KOLA RAUNARA CENTARSTUDIO

Praktikum

BAZE PODATAKA MS ACCESS

Aleksandar Filipovi

BAZE PODATAKA

Uvod

MS Access je jo jedan od programa koji su sastavni deo paketa programa MS Office. Access koristimo za kreiranje i upravljanje bazama podataka. Ako bi eleli da definiemo bazu podataka moemo rei da je to kolekcija, velika koliina podataka sumirana na jednom mestu, a odnosi se na neki subjekat, pojavu, namenu, kao to je voenje magacina, poslovanje video kluba, biblioteke i sl.

U tekstu koji je pred vama objasniemo osnovne mogunosti i tehnike Accela u kreiranju baza podataka i upravljanja podacima koji se u njima nalaze. Da bi ovaj postupak bio laki, od samog poetka radiemo na primeru baze podataka neophodne za rad kole raunara, a koja obuhvata evidenciju polaznika, upisa, izvetaje i sl.

Aktiviranje gotove baze i prikaz mogunosti upravljanja podacima

Pre nego to krenemo sa kreiranjem aplikacije za upravljanje podacima jedne kole raunara prikazaemo izgled i osnovne elemente jedne gotove baze podataka koja predstavlja sastavni deo Access-ovog Halp-a. Help/Sample Data Bases/Northwind Sample Data Bases. U ovom primeru bazom podataka upravljamo pomou glavne table (Main Sweethboard) na kojoj se nalaze komandni tasteri.

Veba 01: Aktiviranje gotove baze podataka i kretanje po bazi.

Delovi prozora i radno okruenje (pojmovi i elementi)

Pored osnovnih elemenata prozora (programa) koji su karakteristini i za ostale programe iz paketa Office (linija menija i linije alata) Osnovni elementi, tj. objekti (Objects) svake baze podataka koji su svojstveni samom Access-u nalaze se u radnom prozoru (Database), a to su: Tabele (Tables), Upiti (Queries), Obrasci (Forms), Izvetaji (Reports), Stranice za pristup podacima (Pages), Makroi (Macros) i Moduli (Modules) Slika 01. Svaki od ovih elemenata ima posebnu namenu u radu sa bazama podataka.

Radni prozor (Database) ima svoje alate za rad sa objektima , odnosno tastere Open (otvori), Design (projektuj), New (novi), Delete (poniti, obrii) i tasteri za ureivanje prikaza objekata Slika 01.

Tabele (Tables)

Tabele su osnovni elementi (objekti) svih programa za upravljanje bazama podataka i slue za smetanje i memorisanje podataka. Drugaije reeno tabele su nosioci podataka i podaci se mogu uvati iskljuivo u tabelama.

Svaka tabela je podeljena na kolone i redova, dok se presek kolone i reda naziva polje (U Excel-u je to elija) Slika 02. U svako polje mogu se uneti razliiti tipovi podataka: tekst, broj, datum/vreme, logiko polje, memo polje (polje u koga se moe uneti tekst proizvoljne veliine), polje za unos brojeva u novanom formatu, posebno polje u kome se automatski po zapoetom unosu sloga inkrementira broj (polje AutoNumber), hiperlink polje (pokaziva na adresu na Internetu), OLE objekt polje (polje sa objektom povezanim iz drugog programa) i Look Up polje (polje iji prikazani sadraj se nalazi u drugoj tabeli).

Alatke za rad sa objektima baze

Elementi (Objekti) baze podataka

/Slika 01/ - Radni prozor

/Slika 02/

Kolone

Redovi

Polje

Pri kreiranju baze podataka veoma je bitno postaviti tip polja, jer su brzina rada, organizovanost podataka i veliina same baze u direknoj vezi sa ispravno postavljenim tipom polja. Npr. za datum tipa 01/01/2005 tip polja emo postaviti na Date/Time (datum/vreme); za iskljuivo numerike vrednosti postavljamo tip polja na Number; za kombinovani alfanumeriki unos tip polja postavljamo na Text kod koga se predvia maksimalni broj karaktera u unosu, itd.

Veoma esto baze podataka sadre vie razliitih tabela koje se pomou alatki za postavljanje relacija meusobno povezuju (Relationships). Npr. Podatke o plaznicima draemo u jednoj, a informacije o upisu i izdatim sertifikatima u razliitim tabelama. Access podrava postavljanje primarnih i spoljnih kljueva (ifri) ime se obezbeuje integritet podataka, tj jedinstvenost svakog unosa.

Tabele kreiramo izborom komande New smetene u zaglavlju prozora za rad sa bazom podataka (Database) pri emu biramo jedan od naina kreiranja tabele: Datasheet View i Design View (runo kreiranje, dizajniranje tabele), Table Wizard (kreiranje tabele uz pomo arobnjaka, automatsko kreiranje), Import Table (impotrovanje, uvoenje postojee tabele iz neke druge baze podataka), Link Table (povezivanje sa tabelom iz druge baze) Slika 03.

