INTRODUCCIONToda organizacin tiene un pilar principal es: entregar valor a nuestros clientes, y para que ello sea posible tenemos que entregar tal valor en cada proceso de nuestro accionar empresarial, ya sea en ventas, en logstica en produccin etc., ya que cada rea est directamente relacionada con este principal propsito organizativo. Por tal razn la auditoria administrativa ayuda a este proceder controlando o haciendo los ajustes necesarios en las reas donde haya notado que hay deficiencias y acciones por cambiar. En los casos estudiados veremos como la auditoria tiene participacin para el mejoramiento de la organizacin.

I. ANLISIS CRTICO Y SNTESIS DEL CASO PRCTICO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA CAESA S.A.SntesisAntecedentes La compaa de artculos elctricos S.A (CAESA) se encarga de la compra y venta de artefactos elctricos en general, como radios, radiolas, cocinas, televisor, etc. Su central de actividades se encuentra en Lima y tiene algunas sucursales en provincias.La compaa de artculos elctricos S.A. (CAESA), solicito los servicios de la sociedad de auditoria KARINA Y JULIO PARDO AUDITORES con la finalidad que efectu un estudio de la eficiencia y efectividad de la gestin administradora de la empresa.PRINCIPALES OBSERVACIONESORGANIZACINNo hay distribucin lgica de las oficinas, especialmente las que tienen funciones afines, las mismas que, por defecto de su ubicacin, no operan eficaz ni eficientemente y por el contrario ocasionan costos indebidos a la organizacin.La falta de armonizacin y coordinacin de factores fundamentales de la organizacin como, actualizacin del organigrama, especificacin, identificacin y difusin de los objetivos, adems de la falta de comunicacin de los niveles gerenciales, no ha permitido concretar la unidad de metas y objetivos a nivel general de la empresa.PERSONALLa mala ubicacin de las oficinas genera que el personal en general marque sus tarjetas en el sexto piso, ocasionando retrasos en el cumplimiento de las tareas y obligaciones y el desconocimiento de la efectividad lograda por otros operarios.Incomodidad de los trabajadores manifestando que para sus labores utilizan tcnicas y procedimientos solo por costumbre ya que sus manuales estn desfasados con la realidad de la empresa.La deficiencia de la comunicacin escrita entre los niveles gerenciales, ha motivado confusin y descoordinacin en el cumplimiento de las actividades.

VENTASLa gestin operativa del rea de ventas ha sido establecida a base del criterio del gerente y subgerente y que no ha tenido la efectividad deseada, debido fundamentalmente a la ausencia de polticas de promocin y otros factores relacionados a la organizacin y administracin de las actividades de ventas.La mala organizacin hace que no haya orden en el control del personal de vendedores, ocasionando que gran cantidad de mercadera queden pendientes para la entrega a sus clientes.

RECOMENDACIONES Redistribuir las oficinas , con la finalidad de eliminar el desorden Las ventajas del cambio deben superar los inconvenientes derivados de antes del examen para mantener la situacin cmoda. Establecer polticas de compromiso de los trabajadores para con la empresa. Emitir polticas de promocin de las ventas. Establecer comunicacin directa del gerente general con sus trabajadores. Verificar los activos fijos e instalaciones para verificar si tienen deficiencias y arreglarlo lo ms pronto posible. Establecer polticas de calidad de los productos que ofrece la organizacin.

II. INFORME DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA TERE S.A.SINTESIS2.1. ANTECEDENTESLa auditora hecha a la empresa TERE S.A. fue sometida a pedido de la misma, por lo que se proceder a hacer el examen de tal empresa.

2.1.1. PRINCIPALES OBSEVACIONES. PERSONAL:

Existe un psimo control de reclutamiento, capacitacin e induccin de nuevos empleados en el rea de personal, lo que ocasiona que las personas no estn preparadas para ingresar a trabajar ptimamente en la empresa.Se presenta un deficiente sistema de control de personal en la empresa por lo que genera perdida de talento humano como prdida de la eficiencia a la hora de cumplir con los pedidos externos. AREA DE ALMACEN:

Existe un deficiente manejo de almacenes, donde el desorden est presente diariamente y las descoordinaciones que existe afectan los cumplimientos que se tiene con los clientes en cada pedido que exista.

