwoordelijk. We hebben allebei onze specialiteiten, vaardigheden, capaciteiten en ervaring. We hebben allebei ook minder werkzame punten. Hoe beter wij het samen doen, hoe beter gewaardeerd ons eindprodukt. Samen komen we er wel.

- Realiseer je dat je een creatief proces als tentoonstellingen maken nooit geheel kan beheersen of controleren. Daar moet je tegen kunnen. Je kan dit alleen goed in samenwerking voor elkaar krijgen.

Page 38: Ppt Reinwardt, Pitchen 26 November 09a

Oplossing in liefde voor het vak (de ongrijpbare kant)

- Hou van je werk. Dan wordt het het beste. Hou je er niet zo van: zoek wat anders.

Page 39: Ppt Reinwardt, Pitchen 26 November 09a

Nodig voor een goede pitch:- Alle mogelijke harde, zachte en de ongrijpbare feiten en kanten.

- En de vooraf bekende wetenschap dat beide partijen nooit 100%alles kunnen noemen, voorkomen of zeggen en samenwerking en bijstellen dus doorlopend noodzakelijk is.

Page 40: Ppt Reinwardt, Pitchen 26 November 09a

Nodig voor een goede pitch 2Of anders gezegd:“wetenschap over harde randvoorwaardenen pionieren met creatieve ideeën”

Maar zeker niet rigide:of, of, of maar en, en, en. En, en, en, totdat je de rand bereikt.

Page 41: Ppt Reinwardt, Pitchen 26 November 09a

Conclusie

Binnen die harde, zachte en ongrijpbare samen te bewaken grenzen:ontstaat alle vrijheid in gebondenheid om een prachtige, passende tentoonstelling te maken.

Page 42: Ppt Reinwardt, Pitchen 26 November 09a

Conclusie 2

Kortom: Helemaal niet makkelijk. Begrijpelijke moeilijkheden tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.

Maar: 1000% keer leuker dan pindakaas maken en verkopen.

So, let’s keep on shaping and work on it!

Page 43: Ppt Reinwardt, Pitchen 26 November 09a

Marielle BeekH.N. Werkmanweg 152031 BA [email protected]

www.perspektstudios.nl