praktický sprievodca kancelárskym balíkom microsoft oﬃce...

Praktický sprievodca kancelárskym balíkomMicrosoft Office 2010

PREDSLOV

Pre našich čitateľov sme pripravili praktického sprie-vodcu kompletným balíkom kancelárskych aplikáciíOffice 2010. V ňom zistíte, čím sa táto najnovšia verziaodlišuje od predchádzajúcej a aké má zlepšenia. Pochvíľke štúdia zistíte, že na novú verziu sa vám oplatíprejsť. Práve preto aj uvádzame prehľad jednotlivýchedícií Office 2010, aby ste si mohli vybrať presne to, čopotrebujete. Naučíme vás využívať najlepšie novinkyz tohto balíka a zrýchliť vašu prácu.

Začíname podrobným opisom Wordu, najpoužíva -nejšieho nástroja na tvorbu dokumentov. Postupnepreberáme textové efekty, lepšie využívanie schránky,spoločnú prácu na dokumentoch v tímoch a zlepšeniejej efektivity. V prípade Excelu rozoberáme jeho čorazpopulárnejšie nasadenie v obchodných procesoch a za-meriavame sa aj na kontingenčné tabuľky. Pri Power-Pointe vám ukážeme, ako vložiť do prezentácie videoa realizovať viacmonitorovú konfiguráciu. Naším favo-ritom z tohto kancelárskeho balíka je však OneNote, naktorý si zvyknete okamžite a svoju budúcnosť si bezneho asi nebudete vedieť ani predstaviť.

V ďalšej časti sa venujeme skupinovej práci s doku-mentmi a ich ukladaniu na bezplatné internetové úlo-žiská. Zistíte, ako vám pomôže Outlook pri efektívnejorganizácii a ako sa dá prepojiť s rozmáhajúcimi sa so-ciálnymi sieťami. Programu Access sa mnohí boja, alev našej príručke zistíte, že naozaj nie je prečo. Budeteho vedieť využívať ako šikovný databázový nástroj.

Celú príručku sme navyše pre prehľadnosť doplniliobrázkami, aby ste si mohli jednotlivé funkcie vyskúšať.Balíku kancelárskych aplikácií Office 2010 sa budemevenovať aj v ďalších vydaniach magazínu PC REVUEa uvedieme aj niektoré doplnky, určené špeciálne nanáš trh.

OBSAH

1 Úvod

3 Novinky naprieč celým balíkom

4 Word 2010Najpoužívanejší nástroj na tvorbu dokumentov

8 Excel 2010Tabuľkový procesor a nástrojna analýzu údajov

9 PowerPoint 2010Rozšírte svoje prezentácieo prehrávanie videa

10 OneNote 2010Usporiadajte si svoje poznámky, koncepty a námety

11 Dokumenty na webe „v cloude“Office Web AppsMicrosoft Office Live Workspace Pracovné priestory

14 Outlook 2010Nástroj na efektívnu organizá-ciu času, korešpodencie a úloh

15 Access 2010Databáza pre kancelárie, prevádzky aj domácnosti

Hlavná požiadavka na nový kancelársky balík, diktovanásúčasnými ekonomickými podmienkami a vysokýmtempom biznisu, je vysoká produktivita, efektívnosťa koncepcia PC, Phone & Browser, teda možnosť práces dokumentmi kedykoľvek, odkiaľkoľvek a z akého -koľvek klientskeho zariadenia.

Očakávania používateľov ohľadne novej verzie Office2010 by sa dali zhrnúť do niekoľkých bodov:

• Moderný dizajn a vysoká vypovedacia schopnosťdokumentu

• Pokročilá vizualizácia• Vysoká produktivita• Prepojenie a tímová práca na dokumente

v reálnom čase• Sloboda alebo, inými slovami, možnosť realizovať

všetky nápady ohľadne obsahu a dizajnu dokumentu

Architektúra a filozofia balíka Office 2010 vychádzaz najnovších poznatkov o štruktúrach podnikových in-formačných systémov a globalizácii ekonomiky, z po-treby efektívnej tímovej spolupráce a nutnosti byťpripojený a spravovať odkiaľkoľvek a kedykoľvek. Medzi

kľúčové ciele vytýčené pre nový kancelársky balík patríaj priamy prístup k informáciám a efektívnejšia správaobsahu a procesov.

Nový Office prichádza nielen s inovovaným vizuálom,ale aj s novými logami. Nové logo má nielen Office akocelok, ale aj jeho jednotlivé komponenty.

Požiadavky na počítač a operačný systém sú pomernenenáročné. Minimálne požiadavky sú:

Praktický sprievodca kancelárskym balíkom Office 2010

Nová verzia balíka Office 2010 prináša aj nové logá jednotlivých komponentov

1

2

Office 2010 Praktický sprievodca kancelárskym balíkom

• Procesor: minimálne 500 MHz• Pamäť: 256 MB RAM• Priestor na pevnom disku: 2 GB• Rozlíšenie displeja: 1024 × 768• Operačný systém: Windows XP SP3 (32-bit.), Win-

dows Vista SP1 (32-bit. alebo 64-bit.), Windows 7 (32-bit. alebo 64-bit.), Windows Server 2003 R2 s SP2(32-bit. alebo 64-bit.), Windows Server 2008 s SP1(32-bit. alebo 64-bit.), podporované sú aj služby Ter-minal Server a Windows on Windows (WOW)

EdícieOffice 2010 sa dodáva vo viacerých edíciách, takžekaždý si môže vybrať takú, ktorá zodpovedá jeho požia-davkám a potrebám.

Office Professional Plus 2010 – najvyššia edícia naprofesionálne použitie, tímovú spoluprácu pri tvorbedokumentov, prácu s údajmi. Táto edícia obsahuje ap-likácie Word 2010, Excel 2010, PowerPoint 2010, One-Note 2010, Outlook 2010, Publisher 2010, Access 2010,SharePoint Workspace 2010, InfoPath 2010 a Commu-nicator 2010.

Office Professional 2010 – edícia je určená do pro-stredia biznisu. Obsahuje najpoužívanejšie aplikácieWord 2010, Excel 2010, PowerPoint 2010, OneNote2010, Outlook 2010, Publisher 2010 a Access 2010.