2.2. INTRODUCCION

ANTECEDENTES:

De acuerdo al contrato de fecha 24 de marzo del 2015, se llev a cabo el examen de gestin administrativa de la compaa TERE S.A. cuyo alcance y resultados fueron los siguientes:

ALCANCE:

El examen de la gestin administrativa comprendi lo siguiente:

mbito de Accin: Los rganos de staff, control de personal y de almacn.

Periodo: Los meses de enero, febrero y marzo del 2015. NATURALEZA DE LA EMPRESA:

TERE S.A. inicio sus actividades como una empresa individual en 1996, posteriormente en abril del 2002 se transform en sociedad annima, habindose incrementado su capital inicial de 50 mil soles a 9 millones de soles, as mismo su personal inicial de 6 personas, se increment a 50, a principios del 2007. Su esfera de accin cubre lima metropolitana, y las ciudades de Trujillo, Arequipa, cusco, Huancayo.

2.3. OBSERVACIONES

AREA DE PERSONAL:

1. El proceso de reclutamiento del personal no es uniforme, ya que en algunos casos se toma personal a dedo y en otras ocasiones se somete al postulante al proceso siguiente: a) Entrevista con el jefe de personal.b) Llenado de una solicitud de formato standard.c) Examen escrito.

2. Se observ que hay un grupo privilegiado de empleados que llegan tarde a la oficina, salen constantemente de sus reas de trabajo y se retiran a sus domicilios antes de la hora de salida. Sus jefes informaron que efectivamente ocurre esta situacin, pero previa autorizacin verbal.

Se pudo observar tambin que el conserje es quien marca las tarjetas de los empleados que llegan tarde o salen temprano: Esa actitud la asume con toda tranquilidad porque no hay ningn empleado de la oficina de personal que vigile el proceso de la marcacin de tarjeta.

3. Las normas adoptadas por la oficina de personal en relacin a asistencia del personal, se emitieron hace 7 aos y no se adecuan a la situacin actual, adems no fueron aprobadas por el directorio de la empresa.

4. No se ha planificado el otorgamiento de las becas, as, del anlisis efectuado de las becas concedidas, se aprecia que, el 50% de los becarios han recibido una capacitacin orientada a intereses particulares, ms que a beneficio de la empresa; como ha ocurrido con 2 ingenieros que han recibido cursos de contabilidad, 2 secretarias que han asistido a un curso de economa domstica, 2 empleados de almacn que han concurrido a un curso de mecanografa y, otros, casos similares.

5. No hay un medio eficiente para evaluar la performance efectuada por el personal en general: de este modo no se conoce la cantidad de trabajo efectuado diariamente, el avance del mismo respecto al total, el trabajo que est pendiente y, el rendimiento individual de los empleados; esta situacin a su vez no permite distribuir adecuadamente el trabajo en cada una de las actividades que desarrolla la empresa.

6. Las polticas de personal no estn actualizadas y, no cubren algunos aspectos bsicos de la administracin del personal, como por ejemplo: No hay polticas para las promociones, la evaluacin del rendimiento del personal y, los requisitos mnimos para ocupar los diferentes cargos en la empresa. Referente a este ltimo aspecto se comprob que el cargo de contador lo ocupa un profesor de relaciones pblicas, el cargo de gerente administrativo lo ocupa un ingeniero qumico, y el cargo de subgerente financiero lo ocupa un estudiante de derecho.

AREA DE ALMACEN

1. La empresa no ha fijado claramente los objetivos de los almacenes, solamente se les considera como simples depsitos del stock. Al respecto no hay manuales de organizacin, polticas y procedimientos administrativos.

2. La ubicacin del almacn principal no es la ms adecuada.

3. El personal de almacn no conoce con exactitud sus responsabilidades: sin embargo hay un manual de funciones en poder del jefe de almacn, quien no ha difundido su contenido.

4. Existe un cardex para controlar el stock de las existencias en unidades, pero el jefe de almacn tiene aparte, una relacin valorizada de los productos en existencia.

5. Las comunicaciones del personal almacenero son verbales, este mtodo de transmitir las rdenes, informaciones y comunicaciones internas ha originado una serie de errores que han incidido en el cumplimiento de las responsabilidades, especialmente en la entrega de los productos vendidos al pblico.

