presentació del powerpointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 ·...
TRANSCRIPT
QUINS LLOCS VISITAREM AVUI?
1, REGISTRE
2, DIGITALITZACIÓ
3, DILIGÈNCIA 4, CREACIÓ EXPEDIENT
5, IMPULS DE L’EXPEDIENT
6, TASQUES
INTRODUCCIÓ
CLOENDA
Què és SeTDIBA?
És el conjunt de serveis de transformació digital que
ofereix la Diputació i que inclou:
Implantació del model de treball eSET.
Els serveis de suport permanent als ajuntaments,
tant en la part funcional com en temes d’administració
digital.
Implantació de les eines que donen suport al model:
registre i gestor d’expedients i integració amb la resta de
serveis i sistemes que ofereix la Diputació i AOC:
e-notum, e-tauler, seu-e i i-arxiu.
Com s’implantarà? Sessions i fases
Indicadors
Presentació del
projecte
1
Registre,
diligència i
tercers
4
Gestió
exped I
5
Metodologia
3
Diagnosi
2
Indicadors
6
Sessió
Arrencada
9
Sessió
suport
arrencada
8
Gestió
exped III
Etapa 0 Etapa 1 Etapa 4 Etapa 2 Etapa 3
Presentació
i diagnosi Metodologia Registre i apertura
expedients Gestió dels expedients i signatura electrònica Avaluació i
tancament
12
Sessió
tancament
10
Sessió
reforç
arxiu,
en cas
necessari
11
Sessió reforç,
en cas
necessari
7
Gestió
exped II
Gestió del canvi
Competències
Temps -
+
+
Sorpresa i negació
Por, resistència i ansietat
Depressió
Apertura i experimentació
Acceptació
Compromís
Les persones
Tothom és important en aquest model Tots estem aprenent Tothom necessita un període d’adaptació
Estem davant un canvi en la forma de treballar dins les administracions públiques, però el canvi més important no és el tecnològic, sinó és el de les persones
Gestió del canvi
Practiquem?
e-SET és un model de treball impulsat per l’Administració Oberta de Catalunya (AOC).
Consisteix en una metodologia per a gestionar digitalment els
expedients, els documents i les tasques diàries d’un Ajuntament.
transversal
electrònic
informació
Implica a tot el personal de l’organització que intervé en
algun moment en la tramitació d’expedients i, a excepció de
RRHH, Policia Local, Tresoreria i Serveis Socials, la
informació és compartida. Les firmes manuscrites i el trasllat del paper es
substitueixen per la signatura i gestió electrònica. Potencia
l’ús intensiu de les tecnologies.
Sobre els expedients, sobre els terminis i sobre la feina
pendent de cada treballador (amb la gestió de tasques).
El model de treball
Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients,
documents i tasques.
Compartireu la informació, a excepció dels expedients de
tresoreria, policia local, serveis socials i recursos humans
criteris
comuns
treball
compartit
transversal
Les unitats de xarxa del servidor estaran organitzats de igual
manera que el gestor d’expedients
Hi ha responsables de l’impuls dels expedients
sense unitats “personals”
impulsor
Per què ?
0 paper Es deixarà de gestionar els expedients en suport paper
La signatura serà electrònica en tots els casos signatura
electrònica
electrònic
Si els interessats són subjectes obligats, els notificareu
electrònicament
notificació electrònica
Per què ?
Els expedients tindran terminis, i les tasques també.
Els post-its per assignar tasques seran electrònics
Tothom sabrà buscar els expedients dins del gestor
tasques i tràmits
els originals, al gestor
terminis
informació
Per què ?
Què ens aporta a nosaltres?
Som més coneixedors del que hem de fer
en l’àmbit electrònic
Controlem què tenim pendent, com anem
amb els terminis, què és urgent…
Tenim documentats tots els temes.
