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Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes
Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
Fuentes:• Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007• PMBOK, Quinta edición
Objetivos de aprendizaje Comprender la importancia de una buena comunicación en los proyectos
Explicar elementos de la planificación de las comunicaciones del proyecto, incluyendo cómo crear un Plan de gestión de las comunicaciones y realizar un análisis de las comunicaciones con los interesados
Describir varios métodos de distribución de información del proyecto; las ventajas y desventajas de cada uno de ellos; ver la importancia de atender las necesidades individuales de comunicación, y calcular el número de canales de comunicación en un proyecto
Comprender cómo los principales resultados de los informes de rendimiento ayudan a los interesados a mantenerse informados acerca de los recursos del proyecto
Reconocer la importancia de una buena gestión de comunicaciones para las relaciones con los interesados y para resolver los problemas
Listar varios métodos para mejorar las comunicaciones del proyecto, tales como la gestión de los conflictos, llevar a cabo reuniones efectivas, utilización del correo electrónico y otras tecnologías de manera eficaz y el uso de plantillas
Describir cómo el software es una ayuda en la gestión de las comunicaciones del proyecto
Importancia de buenas comunicaciones
La falta de comunicación, para muchos proyectos es la mayor amenaza
Nuestra cultura no muestra a los profesionales de TI como buenos Comunicadores
Investigaciones muestran que los profesionales de TI deben ser capaces de comunicarse efectivamente para tener éxito en sus posiciones
Tener muy buenas habilidades verbales, son un factor clave en la promoción para profesionales de TI
Procesos de la gestión de las comunicaciones
Planificar la Gestión de las Comunicaciones: Desarrollar el plan de comunicaciones con base en las necesidades y requerimientos de información de los interesados y los activos de la organización
Gestionar las Comunicaciones Crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar y disponer de la información según el plan de gestión de las comunicaciones.
Controlar las Comunicaciones Hacer seguimiento y control de las comunicaciones para garantizar que las necesidades de información de los interesados se cumplen. Esto incluye informes de estado, medición del avance y proyecciones
Plan de Gestión de las Comunicaciones - Contenido
Requerimientos de comunicaciones de los interesados
Información que debe ser comunicada, incluidos formato, contenido y nivel de detalle
Persona responsable de comunicar la información
Persona o grupos que recibirán la información
Métodos o tecnologías usadas para transmitir la información, como memorandos, correo electrónico y / o comunicados de prensa
Frecuencia de la comunicación, por ejemplo, semanal
Proceso de escalamiento, identificando los plazos y la cadena de mando (nombres) para el escalamiento de polémicas que no puedan resolverse a un nivel inferior del personal
Método para actualizar y refinar el plan de gestión de las comunicaciones a medida que avanza y se desarrolla el proyecto
Glosario de terminología común
Ejemplo de análisis de comunicaciones con los interesados del proyecto
Interesados Nombre del documento
Formato del documento
Persona de contacto
Frecuencia
Gerencia del clientes Reporte mensual de estado
Copia Impresa Tom Silva Primer día del mes
Equipo de negocios del cliente
Reporte mensual de estado
Copia Impresa Julie Grant Primer día del mes
Equipo técnico del cliente
Reporte mensual de estado
Email Li Chau Primer día del mes
Gerencia Interna Reporte mensual de estado
Copia Impresa Bob Thomson Primer día del mes
Equipo técnico y de negocios interno
Reporte mensual de estado
Intranet Angie Liu Primer día del mes
Subcontratista de capacitación
Plan de capacitación Copia Impresa Jonathan Kraus Noviembre 1, 2008
Subcontratista de software
Plan de implementación de
software
Email Najwa Gates Junio 1, 2008
Comentario: En la cabecera del correo electrónico ponga titulo y fecha del documento y tenga en cuenta el acuso de recibo
Planificar la Gestión de las Comunicaciones
4.2Desarrollar el Plan
para la Dirección del Proyecto
10.1Planificar la
gestión de las Comunicaciones
10.2Gestionar las
Comunicaciones
13.1Identificar a los
Interesados
13.3Gestionar los
compromisos de los Interesados
Gestión de Comunicaciones del Proyecto
Activos de procesos de la organizaciónFactores ambientales de la Empresa
Plan de dirección del proyecto Documentos del proyecto actualizados
Registro de interesados
Empresa/
Organización
Documentos del proyecto
Plan de gestión de las comunicaciones
Planificar la Gestión de las Comunicaciones
Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Planificación Pertenece al área de conocimiento Gestión de las Comunicaciones del
proyecto
Entradas1. Plan para la Dirección del Proyecto2. Registro de Interesados3. Factores Ambientales de la
