prediksi kebutuhan rak penyimpanan dokumen …
TRANSCRIPT
PREDIKSI KEBUTUHAN RAK PENYIMPANAN DOKUMEN REKAMMEDIS AKTIF DI BAGIAN FILING RUMAH SAKIT UMUM DAERAH
KABUPATEN SRAGEN
Irfan Agus Nurridho1,Antik Pujihastuti2, Rohmadi2
Mahasiswa APIKES Mitra Husada Karanganyar1, Dosen APIKES Mitra Husada Karanganyar2
ABSTRAKRak penyimpanan merupakan salah satu peralatan rumah sakit yang berfungsi menyimpandokumen rekam medis, dengan tersedianya rak penyimpanan dokumen rekam medis yang sesuaidengan kapasitas penyimpanan dokumen rekam medis maka tidak akan terjadi penumpukandokumen di lantai. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui perkiraan kebutuhan rakpenyimpanan dokumen rekam medis rawat aktif di bagian filing Rumah Sakit Umum DaerahKabupaten Sragen Sampai tahun 2009.Jenis penelitian ini adalah deskriptif dengan pendekatan retrospektif. Populasi dalam penelitian iniyaitu 3 rak rawat inap dan 5 rak rawat jalan dan sampelnya adalah 200 dokumen rawat inap dan200 dokumen rawat jalan.Berdasarkan hasil pengamatan diketahui bahwa sistem penyimpanan di Rumah Sakit UmumDaerah Kabupaten Sragen sudah ada kebijakan yang mengatur pemisahan penyimpanan antaradokumen aktif dan inaktif, akan tetapi belum dilaksanakan. Dan belum adanya kebijakan yangmengatur tentang sistem penyimpanan yaitu penyimpanan secara desentralisasi. Dengan perkiraanbeban penyimpanan tahun 2005 sampai tahun 2009 adalah 29156 dokumen rawat inap dan 39631dokumen rawat jalan, panjang pengarsipan dokumen rekam medis rawat inap 13703,46 cm danrawat jalan 4359,49 serta rata-rata ketebalan rawat inap adalah 0,47 cm dan rawat jalan 0,11. Makadapat diperoleh perkiraan penghitungan hasil kebutuhan penambahan rak penyimpanan denganmetode kuadrat terkecil (least square) sekitar 4 rak penyimpanan rawat inap dan 6 rak rawat jalandengan penerapan sistem penjajaran secara Terminal Digit Filling berdasarkan rak penyimpananyang telah ada.Dalam pelaksanaan penyimpanan dokumen rekam medis sebaiknya dilakukan pemisahan antaradokumen rekam medis in aktif dan aktif sesuai kebijakan yang ada dan pengadaan penambahanrak untuk tahun 2009 sekitar 4 rak rawat inap dan 6 rak rawat jalan dapat menggunakan rak rollo’pack dengan ukuran panjang 5,2 m, lebar 4 m, tinggi 2,2 m. Dilihat dari faktor ketahanan rakpenyimpanan yang terbuat dari besi sehingga lebih tahan lama dengan tujuan terhindar dari bahayakimiawi, biologi.
Kata kunci : Rak penyimpanan, kapasitas, dokumen rekam medis.Kepustakaan : 11 ( 1995-2008)
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam PerMenKes No. 269
MENKES/PER/III/2008 Bab III, pasal 7
bahwa sarana pelayanan kesehatan wajib
menyediakan fasilitas yang diperlukan
dalam rangka penyelenggaraan rekam
medis. Rekam medis diselenggarakan oleh
Unit Rekam Medis salah satunya yaitu filing
yang merupakan media untuk penyimpanan
dokumen rekam medis yang berfungsi
sebagai penyimpan, penyedia dan pelindung
dokumen rekam medis.
Rak file merupakan tempat menyimpan
arsip atau dokumen rekam medis yang
bertujuan untuk memudahkan penyimpanan
dan pengambilan kembali dokumen rekam
80 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO. 2, OKTOBER 2009, Hal 80-101
medis di ruang filing serta menjaga
kerahasiaan dokumen rekam medis. Oleh
karena itu ruang penyimpanan menampung
dokumen rekam medis, apabila rak
penyimpanan melebihi daya tampung maka
diperlukan perencanaan atau pengadaan rak
penyimpanan kembali. Perencanaan atau
pengadaan rak penyimpanan berdasarkan
jumlah dokumen rekam medis yang
disimpan, bentuk rak dan ukuran rak
penyimpanan yang sesuai standar ergonomi
yaitu rak penyimpanan dapat berbentuk rak
roll o’pack serta memperhatikan luas suatu
ruangan yang tersedia (DepKes, RI. 1997).
Berdasarkan survei pendahuluan bahwa
di ruang filing Rumah Sakit Umum Daerah
Kabupaten Sragen bahwa dengan jumlah rak
penyimpanan yang tersedia saat ini, sudah
tidak dapat menampung penambahan
dokumen rekam medis pasien, sehingga
dokumen rekam medis pasien baru
diletakkan di lantai pada samping rak
penyimpanan atau jumlah rak penyimpanan
tidak mampu menampung semua dokumen
rekam medis seiring dengan pertambahan
jumlah pasien yang berobat ke rumah sakit.
Selain itu tinggi rak penyimpanan yang
melebihi standar antropometri manusia, serta
pelaksanaan penyimpanan dan pengambilan
dokumen rekam medis pada rak
penyimpanan rawat inap yang paling atas
yang masih menggunakan alat bantu (tangga
berkaki), hal ini berpengaruh terhadap
kegiatan penyimpanan dan pengambilan
kembali dokumen rekam medis menjadi
lama dan memungkinkan terjadi kecelakaan
kerja.
Berdasarkan latar belakang tersebut,
peneliti tertarik untuk melakukan penelitian
mengenai ”Prediksi Kebutuhan Rak
Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Aktif
di Bagian Filing Rumah Sakit Umum
Daerah Kabupaten Sragen”.
TINJAUAN PUSTAKA
A. Rekam Medis
1. Pengertian Rekam medis
Menurut PerMenKes No.
269/MenKes/Per/III/2008 adalah berkas
yang berisikan catatan dan dokumen tentang
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,
tindakan serta pelayanan lain yang telah
diberikan kepada pasien.
Sofari, B (2002) rekam medis adalah
rekaman atau catatan mengenai siapa, apa,
mengapa, dimana, bilamana, serta
bagaimana pelayanan yang diberikan kepada
pasien selama masa perawatan yang memuat
pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan
yang diperolehnya serta memuat informasi
yang cukup untuk mengidentifikasi pasien,
membenarkan diagnosis dan pengobatan
serta merekap hasilnya.
2. Tujuan Rekam Medis
Tujuan rekam medis adalah untuk
menunjang tercapainya tertib administrasi
dalam upaya peningkatan pelayanan
kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung
suatu sistem pengelolaan rekam medis yang
baik dan benar, maka tertib administrasi
rumah sakit tidak akan berhasil sebagaimana
yang diharapkan, sedangkan tertib
administrasi merupakan salah satu faktor
Prediksi Kebutuhan Rak Penyimpanan...(Irfan Agus N, dkk) 81
yang menentukan dalam upaya pelayanan
kesehatan di rumah sakit (DepKes RI, 1997).
