prefeitura municipal de assis · 2019. 12. 11. · 3 orientações para prestação de contas de...
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1 Orientações Para Prestação de Contas de Anual
Prefeitura Municipal de Assis Paço Municipal “Professora Judith de Oliveira Garcez”
Av. Rui Barbosa, 926 – Centro – PABX (018) 3302-3300-FAX (018) 3302-3300–CEP 19814-900–Assis-SP
ORIENTAÇÃO DETALHADA DA
PRESTAÇÃO DE CONTAS
ENTREGA DA DOCUMENTAÇÃO 1. Fazer ofício de entrega (usar o modelo do site) em 02 vias entregar
no SETOR DE PROTOCOLO DA PMA;
2. A documentação deverá ser entregue no SETOR DE PRESTAÇÃO DE
CONTAS DA PMA.
MONTAGEM DO PROCESSO
O processo deve ser montando em pastas identificadas obedecendo
impreterivelmente à ordem do checklist do manual:
1. Primeiro; a capa (modelo no site) com as informações;
2. Segundo; o oficio (que será entregue pelo Setor de Protocolo);
3. Terceiro; cópia do Termo;
Assim sucessivamente até completar o checklist.
Obs.: o manual foi elaborado para atender todas as entidades; por tanto,
pode ser que exista algum item que não se enquadre no seu tipo de
serviço. Nesse caso, é só ignorar o item.
Exemplo:
item20 - “Declaração de que a OSC possui veículo de transporte próprio
com cópia anexa do documento do veículo, caso tenha alguma despesa
com abastecimento ou manutenção de veículo” - se a OSC não possuir
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veículo ou se não usou o recurso para manutenção/abastecimento, não
há necessidade de atender este item.
As declarações, relatórios e documentos contábeis não podem ser
fotocópias.
O processo de prestação de contas deverá conter apenas os itens
solicitados no checklist. Durante a conferência, caso haja necessidade será
solicitado documentos adicionais/complementares.
Os comprovantes de despesas devem ser cópias legíveis e sem rasuras,
não se deve colar absolutamente nada em cima destes documentos.
Devem constar nos comprovantes de despesas, no corpo da nota ou nas
‘Informações Adicionais’ (Item da nota) as seguintes informações:
Tipo do ajuste;
Número do ajuste;
Ano;
Órgão concessor
Guias de recolhimentos, faturas e Holerites devem ser carimbados nos
originais e depois fotocopiados.
Exemplo de carimbo:
Termo de _______________nº_____/_____
Prefeitura Municipal de Assis
_________________________________________
(Secretaria ou o Fundo Municipal)
3 Orientações Para Prestação de Contas de Anual
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Quando os documentos de despesa tiverem varias anexos, proceder como
modelo abaixo:
Exemplo utilizado: Empenho da PMA
Empenho, Requerimento de
empenho, DANFE e comprovante
de pagamento, documentos soltos.
Todos os documentos referentes ao
Empenho são agrupados e
grampeados, assim evitando que se
percam ou se misturem com outros
documentos.
Grupo de documentos grampeado,
no canto superior esquerdo
facilitando seu manuseio.
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Todos os modelos estão no site
1 - Identificação da Pasta:
Fazer uma etiqueta com as informações do Ajuste e da OSC, e colar na
pasta correspondente.
Obs.:
Se sua prestação de contas tiver apenas 01 pasta:
- Volume 01 de 01
Se tiver mais de uma pasta, por exemplo, 03 pastas:
- Volume 01 de 03 para a primeira pasta
(Primeira pasta de um total de três)
- Volume 02 de 03 para a segunda pasta
(Segunda pasta de um total de três)
- Volume 03 de 03 para a terceira pasta
(Terceira pasta de um total de três)
Nome: Organização da Sociedade Civil
CNPJ: 00.000.000/0001-00
Termo de xxxxxxxx nº xxx
Órgão Concessor: PMA / Secretaria Municipal ou Fundo
Municipal
Exercício de 2019
Volume XX de XX
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2 - Ofício de encaminhamento da prestação de contas a Prefeitura;
Utilizar o modelo disponível no site da PMA – Portal de Parcerias do
3º Setor;
Para cada processo de prestação de contas, utilizar um ofício
diferente com numeração diferente;
Em 02 vias que serão entregues no Protocolo da Prefeitura;
Informar no ‘ASSUNTO’ qual Ajuste está sendo entregue
Ex.:
Assunto: Entrega da Prestação de Contas do Termo de Fomento Nº
01/2019 - CMDCA
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3 - Cópia do Termo de Fomento ou Colaboração e seus anexos;
4 - Cópia do Plano de Trabalho aprovado pelo Poder Público;
5 - Cópia atualizada do estatuto social, registrado e as alterações vigentes;
6 - Cópia da inscrição da OSC no Cadastro Nacional das Pessoas Jurídicas –
CNPJ;
7 - Cópia da ATA de eleição do quadro de dirigente atual da OSC;
8 e 9 - Declaração contendo as seguintes informações dos dirigentes e
conselheiros da organização da sociedade civil:
Os nomes;
Endereço residencial;
CPF;
RG ou RNE (Registro Nacional de Estrangeiros) número e órgão
expedidor;
Forma de remuneração;
Períodos de atuação;
E-mail pessoal;
Com destaque para o dirigente responsável pela administração dos
recursos recebidos à conta do termo de fomento/colaboração;
10 - Parecer do Conselho Fiscal sobre a exatidão da aplicação dos
recursos;
11 - Certidão expedida pelo Conselho Regional de Contabilidade – CRC,
comprovando a habilitação profissional dos responsáveis por balanços e
demonstrações contábeis;
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12 - Publicação do Balanço Patrimonial da OSC, dos exercícios encerrado e
anterior;
Fazer a publicação apenas do BALANÇO PATRIMONIAL do ano
encerrado e anterior, e anexar ao processo o jornal, não será
aceito fotocópia.
