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PREMIOS A LA CALIDAD E INNOVACIÓN

EN LA GESTIÓN PÚBLICA XII

“PREMIO A LA CIUDADANÍA 2018”

Sistema de Liquidación Directa.

Nuevo procedimiento de liquidación de

cuotas para empresas

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Registro de participación

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Índice general de contenidos

1. RESUMEN EJECUTIVO ...................................................... 4

2. PRESENTACIÓN DEL ORGANISMO ................................... 5

2.1 NATURALEZA JURÍDICA ...................................................... 5

2.2 FUNCIONES ........................................................................ 5

2.3 ESTRATEGIA DE LA TGSS .................................................... 5

2.4 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA ............................................ 6

3. CRITERIOS ....................................................................... 7

3.1 CREATIVIDAD Y CONOCIMIENTO ....................................... 7

3.1.1 Antecedentes de la innovación, necesidades y problemas ............................ 7

3.1.2 Descripción de la innovación ........................................................................ 11

3.1.3 Actores involucrados .................................................................................... 12

3.1.4 Planificación, implementación, dificultades y restricciones encontradas ... 13

3.2 IMPACTO EN LOS CIUDADANOS USUARIOS ..................... 17

3.3 TRANSFERIBILIDAD Y DIFUSIÓN ....................................... 20

3.4 EFICACIA .......................................................................... 23

3.5 EFICIENCIA ....................................................................... 25

3.6 COMPLEJIDAD ................................................................. 27

3.7 SOSTENIBILIDAD .............................................................. 30

4. GLOSARIO ..................................................................... 31

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1. RESUMEN EJECUTIVO

Sistema de Liquidación Directa. Nuevo procedimiento de liquidación de cuotas para las empresas

RETO Hasta hace unos años las empresas, como sujetos obligados a cotizar por sus trabajadores, realizaban mensualmente el cálculo de lo que debían abonar a partir de sus propios datos e información mediante un sistema de autoliquidación, que les obligaba a interpretar la diversa y compleja normativa existente en materia de Seguridad Social. Realizaban los trámites de inscripción, afiliación y remitían la cotización de forma telemática a través del Sistema RED creado en 1995 por la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS). La aplicación de este sistema permitió la detección de carencias y mejoras para adaptar la gestión de la cotización a las necesidades actuales y a los medios técnicos disponibles.

INNOVACIÓN Durante varios años se trabajó en el diseño de un nuevo sistema, Sistema de Liquidación Directa (en adelante SLD), que comenzó a implantarse de forma progresiva en el año 2015. Este sistema se fundamenta en la comunicación bidireccional entre las empresas y la Seguridad Social como base para el cumplimiento de las obligaciones. La TGSS asume un papel proactivo en la cotización, pasando a un modelo de facturación, donde es la propia TGSS la que aplica las normas de cotización y la que calcula las cuotas de cada uno de los trabajadores de acuerdo con la información que obra en su poder y la obtenida directamente de otros Organismos, requiriendo de las empresas sólo aquella información de la que no dispone, mejorando la transferencia de información y, por ende, la relación con las empresas.

El SLD permite a las empresas realizar una gestión integral mediante un amplio catálogo de funcionalidades telemáticas, conocer la información disponible en la TGSS en cualquier momento, agilizar la realización de consultas y trámites, simplificar el cumplimiento de las obligaciones de cotización y actualizar y corregir los datos necesarios para efectuar todo el proceso de cotización (tanto de los trabajadores como de la propia empresa). Asimismo, este sistema se diseñó para dar respuesta a cualquier empresa existente en el tejido empresarial, contando con un procedimiento simplificado completamente online específico para la pequeña empresa (RED Directo).

COMPLEJIDAD La naturaleza y repercusión del cambio del SLD, que afecta mensualmente a más de 15 millones de trabajadores y más de 1,7 millones de empresas, requería del adecuado respaldo normativo, por lo que se promulgó la Ley 34/2014, de 26 de diciembre, de medidas en materia de liquidación e ingreso de cuotas de la Seguridad Social. Para la puesta en marcha de esta práctica innovadora, dirigida a empresas y trabajadores, se contó con la participación de todos los colectivos implicados en el proceso de cotización a la Seguridad Social, esto es, tanto organismos públicos (INSS, SEPE, etc.) como privados (empresas, Mutuas, etc.) a través de reuniones de trabajo periódicas, acciones de comunicación y planes de formación internos y externos. Al mismo tiempo, el SLD se acompañó de acciones transversales para reforzar su aplicación, como un Modelo de Atención Proactivo dirigido a empresas y administraciones públicas, y un canal de comunicación con los

usuarios de SLD de forma simultánea a su proceso de gestión y tramitación de las cotizaciones (T -Comunica).

BENEFICIOS

En resumen, con el SLD se mejora la relación de la TGSS con las empresa y trabajadores, ya que se produce una evolución y simplificación en la gestión de las obligaciones con la Seguridad Social a la vez que se previenen los posibles errores, porque la TGSS es la que realiza el cálculo, usa la información residente en sus bases de datos, integra la información necesaria proveniente de otros organismos e informa a la empresa de los errores durante todo el proceso de forma clara para su subsanación. Se basa en el uso de servicios telemáticos seguros que se ponen al alcance de la sociedad, lo que garantiza su transparencia (en cuanto a la disponibilidad y calidad de la información para las empresas y trabajadores), eficiencia (permitiendo el uso racional de los medios requeridos) y eficacia (al aumentar el nivel de cumplimiento de la obligación de cotizar de los usuarios) del sistema. Destacar que este sistema ha sido valorado muy positivamente por empresarios, organizaciones empresariales y colegios profesionales.

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2. PRESENTACIÓN DEL ORGANISMO

2.1 NATURALEZA JURÍDICA

La Tesorería General de la Seguridad Social es un servicio común de la Seguridad Social, tutelado por el Ministerio de Empleo, Migraciones y Seguridad Social, y dependiente de la Secretaría de Estado de la Seguridad Social, con personalidad jurídica propia, en la que por aplicación de los principios de solidaridad financiera y caja única se unifican todos los recursos económicos y la administración financiera del Sistema de la Seguridad Social. Fue creada por el Real Decreto 2318/1978, de 15 de septiembre, y por el Real Decreto 1314/1984, de 20 de junio, por el que se regula la estructura y competencias de la Tesorería General de la Seguridad Social, modificado por Real Decreto 448/2012.

2.2 FUNCIONES

Las funciones básicas de esta organización son las siguientes:

La inscripción de empresas.

La afiliación, altas y bajas de los trabajadores.

La gestión y control de la cotización y de la recaudación de las cuotas y demás recursos de financiación del Sistema de la Seguridad Social.

El aplazamiento o fraccionamiento de las cuotas de la Seguridad Social.

La titularidad, gestión y administración de los bienes y derechos que constituyen el patrimonio único de la Seguridad Social, sin perjuicio de las facultades que las Entidades Gestoras de la Seguridad Social, las Mutuas Colaboradoras con la Seguridad Social y el Instituto Nacional de Gestión Sanitaria tienen atribuidas.

La organización de los medios y el diseño y gestión de los procesos necesarios para el ingreso de las cuotas y demás recursos financieros del Sistema de la Seguridad Social.

La ordenación del pago de las obligaciones de la Seguridad Social y la distribución en el tiempo y en el territorio de las disponibilidades dinerarias para satisfacer puntualmente dichas obligaciones.

La organización y gestión del circuito financiero que canalice las disponibilidades y movimientos relativos a los recursos del Sistema, conforme a las necesidades de gestión de la Seguridad Social.

La gestión de la función reaseguradora de accidentes de trabajo.

La gestión del Fondo de Reserva de la Seguridad Social.

La liquidación de los capitales coste a constituir por Mutuas Colaboradoras con la Seguridad Social y empresas declaradas responsables del pago de prestaciones

2.3 ESTRATEGIA DE LA TGSS

La misión de la Tesorería General de la Seguridad Social es prestar un servicio eficaz con los máximos niveles de calidad, atendiendo las demandas de los ciudadanos, proporcionándoles las máximas facilidades en el cumplimiento de sus obligaciones, con el mínimo coste para la sociedad. Además, la visión de la TGSS es servir de referencia para otras entidades y organismos prestadores de servicios por su capacidad para dar respuesta ágil y satisfactoria a las demandas de la sociedad. Para lograr sus compromisos, la TGSS asume una serie de principios y valores fundamentales como son:

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La actividad de la TGSS se desarrolla acorde a una serie de líneas estratégicas que evolucionan según las necesidades y que, en la actualidad, son las siguientes:

Impulso de la Administración Electrónica: administración telemática relacionada con afiliación, cotización y regularización de ingresos.