Office Standard 2010 – v porovnaní s verziou Profes-sional neobsahuje aplikáciu Access 2010, takže táto edí-cia je určená pre tých, ktorí nepracujú s údajmi, ichtypickou náplňou práce je tvorba dokumentov, marke-tingových materiálov, prezentácií a podobne.

Office Home and Business 2010 – edícia určená dodomácností a do sektora SMB, teda pre takzvaný malýbiznis. Obsahuje aplikácie Word 2010, Excel 2010, Po-werPoint 2010, OneNote 2010 a Outlook 2010.

Office Home and Student 2010 – smerovanie edícieje naznačené už v názve. Študenti a učitelia môžu tentobalík, ktorý obsahuje aplikácie Word 2010, Excel 2010,PowerPoint 2010 a OneNote 2010, získať za veľmi pri-jateľnú cenu.

Office Professional Academic 2010 – edícia určenádo akademického prostredia, pre pedagógov na fakul-tách vysokých škôl. Obsahuje aplikácie Word 2010,Excel 2010, Outlook 2010, PowerPoint 2010, OneNote2010, Access 2010 a Publisher 2010.

Office Starter 2010 – táto základná edícia je určenápre tých, ktorí využívajú len aplikácie Word 2010 a Excel2010. Pre týchto používateľov z kategórie „hobby“ bolpôvodne určený zjednodušený kancelársky balík Works.Ten sa však aj napriek veľmi nízkej cene neujal. Tátoverzia bude distribuovaná len ako OEM produkt nanové počítače, bude zadarmo, no okrem značne obme-dzenej funkcionality bude zobrazovať reklamu. V tejtoverzii bude možné otvoriť aj dokumenty vytvorenév úplných verziách, no nepodporované črty sa len zobrazia a pri pokuse o úpravu bude používateľovi naznačené, aby si zaobstaral vyššiu verziu.

Rozšírené možnosti získaniaRozšírené budú aj predajné kanály pre komerčné verzieOffice 2010. Pomocou novej inštalačnej technológiebude možné stiahnuť a nainštalovať produkt oveľa rýchlejšie ako doteraz, pričom k dispozícii bude 60 dnína vyskúšanie. Používateľ môže kedykoľvek produktupgradovať na ním zvolenú edíciu pomocou inštalač-ného kľúča, ktorý bude možné kúpiť buď formou karty,napríklad v hypermarkete, alebo cez internet. Ušetriasa tým výrobné náklady spojené so škatuľovou verziou.

Dôsledná podpora otvorených formátovDo verzie Office 2007 využívali jednotlivé aplikácievlastný formát dokumentov. Napriek tomu, že neboloficiálne sprístupnený ich formát, mnohé aplikácie odiných firiem dokázali s týmito dokumentmi pracovať.Nezdokumentovaný formát dokumentov nemohli uzná-vať ani bezpečnostné autority (vrátane slovenského Ná-rodného bezpečnostného úradu), pretože dokumentymohli obsahovať aj aktívny obsah a nezriedka boli ter-čom napadnutia makrovírusmi, nebolo ich možné anielektronicky podpisovať. Nový formát Open XML vy-užíva otvorené štandardy, takže dokumenty sa dajúľahko prenášať, zdieľať a znovu používať. Okrem zvýše-nia bezpečnosti sa zjednodušila aj výmena dát medzirôznymi aplikáciami, a to aj od rôznych dodávateľov.

Poznámka: Aplikácie Office vo svojich dokumentoch využívajú súboryXML v archíve skomprimovanom algoritmom ZIP. Ak si chcete prezrieťjednotlivé súbory archívu, stačí premenovať príponu súboru dokumentuna ZIP a následne archív rozbaliť. Archív okrem textov a formátovacíchpredpisov spravidla zapuzdruje aj obrázky, prezentačnú grafiku, prípadnemultimediálne súbory.

3


Novinky napriečcelým balíkom Najskôr budú predstavené novinky, ktoré sa týkajú všet-kých aplikácií a následne sa budeme venovať novýmčrtám v jednotlivých aplikáciách.

Ovládanie je sústredené do panela nástrojovMicrosoft si v súvislosti s novou verziou kancelárskehobalíka dal neľahký cieľ – vytvoriť aplikácie poskytujúcečo najviac funkcionality s čo najjednoduchším ovláda-ním. Významný krok k splneniu tohto cieľa bolo zave-denie panela nástrojov (v originálnej terminológiiRibbon) vo verzii Office 2007. Znamenalo to síce veľkúzmenu vo filozofii ovládania, no používatelia na ňu rea-govali veľmi kladne a rýchlo si ju osvojili. Zatiaľ čo voverzii 2007 bol tento panel implementovaný len v nie -ktorých aplikáciách, verzia Office 2010 ho už dôslednepoužíva vo všetkých aplikáciách balíka, čím dal Officedefinitívne zbohom klasickému toolbaru a menu. Hociohľadne menu by sa dalo polemizovať, táto polemikasa týka len vizuálnej roviny. Nad panelom nástrojov jetotiž umiestnený pás kariet, na ktorých sú ovládacieprvky zoskupené na dosiahnutie príslušnej funkciona-lity. Kliknutím na záhlavie karty sa príslušná kartas vlastným panelom nástrojov na daný účel zobrazí. Páskariet, aj keď má úplne inú funkciu, vizuálne zo všet-kého najviac pripomína klasické menu.

Okrem zoskupovania funkcií na kartách je aplikovanéaj zoskupovanie na úrovni panelov nástrojov. Naprí -klad v aplikácii Word v skupine Illustrations (na karteInsert) nájdete ikony pre funkcie Picture, Clip Art, Sha-pes, SmartArt, Chart a Screenshot.

Názov skupiny je v spodnej časti. Niektoré zoskupeniamajú v pravom dolnom rohu aj malú ikonu na zobraze-nie panelov alebo pomocných dialógov na detailné na-

stavenie parametrov. Napríklad na karte Home v sku-pine Clipboard môžete aktivovať panel na prácu soschránkou. Panel sa zobrazí v ľavej časti obrazovky. Akaktivujete túto ikonu v skupine Font, zobrazí sa dialógna nastavenie fontov.

Funkcionalitu, ale hlavne názornosť panela nástrojovrozširuje zobrazenie galérie možností. V nej je grafickyznázornený efekt, ktorý bude dosiahnutý pomocou vy-branej funkcie.

