Chapter 2

Grupo de procesos de PlanificacinFuentes:Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007PMBOK, Quinta edicinPrepar: Ing. Ismael Castaeda Fuentes1Objetivos de AprendizajeDescribir un marco general para la gestin de la integracin del proyecto refirindose a las otras reas del conocimiento de gerencia y gestin de proyectos y el ciclo de vida del proyecto Describir el desarrollo del plan para la direccin del proyecto, incluyendo el contenido, utilizando las directrices y plantillas para el desarrollo de planesComprender los elementos que hacen importante una buena gestin del alcance del proyectoExplicar el proceso de planificacin del alcance y describir el contenido de un plan de gestin del alcance de la aplicacin Describir el proceso de desarrollo de la declaracin del alcance del proyecto utilizando el acta del proyecto y la declaracin sobre el alcance preliminarAnalizar el proceso de definicin del alcance y el trabajo que implica construir una estructura de desglose del trabajo usando el enfoque por analoga, de arriba abajo, de abajo hacia arriba y de mapas mentalesGrupo del Proceso de PlanificacinEl objetivo principal de la planificacin del proyecto es orientar la ejecucinGrupo de proceso vs rea de Conocimientoreas de conocimientoGrupo del Proceso de Planificacin4. Gestin de la integracin del proyecto4.2 Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto5. Gestin del alcance del proyecto5.1 Planificar la gestin del alcance5.2 Recopilar Requisitos5.3 Definir el Alcance5.4 Crear la EDT6. Gestin del Tiempo del proyecto6.1 Planificar la gestin del cronograma6.2 Definir las Actividades6.3 Secuenciar las Actividades6.4 Estimar los Recursos de las Actividades6.5 Estimar la Duracin de las Actividades6.6 Desarrollar el Cronograma7. Gestin de los costos del proyecto7.1 Planificar la gestin de costos7.2 Estimar Costos7.3 Determinar el Presupuesto8. Gestin de la Calidad del proyecto8.1 Planificar la gestin de la Calidad9. Gestin de los Recursos Humanos del proyecto9.1 Planificar la gestin de Recursos Humanos10. Gestin de las Comunicaciones del proyecto10.2 Planificar la gestin de las Comunicaciones11. Gestin de los Riesgos del proyecto11.1 Planificar la Gestin de Riesgos11.2 Identificar Riesgos11.3 Realizar Anlisis Cualitativo de Riesgos11.4 Realizar Anlisis Cuantitativo de Riesgos11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos12. Gestin de las adquisiciones del proyecto12.1 Planificar la gestin de las Adquisiciones13 Gestin de los interesados del proyecto13.2 Planificar la gestin de los interesados4Grupo del Proceso de Planificacin

La flecha circular punteada indica que el proceso es parte del rea de Conocimiento Gestin de la Integracin. Esta rea de Conocimiento coordina y unifica los procesos de las otras reas de Conocimiento5Desarrollar el plan para la direccin del proyecto5.1Planificar la gestin del alcance5.6Controlar el Alcance6.1Planificar la gestin del cronograma6.7Controlar el Cronograma7.1Panificar la gestin de costos7.4Controlar costos8.1Planificar la gestin de la Calidad9.1Planificar la gestin de Recursos Humanos10.1Planificar la gestin de las Comunicaciones10.3Controlar las Comunicaciones11.1Planificar la Gestin de Riesgos11.6Controlar los RiesgosSalidas de otros ProcesosEmpresa/Organizacin4.1Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto4.2Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto4.3Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto4.4Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto4.5Realizar el Control Integrado de Cambios4.6Cerrar Proyecto o Fase12.1Planificar la gestin de las Adquisiciones12.3Controlar las Adquisiciones12.4Cerrar las Adquisiciones13.2Planificar la Gestin de los Interesados13.4Controlar los compromisos de los InteresadosGestin de la Integracin del ProyectoPlan de gestin de comunicacionesPlan de gestin de costosPlan de recursos humanosPlan de gestin de adquisicionesPlan de mejoras de procesosPlan de gestin de calidadPlan de gestin de requerimientosPlan de gestin de riesgosPlan de gestin de riesgosPlan de gestin del cronogramaPlan de gestin del alcancePlan de gestin de interesadosLnea base de costoLnea base de alcanceActualizaciones al plan de gestinActivos de procesos de la organizacinFactores ambientales de la EmpresaActa de constitucinPlan de direccin del proyectoDevelop Project Management Plan5.1Plan Scope Management5.6Control Scope6.1Plan Schedule Management6.7Control Schedule7.1Plan Cost Management7.4Control Costs8.1Plan Quality Management9.1Plan Human Resource Management10.1Plan Communications Management10.3Control Communications11.1Plan Risk Management11.6Control RisksOutputs from Other ProcessesEnterprise/Organization4.1Develop Project Charter4.2Develop Project Management Plan4.3Direct and Manage Project Work4.4Monitor and Control Project Work4.5Perform Integrated Change Control4.6Close Project or Phase12.1Plan procurement Management12.3Control Procurements12.4Close Procurements13.2Plan Stakeholder Management13.4Control Stakeholder EngagementProject Integration ManagementCommunications management planCost management planPlan de recursos humanosProcurement management planProcess improvement planQuality management planRequirements management planRisk management planRisk management planSchedule management planScope management planStakeholder management planCost baselineScope baselineActualizaciones al plan de gestinOrganizational process assetsEnterprise environmental factorsProject charterProject management planDesarrollar el plan para la direccin del proyectoPlan para la direccin del ProyectoInteresadosAdquisicionesRiesgosComunicacionesRecursos humanos