6. Se apreci que hay rencillas entre el personal de almaceneros, esto ha generado que haya dos jefes de almacn, es decir en algunas circunstancias hay dos rdenes para un mismo trabajo, esto ha generado confusin, prdida de tiempo y esfuerzo.

7. Por deficiencia de organizacin de los almacenes y falta de previsin del crecimiento de la empresa, gran parte de los productos terminados se encuentran en la parte exterior del edificio de almacn. Estos productos ya estn malogrndose.

8. Cuando se decepcionan maquinarias artculos de naturaleza delicada, y materias primas el personal de almaceneros no efecta pruebas de calidad por que

2.4. RECOMENDACIONES

AREA DE PERSONAL:

1. El proceso de seleccin de personal debera ser hecho por una empresa tercerizada para as asegurarse de que el personal a contratar sea de lo ms adecuado y para eso existen empresa, outsourcing, encargadas especficamente para seleccionar personal capacitado para las reas requeridas en la empresa.

2. Se recomienda instalar programas informticos para el control del trabajo diario del personal, como hora de llegada y hora de salida , utilizando programas informticos que se instalan en las computadoras de los trabajadores y que de manera automtica registran las actividades que se llevan a cabo, los programas que se utilizan y los tiempos de uso.

3. Se recomienda actualizar las normas de asistencia del personal, de 48 horas semanales y sus respectivas retribuciones por trabajo extra segn lo expone la ley, y esto debe ser aprobado por el directorio de la empresa.

4. El manejo de becas debe darse de forma planificada, el personal debe adquirir una que sea directamente beneficiada para su rea y que esta beca le otorgue habilidades, conocimiento, para el bien del rea en donde se desempea, y estas becas deben ser meritorio por la importancia de la necesidad del rea.5. Se recomienda, que por medio de un anlisis de tiempos y movimientos, se determine un estndar de tiempo a realizar las tareas y as poder calificar la productividad de todo los trabajadores6. Se recomienda actualizar las polticas de personal, polticas de promociones, polticas para evaluar al personal. Y hacer un anlisis de puestos.

AREA DE ALMACEN:

1. Se recomienda redactar los objetivos de almacn como tambin redactar los manuales de organizacin (mof) para almacn como tambin las polticas y los procedimientos administrativos dentro del almacn. 2. Hacer un anlisis de ubicacin fsica de oficinas y una buena distribucin fsica de las instalaciones. Adems se recomienda traer un especialista para realizar las mejoras del caso y pueda hacer el anlisis de vulnerabilidad de la estructura.3. Se recomienda capacitaciones constantes en el rea con respecto a responsabilidades, funciones, obligaciones,4. Se recomienda tener un estricto control de existencias, con un detalle de kardex para el buen funcionamiento y un solo mtodo de valorizacin de existencias para que no haya confusiones5. se recomienda que el proceso de comunicacin sea tanto verbal como escrito para formalizar las acciones que conllevan cumplir con rdenes de los clientes as estos no tengas disgustos a la hora de negociar con ellos.6. Se recomienda el uso del manual de funciones con sus respectivos responsables, para evitar la duplicidad de funciones.7. Se recomienda crear polticas de manejo de productos terminados, al respecto aquellos productos terminados deberan ubicarse en ambientes cercanos a las oficinas de venta o distribucin y aquellos productos en proceso en lugares intermedios.8. Se recomienda programas de capacitacin para el buen manejo de los equipos y poder verificar que su funcionamiento sea optimo asi poder revisarlos cuando sean entragados en el rea de almacn

9. Se recomienda contar con un sistema de pedidos, compras, requerimientos, etc. Electrnico, para evitar problemas de comunicacin en el rea.