Veba 02: Kreiranje tebele Contacts (Adresar) uz pomo arobnjaka (New/Table Wizard) i unos proizvoljnih podataka u tabelu

Upiti (Queries)

Upiti se u Access-ovim bazama podataka koriste kao nain da se podaci na najefikasniji nain uz upotrebu odreenih kriterijuma koje korisnik, u zavisnosti od potrebe, sam postavlja, izdvoje, filtriraju, iskoriste za kreiranje tapanih izvetaja... Upite moemo praviti nad vie raliitih tabela Slika 04.

/Slika 03/ - Kreiranje tabele

/Slika 05/ - Obrazac za unos podataka

Veba 03: Kreiranje upita (Upit 1) koji e iz tabele Adresar izdvajati Ime i prezime i brojeve telefona (New/Design View).

Obrasci (Forms)

Obrasci su elektronske kartice, forme ili moduli za jednostavniji i sigurniji unos podataka u tabele, ali i pregledanje i prikaz podataka na ekranu. Najbitnija osobina obrazaca, a ujedno i njihova osnovna namena, jeste da korisnik definisanog programa za rad sa bazom podataka ne mora da poznaje rad u Access-u ve samo koristi obrasce za pristup podacima, njihovo auriraje, pregledanje i sl. Slika 05.

Veba 04: Kreiranje Obrasca za unos podataka u tabelu Adresar uz pomo arobnjaka (New/Form Wizard).

Izvetaji (Reports)

Izvetaje koristimo da bi podatake iz tabela ili grupisane uz pomo upita odtampali na papiru, ili prikazivali na ekranu. Ovde su nam na raspolaganju razliite grafike mogunosti za njihovo samostalno kreiranje, ili izradu uz pomo arobnjaka.

Veba 05: Kreiranje izvetaja na osnovu definisanog upita (Upit 1) pomou arobnjaka (New/Report Wizard).

/Slika 04/ - Kreiranje upita

Tabele sa podacima

Okvir za definisaje svojstava upita

Stranice za pristup podacima (Data Acess Pages)

Stranice za pristup podacima se koriste za pristup i upravljanje bazama podataka koje su kao programske aplikacije razvijene za rad u lokalnim mreama ili internetu. Zapravo, Spona izmeu baze podataka u Access-u i Internet Explorera je izvedena pomou Data Access Strana.

Makroi (Macros)

Makroi predstaljaju nain da se postupci otvaranja formi, dodavanja zapisa (podataka), tampanja itd. automatizuju. Pomou makroa bazama podataka dajemo izgled programskih aplikacija sa odgovarajuim izvrnim kamandama (tasterima). Svaki taster ima odgovarajuu funkciju koja mu se dodeljuje definisanjem makroa. Recimo makro Close moemo iskoristiti kao komandu za zatvaranje aktivnog obrasca.

Kreiranje baze podataka (kola raunara)

Nakon aktiviranja (pokretanja) programske aplikacije Access Start/Programs/Microsoft Access, proces rada i kreiranja baze podataka zapoinjemo izborom jedne od sledeih opcija koje se nalaze sa desne strane prozora u Task Pane okviru:

New (nova baza podataka) Blank Database kreiranje baze podataka on nule bez automatizacije i arobnjaka, Blank Data Access Page kreiranje baze podataka za pristup putem interneta, Project (Existing Data) i Project (New Data) kreiranje baze podataka, tj . Access projekata koji e biti povezani sa SQL bazom podataka.

Sve pomenute opcije slue za kreiranje novih baza podataka, dok okvire Open File i New from template koristimo za otvaraje postojee baze, odnosno kreiranje nove uz pomo definisanih ablona.

Aktiviranjem opcije Blank Database zapoinjemo proces kreiranje baze podataka, tako to odreujemo mesto u memoriji (folder) gde e .mdb fajl biti sauvan i definiemo ime budue Baze podataka. Za razliku od drugih programa iz MS Office-a Access, kao podrazumevanu opciju, na samom startu kreiranja baze zahteva uvanje fajla. To znai da se svaki podatak koji unesete, izmenite ili obriete trenutno zapisuje na disk, a naredba Save pri tom nema isto znaenje kao u drugim programima. Aktiviranjem naredbe Save snima se oblik prozora u kome radite, a ne sami podaci Slika 06.

Veba 06: Kreiranje nove baze podataka (kola raunara)- Slika 06.

Kreiranje i oblikovaje tabela

Izrada svake baze podataka poinje od kreiranja tabela i osmiljavanja naina njihovog povezivanja. Recimo, kola raunara uva podatke o svojim kandidatima (Evidencija polaznika), ali ujedno vodi i evidenciju o upisu (Upis), izdatim sertifikatima (Evidencija izdatih sertifikata) i sl. To znai da je, da ne bi dolo do dupliranja podataka, za svaku kategoriju podataka potrebno definisati zasebnu tabelu.