3. Kegunaan rekam medis
Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari
berbagai aspek antara lain:
a. Administrasi (Administration)
Suatu berkas rekam medis
mempunyai nilai Administrasi karena
isinya menyangkut tindakan
berdasarkan wewenang dan tanggung
jawab sebagai tenaga medis dan para
medis dalam mencapai tujuan
pelayanan kesehatan.
b. Hukum (Legal)
Suatu berkas rekam medis
mempunyai nilai hukum karena
isinya menyangkut masalah adanya
jaminan kepastian hukum atas dasar
keadilan. Selain itu, dalam rangka
menegakkan hukum serta penyediaan
bahan tanda bukti untuk menegakkan
keadilan.
c. Keuangan (Financial)
Suatu berkas rekam medis
mempunyai nilai keuangan karena
isinya dapat dijadikan sebagai bahan
untuk menetapkan biaya pembayaran
pasien di rumah sakit.
d. Penelitian (Research)
Suatu berkas rekam medis
mempunyai nilai penelitian karena
isinya mengandung data informasi
yang dapat digunakan sebagai aspek
penelitian dan pengembangan ilmu
pengetahuan di bidang kesehatan.
e. Pendidikan (Education)
Suatu berkas rekam medis yang
mempunyai nilai pendidikan karena
isinya menyangkut data atau
informasi tentang perkembangan
kronologis dari kegiatan pelayanan
medis yang diberikan kepada pasien.
Dokumentasi (Documentation)
Suatu berkas rekam medis
mempunyai nilai dokumentasi karena
isinya menjadi sumber ingatan yang
harus didokumentasikan dan dipakai
sebagai bahan pertanggung jawaban
dan pembuatan laporan Rumah Sakit
(DepKes RI, 1997).
B. Bagian Filing
1. Ruang filing
Ruang filing merupakan suatu tempat
untuk menyimpan dokumen rekam medis
pasien rawat jalan, rawat inap dan
merupakan salah satu bagian dari unit rekam
medis yang bertanggung jawab dalam
penyimpanan dan pengembalian kembali
dokumen rekam medis. Rak penyimpanan
dokumen rekam medis yang baik, harus
terhindar dari kerusakan secara fisik, kimia,
biologis misalnya tikus, rayap, dan lain-lain.
Selain itu juga harus terlindung dari sinar
matahari yang langsung, terhindar dari
kebocoran akibat hujan dan lain-lain.
2. Tugas pokok bagian filing
a. Menyimpan dokumen rekam medis
dengan metode tertentu sesuai
dengan kebijakan rumah sakit.
b. Mengambil kembali (retriev)
dokumen rekam medis untuk
berbagai keperluan.
82 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO. 2, OKTOBER 2009, Hal 80-101
c. Meretensi dokumen rekam medis
sesuai dengan ketentuan yang
ditetapkan oleh sarana pelayanan
kesehatan.
d. Memisahkan penyimpanan dokumen
rekam medis in-aktif dengan
dokumen rekam medis aktif.
e. Membantu dalam penilaian nilai
guna rekam medis.
f. Menyimpan dokumen rekam medis
yang dilestarikan atau diabadikan.
g. Membantu dalam pelaksanaan
pemusnahan formulir.(Shofari, B.
2002)
3. Sistem penyimpanan rekam medis
Penyimpanan dokumen rekam medis
mempunyai arti penting sehubungan dengan
riwayat penyakit seseorang dan kerahasiaan
yang terkandung di dalam dokumen rekam
medis oleh sebab itu cara penyimpanan
dokumen rekam medis, harus diatur
sedemikian rupa sehingga terjaga
kerahasiaan dari dokumen rekam medis dan
mudah ditemukan kembali baik untuk
keperluan pasien maupun pihak lain.
Tata cara penyimpanan ditinjau dari
pemusatannya atau penyatuan dokumen
rekam medis, cara penyimpanan terbagi
menjadi :
a. Sentralisasi yaitu penyimpanan
dokumen rekam medis seorang
pasien dalam satu kesatuan yaitu,
dokumen rekam medis rawat jalan
dan rawat inap disimpan ke dalam
folder atau map.
b. Desentralisasi yaitu penyimpanan
dokumen rekam medis seorang
pasien disimpan secara terpisah
antara dokumen rekam medis rawat
jalan dan dokumen rekam medis
rawat inap ataupun gawat darurat.
c. Satelit yaitu suatu sistem
penyimpanan dimana dokumen
rekam medis rawat jalan, rawat inap
dan gawat darurat disimpan pada
unit tertentu yang digunakan oleh
pasien secara continue (terus
menerus).
d. Sistem Penjajaran
e. Sistem penjajaran adalah pengaturan
dan penjajaran dokumen rekam
medis ke dalam rak penyimpanan
dengan cara disejajarkan berdiri
sejajar satu dengan yang lain:
1) Sistem Penjajaran Nomor
Langsung (Straight Numerical
Filling)
Sistem penjajaran dokumen
rekam medis berdasarkan nomor
secara langsung atau berurutan
disebut Straight Numerical Filing
(SNF) yaitu suatu sistem
penyimpanan dokumen rekam
medis pasien dengan cara
mensejajarkan folder/ dokumen
rekam medis berdasarkan urutan
nomor rekam medis secara
langsung pada rak penyimpanan.
2) Sistem Penjajaran dua Angka
Tengah (Middle Digit Filing)
Sistem penjajaran dengan sistem
angka tengah Middle Digit Filing
(MDF) yaitu suatu sistem
penjajaran dokumen rekam medis
Analisis Trend Kematian Bayi...(Nurningsih, dkk) 83
21
22
22
22
22
10
10
10
10
10
99
00
01
02
03
98
99
00
01
02
03
10
10
11
11
11
11
09
09
09
09
09
09
dengan cara mensejajarkan
dokumen rekam medis
berdasarkan nomor rekam medis
2 (dua) angka kelompok tengah.
Contoh:
3) Sistem Angka Akhir ( Terminal
Digit Filing )
Sistem Penjajaran Terminal Digit
Filing (TDF) yaitu suatu sistem
penjajaran dengan mensejajarkan
folder berdasarkan urutan
nomnor rekam medis pada
kelompok 2 angka akhir.
Contoh:
4. Sistem Identifikasi Penomoran
(Numerical)
Sistem Identifikasi dalam pelayanan
rekam medis yaitu tata cara penulisan nomor
yang diberikan kepada pasien yang datang
berobat sebagai bagian dari identitas pribadi
pasien yang bersangkutan. Nomor rekam
medis terdiri dari 6 (enam) angka (digit)
yang terbagi menjadi 3 (tiga) kelompok,
masing-masing kelompok terdiri dari 2
(angka). Dengan demikian dijumpai
kelompok angka awal, angka tengah serta
angka akhir.
Dalam penyelenggaraan rekam medis
terdapat pula sistem identifikasi secara
numerical yang terbagi menjadi 3 (tiga)
jenis sistem identifikasi, yaitu:
a. Serial Numbering System (SNS)
Pemberian nomor rekam medis
secara seri atau dikenal dengan Serial
Numbering System (SNS) adalah
suatu sistem identifikasi dimana
setiap pasien yang berkunjung ke
rumah sakit selalu mendapat nomor
rekam medis baru.
b. Unit Numbering System (UNS)
Pemberian nomor secara unit atau
dikenal dengan Unit Numbering
System (UNS) adalah suatu sistem
penomoran dimana sistem ini
memberikan satu nomor rekam medis
pada pasien baik rawat jalan, rawat
inap maupun gawat darurat dan
digunakan selamanya untuk
kunjungan berikutnya.
c. Serial Unit Numbering Sistem
(SUNS)
Pemberian nomor secara seri unit
atau dikenal dengan Serial Unit
Numbering System (SUNS) adalah
suatu sistem pemberian nomor
dangan menggabungkan sistem seri
dan sistem unit. Proses
penggabungan disebut cross
84 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO. 2, OKTOBER 2009, Hal 80-101
reference yaitu apabila pasien telah
selesai pelayanan maka dokumen
rekam medis baru disatukan dengan
dokumen rekam medis yang lama
dengan menggunakan nomor rekam
medis yang lama.(Shofari, B. 2002)
C. Ergonomi
1. Pengertian Ergonomi
Ergonomi adalah suatu upaya dalam
bentuk ilmu, teknologi, dan seni untuk
menyerasikan peralatan, mesin, pekerjaan,
sistem, organisasi, dan lingkungan dengan
kemampuan, keahlian, serta keterbatasan
manusia sehingga tercapai suatu kondisi dan
lingkungan yang sehat, aman, nyaman,
efisien dan produktif melalui pemanfaatan
fungsional tubuh manusia secara optimal
dan maksimal.