Eficacia y eficiencia en los procesos de gestión.

Gestión eficiente del gasto.

Satisfacción de las necesidades del cliente interno.

Mejora y potenciación de los servicios de atención al ciudadano.

Mejora de la comunicación interna y externa: auditoría, petición de fondos y remisión de la documentación.

Lucha contra el fraude: afiliación, trabajadores autónomos y regularización de ingresos.

Mejora en la calidad de los procesos.

2.4 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Para atender sus competencias y satisfacer las necesidades de sus clientes, la TGSS dispone de:

Cuadro 1: Estructura de Servicios Centrales de la TGSS Cuadro 2: Distribución descentralizada de la gestión de la TGSS

La mejora continua, la eficiencia y la orientación a resultados;

La excelencia, la sostenibilidad y la transparencia en la gestión;

El conocimiento, la innovación y la tecnología;

El trabajo en equipo, la comunicación y el fomento de la participación.

● 52 Direcciones Provinciales

● 239 Administraciones

● 269 Unidades de Recaudación Ejecutiva

● Servicio de Atención Telefónica (901 50 20 50)

● Canal de Atención Electrónica accesible a través de la

página web (www.seg-social.es) y de la SEDE Electrónica de

la Seguridad Social (https://sede.seg-social.gob.es)

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3. CRITERIOS

3.1 CREATIVIDAD Y CONOCIMIENTO

3.1.1 Antecedentes de la innovación, necesidades y problemas

El Sistema de la Seguridad Social exige a empresas y trabajadores el cumplimiento de la obligación de cotizar durante la relación laboral, con el objeto de garantizar a los últimos la protección adecuada en las contingencias y situaciones que la Ley define. Empresas y trabajadores contribuyen al Sistema de la Seguridad Social mediante la aportación de cuotas que se calculan aplicando a la base de cotización, obtenida a partir del salario, el tipo o porcentaje correspondiente. También pueden aplicarse incrementos de cotización, establecidos para situaciones específicas, y deducciones, en su caso, que implican bonificaciones y reducciones sobre la cuota que deba abonarse. Para hacer efectivo el cumplimiento de la obligación de cotizar, las empresas desde el año 1995 han venido aplicando la operativa definida en el denominado Sistema RED. Éstas remitían un fichero con información relacionada con la cotización y realizaban el cálculo basándose en los datos e informaciones disponibles en sus sistemas, sin perjuicio del control posterior de estas operaciones por parte de la TGSS (como, por ejemplo, trabajadores por los que no se había cotizado, tipos de cotización por desempleo inferiores que no se corresponden con la modalidad de contrato, bonificaciones aplicadas sin tener derecho, etc). Es decir, las empresas autoliquidaban mensualmente sus cotizaciones sociales obligándoles a conocer y aplicar las reglas de cotización para liquidar sus obligaciones. El Sistema RED ha permitido la correcta cobertura y un elevado nivel de gestión de la cotización durante años, no obstante se ha buscado la mejora y simplificación de los procesos a través de un sistema que procura avanzar en beneficio de todos los agentes implicados. El SLD, como práctica innovadora, permite simplificar y facilitar la gestión y los derechos del colectivo formado por empresas (persona física o jurídica a la que prestan sus servicios trabajadores por cuenta ajena) y trabajadores (ciudadanos y sociedad en general), objetivo prioritario del sistema ante la complejidad de la normativa existente en Seguridad Social, de su interpretación y de las continuas modificaciones legislativas que deben implementarse, por lo general, en un breve espacio de tiempo desde su publicación. Con el SLD, la TGSS calcula la liquidación de cotizaciones a nivel de detalle de trabajador individual de forma proactiva, pasando a un modelo de facturación, donde es la propia TGSS la que aplica las reglas de cotización y calcula las cuotas de cada uno de los trabajadores de acuerdo con la información que obra en su poder y la obtenida directamente de otros Organismos externos, requiriendo de las empresas sólo aquella información de la que no dispone. El paso del Sistema RED al Sistema de Liquidación Directa, prácticamente implantado en su totalidad, ha supuesto una evolución en la calidad del servicio prestado por la TGSS a las empresas y trabajadores. A través del SLD se procede al cálculo mensual de la casi totalidad de las liquidaciones que deben presentarse, actualmente el 99,61%, lo que engloba al 94,92% de los trabajadores. Esta periodicidad mensual de la obligación de cotizar, que afecta a más de 15 millones de trabajadores y más de 1,7 de liquidaciones de empresas, permite valorar la relevancia del proceso y el volumen de los datos que se tratan.

99.61%

1.779.705 15.106.935

94.92%

LIQUIDACIONES TRABAJADORES

Cuadro 3.- Datos de transmisiones por SLD a mayo de 2018

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Esta nueva forma de calcular aporta las siguientes mejoras: MODELO DE COTIZACIÓN Y RECAUDACIÓN

Previene potenciales errores en el cálculo de la liquidación por ser la TGSS la que aplica las normas de cotización Con el anterior Sistema RED las reglas de cotización para el cálculo de la liquidación eran aplicadas por la empresa. Por ello, y ante la complejidad de la norma que recoge cómo efectuar dicho cálculo, existía la posibilidad de que la empresa incurriera en errores, de forma involuntaria, al calcular las cotizaciones a la Seguridad Social a partir de su propia interpretación. Con el SLD se disminuyen considerablemente los errores, del 1,51% de liquidaciones erróneas en el año 2014 con el anterior sistema, al 0,09% en el año 2017 con el nuevo SLD. Se garantiza así una mayor seguridad jurídica para las empresas y, por ende, para los trabajadores que van a disponer de datos de calidad y fiables a efectos de futuras prestaciones como jubilación, desempleo, etc. La TGSS se constituye como un servicio para la sociedad que permite simplificar el proceso de cotización y aumentar la calidad de los datos, y por ende, del Sistema de Seguridad Social.

Cuadro 4.- Sistema RED y SLD. Desglose de liquidaciones presentadas correctas y con error

Garantiza la correcta aplicación de bonificaciones y otros beneficios derivados de la cotización Mediante este Sistema de Liquidación Directa, puesto que es la TGSS la que aplica las reglas de cotización vigentes, la empresa asegura su correcta aplicación en las cotizaciones. Como consecuencia de esto, las empresas pueden conocer y acogerse de forma efectiva a los beneficios a los que tenga derecho, aplicándose de forma correcta las deducciones que correspondan. En el siguiente gráfico se observa como el nuevo sistema, desde su inicio en el año 2015, ha conllevado que a las empresas se le aplicaran de forma correcta las deducciones a las que tenía derecho, disminuyendo la falta de aplicación en más de un 80%.

279.436

Sistema RED datos de 2014

Liquidaciones con error

1,51%

17.185

SLD datos de 2017

Liquidaciones con error

0,09%

Liquidaciones correctas

17.842.245

Liquidacionescorrectas18.471.234

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Cuadro 5: Volumen de deducciones a las que se ha acogido la empresa y volumen de las no disfrutadas

Fiabilidad de la información Esta práctica innovadora integra toda la información necesaria para la realización de la cotización. Se accede a bases de datos internas y externas, dependientes de diferentes organismos o Administraciones (TGSS, SEPE, INSS, Mutuas Colaboradoras, etc.) lo que facilita el proceso de liquidación. Esta integridad conlleva una mayor confianza para la empresa y un incremento de la fiabilidad de los datos de cotización para los trabajadores, a partir de los que se calculan las prestaciones del sistema de Seguridad Social.

Simplificación de la información transmitida La TGSS dispone de la práctica totalidad de la información necesaria para proceder al cálculo de las liquidaciones, esto implica que el volumen de datos que deben transmitir las empresas se reduce al mínimo imprescindible simplificándoles la obligación a cotizar.

