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Prepar: Ing. Ismael Castaeda Fuentes Captulo 13 Gestin de los Interesados del Proyecto Fuentes: Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007 PMBOK, Quinta edicin

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Procesos de la gestin de Interesados Identificar a los Interesados Identificar a todas las personas, grupos u organizaciones impactadas por el proyecto, identificando y documentando sus intereses, participacin, interdependencias, influencias y potencial impacto Planificar la gestin de los interesados Desarrollar estrategias para que todos los interesados participen de forma efectiva con base en sus necesidades e intereses Gestionar los compromisos con los Interesados Comunicarse y trabajar con los interesados con el fin de satisfacer sus necesidades/requisitos, resolver polmicas y fomentar grupos de inters adecuados Controlar los compromisos con los interesados Hacer seguimiento y control de los interesados, de los grupos y ajustar las estrategias y planes para involucrar a todos los interesados

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Anlisis de los Interesados Se recopila y analiza informacin cualitativa y cuantitativa con el fin de determinar intereses, expectativas y la influencia de los interesados Identificar a los potenciales interesados relevantes Identificar el impacto o apoyo potencial y definir una estrategia de abordaje Matriz de poder/inters Matriz de poder/influencia Matriz de influencia/impacto Modelo de prominencia: basado en poder, urgencia y legitimidad

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Anlisis de los Interesados Para personas u organizaciones involucradas y/o impactadas negativamente Conocer las razones de su oposicin Elaborar un plan de tratamiento Para los implicados del equipo de trabajo Elaborar plan de tratamiento

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Anlisis de los interesados El anlisis de los Interesados es un documento que brinda informacin importante sobre: Las organizaciones y nombres de los interesados Funciones de los interesados en el proyecto Hechos nicos sobre los interesados Nivel de influencia e inters de los interesados en el proyecto Sugerencias para la gestin de las relaciones con los interesados

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Ejemplo de anlisis de interesados del proyecto (Stakeholders) Interesados claves del proyecto AhmedSusan OrganizacinDireccin internaEquipo del proyecto rolPatrocinador y uno de los fundadores de la compaa Experto en secuenciacin del ADN Factores nicosTranquilo, enfocado en el negocio PHD en biologa, fcil trabajar con ella Nivel de intersMuy alto Nivel de influenciaMuy altoExperta en la materia Sugerencias en el manejo de las relaciones Mantenerlo informado, dejarlo liderar, hacer lo que dice y rpido Puede hacer trabajo desde casa; asegurarse de revisar las especificaciones

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Modelos de clasificacin Matriz de poder / inters Matriz de poder / influencia Matriz de influencia / impacto Modelo de prominencia Clases de interesados con base en: su poder, urgencia y legitimidad

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Matriz de Poder / Inters

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Registro de Interesados Documento donde se identifica a los interesados. Contenido : Informacin de identificacin Nombre Puesto en la organizacin Ubicacin Rol Datos de contacto Informacin de evaluacin Principales requisitos Principales expectativas Expectativas Influencia potencial Fase en el Ciclo de vida donde el inters es mayor Clasificacin de los interesados Interno/Externo Partidario/Neutral/Opositor

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Matriz de anlisis de los interesados Interesado Inters(es) en el Proyecto Evaluacin de impacto Estrategias potenciales para Ganar Apoyo o Reducir Obstculos InteresadoUbicacinObservacionesRiesgoPlanActividadRolResponsabilidad Seguimiento FechaObservacinAccinResponsableEstado Ejemplo 1 Ejemplo 2

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Identificar a los Interesados 4.1 Develop Project Charter 5.2 Collect requirements 8.1 Plan Quality Management 10.1 Plan Communications Management 11.1 Plan Risk Management 11.2 Identify Risks 12.1 Plan procurement Management 12.1 Plan procurement Management 13.1 Identify stakeholders 13.2 Plan Stakeholder Management Project Stakeholder Management Organizational process assets Enterprise environmental factors Project charter Stakeholder register Procurement documents Enterprise/ Organization Stakeholder register

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Identify stakeholders 4.1 Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto 5.2 Recopilar Requisitos 8.1 Planificar la gestin de la Calidad 10.1 Planificar la gestin de las Comunicaciones 11.1 Planificar la Gestin de Riesgos 11.2 Identificar Riesgos 12.1 Planificar la gestin de las Adquisiciones 12.1 Planificar la gestin de las Adquisiciones 13.1 Identificar a los Interesados 13.2 Planificar la Gestin de los Interesados Gestin de los Interesados del Proyecto Activos de procesos de la organizacin Factores ambientales de la Empresa Acta de constitucin Registro de interesados Documentos de adquisiciones Empresa/ Organizacin Registro de interesados