Dari analisis berbagai pakar di atas
bahwa ergonomi tidak lepas dari makna
dasar yaitu ergon adalah kerja (work) dan
nomos adalah hukum-hukum alam (natural
laws). Pengertian kerja (work) secara sempit
adalah kegiatan mendapat upah, tetapi
pengertian kerja secara luas adalah semua
gerakan manusia merupakan kerja, mesti
tidak mendapatkan upah. Ergo (gerak atau
kerja) dan nomos (alamiah) adalah gerakan
yang efektif, efisien, nyaman, aman, tidak
menimbulkan kelelahan dan kecapaian
sesuai dengan kondisi tubuh dan
mendapatkan hasil kerja yang lebih optimal.
Oleh karena itu dalam pendekatan ergonomi
memerlukan keseimbangan antara
kemampuan tubuh dengan tugas kerja
(Santosa, 2001).
2. Antropometri
a. Pengertian antropometri
Istilah antopometri berasal dari kata “
antro “ yang berarti manusia dan “
metri “ berarti ukuran. Secara umum
antopometri dapat dinyatakan sebagai
suatu ilmu yang berkaitan dengan
pengukuran dimensi tubuh manusia.
Antropometri secara luas akan
digunakan sebagai pertimbangan
ergonomis dalam interaksi manusia.
Dengan demikian dapat disimpulkan
bahwa data antropometri akan
menentukan bentuk, ukuran dan
dimensi yang tepat yang berkaitan
dengan produk yang dirancang
(Wignjosoebroto, S.1995).
b. Anthropometri yang digunakan
antara lain :
Jangkauan tangan keatas yaitu
sebagai acuan ukuran tinggi rak
penyimpanan, Panjang depa untuk
menentukan lebar rak penyimpanan,
ukuran lebar bahu untuk menentukan
jarak antar rak penyimpanan.
Menurut Huffman EK (1992) bahwa
dianjurkan adalah 36 cm atau 90 cm
atau 75 cm pada ruang yang sempit.
Rekam medis disimpan dengan dua
cara yaitu vertical dan horizontal,
penjajaran dokumen yang baik
sebaiknya disimpan dengan posisi
horizontal, karena dengan penjajaran
secara horizontal dapat menghindari
dokumen dari kerusakan. Dengan
menerapkan penjajaran secara
horizontal dapat ventilasi yang lebih
Analisis Trend Kematian Bayi...(Nurningsih, dkk) 85
luas antar dokumen rekam medis
dengan batas ruang penyimpanan
pada setiap sub rak penyimpanan.
Apabila dokumen rekam medis
disimpan dengan cara vertical maka
dokumen rekam medis lebih mudah
berubah posisi menjadi melengkung.
Adapun data anthropometri orang
Indonesia.
Tabel 1. Data anthropometri untuk orangIndonesia
Kriteria Ukuran (cm)
Tinggi badan (Bagian
kepala paling atas sampai
dengan alas kaki dalam
keadaan berdiri tegak.)
161,3
Tinggi bahu (Bahu
bagian atas smapai
dengan kaki dalam
keadaan berdiri tegak.)
132,6
Tinggi siku (Siku lengan
yang berada dalam posisi
vertical sampai dengan
kaki dalam keadaan
berdiri tegak.)
97,8
Tinggi pinggul (Dari
bagian tulang pinggul
paling atas sampai
dengan alas kaki dalam
keadaan berdiri.)
93,8
Lebar bahu (Bagian luar
lengan atas sampai
dengan bagian luar
lengan atas kanan =
diambil yang paling
lebar)
39,8
Lebar pinggul(Pinggul 28,9
kiri sampaidengan
pinggul kanan dan
diambil yang paling lebar
dalam keadaan posisi
berdiri.)
Panjang lengan (dinding
dada ujung jari tengah,
lengan datar ke depan)
66,7
Panjang lengan atas
(ketiak-siku, lengan datar
ke sampan)
34,8
Panjang lengan bawah 44,2
Tinggi jangkauan ke atas
(Diukur dari luar ujung
jari tengah sampai
dengan alas kaki dalam
keadaan berdiri.)
202,1
Panjang depa (Diukur
dari ujung jari tengah kiri
sampai dengan ujung jari
tengah kanan.)
165,6
Tinggi badan duduk
(Bagian kepala paling
atas sampaidengan
duduk, dengan posisi
tegak.)
84,4
Tinggi siku duduk
(pantat diatas alas duduk-
pinggul badan tegak)
23,0
Tinggi panggul duduk
(bagian atas alas duduk
s.d pinggul badan tegak)
18,4
Panjang tungkai atas saat
duduk (Dari tulang lutut
paling luar sampai
dengan garis vertical
44,8
86 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO. 2, OKTOBER 2009, Hal 80-101
pinggang dengan posisi
sikap duduk tegak.)
Panjang tungkai bawah
saat duduk (bagian
bawah alas duduk sampai
dengan telapak kaki)
41,4
Tinggi lutut duduk
(telapak kaki-lutut)
49,5
(Wignjosoebroto, S.1995).
D. Peralatan Penyimpanan atau Rak
Penyimpanan
Rak penyimpanan adalah rakitan dari
beberapa sub rak yang terbuat dari papan
kemudian diberi tiang untuk menaruh atau
untuk menyimpan berkas yang disusun
secara vertikal maupun horizontal. Berkas
akan ditempatkan pada rak penyimpanan
dari ujung kiri dari rak penyimpanan paling
atas dan dilanjutkan ke sub rak berikutnya.
1. Tipe peralatan penyimpanan
Tipe peralatan penyimpanan dapat
dikelompokkan menjadi 4 macam yaitu:
a. Vertical filing
Adalah jenis alat penyimpanan yang
umum dipergunakan dalam kegiatan
pengurusan arsip dan alat ini sering
disebut filling cabinet. Untuk
penggunaan filling cabinet adalah
penyimpanan dokumen dengan
bentuk peralatan tertentu.
b. Lateral Filing
Peralatan yang digunakan untuk
menyimpan arsip diletakkan secara
vertikal, akan tetapi peralatan ini
tetap disebut sebagai file lateral. Hal
ini dikarenakan letak map atau arsip
menyamping sehingga alat ini dapat
menghemat tempat dibandingkan
dengan file cabinet selain itu ada
kegunaan yang lain yaitu
mempercepat dalam penemuan arsip
atau dokumen.
Gambar 1. Filling Cabinet
Gambar 2. Lateral Filling
Filling Cabinet :Terdiri dari 3 tipe :FD 102 (2 Laci)H 700 X W465 X
D620
FD 103 (3 Laci)
H 1000 X W465 X
D620
FD 104 (4 Laci)
H1 1300 X W465 X
D620
Analisis Trend Kematian Bayi...(Nurningsih, dkk) 87
c. Power filing
Alat penyimpanan ini dipergunakan
untuk menyimpan arsip atau
dokumen dengan cara kerja secara
elektronik atau otomatis. Terdiri dari
3 model dasar yaitu :
1) Filing kartu
Yaitu tempat penyimpanan filing
yang dibuat secara khusus untuk
menyimpan kartu formulir dengan
ukuran tertentu.