Previene incidencias al final del periodo Consecuencia de la correcta aplicación de las reglas de cálculo en las cotizaciones, el SLD supone una evolución sobre la detección y subsanación de las posibles incidencias o discrepancias que se pueden producir. En el Sistema RED este control tenía lugar con posterioridad a la finalización del plazo que tiene la empresa para presentar la liquidación; mientras que, en la actualidad, éstas son detectadas durante el propio periodo de liquidación. La TGSS comunica las incidencias a la empresa con mensajes claros para que pueda subsanarlas en este periodo e incluso modificar la información durante el mes en el que están dando cumplimiento a sus obligaciones. Esta inmediatez en los controles supone más seguridad y garantía para la empresa obligada ya que se fomenta que se cotice en plazo por todos los trabajadores, evitando posibles deudas que puedan generarse para la obligada. Igualmente, la referida inmediatez plantea mayor garantía para el trabajador por el que se cotiza, puesto que implica la seguridad de que se está cotizando por él a efectos de acceder a las prestaciones a las que tiene derecho.

555.427 728.230

920.657 959.286

888.083

33.428 27.135

19.995 13.271 6.286

0

20.000

40.000

60.000

80.000

100.000

0

200.000

400.000

600.000

800.000

1.000.000en

e.-

15

mar

.-1

5

may

.-1

5

jul.-

15

sep

.-1

5

no

v.-1

5

ene

.-1

6

mar

.-1

6

may

.-1

6

jul.-

16

sep

.-1

6

no

v.-1

6

Deducciones no aplicadas

Derecho a deducciones

Derecho a deducciones Deducciones No aplicadas

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MODELO DE ATENCIÓN

Adecuación a los medios tecnológicos actuales El SLD supone un avance en la operativa de gestión ya que se impulsa la utilización de los medios tecnológicos disponibles en la sociedad. El procedimiento se encuentra integrado en Internet, simplificando la gestión a las empresas al evitarles la necesidad de realizar determinados trámites de manera presencial y en papel, atendiendo a las características personales y especiales tanto de los trabajadores como de las empresas.

Adaptación a diferentes colectivos El sistema ha sido diseñado para dar cobertura a cualquier tipo de empresa existente en el tejido empresarial, contando con un procedimiento simplificado completamente online específico para la pequeña empresa, denominado RED Directo.

TRANSPARENCIA DE LA INFORMACIÓN

Ampliación del detalle del cálculo En el Sistema RED las cotizaciones se calculaban a nivel de código de cuenta de cotización (CCC), es decir, de forma global para toda la empresa.

Como avance fundamental del SLD, se cambia el concepto que sirve de base para el cálculo de la liquidación. El cálculo mensual de la cotización desciende al nivel del trabajador y se calcula, incluso, de forma individualizada por trabajador, cada fracción temporal dentro del mes en la que las condiciones que afectan a su cotización varían (por ejemplo, cambio de tipo de contrato, situaciones de baja por enfermedad, etc.).

Este desglose de datos y cálculos están disponibles en todo momento para la empresa y para el trabajador a través de diferentes servicios electrónicos, mejorando el acceso y la transparencia de información, ya que la empresa y el trabajador pueden conocer el detalle de las bases de cotización, lo que le corresponde pagar a empresa y a trabajador, cómo se ha calculado y qué factores se han tenido en cuenta.

FRAUDE Y GESTIÓN DE LA MOROSIDAD

Garantiza la integridad de la información Con el Sistema RED la TGSS llevaba a cabo el control del cálculo de la liquidación después de haberse presentado. Sin embargo, el Sistema de Liquidación Directa se muestra como un claro progreso ante esta situación, al realizarse la comprobación de la información del trabajador antes del cierre de la liquidación.

Previene situaciones fraudulentas En el nuevo Sistema de Liquidación Directa se pasa de un modelo de gestión reactivo de la morosidad y control del fraude a uno preventivo, al ser la propia TGSS la que aplica las reglas de cotización en lugar de la empresa. De esta manera, se atiende la demanda de la sociedad de un mayor control sobre el proceso de cotización: se garantiza que se cumple la obligación de cotizar y los conceptos por los que debe hacerse, en beneficio de todos.

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Información para los trabajadores y para las empresas El SLD permite las actualizaciones y correcciones permanentes de los datos, tanto de la empresa como del trabajador, necesarios para la cotización. Esta constante actualización garantiza que la información obrante en la TGSS es fiel a la realidad, lo que permite gestionar de forma rápida los datos que le interesan al usuario. Esto se refleja en la fiabilidad de la información contenida en el sistema y que se refleja en los diferentes informes que se ponen a disposición de trabajadores y empresas, como la vida laboral de trabajador y empresa, con información relevante dado que sirve de base para el acceso a las prestaciones laborales, para el conocimiento de la aplicación de beneficios en la cotización, etc.

3.1.2 Descripción de la innovación

Las principales medidas de innovación que se ponen en práctica con la evolución del Sistema RED al SLD como modelo de atención y gestión de las cotizaciones son:

Cambio de un modelo de autoliquidación por un modelo de facturación proactiva Es la TGSS la que calcula la cuantía de la liquidación a nivel de trabajador y proporciona información acerca de los datos empleados en dicho cálculo. El proceso abierto permite el intercambio de información de manera bidireccional. Se inicia a instancia de la empresa pidiendo un borrador de la liquidación, si no hay que transmitir información porque ésta no ha variado respecto al mes anterior, o enviando nueva información para el mes a liquidar, si ésta ha cambiado. Además, si no es factible completar la liquidación por todos los trabajadores en el plazo establecido para ello, la empresa puede presentar una liquidación parcial por los trabajadores que se han podido calcular.

Cuadro 6.- Esquema del modelo de liquidación

Simplificación de la obligación de cotizar de las empresas El empresario sólo transmite la información que varía respecto del periodo de liquidación anterior, eliminando comunicaciones innecesarias.

LIQUIDACIÓN CORRECTA:

TGSS FACTURA

LIQUIDACIÓN INCORRECTA:

TGSS COMUNICA LOS ERRORES

LIQUIDACIÓN POR TODOS

TRABAJADORES

CORRECCIÓN DE ERRORES

POSIBILIDAD DE RECIBO POR LOS TRABAJADORES

CORRECTOS

SOLICITA BORRADOR

EMPRESA

EMPRESA

ENVÍA LA LIQUIDACIÓN

LIQUIDACIÓN POR TODOS

TRABAJADORES

LIQUIDACIÓN POR ALGUNOS

TRABAJADORES

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Reducción de la carga administrativa de las empresas Disminuyen los tiempos empleados en el cumplimiento de las obligaciones con la Seguridad Social con el consiguiente ahorro de costes.

Transparencia El trabajador y la empresa conocen el detalle sobre la cotización y su impacto, bases de cotización, importes de las cotizaciones a cargo de la empresa y a cargo del trabajador (retenido de la nómina del trabajador) y cómo se calcula.

3.1.3 Actores involucrados

Atendiendo a la relevancia del proyecto, la participación de todos los agentes involucrados fue uno de los puntos críticos para asegurar el éxito del mismo. Por ello, para la definición de los criterios que sustentan el SLD se contó con la experiencia y conocimientos organismos externos, tanto públicos como privados, y de los gestores internos de la TGSS. Con los agentes externos, como sindicatos, agrupaciones de empresas, empresas, empresas proveedoras de programas de nómina, gestorías, etc. las reuniones mantenidas tenían por objetivo principal dar a conocer en detalle el proyecto SLD con una doble intención: por un lado, evaluar las implicaciones que supondría sobre sus servicios y productos, de cara a estar preparado para su futura implantación; y, por otro, permitir a la TGSS identificar las principales dificultades que el proyecto y su implantación podrían suponer. Al mismo tiempo, se mantuvieron reuniones de trabajo periódicas entre los responsables y equipos de las diferentes Subdirecciones Generales de la TGSS afectadas por el nuevo sistema que se pretendía desarrollar en colaboración con los equipos informáticos pertenecientes a la Gerencia Informática de la Seguridad Social. Asimismo, se mantuvieron reuniones con Organismos externos como el INSS, SEPE, Mutuas Colaboradoras de la Seguridad Social con los que existe un intercambio de comunicación con la TGSS para analizar los cambios y coordinar las actuaciones necesarias para adaptar simultáneamente todos los procesos.