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Identificar a los Interesados Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Iniciacin Pertenece al rea de conocimiento Gestin de los Interesados Entradas 1.Acta de Constitucin del Proyecto 2.Documentos de Adquisicin 3.Factores Ambientales de la Empresa 4.Activos de los Procesos de la Organizacin Salidas 1.Registro de Interesados Herramientas y tcnicas 1.Anlisis de los Interesados 2.Juicio de Expertos 3.Reuniones

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Identify stakeholders Inputs 1.Project charter 2.Procurement documents 3.Enterprise environmental factors 4.Organizational process assets Outputs 1.Stakeholder register Tools & Techniques 1.Stakeholder analysis 2.Expert judgment 3.Meetings

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Clasificacin de interesados Indiferente Resistente Neutral De apoyo Lder InteresadoIndiferenteResistenteNeutralDe apoyoLder Interesado 1D D Interesado 2 DD Interesado 3 D A A Actual D Deseado

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Plan de gestin de los interesados Formal / informal Detallado / Genrico Contenido sugerido: Niveles de compromiso actuales y deseables Alcance e impacto de cambio de interesados Interrelaciones y superposiciones entre los interesados Requisitos de comunicacin de los interesados Informacin a entregar; incluido idioma, formato, contenido y nivel de detalle Motivo de distribucin de informacin e impacto esperado Tiempo y frecuencia de distribucin de informacin Mtodo de actualizacin y perfeccionamiento del plan de gestin

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Planificar la Gestin de los Interesados 4.2 Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto 5.2 Recopilar Requisitos 13.1 Identificar a los Interesados 13.2 Planificar la Gestin de los Interesados 13.3 Gestionar los compromisos de los Interesados Gestin de los Interesados del Proyecto Activos de procesos de la organizacin Factores ambientales de la Empresa Plan de direccin del proyecto Documentos del proyecto actualizados Plan de gestin de interesados Registro de interesados Documentos del proyecto Empresa/ Organizacin

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Plan Stakeholder Management 4.2 Develop Project Management Plan 5.2 Collect requirements 13.1 Identify stakeholders 13.2 Plan Stakeholder Management 13.3 Manage Stakeholder Engagement Project Stakeholder Management Organizational process assets Enterprise environmental factors Project management plan Project documents updates Stakeholder management plan Stakeholder register Project documents Enterprise/ Organization

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Planificar la Gestin de los Interesados Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Planificacin Pertenece al rea de conocimiento Gestin de los Interesados Entradas 1.Plan para la Direccin del Proyecto 2.Registro de Interesados 3.Factores Ambientales de la Empresa 4.Activos de los Procesos de la Organizacin Salidas 1.Plan de Gestin de los Interesados 2.Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Herramientas y tcnicas 1.Juicio de Expertos 2.Reuniones 3.Tcnicas Analticas

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Plan Stakeholder Management Inputs 1.Project management plan 2.Stakeholder register 3.Enterprise environmental factors 4.Organizational process assets Outputs 1.Stakeholder management plan 2.Project documents updates Tools & Techniques 1.Expert judgment 2.Meetings 3.Analytical techniques

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Entender necesidades de comunicacin grupales e individuales Las personas no son partes intercambiables Como se ilustra en el libro de Brooks, The Mythical Man-Month*, no se puede asumir que una tarea prevista inicialmente para que la realice una persona en dos meses, se puede hacer en un mes con dos personas Nueve mujeres no pueden producir un beb en un mes! * Ley Brooks: "agregar ms personas a un proyecto retrasado, lo hace demorar an ms" Ver: http://en.wikipedia.org/wiki/The_Mythical_Man-Month http://barrapunto.com/~pacoescriba/journal/29784

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Preferencias personales afectan las necesidades de comunicacin Los introvertidos prefieren comunicaciones ms privadas, mientras que los extrovertidos prefieren discutir las cosas en pblico A las personas intuitivas les gusta entender el panorama general mientras los receptivos necesitan detalles paso a paso A los pensadores les gusta conocer la lgica detrs de las decisiones, mientras que las personas sentimentales quieren saber cmo las afecta personalmente Los que juzgan se ven obligados a hacer cumplir los plazos, mientras que los que perciben necesitan ms ayuda en el desarrollo y seguimiento de los planes