2) Filing structural
Yaitu filing yang dipergunakan
untuk menyimpan semua jenis
ukuran formulir atau arsip. Model
filing ini sering digunakan untuk
bagian penyimpanan dokumen
dengan kapasitas yang lebih besar
dan dapat ditemukan pada rumah
sakit khususnya bagian filing.
3) Filing mobil atau bergerak
Keuntungan dari filing mobil
adalah menghemat pemakaian
keuangan dan terletak diatas
semacam rel yang mempermudah
gerakan ke depan dan ke belakang.
Sehingga dapat dibuat gang atau sela
diantara dua rak untuk tempat berdiri
petugas yang sedang mencari
dokumen.
d. Rotary filing
Rotary filing adalah suatu sistem
pengarsipan secara melingkar dan
dapat berputar, yang dapat
menghemat ruang pada lantai dan
dinding hingga 60%. Pada rotary
filing, map-map yang disimpan akan
disusun secara melingkar, sehingga
terhindar dari ruang yang tidak
terpakai. Keuntungan lain yang
diperoleh yaitu memudahkan dalam
Gambar 4. Filling Mobile
Gambar 3. Filling Kartu
CC-8Ukuran kartu(19 x11) Cm.(135H x 48W x63D) Cm.CC 5Ukuran kartu(19 x11) Cm.(135 x 60 x 63)Cm.CC-3Ukuran kartu(25 x15) Cm.(85 x 60 x63)
88 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO. 2, OKTOBER 2009, Hal 80-101
mengambil dan mengembalikan
berkas yang diperlukan. Hal tersebut
dikarenakan rotary filing ini memiliki
map – map yang memiliki kode –
kode warna, angka, susunan dan
urutannya teratur sehingga sangat
membantu dalam pemakaian. Dalam
setiap satu putaran dapat menyimpan
map – map tersebut setara dengan
satu filing kabinet empat tingkat.
dimana, satu rotary filing memiliki
empat hingga enam tingkat sehingga
satu rotary filing menghemat
penggunaan filing kabinet sebanyak 4
sampai 6 unit.
e. Rak Roll O’pack
Lemari Arsip dengan Penggerak
Mekanik dan Index Sistem sehingga
memudahkan dalam penyimpanan,
pencarian dan penghematan ruangan,
sangat efisien dan efketif jika dipakai
perusahaan yang mempunyai
dokumen yang jumlahnya sangat
banyak.
1) Keuntungan dari rak roll o’pack :
a) Sistim modern untuk
penyimpanan arsip dan barang
yang menghasilkan ekstra
kapasitas ruang, ekonomis dan
efisien.
b) Mengurangi beban kerja
petugas dalam hal membuka/
menutup rak apabila mudah
ditarik dan digeser.
c) Karena tempat penyimpanan
dapat dicapai lebih singkat,
sehingga menambah efisiensi
kerja.
d) Dapat melindungi berkas
rekam medis dari bahaya
kimiawi dan fisik seperti anti
rayap, anti kelembaban, anti
api dan anti karat.
2) Kerugian menggunakan rak roll
o’pack diantaranya adalah :
a) Membutuhkan biaya yang
banyak untuk pengadaan roll
o’pack.
b) Harus disesuaikan sumber
daya petugas.
c) Membutuhkan perawatan
khusus sehubungan dengan
pengadaan dan perawatan rak
roll o’pack.
(Depkes, RI. 1997).
2. Bahan rak penyimpanan
Rak penyimpanan dapat terbuat dari
bahan kayu, ada pula yang terbuat dari besi
atau baja. Adapun almari yang terbuat dari
Gambar 5. Rotary Filling
Analisis Trend Kematian Bayi...(Nurningsih, dkk) 89
bahan baja khusus maka dilihat dari segi
keamanan mempunyai keuntungan yaitu :
a. Bor tidak mampu menembus almari.
b. Las tidak mampu melumerkan
almari.
c. Tahan dari gedoran palu besi.
d. Rata – rata bahan rak file atau
penyimpanan yang ada di rumah sakit
terbuat dari besi, dengan alasan dapat
dibongkar pasang sewaktu – waktu
sesuai kebutuhan sehingga mudah
dilakukan pembongkaran dan bila
terbuat dari bahan kayu tidak tahan
lama, tidak praktis dan mudah rapuh
(Depkes, RI. 1997).
E. Metode Penghitungan Kebutuhan Rak
Penyimpanan Dokumen Rekam Medis
Metode Kuadrat Terkecil (Least square)
merupakan metode murni matematik dengan
persamaan rumus Y = a + bx. Rumus
tersebut digunakan untuk mengolah data
dalam memprediksi peningkatan jumlah
pasien dari satu rumah sakit terhadap
penambahan suatu berkas rekam medis
pasien dari waktu kewaktu.
Y = Nilai variabel y pada suatu waktu
tertentu
a = Pemotongan antara garis trend dengan
sumber tegak (x), a = nilai y, jika x = 0
b = Kemiringan garis trend, besarnya
perubahan variabel Y yang terjadi
pada setiap perubahan satu unit
variabel x
x = Periode waktu deret berkala
Dalam penghitungan rata-rata ketebalan
dokumen rekam medis di bagian unit filing,
dapat menggunakan rumus sebagai beriku:
Penghitungan ketebalan Panjang dokumen rekam medis
dokumen rekam medis =
Rata-rata jumlah dokumen pada
tiap-tiap sub rak sub rak/ section
Selain itu untuk penghitungan
perencanan rak penyimpanan untuk
menghitung prediksi rak file x tahun yang
akan datang di bagian unit filing, dapat
digunakan rumus sebagai berikut :.
Penghitungan rak Σ Penambahan dokumen x rata-
dokumen rata ketebalan
Penyimpanan =
Dokumen rekam medis Kapasitas
Untuk penghitungan perkiraan
kebutuhan rak penyimpanan x tahun yang
akan datang di bagian filing, dapat
digunakan rumus sebagai berikut :
Perkiraan kebutuhan rak = Hasil perkiraan
jumlah rak – jumlah rak yang sudah ada
F. Penyimpanan Arsip
Ruang penyimpanan arsip merupakan hal
penting dalam menjaga arsip dari keamanan
dan kerahasiaan serta bahaya lain yang dapat
terjadi. Menyimpan dokumen rekam medis
dengan ruang penyimpanan yang baik harus
terhindar dari kemungkinan-kemungkinan
serangan serangga, api, saluran air (talang,
pipa, air) dan lain – lain, oleh karena itu bila
akan membangun tempat penyimpanan
dokumen rekam medis membuat ventilasi
pintu yang tidak langsung menghadap ke
matahari secara langsung, dihindarkan dari
sinar matahari secara langsung serta
90 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO. 2, OKTOBER 2009, Hal 80-101
dilengkapi jaring kawat yang halus
disamping berguna untuk menyaring debu
masuk, serangga kecil dan lain – lain.
Apabila tempat penyimpanan terdapat
saluran air maka upayakan agar saluran
tersebut tidak bocor, oleh karena itu setiap
saat diperiksa, terutama, bila hujan, untuk
menghindari bahaya kebanjiran atau alamiah
Tempat penyimpanan yang baik dengan
suhu udara berkisar antara 22°C sampai
dengan 23°C dan kelembaban udara sekitar
50% sampai dengan 65%. Dokumen Rekam
Medis dalam waktu yang dekat akan lapuk
bila kelembaban melebihi 65% Disamping
memperhatikan hal – hal tersebut di atas,
maka perlu memasang AC, selama 24 jam.
