UNIVERSIDADE METODISTA DE SÃO PAULO

FACULDADE DE ADMINISTRAÇÃO E ECONOMIA

ELENICE SOUZA DE JESUS

RELATÓRIO DE PRÁTICAS ADMINISTRATIVAS

3º PERÍODO

SÃO JOSÉ DOS CAMPOS

2012

ELENICE SOUZA DE JESUS

RELATÓRIO DE PRÁTICAS ADMINISTRATIVAS

Trabalho final do módulo de Práticas

Administrativas, sob a orientação do professor

auxiliar supervisor, sendo requisito parcial para

obtenção do grau de Bacharelado em

Administração de Empresas.

SÃO JOSÉ DOS CAMPOS

2012

LISTA DE FIGURAS

Figura 1 – Organograma Geral .................................................................................10

SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO......................................................................................................5

2 OBJETIVO............................................................................................................6

3 SOBRE A EMPRESA...........................................................................................7

3.1 DADOS DA EMPRESA......................................................................................7

3.2 DESCRIÇÃO DA EMPRESA.............................................................................8

3.3 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL....................................................................9

3.4 FILOSOFIA DA ORGANIZAÇÃO......................................................................11

4 PROCESSOS......................................................................................................13

5 POLÍTICAS DA ORGANIZAÇÃO.......................................................................17

6 CONCLUSÃO......................................................................................................21

7 REFERÊNCIAS...................................................................................................23

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1 INTRODUÇÃO

O início do estágio foi em 08 de fevereiro de 2012 e tem previsão de término em 30

de dezembro de 2012.

O processo seletivo da empresa para a contratação como estagiária iniciou-se com

inscrição no site do CIEE – Centro de Integração Empresa Escola para a realização

de uma prova objetiva (classificatória), seguido de uma entrevista de caráter

eliminatório.

Os Benefícios que a empresa oferece são:

Salário mensal

Vale Transporte

Vale alimentação/Refeição.

O estágio é realizado na Unidade FUNDHAS Jardim Paulista, no setor administrativo

Neste relatório será feita uma apresentação sobre a empresa, bem como as

principais atividades desenvolvidas nos departamentos e políticas de organização.

Por fim será apresentada uma conclusão referente à pesquisa realizada sobre a

organização e por fim as referências bibliográficas para a elaboração da mesma.

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2 OBJETIVO

Este relatório tem por finalidade apresentar a empresa FUNDHAS - Fundação Hélio

Augusto de Souza, na qual o estágio é realizado, descrever as atividades

desenvolvidas na organização, suas políticas e filosofias.

Com a realização do estágio é possível colocar em prática os conceitos aprendidos

em aula, através da vivência em situações que ocorrem no cotidiano da

organização.

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3 SOBRE A EMPRESA

3.1 DADOS DA EMPRESA:

FUNDHAS – FUNDAÇÃO HÉLIO AUGUSTO DE SOUZA,

ENDEREÇO: Rua Santarém, 560 – Pq. Industrial / São José dos Campos–SP

CEP: 12.235-550

CNPJ n°: 57.522.468/0001-63

INSCRIÇÃO ESTADUAL: 645.117.997.110

TELEFONE (PABX): 3932-0533

Site: http://www.fundhas.org.br

CARACTERÍSTICA JURÍDICA: Pessoa Jurídica de Direito Privado

PÚBLICO ALVO: Crianças e Adolescentes do Município em situação de baixa renda.

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3.2 DESCRIÇÃO DA EMPRESA

Criada em 1987 pela Prefeitura, a FUNDHAS – Fundação Hélio Augusto de Souza,

instituição sem fins lucrativos tem como principal objetivo atender jovens de 7ª 18

anos, de classes menos favorecidas, em situação de risco e vulnerabilidade social.

Os programas da FUNDHAS visam desenvolver o potencial dos jovens, contribuindo

para a inserção no contexto social e no mercado de trabalho, garantindo seus

direitos de cidadania.

Todo o atendimento realizado pela FUNDHAS é gratuito e os critérios para ter

acesso ao atendimento são justos e responsáveis: a família deve ter renda per

capita inferior a um salário mínimo e morar há pelo menos dois anos no município.