Zoskupovanie ovládacích prvkov

Aktivovanie panelov alebo pomocných dialógov na detailné nastavenie parametrov

Galéria možností na nastavenie záhlavia dokumentu – tátogaléria rozširuje možnosti ikony Header na karte Insertv aplikácii Word

4


Backstage ViewPanely nástrojov na jednotlivých kartách sú určené naprácu s obsahom dokumentu, výnimkou je karta s náz -vom File (v anglickej verzii). Táto karta sa nazýva Backstage View a sú na nej sústredené funkcie naprácu s dokumentom ako celkom, teda na jeho vytvo-renie, uloženie, vytlačenie, publikovanie na webe, prí-padne tímový server a podobne. Aby sa odlíšila odostatných kariet, je zvýraznená modrou farbou.

Poznámka: Vo verzii Office 2007 boli tieto funkcie aktivované pomo-cou takzvaného tlačidla Office v ľavom hornom rohu okna aplikácie.Toto tlačidlo bolo akýmsi dizajnovým ekvivalentom okrúhleho tlačidlaŠtart na zobrazenie hlavného menu operačného systému Windows,ktoré je situované oproti – v ľavej dolnej časti obrazovky.

Pravdepodobne nie je náhoda, že karta File je umiest-nená ako prvá – na páse kariet úplne vľavo. Pri klasic-kom menu to totiž bola obvyklá pozícia rovnomennejpoložky menu na prácu s dokumentmi. Používateliazvyknutí na verzie Office 2005 a staršie tak už nemusiapremýšľať nad tým, ako sa otvára, prípadne tlačí doku-ment a ako sa nastavujú parametre pre celú aplikáciu.V novej verzii Office 2010 títo používatelia intuitívnekliknú na zvyčajné miesto.

Word 2010Najpoužívanejší nástroj na tvorbu dokumentovTextový editor Word bude vo väčšine prípadov zrejmenajpoužívanejšou aplikáciou na tvorbu a úpravy doku-mentov. Jeho základné funkcie pozná pravdepodobnekaždý, no osvojenie nových čŕt môže tvorbu dokumen-tov významne zefektívniť.

Tip z osobnej skúsenosti autora: Pri tvorbe doku -mentov v aplikácii Word mi najviac pomáha možnosťzorientovať sa v dokumente pomocou prehľadneuspo riadanej interaktívnej osnovy a pokročilé vyhľa-dávanie. Tieto funkcie sú dostupné prostredníctvomnavigačného panela situovaného v ľavej časti pracov-nej obrazovky.

Informácie o dokumente na karte File

Funkcie na tlač dokumentu alebo jeho časti na karte File

Navigačný panel významne uľahčuje orientáciu v rozsiahlejších dokumentoch

Použitie: Kartu Backstage View zobrazíte klik-nutím na jej záhlavie s nadpisom View na pásekariet. Od ostatných kariet je odlíšená modroufarbou.

5


Textové efektyNa zvýraznenie časti textu a jeho odlíšenie od zvyškudokumentu v rámci dizajnového zámyslu slúžia textovéefekty. Grafická a farebná úprava textu značnou mierouprispieva k vypovedacej schopnosti dokumentu. Vzťa-huje sa na tvar a farbu písma, jeho obrysy a tiene čizjemnenie hrán. Efekty možno skombinovať a uložiť dogalérie textových efektov.

Poznámka: V predchádzajúcich verziách Wordu bol na vytvorenie tex-tových efektov určený nástroj WordArt. Implementácia tejto črty priamodo Wordu principiálne zrovnoprávňuje ozdobný a normálny text, takžesa naň vzťahuje aj kontrola pravopisu.

Funkcia OpenType umožňuje prispôsobovať vzhľadjednotlivých štýlov písma tak, aby zapadli do zamýšľa-ného grafického štýlu dokumentu. Pre niektoré typypísma, napríklad pre nový font Gabriola, možno meniťúpravu štýlu, napríklad spôsob ukončenia „paličiek“ pri

tých písmenách, kde smerujú nadol (napríklad p, y...),alebo paličiek smerujúcich nahor pri písmenách k, b...Funkcia OpenType je k dispozícii v aplikáciách Worda Publisher.

Editovanie obrázkov priamo v aplikáciách OfficeNeoddeliteľnou súčasťou graficky bohatých aplikácií súobrázky. Málokedy je obrázok po jeho získaní, napríkladz externého zdroja alebo digitálneho fotoaparátu,vhodný na okamžité použitie. A keby aj obrázok vyho-voval, mohol by byť problém so zladením viacerých ob-rázkov v jednom dokumente, napríklad pre rôznusvetlosť, kontrast či farebnú sýtosť. Dosiaľ zaužívanáprax spočívala v príprave obrázka pomocou externýchnástrojov a jeho následnom vložení do dokumentu.

V aplikáciách Office bolo možné nastaviť len para-metre týkajúce sa spôsobu integrácie obrázka do do-kumentu, teda jeho veľkosť, prípadne spôsobobtekania textu a podobne. Vo verzii Office 2010 sadajú vykonať tieto úpravy priamo v jeho aplikáciách.Funkcie na prácu s obrázkami na platforme Office 2010síce nie sú plnohodnotnou náhradou za komplexné gra-fické editory, no na väčšinu bežných úprav sú postaču-júce.

Pomocou funkcie Artistic Effects možno vytváraťrôzne „umelecké“ efekty, ako napríklad pridanie tex-túry, rozostrenie, perokresbu, plastický reliéf a po-dobne. Pomocou funkcií na prácu s farebnými paletami,jasom a kontrastom sa dá prispôsobiť obrázok zamýšľa-nému farebnému dizajnu dokumentu. Výsledný efektdosiahnutý pomocou príslušnej funkcie si môžete predjeho aplikovaním najskôr prezrieť.

Editovanie obrázkov je k dispozícii v aplikáciách Word,Excel, PowerPoint, Outlook a Publisher.

Jednotlivé efekty a korekcie sa vyberajú na kontex -tuálnej karte, kde sa zobrazí ponuka akcií pre aktuálnevybraný objekt. Keď umiestnite kurzor myši nad ikonuznázorňujúcu požadovaný efekt, ten sa dočasne apli-

Použitie: Funkcie na úpravy obrázkov sa aktivujúkliknutím na príslušný obrázok. Vtedy sa zobrazízvýraznená karta Picture Tools, kde sú funkciena úpravu obrázkov sústredené.