AC ini selain berfungsi untuk mengatur
kelembaban dan temperatur udara juga
untuk mengurangi debu. Pemasangan harus
konstan (tetap), sehingga keadaan udara
tetap tidak berubah – ubah yang dapat
merusak.
Menyimpan dokumen rekam medis
hendaknya ditempat yang memenuhi syarat.
Dapat menggunakan rak penyimpanan dari
dengan almari yang tertutup, selain itu
ukuran antara rak penyimpanan yang paling
bawah dengan lantai, sekitar 6 (enam) inchi,
karena hal ini akan memudahkan udara
bergerak dengan bebas. Apabila terpaksa
harus menggunakan almari besi yang
tertutup, maka susun dokumen rekam medis
agak merenggang. Almari harus sering
dibuka, serta diperiksa untuk melihat apabila
kertas ditumbuhi cendawan atau diserang
serangga. Maka dalam menghindari
serangga beri kapur barus pada rak
penyimpanan secara berkala. (KepANRI
No.12 Tahun 2000)
METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Jenis Penelitian ini adalah penelitian
deskriptif yaitu penelitian yang hasilnya
berupa diskripsi (penggambaran) keadaan
obyek penelitian tanpa memberikan
kesimpulan yang berlaku umum
(generalisasi) (Arief TQ, M. 2009). Dengan
pendekatan retrospektif dimana peneliti
mengumpulkan data-data yang ada pada
masa lalu atau yang pernah terjadi.
B. Populasi dan Sampel
Populasi dan Sampel yang digunakan
adalah rak penyimpanan dan dokumen
rekam medis rawat inap dan Rawat Jalan
dengan menggunakan metode Porposive
sampling yaitu pengambilan sampel yang
didasarkan pada suatu pertimbangan tertentu
yang dibuat oleh peneliti sendiri,
berdasarkan cirri atau sifat-sifat yang sudah
diketahui sebelumnya. (Notoatmodjo, S.
2002.)
C. Instrumen Penelitian dan Cara
Pengumpulan Data
1. Instrumen penelitian
Pedoman observasi berisi sebuah daftar
jenis kegiatan yang akan diamati pada saat
penelitian yaitu rak penyimpanan dokumen
rekam medis, jumalah dokumen rekam
medis, RL-1 serta Prosedur Tetap tentang
ruang dan rak penyimpanan dokumen rekam
medis (Arikunto, S. 2006).
Analisis Trend Kematian Bayi...(Nurningsih, dkk) 91
2. Cara pengumpulan data
a. Observasi.
Pengamatan langsung terhadap
kebijakan-kebijakan dan prosedur
tetap tentang sistem penyimpanan
dan penjajaran di Rumah Sakit.
b. Pengukuran.
Yaitu peneliti mengamati dan
mengukur rak penyimpanan dokumen
rekam medis rawat inap dab rawat
jalan untuk mendapatkan ukuran
panjang, lebar, tinggi rak
penyimpanan dokumen rekam medis.
c. Sumber data
Data dalam penelitian ini adalah data
yang berasal dari rak penyimpanan,
dokumen rekam medis rawat inap
mupun rawat jalan dan RL-1.
D. Teknik dan Pengolahan Data
Pengolahan data melalui tahap
1. Collecting.
Pengumpulan ukuran desain rak
penyimpanan dokumen rekam medis di
ruang filing.
2. Editing.
Pada tahap ini data yang diperoleh
kemudian disusun menurut bagian yang
diteliti agar dapat dibaca dilengkapi
apabila belum sesuai dengan tujuan
penelitian.
3. Tabulasi.
Setelah melalui tahap sebelumnya,
kemudian memasukkan hasil dari
pengumpulan data kedalam tabel untuk
memudahkan pengelompokkan dan
penghitungan data.
4. Penyajian data.
Yaitu dalam bentuk narasi dan yang
nantinya akan menggambarkan hasil
penelitian.
E. Analisis Data
Analisis data yang digunakan dalam
penelitian ini adalah dengan menggunakan
analisis diskriptif yaitu dengan cara
mendiskripsikan data yang telah
dikumpulkan dan diolah menjadi kebutuhan
rak penyimpanan dokumen rekam medis
rawat inap maupun rawat jalan tahun 2009
di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten
Sragen.
HASIL PENELITIAN DAN
PEMBAHASAN
A. Hasil Penelitian
1. Kebijakan Rumah Sakit tentang ruang
dan penyimpanan dokumen rekam medis
Di Rumah Sakit Umum Daerah
Kabupaten Sragen mengunakan identifikasi
penomoran secara unit numbering system
yaitu adalah suatu sistem penomoran dimana
sistem ini memberikan satu nomor rekam
medis pada pasien baik rawat jalan, rawat
inap maupun gawat darurat dan digunakan
selamanya untuk kunjungan berikutnya.
Dalam prosedur tetap No.P.05.05.038
yang mengatur penyimpanan dokumen
rekam medis (filling) yang berisi penjajaran
dokumen rekam medis berdasarkan angka
akhir atau Terminal Digit Filling (TDF)
untuk dokumen rekam medis rawat jalan,
rawat inap maupun gawat darurat yang telah
selesai dikoding dan indeksing. Sedangkan
untuk pelayanan dokumen rekam medis
92 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO. 2, OKTOBER 2009, Hal 80-101
pasien Gawat Darurat yang berkujung pagi,
sore, maupun malam dikembalikan kebagian
rekam medis pada keesokan harinya dan
dokumen rekam medis dengan nomor rekam
medis lama di satukan dengan dokumen
rekam medis lama yang berada di filling
sedangkan untuk nomor baru diurutkan dan
diberi map kemudian ditulis tanggal
pengembaliannya.
Rumah sakit menggunakan sistem
penyimpanan dokumen berdasarkan
desentralisasi yaitu terjadi pemisahan antara
rekam medik poliklinik dengan rekam medis
penderita dirawat inap, akan tetapi belum
terdapat kebijakan yang mengatur tentang
penyimpanan dokumen secara desentralisasi,
selain itu belum terdapat pula tentang
penetapan luas ruangan penyimpanan
dokumen rekam medis dan dalam
penyimpanan dokumen rekam medis rawat
inap maupun rawat jalan tidak ada
pemisahan antara dokumen rekam medis
aktif maupun inaktif.
2. Luas ruang penyimpanan dokumen
rekam medis di Rumah Sakit Umum
Daerah Kabupaten Sragen
Di Rumah Sakit Umum Daerah
Kabupaten Sragen mempunyai luas ruangan
63m² dengan panjang 10,5 m dan lebar 6 m.
berikut lay-out tentang tataletak ruang
penyimpanan dokumen rekam medis rawat
inap maupun rawat jalan di Rumah Sakit
Umum Daerah Kabupaten Sragen sebagai
berikut
Gambar 6. Ruang penyimpanan dokumen
rekam medis Rumah Sakit Umum Daerah
Kabupaten Sragen.
Keterangan :
a. Rak penyimpanan rawat inap 1.
b. Rak penyimpanan rawat inap 2.
c. Rak penyimpanan rawat inap 3.
d. Rak penyimpanan rawat Jalan 1.
e. Rak penyimpanan rawat Jalan 2.
f. Rak penyimpanan rawat Jalan 3.
g. Rak penyimpanan rawat Jalan 4.
h. Rak penyimpanan rawat Jalan 5.