CalidadCostosTiempoAlcanceProceso donde se documentan las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios. Salida: Plan para la direccin del proyectoEstablece el orden y caractersticas de los procesos del proyecto desde su planeacin hasta su cierre y ayuda a orientar la ejecucin y el control del proyectoEntradas: Acta de constitucin del proyectoPlanes subsidiarios que pertenecen a otras reas del conocimiento aun no vistasFactores ambientales de la empresaActivos de los procesos de la organizacinLo elaboran:Gerente del proyectoEquipo de direccin del proyecto (PMO)Acta de constitucin del proyectoFactores Ambientales de la EmpresaActivos de los Procesos de la OrganizacinElaborar una declaracin preliminar del alcance del proyecto : trabajar con los Interesados, especialmente los usuarios de los productos, servicios o resultados, para desarrollar los requerimientos de alto nivel y crear una declaracin preliminar del alcance

8La clave para el xito general del proyecto: Buena Gestin de la Integracin del proyectoLos gerentes de proyecto deben coordinar todas las otras reas de conocimiento durante todo el ciclo de vida del proyecto Muchos gerentes de proyectos nuevos tienen problemas para ver el "panorama general" y quieren centrarse en demasiados detallesLa Gestin de integracin de proyectos no es lo mismo que la integracin de software

Elementos comunes de un plan para la direccin del proyectoIntroduccin y panorama general del proyecto Descripcin de cmo esta organizado el proyecto Gestin y procesos tcnicos utilizados en el proyecto Trabajo a realizarCronogramaInformacin presupuestaria Ejemplo de contenido de un plan para la direccin de un proyecto de softwareSECCIONES PRINCIPALESTEMAS DE LA SECCINPANORAMAPropsito, alcance y objetivos; limitaciones e hiptesis; entregables; resumen del cronograma y del presupuesto; evolucin del planORGANIZACIN DEL PROYECTOInterfaces externas; estructura interna; roles y responsabilidadesPLAN DE PROCESOS DE GESTINPlan de inicio (estimaciones, equipo, adquisicin de recursos, planes de entrenamiento al equipo), plan de trabajo( actividades, cronograma, recursos, presupuesto); plan de control; plan de gestin de riesgos; plan de cierrePLAN DE PROCESOS TECNICOSModelo del proceso; mtodos, herramientas y tcnicas; plan de infraestructura; plan de aceptacin del productoPLAN DE PROCESOS DE SOPORTEPlan de gestin de la configuracin; plan de validacin y verificacin; plan de documentacin; plan de aseguramiento de la calidad; revisiones y auditorias; plan de solucin de problemasDesarrollar el Plan para la Direccin del ProyectoProceso que:Pertenece al grupo del Proceso de PlanificacinPertenece al rea de conocimiento Gestin de la Integracin del proyecto EntradasActa de Constitucin del ProyectoSalidas de otros ProcesosFactores Ambientales de la EmpresaActivos de los Procesos de la OrganizacinHerramientas y tcnicasJuicio de ExpertosTcnicas de facilitacinSalidasPlan para la Direccin del ProyectoGrupo del Proceso de PlanificacinPlan Subsidiario: Gestin del alcanceFuentes:Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007PMBOK, Quinta edicinPrepar: Ing. Ismael Castaeda Fuentes13Grupo del Proceso de Planificacin

