pr-cp-01 procedimiento para la comunicación interna.doc)aplicaciones.itagui.gov.co/sigi/3....
TRANSCRIPT
PROCEDIMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN INTERNA
Código: PR-CP-01
Versión: 04
Fecha de Actualización: 19/06/2018
Revisado por: Técnico Operativo Aprobado por: Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones
Página 1 de 12
1. OBJETIVO: Mantener informados a los funcionarios, empleados y contratistas, de la Alcaldía de Itagüí y sus entes descentralizados, sobre las acciones administrativas y de gobierno 2. RESPONSABLE: Es responsabilidad del Profesional Universitario, encargado de Comunicación Interna la planeación, ejecución y actualización de este procedimiento, con el acompañamiento del equipo de la Unidad Administrativa y la supervisión del Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones. 3. ALCANCE: Este procedimiento inicia con la Identificación de la Información a Publicar a los servidores públicos de la Administración Municipal y termina con la Evaluación de la percepción y eficacia de las comunicaciones, y la aplicación de acciones de mejora a este procedimiento. 4. DEFINICIONES Y TÉRMINOS: Base de Datos Interna: Archivo en Excel consolidado con la información de contacto de los Servidores Públicos. Bitácora: Documento que contiene la información esencial de un evento y sirve como guía al personal que participa en la ejecución de éste. Boletín: Es una publicación seriada, de pequeña extensión, que da cuenta de las principales novedades en determinado periodo de tiempo. Puede ser digital o impreso y publicarse cada semana, mes, bimestre, etc. Cartelera: Espacio para la publicación de información relevante para Público Interno o Externo, ubicado en lugares de alta circulación y que debe actualizarse de manera permanente. Correo Directo: Es una variedad de marketing directo que consiste en enviar información a bases de datos de manera personalizada con el fin de ampliar la lecturabilidad de una pieza. E-mailing: Publicación masiva enviada por correo electrónico
PROCEDIMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN INTERNA
Código: PR-CP-01
Versión: 04
Fecha Actualización : 19/06/2018
Página 2 de 9
Lista de chequeo: Documento que reúne todos los requerimientos necesarios para llevar a cabo un evento, se usa como lista de verificación para disminuir la posibilidad de error.
Manual de identidad visual: Documento que contiene las normas para la construcción y aplicación de la marca de manera clara y precisa.
Manual de padrinazgo: Documento que contiene las funciones y alcances de la labor de un comunicador o técnico del área de comunicaciones en su rol de padrino de dependencias. Padrinazgo: Sistema mediante el cual se asigna personal de la Oficina Asesora de Comunicaciones como apoyo a las actividades comunicacionales de las Unidades Administrativas de la Administración Municipal.
Plan de comunicaciones: Documento en el cual se consignan las acciones puntuales de difusión para determinado evento, proyecto o campaña.
Spark: Servicio de mensajería instantánea a través del cual se comunican los servidores públicos al interior de la Administración Municipal. Tarjetas Especiales: Postales impresas o digitales enviadas a los servidores públicos con ocasión de momentos o acontecimientos especiales (cumpleaños, condolencia, felicitaciones, etc.). URL: Sistema de Direcciones en Internet. El modo estándar de escribir la dirección de un sitio específico o parte de una información en la web. 5. CONTENIDO: 5.1 Asesoría y acompañamiento a las Unidades Administrativas:
ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
/INFORMACIÓN DOCUMENTADA
1. Identificar necesidades de padrinazgo: El Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones analiza las necesidades comunicacionales de cada Unidad Administrativa y designa un responsable del área de comunicaciones (padrino) para atender sus requerimientos.
Jefe Oficina Asesora de
Comunicaciones
FO-DE-01 Acta de Reunión
FO-DE-02 Control de Asistencia
2. Realizar inducción a los padrinos: El Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones realiza la inducción a cada padrino, especificando las actividades que le corresponden y el alcance de sus funciones.
Jefe Oficina Asesora de
Comunicaciones No Aplica
PROCEDIMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN INTERNA
Código: PR-CP-01
Versión: 04
Fecha Actualización : 19/06/2018
Página 3 de 9
ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
/INFORMACIÓN DOCUMENTADA
3. Presentar al padrino al Secretario de Despacho: El Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones presenta personalmente al padrino en la unidad administrativa correspondiente
Jefe Oficina Asesora de
Comunicaciones No Aplica
4. Brindar acompañamiento en las actividades comunicacionales: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo o Auxiliar Administrativo (padrino o delegado) apoya a la Secretaría o Unidades Administrativas en sus distintos eventos, solicitudes para la difusión de información, campañas y otras actividades propias del quehacer comunicacional, articulando siempre dichas acciones con la Oficina Asesora de Comunicaciones.