U naem primeru kreiranja baze podataka za kolu raunara koristiemo dizajn prikaz za izradu tabela (Design View) Slika 07.

Svaka tabela kreirana u Design prikazu zahteva definisaje sledeih opcija: Field name ime polja (kolone) Ne koristimo naa slova. Kd tzv. naih slova u YUSCII setu karaktera odgovara znakovima [{]}\|`~@^, od kojih se veina u Accessu koristi kao posebni, specijalni karakteri sa odreenim znaenjem. Duina imena je ograniena na 40 karaktera Data type (tip podataka) Text (slovni ili znakovni tip), Memo (tekstulani tip koji se koristi za unoenje opisnih podataka, Number (brojni tip), AutoNumber (numerika vrednost pogodna za definisanje primarnog kljua), Date/Time (datumski, vremenski tip), Yes/No (logiki tip), Currency (numeriki tip za noane vrednosti), Null-vrednost (koristi se kada vrednost podataka nije poznata, ili nije nastupio momenat njegovog prisustva u bazi. Primatni lju ne moe imati Null vrednost). Description (opis polja)

Opcije za kreiranje nove baze podataka

Okvir za imenovanje i uvanje nove baze podataka

/Slika 06/

Field Properties (osobine polja) Odreuje dodatne osobine svih tipova podataka (Data type). Tako, recimo, osobine koje se mogu postaviti za tip polja Number su sledee: Field Size - veliina, odnosno tip polja Format - nain na koji e ukucani brojevi biti prikazani Decimal Place - broj decimala u cifri. Input Mask - "maska" za unos brojeva. Ako u ovo polje postavimo vrednost 0000000, korisnik e morati da unese tano sedam cifara za identifikacioni broj (npr. 1504975) Caption - tekst koji se pojavljuje kao naziv kolone u pogledu za unos podataka (mi smo trenutno u dizajn-pogledu) Validation Rule - pravilo koje se mora ispotovati pri unosu. Vrednost smo postavili na >0 kako se ne bi mogli uneti negativni brojevi. Validation Text - tekst koji se pojavljuje kao upozorenje kada korisnik pogrei pri unosu Required - odreuje da li je unos neophodan ili ne. Vrednost postavljamo na Yes. Indexed - da li je polje indeksirano ili ne. U indeksiranom polju pretraga je bra. No Duplicates u zagradi znai da se ne smeju pojaviti (ukucati) dve iste ifre za dva razliita itaoca.

Napomena: Integer je tip polja Number koji omoguava upis brojeva od -32.767 do 32.767 a kako identifikacioni broj ne moe ii u minus smatramo tip polja 0 do 32.767; ako e biti vie promena od tog broja, stavljamo tip Long Integer za brojeve od 0 do 2.147.483.648. Short Date predstavlja prikaz datuma u obliku dd/mm/yy Memo je tip polja koji ne uzima fiksnu memoriju ve zavisi od broja ukucanih karaktera.

Primarni klju (Primary Key) - je jedno ili vie polja preko kojih e tabela biti povezana sa drugim tabelama, preko koga e se podaci

indeksirati i izbei mogunost dupliranih unosa. Primarni klju treba definisati pre unosa podataka, jer on mora biti jedinstven. Kod naknadnog definisanja primarnog kljua u tabelama u kojima ve postoje podaci moe doi do problema usled eventualne pojave istih vrednosti u polju kljua. Inae, kod dodavanja novih zapisa u tabele polje primarnog kljua ne moe ostati prazno, niti se moe duplirati.

Ime polja Tip polja Opis polja

Okvir za definisaje osobina polja

/Slika 07/

Veba 07: Kreiranje tabela Evidencija polaznika, Upis, Evidencija izdatih sertifikata i Tipovi sertifikata u Dizajn prikazu (New/Design View).

Evidencija polaznika IDBR Number (Long Int.) Uneti prvih sedam cifara matinog broja Ime i pezime Text (35) Ime roditelja Text (20) Datum rodjenja Date/Time (Long date) Adresa Memo Tel Text (25) e-mail Text (25)

Upis IDZapisa Auto Number (Long Int.) IDBR Number (Long Int.) Naziv Text (50) Datum upisa Date/Time (Short date)

Tipovi sertifikata IDSertifikata Text (5) Naziv Text (50)

Evidencija Izdatih sertifikata IDZapisa Auto Number (Long Int.) IDSertifikata Text (5) IDBR Number (Long Int.) BREvidencije Text (15) Datum Izdavanja Date/Time (Short date)

Veba 08: Difinisanje maske za unos u polje (Input Mask) (999) 000-000 za telefon; Definisaje maske za unos IDBR (0000000) u tabeli Evidencija polaznika Slika 08.