La flecha circular punteada indica que el proceso es parte del rea de Conocimiento Gestin de la Integracin. Esta rea de Conocimiento coordina y unifica los procesos de las otras reas de Conocimiento14Planificar la gestin del alcance4.1Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto4.2Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto5.1Planificar la gestin del alcance5.2Recopilar Requisitos5.3Definir el Alcance5.4Crear la EDTGestin del Alcance del ProyectoEmpresa/OrganizacinActivos de procesos de la organizacinFactores ambientales de la EmpresaActa de constitucinPlan de direccin del proyectoPlan de gestin del alcancePlan de gestin de requerimientosPlan Scope Management4.1Develop Project Charter4.2Develop Project Management Plan5.1Plan Scope Management5.2Collect requirements5.3Define scope5.4Create WBSProject Scope ManagementEnterprise/OrganizationOrganizational process assetsEnterprise environmental factorsProject charterProject management planScope management planRequirements management planGestin del alcance del proyectoAlcance Se refiere a todo el trabajo involucrado en la creacin de productos del proyecto y el proceso utilizado para crearlosEntregable Es un producto resultado del proyecto, como hardware o software, documentos de planeacin, o actas de reuninGestin del alcance del proyecto Incluye el proceso involucrado en definir y controlar que est o no incluido en un proyecto.Gestin del alcance del proyectoMatriz de trazabilidad de requisitosDocumentacin de requisitosEDTDiccionario de la EDTActa de constitucin del proyectoRegistro de interesadosRecopilar requisitosDefinir el alcanceCrear la EDTDeclaracin del alcance del proyectoINICIACINPLANIFICACINLnea base del alcancePlan de gestin de requisitosElaborar una declaracin preliminar del alcance del proyecto : trabajar con los Interesados, especialmente los usuarios de los productos, servicios o resultados, para desarrollar los requerimientos de alto nivel y crear una declaracin preliminar del alcance

18Recopilar requisitosSe definen y documentan las necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto.Se decide qu se definir, verificar y controlar en el alcance.Se incluyen descripciones de como el equipo preparar la declaracin del alcance del proyecto, crear la EDT, Verificar que los entregables estn completos, y controlar las peticiones de cambios sobre el alcance del proyecto.

19Sugerencias para reducir los requisitos incompletos y CambiantesElaborar y seguir un proceso de gestin de requerimientosUtilizar tcnicas como la elaboracin de prototipos y el modelado de casos de uso para obtener una mayor participacin de los usuarios Poner los requerimientos por escrito y mantenerlos actualizados Crear una base de datos de gestin de requerimientos para documentar y controlar los requerimientosProporcionar las pruebas adecuadas y realizarlas durante todo el ciclo de vida del proyecto Revisar los cambios desde una perspectiva de sistemasHacer hincapi en las fechas de finalizacin para ayudar a centrarse en lo que es ms importante Asignar recursos especficamente para manejar las solicitudes de cambios / mejoras

20Ejemplo de Matriz de rastreabilidad de requisitos*

Tomado de Dharma Consulting21InteresadosPlan para la direccin del proyecto y planes subsidiariosPlan para la direccin del ProyectoAdquisicionesRiesgosComunicacionesRecursos humanos

CalidadCostosTiempoRecopilar requisitosDocumentacin de requisitosPlan de gestin de requisitosMatriz de rastreabilidadDefinir el AlcanceCrear la EDTAlcance22Recopilar Requisitos4.1Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto5.1Planificar la gestin del alcance5.2Recopilar Requisitos5.3Definir el Alcance5.4Crear la EDT5.5Validar el Alcance5.6Controlar el Alcance8.1Planificar la gestin de la Calidad12.1Planificar la gestin de las Adquisiciones13.1Identificar a los Interesados13.2Planificar la Gestin de los InteresadosGestin del Alcance del ProyectoPlan de gestin de requerimientosPlan de gestin del alcanceDocumentacin de requerimientosMatriz de trazabilidad de requerimientosPlan de gestin de interesadosActa de constitucinRegistro de interesadosCollect requirements4.1Develop Project Charter5.1Plan Scope Management5.2Collect requirements5.3Define scope5.4Create WBS5.5Validate Scope5.6Control Scope8.1Plan Quality Management12.1Plan procurement Management13.1Identify stakeholders13.2Plan Stakeholder ManagementProject Scope ManagementRequirements management planScope management planRequirements documentationRequirements traceability matrixStakeholder management planProject charterStakeholder registerRecopilar RequisitosProceso que:Pertenece al grupo del Proceso de PlanificacinPertenece al rea de conocimiento Gestin del Alcance del proyecto EntradasPlan de Gestin del Alcance Plan de Gestin de RequisitosPlan de Gestin de InteresadosActa de Constitucin del ProyectoRegistro de InteresadosSalidasDocumentacin de RequisitosMatriz de Rastreabilidad de RequisitosHerramientas y tcnicasEntrevistasGrupos de OpininTalleres FacilitadosTcnicas Grupales de CreatividadTcnicas Grupales de Toma de DecisionesCuestionarios y EncuestasObservacionesPrototiposEstudios ComparativosDiagramas de ContextoAnlisis de Documentos25Definir el Alcance del ProyectoSe describe de forma detallada lo que se va a realizar en el proyectoSe revisa la autorizacin legal del proyecto y el alcance preliminar adems de la informacin de los requerimientos desarrollados y las solicitudes de cambio aprobadasA medida que pasa el tiempo, el alcance de un proyecto debe ser ms claro y especfico