Textové efekty

Typografické efekty vytvorené pomocou funkcie OpenType

6


kuje na obrázok, takže môžete postupne vyskúšať viacnastavení a vybrať najvhodnejšie.

Veľmi užitočná funkcia je odstránenie pozadia, čím sapozornosť sústredí na hlavný motív obrázka.

Obrazové efekty

Široká ponuka možností korekcie ostrosti, jasu a kontrastu obrázka

Možnosti orámovania a 3D efektov

Picture layout na kombináciu obrázkov a textu

Nastavenie farebného odtieňa

Funkcia na odstránenie pozadia obrázka

7


Zlepšené kopírovanie cez schránku s možnosťou náhľaduPodľa prieskumov sa takmer 20 % akcií cez používa-teľské rozhranie týka kopírovania a prenosu obsahu cezschránku. Možno aj z vlastných skúseností poznáte pro-blémy pri kopírovaní formátovaného obsahu. Pri týchtoaktivitách určite uvítate funkcionalitu Paste Preview.Funguje veľmi jednoducho. Najskôr uložíte do schránkyobsah, ktorý plánujete skopírovať do dokumentu, na-príklad z prehliadača webového obsahu (najjedno -duchšie cez kombináciu klávesov Ctrl – C), a následnev menu ikony Paste si môžete nechať zobraziť náhľad,ako bude tento obsah do dokumentu skopírovaný. Môžete využiť pôvodné formátovanie, formátovanie sozarovnaním, prípadne kopírovať len text.

Vkladanie výrezu snímky obrazovkyPri tvorbe dokumentov a obzvlášť pri tvorbe rôznychpríručiek k softvéru je pomerne častý úkon vkladaniesnímok obrazovky, prípadne ich častí (výrezov). Určitevás ako jedna z možností, ktorú pravdepodobne použí-vate, napadne zosnímanie celej obrazovky alebo oknaaplikácie pomocou kombinácie klávesov Alt – PrtScr,následné vytvorenie výrezu a úprava v niektorom gra-fickom editore. Office 2010 umožňuje priame vkladaniesnímok aktuálne otvorených okien, prípadne ich výre-zov. Táto funkcionalita sa vo Worde aktivuje na karteInsert pomocou tlačidla Screenshot na paneli nástrojov.Postup je zrejmý z obrázka.

Spoločná práca na dokumentoch je efektívnejšiaOkrem nových čŕt na editovanie textu a grafického ob-sahu dokumentov je najvýznamnejšou novinkou mož-

nosť simultánneho editovania textu. Aplikácia Wordumožňuje viacerým používateľom pracovať súčasnes jedným dokumentom, pričom aktuálne zmeny sapriebežne zobrazujú. V originálnej anglickej termino -lógii sa táto črta nazýva Co-authoring. Môže byť vyni kajúcim pomocníkom na zefektívnenie práce pro-jektových manažérov, napríklad pri brainstormingualebo simultánnom pripomienkovaní dokumentov.Každý používateľ pracuje na vyhradenej sekcii, pričomvykonané a potvrdené zmeny sa zapíšu do editovanéhodokumentu. Časti textu editované jednotlivými použí-vateľmi sú pre lepšiu prehľadnosť zvýraznené. Na tentorežim práce desktopovej verzie Wordu je potrebná konektivita na SharePoint 2010.

Office Web Apps, teda webový Office využíva natento účel službu Windows Live, takže domáci používa-telia, napríklad v rámci rodiny, ktorej členovia sú v rôz-nych mestách, krajinách či na rôznych kontinentocha koncipujú nejaký dokument, konektivitu na Share -Point nepotrebujú.

Poznámka: Office Web Apps sa neustále dynamicky vyvíja, táto črtabude postupne dopracovaná do finálnej podoby.

Simultánne editovanie dokumentu viacerými používateľmi

Vloženie výrezu zo snímky okna

8


Excel 2010Tabuľkový procesor a nástroj na analýzu údajov Excel 2010 prináša okrem rozšírenia možností podmie-neného formátovania a grafického obsahu buniek akohlavnú novinku miniatúrne grafy, kde sa každý grafzmestí do jednej bunky a vizualizuje priebeh jednej ve-ličiny, napríklad v riadku na jednotlivé hodnoty stĺpcov.Takto môžete napríklad sledovať priebeh veličiny podľajednotlivých mesiacov alebo rokov. Môžete zvoliť čia-rové alebo stĺpcové grafy, prípadne grafickú prezentá-ciu pozitívnych a negatívnych hodnôt.

Na interaktívne filtrovanie údajov v kontingenčnýchtabuľkách slúži funkcia Slicer, ktorá umožní vybrať pod-množinu niektorej z dimenzií tabuľky. Zdokonalilo sa ajklasické vyhľadávanie a filtrovanie údajov. Podobne ako

v ostatných aplikáciách balíka Office 2010 možno využiťkomfortné editovanie obrázkov a funkciu Paste Preview na náhľad formátu údajov vkladaných cezschránku.

Pri tvorbe a editovaní dokumentov vrátane multime-diálnych prezentácií určite nenarazíte na hranice svojhopočítača vrátane notebookov využívajúcich nízkopríko-nové procesory s nižšou taktovacou frekvenciou a jed-noduché jednočipové grafické akcelerátory, takžev 64-bitovej verzii určite nebudete vo Worde písať o ničrýchlejšie. Iné je to s aplikáciou Excel 2010 pri pamä-ťovo náročných analýzach a prácach s gigabajtovýmihárkami. Tam určite výkonnostný prínos 64-bitovej ver-zie spozorujete a oceníte.

Excel 2010 ako klient na Business IntelligenceKeby ste sa zamysleli nad tým, aká klientska aplikáciaby bola najvhodnejšia pre najširší okruh bežných použí-vateľov, zvíťazila by aplikácia, ktorú používateľ dôvernepozná, s ktorou pracuje, a preto bol na ňu aj pravdepo-dobne vyškolený. V niektorých prípadoch to môžubyť aj rôzne špeciálne jednoúčelové aplikácie, ale naklientskych počítačoch, teda na bežných pracovnýchstaniciach, ktoré máte vo svojich kanceláriách, sa naj-častejšie používajú bezpochyby kancelárske balíkya prehliadače intranetového a internetového obsahu,pomocou ktorých pracujú používatelia s firemným portálom, prípadne inými serverovými aplikáciami.