Empresa4. Activos de los Procesos de la
Organización
Salidas1. Plan de Gestión de las
comunicaciones2. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
Herramientas y técnicas1. Análisis de requisitos de
comunicaciones2. Tecnología de comunicaciones3. Modelos de comunicación4. Métodos de comunicación5. Reuniones
Distribuir la información
Ofrecer la información correcta a las personas adecuadas en el momento oportuno y en un formato útil es tan importante como el contenido de la información
Consideraciones importantes:
Utilizar la tecnología para mejorar la distribución de la información
Utilizar métodos formales e informales para la distribución de información
Distribuir información de una manera eficaz y oportuna
No esconder información crucial
No tener miedo de reportar mala información
La comunicación oral a través de reuniones y conversaciones informales ayuda a dar información importante - buena y mala - a la luz pública
Importancia de la comunicación cara a cara
Investigaciones indican que en una interacción cara a cara:
58 por ciento de la comunicación es a través del lenguaje del cuerpo
35 por ciento de la comunicación es a través de la forma en que se dicen las palabras
7 por ciento de la comunicación es a través del contenido o las palabras que se dicen
Prestar atención a algo más que solo a las palabras que alguien dice
El tono de voz de una persona y lenguaje corporal dice mucho acerca de cómo él o ella realmente se siente
Fomentar más interacciones cara a cara
Reuniones frecuentes y cortas suelen ser muy eficaces en proyectos de TI
Las reuniones agendadas obligan a las personas a centrarse en lo que realmente necesitan comunicar
Algunas empresas tienen políticas restrictivas con respecto al uso del correo electrónico durante algunas horas del día o incluso durante varios días de la semana
Ejemplo de tabla de elección de medio
Como un buen medio se adapta a:
Copia Impresa
Llama da telefónica
Mensaje de voz
Email Reunión Sitio Web
Compromiso de evaluación 3 2 3 3 1 3
Crear consensos 3 2 3 3 1 3
Mediar en un conflicto 3 2 3 3 1 3
Resolver malentendidos 3 1 3 3 2 3
Abordar comportamiento negativo 3 2 3 2 1 3
Expresar apoyo o aprecio 1 2 2 1 2 3
Fomentar pensamientos creativos 2 3 3 1 3 3
Hacer una afirmación irónica 3 2 2 3 1 3
Trasmitir un documento de referencia 1 3 3 3 3 1
Reforzar la autoridad 1 2 3 3 1 2
Suministrar registros permanentes 1 3 3 1 3 1
Mantener la confidencialidad 2 1 2 3 1 3
Transmitir información simple 3 2 1 1 2 3
Hacer preguntas informales 3 2 1 1 3 3
Hacer preguntas simples 3 3 1 1 3 3
Dar instrucciones complejas 3 3 3 2 1 2
Dirigir mucha gente 2 3 3 o 1* 2 3 1
Convenciones: Valor 1 = Excelente. Valor 2 = Adecuado, Valor 3 = Inapropiado
* Depende de la funcionalidad del sistema
Ver: Galati, Tess. Email Composition and Communication (EmC2) Practical Communications, Inc. 2001 - www.praccom.com
Entender necesidades de comunicación grupales e individuales
Las personas no son partes intercambiables
“No se puede asumir que una tarea prevista inicialmente para que la realice una persona en dos meses, se puede hacer en un mes con dos personas”: Brooks, en el libro The Mythical Man-Month*,
Nueve mujeres no pueden producir un bebé en un mes!
* Ley Brooks: "agregar más personas a un proyecto retrasado, lo hace demorar aún más"
Ver: http://en.wikipedia.org/wiki/The_Mythical_Man-Month http://barrapunto.com/~pacoescriba/journal/29784
Preferencias personales afectan las necesidades de comunicación
Los introvertidos prefieren comunicaciones más privadas, mientras que los extrovertidos prefieren discutir las cosas en público
A las personas intuitivas les gusta entender el panorama general mientras los receptivos necesitan detalles paso a paso
A los pensadores les gusta conocer la lógica detrás de las decisiones, mientras que las personas sentimentales quieren saber cómo las afecta personalmente
Los que juzgan se ven obligados a hacer cumplir los plazos, mientras que los que perciben necesitan más ayuda en el desarrollo y seguimiento de los planes
Otras consideraciones sobre comunicaciones
Rara vez el receptor interpreta un mensaje tal y como lo quiere el remitente
La ubicación geográfica y antecedentes culturales afectan la complejidad de las comunicaciones del proyecto
Diferentes horarios laborables
Barreras idiomáticas
Diferentes normas culturales
Preparar el escenario para dar malas noticias
Queridos papá y mamá, o debería decir abuelo y abuela:
Sí, estoy embarazada. No, no estoy casada aún. Larry, mi novio, dejó su trabajo. Sus jefes no parecen apreciar las habilidades que ha aprendido desde que dejó la escuela secundaria. Larry se ve mucho más joven que tú, papá, aunque él es tres años mayor. Voy a dejar la universidad y conseguir un trabajo para que podamos tener un apartamento antes de que nazca el bebé. He encontrado un hermoso apartamento sobre un taller de reparación de autos 24 horas. Con un buen aislamiento, los gases de escape y el ruido no nos molestará.