Ejemplo de plan de gestin del alcanceNombre del proyectoProyecto de actualizacin de sistemas de informacinIntroduccinEl propsito de este documento es proveer una gua para preparar documentos importantes sobre la gestin del alcance relacionados con este proyectoPreparando la declaracin del alcanceLa declaracin preliminar dar las bases para la preparacin de una declaracin de alcance mas detallada. La declaracin del alcance debe ser revisada con los interesados clave del proyecto, en especial el patrocinador y los usuarios finales. Use plantillas corporativas cuando estas estn disponibles y asegrese de tener expertos en la declaracin del alcance.Cada versin del alcance debe estar etiquetada adecuadamente y fechada para asegurarse de que cada uno utilice la versin mas reciente. Los cambios y adiciones serna debidamente comunicados. El alcance estar disponible por medio de una clave en el sitio Web del proyecto.Creando la EDTEl equipo del proyecto trabajar conjuntamente en la creacin de la EDT. El patrocinador y el comit revisaran la EDT para verificar que todas las actividades necesarias para culminar el proyecto estn incluidas. El equipo de trabajo revisar EDTs de proyectos similares y las guas de la compaa para crear la EDT y enfocarse en determinar los entregables del proyecto. El equipo determinara las tareas necesarias para completar cada entregable. La EDT debe ser revisada tantas veces como sea necesario y el comit y el patrocinador deben aprobar dichas revisiones.Verificar que los entregables estn completosEl gerente de proyecto trabajar con el patrocinador y el comit para desarrollar un proceso para verificar el xito y si esta completo cada entregable. En general el patrocinador ser el encargado de verificar que estn completos los entregables importantes. Los contratos debern incluir clusulas describiendo el proceso de verificacin del alcance.Gestionando las peticiones de cambios a la declaracin del alcanceTodas las peticiones de cambios sobre el alcance que tengan un efecto significativo en los requerimientos deben seguir un proceso formal de control de cambios. Una peticin de cambio ser completada y revisada por el grupo de diseo.Ms sobre el plan de gestin del Alcance del Proyecto Acta del proyecto:Las actualizaciones afectarn los servidoresDeclaracin preliminar del alcance:Servidores: si son necesarios servidores adicionales para este proyecto, estos debern ser compatibles con los servidores existentes. Si es ms econmico mejorar los servidores actuales esas mejoras debern ser reportadas al CIO para aprobacin. Ver las especificaciones de los servidores actuales en el Anexo 6. El CEO debe aprobar un plan detallado describiendo los servidores y su localizacin al menos dos semanas antes de la instalacin.Declaracin del alcance del proyecto Versin 1:Servidores: Este proyecto necesitar de la compra de 10 servidores nuevos para soportar la Web, Intranet, Base de datos, aplicaciones, y funciones de impresin. Dos de cada tipo de servidor ser comprado y se utilizar para este proyecto. La descripcin detallada de los servidores estn en el Brochure del producto en el Apndice 8 con su respectivo plan de localizacin.

InteresadosPlan para la direccin del ProyectoAdquisicionesRiesgosComunicacionesRecursos humanos

CalidadCostosTiempoRecopilar requisitosDefinir el AlcanceDeclaracin de alcanceCrear la EDTAlcancePlan para la direccin del proyecto y planes subsidiarios29Definir el Alcance4.1Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto5.1Planificar la gestin del alcance5.2Recopilar Requisitos5.3Definir el Alcance5.4Crear la EDT6.3Secuenciar las Actividades6.5Estimar la Duracin de las Actividades6.6Desarrollar el CronogramaGestin del Alcance del ProyectoEmpresa/OrganizacinDocumentos del proyectoDocumentacin de requerimientosPlan de gestin del alcanceDocumentos del proyecto actualizadosDeclaraciones de alcance del proyectoActa de constitucinActivos de procesos de la organizacinDefine scope4.1Develop Project Charter5.1Plan Scope Management5.2Collect requirements5.3Define scope5.4Create WBS6.3Sequence Activities6.5Estimate Activity Durations6.6Develop ScheduleProject Scope ManagementEnterprise/OrganizationProject documentsRequirements documentationScope management planProject documents updatesProject scope statementProject charterOrganizational process assetsDefinir el AlcanceProceso que:Pertenece al grupo del Proceso de PlanificacinPertenece al rea de conocimiento Gestin del Alcance del proyecto EntradasPlan de Gestin del AlcanceActa de Constitucin del ProyectoDocumentacin de RequisitosActivos de los Procesos de la OrganizacinSalidasDeclaracin del Alcance del ProyectoActualizaciones a los Documentos del ProyectoHerramientas y tcnicasJuicio de ExpertosAnlisis del ProductoIdentificacin de AlternativasTalleres Facilitados32EDT*EDT Agrupacin orientada a la prestacin de los componentes del proyecto, la cual organiza y define el alcance total del proyectoEDTDocumento que proporciona la base para la planificacin y la gestin del programa, costos, recursos y cambios del proyectoDescomposicin Subdivisin de los paquetes de trabajo del proyecto en componentes ms pequeos y ms manejablesPaquete de trabajo Tarea en el nivel ms bajo de la EDT EDT Estructura de Desglose del TrabajoWBS Work Breakdown StructureInteresadosPlan para la direccin del ProyectoAdquisicionesRiesgosComunicacionesRecursos humanos