III. DESARROLLO DE LAS 22 PREGUNTAS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

1.- Puede la auditoria administrativa ayudar a cambiar las estrategias establecidas por la gerencia, en una empresa cualquiera?Las Auditoras para ayudar a sus organizaciones y brindar servicios eficientes, eficaces, econmicos y oportunos, precisan comprender la visin estratgica de la Alta Gerencia y la razn por la cual los procesos de la empresa vienen siendo objeto de creciente atencin.En este sentido, se hace necesario poner nfasis en la auditora a los procesos principales de la empresa e instituciones, pero con un enfoque diferente. Se requiere observarlos en su relacin con el ambiente externo a la empresa (mercado, competencia, clientes, cambios tecnolgicos) y el ambiente interno (valores, misin, objetivos, estrategias).2.- Seale las posibles causas que ocasionan el cambio de la estructura administrativa de una empresa industrial. Reconocer e interpretar el problema y evaluar la necesidad del cambio. Determinar la disposicin y capacidad de la organizacin para el cambio. Cambios tecnolgicos.3.- Cmo puede mejorarse la eficiencia de las comunicaciones internas a nivel de empresa?La Comunicacin Interna es un recurso a gestionar, porque slo a travs de una comunicacin eficaz y bien administrada se podrn transmitir los valores de la empresa y conseguir que sus profesionales sean el medio ms poderoso para comunicar una buena imagen de su organizacin.4.- Por qu las empresas en general, no alcanzan a desarrollarse totalmente, a pesar de que hace varios aos que han penetrado en el mercado? Cules son las causas que impiden ese desarrollo? Dificultad para consolidar el equipo No estar dispuesto a ceder participacin accionaria Muchos proyectos no se ajustan a las reales necesidades del mercado Falta de ambicin Conseguir financiamiento5. Cul es su concepto sobre gerencia efectiva?Se puede definir como el punto final hacia el cual la gerencia se dirige con sus esfuerzos. El establecimiento de un objetivo es un efecto, la determinacin de un propsito, y cuando se aplica a una organizacin empresarial, se convierte en el establecimiento de la razn de su existencia.6. Cules son los efectos que ocasionan en el departamento de produccin de una fbrica, la falta de: Polticas actualizadas.- si esta empresa no cuenta con una poltica actual los trabajadores no estarn enterados de lo que pasa a su alrededor. Manuales actualizados.- es muy importante tener los manuales actualizados y estos deben ser entregados a los trabajadores para que estos sean conocedores de las actividades que tienen que realizar. Programacin de la actividades.- un cronograma para que las actividades sean ms eficientes y ordenados. Supervisin oportuna.- supervisar las actividades que estn realzando los trabajadores para que no existe holgazanera y el mal manejo de materias primas. Evaluacin del personal tcnico y obrero.- verificar si estn trabajando sin ninguna dificultad o si tienen alguna falencia para que se pueda corregir a tiempo y no afecte mucho a la empresa. Mando para dirigir al personal.- este debe ser un ejemplo a seguir para que tenga voz de mando a los trabajadores y pueda corregir con razn. Capacitacin permanente.- si queremos que nuestros trabajadores se desempeen eficientemente tendrn que recibir una capacitacin constante para que sean mejor cada vez.7. seale las recomendaciones que emitira Ud. En una empresa donde hay tantos objetivos generales como jefaturas existen en la misma Eliminar las que tienen menor importancia ya que estas solo traern confusin a los trabajadores. Realizar uno solo que contengan una idea central de todos estos objetivos para ser ms eficiente.8. Cmo efectuara Ud. El planeamiento de una auditoria administrativa, al departamento de comercializacin de una empresa que vende diversos tipos de pegamento? En primer lugar realizara un seguimiento de las ventas y verificar cual es la marca que se est vendiendo ms. Ver si se est cumpliendo con el procedimiento de elaboracin.Si los trabajadores estn trabajando conscientemente y honestamente en la utilizacin de materiales.9. Qu entiende usted por seguimiento de las operaciones y cules son los resultados positivos o negativos que proporciona el auditor?Se entiende por seguimiento de operaciones las observaciones que se producen como resultado de la auditoria deben de sujetarse en un estricto seguimiento ya que no solo se orientan a corregir las fallas del nivel directivo si no del nivel operativo detectadas sino tambin a evitar su recurrencia.Si bien los resultados positivos que proporcionan el auditor son: Las implantaciones que han implantado conforme al programa la implantacin ira realizado fuera del programa el auditor debe ver que las debilidades han sido solucionadas.

10. Cules son los beneficios que proporciona a la empresa auditada, el hecho de que el auditor, durante el examen de las operaciones, piense como un gerente o un ejecutivo de esa empresa?Los beneficios que proporcionan la empresa es que el auditor: Tomar ms importancia cuando est realizando el examen. Buscar soluciones las cules sern las ms adecuadas. Anlisis crtico adems consultara a otras personas especializadas.