Requerim menys de la memòria
Ens podem dedicar al que realment importa
Tenim tot en el sistema corporatiu
+ segurs
+ tranquils -estrès
+ informats
+ eficients + temps
QUINS LLOCS VISITAREM DURANT L’ETAPA D’AVUI...?
1, REGISTRE
2, DIGITALITZACIÓ
3, DILIGÈNCIA 4, CREACIÓ EXPEDIENT
5, IMPULS DE L’EXPEDIENT
6, TASQUES
Registre d’entrada
Presencial
Registre
Digitalitzar
Correu
Diligència
El registre Què inclou
Oficina general de registre Safata anotacions telemàtiques
Oficina de factures electròniques
Safata anotacions e-FACT
Presencial, en suport digital
N: AAPP registre electrònic
N: registre electrònic interoperable
El registre Què inclou
Registre de sortida SORTIDES
EACAT (ADMINISTRACIONS
PÚBLIQUES) EN NOVA VERSIÓ
DIRECTE FIRMADOC
GESTOR EXPEDIENTS (FIRMADOC)
(OBLIGATS: ENTITATS,
EMPRESES...)
(NO OBLIGATS: CIUTADANIA)
REGISTRE MANUAL ACCEDE
?
QUINS LLOCS VISITAREM DURANT L’ETAPA D’AVUI...?
1, REGISTRE
2, DIGITALITZACIÓ
3, DILIGÈNCIA 4, CREACIÓ EXPEDIENT
5, IMPULS DE L’EXPEDIENT
6, TASQUES
Reutilització de documents i còpies autèntiques
Els documents que es presentin per registre han de ser digitalitzats. Les eines SeTDIBA permeten lligar els documents a l’interessat, i
poder-los recuperar per NO haver-los de tornar a demanar al ciutadà. Reutilitzeu sempre que pugueu (no sempre és possible) es poden recuperar documents d’altres expedients del gestor. DNI, NIE, PASSAPORT, CERTIFICATS, ESCRIPTURES...Recomanem digitalitzar DOCUMENT A DOCUMENT
Per a fer còpies autèntiques a SeTDIBA s’han de signar amb segell
d’òrgan sol·licitat al CAOC
Si el ciutadà ens aporta còpies autèntiques elaborades per altres administracions, què hem de fer?
1. Entrar a la seu electrònica que indica el document 2. Consultar el CSV (Codi Segur de Verificació) 3. Descarregar el document i vincular-lo a l’anotació
Simplificar el procés de digitalització
En el futur, no ens quedarem cap document dels ciutadans en
suport paper, però de moment: - Digitalitzar ACCEDE (Registre) - Diligenciar - Tramitar en electrònic FIRMADOC (Gestor d’expedients) - Ens quedarem els documents en paper en una caixa, SEMPRE A L’OFICINA DE
REGISTRE. Els documents no correran pels despatxos. Els guardarem per ordre cronològic i l’arxiver més endavant els revisarà.
Els documents tècnics cal sol·licitar-los signats (visats electrònic)
(descarregar a partir del CSV) o bé en pdf (pendrive...). Els obligats han de fer-ho per normativa.
Recomanem revisar les instàncies per tal de simplificar/demanar en electrònic la
documentació requerida per cada tràmit
originals
Reutilitzar:
Fer còpia autèntica
individual
còpies
PLAN A: Reutilitzar
Còpia simple
individual
PLAN B: No reutilitzar
Còpia simple
1 fitxer per tots
Només demanarem originals si la normativa ho exigeix.