13 - Demais demonstrações contábeis e financeiras da OSC,
acompanhadas do balancete analítico acumulado no exercício;
Este item é composto por 06 tipos de demonstrativos:
1. Balanço Patrimonial;
2. Demonstração de Resultado;
3. Balancete Analítico;
4. Demonstração de Fluxo de Caixa;
5. Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido;
6. Notas Explicativas: vão evidenciar as principais práticas contábeis
e suas demonstrações, com o objetivo de esclarecer aspectos
trabalhistas, tributários, previdenciários e dos seus benefícios;
7. Conciliação Bancária.
14 - Relação de bens adquiridos, produzidos ou construídos, quando for o
caso;
Entende-se por bens adquiridos, para este fim, aqueles obtidos com
recursos de capital.
Entende-se por bens produzidos ou construídos, aqueles elaborados
com a utilização de recursos de custeio, mas que se transformam
em bens permanentes.
Caso a OSC não adquira bens, deve fazer a Declaração Negativa.
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Caso adquira algum bem (material permanente), deve seguir as
seguintes orientações:
1- Preenchimento do formulário:
BLOCO 01.: Documento Fiscal
a- Tipo: indicar se é DANFE ou nota fiscal
NFe = Nota Fiscal Eletrônica
DANFE = Documento de Auxilio a Nota Fiscal Eletrônica
b- Nº: número do documento fiscal
c- Data: data da expedição do documento
BLOCO 02.: Especificação dos Bens
Informar a especificação do bem adquirido ou produzido.
BLOCO 03.: Quantidade
Informar a quantidade do(s) bem(ns) relacionado(s).
BLOCO 04.: Valor (R$)
Informar o valor unitário e o valor total do bem.
2- Anexar:
a- Fotos dos bens;
b- Fotos dos números patrimoniais nos bens;
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c- Impreterivelmente mínimo de 03 orçamentos em papel timbrado da
empresa pesquisada, com assinatura do responsável, para cada bem
adquirido.
Foto do Item Adquirido e Número Patrimonial
3- Inventário Patrimonial
Relação dos equipamentos adquiridos com o recurso da parceria,
atribuindo a cada equipamento um número, preferencialmente seguindo
a sequência do inventário de bens já existente na OSC.
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4- Número Patrimonial
Os equipamentos e materiais permanentes adquiridos com recurso
deverão conter de forma visível no corpo do bem o mesmo número
informado no inventário patrimonial.
15 - Na hipótese de aquisição de bens móveis e/ou imóveis com os
recursos recebidos, prova do respectivo registro contábil, patrimonial e
imobiliário da circunscrição, conforme o caso;
16 – Declaração, relação e foto atestando o comprometimento da OSC de
transferência da propriedade dos equipamentos e materiais permanentes
adquiridos com recursos provenientes da celebração da parceria à
administração pública, na hipótese de sua extinção.
Ob.: Os itens 15 e 16 são complementares ao item 14, nas aquisições de
bens móveis/imóveis e materiais permanentes.
17 - Declaração atualizada acerca da existência ou não no quadro
diretivo da OSC de agentes políticos de Poder, de membros do
Ministério Público ou de dirigente de órgão ou entidade da
Administração Pública celebrante, bem como seus respectivos
cônjuges, companheiros ou parentes, até o segundo grau, em linha
reta, colateral ou por afinidade;
18 - Declaração atualizada de que não houve contratação ou
remuneração a qualquer título, pela OSC, com os recursos repassados,
de servidor ou empregado público, inclusive aquele que exerça cargo
em comissão ou função de confiança de órgão ou entidade da
Administração Pública celebrante, bem como seus respectivos
cônjuges, companheiros ou parentes, até o segundo grau, em linha
reta, colateral ou por afinidade
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19 - Declaração atestando a regularidade dos recolhimentos de encargos
trabalhistas, quando a aplicação dos recursos envolver gastos com a Folha
de Pagamento no período de vigência;
Anexar à declaração:
CND previdenciária;
Certificado de Regularidade do FGTS – CRF.