Kancelársky balík Microsoft Office 2010 má v po-merne veľkom rozsahu integrovanú podporu analytic-kých služieb, najviac v aplikácii Excel 2010, a to naviacerých úrovniach, takže môžete s ním pracovať v pri-pojenom alebo v odpojenom režime.

S analytickými údajmi dokáže pracovať aj kancelárskydatabázový program Access. Ak sa pripojíte k OLAP ser-veru pomocou klientskej aplikácie, napríklad pomocouprogramu Microsoft Excel, klasický scenár spoluprácea komunikácie medzi klientom a serverom je taký, žezosumarizované hodnoty vypočítava OLAP server

Sparklines grafy

Funkcia Slicer na výber údajov v kontingenčných tabuľkách

Pomocou Excelu môžete dokonca vytvárať kockyOLAP aj priamo na klientskej úrovni, a to úplnebez analytického servera.

9


a Excel, ako klientska aplikácia, tieto údaje len zobra-zuje, resp. ďalej spracúva či ukladá, napríklad ako po-hľady, prípadne umožňuje export do dokumentačnýchformátov, najčastejšie do PDF. Pri zobrazení alebozmene zostavy sa ťažisko výkonu prenesie na server,ktorý klientskej aplikácii len odovzdá hotové výsledky.Pri použití takéhoto scenára sa medzi OLAP serveroma klientskou aplikáciou posiela pomerne málo údajov.Na server sa odošle sformulovaný dopyt a ku klientovidorazia výsledky.

Program Office Excel 2010 pomáha používateľomanalyzovať informácie tak, že umožňuje vytváranie zobrazenia a podmieneného formátovania kontingenčnejtabuľky a poskytuje plnú podporu služby SQL Server2008 Analysis Services. Medzi najdôležitejšie typy zá-kladnej analýzy, ktorú môžete v aplikácii Excel s údajmivykonať, patrí triedenie a filtrovanie. Nové možnostitriedenia a filtrovania, ako napríklad vlastnosť MultiSe-lect v automatických filtroch, triedenie alebo filtrovaniepodľa farby a tzv. rýchle filtre určitých typov údajov,robia z programu Excel 2010 dobrý nástroj na prácus veľkým množstvom komplexných údajov.

PowerPointRozšírte svoje prezentácie o prehrávanie videaMožnosti prezentačného programu PowerPoint najlep-šie využijete v obchodnej praxi, kde treba vytvárať ná-zorné a graficky hodnotné obchodné prezentácie.Okrem možnosti využiť bohatú ponuku on-line dostup-ných šablón prezentácií podporuje táto aplikácia zdie-ľanie jednotlivých snímok v knižniciach na serveri OfficeSharePoint Server. Pracovníci môžu tieto snímky z fi-remnej knižnice operatívne využívať pri tvorbe svojichprezentácií, prípadne môžu využiť aj celé bloky z inýchprezentácií. Vytvorené prezentácie sú s knižnicami stáleprepojené, takže ak autor dokumentu alebo iná opráv-nená osoba urobí nejakú zmenu, budú ostatní pracov-níci, ktorí ich využívajú, automaticky vyzvaní naaktualizáciu.

Najvýznamnejšia novinka aplikácie PowerPoint jeokrem editovania obrázkov aj možnosť editovaniavidea. Video môžete do prezentácie vložiť buď z lokál-neho súboru, alebo priamo z internetu. Okrem prispô-sobenia jasu a kontrastu, pridávania rôznych efektovmôžete editovať rámec, v ktorom sa video prezentuje.

Prezentácie sa dajú zobrazovať aj na počítačoch, kdenie je nainštalovaný program PowerPoint. Na tento účelje určená funkcia Broadcast Slide Show na webe Win-dows Live, prípadne môžete celú prezentáciu vyexpor-tovať ako video.

Na prácu s videom sú k dispozícii dva pásy nástrojov– jeden na prehrávanie a druhý na editovanie videosú-boru. Do prezentácie môžete vložiť buď celý videosú-

Možnosti formátovania videa v PowerPointe

„Orezanie“ videa na požadovaný časový úsek v PowerPointe

10


bor, prípadne cez funkciu video trim len jeho vybranúčasť. Pri prezentácii vopred označených úsekov videamožno využiť funkciu video trigger.

Keďže graficky a multimediálne bohatá prezentáciazvyčajne zaberá veľký priestor, čo môže byť prekážkoupri šírení napríklad cez web, možno ju skomprimovať.K dispozícii sú tri stupne kompresie: Presentation, In-ternet a Low.

Od verzie 2010 dokáže PowerPoint oveľa efektívnej-šie využívať viacmonitorovú konfiguráciu.

OneNote 2010 Usporiadajte si svoje poznámky, koncepty a námety Kancelársky balík Office podporuje tímovú spoluprácunielen nad vlastnými dokumentmi, ale aj nad neštruk-túrovanými informáciami prostredníctvom aplikácieOneNote. Pri aplikácii OneNote 2010 by malo byť upo-zornenie: „Pozor, silne návykové.“ Je to vynikajúci ná-stroj na zhromažďovanie podkladov a poznámok natvorbu dokumentov. Väčšina kontextu vzniká kopírova-ním iných dokumentov alebo ich častí. Okrem pása ná-strojov, ktorý pomocou malej ikonky vpravo horemožno minimalizovať, je najvýznamnejšou novinkouverzie 2010 funkcionalita Quick Filing. Ide o rozvinutiemyšlienky nastaviť OneNote dočasne ako tlačiareňa pomocou jediného úkonu na vytlačenie nasmerovaťobsah do správneho poznámkového bloku, prípadne ažna konkrétnu stranu. Poznámky sú automaticky linko-vané k dokumentu, takže aj s odstupom času budetevedieť zistiť, kde sú podklady a poznámky, na základektorých dokument vznikal. Táto funkcia je implemento-vaná v aplikáciách Word 2010 a PowerPoint 2010, ak-tivuje sa na páse nástrojov Review v položke LinkedNotes. Na tomto páse nástrojov nájdete aj tlačidlo napreklad textu pomocou lokálnej alebo webovej apliká-cie, prípadne služby. Do poznámok možno vkladaťrôzne symboly, takže nie je problém zapísať hoci aj zlo-žitejšiu matematickú rovnicu. OneNote 2010 umožňujeaj verziovanie poznámok, takže pri tímovej práci s do-kumentmi nie je problém zistiť, čo je nové a od ktoréhospoluautora.