Profesional Universitario
Técnico
Operativo o Técnico
Administrativo
Auxiliar Administrativo
FO-CP-07 Informe de padrinazgo
FO-CP-01 Bitácora
5. Presentar informe mensual: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo o Auxiliar Administrativo (padrino) al finalizar cada mes, presenta un informe con las actividades realizadas por cada Unidad administrativa, con el acompañamiento de la Oficina de Comunicaciones, Este informe se enviará por correo electrónico los 5 primeros días de cada mes vía correo electrónico al Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones, Líder MECI, jefe de la Unidad Administrativa
Profesional Universitario
Técnico
Administrativo o Técnico
Operativo y Auxiliar
Administrativo
Informe de padrinazgo
6. Evaluar la percepción y eficacia de las comunicaciones: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo y Auxiliar Administrativo aplica la encuesta de percepción y consolida las inquietudes de los usuarios y/o partes interesadas referente a la comunicación interna, dando aplicación al “FO-EM-09 Encuesta de percepción del usuario o parte interesada”.
Profesional Universitario
Técnico
Administrativo o Técnico
Operativo y Auxiliar
Administrativo
FO-EM-09 Encuesta de
percepción del Usuario o Parte
Interesada
7. Evaluar el desempeño del Procedimiento e Identificar Oportunidades de Mejoramiento: El Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones y el Profesional Universitario y/o Técnico evalúan periódicamente la ejecución del procedimiento, analizando las dificultades o desviaciones presentadas, identifican oportunidades de mejoramiento y las documentan, de acuerdo a lo establecido en el Proceso de “Evaluación y Mejoramiento continuo”, y diligenciando los formatos “FO-EM-15 Plan de Mejoramiento y “FO-DE-11 Matriz de Riesgos”.
Jefe Oficina Asesora de
Comunicaciones
Profesional Universitario
y/o Técnico
FO-DE-01 Acta de Reunión
FO-EM-15 Plan
de Mejoramiento
FO-DE-11 Matriz de Riesgos
PROCEDIMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN INTERNA
Código: PR-CP-01
Versión: 04
Fecha Actualización : 19/06/2018
Página 4 de 9
ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
/INFORMACIÓN DOCUMENTADA
8. Aplicar Acciones de mejoramiento: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo y Técnico Operativo aplican las acciones de mejoramiento establecidas y realizan seguimiento a la eficacia de las mismas, teniendo en cuenta lo establecido en el Proceso “Evaluación y Mejoramiento Continuo”, diligenciando el seguimiento en el “FO-EM-15 Plan de Mejoramiento” y el “FO-DE-11 Matriz de Riesgos”
Profesional Universitario
Técnico
Administrativo o Técnico
Operativo
FO-EM-15 Plan de
mejoramiento
FO-DE-11 Matriz de Riesgos
5.2 Red Municipal de Carteleras:
ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
/INFORMACIÓN DOCUMENTADA
1. Identificar la Información a Publicar: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo o Técnico Operativo realizan la recepción de la información enviada por las diferentes Unidades Administrativas para ser publicadas a través de la Red de Carteleras Institucionales.
Profesional Universitario
Técnico
Administrativo o Técnico
Operativo
Correo electrónico Información
para Publicar
2. Solicitar Diseño de la pieza grafica a través de la cual se va a publicar la información (cuando sea necesario): El Profesional Universitario, Técnico Administrativo o Técnico Operativo solicitan el diseño de la pieza grafica a través de la cual se va a publicar la información, si se requiere, a través del formulario virtual.
Profesional Universitario
Técnico
Administrativo o Técnico
Operativo
Formulario Virtual
Pieza Gráfica
3. Actualizar la Información de las carteleras: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo o Técnico Operativo encargado de la actualización actualiza la Información de las carteleras, retirando la información obsoleta o desactualizada y fija en cada cartelera la información a publicar .