Cuadro 7. Organismos participantes

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3.1.4 Planificación, implementación, dificultades y restricciones encontradas

Cuadro 8. Implementación del SLD

El proceso de diseño y transición del nuevo sistema de liquidación llevaba asociados cambios de tal transcendencia que hacían obligatorio planificar pormenorizadamente la gestión del mismo. Por ello, de manera previa a la puesta en marcha de la implantación del SLD se hizo necesario tener en cuenta una serie de factores que la condicionaban, como son:

Definición a nivel político.

Gran impacto del nuevo modelo de liquidación para la empresa, necesidad de adaptación.

Elevado número de agentes implicados: o Más de 14 millones de trabajadores. o Más de 1,5 millones de empresas. o Aproximadamente 100.000 Autorizados RED, que son agentes que gestionan en

nombre propio o de terceros las obligaciones de la empresa con la Seguridad Social por medio del Sistema RED.

Analizados estos factores se plantearon las siguientes medidas para afrontar el cambio:

Tramitación parlamentaria de la Ley y participación pública Para ello, fueron necesarios:

o 18 informes de Administraciones Públicas (AAPP) y colectivos afectados. o 13 enmiendas en el Congreso. o 9 enmiendas en el Senado.

Finalmente, a partir de la Ley 34/2014, de 26 de diciembre, de Medidas en Materia de Liquidación e Ingreso de Cuotas de la Seguridad Social, se obtuvo el respaldo normativo para el SLD, cuya implantación progresiva fue contemplada en la Disposición Final Quinta. Posteriormente, el Real Decreto 708/2015, de 24 de julio, de desarrollo del Sistema de Liquidación Directa de las cotizaciones a la Seguridad Social, dio cumplimiento al mandato de la Ley, en su Disposición final primera, de proceder a la regulación del detalle del nuevo sistema.

Estrategia de implantación La implantación del sistema, junto con la inclusión de las empresas en el mismo, se realizó de forma progresiva en relación a sus características:

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Cuadro 9: Proceso de implantación del SLD

En febrero de 2015 se comenzó con la implantación del SLD. La Seguridad Social fue comunicando las notificaciones por las que las empresas quedaban obligadas a integrarse en el nuevo procedimiento de liquidación e ingreso de las cuotas sociales. Conocedora la TGSS de la complejidad del cambio, desde la comunicación de la notificación se le daba a la empresa la posibilidad de realizar prácticas en el nuevo sistema por un periodo máximo de 3 meses, a partir del que ya debía haber adaptado su gestión y sus procesos a SLD. Para el adecuado soporte a la empresa que entraba en prácticas se elaboraron materiales formativos y de apoyo. A finales de 2017, más de 2 millones de empresas habían recibido la notificación de obligatoriedad y más de doce millones de trabajadores se incorporaron en el nuevo procedimiento. Las notificaciones se realizaron a través del Servicio de Notificaciones Electrónicas de la Seguridad Social (NOTESS), evitándose así el coste que cada una de las notificaciones postales con acuse de recibo supone, con un ahorro para la TGSS cuantificado en más de 6,6 millones de euros.

Cuadro 10: Notificaciones de obligatoriedad

69.274

97.937

101.015

528.272

2.084.753 2.109.602

5.002.333

12.511.877 12.891.626

0

15.000

30.000

45.000

60.000

75.000

90.000

105.000

100.000

2.100.000

4.100.000

6.100.000

8.100.000

10.100.000

12.100.000

2015 2016 2017

Autorizados RED

CCCs y trabajadores

Evolución de las notificaciones de obligatoriedad

AUTORIZADOS RED CCC TRABAJADORES

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Formación Para que por parte del personal de los diferentes ámbitos de la TGSS, las Direcciones Provinciales y unidades que atienden directamente a empresas y trabajadores se preste una atención de calidad se debe conocer el SLD. Con este objetivo, se definieron actividades formativas para Directores y Subdirectores Provinciales, Directores de Administración y personal de gestión de Servicios Centrales. El modelo de formación que se seleccionó para el SLD fue la formación a formadores, de forma que cada Dirección Provincial seleccionaba a unas 2-3 personas que posteriormente impartían la formación al personal de su ámbito provincial. Esta formación se mantiene en el tiempo y está consolidada en la organización, dado que se imparten nuevas jornadas de formación cuando se producen novedades y mejoras del sistema significativas.

Cuadro 11-.Formación de formadores

Asimismo, se impartió formación a diferentes organismos implicados en el procedimiento, provincias y autorizados que formaron parte de las primeras fases de pruebas y personal de Administraciones. Destacar que estas mismas formaciones se repitieron en cada una de las 52 Dirección Provinciales en las que se conforma la TGSS, lo que garantizaba el conocimiento de la práctica innovadora por la totalidad de las personas que conforman la entidad.

Cuadro 12-.Formación otros agentes implicados

Creación de un equipo de atención especializado para atender a las grandes empresas y a las Administraciones Públicas. Paralelamente, se puso en marcha un modelo de atención para las Grandes Empresas y Administraciones Públicas (en adelante EGE). La razón de este soporte especializado era facilitar la incorporación al nuevo sistema de aquellas empresas que, por su volumen de

2ª Jornada DDPPActualización SLD

3ª Jornada DDPPImplantación SLD

4ª Jornada DDPPSeguimiento de Liquidaciones

Enero/Febrero Mayo Octubre Febrero/Marzo Septiembre Abril Mayo

5ª Jornada DDPPAdaptación del procedimiento

7ª Jornada DDPPRectificaciones fuera de plazo

6ª Jornada DDPPSeguimiento de Liquidaciones

2014 2015 2016 2017

Asistentes

2106 grupos

1905 grupos

1805 grupos

1204 grupos

2054 grupos

1204 grupos

1204 grupos

Horas

17 11 19 7 13 7 7

Grupo de TrabajoProvincias

JornadaAdministraciones

Enero Mayo Noviembre Marzo Abril Noviembre

FormaciónIntervención General

de la Seguridad Social

FormaciónInspección de Trabajo de la Seguridad Social

FormaciónINSS, SEPE e ISM

2013 2014

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gestión, número de trabajadores y casuística de los mismos, complejidad organizativa, fiscalizaciones de pagos y aprobación de documentos contables, etc., pudieran presentar altas dificultades de adaptación.

Cuadro 13: Colectivos atendidos por el EGE

Esta atención dirigida a las empresas y Administraciones Públicas de nuestro país con un mayor volumen de negocio permite, en definitiva, que un elevado número de trabajadores, 4.519.285, se puedan beneficiar de los derechos que el cumplimiento de la cotización genera y con la garantía de la calidad y fiabilidad de sus datos (bases de cotización y días cotizados que afectan al derecho y cálculos de las prestaciones del sistema de Seguridad Social).

Mejora continua del sistema El nuevo SLD se encuentra en un proceso de mejora continua, que incorpora modificaciones no sólo detectadas por el personal interno sino por las solicitudes de mejora y sugerencias recibidas de los diferentes colectivos. Así, muchas de las funcionalidades que inicialmente se implantaron como un servicio online (ejemplo, la comunicación de datos bancarios), a petición de empresas y gestores, se implantaron también para su envío mediante fichero html a través de una aplicación proporcionada por la TGSS (SILTRA), o se crearon nuevas funcionalidades como la solicitud online de informes con la relación de empresas que gestiona un autorizado RED y que tienen datos bancarios comunicados, etc.

503 GRANDES EMPRESAS

3.434.484 trabajadores

322 AA.PP.

1.084.801 trabajadores

SOPORTE A LA GRAN EMPRESA

Cuadro 14: Volumen de trabajadores, empresas y Administraciones Públicas atendidas por el EGE

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3.2 IMPACTO EN LOS CIUDADANOS USUARIOS

A modo general, los colectivos de usuarios a los que se dirige el Sistema de Liquidación Directa son los agentes implicados en la gestión de la cotización, esto es, más de un millón de empresas, más de 15 millones trabajadores y otros organismos (Mutuas colaboradoras con la Seguridad Social, INSS, SEPE, etc.). El SLD tiene entre sus fines facilitar la cotización a las empresas y acercar la Seguridad Social al ciudadano lo que produce numerosos beneficios en cada tipología de agente implicado. EMPRESA

Gestión integral a través de Internet, proporcionando una operativa ágil, rápida, actualizada y acorde con las necesidades de la sociedad actual mediante un amplio abanico de servicios electrónicos. En definitiva, mejora de la relación de la TGSS con la empresa.