Estoy muy feliz. Pensé que ustedes también lo estarían.
Con amor, Ashley
P.D. No hay tal Larry. No estoy embarazada. No me voy a casar. No pienso dejar la escuela, pero estoy recibiendo una pésima calificación en Química. Sólo quería darles un poco de perspectiva.
Número de canales de información A medida que aumenta el número de personas involucradas, aumenta la
complejidad de las comunicaciones, porque hay más canales de comunicación o caminos a través de los cuales las personas pueden comunicarse
Número de canales de comunicación = (n * (n-1)) / 2Donde n es el número de personas involucradas
2 Personas, 1 canal de comunicación
4 Personas, 6 canales de comunicación
3 Personas, 3 canales de comunicación
Sugerencias para mejorar las comunicaciones
Manejar efectivamente los conflictos
Desarrollar mejores habilidades de comunicación
Realizar reuniones efectivas
Usar email y otras tecnologías de forma eficiente
Usar plantillas para las comunicaciones del proyecto
Desarrollar mejores habilidades de comunicación
Las empresas y los programas formales para profesionales de TI a menudo descuidan la importancia de las habilidades de expresión oral, escrita y para escuchar
A medida que las organizaciones se vuelven más globales, se dan cuenta de que deben invertir en formas para mejorar la comunicación con personas de diferentes países y culturas
Se requiere liderazgo para mejorar la comunicación
Reuniones eficaces
Determinar si una reunión se puede evitar
Definir el propósito y resultados esperados de la reunión
Determinar quién debe asistir a la reunión
Proveer a los participantes un orden del día antes de la reunión
Preparar folletos y ayudas visuales, y hacer los arreglos logísticos antes la reunión
Ejecutar la reunión profesionalmente
Construir relaciones
Gestionar las Comunicaciones
4.2Desarrollar el Plan
para la Dirección del Proyecto
4.4Monitorear y
Controlar el Trabajo del Proyecto
10.1Planificar la gestión
de las Comunicaciones
10.2Gestionar las
Comunicaciones
10.3Controlar las
Comunicaciones
Gestión de Comunicaciones del Proyecto
Factores ambientales de la EmpresaActivos de procesos de la organización
Informes sobre el desempeño del trabajo
Activos de procesos de la organización actualizados
Plan de dirección del proyecto actualizado
Empresa/
Organización
Documentos del proyecto
Plan de gestión de las comunicaciones
Documentos del proyecto actualizados
Comunicaciones del proyecto
Gestionar las Comunicaciones
Entradas1. Plan de Gestión de
Comunicaciones2. Informes de rendimiento del
Trabajo3. Factores Ambientales de la
Empresa4. Activos de los Procesos de la
Organización
Salidas1. Comunicaciones del Proyecto2. Actualizaciones al Plan para la
Dirección del Proyecto3. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto4. Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organización
Herramientas y técnicas1. Tecnología de Comunicaciones2. Modelos de Comunicación3. Métodos de Comunicación4. Sistemas de Gestión de
Información5. Informes de Rendimiento
Informar el desempeño
Los Informes de desempeño mantienen a los interesados informados sobre cómo se utilizan los recursos para lograr los objetivos del proyecto
Informes de estado Describen donde se encuentra el proyecto en un punto específico en el tiempo
Informes de progreso Describen lo que el equipo del proyecto ha realizado durante un determinado período de tiempo
Pronósticos Predicen el estado futuro del proyecto y el progreso, basado en la información del pasado y las tendencias
Utilizar email, mensajería instantánea y herramientas colaborativas de forma efectiva
Asegurarse de que el correo electrónico, mensajería instantánea, y/o herramientas de colaboración sean un medio apropiado para lo que usted quiere comunicar
Asegurarse de enviar la información a las personas adecuadas
Utilizar líneas de asunto significativas y limitar el contenido de los mensajes de correo electrónico a un tema principal, y ser lo más claro y conciso posible
Asegurarse de autorizar a las personas adecuadas para compartir y editar sus documentos de colaboración
Usar plantillas para las comunicaciones del proyecto
Muchas personas tienen miedo de pedir ayuda
Proporcionar ejemplos y plantillas para las comunicaciones del proyecto ahorra tiempo y dinero
Las organizaciones pueden desarrollar sus propias plantillas, utilizar algunas proporcionadas por organizaciones externas o sacarlas de ejemplos de libros
Muchas investigaciones muestran que compañías que tienen éxito en la gestión de proyectos hacen uso efectivo de plantillas
Ejemplo de plantilla para la descripción del proyecto
Descripción Proyecto X
Objetivo: Describa el objetivo del proyecto en una o dos frases. Enfóquese en los beneficios
Alcance: Describa brevemente el alcance del proyecto. ¿Qué funciones del negocio están involucradas y cuáles son los principales productos del proyecto?