Primarni klju

Definisaje ulazne maske

/Slika 08/

Unos podataka u tabele

Ukiliko vrimo direktan unos podataka u tabele, a ne posredstvom obrazaca, podaci u tabele se unose u tabelarnom prikazu (Table Datasheet View) direktnim unoenjem zapisa u polja Slika 09. Kretanje kroz tabelu prilikom unosa podataka vri se pomou tastera Tab, Strelica za navigaciju sa tastature, ili jednostavnim klikom mia u polje u koje elimo uneti neki podatak. Za unos novih zapisa i kretanje po tabeli koristimo tastere za navigaciju koji se nalaze u donjem levom uglu okvira tabele.

Ureivanje zapisa i povezivanje tabela

Zapisi (podaci) u tabelama su uvek prikazani i utreeni na osnovu vrednosti prmarnog kljua. U koliko je potrebno sortiranje podataka po nekom drugom kriterijumu, ili pronalaenje, izdvajanje i brisanje pojedinanih zapisa iz tabela sa podacima, moemo upotrebiti sledee alate:

Sortiranje po rastuem/opadajuem redosledu (Sort Ascending/Sort Descending) vri se izborom vrha kolone u kojoj elimo izvrtiti sortiranje i klikom na jednu od alatki za sortiranje Slika 10-11.

/Slika09/ Tasteri za navigaciju Tasteri za unos novih zapisa

/Slika 10/ - Tabela pre sortiranja

/Slika 11/ - Tabela posle sortiranja

Polje (kolona) po kojoj je izvreno sortiranje

Filtriranje podataka tj. njihovo izdvajanje iz tabela - vrimo pomou alatki Filter by Selection jednostavnim izborom polja koje elimo uzeti kao kriterijum za filtriranje i klikom na alatku, ili pak aktiviranjem alatke Filter by Form koja omoguava izbor vie razliitih polja kao kriterijuma za filtriranje. Za prijavu/uklanjanjje filtera koristimo alatku Apply/Remove Filter.

Pronalaenje pojedinanih zapisa vri se jednostavnim otvaranjem tabele u kojoj elimo izvriti pretraivanje i izborom alatke Find, pri emu u polje za pretragu unosimo ono to elimo pronai. Pronaeni zapis se izdvaja iz tabele markiranjem.

Brisanje podataka, odnosno uklanjanje zapisa iz tabela takoe moemo vriti pomou odgovarajue alatke na liniji alata. Ovaj postupak zahteva oznaavanje (selektovanje) redova koje je potrebno izbrisati i izbor komande Delete Record.

Veba 09: Unos podataka u tabelu Evidencija Polaznika

Veba 10: Sortiranje i filtriraje podataka u tabeli Evidencija Polaznika.

Relacije (Relationships) Da bi izmeu tabela, tj. podataka, uspostavili odreene veze koristimo opciju Tools/Relationship. Tabele se meu sobom mogu povezati relacijama tipa: 1:1 (jedan prema jedan); 1:N (jedan prema vie) i N:M (vie prema vie). Uspostavljanje relacija vrimo izborom komande (tastera) Relationships sa linije alata, ili pomou menija Tools. Nakon aktiviranje komande pojavljuje se okvir za postavljanje relacija (Relationships) gde upotrebom komande Add (okvir Show Table) biramo tabele koje e uestvovati u relacijama Slika 12.

IDBR Ime i pezime Ime

roditelja Datum

rodjenja Adresa Tel e-mail 0107983 Karolina

uti Radia 1. jul 1983 Orekovica,

12308 (012) 345-887 -

0303964 Ruica Spasi

Dobrivoje 1. mart 1964 Kamenovo, 12300 Petrovac na Mlavi

(012) 333-261 -

1505984 Ljiljana Milanovi

Goran 15. maj 1984 Bate Bulia 7, 12300 Petrovac na Mlavi

(012) 331-900 milanovic@yahoo.com

1203987 Zoran Plavi

Milo 12. mart 1987

Ranovac, 12304 (012) 333-814

/Slika 12/

Okvir za postavljanje relacija

Okvir za izbor tabela koje e uestovati u relacijama

Ukoliko je naknadno potrebno dodati neku tabelu, to inimo izborom tastera Show Table na liniji alata.

Sada izabrane tabele treba povezati prevlaenjem polja za povezivanje primarne tabele (Primarni klju) na polje za povezivanje relacione tabele (Spoljanji klju), pri emu vrimo dodatno podeavanje relacija izborom ponuenih opcija Slike 13-15.

1 Tabele koje su povezane 2 Povezana polja u tabelama 3 Definisanje ponaanja ciljne tabele u odnosu na promene podataka u izvrnoj tabeli 4 Tip relacija 5 Tip pridruivanja podataka izmeu tabela

Napomena: Integritet podataka se odnosi na sigurnost uvanja podataka u bazi, a postie se definisanjem primarnih kljueva koji su jedinstveni i neponivljivi. Recimo IDBR u tabeli Evidencija polaznika moe biti matini broj graana. Uspostavljanje referencijalnog integriteta (Enforce Referential Integrity) prilikom povezivanja tabela znai da skup vrednosti spoljanjeg kljua IDBR, u tabeli Upis na primer, mora biti podskup (moe imati samo one vrednosti) skupa vrednosti primarnog kljua IDBR tabele Evidencija polaznika sa kojom je tabela Upis povezana (1:N).