Cuadro 15: Menú RED

Cuadro 16: Servicios SLD

Esta gestión a través de servicios electrónicos permite una reducción de tiempos en la gestión de la empresa, al poder realizar sus trámites sin necesidad de acudir presencialmente a una Administración de la Seguridad Social.

La empresa puede consultar la información que dispone la TGSS en todo momento. Esta novedad permite que la empresa, antes de presentar las cotizaciones, conozca los datos que debe aportar sin incurrir en errores posteriores. Para ello se han diseñado servicios online y ficheros específicos.

Como consecuencia de los servicios y comunicaciones que la TGSS pone a su disposición y de que el cálculo se realiza con la información existente en la TGSS, se previene que las empresas sean deudoras.

Flexibilidad de la gestión, al permitirse el pago de la liquidación fuera de plazo, incluyendo el cálculo de los recargos necesarios.

Adaptación del sistema a diferentes colectivos. Existe un procedimiento simplificado y específico para la pequeña empresa, aquella con menos de veinticinco trabajadores, en el que todos los trámites son online sin necesidad de tener que disponer de un programa de nóminas para el cumplimiento de sus obligaciones con la Seguridad Social.

18

Transparencia, al conocer la empresa el detalle de lo que tiene que pagar y cómo se ha calculado.

Mayor detalle en los errores y facilidad para localización y subsanación, gracias al esfuerzo de la TGSS por hacer más amigables los sistemas a disposición de empresas y ciudadanos.

Se ha implantado un nuevo canal de comunicación con las empresas denominado T -Comunica, que permite el envío al correo electrónico de los autorizados de las novedades normativas, boletines de noticias periódicos e incluso información de su proceso de cotización mensual. En este sentido, se ayuda a la empresa en el cumplimiento de sus obligaciones al informarle mensualmente en tres fechas críticas del mes sobre cuál es su situación respecto a la cotización: trabajadores que faltan por comunicar o que han tenido errores en sus datos, empresas que no han iniciado el proceso de presentación de las cotizaciones, etc.

Cuadro 17: Volumen de comunicaciones realizadas a través de T-Comunica y ejemplo de comunicación

19

Este nuevo canal de comunicación proactivo por parte de la TGSS, ha sido muy bien acogido por las empresas, que difunden a través de sus webs la existencia de la aplicación T -Comunica y transmiten que les resulta de utilidad para la gestión de sus liquidaciones.

Cuadro 18: Difusión de T-Comunica realizada por la empresa Noray a través de su web

TRABAJADOR

Acercamiento de la Administración al ciudadano, mayor transparencia y mejor relación con la TGSS. Por primera vez, con el SLD el trabajador de forma online puede conocer toda la información que las empresas en las que está de alta han comunicado a la TGSS en materia de cotización y que impacta directamente en sus prestaciones (jubilación, desempleo, baja por enfermedad, paternidad, maternidad, etc.); o, si por el contrario, estando las empresas obligadas a cotizar no lo han hecho.

Cuadro 19. Información sobre el ciudadano

20

Mayor detalle de lo cotizado por el trabajador a la Seguridad Social. Desglosando o el importe que se le ha retenido de su nómina, el importe que ha ingresado la empresa, sus condiciones laborales como tipo de contrato, grupo de cotización, situaciones en las que se encuentra (maternidad, baja, excedencias, huelga, etc.), todos ellos factores determinantes para el derecho y cálculos de sus prestaciones como jubilación, desempleo, etc.

Garantía de la correcta realización de las cotizaciones por la empresa ya que son calculadas directamente por la TGSS, lo que genera seguridad para el posible cobro de prestaciones.

Concienciación social del Sistema de Seguridad Social, su coste y mantenimiento.

OTROS ORGANISMOS

En su condición de agentes implicados destacan, entre otros, las Mutuas colaboradoras con la Seguridad Social, el INSS, el SEPE, empresas proveedoras de programas de nómina, etc., siendo los beneficios que les aporta el Sistema los siguientes:

Recepción de la información de TGSS con antelación de plazos para el envío de información a otros Organismos y Mutuas.

Intensificación de la información compartida con otros Organismos, como Agencia Tributaria o Servicios Públicos de Empleo, para incrementar la capacidad de detección de fraude.

Anticipación y simplificación de la gestión para el posterior cálculo de prestaciones de la Seguridad Social por los Organismos competentes.

3.3 TRANSFERIBILIDAD Y DIFUSIÓN

El SLD, desde un punto de vista conceptual, da lugar a una administración pública proactiva, transparente, eficiente y eficaz, factores que facilitan su capacidad de aplicación y adaptación tanto en entidades privadas como públicas, siendo mayor la conveniencia para estas últimas, por cuanto que cuentan con la misión de lograr un beneficio para la colectividad.

Proactividad. Es la TGSS la encargada de interpretar y aplicar las reglas de cálculo de las cuotas sociales, simplificando las gestiones que debe realizar el usuario.

Transparencia. Las empresas tienen la garantía de que sus cotizaciones se han calculado de forma correcta y en plazo, con la reducción de la probabilidad de generar deuda y mejorando la disponibilidad y calidad de la información que necesitan.

Eficiencia. El Sistema permite el uso racional de los medios de los que disponen la TGSS y los usuarios para alcanzar el objetivo del SLD.

Eficacia. Se consigue un elevado nivel de cumplimiento de la obligación de cotizar.

Dentro de este contexto, los elementos que determinan su replicabilidad son:

Sistema basado en servicios telemáticos seguros Desde un punto de vista operativo, el Sistema de Liquidación Directa se construye como un procedimiento de intercambio de información integrado en Internet y soportado en su totalidad por servicios telemáticos con acceso seguro para la ciudadanía mediante certificado digital (cumpliendo con la normativa del Reglamento General de Protección de Datos),

1

21

proporcionando los beneficios que la administración electrónica aporta tanto a las empresas, ciudadanos y a la propia TGSS (como el ahorro de tiempo, la simplificación de las tareas administrativas y la reducción de los costes de gestión, entre otros). A partir de lo anterior, el SLD posee un elevado grado de aplicabilidad y escalabilidad horizontal, cualidades que permiten mantener el coste de su diseño, desarrollo e implementación, independientemente del crecimiento del modelo de gestión para el que fue diseñado. Es pues, un modelo flexible que puede adaptarse a nuevas mejoras de gestión y a los cambios en las condiciones económicas del escenario en el que se aplica. Modelo de Atención El resultado de la integración de todos los agentes implicados en el Sistema da lugar a un modelo completo de atención, dotado de servicios digitales, transparentes, flexibles y eficaces. Para ello, este modelo de atención se segmenta y diferencia en función de las características propias de los colectivos usuarios, como es para empresas de menos de 25 trabajadores, que disponen del aplicativo RED Directo, y el conjunto formado por empresas y administraciones públicas de más de 1000 trabajadores que disponen de un servicio de atención personalizado. Este modelo de atención a determinados colectivos que por su volumen necesitan de una ayuda especializada y personalizada ha sido exportado al INSS para la gestión de incidencias derivadas de las bajas y subsidios por enfermedad, maternidad, paternidad, etc. En este sentido, el SLD acredita su calidad respecto de los proyectos de modernización de los servicios públicos y desarrollo de la industria tecnológica, redundando en beneficio para la economía, expansión internacional y creación de empleo.

Los beneficios de un sistema integrado El objeto del funcionamiento del SLD se basa en la integración de la información de otros organismos y Administraciones necesaria para la elaboración de las liquidaciones de los trabajadores (INSS, SEPE, ISM, ITSS, Mutuas, etc.), por lo que la colaboración en red de las mismas se hace imprescindible para la correcta aplicación del sistema. La citada información es utilizada por las empresas para mantener al día los datos relativos a sus trabajadores, facilitándole la correcta interpretación de la misma y sus obligaciones de cotización.