Mai es fan còpia autèntica d’una còpia
Via Oberta per no haver de demanar documents elaborats per altres AAPP als ciutadans
Simplificar el procés de digitalització
Càrrega de documents
Identifiqueu el tipus de document indicat en l’anotació
1
Indiqueu un títol descriptiu del document
2
Seleccioneu el document a inserir
3
Guardeu el document per carregar-lo i visualitzar-lo
4
Com anomenar els documents
[CODI TIPOLOGIA_] + [DESCRIPCIÓ] + [_DDMMAAAA]
Exemples: ACTA_REUNIO COMITE ORGANITZADOR_05052019 INF_OCUPACIO VIA PUBLICA_08042019
[AUTOMÀTIC] + [MANUAL] + [AUTOMÀTIC]
NORMES PER ANOMENAR ELS DOCUMENTS: - Ha d’anar en majúscules (l’aplicatiu ho fa automàticament) - No pot incloure articles, ni preposicions, signes de puntuació,
(apòstrofs, accents, punts, comes...)
Com anomenar els documents
Casos especialment importants: És important establir correctament la tipologia documental per a què el document sigui incorporat en el llibre corresponent (Llibre de decrets, Llibre d’actes del Ple, Llibre Junta de Govern Local)
Exemples: DEC_ALC_APROVACIO SUPORT ENTITATS_05052019 ACTA_PLE_EXTRAORDINARI 2_08042019 ACTA_JGL_ORDINARIA 3_03052019
Curs gestió documental i arxius municipals Conceptes bàsics: document
Considerem tipus documental el model estructurat i reconegut
que adopta un document en el desenvolupament d'una
competència concreta, en base a una regulació i el format del
qual, contingut informatiu o suport són homogenis.
Identificar documents
Creació de plantilles
Reutilitzar i interoperar
Cercar documents
Creació de l’expedient Els documents. Codis
Feu sempre el
mateix tipus de
documents?
MARQUEU-LOS!
Documents de decisió
Documents del ciutadà
Documents de descripció
i registre
Documents de
transmissió
Documents de
constància
Documents de judici
Documents de planificació i
funcionament
Documents financers,
comptables i tributari
Documents d’obres
Documents de
condicions
Documents judicials
Documents audiovisual
Curs gestió documental i arxius municipals Conceptes bàsics: document
TD09-010
Justificant de recepció
QUINS LLOCS VISITAREM DURANT L’ETAPA D’AVUI...?
1, REGISTRE
2, DIGITALITZACIÓ
3, DILIGÈNCIA 4, CREACIÓ EXPEDIENT
5, IMPULS DE L’EXPEDIENT
6, TASQUES
La diligència Què significa “Formar part d’una Unitat de Treball?”
Tothom pot veure tots els expedients, excepte els confidencials i el personal extern.
Totes les anotacions de registre que s’assignin a les UTS a
les que estic donat d’alta les visualitzaré a la meva safata de registre d’entrada del gestor d’expedients.
Si NO tinc assignada una UT determinada.... La principal diferència serà que no tindré en la meva safata
d’entrada les assignacions.
La diligència El croupier
QUI (Unitat de Treball - UT)
ROL: TRÀMIT ASSABENTAT INFORME
Croupier
Diligència determina
i
La diligència Qui (UT-UNITATS DE TREBALL)
La nomenclatura e-SET que s'utilitzarà per a complimentar la diligència de procés:
AL Alcaldia ARX Arxiu BIB Biblioteca CC Centre cívic COM Comunicació i protocol CU Cultura, festes, serveis culturals ENS Educació, formació de les persones EE Equipament esportiu EM Escola de Música ES Esports LLI Llar d’infants MA Medi Ambient MUS Museu OAC Oficina d'atenció a la ciutadania ORG Organització interna, processos
PEC Promoció econòmica, ocupació, comerç, consum
PM Policia municipal i vigilància RH Recursos humans SA Sanitat i Salut SE Serveis de suport secretaria SEC Serveis econòmics i tresoreria SGI Secretaria general i intervenció SIN Intervenció SPU Serveis públics, infraestructures
urbanes, subministraments SS Serveis socials SSG Secretaria General SUR Brigada municipal TIC Informàtica i noves tecnologies TUR Turisme URB Urbanisme, serveis territori, activitats
D: Codis Unitat Treball - versió
Rols
ASSABENTAT Aquesta opció s’assignarà a totes les unitats de treball que hagin de tenir coneixement del document que ha arribat. L’assabentat té PROHIBIT iniciar la tramitació del document, i imprimir-lo. INFORME Aquesta opció s’assignarà a aquelles unitats de treball que d’acord amb el procediment a què es troba afectat el document, es prevegi que un tècnic hagi d’emetre informe. Prohibició d’iniciar la tramitació del document, i d’imprimir-lo.
n
n
TRÀMIT Aquesta opció s’assignarà a la unitat de treball que sigui la responsable d’impulsar tramitació de l’expedient a què es trobi lligat el document.