Ainda, para permanecer na Instituição, as crianças e adolescentes devem estar

matriculados e cursando uma escola regular pública, municipal ou estadual. Assim a

FUNDHAS colabora também no combate à evasão escolar.

Para garantir a abertura de novos horizontes para estes cidadãos do futuro, a

FUNDHAS se mantém com um percentual do orçamento do município e recursos de

contribuições, parcerias e convênios com instituições públicas, empresas e

comunidade.

A FUNDHAS tem como objetivo dar aos nossos jovens maiores oportunidades de

aprendizado e colocação no mercado de trabalho, colaborando diretamente para a

formação do seu espírito empreendedor, descobrindo talentos e despertando a

cidadania.

A FUNDHAS conta com vários programas para atender suas crianças e

adolescentes, cada qual com as suas finalidades, tais como: Programa Criança,

destinado a crianças e adolescentes de 06 a 12 anos; Programa Arte Educação que

atende adolescentes de 13 a 14anos; Programa Aprendiz, onde os adolescentes

terão a oportunidade de optar por um curso profissionalizante e ter uma

oportunidade de estágio numa empresa conveniada com a FUNDHAS este

programa atende os adolescentes de 15 a 18 anos.

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3.3 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

Organização da empresa é a ordenação e o agrupamento de atividades e

recursos, visando ao alcance de objetivos e resultados estabelecidos.

A estrutura organizacional é representada pelo organograma da empresa e seus

aspectos básicos.

A FUNDHAS utiliza o modelo de estrutura funcional, a qual se encontra uma chefia

para cada função.

As características desse tipo de estrutura são:

Subalternos ficam sob o comando de mais de um chefe;

Necessidade básica é a especialização;

A organização se divide conforme as diferentes funções: recursos humanos,

finanças, marketing e etc. (Figura 1 – organograma geral).

A área de atuação do estágio ocorre no DECA - Divisão Especializada em Criança e

Adolescente, na Divisão de Arte e Educação.

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Figura 1 – Organograma FundhasFonte – Site fundhas(http://qualidade.fundhas.org.br/)

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3.4 FILOSOFIA DA ORGANIZAÇÃO

Como cita Chiavenato, (2005), “a filosofia envolve os valores e crenças centrais, que

representam os princípios básicos da organização que balizam a sua conduta ética,

responsabilidade social e suas respostas às necessidades do ambiente”.

A missão de uma empresa corresponde à razão de sua existência, a visão é onde a empresa pretende chegar e os valores são os princípios que a empresa adota.

A Visão organizacional – ou visão de negócio – é o sonho acalentado pela

organização. Refere-se àquilo que a organização deseja ser no futuro. É a

explicação de por que, diariamente, todos se levantam e dedicam a maior parte de

seus dias para o sucesso da organização onde trabalham, investem ou fazem

negócios. (CHIAVENATTO, 2004 – p. 64)

A Missão de uma organização significa a razão se sua existência. É a finalidade ou o

motivo pelo qual a organização foi criada e para o que ela deve servir. A definição da

missão organizacional deve responder a três perguntas básicas: quem somos nós?

O que fazemos? E por que fazemos o que fazemos? No fundo, a missão envolve os

objetivos essenciais do negócio e está geralmente focalizada fora da empresa, ou

seja, no atendimento a demanda da sociedade, do mercado ou do cliente.

(CHIAVENATTO, 2005 – p.220)

Os valores são o conjunto de crenças e convicções sobre a realidade externa. (CHIAVENATTO, 2001)

Missão, Visão e Valores da FUNDHAS

Visão

Ser referência mundial no atendimento á criança e ao adolescente, visando seu

desenvolvimento integral.

Missão

Servir ao município de São José dos Campos com eficiência, na execução da

política de atendimento a crianças e adolescentes provenientes das classes

menos favorecidas, com a finalidade de garantir sua formação integral.

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Valores

Os valores FUNDHAS à serem seguidos por todas as crianças,

adolescentes,familiares,funcionários,parceiros e colaboradores são:

1- Compromisso com a Educação

Educar as crianças e adolescentes da FUNDHAS com compromisso de que

todos os seus funcionários, familiares e colaboradores participem do processo

educativo.