3. Jumlah kunjungan pasien rawat inap dan
rawat jalan di Rumah Sakit Umum
Daerah Kabupaten Sragen selama tahun
2005 sampai tahun 2009.
Jumlah kunjungan pasien rawat inap di
Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten
Sragen selama tahun 2005 sampai tahun
2009 berdasarkan data RL-1 (Formulir data
kegiatan rumah sakit) digunakan untuk
memperoleh data penghitungan jumlah
pasien atau penambahan dokumen rekam
medis sebagai berikut :
10,5 m
a
b
c
d
e f hg
5m
Analisis Trend Kematian Bayi...(Nurningsih, dkk) 93
Tabel 2. Data Pasien Rawat Inap dan
Rawat Jalan Keluar Hidup dan Meningal
No. Tahun
Jumlah pasien
Rawat
Jalan
Rawat
Inap
1. 2005 13540 10438
2. 2006 14539 11953
3. 2007 15319 11184
4. 2008 16504 12786
5. 2009 18473 13690
Jumlah 78375 60051
Sumber : Laporan Rekapitulasi Kegiatan
Rumah Sakit tahun 2005 sampai tahun 2009
4. Ketebalan dan panjang pengarsipan
dokumen rekam medis di Rumah Sakit
Umum Daerah Kabupaten Sragen
a. Ketebalan dokumen rekam medis
Dalam Penghitungan ketebalan
dokumen rekam medis rawat inap
dengan menggunakan rumus
penghitungan rata-rata ketebalan
dokumen rekam medis. Berikut data
jumlah dokumen rekam medis dan
panjang dokumen rekam medis rawat
inap maupun rawat jalan.
Tabel 3. Data Jumlah Sampel Dokumen
Rekam Medis dan Panjang Dokumen
Rekam Medis
N
o
Jumlah
Dokumen
rekam Medis
Panjang
dokumen
rekam
medis
rawat inap
(cm)
Keteran
gan
1.200 94,2
Rawat
Inap
2.200 21,3
Rawat
Jalan
Dari data tersebut diatas dapat
dilakukan penghitungan untuk
mengetahui rata-rata ketebalan
dokumen rekam medis dengan
rumus:
Ketebalan dokumen rekam medisrawat inap/ rawat jalan
= 0,47 cm
+
= 0.11 cm
Berdasarkan perhitungan diatas,
diperoleh hasil rata-rata ketebalan
dokumen rekam medis rawat inap
yaitu 0,47 cm dan untuk dokumen
rekam medis rawat jalan adalah 0,11
cm.
b. Panjang pengarsipan dokumen rekam
medis
Dalam penentuan panjang
pengarsipan dokumen rekam medis
dapat dilakukan dengan rumus :
1). Panjang pengarsipan dokumen
Rawat Inap = 78375 x 0,47
= 36836.25 cm
=Panjang dokumen rekam medis
Jumlah dokumen
=21,3
200
=94,2
Panjang pengarsipan = Σ Dokumen tahun
2006 sapai tahun 2010 x ketebalan dokumen
a. Rawat Inap
b. Rawat Jalan
94 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO. 2, OKTOBER 2009, Hal 80-101
2). Panjang pengarsipan dokumen
Rawat Jalan = 60051 x 0.11
= 6605,61 cm
Berdasarkan hasil penghitungan panjang
pengarsipan dengan rata-rata ketebalan
dokumen rekam medis rawat inap 0,47 dan
0,11 untuk rawat jalan dapat diketahui
panjang pengarsipan dokumen rekam medis
untuk rawat inap yaitu 36836.25cm dan
untuk dokumen rekam medis rawat jalan
yaitu 6605 cm.
5. Ukuran rak penyimpanan dokumen
rekam medis di Rumah Sakit Umum
Daerah Kabupaten Sragen.
a. Rak penyimpanan dokumen rekam
medis rawat jalan yang tersedia
berjumlah 5 rak untuk masing-
masing 1 rak penyimpanan terdiri
dari 6 sap dan 12 subrak back to
back, berikut ukuran rak
penyimpanan dokumen rekam medis
rawat jalan Rumah Sakit Umum
Daerah Kabupaten Sragen.
Gambar 7. Ukuran rak penyimpanan rawat
jalan.
b. Rak penyimpanan dokumen rekam
medis rawat inap di Rumah Sakit
Umum Daerah Kabupaten Sragen
berjumlah 3 rak untuk masing-
masing 1 rak penyimpanan terdiri
dari 10 sap dan 60 subrak back to
back. Berikut ukuran rak
penyimpanan dokumen rekam medis
rawat inap Rumah Sakit Umum
Daerah Kabupaten Sragen.
Gambar 8. Ukuran rak penyimpanan rawat
inap.
6. Penghitungan kebutuhan rak
penyimpanan dokumen rekam medis di
bagian filing Rumah Sakit Umum
Daerah Kabupaten Tahun 2009.
a. Penghitungan jumlah kunjungan
pasien rawat inap tahun 2005 s.d
2009 dengan menggunakan metode
kuadrat terkecil.
Tinggi
Rak 168
cm
Panjang
subrak 100
cm
Panjang rak 200 cm
Lebar Rak 50
cm
Lebar
Panjang
subrak 100
Subrak
300 cm
Tinggi subrak
28 cm
Sap 1
Sap 2
Sap 3
Sap4
Sap5
Sap 6
Sap7
Sap 8
Sap9
Sap10
Analisis Trend Kematian Bayi...(Nurningsih, dkk) 95
Y = a + bx
Tabel 3. Hasil Penghitungan Jumlah
Pasien Rawat Inap Tahun 2005 Sampai
Tahun 2009
No Tahun Y X Σ XY Σ
X²
1.
2.
3.
4.
5.
2005
2006
2007
2008
2009
10438
11953
11184
12786
13690
-
2
-
1
0
1
2
-
20876
-
11953
0
12786
27380
4
1
0
1
4
Jumlah 60051 0 7337 10
Berdasarkan data tabel 3 dapat
digunakan untuk memprediksi kebutuhan
rak penyimpanan dokumen rekam medis
dengan menggunakan rumus metode kuadrat
terkecil (Least square) :
Y = a + bx
Rumus ini untuk mencari nilai a dan nilai
b sebagai berikut :
a =∑ y
n
=60051
= 12010.2
Maka nilai a adalah : 12010.2
b =∑XY
∑X²
=10
= 733.7
Maka nilai b adalah : 733.7
Sehingga diperkirakan jumlah dokumen
rekam medis rawat inap pada tahun 2009
adalah :
1). Tahun 2010 = 12010.2 + ( 733.7 x 3)
= 12010.2 + 2201.1
= 14211.3
Maka untuk tahun 2011 jumlah dokumen
rekam medis untuk rawat inap adalah 14211
dokumen.
2). Tahun 2011 = 12010.2 + ( 733.7 x 4)
= 12010.2 + 2934.8
= 14945
Maka untuk tahun 2011 jumlah dokumen
rekam medis untuk rawat inap adalah 14945
dokumen.
b. Penghitungan jumlah kunjungan
pasien rawat jalan tahun 2006 sampai
tahun 2010 dengan menggunakan
metode kuadrat terkecil.
Tabel 4. Hasil Penghitungan Jumlah
Pasien Rawat Jalan Tahun 2005 Sampai
Tahun 2009
No Tahun Y X XY X²
1.
2.
3.
4.
5.