1
QUINS LLOCS VISITAREM DURANT L’ETAPA D’AVUI...?
1, REGISTRE
2, DIGITALITZACIÓ
3, DILIGÈNCIA 4, CREACIÓ EXPEDIENT
5, IMPULS DE L’EXPEDIENT
6, TASQUES
“El conjunt ordenat de documents i actuacions que serveixen d’antecedent i fonament a la resolució administrativa, així com les diligències encaminades a executar-la.”
Expedients administratius (Tràmits i Documents)
Quins expedients donem d’alta a Firmadoc?
O bé, allò que no siguin expedients administratius però tinguin:
• Registre d’entrada
• Documents amb signatura electrònica
Què no donem d’alta a Firmadoc?
Firmadoc
Temes de comunicació: notes de premsa, fotografies,...
Temes de protocol que no generin expedient administratiu
Dies de vacances sense aprovació formal,...
Préstec de material a entitats
Reserva de sales
Figures en la creació i gestió de l’expedient
El creador
o Obre l’expedient: o D’ofici o De part (safata registre entrada)
L’impulsor (o responsable)
o Vetlla perquè l’expedient evolucioni fins a la seva resolució dins de termini i no quedi adormit.
o Assigna tràmits i vetlla perquè no quedin aturats.
Creació de l’expedient Visibilitat de les anotacions
Safata Registre d’entrada Les meves Les de les meves UT’s Totes (RRHH, SS, Tresoreria i Policia són CONFIDENCIALS)
Safata Avisos i correu Rebo els avisos d’anotacions indicant motiu (ASS- i INF).
Aquestes
safates s’han
de revisar cada
dia!
Creació de l’expedient Què fer?
Si tenim una anotació com a TRAMITADORS Crear expedient Vincular a un expedient ja existent Reassignar a algú de la unitat de treball (opcional) Retornar a registre si no és de la nostra Unitat
Creació de l’expedient Dades de l’expedient
Tots els expedients han de tenir: • Sèrie documental • Codi de l’expedient • Títol descriptiu • Termini [generalment 3 mesos] • Unitat de treball • Impulsor/responsable • Emplaçament de l’objecte de l’expedient (camp
adreça) • interessats
El nom de l’expedient estarà format per [Any] – [Codi] – [Títol]
Safata Expedients oberts Perfil tramitador
Els meus Els de les meves unitats Tot (RRHH, SS, Policia i Tresoreria són CONFIDENCIALS)
Perfil Extern Només veuen els expedients que els assignem a
través d’un tràmit
Recordem: La visibilitat de l’expedient
Curs gestió documental i arxius municipals L’arxiu i la gestió documental. Quadre de classificació
Objectiu
1.- Criteri únic d’organització de la documentació
2 .- Aplicar polítiques de gestió documental
Conegut per tota l’organització
Facilita la recuperació de la documentació
Per tota la documentació: històrica, electrònica
Creació de l’expedient Quadre de classificació
Tots els expedients s’han d’assignar a una sèrie documental Per triar la sèrie documental utilitzem uns classificadors anomenats:
Funció Grup
Familiaritzar-vos
amb els codis que
més utilitzareu, us
facilitarà el dia a dia
Creació de l’expedient Les funcions
2. Organització
i gestió administra-
tiva
3. Personal 4. Patrimoni 5. Recursos econòmics i financers
6. Urbanisme,
obres i mobilitat
7. Sostenibilitat
i medi ambient
8. Ordenació i promoció de
l’activitat econòmica
9. Població i eleccions
10. Serveis culturals, de
l’esport el lleure
11. Serveis per a
l’educació
12. Serveis per al
benestar i la salut
13. Seguretat i
protecció ciutadana
1. Acció i
òrgans de govern
Administració recursos propis
Administració territori
Servei a les persones
Govern
Creació de l’expedient Els grups
Planificació
Règim disciplinari
Gestió del servei
Gestió d’equipaments
1. Preguntar a la persona responsable de gestió documental de l’ajuntament.
2. Si no hi és el codi sol·licitat, es comunicarà a l’Oficina de Patrimoni Cultural la necessitat d’incorporar la sèrie.
3. Una vegada es tingui el codi, es donarà d’alta en el llistat de sèries de tots els ajuntaments.
Mentre no es dona d’alta la nova entrada a la llista de sèries,
• L’usuari classificarà l’expedient a la sèrie d’expedient de secretaria, 1289.
• Una vegada l’usuari obtingui el codi que es necessita, reclassificarà l’expedient en la sèrie corresponent.
Què fer si el codi de sèrie
que necessitem
no hi és?
Creació de l’expedient Sèries documentals
Creació de l’expedient Les sèries documentals
1259 Correspondència sortida
1260 Correspondència d’entrada
1278 Circulars i comunicacions internes
2376 Comunicats de treball de la brigada
Sèries especials
Expedients acumulatius per un període determinat de temps. 1 any, 1 trimestre....
1659 Manament de pagament
1651 Manament d'ingrés
Tasques amb documents associats
SICALWIN
QUINS LLOCS VISITAREM DURANT L’ETAPA D’AVUI...?
1, REGISTRE
2, DIGITALITZACIÓ
3, DILIGÈNCIA 4, CREACIÓ EXPEDIENT
5, IMPULS DE L’EXPEDIENT
6, TASQUES
Sempre estan vinculats a un expedient. Ens expliquen què ha passat. Es poden iniciar diversos tràmits de forma paral·lela. S’han d’assignar a persones i han d’especificar termini (que es pot
canviar) . Poden tenir documents o no. Els tràmits d’expedients confidencials són també confidencials
(només els veuen les persones a qui li assignem el tràmit).
5. Els tràmits 5.1 Característiques
Quan fem encàrrecs a altres persones. Quan ens han quedat coses per fer a l’expedient (recordatoris per
nosaltres mateixos). Quan l’expedient s’espera (una notificació, un requeriment
d’esmena, audiència,...).
5. Els tràmits 5.2 Quan els incorporem
Tràmits del procediment genèric EN VERMELL, el títol dels tràmits del procediment simplificat. Art. 96
TANCAMENT DE L’EXPEDIENT
Cal especificar el motiu de tancament i s’ha de generar l’índex electrònic. Art 70.2. I art 84
00 ACTUACIONS PRÈVIES Art. 55. Període d’informació o actuacions prèvies per conèixer en detall els fets que motiven l’inici de l’expedient.