Profesional Universitario
Técnico
Administrativo o Técnico
Operativo
Fotografías de Piezas Gráficas
en carteleras
4. Evaluar el desempeño del Procedimiento e Identificar Oportunidades de Mejoramiento: El Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones y el Profesional Universitario y/o Técnico evalúan periódicamente la ejecución del procedimiento, analizando las dificultades o desviaciones presentadas, identifican oportunidades de mejoramiento y las documentan, de acuerdo a lo establecido en el Proceso de “Evaluación y Mejoramiento continuo”, y diligenciando los formatos “FO-DE-01
Jefe Oficina Asesora de
Comunicaciones
Profesional Universitario
y/o Técnico
FO-DE-01 Acta de Reunión
FO-EM-15 Plan
de Mejoramiento
PROCEDIMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN INTERNA
Código: PR-CP-01
Versión: 04
Fecha Actualización : 19/06/2018
Página 5 de 9
ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
/INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Acta de reunión” y “FO-EM-15 Plan de Mejoramiento” y/o el “FO-DE-11 Matriz de Riesgos”
FO-DE-11 Matriz de Riesgos
5. Aplicar Acciones de mejoramiento: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo o Técnico Operativo aplican las acciones de mejoramiento establecidas y realizan seguimiento a la eficacia de las mismas, teniendo en cuenta lo establecido en el Proceso “Evaluación y Mejoramiento Continuo”, diligenciando el seguimiento en el “FO-EM-15 Plan de Mejoramiento” y/o el “FO-DE-11 Matriz de Riesgos”
Profesional Universitario
Técnico
Administrativo o Técnico
Operativo
FO-EM-15 Plan de
mejoramiento
FO-DE-11 Matriz de Riesgos
5.3 Boletín Digital Itagüí al Día:
ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
/INFORMACIÓN DOCUMENTADA
1. Identificar y Redactar la Información a Publicar: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo o Técnico Operativo solicitan a las Unidades Administrativas la información
a publicar en el “Boletín Digital Itagüí al Día”, organizan los
temas y los remiten al Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones, quien aprueba o no el contenido.
Jefe Oficina de Comunicaciones
Profesional Universitario
Técnico
Administrativo o Técnico
Operativo
Correo electrónico
(Pantallazo) y/o archivo físico
2. Realizar la diagramación del boletín: El Profesional Universitario Técnico Administrativo o Técnico Operativo realiza la diagramación del boletín a través de una plataforma virtual.
El Profesional Universitario
Técnico
Administrativo Técnico
Operativo
Plataforma virtual
3. Aprobar Diseño: El Profesional Universitario Técnico Administrativo o Técnico Operativo revisan y ajustan el material con el Jefe de la Oficina de Comunicaciones para la aprobación final del Boletín Digital.
Jefe Oficina de Comunicaciones
Profesional Universitario
Técnico Administrativo o
Técnico Operativo
Boletín Digital
PROCEDIMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN INTERNA
Código: PR-CP-01
Versión: 04
Fecha Actualización : 19/06/2018
Página 6 de 9
ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
/INFORMACIÓN DOCUMENTADA
4. Enviar el boletín: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo o Técnico Operativo, envían el Boletín Digital a todas las bases de datos de los Servidores Públicos.
El Profesional Universitario
Técnico
Administrativo o Técnico
Operativo
Plataforma virtual y/o Correo
Electrónico
5. Evaluar el desempeño del Procedimiento e Identificar Oportunidades de Mejoramiento: El Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones y el Profesional Universitario y/o Técnico evalúan periódicamente la ejecución del procedimiento, analizando las dificultades o desviaciones presentadas, identifican oportunidades de mejoramiento y las documentan, de acuerdo a lo establecido en el Proceso de “Evaluación y Mejoramiento continuo”, y diligenciando los formatos “FO-DE-01 Acta de reunión”, el “FO-EM-15 Plan de Mejoramiento” y el “FO-DE-11 Matriz de Riesgos”.
Jefe Oficina Asesora de
Comunicaciones
Profesional Universitario
y/o Técnico
FO-DE-01 Acta de Reunión
FO-EM-15 Plan de Mejoramiento
FO-DE-11 Matriz
de Riesgos
6. Aplicar Acciones de mejoramiento: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo o Técnico Operativo aplican las acciones de mejoramiento establecidas y realizan seguimiento a la eficacia de las mismas, teniendo en cuenta lo establecido en el Proceso “Evaluación y Mejoramiento Continuo”, diligenciando el seguimiento en el “FO-EM-15 Plan de Mejoramiento” y el “FO-DE-11 Matriz de Riesgos”.