Prezentácie obsahujúce multimediálne dokumenty sadajú komprimovať; ovládacie funkcie sú na karte File

Možnosti kompresie prezentácie

Pozor, silne návykové ☺

11


Dokumenty nawebe „v cloude“Office 2010 okrem tradičných úložísk na pevných a pri-pojiteľných médiách a pod správou SharePointu ponúkaaj možnosť uloženia dokumentu na váš SkyDrive, ktorýje súčasťou služby Windows Live (skydrive.live.com).K dispozícii máte 25 GB priestoru. Dokumenty budúuložené v dátovom centre Microsoftu, takže sú de factov cloude. Funkcia ukladania dokumentov na web sa aktivuje na karte File v záložke Share, v položke menuSave to Sky Drive.

Office Web AppsCez SkyDrive sa dostanete aj k dlho očakávanému „we-bovému Office“, teda k Microsoft Office Web Apps. Bezohľadu na to, či ste sem uložili dokument Office z desk -

topového Office 2010 alebo priamo cez upload, môžetetento dokument otvoriť a prezerať, prípadne aj editovaťpriamo na webe bez toho, aby ste mali Office nainšta-lovaný na lokálnom počítači.

Úlohou tejto webovej verzie je poskytnúť fundamen-tálne prvky funkcionality kancelárskeho balíka Office2010 cez webové rozhranie, teda cez prehliadač webo-vého obsahu. Pripravuje sa aj verzia pre mobilné tele-fóny na platforme Windows Mobile od verzie 6.5 a preniektoré modely populárnej značky Nokia.

Microsoft Office LiveWorkspace

Verzia beta prostredia Microsoft Office Live Work -space predstavuje jednoduchú webovú aplikáciu nazdieľanie obchodných alebo aj osobných informáciís vybratým okruhom ľudí. Prostredníctvom prostrediaOffice Live Workspace môžete spolupracovať na doku-mentoch, poznámkach, tabuľkových hárkoch, prezen-táciách a zoznamoch — na všetkých informáciáchdôležitých pre váš podnik, vašich priateľov či rodinu.Používatelia, ktorých si pozvete na zdieľanie vášho pracovného priestoru, môžu prezerať, upravovať a ko-mentovať vaše súbory z ktoréhokoľvek počítača s pri-pojením na internet. Prostredie Office Live Workspaceponúka širokú paletu možností, ktoré využijete takv pracovnom, ako aj v osobnom živote.

Prostredie Office Live Workspace podporuje webovézobrazenie rôznych formátov dokumentov uvedenýchv nasledujúcej tabuľke:

Uloženie dokumentov na web

Vytvorenie nového dokumentu prostredníctvom SkyDrivena Windows Live

Prehliadanie dokumentu cez Office Web Apps

12


Po spustení verzie beta prostredia Microsoft OfficeLive Workspace si na ľavom navigačnom paneli môžetevšimnúť, že na najvyššej úrovni je stránka usporiadanádo pracovných priestorov. Každý z týchto priestorovvám pomôže pri organizácii dokumentov, poznámok,tabuľkových hárkov, prezentácií a zoznamov — všet-kých informácií dôležitých pre vaše podnikanie, priate-ľov či rodinu.

Úvodná stránka Microsoft Office Live Workspaceumožňuje aj vytvorenie nového „Live“ konta je na adrese workspace.office.live.com.

Pracovné priestory Pracovný priestor umôžňuje zverejňovať dôležité ob-chodné informácie vo vašom pracovnom priestorea pozvať dôležitých členov vášho tímu, aby si ich pre-zreli a poskytli svoju spätnú väzbu. Prostredníctvomsvojho pracovného priestoru môžete spolupracovaťs kolegami. Pracovný priestor sa môže stať informač-ným centrom pre pracovníkov vašich oddelení predaja,ktorí sa nachádzajú v iných krajinách, prípadne môžeslúžiť ako archív najnovších návrhov plánov vášho tímu,ktoré sa týkajú ďalšieho smerovania vašej spoločnosti.Členovia tímu budú môcť príslušné dokumenty čítaťalebo podľa potreby meniť.

Študenti môžu prostredníctvom pracovných priesto-rov koordinovať školské aktivity pri spolupráci na tímových projektoch a na zverejnenie svojich domácichúloh. Učitelia môžu využiť prostredie Office LiveWorkspace na zverejnenie kalendárov, zadelenia úlohalebo pokynov k projektom. Môžu pozvať študentov,učiteľský zbor alebo rodičov na zdieľanie pracovnéhopriestoru a informovať ich tak o aktuálnom dianív triede.

Pracovné priestory nájdu uplatnenie nielen v biznisea školstve, ale aj v rodine. Vytvorte zoznam úloh, pri-deľte zodpovednosť a umiestnite tento zoznam do pra-covného priestoru vašej rodiny. Ktorýkoľvek z členovvašej rodiny, ktorého pozvete na zdieľanie, si môžetento zoznam prečítať a aktualizovať z počítača s pripo-jením na internet v práci, doma alebo v škole.

K dispozícii je niekoľko typov pracovných priestorov.

Moje pracovné priestoryUmožňujú vytvárať vaše pracovné priestory, ktoré budúobsahovať dokumenty s rovnakou témou. Môžete si na-príklad vytvoriť priestor s propagačnými materiálmi, ku

Úvodná stránka Office Live Workspace umožňujevytvorenie konta

Stránka na vytvorenie pracovného priestorua dokumentov

Formát Verzia Prípony súboru dokumentuMicrosoft Office Word 1997 a novší .doc, .docx, .dot, .dotxMicrosoft Office Excel 1997 a novší .xls, .xlsx, .xlt, .xltx Microsoft Office PowerPoint 1997 a novší .ppt, .pptx, .pot, .potx, .pps, .ppsxFormát RTF (Rich Text Format) .rtfAdobe PDF 1.4 (2001) a novší .pdfHTML 1.0 a novší .htm, .html

13


ktorým budú mať členovia vášho predajného tímu prí-stup z ktoréhokoľvek počítača s pripojením na internet.Alebo si môžete vytvoriť pracovné priestory obsahujúceitinerár cesty, zoznam položiek na zbalenie a iné doku-menty, ktoré vám spolu s priateľmi či rodinou pomôžunaplánovať nadchádzajúcu dovolenku.