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Otras consideraciones sobre comunicaciones Rara vez el receptor interpreta un mensaje tal y como lo quiere el remitente La ubicacin geogrfica y antecedentes culturales afectan la complejidad de las comunicaciones del proyecto Diferentes horarios laborables Barreras idiomticas Diferentes normas culturales

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Gestionar las expectativas de los interesados Los gerentes de proyecto deben comprender y trabajar con las diversas partes interesadas Idear maneras para identificar y resolver problemas Dos instrumentos importantes: Matriz de expectativas de gestin Registro de polmicas

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Ejemplo de matriz de expectativas de gestin Medida de xitoPrioridadExpectativasSugerencias Alcance2La especificacin del alcance define claramente los requerimientos obligatorios y opcionales Enfocarse en alcanzar los requerimientos obligatorios antes de considerar los opcionales Tiempo1No hay fecha para la terminacin del proyecto. Cada gran tem se debe acordar y programar de la manera ms realista Cumplir con todas las fechas importantes Terminar a tiempo El patrocinador y el gerente del programa deben estar atentos a cualquier problema que pueda afectar el cumplimiento del calendario Costos3Este proyecto es crucial para la organizacin. Si se justifica claramente la necesidad de ms fondos, ellos tienen que estar disponibles Hay reglas estrictas para los gastos del proyecto y procesos de escalamiento. Los costos son muy importantes, pero se pueden analizar cambios en stos para alcanzar los objetivos del proyecto dentro del cronograma Calidad6La calidad es importante y se espera que tengamos buenos procesos para probar el sistema El personal nuevo debe tomar cursos internos para estar seguros que ellos entienden nuestros procesos de calidad. Todos los estndares corporativos de calidad deben ser tenidos en cuenta Satisfaccin del cliente4Nuestros clientes esperan que seamos profesionales, que respondamos preguntas a tiempo, y trabajemos con ellos para terminar el proyecto Todas las presentaciones y documentos formales para los clientes deben ser elaborados por escritores profesionales. Las peticiones del cliente deben ser contestadas en menos de 24 horas Proyeccin del ROI5El caso de negocio para este proyecto prev un ROI* del 40% dentro de los dos aos siguientes a la implementacin Nuestro departamento de finanzas trabajar con el cliente para medir el ROI. Satisfacer/sobrepasar esta proyeccin nos ayudar en futuros negocio con este y otros clientes Etc. * ROI: Return On Investment

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Ejemplo de registro de polmicas Polmica # DescripcinImpacto en el proyecto Fecha de reporte Reportada por Asignada aPrioridad (A/M/B) Fecha de respuesta EstadoComentarios 1Costo de los servidores 10% mayor a lo planeado Pequeo incremento de costos en el proyecto 5/15JeanOdedA6/15CerradaEl patrocinador accedi a aumentar los fondos para cumplir el plazo 2Dos personas abandonaron el proyecto Necesario reasignar personal 9/26GauravKarenM10/2AbiertaSi Karen no puede reasignar personal en una semana deber hablar directamente con Peter Etc.

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Formas de manejar los conflictos Confrontacin: Enfrentar el conflicto directamente por medio de un acercamiento problema-solucin Compromiso: Usar un acercamiento dar- recibir Suavizar: no enfatizar en reas de diferencia pero si en las de acuerdo Forzar: Acercar a ganar-perder Retiro: Retirarse de un desacuerdo real o potencial

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El conflicto puede ser bueno El conflicto a menudo produce resultados importantes, tales como nuevas ideas, mejores alternativas, y la motivacin para trabajar ms duro y con ms colaboracin Pensamiento grupal: conformidad con los valores o normas ticas de un grupo; el pensamiento de grupo puede desarrollarse si no hay puntos de vista conflictivos Investigaciones sugieren que conflictos relacionados con tareas, con frecuencia mejoran el rendimiento del equipo, pero que conflictos emocionales a menudo bajan el rendimiento del equipo

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Informe de lecciones aprendidas El gerente del proyecto y los miembros del equipo deben preparar un informe de lecciones aprendidas Una reflexin que documenta las cosas importantes que se aprendieron al trabajar en el proyecto El gerente de proyecto a menudo combina la informacin de todas los informes de lecciones aprendidas en un informe resumen Disponer de una plantilla para registrar las lecciones aprendidas

