praktijkpresentatie magsoft - factuurcongres 2011
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
Specialist in web-based Document Processing
Het Nieuw Werken
vraagt om
Het Nieuwe Gereedschap
Factuurcongres 2011
Specialist in web-based Document Processing
Wat is het Nieuwe Werken
Factuurcongres 2011
Specialist in web-based Document Processing
Is dit Het Nieuwe Werken?
Factuurcongres 2011
Specialist in web-based Document Processing
Het Nieuwe Werken?
Factuurcongres 2011
Specialist in web-based Document Processing
Wat is het Nieuwe Werken• Het Nieuwe Werken is een andere manier van
werken en samenwerken: flexibeler, onafhankelijk van tijd en plaats.
• In het Nieuwe Werken gaan mensen en organisaties flexibeler om met arbeidstijd en werkomgeving. Hierdoor voelen mensen zich prettiger. En wordt de organisatie productiever.
- Microsoft Nederland
Factuurcongres 2011
Specialist in web-based Document Processing
Het “Oude” Werken• Een vaste werkplek op een vaste locatie• Van 9 tot 5• Vaste taken en projecten• Vast bureau met laden, kasten en archieven• Vaste PC en telefoon
Factuurcongres 2011
Specialist in web-based Document Processing
Het Nieuwe Werken• Men werkt thuis, op kantoor, onderweg, bij de
klant• Van vroeg tot laat• Variabele teams en meerdere rollen• Project en zaak gericht• Flexplekken op meerdere locaties• Laptop, smart phone, ipad
Waarom zou je dat überhaupt willen?• Flexibeler combineren van werk en privé• Vermijden van files• Beter voor de organisatie
Factuurcongres 2011
Specialist in web-based Document Processing
Het Nieuwe Werken• Men werkt thuis, op kantoor, onderweg, bij de
klant• Van vroeg tot laat• Variabele teams en meerdere rollen• Project en zaak gericht• Flexplekken op meerdere locaties• Laptop, smart phone, ipad
Het Nieuwe Werken vereist beschikbaarheid van informatie:
Altijd en Overal
Factuurcongres 2011
Specialist in web-based Document Processing
Documenten blijven onmisbaar als bron van informatie• Archieven• Onderliggende stukken van een dossier• Werkdocumenten• Transactie documenten
– Opdrachten, Bestellingen, Ontvangsten, Facturen
Nu nog veelal fysiek en daardoor plaatsgebonden• Gebruik is echter al meer en meer decentraal• Digitaliseren is een voorwaarde voor het Nieuwe
Werken• Zowel voor documenten als processen
Factuurcongres 2011
Specialist in web-based Document Processing
Cloud Computing
Factuurcongres 2011
Specialist in web-based Document Processing
Cloud ComputingHet via het internet gebruiken van applicatie(onderdelen) buiten de eigen infrastructuur van de organisatie. De technische details van de applicatie en infrastructuur zijn transparant voor de gebruiker.
Tegenwoordig • Toegang tot (onderdelen van) applicaties via het
internet
Factuurcongres 2011
Specialist in web-based Document Processing
Maak alle soorten documenten online beschikbaar• Multi-channel
– PC, Laptop, Smartphone, iPad
• Procesmatig– Niet alleen archieven, maar direct onderdeel van
processen
• Beveiligd– Robuuste toegangsbewaking– Veilige backup procedures
Factuurcongres 2011
Specialist in web-based Document Processing
Online opslag services voor documenten• Verschillende aanbieders beschikbaar• Vanaf € 7,50 per gebruiker per maand
– Prijs afhankelijk van aantal gebruikers en hoeveel opslag
• Weinig aanbieders voor document processen– Veel processen zijn specifiek voor de organisatie– Geen specifieke standaard of tools voor bouw proces
flows
Factuurcongres 2011
Specialist in web-based Document Processing
Proces Factuurverwerking• Als Private Cloud oplossing
– Eigen oplossing• SaaS = ASP = Hosting• Door specifieke inrichting geschikt voor grotere
organisaties
– Document verwerking• Scannen en importeren van facturen• Herkennen van facturen en gegevens• Registratie in Backoffice
– Routeren en controleren• in uw financiële systeem• in Microsoft SharePoint• in ORION Invoice/Pro
Factuurcongres 2011
Specialist in web-based Document Processing
Proces Factuurverwerking• Als Private Cloud oplossing• Als Cloud Computing oplossing
– Primaire financiële systeem draait ‘in house’ of in Private Cloud
– Specifiek onderdeel draait ergens in de Cloud– Transparant voor de gebruiker– Goedkoper dan alles ‘in house’– Efficiënter dan alles ‘in house’
Factuurcongres 2011
Specialist in web-based Document Processing
Specialist in web-based Document Processing
Inkoop- en kostenfacturen• Online factuurverwerking via EZE-Invoice
– Initiëren• Door directe ontvangst op [email protected]• Eerst scannen en opsturen naar [email protected]
– Verwerken• Gebeurt automatisch, 100% van de gegevens
– Controleren• Alleen uitzonderingen, herhaal facturen kunnen
automatisch door
– Boeken in eigen financiële systeem• Via standaard elektronische UBL2.0 factuur • of Applicatiebestand
– Betalen• Via eigen financiële applicatie• of Na akkoord via Clieop bestand
Factuurcongres 2011
Specialist in web-based Document Processing
Waarom zo goedkoop en efficiënt?• Gebruikt unieke eigen software voor data
extractie– Gebruik van best-of-class OCR engines– Gebruik van zelf-lerende Knowledge Base technologie
• Het delen van de Knowledge Base informatie– Delen van de kennis over facturen met de hele
Community– Alleen de kenmerken van de datavelden, niet de data
zelf
• Het delen van de infrastructuur– Eén software- en server infrastructuur– Gemeenschappelijk gebruik en beheer
Factuurcongres 2011
Specialist in web-based Document Processing
Wanneer beschikbaar?• Nu
Wat kost het?• Vanaf € 80 per maand
Hoe beginnen?• Aanmelden via www.eze-invoice.nl• Testen via [email protected]• Test het importeren naar eigen financiële systeem• 30 dagen gratis proberen, tot 25 facturen per dag
Factuurcongres 2011
Specialist in web-based Document Processing