Poznámka: S vybratými používateľmi môžete zdieľať celé pracovnépriestory so všetkými dokumentmi. Ak chcete z pracovného priestoruzdieľať iba jeden dokument, musíte ho najprv presunúť do pracovnéhopriestoru.

DokumentyTento pracovný priestor slúži na rýchle ukladanie dôle-žitých dokumentov na miesto, kde k nim budete maťjednoduchý prístup vy aj vami určení používatelia. Nazjednodušenie vyhľadávania môžete dokumenty uspo-riadať podľa názvu, dátumu poslednej úpravy alebopodľa veľkosti. Pri umiestnení kurzora nad názov nie -ktorého dokumentu sa zobrazí praktická ponuka so zo -znamom príkazov, ktoré poskytujú funkcie ovládanéjedným kliknutím a uľahčujúce správu dokumentov.

Zdieľané so mnou Ak prijmete pozvánku od iného používateľa prostrediaOffice Live Workspace na zdieľanie pracovného prie-storu, názov tohto priestoru sa bude zobrazovať naľavom navigačnom paneli v poli Zdieľané so mnou.

Tip: Ak prijmete pozvánku od iného používateľa pro-stredia Office Live Workspace na zdieľanie jednéhodokumentu, napríklad dokumentu programu OfficeWord, poznámky alebo zoznamu, názov tohto doku-mentu sa bude zobrazovať na ľavom navigačnom pa-neli v poli Dokumenty.

Odstránené položky Pracovné priestory alebo dokumenty, ktoré už neplniasvoj účel, môžete jednoducho odstrániť. Ak po časezmeníte svoje rozhodnutie, odstránené položky môžeteobnoviť prostredníctvom pracovného prostredia Od-stránené položky. Odstránené položky môžete obnoviťdo 30 dní, potom budú odstránené natrvalo.

Poznámka: Pracovné priestory Zdieľané so mnou a Dokumenty umož-ňujú jedným pohľadom zistiť stav vašich zdieľaných pracovných prie-storov a dokumentov.

V dialógovom okne Vytvorenie nového pracovnéhopriestoru si môžete vybrať niektorý z nasledujúcich pra-covných priestorov:

Prázdny pracovný priestorPrázdny pracovný priestor môžete prispôsobiť prida-ním vlastných dokumentov, pracovných priestorov,poznámok a zoznamov.

Pracovný priestor TriedaV tomto pracovnom priestore môžete organizovaťsvoje školské materiály, poznámky a úlohy.

Pracovný priestor pre esej V tomto pracovnom priestore môžete sledovaťa spravovať všetko potrebné na naplánovanie a na-písanie semestrálnej či diplomovej práce.

Pracovný priestor pre podujatieV tomto pracovnom priestore môžete plánovaťúspešnú udalosť doma alebo v práci.

Pracovný priestor pre domácnosť Môžete vytvoriť rozpočet, zadávať úlohy a zdieľať in-formácie s rodinnými príslušníkmi alebo spolubýva-júcimi.

Pracovný priestor pre hľadanie práce Tento pracovný priestor slúži ako miesto na organi-záciu informácií pri hľadaní pracovného miesta, žia-dostí o prijatie do zamestnania a prípravu napohovory.

Pracovný priestor pre stretnutie Zoznam kontaktov, záznamy zo stretnutí, nápady –všetko na zvýšenie efektívnosti vašich stretnutí.

Pracovný priestor pre projekt Umožňuje vám lepšie plánovať a získať prehľado projektoch v práci, doma aj v škole.

Možnosti na vytvorenie nového pracovného priestoru

14


Pracovný priestor pre školuSlúži na organizovanie všetkých informácií zo školy.

Pracovný priestor pre Športový tím Zdieľajte informácie o športovom tíme s hráčmi, ro-dičmi a fanúšikmi.

Pracovný priestor pre študijnú skupinu Priestor na organizovanie a správu školskej študijnejskupiny alebo tímového projektu.

Pracovný priestor pre cestovanie Umožňuje naplánovať služobnú cestu alebo dovo-lenku.

V prostredí Office Live Workspace máte k dispozícii5 GB ukladacieho priestoru, pričom jeden dokumentmôže mať maximálne 25 MB.

Na rozdiel od desktopového Office, ktorého ďalšiabeta verzia sa uvoľní naraz po určitom čase, webovéaplikácie sa sprístupňujú postupne,keď vývojári usúdia,že je to potrebné, takže odporúčame občas skontrolo-vať, či nepribudla nejaká nová funkcionalita, napríkladeditovanie vo webovom Worde alebo dostupnosť aplikácie OneNote.

Outlook 2010 Nástroj na efektívnu organizáciučasu, korešpodencie a úloh V novej verzii aplikácie Outlook 2010 je všetko podria-dené hlavnému cieľu – efektívnej správe času, kontak-tov, úloh a informácií. Plne si zaslúži aj prívlastokmobilná kancelária, pretože dokonale spĺňa požiadavkypodpory mobilného prístupu kedykoľvek a odkiaľkoľ-vek. Verzia 2010 po prvýkrát obsahuje aj panely nástro-jov a pás kariet. V rámci balíka Office 2010 je to určiteaplikácia s najširším spektrom záberu, a to nielen roz-sahom funkcií (plánovanie času, manažment úloh,správa kontaktov, mailový klient, tímová spolupráca...),ale pravdepodobne aj počtom dokumentov, hlavnemailov, ktoré prostredníctvom tejto aplikácie k použí-vateľovi prúdia. Preto sú maily zobrazené ako komuni-kačné vlákna pre jednotlivé konverzácie. Táto funkciasa v originálnej terminológii nazýva Conversation View.

Možnosti na vytvorenie nového dokumentu

Niektorá funkcionalita je dočasne nedostupná, pretožeprodukt je v štádiu vývoja

Editovanie dokumentu pomocou „webového Excelu“

15


Keď už predmet konverzácie nie je aktuálny, dajú sa najedno kliknutie odstrániť všetky maily, ktoré patrili dopríslušného konverzačného vlákna.