Atendiendo a las alianzas generadas, es a partir de la propia idiosincrasia del SLD donde se hace necesario establecer acuerdos con otros organismos o entidades que gestionan información relacionada y relevante para el proceso de cotización de liquidaciones, como son el SEPE, INSS, ISM, SPS, Mutuas colaboradoras con la Seguridad Social, etc., por lo que su implicación y colaboración es fundamental. Para definir oportunidades de innovación y mejora del SLD se pusieron en marcha acciones de difusión y comunicación de forma paralela y escalonada a la implementación del modelo, ya que esta labor se estima como un factor clave para su éxito y correcto funcionamiento, actuando en dos ámbitos:

Difusión interna El cambio de un sistema tradicional de autoliquidación por el de facturación suponía una importante variación en el modelo de gestión de la TGSS que afectaba a todos los miembros de la Organización y requería su implicación en el proyecto. Para que las personas, los medios y los procesos estuvieran alineados con el proyecto, la labor de información y comunicación interna fue determinante. Las áreas encargadas de cada fase del proyecto utilizaron todos los medios a su alcance dentro de la organización para la consecución de aquel objetivo: circulares, charlas formativas, encuentros con DDPP, etc.

2

3

22

Muestra de lo anterior, en las reuniones de seguimiento semestrales que la TGSS celebra con las diferentes Direcciones Provinciales, el SLD como un elemento transversal y estratégico de toda la organización, ocupa un lugar destacado en la agenda de las mismas. Además, se incluyen periódicamente en la intranet de la Seguridad Social contenidos de SLD para que todo el personal de TGSS conozca el funcionamiento del nuevo sistema y sus novedades.

Difusión externa Se procedió a la comunicación del proyecto a toda la cadena implicada en el SLD (ciudadanos, empresas, autorizados RED, Administraciones, empresas desarrolladoras de programas de nóminas, etc.), distinguiéndose dos fases: 1. En el lanzamiento e implementación del Sistema de Liquidación Directa. Durante el

lanzamiento del proyecto se realizó un esfuerzo en la creación de material divulgativo informativo del mismo: videos explicativos, manuales, guías, etc. El plan de comunicación y difusión diseñado contempló los enfoques siguientes: REUNIONES INFORMATIVAS o Con organizaciones empresariales: CEOE, CEPYME, Consejo Superior Cámaras de

Comercio y con representantes de las grandes empresas españolas. o Con representantes de Asociaciones Sindicales. o Con representantes del Ministerio de Industria y Comercio. o Con representantes de Mutuas colaboradoras. o Con representantes de la Agencia Tributaria. CAMPAÑAS DE COMUNICACIÓN o Lanzamiento de campaña en medios de comunicación. o Comunicación activa a través de emails informativos. o Atención e información a través de redes sociales y blogs especializados: Cuenta de

twitter y blog de la Secretaría de Estado. o Publicación de artículos en prensa especializada. PUBLICACIÓN DE CONTENIDOS o Inclusión en la página web de la Seguridad Social de contenidos de SLD para difusión

externa.

2. En la consolidación y mejora del sistema SLD, mediante la difusión de las novedades de

SLD. Para la transmisión de las mejoras y avances, la TGSS emplea diferentes medios: BOLETÍN DE NOTICIAS RED Publicación periódica, que se difunde a través de la página web de la Seguridad Social, donde se informa sobre las novedades en materia de cotización, afiliación, partes médicos, autorizaciones etc. T-COMUNIC@ Aplicación que permite la comunicación directa con el Autorizado RED mediante la generación masiva y automática de correos electrónicos con información de interés.

23

PLATAFORMA DE ATENCIÓN TELEFÓNICA Donde se informa sobre el funcionamiento y las novedades de SLD, y se resuelve cualquier consulta, duda o incidencia relacionada con este sistema (teléfono 901 50 20 50). TWITTER La TGSS dispone de una canal en esta red social a través de la que se realizan labores de divulgación y consulta (de lunes a viernes, de 9h a 14 h) de las novedades del SLD.

Cuadros 20 y 21.- Publicaciones a través de Twitter

Añadir a estas acciones la presentación internacional del SLD a administraciones susceptibles de utilizar el modelo innovador en su práctica diaria, como es el caso de Argentina.

3.4 EFICACIA

A través de la puesta en práctica del SLD se cumplen los objetivos marcados para su puesta en marcha, ya que prácticamente la totalidad de los usuarios obligados a cotizar, lo hacen a través del sistema, siendo en la actualidad el medio por el que se gestionan la mayoría de los ingresos que se aportan a la TGSS.

Cuadro 22.- Resultados de la gestión realizada en mayo de 2018.

1.779.705 99,98 %

15.106.935 99,97%

8.814 97,34%

MAYO DE 2018Objetivo alcanzado

24

Cuadro 23.- Facturación del último año.

Los beneficios que se obtienen a través del control que otorga el SLD en el proceso de liquidación de cotizaciones a la TGSS son: Proceso de facturación por la TGSS. Este proceso permite reducir el tiempo empleado en la realización y presentación de la liquidación, por lo que se agiliza la detección y corrección de los posibles errores existentes en la misma, entendidos como incorrecciones materiales aritméticas.

Simplificación y control de la información. El sistema produce respuestas detalladas al usuario sobre el estado de las liquidaciones presentadas, lo que permite no solo conocer con exactitud los posibles errores existentes, sino que, además, facilitar su subsanación.

Unificación de criterios de interpretación y adecuada aplicación de las normas de cotización. A través del SLD se reduce la deuda generada por la aplicación de deducciones indebidas por periodo de liquidación.

Cuadro 24.- Volumen de deducciones indebidas

9.783

7.758

7.422

9.289

6.296

4.734

5.371

5.168

3.503

3.292

3.082

3.123 2.655

2.632

2.251

3.176

1.782

1.688

913 412 343 210

209 215

0

1.000

2.000

3.000

4.000

5.000

6.000

7.000

8.000

9.000

10.000

sep

.-1

5

oct

.-1

5

no

v.-1

5

dic

.-1

5

ene.

-16

feb

.-1

6

mar

.-1

6

abr.

-16

may

.-1

6

jun

.-1

6

jul.-

16

ago

.-1

6

sep

.-1

6

oct

.-1

6

no

v.-1

6

dic

.-1

6

ene.

-17

feb

.-1

7

mar

.-1

7

abr.

-17

may

.-1

7

jun

.-1

7

jul.-

17

ago

.-1

7

7.500

8.000

8.500

9.000

9.500

jun

.-1

7

jul.

-17

ago.-…

sep

.-1

7

oct

.-1

7

nov.-…

dic

.-1

7

ene.-…

feb

.-1

8

mar.-…

abr.

-18

may.-…

8.1

87

8.4

75

8.3

98

8.3

07

8.6

36

8.4

66

8.3

91

8.7

22

8.6

51

8.5

69

9.0

23

8.8

14

8.684

8.957 8.900

8.810

9.059 8.871

8.811 8.952

8.890 8.818

9.242 9.054

FACTURACIÓN MILL. €

SLD TOTAL

25

Prevención y detección de la generación de deuda. El Sistema de Liquidación Directa facilita la prevención y control de las deudas para el usuario, ya que aporta la seguridad de que la liquidación presentada se ha calculado de forma correcta. La TGSS, al disponer con anterioridad de las liquidaciones correctas, puede iniciar el proceso de seguimiento de la gestión recaudatoria, facilitando la información sobre el estado de las mismas a los usuarios, permitiéndoles hacer frente a los posibles errores, esto es, se adelanta el momento de la detección de la deuda al conocerse de forma anticipada los descubiertos de la cuota sin esperar a recibir los ingresos realizados en entidades financieras. Dentro de este contexto, la empresa tiene la obligación de liquidar sus cotizaciones durante el periodo de recaudación (coincide con el mes siguiente a aquel cuya cotización se quiere liquidar). Gracias al SLD, la TGSS cuenta durante el transcurso del periodo de recaudación con la información de las liquidaciones no presentadas, por lo que de manera proactiva comunica a los Autorizados RED afectados que presenten las liquidaciones antes de la finalización del plazo reglamentario (dichas comunicaciones se realizan con la mencionada herramienta T -Comunica). Además, se produce una detección anticipada de la deuda al hacer frente a la dificultad que planteaba el Sistema RED en relación a la excesiva dilación temporal en la obtención de las respuestas (al tener que contrastar la información existente en la liquidación con la obrante en la propia TGSS y, en algunos casos, otros organismos y entidades implicados, como INSS, SEPE, etc.). Resaltar también la posibilidad que otorga el sistema para conocer la evolución de la deuda generada por no presentar la cotización, es decir, la posibilidad de conocer la tendencia de las empresas obligadas a cotizar de presentar las liquidaciones en el periodo que tienen marcado para hacerlo. A partir de la entrada en funcionamiento del Sistema de Liquidación Directa se ha conseguido una considerable reducción en el tiempo de comunicación de las deudas generadas a las empresas usuarias del mismo, generándose su emisión en el mes siguiente del plazo reglamentario de cotización (en comparación a la demora temporal del anterior sistema, que tenía lugar como mínimo a partir del segundo mes del plazo reglamentario de cotización), aspecto que repercute de manera positiva en la gestión de la deuda y posterior recaudación. Asimismo, se registra un descenso continuo en la emisión de las Providencias de Apremio, desde 424.148 en 2008 hasta 255.288 en 2016. Esta disminución progresiva también se observa en el importe total de este tipo de deuda generada, que pasa de 343 millones de euros en 2008 a 192 millones en 2016.