2- Compromissos morais e éticos

Honrar os compromissos legais, morais, profissionais e os princípios

estabelecidos pelo ECA- Estatuto da Criança e do Adolescente

3- Compromisso com a qualidade

Promover a melhoria continua da qualidade em busca da excelência

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4 PROCESSOS

Processo administrativo: “É o conjunto da sequência de funções administrativas,

como: planejar, organizar, dirigir e controlar” (CHIAVENATTO, 2005, P.28).

Processos de negócios são atividades cuja função é determinar como o trabalho

será realizado. No mercado atual as empresas se preocupam muito com a

otimização das tarefas com máximo de qualidade e eficiência para se ter o melhor

desempenho em seus negócios.

Para que a empresa obtenha o melhor desempenho é necessária que ela possua

uma boa gestão nos seus processos.

Tudo deve ser planejado e administrado, de maneira que as tarefas/serviços sejam

executados em um menor tempo, sem desperdício e com uma margem pequena de

erro nos procedimentos

A Estrutura Administrativa da FUNDHAS é composta por três órgãos:

1.Conselho Curador: Composto por representantes de diversos seguimentos

sociais do município.

Compete ao conselho Curador atividades como:

Aprovar mudança do Estatuto, submetendo-o ao Ministério, dar posse ao Diretor-

Presidente indicado pelo Prefeito Municipal; aprovar o Regimento Interno da

Fundação e regulamento dos demais órgãos.

2.Diretoria Executiva : Órgão deliberativo da FUNDHAS , composto por

Compete à Diretoria executiva tais atividades:

Administrar a FUNDHAS na forma prevista pela legislação específica, aprovar os

planos de cada setor; elaborar Regimento Interno da FUNDHAS, a ser aprovado

pelo conselho Curador.

3.Conselho Fiscal: Órgão composto por representantes do Poder Público

Executivo, do Poder Legislativo Municipal e do Conselho Curador tem a função de

fiscalizar as finanças da FUNDHAS.

Principais Atividades:

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Examinar e emitir parecer sobre os relatórios e documentos apresentados pela

diretoria da FUNDHAS, emitir parecer na proposta orçamentária anual da

FUNDHAS.

AS DIRETORIAS:

A DECA – Diretoria Especializada em Criança e Adolescente

Suas principais atividades são:

Programar, coordenar, supervisionar e avaliar programas, projetos e atividades de

atendimento á criança e ao adolescente na forma prevista pela legislação e ainda

coordenar admissão e desligamento das crianças dos diversos programas da

FUNDHAS.

Assessoria especializada em Criança e Adolescente:

Atividades: Assessorar diretamente a DECA e indiretamente as demais diretorias as

chefias das divisões em todas as atividades técnicas e administrativas pertinentes à

programação, coordenação e supervisão dos projetos e programas da instituição.

Divisão Criança:

Atende crianças de 6 a 12 anos. As atividades são realizadas em um período de

aproximadamente 4 horas diárias, de segunda à sexta-feira, sempre em horário

contrário ao da escola pública. As crianças desenvolvem atividades educacionais,

culturais, de esporte e lazer, além de informática educativa e educação ambiental.

Divisão Arte Educação:

Atende adolescentes de 13 a 14 anos, com a aplicação de atividades sócio-

educativas que proporcionam o conhecimento das diversas linguagens artísticas,

comunicação e produção de mídia.

O programa tem por finalidade proporcionar as crianças e adolescentes o

desenvolvimento e ampliação de sua cultura de arte, fazendo, conhecendo e

apreciando produções artísticas a partir "de ações que integram o perceber, o

pensar, o aprender, o recordar, o imaginar, o sentir, o expressar e o comunicar"

como modo dialógico de ser e estar no mundo.

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Divisão Aprendiz:

O Programa Aprendiz da FUNDHAS atende adolescentes de ambos os sexos de 15

a 18 anos provenientes de famílias em situação de vulnerabilidade social,

propiciando a formação profissional voltada para a realidade do mercado de trabalho

da região. Os jovens são contemplados com atividades diversificadas, orientação

profissional e educacional, cursos de formação inicial e continuada e formação

técnica, sempre considerando a Lei de Diretrizes e Bases da Educação, o ECA, a

Lei de Aprendizagem e a Consolidação das Leis do Trabalho. Através do Projeto

Convênio, os adolescentes são inseridos em aprendizagem profissional nas

empresas parceiras para assim terem formação integral.

