prenova poslovanja državne uprave je več kot samo izdelava ali sprememba zakonodaje
DESCRIPTION
Prenova poslovanja državne uprave je več kot samo izdelava ali sprememba zakonodaje. doc.dr. Marko Colnar. Republika Slovenija, Ministrstvo za šolstvo in šport. Kazalo predstavitve. Uvodna razmišljanja Kje smo s prenovo poslovanja danes Kako se lotiti prenove poslovanja - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
www.process-conference.org
Prenova poslovanja državne uprave je več kot samo izdelava ali
sprememba zakonodaje
doc.dr. Marko Colnar
Republika Slovenija, Ministrstvo za šolstvo in šport
www.process-conference.org
Kazalo predstavitve
Uvodna razmišljanja
Kje smo s prenovo poslovanja danes
Kako se lotiti prenove poslovanja
Ugotovitve ob predlaganem pristopu
Zaključno razmišljanje
www.process-conference.org
Uvodna razmišljanja #1
Še vedno velja, da je naša uprava:
– Prevelika – Predraga – Počasna – Neučinkovita – Neprijazna – ………
Z njo niso zadovoljne mnoge stranke in mnogo zaposlenih v upravi.
www.process-conference.org
Uvodna razmišljanja #2
Uprava je največji organizacijski sistem pri nas:
• državna uprava (35.000 zaposlenih – cca 5% od vseh) • javna uprava (150.000 zaposlenih – cca 18% od vseh) • porabi (letni proračun RS) več kot 28% BDP • kljub temu, da ne deluje profitno, je potrebno večati vsaj
njeno produktivnost:– da se znižajo stroški (poraba)– da se bolje postreže več strank
Največkrat so sicer rezultati njenega delovanja izvedeni zakonski postopki …..
Uprava neposredno in posredno vpliva na celotno družbo.
www.process-conference.org
Kje smo s prenovo poslovanja danes #1• Projekt “Reforma slovenske javne uprave” (1996 – ???; MNZ)• Projekt “Prenova poslovanja in informatizacija UE RS” (1997 –
2000, 2001, 2002; MNZ, UE, CVI) • Projekt “Kakovost v državni upravi” (1999 – ???; MNZ-UORU)• Projekt »Strategija uvajanja elektronskega poslovanja v javno
upravo RS za obdobje od leta 2001 do leta 2004 (SEP-2004)« (CVI, VRS, 2001)
• Ministrska svetnica, ministrstvo za informacijsko družbo in redefinicija delovnega področja Centra vlade Republike Slovenije za informatiko (2001)
• Ustanovitev “Komisije VRS za odpravo administrativnih ovir” (VRS, 2001 – 2003)
• Ustanovitev Komisije Vlade Republike Slovenije za informatiko za področje javne uprave (VRS, 2001 – 2004)
• Akcije predsednika Vlade RS – »Predlogi z razlogi / izbiranje uslužbenca meseca«, »Izbiranje najprijaznejšega uslužbenca« in »Zbiranje predlogov državljanov« (VRS, 2002)
• Projekt »Akcijski načrt e-Uprave do leta 2004 (AN-2004)« (CVI, VRS, 2002)
• Vprašalniki MNZ-UORU (organizacija, kadri, izobraževanje, upravni postopki, javnost) (2001, 2002 – MNZ-UORU)
• Ustanovitev ministrstva za javno upravo (VRS, 2004) • “Program ukrepov za odpravo administratinih ovir” (MJU, 2005) • Ustanovitev Službe vlade za razvoj (VRS, 2005)
www.process-conference.org
Kje smo s prenovo poslovanja danes #2
izdelan samo posnetek stanja, star nekaj let?
prenovljeni postopki
www.process-conference.org
Kako se lotiti prenove poslovanja #1
• Probleme, naloge, izzive prenove poslovanja obravnavajmo kot projekte.
• Uporabimo jasen metodološki pristop, od začetka do konca projekta.
• Prenova poslovanja (slovenske uprave) pomeni spremeniti organizacijo v uspešno, učinkovito. Pri tem spreminjamo:
– kadre– ostale vire – odnose (notranje, zunanje)– postopke– podatke – obrazce / tiskovine / podatke– tehnologije dela (ne samo informacijske)– upravljanje (angleško »management«) – poslovanje, ne glede na financiranje iz proračuna– cilje – formalne osnove
www.process-conference.org
Kako se lotiti prenove poslovanja #2
Ne delajmo parcialno! Pisanje in popravljanje zakonskih regulativ je le eden izmed vidikov
prenove poslovanja.Obstajajo najmanj še štirje drugi vidiki. Poskusimo jih upoštevati čimbolj sočasno.