/Slika 13/ Tabele za povezivanje

/Slika 14/ - Podeavanje relacija

/Slika 15/ - Uspostavljene relacije

Veba 11: Definisanje realcije izmeu tabela u Bazi kola raunara Slika 16.

Veba 12: Unos podataka u tabelu Tipovi sertifikata

IDSertifikata Naziv OS1 Osnove rauanra i informatike OS2 Unos i obrada teksta - Word OS3 Tabelarni prorauni - Excel OS4 Izrada prezentacija - Power Point OS5 Baze podataka - Acess PC1 Operater na PC-u - Osnovni PC2 Operater na PC-u - Srednji PC3 Operater na PC-u - Vii

Veba 13: Unos podataka u tabelu Evidencija izdatih sertifikata

IDZapisa IDSertifikata IDBR BREvidencije Datum izdavanja 1 PC1 0107983 641/05 19.5.2005 2 PC1 0303964 642/05 19.5.2005 3 PC1 1505984 643/05 19.5.2005

Veba 14: Unos podataka u tabelu Upis

IDZapisa IDBR Naziv Datum upisa 1 0107983 OS4 7.5.2005. 2 0303964 OS4 12.5.2005. 3 1505984 OS4 25.5.2005. 4 1203987 OS5 3.6.2005.

/Slika 16/

/Slika 18/

Kreiranje Formi za unos podataka

Da bi nastavili sa unosom podataka u tabele potrebno je napraviti obrasce preko kojih je unos, brisanje i pregledanje podataka mnogo jednostavnije. Obrasci predstavljaju korisniki interfejs preko koga upravljamo programom baze podataka. Osim standardnih okvira koji prikazuju postojee podatke i slue za unos novih zapisa, obrasci mogu da sadre ukrasne linije, slike, podobrasce, kao i komandne tastere (Command Button), kombo polja (Combo Box) i sl., preko kojih manipuliemo sa podacima Slika 17.

Obrasce kreiramoaktiviranjem komande New objekta Forms i izborom jedne od ponuenih opcija:

Design View - dizajniranje forme "od nule" bez upotrebe arobnjaka; sve opcije moramo samo podesiti; Form Wizard - arobnjak koji na osnovu odgovora na postavljena pitanja deo opcija postavlja automatski, te sam rasporeuje polja za unos; AutoForm: (Columnar, Tabular, Datasheet) kreira formu bez ikakvih pitanja na osnovu tabele koju odaberemo; podopcije predstavljaju nain na koji e polja za unos biti rasporeena na formu; Chart Wizard - arobnjak koji kreira formu sa grafikonom na njoj (koristi se uslugama Microsoft Excela koji pri tome mora biti instaliran); PivotTable Wizard - arobnjak koji iz podataka iz tabele kreira izvedenu tabelu (takoe zahteva Microsoft Excel).

U naem primeru uglavnom emo koristiti Design View metod za kreiranje obrazaca jer nam daje veu slobodu i mogunosti u definisanju kranjeg izgleda obrasca i njegovih funkcija. Dakle, nakon izbora opcije Design View u okviru New Form, pomou padajueg menija u dnu okvira biramo tabelu za koju emo kreirati obrazac Slika 18.

Okvir za pregled i unos novih podataka

Kombo polje za pretragu

Komandni taster /Slika 17/

/Slika 20/

Nakon toga, iz okvira koji prikazuje polja tabele Evidencija polaznika za koju kreiramo obrazac, tehnikom Drag and Drop prevlaimo pojedinana polja u okvir Form u dizajn prkazu, odnosno kombinacijom levog klika i tastera Shift oznaavamo i prevlaimo sva polja u pomenuti okvir Slika 19.

Veba 15: Kreiranje obrazaca za unos podataka pomou opcije Design View za tabele: Evidencija polaznika Slika 17, Upis, Evidencija izdatih setifikata, Tipovi serrtifikata.

Podeavanje osobina formi (Properties)

Postavljena polja, pozadinu i celokupni izgled obrazaca je mogue dodatno ureivati podeavanjem opcija iz okvira Properties, View/Properties (F4) Slika 20.

Okvir sa osobinama polja ima pet kartica na kojima su grupisane osobine polja. S leva na desno nazivi i sadraji kartica su sledei: Format - nain na koji e na ekranu biti prikazano polja i koje e osobine uzeti u smislu oblika, veliine, vrste fonta, boje, itd; posebne osobine na ovoj kartici su: - Visible - polje e biti vidljivo ili ne - Display When - polje e biti vidljivo na ekranu, na odtampanom papiru ili u oba sluaja - Scroll Bars - vertikalni/horizontalni kliza postoji ili ne - Can Grow/Can Shrink - u zavisnosti od sadraja polje se moe/ne moe automatski poveati/smanjiti

Data - na ovoj kartici se podeava izvor podataka, mogunost njegove izmene, kontrola unosa podataka u polje, osnovna vrednost i nain ponaanja filtera nad poljem.