A DAF – Diretoria Administrativa Financeira

Principais atividades:

Coordenar e administrar os recursos financeiros os recursos da FUNDHAS, bem

como movimentar os referidos recursos, em conjunto com o Diretor-Presidente.

Coordenar os recursos humanos, materiais e patrimoniais. Administrar o

almoxarifado, o arquivo, os serviços de segurança e transporte. Aprovar

procedimentos de contratação de obras e serviços da Fundação.

Assessoria Contábil Financeira e Secretária Sênior

Assessorar o Diretor Administrativo-Financeiro, dar suporte legal aos trabalhos da

área contábil, analisar as contas patrimoniais, elaborar balancetes e balanço,

realizar prestação de contas, demonstrativos financeiros, contábeis e fiscais.

Divisão de Finanças e Orçamento

Departamento responsável pelas atividades financeiras, contábeis e patrimoniais da

instituição, elaborar anualmente o orçamento em consonância com a legislação

pertinente, além de acompanhar a evolução dos gastos operacionais, o

provisionamento de recursos, a movimentação financeira do Fundo Municipal dos

Direitos da Criança e do Adolescente entre outras atividades.

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Divisão de Suprimentos

As atividades desenvolvidas são: acompanhar contratos e convênios firmados pela

FUNDHAS para contratação de serviços de terceiros, no que se refere a área

Administrativa, à compra de materiais e serviços. Ao armazenamento e à entrega

dos materiais adquiridos, à confecção de e compra dos uniformes e fornecimentos

de alimentos compatíveis com a faixa etária dos assistidos pela instituição.

Divisão de Recursos Humanos

Responsável pelas atividades do processo de seleção de pessoal, quadro de vagas,

cadastro, admissão e demissão de pessoal, férias, folha de pagamento, medicina e

segurança do trabalho, saúde e benefícios, triagem de crianças e adolescentes.

Divisão de Serviços Gerais

As Atividades da Divisão de Serviços Gerais são:

Construção e manutenção predial, telefonia , transporte, vigilância e limpeza.

Divisão de Informática

Compete à Divisão de Informática:

Desenvolvimento de Sistemas, monitoramento dos Softwares adquiridos de

empresas terceirizadas, prestação de serviços de instalação e manutenção de

equipamentos de informática e rede, cuidados com a manutenção e funcionamento

da comunicação eletrônica (internet) na instituição.

Diretoria CEPHAS- Centro de Educação Profissional Hélio Augusto de Souza-

Principais Atividades:

Tem como objetivo oferecer cursos de formação inicial e continuada e curso de

educação profissional técnica de nível médio, capacitar e supervisionar a Divisão de

profissionalização da FUNDHAS, bem como certificar os cursos.

O CEPHAS possui o seu próprio Regimento Interno, é seus departamentos são:

Secretaria Acadêmica, Divisão Administrativa, Divisão Pedagógica e Divisão de Integração Empresa Escola.

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5 POLÍTICAS DA ORGANIZAÇÃO

As Políticas são princípios ou grupos de princípios que estabelecem regras para a

ação e contribuem para o alcanço bem sucedido dos objetivos. As políticas servem

de base para o comportamento dos participantes da empresa. Elas fazem parte da

estratégica geral da empresa. (CHIAVENATO, 2007, p.174)

Elas orientam na tomada de decisão podendo se presumir certos desvios

relacionados aos princípios que a organização possui.

A Política deve ser coerente com os objetivos e filosofias estabelecidas da organização. (MARQUES, 1994 p. 52)

Políticas de Qualidade

A Alta Administração é responsável pelas diretrizes que visam melhorar

continuamente os processos organizacionais que estão diretamente ligados à

satisfação do cliente e a qualidade dos produtos.

Como exemplo: Controlar produção para que não haja atrasos na entrega,

atendimento de qualidade ao cliente, selecionar fornecedores etc..

E essas diretrizes devem ser documentadas. Todos os membros da organização

devem compreender e estar inteirados sobre a política de qualidade.