CalidadCostosTiempoRecopilar requisitosDefinir el AlcanceCrear la EDTEDTDiccionario de la EDTLnea base del alcance

AlcancePlan para la direccin del proyecto y planes subsidiarios34Ejemplo de EDT de una intranet organizada por producto IntranetDiseo del sitio WebMapa del sitioDiseo grficoProgramasDiseo del InicioTextosImgenesLinksPginas de mercadeoTextosImgenesLinksPginas de ventasTextosImgenesLinksEjemplo de la EDT

Ejemplo de EDT organizada por fases

Ejemplo de EDT de una intranet organizada por fases

Proyecto deintranetConceptoDiseo delsitioDesarrollo delsitioDespliegue delsitioSoporteEvaluar losSistemasactualesDefinirrequerimientosDefinirfuncionalidadespecficaDefinirEl riesgo y Enfoque deGestin deriesgosDesarrollarEl planDel proyectoEquipo de Desarrollo WebBreveDefinir losRequerimientos deLos usuariosDefinir losRequerimientos decontenidoDefinir losRequerimientos desistemaDefinir losRequerimientos deServidor propietarioNivel 0Nivel 2Nivel 1Nivel 3Ejemplo de EDT basada en entregables

Ejemplo de EDT en forma tabular 1.0 Concepto1.1 Evaluar los sistemas actuales1.2 Definir Requerimientos1.2.1 Definir requerimientos de usuario1.2.2 Definir requerimientos de contenido1.2.3 Definir requerimientos de sistema1.2.4 Definir requerimientos de servidor propietario1.3 Definir funcionalidad especfica1.4 Define riesgos y la gestin orientada al riesgo1.5 Desarrollar el plan de desarrollo1.6 Equipo de trabajo2.0 Diseo del sitio Web3.0 Desarrollo del sitio Web4.0 Entrega5.0 SoporteDiagrama de Gantt de la EDT en Microsoft Project

EDTcronogramaDiagrama de Gantt Organizado por grupos de procesos de la gestin del proyecto

EDTcronogramaEjemplo: tareas para la EDT3.0 Ejecucin3.1 Encuesta3.2 Entradas de usuario3.3 Contenido de la intranet3.3.1 Plantillas y herramientas3.3.2 Artculos3.3.3 Links3.3.4 Pregunte al experto3.3.5 Funcin de solicitudes del usuario3.4 Diseo de la intranet3.5 Construccin de la intranet3.6 Pruebas del sitio3.7 Promocin del sitio3.8 Entrega del sitio3.9 Medicin de los beneficios del proyectoEnfoques para el desarrollo de EDTsLneas baseAlgunas organizaciones proporcionan lneas base para la preparacin de EDTs Analoga Revisar EDTs de proyectos similares y adaptarlos al proyecto Arriba - abajo Comenzar con los tems mas grandes del proyecto hacia los mas pequeos Abajo - arriba Empezar con las tareas ms especficas hacia las ms generales Mapa mental Tcnica que utiliza ramas que salen a partir de una idea central para estructurar los pensamientos y las ideas Ejemplo de mapa mental enfocado en la creacin de la EDTProyecto de actualizacin de TIActualizar el inventarioRealizar el inventario fsicoEdificio AEdificio BEdificio CActualizar la BDAdquirir hardware y softwareInstalar hardware y softwareServidoresHardware de usuarioPorttilesPCsGestin del proyectoEDT en forma grficaProyecto de actualizacin de TIGestin del proyectoActualizar inventarioAdquirir hardware y softwareInstalar hardware y softwareRealizar el inventariofsicoActualizar la BDServidoresHardware de UsuarioEdificio AEdificio BEdificio CPorttilesPCsDiccionario de la EDT y lnea base del AlcanceMuchas tareas de la EDT son vagas y deben explicarse ms, as las personas sabrn qu hacer y podrn estimar cunto tiempo se tardarn y cunto les costar realizar la tarea Diccionario de EDT Documento que describe detalladamente cada elemento de la EDT Lnea base de alcance La declaracin del alcance del proyecto aprobada, su EDT y el diccionario de la EDT forman la lnea base de alcance, la cual se utiliza para medir el rendimiento en el logro de los objetivos del alcance del proyecto.Consejos para crear la EDT y el diccionario de la EDT*Una unidad de trabajo debe aparecer en solo un lugar en la EDT Las tareas contenidas en un elemento de la EDT es la suma de los elementos de la EDT por debajo de elUn elemento de la EDT es la responsabilidad de un solo individuo, aunque muchas personas pueden estar trabajando en lLa EDT debe ser coherente en la forma en que cada tarea realmente ser realizada, debe servir al equipo del proyecto en primer lugar, y para otros fines slo si son prcticosLos miembros del equipo del proyecto deben participar en el desarrollo de la EDT para garantizar la coherenciaCada tem de la EDT debe ser documentado en el diccionario de la EDT para garantizar la correcta comprensin del alcance de las tareas incluidas y no incluidas en ese tem La EDT debe ser una herramienta flexible para adaptarse a los cambios inevitables, mientras mantiene controlado, que el contenido del trabajo del proyecto est de acuerdo con la declaracin del alcance