2006
2007
2008
2009
2010
13540
14539
15319
16504
18473
-
2
-
1
0
1
2
-
27080
-
14539
0
16504
36946
4
1
0
1
4
Jumlah 78375 0 11831 10
Berdasarkan data tabel 4 dapat
digunakan untuk memprediksi kebutuhan
rak penyimpanan dokumen rekam medis
dengan menggunakan rumus metode kuadrat
terkecil (Least square):
96 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO. 2, OKTOBER 2009, Hal 80-101
Rumus ini untuk mencari nilai a dan
nilai b sebagai berikut :
a =∑
=
= 15675
Maka nilai a adalah : 15675
b =∑
∑ ²
=11831
10
= 1183.1
Maka nilai b adalah : 1183.1
Sehingga diperkirakan jumlah
dokumen rekam medis rawat jalan pada
tahun 2011 adalah :
1). Tahun 2010 = 15675 + (1183.1 x 3)
= 15675 + 3549.3
= 19224.3
Maka untuk tahun 2010 jumlah
dokumen rekam medis untuk rawat jalan
adalah 19224 dokumen.
2). Tahun 2011 = 15675 + (1183.1 x 4)
= 15675 + 2772.4
= 20407.4
Maka untuk tahun 2011 jumlah
dokumen rekam medis untuk rawat jalan
adalah 20407 dokumen.
c. Penghitungan perkiraan rak
penyimpanan dokumen rekam medis
bagian filling rawat inap dan rawat
jalan tahun 2011.
1). Panjang pengarsipan untuk
periode 2 tahun yang akan datang
yaitu 2010 sampai tahun 2011.
Berdasarkan data perkiraan
dokumen rekam medis tahun
2010 sampai tahun 2011 dan
ketebalan dokumen rekam medis
dapat dicari panjang pengarsipan
dokumen rekam medis nya dan
hasilnya adalah sebagai berikut :
Panjang pengarsipan = ∑Dokumen 2010
sampai 2011 x ketebalan dokumen
Rawat Inap = 14211.3 + 14945 x 0.47
= 29156.3 x 0.47
= 13703.46 cm
Rawat Jalan= 19224.3 + 20407.4 x 0,11
= 39631.7 x 0.11
= 4359.49cm
2). Kapasitas berdasarkan rak yang
ada
Berdasarkan panjang rak dan
jumlah subrak dapat dicari
panjang pengarsipan rak yaitu :
Kapasitas 1 rak = Panjang subrak x jumlah
subrak dalam 1 rak
(a.) Rak rawat inap= 100 cm x 60
x 1 rak = 6000 cm
(b.) Rak rawat jalan = 100
cm x 12 x 1 = 1200 cm
3). Perkiraan rak penyimpanan
dokumen rekam medis tahun
2011
Perkiraan rak penyimpanan
dokumen rekam medis untuk
tahun 2011 dapat dicari karena
diketahui :
(a.)Jumlah DRM rawat inap 2010
- 2011
(b.) Jumlah DRM rawat jalan
20010 - 2011
(c.)Rata – rata ketebalan DRM
rawat inap
Analisis Trend Kematian Bayi...(Nurningsih, dkk) 97
(d.) Kapasitas 1 rak rawat inap
back to back : 6000
cm
(e.) Kapasitas 1 rak rawat jalan
back to back : 1200 cm
(f.) Rak yang ada untuk rawat
inap : 3 Rak
(g.) Rak yang ada untuk rawat
jalan : 5 Rak
Pengitungan rak
penyimpanan=∑ Penambahan dokumen x Rata-rata ketebalan dokumen
Kapasitas
(a.) Rawat Inap =89207 x 0.47
6000
= 6,99 atau 7 rak
(b.) Rawat Jalan =118006 x 0.11
1200
= 10.82 atau 11 rak
Perkiraan kebutuhan rak
penyimpanan 2 tahun yang akan
datang di bagian filling adalah
sebagai berikut:
Perkiraan kebutuhan rak=
Hasil perkiraan jumlah rak – jumlah rak
yang sudah ada
(a.) Rawat Inap = 7 – 3
= 4 rak
(b.) Rawat Jalan = 11 – 5
= 6 rak
Berdasarkan hasil penghitungan
perkiraan penambahan rak
penyimpanan pasien rawat inap di
ruang filling Rumah Sakit Umum
Daerah Kabupaten Sragen untuk
2 tahun yang akan datang
kususnya rak penyimpanan
dokumen rawat inap sejumlah 4
rak penyimpanan , sedangkan
untuk rak penyimpanan dokumen
rekam medis rawat jalan
sejumlah 6 rak penyimpanan.
B. Pembahasan
1. Kebijakan rumah sakit tentang
penyimpanan dan ruang penyimpanan
dokumen rekam medis
Di Rumah Sakit Umum Daerah
Kabupaten Sragen sudah ada kebijakan yang
mengatur tentang penyimpanan dokumen
rekam medis (Filling) yang didalamnya
berisi tentang prosedur penjajaran dokumen
rekam medis, yaitu penjajaran secara
Terminal Digit Filing. Kebijakan tersebut
belum sesuai dengan judul kebijakan tentang
penyimpanan dokumen rekam medis
No.P.05.05.038, karena belum tercantum
prosedur tentang penyimpanan dokumen
secara desentralisasi. .
Ruang penyimpanan dokumen rekam
medis telah diatur dalah kebijakan
No.P.05.04.044 tentang pemisahan dan
penyimpanan dokumen dokumen non aktif,
akan tetapi kebijakan tersebut belum
dilaksanakan dikarenakan belum tersedianya
ruang untuk penyimpanan dokumen inaktif.
Hal ini mengakibatkan ruang penyimpanan
menjadi sesak, dan terjadinya penumpukan
dokumen rekam medis dilantai, sehingga
petugas kesulitan dalam pencarian dokumen
apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
2. Penghitungan kebutuhan rak dokumen
rekam medis rawat inap dengan
menggunakan metode kuadrat terkecil.
Berdasarkan beban penyimpanan periode
tahun 2007 s.d 2009 sebanyak 29156
98 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO. 2, OKTOBER 2009, Hal 80-101
dokumen rekam medis rawat inap dengan
rata-rata ketebalan 0,47 cm untuk setiap
dokumen rekam medis, maka akan diperoleh
panjang pengarsipan sepanjang 13703.46
cm. Jumlah dokumen rekam medis Rawat
Inap pada tahun 2007 sebanyak 14211
dokumen, dan tahun 2008 sebanyak 14945
dokumen, sehingga pertambahan dokumen
rekam medis rawat inap dari tahun 2006 s.d
2009 memperoleh penambahan dokumen
rekam medis sebanyak 734 dokumen. Oleh
karena itu untuk menampung semua
dokumen rekam medis dari tahun 2010 s.d
2011 membutuhkan penambahan 4 rak
penyimpanan sesuai dengan ukuran rak
penyimpanan yang telah ada berdasarkan
jumlah subrak/section sebanyak 60
subrak/section serta dengan jenis rak back to
back.
Sedangkan untuk dokumen rekam medis
rawat jalan berdasarkan beban penyimpanan
39631 dokumen rekam medis dengan rata-
rata 0.11 cm untuk setiap dokumennya,
maka diperoleh panjang pengarsipan
4359.49 cm untuk periode dua tahun
kedepan. Jumlah dokumen rekam medis
Rawat Inap pada tahun 2008 sebanyak
19224 dokumen, dan tahun 2009 sebanyak
20407 dokumen, sehingga pertambahan
dokumen rekam medis rawat jalan dari
tahun 2008 sampai tahun 2009 memperoleh
penambahan dokumen rekam medis
sebanyak 1183 dokumen. Oleh karena itu
untuk menampung semua dokumen rekam
medis rawat jalan pada tahun 2009
membutuhkan 6 rak penyimpanan sesuai
dengan ukuran rak penyimpanan yang telah
ada berdasarkan jumlah subrak/section
sebanyak 12 subrak/section serta dengan
jenis rak back to back.