Profesional Universitario
Técnico
Administrativo o Técnico
Operativo
FO-EM-15 Plan de
mejoramiento
FO-DE-11 Matriz de Riesgos
5.4 Administración de base de datos del público interno:
ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
/INFORMACIÓN DOCUMENTADA
1. Crear la base de datos: El Profesional Universitario y Técnico Administrativo o Técnico Operativo establecen contacto con la Secretaría de Servicios Administrativos, con el fin de identificar los Servidores Públicos y Contratistas que laboran para el Municipio y crear la base de datos de Servidores Públicos y Contratistas .
Profesional Universitario
Técnico
Administrativo o Técnico
Operativo
FO-CP-02 Base de Datos
Comunicaciones- (Servidores
Públicos y Contratistas)
2. Actualizar la base de datos: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo o Técnico Operativo, actualizan la base de datos de forma permanente para mantener al día los datos de los Servidores Públicos según la periodicidad con la que Servicios Administrativos envíe la información.
Profesional Universitario
Técnico
Administrativo o
FO-CP-02 Base de Datos
(Servidores Públicos y
Contratistas)
PROCEDIMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN INTERNA
Código: PR-CP-01
Versión: 04
Fecha Actualización : 19/06/2018
Página 7 de 9
ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
/INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Técnico Operativo
Correo
electrónico (Pantallazo)
3. Evaluar el desempeño del Procedimiento e Identificar Oportunidades de Mejoramiento: El Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones y el Profesional Universitario y/o Técnico evalúan periódicamente la ejecución del procedimiento, analizando las dificultades o desviaciones presentadas, identifican oportunidades de mejoramiento y las documentan, de acuerdo a lo establecido en el Proceso de “Evaluación y Mejoramiento continuo”, y diligenciando los formatos “FO-DE-01 Acta de reunión” y “FO-DE-02 Control de asistencia”.
Jefe Oficina Asesora de
Comunicaciones
Profesional Universitario
y/o Técnico
FO-DE-01 Acta de Reunión
FO-DE-02 Registro de Asistencia
FO-EM-15 Plan de Mejoramiento
4. Aplicar Acciones de mejoramiento: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo o Técnico Operativo aplican las acciones de mejoramiento establecidas y realizan seguimiento a la eficacia de las mismas, teniendo en cuenta lo establecido en el Proceso “Evaluación y Mejoramiento Continuo”, diligenciando el seguimiento en el “FO-EM-15 Plan de Mejoramiento”.
Profesional Universitario
Técnico
Administrativo o Técnico
Operativo
FO-EM-15 Plan de
mejoramiento
5.5 Envío de mensajes ocasionales:
ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
/INFORMACIÓN DOCUMENTADA
1. Identificar la necesidad informativa: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo o Técnico Operativo deberán identificar de manera permanente y oportuna las necesidades de información que se presenten al interior del ente territorial, para ello tendrá contacto con las distintas Unidades Administrativas, quienes por correo electrónico podrán solicitar que se difunda determinada información. También, el Profesional Universitario, Técnico Administrativo o Técnico Operativo podrán generar diversos mensajes de acuerdo a su criterio, con el Visto Bueno del Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones.
Profesional Universitario
Técnico
Administrativo o Técnico
Operativo
Correo electrónico (Pantallazo)
2. Definir el medio: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo o Técnico Operativo, definirán qué medio es pertinente a la necesidad comunicativa que se presente, bien sea una tarjeta de cumpleaños, condolencia, felicitación o un correo electrónico masivo o personalizado o un mensaje
Profesional Universitario
Técnico
Administrativo o
No aplica
PROCEDIMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN INTERNA
Código: PR-CP-01
Versión: 04
Fecha Actualización : 19/06/2018
Página 8 de 9
ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
/INFORMACIÓN DOCUMENTADA
instantáneo a través del sistema Spark. La elección del medio dependerá de las condiciones del momento, el plazo para la entrega del mensaje, el tipo de información, los destinatarios, entre otros aspectos.
Técnico Operativo
3. Enviar el mensaje al destinatario: El Profesional Universitario, Técnico Administrativa o Técnico Operativo, envían la tarjeta o el mensaje en texto a los destinatarios en forma digital.
Profesional Universitario
Técnico
Administrativo o Técnico
Operativo
Correo Electrónico (Pantallazo)
4. Evaluar el desempeño del Procedimiento e Identificar Oportunidades de Mejoramiento: El Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones y el Profesional Universitario y/o Técnico evalúan periódicamente la ejecución del procedimiento, analizando las dificultades o desviaciones presentadas, identifican oportunidades de mejoramiento y las documentan, de acuerdo a lo establecido en el Proceso de “Evaluación y Mejoramiento continuo”, y diligenciando los formatos “FO-DE-01 Acta de reunión” y “FO-DE-02 Control de asistencia”.