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Gestionar los Compromisos de los Interesados 4.2 Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto 4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios 4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios 9.4 Dirigir el Equipo del Proyecto 10.1 Planificar la gestin de las Comunicaciones 10.3 Controlar las Comunicaciones 13.2 Planificar la Gestin de los Interesados 13.3 Gestionar los compromisos de los Interesados 13.4 Controlar los compromisos de los Interesados Gestin de los Interesados del Proyecto Documentos del proyecto actualizados Solicitud de cambios Registro de cambios Activos de procesos de la organizacin actualizados Plan de gestin de interesados Activos de procesos de la organizacin Plan de direccin del proyecto actualizado Documentos del proyecto Plan de gestin de las comunicaciones Registro de asuntos Empresa/ Organizacin

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Manage Stakeholder Engagement 4.2 Develop Project Management Plan 4.5 Perform Integrated Change Control 4.5 Perform Integrated Change Control 9.4 Manage Project Team 10.1 Plan Communications Management 10.3 Control Communications 13.2 Plan Stakeholder Management 13.3 Manage Stakeholder Engagement 13.4 Control Stakeholder Engagement Project Stakeholder Management Project documents updates Change requests Change log Organizational process assets updates Stakeholder management plan Organizational process assets Project management plan updates Project documents Communications management plan Issue log Enterprise/ Organization

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Gestionar los Compromisos de los Interesados Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Ejecucin Pertenece al rea de conocimiento Gestin de los Interesados Entradas 1.Plan de Gestin de Interesados 2.Plan de Gestin de Comunicaciones 3.Registro de Cambios 4.Activos de los Procesos de la Organizacin Salidas 1.Registro de Incidentes 2.Solicitudes de Cambio 3.Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto 4.Actualizaciones a los Documentos del Proyecto 5.Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin Herramientas y tcnicas 1.Mtodos de Comunicacin 2.Habilidades Interpersonales 3.Habilidades de Gestin

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Manage Stakeholder Engagement Inputs 1.Stakeholder management plan 2.Communications management plan 3.Change log 4.Organizational process assets Outputs 1.Issue log 2.Change requests 3.Project management plan updates 4.Project documents updates 5.Organizational process assets updates Tools & Techniques 1.Communication methods 2.Interpersonal skills 3.Management skills

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Controlar los Compromisos de los Interesados 4.2 Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto 4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto 4.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto 4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios 13.3 Gestionar los compromisos de los Interesados 13.4 Controlar los compromisos de los Interesados Gestin de los Interesados del Proyecto Plan de direccin del proyecto Documentos del proyecto actualizados Datos sobre el desempeo del trabajo Informacin sobre el desempeo del trabajo Solicitud de cambios Activos de procesos de la organizacin actualizados Plan de direccin del proyecto actualizado Documentos del proyecto Registro de asuntos Empresa/ Organizacin Documentos del proyecto

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Control Stakeholder Engagement 4.2 Develop Project Management Plan 4.3 Direct and Manage Project Work 4.4 Monitor and Control Project Work 4.5 Perform Integrated Change Control 13.3 Manage Stakeholder Engagement 13.4 Control Stakeholder Engagement Project Stakeholder Management Project management plan Project documents updates Work performance data Work performance information Change requests Organizational process assets updates Project management plan updates Project documents Issue log Enterprise/ Organization Project documents

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Controlar los Compromisos de los Interesados Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control Pertenece al rea de conocimiento Gestin de los Interesados Entradas 1.Plan para la Direccin del Proyecto 2.Registro de Incidentes 3.Datos sobre el Desempeo del Trabajo 4.Documentos del Proyecto Salidas 1.Informacin sobre el Desempeo del Trabajo 2.Solicitudes de Cambio 3.Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto 4.Actualizaciones a los Documentos del Proyecto 5.Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin Herramientas y tcnicas 1.Sistema de Gestin de Informacin 2.Juicio de expertos 3.Reuniones

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Control Stakeholder Engagement Inputs 1.Project management plan 2.Issue log 3.Work performance data 4.Project documents Outputs 1.Work performance information 2.Change requests 3.Project management plan updates 4.Project documents updates 5.Organizational process assets updates Tools & Techniques 1.Information management systems 2.Expert judgment 3.Meetings