*Cleland, David I. Project Management: Strategic Design and Implementation, 1994

48Crear la EDT4.2Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto5.1Planificar la gestin del alcance5.2Recopilar Requisitos5.3Definir el Alcance5.4Crear la EDT5.5Validar el Alcance6.2Definir las Actividades7.2Estimar Costos7.3Determinar el Presupuesto11.2Identificar Riesgos11.3Realizar Anlisis Cualitativo de RiesgosGestin del Alcance del ProyectoEmpresa/OrganizacinDocumentos del proyectoActivos de procesos de la organizacinFactores ambientales de la EmpresaDocumentacin de requerimientosDeclaraciones de alcance del proyectoDocumentos del proyecto actualizadosLnea base del alcancePlan de gestin del alcanceCreate WBS4.2Develop Project Management Plan5.1Plan Scope Management5.2Collect requirements5.3Define scope5.4Create WBS5.5Validate Scope6.2Define Activities7.2Estimate Costs7.3Determine Budget11.2Identify Risks11.3Perform Qualitative Risk AnalysisProject Scope ManagementEnterprise/OrganizationProject documentsOrganizational process assetsEnterprise environmental factorsRequirements documentationProject scope statementProject documents updatesScope baselineScope management planProceso que:Pertenece al grupo del Proceso de PlanificacinPertenece al rea de conocimiento Gestin del Alcance del proyecto Crear la EDTEntradasPlan de Gestin del AlcanceDeclaracin del Alcance del ProyectoDocumentacin de RequisitosFactores Ambientales de la Empresa Activos de los Procesos de la OrganizacinSalidasLnea Base del AlcanceActualizaciones a los Documentos del ProyectoHerramientas y tcnicasDescomposicinJuicio de ExpertosInteresadosAdquisicionesRiesgosComunicacionesRecursos humanos

CalidadCostosTiempoRecopilar requisitosDocumentacin de requisitosPlan de gestin de requisitosMatriz de rastreabilidadDefinir el AlcanceDeclaracin de alcanceCrear la EDTEDTDiccionario de la EDTLnea base del alcancePlan para la direccin del ProyectoPlan para la direccin del proyecto y planes subsidiariosAlcance52Procesos de la gestin del alcance del proyectoRecopilar Requisitos: Se decide qu se definir, verificar y controlar en el alcance.Definir el alcance: Se revisa la autorizacin legal del proyecto y el alcance preliminar adems de la informacin de los requerimientos desarrollados y las solicitudes de cambio aprobadasCrear la EDT: Subdivide el proyecto en componentes ms pequeos y manejablesVerificar el alcance: Se formaliza la aceptacin del alcance del proyectoControlar del alcance: Se controlan los cambios sobre el alcance del proyectoSugerencias para mejorar la entrada de usuarioDesarrollar un buen proceso de seleccin de proyectos, e insistir en que los patrocinadores sean de la organizacin de los usuarios Disponer usuarios en el equipo del proyecto roles importantes Tener reuniones peridicas con agendas definidas, y que los usuarios firmen los entregable presentados en las reunionesEntregar algo a los usuarios y los patrocinadores de forma regular No prometer la entrega cuando se sabe que no se puede cumplirCo-localizar a los usuarios con los desarrolladores

Proceso que:Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y ControlPertenece al rea de conocimiento Gestin del Alcance del proyecto Controlar el AlcanceEntradas1. Plan para la Direccin del Proyecto2. Informacin sobre el Desempeo del Trabajo3. Documentacin de Requisitos4. Matriz de Rastreabilidad de Requisitos5. Activos de los Procesos de la OrganizacinHerramientas y tcnicas1. Anlisis de VariacinSalidas1. Mediciones del Desempeo del Trabajo2. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin3. Solicitudes de Cambio4. Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto5. Actualizaciones a los Documentos del ProyectoSoftware til en la gestin del alcanceLos procesadores de palabras ayudan en la creacin de documentos relacionados con el alcance del proyecto Hojas de clculo para realizar clculos financieros y modelos de calificacin, y el desarrollo de cuadros y grficos El software de comunicacin como el correo electrnico y la Web ayuda a comunicar sobre el alcance El software de gestin de proyectos ayuda en la creacin de la EDT, la base de tareas en un diagrama de Gantt El software especializado est disponible para ayudar en la gestin del alcance del proyectoCaptulo 12Gestin de las adquisiciones del proyectoFuentes:Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007PMBOK, Quinta edicinPrepar: Ing. Ismael Castaeda FuentesPrepar: Ing. Ismael Castaeda Fuentes57Objetivos de AprendizajeEntender la importancia de la gestin de costos del proyectoExplicar lo bsico de la gestin de costos del proyectoDiscutir los diferentes tipos de mtodos de estimacin de costos y prepararlosEntender el proceso involucrado en presupuestar costos y preparar una estimacin de costos y presupuesto para el proyecto de tecnologa de la informacinEntender los beneficios de la gestin del valor ganado y la gestin del portafolio del proyecto para asistir en el control de costosDescribir como el software de gestin de proyectos puede ayudar en la gestin de costos