Okvir sa poljima tabele Evidencija polaznika

Prevuena (postavljena) polja u okviru Form

/Slika 19/

Event - na svakoj operaciji nad poljem aktivira se odreeni dogaaj (Event) koji moe pokrenuti program. Other - ostale osobine polja koje ne spadaju niti u jednu od preostale etiri grupe; neke od osobina emo koristiti u naoj bazi

All - sve osobine sa ostale etiri kartice se nalaze na ovoj kartici.

U postupku podeavanja osobina polja, najpre oznaimo polje koje elimo urediti a zatim pokrenemo opciju Properties. Kod podeavanja samog okvira obrasca (kontrolni tasteri, linije za razdvajanje, nain prikaza...), desnim tasterom kliknimo na kvadrati u levom gornjem uglu forme i selektujmo Properties.

Napomena: Osobina Name je naziv tastera ije se ime upotrebljava u programu, dok je Caption tekst koji e se ispisivati na tasterima. Znak & (tzv. ampersend) ispred odreenog karaktera oznaava preicu sa tastature za pristup tom tasteru.

Veba 16: Podeavanje osobina Obrazaca Evidencija polaznika, Upis, Evidencija izd. Sertifikata, Tipovi sertifikata, promena boje pozadine.

Veba 17: Podeavanje osobina okvira (Labels) u obrascima, promena boje slova.

Veba 18: Kreiranje preica za pristup tasterima (uporeba znaka & ispred slova u imenu tastera u polju Caption).

Dodavanje kontrolnih tastera

Kreirani obrasci kojima su iskljueni tasteri za unos i pregled podataka posredstvom okvira Properties, zahtevaju postavljanje kotrolnih tastera kao to su Command Buttons, Combo Box..., kako bi upravljajne bazom bilo mogue. Osim toga, proizvoljno postavljanje kotrolnih tastera razliitih dimenzija, boja i funkcija, obrascima daje orginalnost i karakter prave aplikacije. Kotrolne tastere postavljamo pomou okvira Toolbox View/Toolbox koji se, inae, aktivira automatski prelaskom na dizajn prikaz (Design View) Slika 21.

Scroll Bar Neither Klizai se nikada nee videti Record Selectors No Bez kontrola za unos i pregled podataka Navigation Buttons No Kontrole za navigaciju se nee videti Auto Center Yes Forma se po otvaranju pojavljuje na

sredini ekrana Border Style Dialog Veliina forme ne moe da se menja Caption Evidencija polaznika Upiimo u naslovnu liniju forme tekst

Taster za selektovanje objekata - Select Objects

Taster za postavljanje kontrolnih funkcija i makroa

- Cotrol Wizards Kombo polje - Combo Box

Komandni taster - Command Button

Polje za ekiranje - Check Box Podforme - Subform Linije - Line Okviri - Rectangle

/Slika 21/

/Slika 22/

Vrlo je bitno naglasiti da se prilikom postavljanja tastera za upravljanje bazom podataka, ukoliko je aktivna opcija Cotrol Wizard na Toolbox-u, uvek pokree arobnjak za postavljanje odgovarajuih makro aktivnosti (funkcija) Slika 22. U ovom postupku, u nekoliko koraka, biramo odreenu kategoriju makro funkcija, recimo Record Navigation, a zatim odgovarajuu makro aktivnost, Find Record na primer. Na

ovaj nain za svaki postavljeni kontrolni taster moramo posebno birati macro aktivnosti, iako su one moda ve iskoriene u drugim obrascima u okviru baze podataka koju kreiramo.

U primeru baze podataka kola raunara avaj automatizovani postupak ugraivanja makro aktivnosti u kontrolne tastere emo zaobii, a odgovarajue makroe postaviti njihovim zasebnim kreiranjem i postavljanjem pomou opcije Properties.

Veba 19: Dodavanje kotrolnih tastera (Novi Unos i Zatvori) u Obrascima Evidencija Polaznika, Upis, Evidencija izdatih sertifikata.

Kreiranje zajednikih makro programa za sve tastere

Makroe, kao i sve ostale elemente baze, kreiramo pomou odgovarajueg objekta Macros okvira Database Macros/New. Na ovaj nain nam se otvara prozor Macros pomou koga biramo makro aktivnost (Action), postavljamo komentar (Comment) i odgovarajue argumente aktivnosti (Action Arguments) - Slika 23.