Em casos em que a OSC também utilizar os recursos do Ajuste para
pagamento de encargos trabalhistas (INSS, FGTS e outros) deve-se
anexar os seguintes relatórios da SEFIP (do período):
a- Folha de Registro de Empregado;
b- Comprovante de Declaração das Contribuições a Recolher a
Previdência Social;
20 - Declaração de que a OSC possui veículo de transporte próprio com
cópia anexa do documento do veículo.
Obs.: Somente se teve alguma despesa com abastecimento ou
manutenção do veículo; não há necessidade de declaração negativa.
21 - Declaração sobre a ocorrência e a forma de cotação de preço.
Obs.: informar também quais os critérios e a forma para a seleção e
contratação de funcionários.
22 e 23 - Declaração de comprometimento de guarda do processo de
prestação de contas de acordo com a Lei 13019/2014 e Instrução 02/2016
– TCE.
Obs.: as duas declarações foram unificadas;
24 – Relação dos contratos e respectivos aditamentos firmados com a
utilização de recursos públicos administrados pela OSC para os fins
estabelecidos no termo de colaboração ou de fomento, contendo tipo e
número do ajuste, identificação das partes, data, objeto, vigência, valor
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pago no exercício e condições de pagamento – (contrato com prestadores
de serviços).
Neste item anexar cópia dos contratos firmados com os prestadores de
serviço como monitoramento de alarme, contabilidade, seguros,
jardinagem, manutenção, dedetização e outros que prestam serviços
contínuos à OSC;
25 - Declaração e Comprovação da divulgação das parcerias celebradas
com a administração pública municipal de acordo com o art. 11 da Lei
13019/2014, seguindo as orientações abaixo;
Forma de comprovação (modelos no site)
1- Preencher o formulário com as informações do ajuste e afixar em
locais visíveis da sede OSC e em estabelecimentos onde exerce
atividades vinculadas ao Ajuste, fotografar, datar, identificar e
anexar à declaração.
obs.: apenas o formulário, a Declaração NÃO deve ser afixado; este
informativo deve permanecer em local visível durante todo o
exercício, logo após a assinatura do Instrumento de Parceria)
2- Estas informações devem ser publicadas no site da OSC, (imprimir o
print screen e anexar à declaração).
3- Nos casos em que o recurso foi usado para pagamento da equipe
técnica de trabalho preencher também o Formulário B.
26 - Relatório de execução do objeto, elaborado pela Organização da
Sociedade Civil, contendo as atividades ou projetos desenvolvidos para o
cumprimento do objeto e o comparativo de metas propostas com os
resultados alcançados;
27 - Material comprobatório do cumprimento do objeto em fotos, vídeos
ou outros suportes.
Obs.: as fotos devem estar relacionadas ao objeto proposto e o suficiente
para demonstrarem sua consecução.
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28 - Relação Nominal de Atendidos.
Na relação deve constar nome, RG, ou outro documento de identificação
oficial, caso o atendido faça mais de um curso ou frequente mais de um
projeto, seu nome deve constar apenas uma vez;
Ex.
Relação de Atendidos Nº Nome RG CPF Obs.
01
29 - Lista de presença do pessoal treinado ou capacitado, quando for o
caso;
31 - Declaração atestando o cumprimento ou não do plano de trabalho e,
caso seja necessário, exposição das razões da não consecução ou
extrapolação das metas pactuadas;
32 - Cópia das notas de empenho vinculadas ao Termo;
33 - Extrato da conta bancária específica, inclusive os extratos de
rendimento de aplicação financeira.
Extratos detalhados, ou seja, com a identificação do credor.
OBS.: os extratos devem estar legíveis ordenados por mês e por tipo
(extratos da conta corrente e extratos aplicação), devem conter também
os extratos do mês anterior ao depósito dos recursos e do mês
subsequente ao fim da parceria.
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35 - Declaração que não houve pagamento de taxas administrativas e
bancárias com os recursos recebidos;
Obs.: caso tenha feito ressarcimento das tarifas/taxas pagas com o
recurso fazer a DECLARAÇÃO DE RESSARCIMENTO e anexar cópia do
comprovante de deposito ou transferência bancária.