Rak tersebut akan diletakkan di ruang
filing Unit Rekam Medis yang mempunyai
luas ruangan 63 m² dengan ukuran panjang
10,5 m dan lebar 6 m. Rak penyimpanan
rawat inap yang ada, mempunyai ukuran
panjang 3 m, lebar 0.7 m dan tinggi 1,68 m
dengan back to back sehingga mempunyai
luas 2.25 m² sedangkan rak penyimpanan
rawat jalan mempunyai ukuran panjang 2 m,
lebar 0.5 m dan tinggi 2,8 m dengan back to
back sehingga mempunyai luas 1 m².
Perkiraan kebutuhan rak untuk dua tahun
yang akan datang adalah 15 rak, yaitu 7 rak
untuk rawat inap dan 11 rak untuk rawat
jalan. Berdasarkan hasil penghitungan
tersebut dapat diperkirakan luas ruangannya:
a. Perkiraan luas 1 rak rawat inap =
(Panjang + Kelonggaran) x (Lebar
+ Kelonggaran)
= (3 m + 0,6 m) x (0,7 m + 0,6m)
= 3,6 x 1,3
= 4,68 m²
Gambar 9. Perkiraan luas 1 rak
penyimpanan rawat inap.
Lebar
rak
0,7 m
Kelonggaran
0,3 m\
Panjang 1rak
Panjang 1 rak +
Kelonggaran 3,6 m
Analisis Trend Kematian Bayi...(Nurningsih, dkk) 99
Berdasarkan penghitungan perkiraan luas
satu rak rawat inap yaitu 4,68 m², maka
dapat dipekiraan luas untuk 7 rak rawat inap.
= Luas 1 Rak x Jumlah Rak
= 4,68 m² x 7
= 32,76 m²
3. Perkiraan luas 1 rak rawat jalan =
(Panjang + Kelonggaran) x (Lebar +
Kelongaran)
`= ( 2m + 0,6m) x (0,5m + 0,6m)
= 2,6m x 1,1m
= 2,53 m²
Gambar 10. Perkiraan luas 1 rak
penyimpanan rawat jalan.
Berdasarkan penghitungan perkiraan luas
satu rak rawat jalan yaitu 2,53 m², maka
dapat diperkiraan luas untuk 11 rak rawat
jalan. = Luas 1 Rak x Jumlah Rak
= 2,53 m² x 11
= 27,83 m²
Luas ruang penyimpanan yang ada
adalah 63 m² dengan perkiraan kebutuhan
luas ruangan di atas diketahui bahwa dengan
jumlah perkiraan 18 rak, untuk rawat inap
dan rawat jalan membutuhkan luas ruangan
60,59 m², sehingga tidak diperlukan
penambahan ruangan.
SIMPULAN DAN SARAN
A. Simpulan
1. Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten
Sragen sudah ada kebijakan yang
mengatur pemisahan penyimpanan
antara dokumen aktif dan inaktif, akan
tetapi belum dilaksanakan. Dan belum
adanya kebijakan yang mengatur tentang
sistem penyimpanan yaitu penyimpanan
secara desentralisasi.
2. Berdasarkan beban kerja dari tahun 2006
sampai tahun 2009 sebanyak 89207
dokumen rekam medis untuk rawat inap
dan 118006 dokumen rekam medis untuk
rawat jalan dengan jumlah rak yang ada
untuk rawat inap yaitu 3 rak dan rawat
jalan 5 rak , maka kebutuhan rak
penyimpanan dokumen rekam medis
aktif di bagian filling sebanyak 4 rak
penyimpanan rawat inap dengan panjang
pengarsipan sepanjang 13703.46 cm dan
6 rak penyimpanan rawat jalan dengan
panjang pengarsipan 4359.49 cm.
Dengan luas ruangan sekarang 63 m²
masih dapat menampung penambahan
rak penyimpanan pada tahun 2011 yang
akan datang dengan perkiraan luas rak
keseluruhan adalah 60,59 m².
B. Saran
1. Dalam pelaksanaan penyimpanan
dokumen rekam medis sebaiknya
dilakukan pemisahan antara dokumen
rekam medis in aktif dan aktif sesuai
dengan prosedur tetap No.P.05.05.044
tentang pemisahan dan penyimpanan
dokumen non aktif yang telah ada dan di
buat prosedur tetap tentang penyimpanan
Panjang 1 rak + Kelongaran 2,6 m
Lebar
1 rak
0,5 m
Kelongg
aran
0,3m
\
Lebar 1
rak +
Kelongg
aran
1.2m
Panjang 1 rak 2 m
100 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO. 2, OKTOBER 2009, Hal 80-101
secara desentralisasi sehingga
memudahkan dalam pencarian dokumen
rekam medis. Prosedur tetap tentang
penyimpanan secara desentralisasi dapat
dilihat pada lampiran saran 1.
2. Menurut penghitungan perencanaan
kebutuhan rak penyimpanan rawat inap
dan rawat jalan untuk periode tahun
2012, membutuhkan sekitar 4 rak
penyimpanan rawat Inap dan 6 rak
penyimpanan rawat jalan dengan ukuran
rak penyimpanan sama dengan rak
penyimpanan yang sudah ada. Apabila
rumah sakit memiliki sumber dana
khusus untuk pengadaan sarana
penyimpanan maka dapat mengadakan
sarana penyimpanan dengan bentuk roll
o’pack, dilihat dari faktor ketahanan rak
penyimpanan yang terbuat dari besi
sehingga lebih tahan lama dengan tujuan
terhindar dari bahaya kimiawi, biologi.
Adapun ukuran roll o’pack dapat dilihat
di lampiran saran 2.
DAFTAR PUSTAKA
Arief TQ, M. 2004. Pengantar MetodologiPenelitian untuk Ilmu Kesehatan.Surakarta
Arikunto, S. 2006 Manajemen Penelitian.Jakarta : PT. Rineka Cipta
Depkes, RI. 1997. PedomanPengelolaan Rekam Medis RumahSakit Di Indonesia. Revisi 1.Departemen Kesehatan RI. Jakarta
. 2008. Peraturan MenteriKesehatan Indonesia Nomor269/MENKES/PER/2008 TentangRekam Medis. Jakarta: MenteriKesehatan
Notoatmodjo, S. 2002. MetodologiPenelitian Kesehatan. Jakarta :Rineka Cipta,
Nurmianto, E. 1998.Ergonomi KonsepDasar dan Aplikasinya. InstitutTeknologi Sepuluh November GunaWidya, Surabaya.
PerMenKes RI No269/MENKES/PER/III/2008.Tentang Rekam Medis. Jakarta.
Santosa, G. 2001. Ergonomi Manusia,Peralatan dan lingkungan. PrestasiPustaka, Jakarta.
Shofari, B. 2002. Modul PembelajaranPengelolaan Rekam Medis danDokumentasi Rekam Medis (Buku 1).PORMIKI Jateng, Semarang. Tidakdipublikasikan
. Modul PembelajaranPengelolaan Rekam Medis danDokumentasi Rekam Medis (Buku 2).PORMIKI Jateng, Semarang. Tidakdipublikasikan
Wignjo, S. 1995. Studi Gerak dan Waktu.Gunung Waktu, Surabaya.
Analisis Trend Kematian Bayi...(Nurningsih, dkk) 101