3.5 EFICIENCIA

El SLD se trata de un sistema diseñado por la TGSS. Disponer de recursos propios con conocimiento del negocio, del funcionamiento interno y de la cultura de la TGSS ha permitido:

Obtener un mayor control de todo el proceso de desarrollo.

Aumentar el conocimiento de los costes del mantenimiento y evolutivos.

Potenciar la capacidad de concretar prioridades para adaptar dichos costes, ajustándolos a los presupuestos disponibles.

Afianzar las competencias de la Tesorería General de la Seguridad Social al ser ésta quien efectúa un cálculo individualizado de la cotización correspondiente a cada trabajador, lo que le permite adoptar un papel activo en el proceso de recaudación.

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La puesta en marcha del nuevo sistema de liquidación de cotizaciones ha supuesto una mejora en la forma de relación con empresas, profesionales y ciudadanos. Ello ha permitido alcanzar una mayor eficiencia, simplicidad en la gestión y una elevada reducción de cargas administrativas para empresas y profesionales: Prevención de situaciones erróneas en la cotización Con el nuevo sistema de liquidación se minimizan los errores en las cotizaciones de las empresas y despachos profesionales debido a que las reglas de cotización se aplican en el momento de la liquidación por parte de la TGSS. Además, se ofrece una mayor seguridad jurídica en la aplicación de bonificaciones y deducciones, tanto en derecho como en cuantía. Se adelanta y mejora la eficiencia del control de recaudación La subsanación de errores en la cotización conlleva aparejado una reducción de la emisión de deudas y recargos, y se anticipa el conocimiento de la misma. Fiabilidad de la información utilizada para el cálculo y compartida con unidades externas El hecho de que la Seguridad Social acceda a base de datos internas y externas de otros Organismos como el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS), las Mutuas, el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) y la Agencia Tributaria (AEAT), hace que los datos empleados para el cálculo sean más fiables al proporcionarse una mayor integración con la información procedente de las Administraciones. Prevención de las situaciones de fraude en la cotización Al ser la propia Tesorería General de la Seguridad Social la que calcula y aplica las reglas de cotización vigentes en cada momento para calcular las cotizaciones, mejora la gestión del fraude. La TGSS toma un papel activo en los datos y aspectos que inciden en la cotización, pasándose de un modelo de control a un modelo de prevención en la cotización. Eliminación del soporte papel La disponibilidad de la información por vía telemática está permitiendo la consecución de uno de los grandes objetivos de la administración: la eliminación del soporte papel para la tramitación de actos administrativos. Ello ha permitido una reducción de costes para la empresa y la TGSS, que ha visto reducida la necesidad de atención presencial en las Administraciones, optimizando sus recursos humanos y económicos. Es importante también hacer mención a la directa repercusión sobre el medio ambiente de esta gestión sin papel. El remanente actual se debe a los documentos necesarios para la cotización y regularización anual de determinados colectivos que serán objeto de incorporación en próximas fases.

25.- Evolución de los documentos papel (formularios de relación nominal de trabajadores y formularios de cotización)

DOCUMENTOS EN PAPEL

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Simplificación de la gestión y reducción de cargas administrativas Que la liquidación o cálculo de las cuotas se realice directamente por la TGSS reduce las obligaciones de las empresas y despachos profesionales. Para estos, supone la simplificación en la forma de cotizar y una reducción de cargas administrativas, al tener que comunicar menos información. Información para el trabajador de lo que se ha cotizado por él a la Seguridad Social El trabajador puede conocer la información de su relación laboral que se tiene en cuenta para la cotización (tipo de contrato, grupo de cotización), si se trata de un trabajador por el que la empresa se aplica beneficios en la cotización, el importe de la prestación en caso de baja médica, el detalle de sus cotizaciones, el coste de la Seguridad Social a cargo de la empresa y a su cargo. Esta disponibilidad del detalle de la cotización supone un acercamiento de la Seguridad Social al ciudadano y una mejor comprensión de la financiación y cobertura del sistema.

3.6 COMPLEJIDAD

La complejidad de esta iniciativa reside en el tipo de implicaciones y cambios que ha tenido a distintos niveles: Normativo Debido a su impacto, para su puesta en marcha fue necesario modificar la Ley General de la Seguridad Social y elaborar un desarrollo reglamentario de medidas en materia de liquidación e ingreso de cuotas, que se ha materializado y regulado en la Ley 34/2014 de 26 de diciembre. Repercusiones en las empresas, autorizados y empresas desarrolladoras de programas de nóminas Es importante destacar el elevado volumen de empresas, más de 2 millones desde el inicio de la implantación del nuevo sistema, que han tenido que adaptar sus procesos y gestión al nuevo procedimiento.

A nivel técnico Consecuencia de la filosofía del nuevo sistema, tanto empresas desarrolladoras de programas de nóminas como aquellas que disponen de su propio programa, han tenido que realizar modificaciones en la estructura y formatos de los ficheros para adecuarlo al tratamiento de la información en SLD. En este nuevo escenario, resulta necesario el mantenimiento y adaptación de la aplicación acorde a los cambios normativos que se van produciendo.

A nivel de procedimiento Empresas y autorizados han realizado tareas de adaptación de la información para asegurarse de que los datos de los que disponen son congruentes con los existentes en la TGSS. En este sentido, cobra especial relevancia asegurar la corrección de la información y su transmisión con la mayor inmediatez, dado que ésta es la base para el cálculo de la liquidación. Por otro lado, han tenido que familiarizarse con un nuevo procedimiento en el que:

o Se modifican las vías de inicio de presentación de liquidación (borrador o fichero) en función de si varían o no los datos con respecto al mes anterior.

o Se acorta en un día el plazo para presentar la liquidación. o Se amplían el número de funcionalidades y servicios telemáticos ofrecidos.

28

El nuevo sistema ha supuesto en definitiva adaptarse a un cambio de cultura de la TGSS, donde se pasa de un modelo unidireccional en el que la empresa comunica a TGSS los datos de liquidación a un modelo bidireccional basado en el intercambio de respuestas. Organizativo y de la propia operativa de procesos de la TGSS: A nivel interno, se han creado diferentes grupos de trabajo para asegurar la disponibilidad y la calidad de la información de afiliación y cotización en el cálculo de liquidaciones. Ha sido necesario definir procedimientos de homogeneización entre la información existente en la TGSS y la existente en las empresas, así como ampliar y facilitar la disponibilidad de los datos obrantes en la TGSS a éstas. El proyecto SLD ha implicado una revisión de los procesos de la TGSS que afectan a diferentes áreas o Subdirecciones Generales. Los grandes bloques de procesos implicados en el SLD abarcan la gestión de la información existente en las bases de datos de la TGSS que se utiliza para la facturación, los procesos de cálculo de las cotizaciones y el procedimiento posterior de contabilización de ingresos y generación de deuda.