Procesos de la gestin de las adquisicionesLa Gestin de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el trabajoLos procesos incluyen:Planificar las AdquisicionesDeterminar qu comprar o adquirir, cundo y cmo hacerloEfectuar las AdquisicionesObtener respuesta de proveedores (presupuestos, licitaciones, ofertas o propuestas), seleccionar proveedores y adjudicar el contratoAdministrar las AdquisicionesGestionar las relaciones de las adquisiciones, monitorear los contratos, gestionar los cambios (debidamente documentado)Cerrar las AdquisicionesCompletar y aprobar cada contrato, incluida la solucin de cualquier tema abierto, y cerrar cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del proyectoPlanificar las adquisicionesProceso que:Pertenece al grupo del Proceso de PlanificacinPertenece al rea de conocimiento Gestin de las adquisiciones del proyecto Entradas1. Lnea Base del Alcance2. Documentacin de Requisitos3. Acuerdos para Trabajar en Equipo4. Registro de Riesgos5. Acuerdos Contractuales Relacionados con los Riesgos6. Requisitos de Recursos de la Actividad7. Cronograma del Proyecto8. Estimaciones de Costos de las Actividades9. Lnea Base del Desempeo de Costos10. Factores Ambientales de la Empresa11. Activos de los Procesos de la OrganizacinHerramientas y tcnicas1. Anlisis de Hacer o Comprar2. Juicio de Expertos3. Tipos de ContratoSalidas1. Plan de Gestin de las Adquisiciones2. Enunciado del Trabajo Relativo a la Adquisicin3. Decisiones de Hacer o Comprar4. Documentos de la Adquisicin5. Criterios de Seleccin de Proveedores6. Solicitudes de CambioEfectuar las adquisicionesProceso que:Pertenece al grupo del Proceso de EjecucinPertenece al rea de conocimiento Gestin de las adquisiciones del proyecto Entradas1. Plan para la Direccin del Proyecto2. Documentos de la Adquisicin3. Criterios de Seleccin de Proveedores4. Lista de Vendedores Calificados5. Propuestas de los Vendedores6. Documentos del Proyecto7. Decisiones de Hacer o Comprar8. Acuerdos para Trabajar en Equipo9. Activos de los Procesos de la OrganizacinHerramientas y tcnicas1. Conferencias de Oferentes2. Tcnicas de Evaluacin de Propuestas3. Estimaciones Independientes4. Juicio de Expertos5. Publicidad6. Bsqueda en Internet7. Negociacin de AdquisicionesSalidas1. Vendedores Seleccionados2. Adjudicacin del Contrato de Adquisicin3. Calendarios de Recursos4. Solicitudes de Cambio5. Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto6. Actualizaciones a los Documentos del ProyectoAdministrar las adquisicionesProceso que:Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y ControlPertenece al rea de conocimiento Gestin de las adquisiciones del proyecto Entradas1. Documentos de la Adquisicin2. Plan para la Direccin del Proyecto3. Contrato4. Informes de Desempeo5. Solicitudes de Cambio Aprobadas6. Informacin sobre el Desempeo del TrabajoHerramientas y tcnicas1. Sistema de Control de Cambios del Contrato2. Revisiones del Desempeo de las Adquisiciones3. Inspecciones y Auditoras4. Informes de Desempeo5. Sistemas de Pago6. Administracin de Reclamaciones7. Sistema de Gestin de RegistrosSalidas1. Documentacin de la Adquisicin2. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin3. Solicitudes de Cambio4. Actualizaciones al Plan para la Direccin del ProyectoBuenas prcticasLa empresa Accenture desarroll una lista de las buenas prcticas para aplicarla con los compradores de servicios externos: Obtener resultados pronto y frecuentemente Contratar un socio, no slo un proveedor Ms que un contrato, establecer una relacin de negocios Intercambiar influencias/ganancias Gobernar activamente Asignar un ejecutivo dedicado Enfocarse incansablemente en los objetivos primariosHerramientas para ayudar en el cierre del contratoAuditoras de adquisicionesLecciones aprendidas en el proceso de adquisiciones Sistema de gestin de documentos relacionados con las adquisicionesDocumentos organizadosFcilmente se encuentran los documentosSe archivan adecuadamenteCerrar las adquisicionesProceso que:Pertenece al grupo del Proceso de CierrePertenece al rea de conocimiento Gestin de las adquisiciones del proyecto Entradas1. Plan para la Direccin del Proyecto2. Documentacin de la AdquisicinHerramientas y tcnicas1. Auditoras de la Adquisicin2. Acuerdos Negociados3. Sistema de Gestin de RegistrosSalidas1. Adquisiciones Cerradas2. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la OrganizacinSoftware para la gestin de las adquisicionesLos procesadores de palabra ayudan a escribir propuestas y contratosLas hojas de clculo ayudan en la evaluacin de proveedoresLas bases de datos ayudan a guardar informacin de proveedoresEl software para presentaciones ayuda a mostrar informacin relacionada con las adquisicionesEl software de adquisicin electrnica realiza electrnicamente muchas funciones de la adquisicin En Internet se puede encontrar informacin sobre proveedoresResumen del captuloLa Gestin de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados necesarios para realizar el trabajo, fuera del equipo del proyecto. Procesos:Planificar las AdquisicionesEfectuar las AdquisicionesAdministrar las AdquisicionesCerrar las Adquisiciones67Sobre el trabajo a realizarPlan gestin para la contratacinPlanificacin estratgica Estudios previosSOWAnlisis FODASolicitar presupuestoSolicitar propuestaTrminos de referenciaSeleccionar proveedoresOferta / PropuestaCriterios calificacinPonderacinCumplimientoExperienciaOrganizacinEquiposPlazoPrecioJurdicaTcnicaEconmicaEvaluarSeleccionar ganadorSeleccin objetivaCronogramaCalidadRiesgosComprasContratoPlizasRecursos humanos