Supuestos: Resuma los principales supuestos del proyecto
Costo: De el costo estimado del proyecto. Si lo desea, liste el costo total por año.
Cronograma: Resuma la información del diagrama de Gantt del proyecto, enfocándose en las tareas globales y en los hitos
Ejemplo de informe mensual de progreso
I. Logros para el mes de mes:
• Describa los logros más importantes. Relaciónelos con el diagrama de Gantt.
• Describa otros logros importantes. Si un problema del mes anterior fue resuelto lístelo como logro.
II. Planes para mes siguiente:
• Describa los ítems más importantes a alcanzar en el siguiente mes. Relaciónelos con el diagrama de Gantt.
• Describa otros ítems importantes a lograr.
III. Problemas: Liste brevemente los problemas importantes. Los gerentes no quieren sorpresas y quieren ayudar para alcanzar el éxito del proyecto, por lo tanto no dude en indicar los problemas.
IV. Cambios del proyecto (Fecha y descripción): Liste cualquier cambio solicitado o aprobado. Incluya la fecha del cambio y una breve descripción.
Ejemplo de elementos finales de documentación del proyecto
I. Descripción del proyecto
II. Propósito del proyecto, con datos, información y soportes de respaldo
III: Información original y revisada del contrato y documentos de aceptación del cliente
IV. Planes del proyecto y Cronogramas originales y revisados (EDT, Diagramas de Gantt, Diagramas de red, estimación de costos, plan de gestión de las comunicaciones, etc.)
V. Documentos de diseño
VI. Reporte final del proyecto
VII. Entregables, si aplican
VIII. Reportes de auditoría
IX. Informe de lecciones aprendidas
X. Copias de todos los reportes de estado, minutas de reunión, y otras comunicaciones escritas y electrónicas
Archivos del proyecto
Es muy importante organizar y preparar los archivos del proyecto
Archivos del proyecto Conjunto completo de registros organizados del proyecto que ofrecen una historia exacta del proyecto
Estos archivos pueden proporcionar información valiosa para futuros proyectos
Sitio Web del proyecto
Muchos equipos de proyecto crean un sitio Web para el proyecto donde se almacenan los documentos importantes y otra información
Ejemplo usando Microsoft Project
Software en la gestión de las comunicaciones
Hay muchas herramientas de software que ayudan en las comunicaciones de un proyecto
Hoy, muchas personas trabajan de forma remota, total o parcialmente
El software de gestión de proyectos generalmente incluye características para facilitar las comunicaciones virtuales
Herramientas como la mensajería instantánea y los blogs pueden ayudar en las comunicaciones del proyecto
Controlar las Comunicaciones
4.2Desarrollar el Plan
para la Dirección del Proyecto
4.3Dirigir y Gestionar la
Ejecución del Proyecto
4.4Monitorear y
Controlar el Trabajo del Proyecto
4.5Realizar el Control
Integrado de Cambios
10.2Gestionar las
Comunicaciones
10.3Controlar las
Comunicaciones13.3Gestionar los
compromisos de los Interesados
Gestión de Comunicaciones del Proyecto
Plan de dirección del proyecto Documentos del proyecto actualizadosDatos sobre el desempeño del trabajo
Información sobre el desempeño del trabajo
Solicitud de cambios
Activos de procesos de la organización actualizados
Activos de procesos de la organización
Plan de dirección del proyecto actualizado
Empresa/
Organización
Documentos del proyecto
Comunicaciones del proyecto
Registro de asuntos
Controlar las Comunicaciones
Entradas1. Plan para la Dirección del Proyecto2. Comunicaciones del Proyecto3. Registro de Incidentes4. Datos de rendimiento del trabajo5. Activos de los Procesos de la
Organización
Salidas1. Informes de rendimiento del
trabajo2. Solicitudes de Cambio3. Actualizaciones al Plan para la
Dirección del Proyecto4. Actualizaciones a los documentos
del Proyecto5. Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organización
Herramientas y técnicas1. Sistemas de gestión de información2. Juicio de Expertos3. Reuniones