11. Cmo actuaria usted, si encuentra que la empresa donde esta efectuando una revisin de su proceso administrativo no ha definido sus objetivos generales, sus objetivos estratgicos, sus objetivos para cada uno de los niveles de la organizacin?Primero mostrara el reporte que se hizo con toda la metodologa de la auditoria y luego unas posibles objetivos y se recomendara a un especialista en cuanto plan estratgico y que esta pueda reformular los objetivos que le faltan a la organizacin ya se a los objetivos generales, objetivos estratgicos y los objetivos de cada rea

12. En que medida la auditoria administrativa ayuda a la empresa a preveer los cambios? o, no lo hace?La auditora es un examen crtico la cual ayuda a que se realice con el fin de evaluar la eficacia y la eficiencia de una seccin y/o toda la organizacin. La auditora implica la preexistencia de fallas en la entidad auditada y que persigue el fin de evaluar y mejorara la eficacia y eficiencia de una seccin o de un organismo. Y que esta adems prevee las fallas que estas pueden suceder en un futuro.13. Qu recomendara Ud. o como actuaria si de la entrevista efectuada a un ejecutivo, aprecia que este no tiene mentalidad de cambio?Cualquier observacin y apreciacin que se podra percibir sera plasmada en el informe con las recomendaciones pertinentes; en el caso de que note barreras para el cambio, intentara destacar en el informe y en una conversacin con el ejecutivo, la importancia de asumir y/o adecuarnos a los cambios y los beneficios que este proceso trae consigo.14. Cules son las responsabilidades que le competen al directorio de una empresa al enterarse a travs del informe de auditora que, tres de sus cinco reas principales son crticas?Al tener conocimiento el director de estas criticas lo mas apropiado y correcto es que implemente y ejecute las acciones correctivas que el auditor recomiende en el informe.15. Hay diferencia en la auditoria administrativa efectuada tanto por un auditor interno como por un auditor externo?En ambos casos tanto el auditor interno y externo trae consigo ventajas y desventajas , pues el auditor interno, por ser parte de la organizacin por un lado posee alto conocimiento de sta pero por afinidad con sus compaeros no siempre es objetivo en su anlisis. Por otro lado el auditor externo no conoce muy bien o al detalle, la organizacin sin embargo ser muy objetivo en la evaluacin.16. Seale los principales aspectos que debe comprender un buen control gerencial aplicado al departamento de ventas de motores elctricos de una empresa industrial.El sistema de control deber basarse en primer lugar en una comparacin y anlisis entre cifras presupuestadas y reales, de manera que se pueda detectar posibles desviaciones. Para ellos los principales aspectos que se analizarn sern: Volumen diario, semanal y mensual de motores elctricos vendidos y pronosticados. El grado de cumplimiento de las ventas programadas por cada vendedor. El porcentaje de ventas semanales, mensuales de los vendedores.

17. Cmo enfoca el auditor los dispositivos legales de la empresa y cul es el alcance que le otorga en su examen?De cierta manera los dispositivos legales de la empresa le brindan cierta direccin al auditor, y guan su proceder hasta cierto punto.18. Qu recomendara Ud. Para reducir los gastos de operacin en un almacn

Mediante el establecimiento de polticas de niveles mnimos de reposicin de stock. Tomara medidas para disminuir progresivamente las mermas de materias primas en el almacn, acarreo de materiales y en el proceso de produccin. Implementara nuevos esquemas en la cadena de suministro; tercerizacin por ejemplo, para la distribucin.