ACORD INCOACIÓ / DECLARACIÓ TRAM. SIMPLIFICADA
Art. 58-60 02 SOL·LICITUD/AL·LEGACIONS/ DESISTIMENT/RENÚNCIA/ SOL. TRAM. SIMPLIFICADA
05 ELABORAR DOCUMENTACIÓ TÈCNICA/REALITZAR ACTUACIONS
06 ELABORAR INFORME Per mitjans electrònics, en 10 dies.
Art. 79 i 80 07 EXPOSICIÓ PÚBLICA / AUDIÈNCIA INTERESSATS Tràmit d’audiència: els interessats tenen mínim 10 dies i màxim 15 per al·legar. Exposició pública: els interessats tenen com a mínim 20 dies. per fer al·legacions . Art. 82 i 83 ACTUACIONS COMPLEMENTÀRIES A practicar en un període no superior a 15 dies, durant els quals es suspén termini. Un cop finalitzades s’han de concedir 7 dies a l’interessat per formular al·legacions. Art. 87
08
01 03 04
REQUERIMENT SUBSANACIÓ/ AMPLIACIÓ
PENDENT REBRE DOCUMENT/ COMPLIMENT ACCIÓ
PROPOSTA D’ACORD Art. 88.7 09
FISCALITZACIÓ ECONÒMICA/CONTROL INTERN
RD 424/2017 del 28 abril 10
FASE
INIC
I I O
RDEN
ACIÓ
FA
SE IN
STRU
CCIÓ
Art. 62, 66, 69
Art. 68
11 ADOPCIÓ DE L’ACORD (atorgament, denegació, declaració caducitat, suspensió, etc)
La resolució ha de ser electrònica. Art. 88
12 EMISSIÓ CERTIFICAT O DILIGÈNCIA
A l’expedient constarà el certificat de l’acord del Ple o es relacionarà el Decret. Art. 70.2
13 NOTIFICACIÓ L’acreditació de la notificació s’ha d’incorporar a l’expedient .
Art. 41-46 14 ACCIONS EXECUCIÓ ACORDS (forçoses, constrenyiment, subsidiària, coercitiva)
Art. 97-105
FASE
FIN
ALIT
ZACI
Ó I R
ESOL
UCIÓ
15 GESTIO ECONÒMICA
S’ha de relacionar els documents de gestió de la despesa vinculada amb l’expedient. RDL 2/2004
16 FI Recordeu:
Tots els expedients oberts han de tenir com a mínim un tràmit vinculat, encara que sigui d’espera. Si no el tenen, són expedients que estan dormint. Versió 13.05.2019
VERSIÓ PROVISIONAL
Practiquem?
3. Recomanacions i propostes Cal revisar tots els expedients de nova etapa i firmadoc híbrids i fer la seva gestió per l’arxiu 9
Anterior Nova etapa Signatura amb FirmaDOC
Valor jurídic de la documentació
Document paper Document digital a FirmaDOC
Recuperació documentació
GIAM FirmaDoc
Destinació documentació
Arxiu Municipal iArxiu
EXPEDIENT HÍBRID
QUINS LLOCS VISITAREM DURANT L’ETAPA D’AVUI...?
1, REGISTRE
2, DIGITALITZACIÓ
3, DILIGÈNCIA 4, CREACIÓ EXPEDIENT
5, IMPULS DE L’EXPEDIENT
6, TASQUES
No estan vinculades a cap expedient administratiu.
No tenen documents. Són els post-it en paper i els correus que ens enviem ara. Poden ser confidencials. S’han d’assignar a persones i han d’especificar un termini.
6. Les tasques 6.1 Característiques
Tasques Cleanning
Perquè tinc la taula plena de papers?
Així doncs, Si les tasques i els tràmits són
electrònics Si els documents es signen de forma
electrònica Si tot el que entra per registre es
digitalitza?...
Tasques Cleanning En què consisteix?
Els documents que tenim impresos com a
recordatoris es converteixen en tràmit o tasca LLISTAT ELECTRÒNIC COMPARTIT EN EL SERVIDOR
Els documents que estan fora de l’expedient, es guarden al seu expedient en paper. Si no existeix cap expedient, s’ha de crear.
Els documents de suport que tenim (lleis, materials de consulta, els encuadernem o guardem una còpia digital i els traiem de la taula)
La taula ha de quedar neta de papers
Recursos per a bons viatges
setdiba.diba.cat
Gabinet Innovació Digital
934 022 803
Propers passos
Fer cleaning (fotografies
d’abans i desprès) i llista de tasques i tràmits al servidor
compartit
Consultar documents
metodologia de la Comunitat
Virtual SeTDIBA (setdiba.diba.cat)
Sessió de formació
de registre