Políticas da Qualidade da FUNDHAS:

Contribuir por meio de ações complementares, coma formação integral da criança e

do adolescente, de acordo com o ECA, (Estatuto da Criança e do Adolescente)

tendo como princípio as diretrizes:

Qualidade de Vida

Participação

Aprendizagem

Empreendedorismo

Interação Relacional

Para que esses objetivos sejam alcançados, a instituição se compromete a:

Capacitar, informar e motivar seu quadro de funcionários para a execução dos

programas da instituição.

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Buscar parcerias, verbas públicas ou privadas e recursos próprios, para a melhoria

contínua de suas atividades.

Política de Recursos Humanos

A política básica de recursos humanos de uma organização é assegurar a

existencia de recursos humanos adequados motivados para as suas operações,

presentes e futuras (CHIAVENATO, 2006).

Segundo Dessler (2003), algumas das práticas e políticas da Administração de

Recursos Humanos, entre elas: conduzir análise de cargo; prever as necessidades

de trabalho e recrutar candidatos; selecionar candidatos; orientar e treinar novos

funcionários; gerenciar recompensas e salários; oferecer incentivos e benefícios;

avaliar o desempenho; comunicar-se; treinar e desenvolver; e construir o

comprometimento do funcionário

Políticas de Recursos Humanos da FUNDHAS:

A FUNDHAS determina e providencia, de acordo com os procedimentos P01. –

responsabilidade da Administração, os recursos necessários para:

Implementar e manter o sistema da gestão da qualidade, melhorando

continuamente sua eficácia;

Aumentar a satisfação dos clientes mediante o atendimento de seus requisitos.

Políticas de Marketing

As funções do setor de marketing são : pesquisas de mercado, análise,

planejamento e controle dos processos, administração dos produtos, preços,

distribuição, propaganda e etc.

O marketing é o setor responsável por estudar a empresa e determinar o melhor

meio de atingir os clientes através de um plano de marketing.

Com o uso das ferramentas do marketing mix (produto, preço, praça e promoção)

consegue-se implementar as estratégias para desenvolvimento do plano visando

atender ao público alvo.

Políticas de Marketing da FUNDHAS

Comunicação com o cliente:

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A FUNDHAS possui meios eficazes para comunica-se com os clientes em relação à:

Informações sobre serviços prestados;

Tratamentos de requisitos, contratos ou emendas;

Realimentação do cliente, incluindo suas reclamações;

Essa comunicação acontece através dos seguintes canais:

Atendimento telefônico, informando a comunidade em geral sobres os

serviços prestados;

Atendimento telefônico ou pessoal às crianças, adolescentes e famílias sobre

as atividades realizadas ou demais ocorrências que se fizerem necessárias;

Visitas domiciliares às famílias das crianças e adolescentes, quando

necessário;

Visita e atendimento às empresas parceiras;

Registro, análise e realimentação do cliente quanto a eventuais reclamações

dos clientes através de formulário específico.

Políticas de Compra

Departamento de Compras é responsável pelas compras em geral da organização.

A política de compras esta ligada a política de vendas da empresa.

O gerente de compras é o responsável em executar as políticas do setor

dependendo das suas necessidades, levando em consideração seu capital e

tendências de mercado.

Segundo GRECCO, quando se traça uma política de marketing, são analisados os

seguintes fatores:

Conhecimento das qualidades do que se precisa comprar, afim de evitar compras

erradas;

Conhecimento dos gostos e preferencias do mercado comprador;

Habilidade para conseguir os melhores preços e prazos de pagamento.

Política de Compras / Controle de Fornecimento da Fundhas

Aquisição:

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Os produtos que afetam a qualidade dos serviços prestados na FUNDHAS são

adquiridos de forma a assegurar a aplicabilidade dos requisitos definidos para

aquisição,como avaliação de fornecedores,verificação dos produtos adquiridos e

informações necessárias para o processo de compras, conforme disposto no manual

de Procedimentos. P03- processo de compra

Fornecimento do Serviço

A FUNDHAS planeja e fornece os serviços de formação integral sob condições

controladas, que incluem:

Disponibilidade de informações que descrevem as características dos

serviços prestados;

O uso de equipamentos e materiais adequados;

Medição e monitoramentos dos serviços através de auditorias internas dos

sistemas da qualidade e da análise dos indicadores dos diversos processos;

Atividades de acompanhamento dos ex-adolescentes

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6 CONCLUSÃO

Este relatório de estágio foi realizado com informações contidas no site, no

Regimento Interno FUNDHAS e no Estatuto da Instituição.