36 - Demonstrativo Integral das Receitas e Despesas, computadas por
fontes de recurso e por categorias ou finalidades dos gastos, aplicadas no
objeto do Termo de Fomento/Colaboração, conforme modelo contido no
Anexo RP14 do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo (Anexo A);
Obs.: Este relatório é obrigatório, deve ser feito por todos, não pode ser
alterado, seu layout, estrutura e informações não podem ser modificados
37 – Declaração e comprovante do recolhimento do saldo remanescente
da conta bancária específica, quando houver, inclusive os provenientes de
aplicação financeira, caso não sejam utilizados na execução do objeto;
38 – Relação de Gastos, em ordem cronológica da emissão dos
documentos de despesa (Notas fiscais, RPA) ou competência do
documento (Holerites, Encargos), com subtotais por natureza da despesa
de acordo com o plano de trabalho aprovado;
Obs.: competência da despesa compreende o mês e o ano:
Ex. 04/2019 – mês 04 de 2019
Abr/2019 – abril de 2019
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Tabela A – Recursos Humanos
Esta tabela será utilizada apenas para relacionar os gastos com a folha de
pagamento:
1. Natureza da Despesa: Recursos Humanos
2. Competência: para esta despesa usa-se competência
3. Especificação do documento: Holerite
4. Tipo de documento: será detalhada a especificação da despesa
a. Salário, quando do pagamento mensal;
b. Adiantamento, quando do adiantamento do salário;
c. 1º parcela do 13ª salário;
d. 2º parcela do 13º salário;
e. Férias
5. Nome do funcionário: em ordem alfabética;
6. Valor: colocar o valor do salário líquido em R$, indicar ‘Pagamento
Parcial’ quando o funcionário receber salário família salário/maternidade
e descontar esse valor;
Exemplo de pagamento parcial
Como deve configurar na Relação de Gastos
(esta regra vale para todas as despesas que forem pagas parcialmente)
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Como deve configurar no holerite
Tabela B – Encargos Trabalhistas
1. Natureza da Despesa: Encargos Trabalhistas
2. Competência: para esta despesa usa-se competência
3. Especificação do documento: Encargos Trabalhistas
4. Tipo de documento: será detalhada a especificação da despesa
a. GPS – Guia da Previdência Social
b. DARF - PIS
c. DARF - IRRF
d. DARF – FGTS
5. Nome do Credor: em ordem alfabética;
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6. Valor: colocar o valor pago em R$, indicar ‘Pagamento Parcial’ quando
houver multas por atraso e descontar do valor;
Tabela C – Material de Consumo/Permanente
1. Natureza da Despesa: indicar se é Material de Consumo.
2. Data de Emissão: para esta despesa usa-se data de emissão do
documento fiscal, DIA/MÊS/ANO;
3. Especificação do documento: indicar NF-e;
NF-e nº 000000
4. Credor: Razão Social da empresa
5. Valor: valor da nota fiscal em R$
Exemplo de Documento Fiscal
de Despesa paga parcialmente.
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Tabela D – Serviços de Terceiros (PJ/PF)
1. Natureza da Despesa: indicar se é Serviço de Terceiros Pessoa
Jurídica ou Pessoa Física, cada tipo em uma lista diferente;
2. Data de Emissão: para esta despesa usa-se data de emissão do
documento fiscal, DIA/MÊS/ANO;
3. Especificação do documento: indicar NFS-e (nota fiscal de serviço
eletrônica) ou RPA (recibo de pagamento autônomo):
a. NFS-e nº 000000
b. RPA nº 00
4. Credor: Razão Social da empresa ou nome do profissional;
5. Valor: valor da nota fiscal em R$.
Tabela E – Serviços de Terceiros Pessoa Jurídica - Utilidade Pública
1. Natureza da Despesa: Serviço de Terceiros Pessoa Jurídica -
Utilidade Pública (água, luz, internet, telefone);
2. Competência: para esta despesa usa-se competência, MÊS/ANO;
3. Especificação do documento: Faturas, informar o número da fatura;
4. Credor: Razão Social;
5. Valor: colocar o valor pago em R$, indicar ‘Pagamento Parcial’ quando
houver multas por atraso, descontar o valor;
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39- Cópias legíveis e sem rasuras dos Documentos Fiscais comprobatórios
de despesas, contendo:
Data de emissão do documento;
Valor;
Dados da organização da sociedade civil;
Descrição detalhada dos produtos ou serviços;
Informações da parceria;
OBS: Obrigatoriamente no corpo dos documentos fiscais
originais que comprovem a despesa – nota fiscal eletrônica
de serviço e de consumo, holerite, boletos, guia de INSS,
FGTS etc – deverá constar o número do ajuste e o ano, a
identificação do órgão público concessor a que se refere e
agrupadas na ordem da Relação de Gastos (item 33);
FIM