PresupuestoMaterialesNormasLegislacinMedio AmbienteObjetoLimitacionesCondiciones

Costos* SWOT analysis: Analyzing Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats* FODA Anlisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas * SOW Statement Of Work - Enunciado del trabajo68SeparadorSobre el trabajo a realizarPlanificacin estratgica Anlisis FODAPlan para la direccin del Proyecto* SWOT analysis: Analyzing Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats* FODA Anlisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas * SOW Statement Of Work - Enunciado del trabajoAdquisicionesRiesgosComunicacionesRecursos humanos

CalidadCostosTiempoAlcance

70Sobre el trabajo a realizar* SWOT analysis: Analyzing Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats* FODA Anlisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas * SOW Statement Of Work - Enunciado del trabajoPlan para la direccin del ProyectoPlanificar las adquisicionesPlan de gestin de las adquisicionesEnunciado trabajo relativo a adquisicinDecisiones de hacer o comprarDocumentos de la adquisicinCriterios de seleccin de adquisicinSolicitudes de cambioPlanificar la gestin de riesgosPlan de gestin de riesgosIdentificar riesgosRegistro de riesgosRealizar anlisis cualitativo de riesgosActualizaciones al registro de riesgosRealizar anlisis cuantitativo de riesgosActualizaciones al registro de riesgosPlanificar respuesta a los riesgosActualizaciones al registro de riesgosAcuerdos contractuales relacionados con los riesgosPlanificar las comunicacionesPlan de gestin de las comunicacionesDesarrollar el plan de recursos humanosPlan de recursos humanos

Planificar la calidadPlan de gestin de calidadMtricas de calidadListas de control de calidadPlan de mejoras del procesoEstimar costosEstimaciones costos de actividadesBase de los estimadosDeterminar el presupuestoLnea base desempeo de costosRequisitos financiamiento proyectoDefinir actividadesLista de actividadesAtributos de actividadesLista de hitosSecuenciar actividadesDiagramas red cronograma proyectoEstimar Recursos de las actividadesRequisitos de recursos de actividadEstructura de desglose de recursosEstimar duracin de las actividadesEstimados duracin de actividadDesarrollar el cronogramaCronograma del proyectoLnea base del cronogramaDatos del cronogramaRecopilar requisitosDocumentacin de requisitosMatriz de rastreabilidadDefinir el AlcanceDeclaracin de alcanceCrear la EDTEDTDiccionario de la EDTLnea base del alcance71Entradas1. Documentos de la Adquisicin2. Plan para la Direccin del Proyecto3. Contrato4. Informes de Desempeo5. Solicitudes de Cambio Aprobadas6. Informacin sobre el Desempeo del TrabajoHerramientas y tcnicas1. Sistema de Control de Cambios del Contrato2. Revisiones del Desempeo de las Adquisiciones3. Inspecciones y Auditoras4. Informes de Desempeo5. Sistemas de Pago6. Administracin de Reclamaciones7. Sistema de Gestin de RegistrosSalidas1. Documentacin de la Adquisicin2. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin3. Solicitudes de Cambio4. Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto2041020-----------254240215

01020----------204255204

00153-------------204236255

CDIGO DE COLORES