Uprava ni le zbirka predpisov ……..
Uprava je organizacija, to pomeni, da jo sestavljajo:
• ljudje• aktivnosti • ostali viri• vse skupaj povezano z določenimi odnosi • da se uresničijo cilji te organizacije• na določenih formalnih osnovah
Ljudje so na prvem mestu v vsaki organizaciji; brez njih organizacije ni !
www.process-conference.org
Kako se lotiti prenove poslovanja #3
Priporočamo, da razvoj organizacijskih in / ali posledično informacijskih sistemov izvedemo na naslednji način:
• najprej posnetek, analiza in prenova (optimizacija, racionalizacija) poslovanja (delovanja) upravnega organa in nato
• razvoj ali prenova ali integracija informacijskega sistema
Dosedanja praksa je bila največkrat takšna:
• napišemo / spremenimo nek zakon, potem pa zahtevamo, da bo organizacijski in informacijski sistem kar »sam od sebe« deloval po novem
• ali pa: tekom razvoja nekega IS se šele začenja definirati vsebinski sistem, npr. nekega upravnega organa
IS je “slika” OS ! Slovenska e-Uprava poteka že 6. leto !
Najkoristnejše za stranke so e-storitve in sicer tiste stopnje 4 ali celo 5, ki pa jih ni ravno na pretek in ki zahtevajo najprej prenovljeno celovito poslovanje !
Zakaj torej še (vedno) ni bil izdelan (vsaj) posnetek stanja ?
www.process-conference.org
Kako se lotiti prenove poslovanja #4
Skromno priporočilo:
• najprej potreben politični konsenz vseh• stalna podpora najvišjih vodilnih ves čas trajanja projekta • nato pa naj se politika iz uprave postopoma in ustrezno
umika • ter prepusti delo managementu in posameznim strokam
• začnimo pri …………… (kje ?)Podaljšanje delovnega časa upravnih enot RS ?
www.process-conference.org
Kako se lotiti prenove poslovanja #5
cilji dobre organizacije
izdelki (modeli)
državna uprava
organizacija
ljudje aktivnosti
resursi
odnosi
kadrovski vidik
vsebinski vidik
organizacijski vidik
informacijski vidik
institucionalni vidik
metoda dela
5 vidikov prenove poslovanja (slovenske uprave)
www.process-conference.org
Kako se lotiti prenove poslovanja #6
predlog pristopa
cilji dobre organizacije
državna uprava
organizacija in njeni elementi
in vidiki prenove
projekt (prenova poslovanja)
oz.
reševanjeproblema
EMRIS1. faza: Strateško planiranje7 aktivnosti
metoda abstrakcije in modeliranje
izdelki (modeli)
klasična metoda raziskovalnega procesa
tehnike prikaza
www.process-conference.org
Kako se lotiti prenove poslovanja #7
klasična metoda raziskovalnega procesa
izbira in opredelitev raziskovalnega področja (in problema
oblikovanje hipotez
izbor metod, tehnik in instrumentov raziskovanja
zbiranje, obdelava, analiza in interpretacija rezultatov
izdelava poročila
www.process-conference.org
Kako se lotiti prenove poslovanja #8
Posnetek
organizacijske
sheme
2.1Izdelava globalnega
funkcionalnega
modela
2.2Izdelava globalnega
modela delovnih
procesov
2.4Izdelava globalnega
podatkovnega
modela
2.5
Strateško
planiranje
Opredelitev
poslovnih zahtev
Analiza
obstoječega
informacijskega
sistema
Dokumentacija
Analiza
obstoječega
stanja IS
3Analiza
strateških
elementov
1
Opredelitev
tehnoloških
zahtev
Analiza vpliva
IT
4
Izdelava
načrta IT
5
Izdelava
operativnega
plana
6.4
Izdelava slovarja
izrazov
7 Dokumentacija
Opredelitev
tehnoloških
zahtev
Analiza
obstoječega
informacijskega
sistema
Opredelitev
poslovnih zahtev
Strateško
planiranje
Planiranje
informacijskega
sistema
Planiranje
informacijskega
sistema
2.3
Izdelava globalnega
modela podatkovnih
tokov
Določitev
prioritet
aplikacijam
6.1
Planiranje po
področjih
6.2Planiranje
sredstev in
potreb po kadrih
6.3
EMRIS
1. Faza – Strateško planiranje
www.process-conference.org
Ugotovitve ob predlaganem pristopu #1
Za potrebe projekta »prenove poslovanja slovenske državne uprave« priporočamo uporabo:
– “splošne metode raziskovalnega procesa”, ki ji dodamo – “konkretno metodo EMRIS” (Enotno metodo razvoja
informacijskih sistemov) in sicer 1. fazo: Strateško planiranje, ki s svojimi tehnikami prikaza rezultatov, popolnoma izpolnjuje zahteve s področja projektiranja organizacijskega sistema
Z EMRIS 1. fazo: Strateško planiranje:
1. izdelamo pregledni model obstoječega stanja 2. ga kritično analiziramo (v skladu s postavljenimi cilji
prenovljene državne uprave) 3. izdelamo (ciljni) pregledni model prenovljene državne uprave
www.process-conference.org
Ugotovitve ob predlaganem pristopu #2
Pregledni model uprave (upravnega organa) je glavni izdelek strateškega planiranja, ki nam nudi pregledno širino in globino organizacije, ki je predmet kasnejših projektov razvoja ali prenove.