Nas minhas atividades dentro da Instituição posso vivenciar na prática as teorias

aprendidas em sala de aula como:

Manter sigilo das informações;

A importância de se ter um bom relacionamento interpessoal;

Tomada de decisão e solução de problemas;

Comunicação eficaz;

Vivencio diariamente as ações de liderança e tomada de decisões em relação

às crianças, adolescentes e funcionários;

Trabalho em equipe entre outras.

Através do aprendizado do curso e estágio, me sinto mais segura para atuar na

liderança de equipes.

Acredito que para desenvolver-me melhor como profissional deveria ser mais

comunicativa.

No estágio atuo com uma profissional da área da Gestão da Instituição, com

profissional da área do Serviço Social e com Educadores de diversas áreas sendo

elas: Educação Física, Comunicação, Artes Visuais, Meio Ambiente e Linguagem e

Expressão.

Com o estágio consigo assimilar melhor e relacionar os assuntos tratados em aula e

isso contribui no aprendizado, que passa a ser mais produtivo.

Sem dúvidas o estágio é de extrema importância na minha vida profissional, pois

através dele adquiro experiência e conhecimento, que serão utilizados quando

estiver atuando como administradora.

Realizando o estágio sinto que estou no caminho certo, que é o que desejo para

minha vida. Com isso me satisfeita por trabalhar no que me sinto feliz.

Os objetivos do estágio estão sendo atingidos, pois estou adquirindo conhecimentos

através das situações reais vividas na instituição podendo aprimorar minha prática

profissional.

Durante a realização do estágio cria-se um vínculo sentimental com as pessoas e

isso também será levado para toda vida.

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As principais obras consultadas para elaboração do relatório foram Teoria Geral da

Administração, Administração nos novos tempos e Administração, Teoria, Processo

e Prática do autor Idalberto Chiavenato onde obtive embasamento técnico-teórico

sobre processos organizacionais, políticas da organização, estrutura organizacional,

definição de missão, visão e valores, e o site da Instituição, pelo qual obtive as

informações gerais da empresa.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

23

CHIAVENATO, Idalberto. Teoria Geral da Administração,volume 2. Rio de Janeiro: Elsevier editora Ltda. 2001

CHIAVENATO, Idalberto. Administração, Teoria, Processo e Prática. Rio de Janeiro: Elsevier editora Ltda. 2007.

CHIAVENATO, Idalberto. Administração nos novos tempos. Rio de Janeiro: Elsevier editora Ltda. 2005

CHIAVENATO ,Idalberto e SAPIRO, Arão. Planejamento estratégico: Fundamentos e Aplicações. Rio de Janeiro: Elsevier editora Ltda. 2004.

CHIAVENATO, I. Administração de Recursos Humanos: fundamentos Básicos. 5. ed. São Paulo: Atlas, 2006.

DESSLER, G. Administração de Recursos Humanos. 2. ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2003.

GRECCO, Constantino Prof٥. Marketing Simplificado - Curso sobre estrutura organizacional e operacional para empresários e executivos. 2ª edição :[s.l], editora Ibrasa, [s.d]:

MARQUES, Wagner Luiz. Diário de um Empreendedor . 1ª edição. Cianorte-Paraná: [s.n], 1994.

Regimento Interno, Manual da Qualidade e Estatuto . Disponível em: <http://qualidade.fundhas.org.br/documentos.php>. acesso em 25 març. de 2012.

Estruturas Organizacionais Disponível em:<http://www.professorcezar.adm.br/Textos/Estrutura% 20Organizacional.pdf>. acesso em 06 maio de 2012

PAMPONET, Arnaud Velloso. Como entender os processos organizacionais, 2009.

Disponível em: <http://www.administradores.com.br/informe-se/artigos/como-entender-os-processos-organizacionais/30037> acesso em 06 maio de 2012PICHIAI. Djair. Estruturas de Modelos Organizacionais, 2010.Disponível na internet via http://dgi.unifesp.br/seplan/templates/docs/seplan-modelos_de_estruturas_organizacionais_material.pdf > acesso em 07 maio de 2012.