Kolona Actions pomou koje biramo aktivnost makroa

Kolona Comment gde moemo upisati odgovarajui komentar

Okvir Action Arguments gde postavljamo dodatne argumente za svaku makro aktivnost

/Slika 23/

/Slika 24/

Recimo, ako elimo kreirati makro za unoenje novih zapisa u bazu podataka, biramo makro aktivnost GoToRecord, unosimo komentar, na primer Unesi novog kandidata, dok kao argument u polju Recors, biramo opciju New. Na kraju, novonastalom makoru dodeljujemo ime: Novi unos.

Veba 20: Kreiranje Macro programa GoToRecord i Close za komandne tastere Novi unos i Zatvori

Postavljanje makro programa za komandne tastere

Kreirani makroi samo po sebi nemaju nikakvu upotrebnu vrednost sve dok nisu dodeljeni odgovarajuem kotrolnom tasteru na obrascima. Zato, poto su makro programi definisani prelazi se na postupak postavljanja makroa na komandne tastere posredstvom opcije Properties/Events.

Poto se veina komandnih tastera i makro programa koji su im dodeljeni aktivira klikom radnog tastera mia (levi klik), u kartici Event okvira Properties biramo polje OnClick, odnosno sa ovog padajueg menija odgovarajui makro koji smo predhodno definisali Slika 24.

Napomena: Svaka korisnika akcija nad formom signalizira da se aktivira odreeni program vezan za dogaaj (Events), ako takav uopte postoji. Dogaaja ima dosta i oni pokrivaju sve mogue aspekta rada sa objektima u Accessu. Za primer, pri otvaranju forme aktiviraju se tri dogaaja: OnOpen, Onload i OnActivate, dok se etvrti dogaaj aktivira i po uitavanju forme i pri davanju fokusa formi: OnGotFocus. Za svaki od tih dogaaja u odgovarajui rubriku kartice Properties moemo postaviti program.

Veba 21: Postavljanje Macro programa na komandne tasere Novi Unos i Zatvori

Kreiranje Kombo polja (Combo Box)

Kombo polje obino koristimo kao polje za pretragu. Kombo polje se javlja u vidu padajue liste iz koje moemo birati podatke, ili ih direktno unostiti. Kucanjem teksta ili brojeva u ovo polje, Access pokuava da dopuni ostatak sadraja kojeg korisnik trai. Jednostavo reeno pomou kombo polja se moemo pozivati na podatke koji ve postoje u nekoj tabeli, pa ih tako ne moramo ponovo unositi, ve samo preneti u novu tabelu.

Na primeru baze kola raunara kombo polje e nam omoguiti da se u obrascu Upis, na primer, prilikom unosa podataka u polje IDBR (identifikacioni broj svakog

polaznika koji je jedinstven) posredstvom kombo polja pozivamo na podatke koji ve postoje u tabeli Evidencija polaznika.

Kombo polje moemo postaviti izborom ikonice Combo Box sa okvira Toolbox prilikom postavljanja kotrolnih tastera u obrascima, gde prolazimo kroz automatizovani postupak Access-ovog arobjaka. Ili, u situacijama, kada postojee polje (okvir) za tekst u obrascima treba da preobratimo u kombo polle D.Klik/Change To/Combo Box. U ovom sluaju porebno je pomou opcije Data, okvira Properties odrediti dodatna svojsva Slika 25.

Veba 22: Pretvaranje okvira za tekst u kombo polje u obrascima Upit i Evidencija izdatih sertifikata.

Kreiranje Upita

U bazi podataka kola raunara upite emo iskoristiti za izdvajanje potrebnih infomacija iz tabela Evidencija polaznika i Upis, a kasnije i kreiranja izvetaja pomou kojih e ove informacije biti odtampane.

Upite (Queries) kreiramo u Database okviru standardnim izborom opcije New/Design View, nakon ega se otvara prozor Query i okvir za izbor tabela Show Table na osnovu kojih e upit biti sainjen. Izborom pojedinanih tabela (mogu je i grupni izbor) i klikom na taster Add ubacujemo eljene tabele u okvir Query i postavljamo upit Slika 26.

/Slika 26/

Okvir za postavljanje upita Okvir za izbor tabela

/Slika 25/

Kontrolni izvor, polje na koje se pozivamo Tip izvora Tabela/Upit Naziv tabele u kojoj se nalaze podaci na koje se pozivamo

Ogranienost na listu postojeih podataka Limit to List - Yes

Upit ne mora sadrati sva polja tabela na osnovu kojih upit kreiramo ve samo ona koja zadovoljavaju nae potrebe za izdvajanjem neophodnih informacija Slika 27. Prilikom kreiranja upita treba definisati i odreena svojstva upita: Field odreuje polje (kolonu) tabele iz koga se prikazuju podaci, Table ukazuje na tabelu iz koje biramo pojedinana polja, Sort daje mogunost sortiranja podataka po principu Ascending/Descending redosleda, Criteria polja u kome moemo postavljati razliite kriterijume i uslovi za izdvajanje i prikaz podataka iz tabela (esto se koriste znaci < je vee od; > manje je od; = jednako je sa; je razliito od...).