Kaj torej dobimo ?
UPRAVNI ORGAN
PODATEK
POSTOPEKDRUGI UPRAVNI ORGANI
URADNIK
STRANKA
www.process-conference.org
Ugotovitve ob predlaganem pristopu #3OS
OE1 OE2 OE3
OE1.1 OE1.2 OE1.3 OE1.4 OE3.2OE3.1 OE3.3OE2.1
Globalnif unkcionalni
model
Funkcionalnopodročje
1
Funkcija
1.1
Funkcionalnopodročje
2
Funkcija
1.2
Funkcija
2.1
Funkcija
2.2
Funkcija
2.3
Funkcija
3.1
Funkcija
3.2
Funkcionalnopodročje
3
Presojakakovosti
Presojevalec s strani CVI
Presojevalec s strani FRI
Koordinator
Strateški plan
Seznamkorektivnih
ukrepov
Presojaopravljena
Izvajanjekorektivnih
ukrepov
Seznamkorektivnih
ukrepov
Strateški plan
Metodolog
Korektivni ukrepi
opravljeni
Presoja kakovosti in korektivni ukrepi
pregledni model
(nekega državnega upravnega organa)
obstoječi
ciljni
OS
OE1 OE2 OE3
OE1.1 OE1.2 OE1.3 OE1.4 OE3.2OE3.1 OE3.3OE2.1
Globalnif unkcionalni
model
Funkcionalnopodročje
1
Funkcija
1.1
Funkcionalnopodročje
2
Funkcija
1.2
Funkcija
2.1
Funkcija
2.2
Funkcija
2.3
Funkcija
3.1
Funkcija
3.2
Funkcionalnopodročje
3
Presojakakovosti
Presojevalec s strani CVI
Presojevalec s strani FRI
Koordinator
Strateški plan
Seznamkorektivnih
ukrepov
Presojaopravljena
Izvajanjekorektivnih
ukrepov
Seznamkorektivnih
ukrepov
Strateški plan
Metodolog
Korektivni ukrepi
opravljeni
Presoja kakovosti in korektivni ukrepi
www.process-conference.org
Ugotovitve ob predlaganem pristopu #4Ciljni pregledni model pomeni:
konkretne osnove za izdelavo ustrezne pravne regulative
(celovite, logične, konsistentne, realne)
Ciljna pravna
regulativa
Obstoječa pravna
regulativa
www.process-conference.org
Ugotovitve ob predlaganem pristopu #5
Ciljni pregledni model pomeni:
konkretne osnove za ustreznejše IS, eUpravo
Obstoječi IS,
eUprava
Ciljni IS,
eUprava
www.process-conference.org
Zaključno razmišljanje #1
• Uporabimo ustrezen pristop (projektno organizacijo in metodo dela ter prikaza rezultatov)
• Posnetek stanja – pregledni model - je logični začetek dela
• Po posnetku stanja postavimo cilje dobre organizacije (prenovljene uprave) in izvedemo kritično analizo
• Nato izdelamo - pregledni model - prenovljene uprave
www.process-conference.org
Zaključno razmišljanje #2
• Kadri (ljudje) so temelj organizacije
• Veliko lahko naredimo z (re)organizacijo (optimiranjem postopkov, odnosov)
• Management pa je temelj sodobne organizacije
• Informatizacija (e-poslovanje) pa mora delo olajšati
www.process-conference.org
• Prepustimo torej delo managementu in strokam, naj enkrat opravijo delo od začetka do konca !
• Samo celovita prenova poslovanja in integrirani IS (tudi eUprava) so danes ključ do uspešne organizacije !
• Pisanje in popravljanje zakonske regulative je le eden izmed vidikov prenove slovenske uprave.
Obstajajo še najmanj štirje!
Zaključno razmišljanje #3