Cuadro 26.- Áreas implicadas en la TGSS

Redefinición del modelo de atención Cabe destacar que, con el fin de asegurar el éxito de la implantación del sistema y reducir el impacto de las novedades en las empresas y ciudadanos, fue necesario realizar un análisis del modelo de atención para poder proporcionar una atención de calidad, siendo necesario reorganizar y adaptar los diferentes canales de atención:

Telefónico: mediante la personalización de las opciones específicas en el teléfono de atención al usuario 901 502050, adaptando la opción 1 para que incluyera las dudas y consultas relacionadas con el Sistema de Liquidación Directa, en concreto la opción “1.1 Incidencias técnicas” para dar cabida a las relacionadas con el SLD y la “1.3 Otras consultas” para cualquier información o cuestión relacionada con el procedimiento del SLD. La importancia de proporcionar una atención correcta mediante este canal es fundamental, dado el volumen de consultas. A modo de ejemplo, para la opción “1.1. Incidencias técnicas”

GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LA TGSS UTILIZADA EN EL CÁLCULO DE LAS COTIZACIONES

1

PROCESOS DE CÁLCULO DE LAS COTIZACIONES

2GESTIÓN DE LOS INGRESOS DE LAS COTIZACIONES Y DETECCIÓN DE DEUDA

3

PERSONAL DE GESTIÓN DE LA TGSSReordenar procesos y gestión

30 personas

PERSONAL INFORMÁTICOAspectos técnicos

100 personasOTRAS ENTIDADES

NORMATIVA

ESTRATEGIA DE IMPLANTACIÓN

1234

1 2 3 +

4 5 6 -

7 8 9 =

29

se contestaron en el año 2017 un total de 188.691 llamadas gestionadas por un equipo mixto (personal externo y funcionario) formado por 30 personas. Se añade, además, la complejidad de la atención proporcionada por este canal, al existir dos modelos de atención vigentes para la opción “1.3 Otras Consultas” relacionadas con el Sistema RED y con SLD en función de cada provincia. Uno de los modelos, que afecta a 27 Direcciones Provinciales, se basa en la recepción de las consultas por una plataforma de atención telefónica externa que resuelve en primer nivel y en caso de no conocer la respuesta, las deriva a la unidad de atención provincial correspondiente formada por personal funcionario. En el caso de Madrid, debido al elevado volumen de llamadas, el segundo nivel de atención se lleva a cabo también por una plataforma de atención telefónica externa, que en caso de no poder dar respuesta ya deriva a la unidad de atención al usuario de Madrid formada por personal funcionario. Durante el año 2017, en el que el SLD estaba prácticamente implantado, se resolvieron un total de 876.294 llamadas, con un equipo externo formado por 45 personas para el primer nivel y 7 para el segundo nivel de atención de Madrid y 163 funcionarios. El otro modelo, existente en 25 Direcciones Provinciales, se basa en la atención directa de las consultas relacionadas con el Sistema de Liquidación Directa por personal interno funcionario. Mediante esta opción, durante el año 2017 se resolvieron un total de 770.076 consultas con un equipo de 187 personas encargadas de la atención.

Presencial: mediante la formación al personal de las Direcciones Provinciales y Administraciones en el nuevo procedimiento SLD para prestar una atención de calidad a empresas y ciudadanos.

Electrónico: mediante la habilitación de buzones de correos en las Direcciones Provinciales y Servicios Centrales para canalizar y agilizar la resolución de dudas a nivel interno, y proporcionar una pronta respuesta al usuario final. Fue necesario establecer un nuevo modelo de atención, con un alto impacto sobre todo en las primeras fases del proyecto:

o Desde Servicios Centrales se prestaba soporte directo a las consultas que las empresas de programas de nóminas pudieran tener.

o Por otra parte, las Direcciones Provinciales, a través de las diferentes unidades implicadas en la resolución de cuestiones de SLD (afiliación, cotización, generación de deuda, etc.), daban respuesta a las consultas externas planteadas en los correspondientes buzones de atención al usuario. En el caso de que la provincia no pudiera responder, derivaba la cuestión a la provincia que se había establecido como responsable de canalizar las consultas a los Servicios Centrales de la TGSS. Esta provincia, en función del ámbito de la incidencia, la derivaba al buzón específico para la materia en cuestión de Servicios Centrales.

o A través de sus diferentes equipos, desde Servicios Centrales se proporcionaba la respuesta a la Dirección Provincial para su traslado a la provincia que inició la consulta y su posterior resolución a la empresa o ciudadano en cuestión. No obstante, en ocasiones, resultaba necesario desde Servicios Centrales realizar las correspondientes consultas normativas o especificaciones a los desarrollos informáticos de la GISS.

o Mediante la adaptación del buzón de consultas de la página de web de la Seguridad Social a SLD. En el año 2017 se recibieron por este canal un total de 520 consultas.

30

Integración de la información de otras Administraciones Públicas Una de las mayores dificultades de la TGSS ha sido la tarea de integración y acceso a las bases de datos de otros organismos públicos como el Servicio Público de Empleo Estatal, Entidades Gestoras (INSS, ISM, y Mutuas Colaboradoras) y la Agencia Tributaria con el objetivo de asegurar que los datos utilizados en la facturación son correctos. Para ello, ha sido necesario analizar y optimizar los modelos de intercambio de información con agentes externos así como realizar controles de calidad con fuentes de información externas.

3.7 SOSTENIBILIDAD

Este sistema de gestión, que comienza a emplearse desde 2015 y que progresivamente ha ido ampliando su ámbito de utilización, ha permitido cubrir inicialmente unas necesidades consideradas imprescindibles. Además, una vez tales necesidades han sido superadas, el diseño y la definición del SLD están permitiendo continuar mejorando y simplificando la operativa de gestión de la cotización. Así sucede por los continuos evolutivos del sistema que procuran dar respuesta a las necesidades detectadas mediante una correcta gestión de la demanda y que no fueron considerados en el diseño inicial, con los consiguientes beneficios para las empresas y los trabajadores cotizantes. El SLD es por ello un sistema flexible, con gran proyección de futuro. El proceso de implantación del SLD y su actual empleo de manera generalizada ponen de manifiesto su elevado grado de consolidación. Esto se manifiesta a través del gran volumen de actividad mensual en este sistema, quedando acreditada su capacidad y operatividad.

Cuadro 28.- Trabajadores que se gestionan a través de SLD

1.680.000

1.700.000

1.720.000

1.740.000

1.760.000

1.780.000

1.800.000Empresas

13.200.000

13.600.000

14.000.000

14.400.000

14.800.000

15.200.000

15.600.000

Nº Trabajadores

Cuadro 27.- Volumen de empresas cuya cotización se gestiona por SLD

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Esta sostenibilidad se hace patente en la disminución de las consultas que se envían desde las provincias seleccionadas como interlocutoras en la comunicación de incidencias a los buzones de Servicios Centrales. Se ha producido una reducción del 68% de consultas planteadas desde estas provincias a Servicios Centrales desde el año 2015, en concreto, se ha pasado de un promedio de más de 530 consultas mensuales en los primeros meses del año 2015 en el que se implanta el SLD a un promedio de 170 mensuales durante este año 2018. Este descenso tan significativo ha motivado que el modelo de atención interno se modifique en marzo del año 2018, de forma que actualmente cualquiera de las 52 provincias puede dirigirse a los buzones corporativos de Servicios Centrales de la TGSS creados para responder a cuestiones derivadas de los diferentes ámbitos de SLD sin necesidad de canalizar la consulta a través de una provincia interlocutora. Entre los desarrollos estratégicos sobre los que se está trabajando destaca el evolutivo SLD 2.0, que tiene como objetivo simplificar aún más el cumplimiento de las obligaciones de los empresarios con la Seguridad Social. Actualmente, conforme al Real Decreto Legislativo 8/2015, de 30 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social, las empresas, además de presentar la cotización de sus trabajadores, deben comunicar la información sobre los salarios que les abonan. La evolución tiende a la simplificación de la gestión de la empresa, de forma que sólo deban comunicar los salarios retribuidos a los trabajadores, siendo la TGSS la que calcule la base de cotización a partir de dicha información. Con ello se reducirán los tiempos de gestión a la empresa, se reducirán los costes de mantenimiento y adaptaciones de las aplicaciones desarrolladas por empresas de programas de nóminas, y el ciudadano podrá comprender de forma sencilla la correspondencia existente entre el salario y el cálculo de la base de cotización.

4. GLOSARIO

AAPP: Administraciones Públicas.

CCC: Código de Cuenta de Cotización. Código numérico que la TGSS asigna a los empresarios y demás sujetos responsables del pago de cuotas de los trabajadores por cuenta ajena a la Seguridad Social con objeto de la gestión de la afiliación y cotización de sus trabajadores.

DDPP: Direcciones Provinciales.

EGE: Equipo de soporte a la Gran Empresa.

INSS: Instituto Nacional de la Seguridad Social.

SEPE: Servicio Público de Empleo Estatal.

SSCC: Servicios Centrales de la TGSS.

TGSS: Tesorería General de la Seguridad Social.