Obsah mailov sa často viaže k nejakej udalosti, takžepoužívatelia určite ocenia možnosť kombinovaného po-hľadu na mailovú schránku v súčinnosti s plánovacímkalendárom. Takto ihneď odhalíte časový konflikt na-vrhovanej udalosti s inou vopred naplánovanou akciou.

Okrem štandardných funkcií Outlook 2010 obsahujeaj skupinku ovládacích prvkov Quick Steps. Pomocounich možno vykonať sériu na seba nadväzujúcich úko-nov na jedno kliknutie. Okrem preddefinovaných úko-nov na rýchle a efektívne spracovanie prijatých mailovmožno túto funkcionalitu prispôsobiť a definovaťvlastné postupnosti. Preddefinované sú najčastejšie vy-konávané úkony, ako je presunutie mailu do prísluš-ného priečinka, jeho postúpenie a podobne.

Nielen domáci používatelia využijú funkciu OSC (Outlook Social Connector), veď sociálne siete, naprí -klad LinkedIn, sa využívajú aj v biznis aktivitách. Popu-larita tohto fenoménu sa jednoducho nemohlav novom Office 2010 neodzrkadliť. OSC podporuje

nielen „microsoftovské“ sociálne siete (Windows Live),ale napríklad aj Facebook. Konektivita na profily osôbv sociálnych sieťach vám umožní zhromaždiť v kontak-toch všetky informácie o konkrétnej osobe vrátane stavových (kde sa príslušná osoba nachádza a či jealebo nie je zaneprázdnená a pod.).

Outlook 2010 obsahuje aj niektoré nové, pomernevysoko sofistikované funkcie, napríklad upozorní vás,ak odosielate mail niekomu, kto má príznak Out ofOffice, prípadne vám poradí pri zostavovaní zoznamuadresátov na hromadnú korešpondenciu. Tieto funkciesa v originálnej terminológii označujú ako Mail Tips.

Access 2010 Databáza pre kancelárie, prevádzky aj domácnosti Už sama charakteristika kancelárska databáza avizujenáročnú úlohu aplikácie Access 2010. Pomocou inter -aktívnych nástrojov umožňuje jednoduchý prístupk údajom v relačných databázach a tvorbu zostávz tých to údajov. Najpoužívanejšie typy databázovýchaplikácií možno vytvárať na základe šablón, ktoré samôžu jednoduchým spôsobom prispôsobiť špecifickýmpotrebám firmy.

K údajom, formulárom a zostavám sa dá pristupovaťcez webové rozhranie. Najvýznamnejšia novinka voverzii 2010 je podpora webových databáz. Takáto

Outlook 2010 – všimnite si v spodnej časti obsahu mailu(najväčšie okno, tretie zľava) prepojenie na odosielateľa,kde sú sústredené aj prípadné informácie zo sociálnychsietí; na paneli nástrojov v strede je skupina ikon preQuick Steps

Vlákna mailovej komunikácie v aplikácii Outlook 2010

Dialógové okno na definovanie Quick Steps

16


databáza vrátane údajov formulárov a reportov je prí-stupná cez webový prehliadač.

Webové databázy vyžadujú Microsoft SharePointServer 2010 na svoje publikovanie a zdieľanie.

Okrem unifikácie filozofie a dizajnu používateľskéhorozhrania umožňuje nová verzia Access 2010 v repor-toch takzvané podmienené formátovanie, či už pomo-cou zmeny podfarbenia, alebo ikon indikátorovvýkonnosti. Súvislosti v rozsiahlejších tabuľkách možnosprehľadniť pomocou farebných prechodov, takže stačíjediný pohľad manažéra, aby videl, ktoré ukazovatelesú v „červených číslach“. Nová verzia Accessu dokážepri zložitých dopytoch, výpočtoch a agregáciách lepšie

využiť možnosti moderných 64-bitových viacjadrovýchprocesorov.

Použitie: Na karte File (Backstage View) v po-ložke New vyberte šablónu novej webovej data-bázy, prípadne si vyberte niektorú zo šablónv ponuke Sample Templates, ktorej názov sa za-čína slovom Web.

Vytvorenie prázdnej webovej databázy (hore) a vytvore-nie webovej databázy podľa vzorovej šablóny (dole)

Navigačný panel uľahčuje orientáciu v databáze

Definovanie pravidiel pre podmienené formátovanie

Zobrazenie údajov využívajúce podmienené formátovanie vo forme grafu

VYDÁVA:Digital Visions, s. r. o.

Kladnianska 60, 821 05 Bratislavatel.: +421 2 4342 0956, +421 2 4342 0957, fax: +421 2 4342 0958

e-mail: [email protected], http: www.itnews.sk

AUTOR:Ľubo Lacko

GRAFIKA:Peter Mačuga

JAZYKOVÁ REDAKTORKA:Brigita Keszeliová

Ďalšia reprodukcia článkov možná len so súhlasom vydavateľa. Tlač: z dodaných reprodukčných materiálov.

© 2010 Digital Visions, s. r. o. Autorské práva vyhradené. Akékoľvek rozmnožovanie textu či tabuliek vrátane údajov v elektronickej podobe len so súhlasom vydavateľa. Vydavateľ nemôže prevziať zodpovednosť za škody,

ktoré by vznikli využitím týchto údajov.

Praktický sprievodca kancelárskymbalíkom Microsoft Office 2010

Vychádza v spolupráci vydavateľstva Digital Visions, s. r. o. a spoločnosti Microsoft Slovakia.

Word 2010Najpoužívanejší nástroj na tvorbu dokumentov

Excel 2010Tabuľkový procesor a nástroj na analýzu údajov

PowerPoint 2010Rozšírte svoje prezentácie o prehrávanie videa

OneNote 2010 Usporiadajte si svoje poznámky, koncepty a námety

Office Web AppsDokumenty na webe „v cloude“

Outlook 2010 Nástroj na efektívnu organizáciu času, korešpodencie a úloh

Access 2010Databáza pre kancelárie, prevádzky aj domácnosti

2010

praktický sprievodca kancelárskym balíkom microsoft oﬃce...

Documents