Kreiranje izvetaja (Reports)

Izvetaj koji emo kreirati prikazivae podatke iz dve tabele Upis i Evidencija polaznika, kako bi mogli napraviti listu kandidata za kontakt koji su upisali odreeni kurs. U naem primeru, kao osnova za izradu izvetaja posluie predhodno definisani Upit Slika 27.

Ovom prilikom koristiemo Access-ov arobnjak za izradu izvetaja New/Report Wizard, u kome prolazimo kroz nekoliko koraka - Slike 28-34.

/Slika 27/

/Slika 28/ - Izbor ponuenih polja koja e se nai u izvetaju

/Slika 29/ - Izbor naina na osnovu koga e podaci biti prikazani

Veba 23: Kreiranje izvetaja (lista upisanih kandidata) na osnovu upita.

/Slika 30/ - Mogunost izbora polja po kome e podaci biti grupisani

/Slika 31/ - Izbor polja i vrste sortiranja podataka

Ascending/Descending

/Slika 32/ - Izbor rasporeda i orijentacije stranice

/Slika 33/ - Izbor jednog od ponuenih stilova

/Slika 34/ - Imenovanje kreiranog izvetaja

/Slika 35/

/Slika 36/

Zavrna podeavanja

Nakon definisanja osnovnih lemenata (objekata) baze pomou kojih e podaci biti uvani, pretraivani, aurirani, potrebno je izvriti zavrna podeavanja koja se odnose na nain kretanja sa polja na polje prilikom unosa podataka u obrascima, i kreiranje kontrolne table pomou koje emo upravljati bazom podataka.

Odreivanje naina kretanja kursora u obrascima

Da bi smo podesili redosled po kome e se kursor kretati kada korisnik pritisne taster Tab ili Enter, prilikom unosa podataka u obrasce, prvo prebacimo obrazac u dizajn prikaz, a zatim aktiviramo opciju View/Tab order. Smisleno je da se kursor premesti na sledee polje, a ne da se podaci popunjavaju odozdo na gore ili nekim drugim redosledom. Obratite panju na spisak polja i zatim pritisnite taster Auto Order. Access e pokuati da porea polja loginim redosledom, a ako ne primetite razliku pre apliciranja ove operacije i posle nje, to znai da je redosled dobar. U suprotnom mogue je proizvoljno podesiti raspored prevlaenjem odreenog polja na gore/dole u odnosu na trenutni poloaj Slika 35.

Kreiranje kontrolne table (Sweetchboard)

Da bi aplikaciju za upravljanje bazom podataka uinili funkcionalnom potrebno je kreirati tablu sa kotrolnim tasterima preko koje pristupamo drugim elementima programa obrascima, izvetajimaTakoe, kontrolne table mogu, radi pospeivanja vizuelnog efekta, sadrati slike i druge objekte.

Postupku kreiranja kontrolne table pristupamo posredstvom dizajn prikaza za kreiranje obrazaca (Forms). Kontrolni tasteri koji treba da se nau na komandnoj tabli su: Evidencija polaznika pokreemo (otvaramo) obrazac za unos podataka za nove kandidate; Upis/Kursevi evidentiramo upis kandidata po kursevima, poziva se obrazac za upis; Evidencija izadih sertifikata

aktiviramo obrazac za evidenciju izdatih sertifikata; Izvetaj upisa otvaramo izvetaj; Kraj rada taster preko koga izlazimo iz programa Slika 36.

Svakom od navedenih kotrolnih tastera mora biti dodeljena odereena makro funkcija (aktivnost) koju emo definisati pomou objekta Macros. Recimo, klikom na taster Evidencija polaznika sa komandne table pokrenue se tri makro programa Minimize (umanji), OpenForm (otvori obrazac) i Restore (uveaj) . Prvi makro pre svega minimizira okvir komandne table, a zatim otvara obrazac Evidencija polaznika, to su opcije koje se postavljaju u okviru Properties/Event/On Click. Nakon unetih podataka i zatvaranja obrasca, okvir komandne table se uveava - Properties/Event/On Got Focus.

Veba 24: Izrada komandne table (pod imenom Glavni meni), postavljanje kotrolnih tastera i slike.

Pokretanje programa (Baze)

Zavrana podeavanja Tools/StarUp se odnose na samo pokretanje programa za bazu podataka. Naime, da bi se nakog duplog klika sakrili svi suvini elementi, a automatski aktivirao obrazac Glavni meni (komandna tabla), potrebno je izvriti sledea podeavanja Slika 37:

Izbor .mdb fajla Baze kola racunara koju elimo aktivirati.

Onemoguujemo pun sadraj osnovnih menija i osnovni meni koji se dobija klikom na desni tastermia

Odreujemo da se po startovanju bazeodmah uita komandna tabla

Sakriva prozor Baze (Databaze)

Iskljuen prikaz statusne linije

/Slika 37/