19 Qu medidas de seguridad recomendara Ud. para salvaguardar los almacenes de una empresa en cuanto a posibles incendios y robos?En el caso de robos: La implementacin de un sistema de seguridad. Control y restriccin de personas ajenas a la organizacin. Incorporar dispositivos de seguridad ( cmaras , alarmas, sensores) Contar con seguro contra robos.Para el caso de posibles incendios: La prohibicin de los materiales combustibles de la zona de almacn. Tener extintores en zonas estratgicas. Contar con seguro de incendios

20 Cules son los fundamentos para recomendar que un asesor no tome decisiones ni reemplace en sus funciones a un gerente de finanzas?El gerente es quien es responsable de hacer la toma de decisiones en una empresa, y si este es de finanzas le corresponde responsabilizarse de tales decisiones, mientras tanto el asesor solo asesora, aconseja en la toma de decisiones, por ello el asesor no puede tomarse la libertad de usurpar puestos ni responsabilidades que no le corresponden.21 Cul sera la organizacin completa del personal, que Ud. recomendara para que opere en un almacn cualquiera?Primero recomendara una zona de recepcin como primera fase para que se encargue de la verificacin de la mercadera o insumos para su transformacin.Segundo almacenamiento, recomendara un personal especfico en llevar el control de almacenamiento de la mercadera.Tercero ,entrega , recomendara un personal que se encargue de la entrega de materiales, mercadera o insumos para su transformacin.

22 Cules seran las medidas fundamentales que deberan establecerse para generar un coeficiente ptimo de productividad en el rea de produccin de una fbrica de repuestos para carros?

La implementacin de estndares de tiempo de produccin (cantidad de repuestos que se puedan elaborar por un determinado tiempo). La capacitacin constante a los trabajadores. Control de los procesos productivos. Tener un presupuesto en mantenimiento preventivo y correctivo.

IV. COLNCLUSIONES

CONCLUSION Concluyo que el caso CAESA no tiene una buena organizacin si bien cuentan con manuales y objetivos planteados estos no son plasmados por los trabajadores de la empresa por qu no lo toman en consideracin esto tambin porque no hay un jefe que este verificando constantemente todas las actividades a realizar.Que la gerencia general est muy distante con las dems reas lo cual hace que no tenga una coordinacin con las dems reas como por ejemplo con el rea de contabilidad y finanzas y est a la vez no tiene coordinacin con el rea de venta, compras, almacenamiento lo cual hace que haya una mala distribucin de materias y por ende no hay buenos trabajos y el incumplimientos de los productos.Y todo esto se puede solucionar con una reestructuracin de toda la organizacin y realizando una auditoria.CONCLUSION Para realizar la sntesis de CAESA y el informe de TERE S.A fue necesario hacer prctica de todo lo aprendido en el curso. Para el caso TERE S.A. debimos realizar un anlisis de todas las observaciones y hallazgos que hizo el auditor y a travs de ello buscar las soluciones ms efectivas por medio de recomendaciones que permitan que la empresa mejore sus actividades.Toda empresa tanto pequea, media y grande pueden tener actividades que no se estn realizando eficientemente y si ello repercute en los resultados de la empresa es necesario una auditoria, mi recomendacin es que toda empresa se presentan falencias y en los hallazgos se hacen verdicos es mejor plasmarlo en el informe as posteriormente ejecutar las correcciones.CONCLUSION En el caso TERE S.A. podemos ver un anlisis de las observaciones que se hizo y los hallazgos encontrados para determinar algunas situaciones que estn afectando el proceso administrativo tanto de personal como de almacn, esto sirve para el mejoramiento de las actividades ya que podemos encontrar que para cada problema encontrado habr una recomendacin para el rea.La recomendacin que puedo dar es que todo proceso y toda comunicacin debe ser escrita para que no haya problemas como duplicidad de funciones o esfuerzo en vano ya que esto a la larga afecta el principal propsito de la empresa que es entregar valor al cliente o consumidor final, por ello es importante hacerlo todo por escrito.CONCLUSIN La compaa de artculos elctricos S.A (CAESA) mediante su representante opto por la mejor decisin de contratar los servicios de la organizacin especializada en auditoria administrativa que cuyo objetivo es el crecimiento de las organizaciones, y que mediante su examen podr descubrir fraudes, errores tcnicos, etc. Si bien es cierto que mediante el examen realizado no se pudo revisar algunas reas, por mandato del gerente alegando que estas estn trabajando eficientemente sin embargo se pudo observar de muchas falencias que provocaban sus decisiones y eso se mostraba en el mal funcionamiento de algunas maquinarias, el bajo rendimiento de los trabajadores por tener un lugar de trabajo desorganizado, la baja calidad delos productos que se ofreca, con esta auditoria se pudo resolver diferentes aspectos haciendo que la empresa CAESA en un futuro muy prxima sea eficiente y eficaz.