Jefe Oficina Asesora de
Comunicaciones
Profesional Universitario
y/o Técnico
FO-DE-01 Acta de Reunión
FO-DE-02
Registro de Asistencia
FO-EM-15 Plan de Mejoramiento
5. Aplicar Acciones de mejoramiento: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo o Técnico Operativo aplican las acciones de mejoramiento establecidas y realizan seguimiento a la eficacia de las mismas, teniendo en cuenta lo establecido en el Proceso “Evaluación y Mejoramiento Continuo”, diligenciando el seguimiento en el “FO-EM-15 Plan de Mejoramiento”.
Profesional Universitario
Técnico
Administrativo o Técnico
Operativo
FO-EM-15 Plan de
mejoramiento
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Plan de Comunicaciones
Plan de Desarrollo - Vigente
FO-CP-06 Matriz de comunicaciones. 7. CONTROL DE REGISTROS-INFORMACIÓN DOCUMENTADA:
Código Nombre Responsable Lugar de
Almacenamiento Recuperación Protección
Tiempo de Retención
Disposición Final
No aplica Correos
electrónicos (Pantallazo)
Profesional Universitario
Oficina del Responsable
PC del Responsable/
Carpeta
Archivos y carpetas de
uso exclusivo 1 año Eliminar
PROCEDIMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN INTERNA
Código: PR-CP-01
Versión: 04
Fecha Actualización : 19/06/2018
Página 9 de 9
Código Nombre Responsable Lugar de
Almacenamiento Recuperación Protección
Tiempo de Retención
Disposición Final
Técnico Administrativo
o Técnico Operativo
compartida/ carpeta
comunicadores
del responsable/
Backup’s
No Aplica Formulario
virtual
Profesional Universitario
Técnico
Administrativo o Técnico Operativo
Oficina del Responsable
PC del Responsable/
https://sites.google.com/view/comunicacionesi
tagui/inicio
Archivos y carpetas de
uso exclusivo del
responsable/Backup’s
3 años Eliminar
No Aplica Pieza grafica
Profesional Universitario
Técnico
Administrativo Técnico
Operativo
Oficina del Responsable
PC del Responsable/
Carpeta compartida/
carpeta Diseños
Archivos y
carpetas de uso exclusivo
del responsable
Backup´s
2 años Archivo Central
No Aplica
Fotografías de Piezas
Gráficas en carteleras
Profesional Universitario
Técnico
Administrativo o Técnico Operativo
Oficina del Responsable
PC del Responsable
Carpeta física/ Evidencias Carteleras
2017 Oficina
Carpeta Compartida/Carpeta Interna
Archivos y carpetas de
uso exclusivo del
responsable Backup´s
1 años Destruir
No Aplica Plataforma
virtual
Profesional Universitario
Técnico
Administrativo o Técnico Operativo
Oficina del Responsable
PC del Responsable plataforma
virtual/
Archivos y carpetas de
uso exclusivo del
responsable Backup´s
2 años Eliminar
No Aplica Boletín Digital
Profesional Universitario
Técnico
Operativo o Técnico
Administrativo
Auxiliar Administrativo
Oficina del Responsable
PC del Responsable Oficina y uso exclusivo del responsable / /plataforma
virtual
Archivos y carpetas de
uso exclusivo del
responsable Backup´s
2 años Eliminar
FO-CP-02
Base de Datos
(Servidores Públicos y
Profesional Universitario
Técnico Administrativo
Oficina del Responsable
PC del Responsable
/Carpeta Compartida/Ca
Archivos y carpetas de
uso exclusivo del
2 Años Eliminar
PROCEDIMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN INTERNA
Código: PR-CP-01
Versión: 04
Fecha Actualización : 19/06/2018
Página 10 de 9
Código Nombre Responsable Lugar de
Almacenamiento Recuperación Protección
Tiempo de Retención
Disposición Final
Contratistas)
o Técnico Operativo
rpeta Interna/
responsable Backup´s
FO-CP-07 Informe de padrinazgo
Profesional Universitario
Técnico
Operativo o Técnico
Administrativo
Auxiliar Administrativo
Oficina del Responsable
PC del Responsable/
/Carpeta Compartida/Ca
rpeta de comunicadores
Archivos y carpetas de
uso exclusivo del
responsable Backup´s
2 años Eliminar
FO-CP-01 FO-CP-01 Bitácora
Profesional Universitario
Técnico
Operativo o Técnico
Administrativo
Auxiliar Administrativo
Oficina del Responsable
PC del Responsable
/Carpeta Compartida/Ca
rpeta de comunicadores
Archivos y carpetas de
uso exclusivo del
responsable Backup´s
2 años Eliminar
FO-EM-09
Encuesta de
percepción del Usuario
o Parte Interesada
Profesional Universitario
Técnico
Administrativo o Técnico Operativo
Auxiliar
Administrativo
Oficina del Responsable
Carpeta física /Encuesta de Percepción
Archivos y carpetas de
uso exclusivo del
responsable
2 años Archivo Central
FO-DE-01 Acta de Reunión
Profesional Universitario
Técnico
Administrativo o Técnico Operativo
Auxiliar
Administrativo
Oficina del Responsable
Carpeta física Interna/Actas y
Control de Asistencia
2017/
Archivos y carpetas de
uso exclusivo del
responsable
2 años Archivo Central
FO-DE-02 Control
Asistencia
Profesional Universitario
Técnico
Administrativo o Técnico Operativo
PROCEDIMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN INTERNA
Código: PR-CP-01
Versión: 04
Fecha Actualización : 19/06/2018
Página 11 de 9
Código Nombre Responsable Lugar de
Almacenamiento Recuperación Protección
Tiempo de Retención
Disposición Final
Auxiliar
Administrativo
FO-EM-15 Plan de
Mejoramiento
Profesional Universitario
Técnico
Administrativo
PC del Responsable
Carpeta Mejoramiento
Continuo/Carpeta compartida
Archivos y carpetas de
uso exclusivo del
responsable Backup´s
2 años Eliminar
8. CONTROL DE CAMBIOS:
Versión Fecha de
Aprobación Descripción del cambio
01 30/08/2013 No Aplica para esta versión.
02 30/01/2014 Se modificó el Procedimiento en Objetivo, Responsable, Alcance, Definiciones y Términos, Contenido, Documentos de Referencia y Control de Registros.
03 15/09/2017
Se modificó Objetivo, Responsable y Alcance. Se actualizo el numeral 5, con actividades, responsables y registros. Se modificaron los formatos FO-CP-01 Bitácora y el FO-CP-02 Base de Datos Comunicaciones. Se actualizaron los numerales 7, 8 y 9. Se eliminó Numeral 4. Revista Institucional y Plan maestro de comunicación. Se eliminó en “Definiciones y Términos “Revista Institucional” Se eliminó del numeral 6, Guía de Comunicaciones Se Incluyó el FO-CP-07 Informe de Padrinazgo, el FO-EM-09 Encuesta de percepción del Usuario o Parte Interesada . Cambios aprobados mediante Acta Nº 36 del 15/09/2017.
04 19/06/2018
Se modificó: Numeral 5.1 Red Municipal de Carteleras, Actividad 2 “ Solicitar diseño de las piezas graficas a través de la cual se va a publicar la información (cuando sea necesario ) Numeral 5.2 “ Boletín Digital Itagüí al día”, Actividad 1: “Identificar y redactar la información a Publicar, Actividad 4: “ Enviar el boletín” Numeral 5.1 “Asesoría y acompañamiento a las Secretarias de la
PROCEDIMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN INTERNA
Código: PR-CP-01
Versión: 04
Fecha Actualización : 19/06/2018
Página 12 de 9
9. ANEXOS: FO-DE-01 Acta de Reunión FO-DE-02 Control de Asistencia Plan de comunicaciones
Administración Municipal” Actividad 1:” Identificar necesidades de Padrinazgo” Actividad 4: “Brindar acompañamiento en las actividades comunicacionales” Actividad 5:” Entregar informe Mensual “ y el registro por Link del formulario virtual En el control de registro de información documentada se modificó el link del formulario virtual Se elimina: El registro de la actividad 1 “Identificar la información a Publicar “ del numeral 5.1” Red Municipal de Carteleras” La actividad 3 “organizar paquetes y mapa de ruta del numeral 5.1 “ Red Municipal de Carteleras “ La actividad 3 ”Redactar el mensaje y enviarlo al área de comunicación visual” del numeral 5.4 “Envío de Mensajes Ocasionales “ Cambios aprobados mediante Acta Nº 04 del 19/06/2018