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Banner – UC Preparémonos para el Desafío
Vicerrector Académico
Un poco de historia
• Proyecto nace en respuesta al Plan de Desarrollo 2010 – 2015.
• Para mejorar nuestra eficiencia y eficacia en la gestión
académica Estudiantil.
• Se evaluaron distintas alternativas de software disponibles en
el mercado global.
• En 2011, se decide la compra de Banner® presente en más de
2600 universidades en el mundo.
• Este proyecto reporta a un Directorio presidido por el VRA y el
VREG
• Se conforma un equipo con destacados profesionales de la
VRA y de la DI.
• La implementación de esta nueva plataforma es
parte de la evolución necesaria de los actuales
sistemas.
• Involucra procesos y procedimientos utilizados por
estudiantes, profesores y profesionales de la UC en
el área docente – estudiantil.
Equipo de Proyecto
Áreas que Interactúan
Equipo de Proyecto
Configuración
Migración
Integración
Adaptación
Reportes
Portal Luminis
Gestión Cambio
Infraestructura
Dirección de Docencia
Admisión y Registros
Asuntos Estudiantiles
Postgrado
Desarrollo Académico
Análisis Institucional
Matricula y Beneficios
Unidades Académicas
Estudiantes
Informática
Dirección Superior
Profesores
En total 38 personas
Primera Fase (2011 – 2014)
ADMISIÓN
MATRÍCULA
BENEFICIOS
SISTEMAS QUE PERMANECEN
HISTORIAL ACAD.
SIBUC (ALEPH)
SAKAI
PREI INFO
RM
AC
IÓN
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S U
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INFO
RM
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S U
A
CATÁLOGO DE CURSOS
PROGR. ACADÉMICA
INSCRIP. DE CURSOS
INGRESO NOTA FINAL
EVALUACIÓN DOCENTE
SEGUIMIENTO CURRICULAR
PLATAFORMA BANNER
REPORTES
CARPETA DEL ALUMNO
MI PORTAL UC
Principales Procesos UC
Involucrados en esta Primera Fase
Registro Nota Final por parte
del Profesor
Inscripción de Asignaturas en
tiempo real
Catálogo de Cursos y Programación
Académica Semestral
Aplicación Encuesta de
Calidad Docente
Registro Historia Académica del
Estudiante
Todo esto apoyado por…
Diversos reportes de gestión según proceso
Carpeta electrónica del alumno para directivos docentes
Carpeta del Alumno
Principales Hitos del Proyecto
• A comienzos de año, se finalizó la configuración de los
principales procesos académicos de la universidad.
• Se inició un completo plan de pruebas de la configuración
que se concluyó en el mes de mayo.
• Se iniciaron pruebas de las interfaces entre Banner y los
sistemas que permanecen en la UC
• Se migraron y probaron los registros históricos de la UC
• Se han desarrollado adaptaciones requeridas por la UC
• Se han analizado los principales beneficios e impactos
de la implementación en las UA y centrales
• Se ha trabajado en la redacción de manuales de
procesos según usuarios
• Se han definido más de 90 reportes para apoyar la
gestión
• Se conformó la comisión VRA – Estudiantes en Mayo
2014
• Se concordó el mecanismo de inscripción de cursos
Principales Hitos del Proyecto
Comisión VRA - Estudiantes
Comisión VRA Estudiantes
• Reunión ampliada con Consejeros Académicos,
territoriales y presidentes de Centro de alumnos.
• Comisión presidida por el Vicerrector Académico
• Conformada por Consejero Superior y Representantes
Estudiantiles.
• Sesionó en 6 oportunidades:
– Fórmula de Prioridad Académica
– Modelo de Inscripción de Cursos
– Opciones de discriminación positiva
– Carpeta del alumno
– Gestión de Cambio y Comunicaciones
Fórmula de Prioridad Académica
• Es una fórmula lineal a diferencia de la actual • Utiliza las mismas variables • Distribuye armónicamente los pesos del AVA, CRA y
PPA. • La PB se estandariza por carrera para hacerlo
comparable entre alumnos.
Modelo de Inscripción de Cursos
• Se analizaron distintos modelos de inscripción.
• Se consideró la nueva fórmula de prioridad para la
definición de grupos de acceso.
• Se realizaron distintas simulaciones y comparaciones
• Asociadas al sistema de prioridad
• Resultados de Pucmático
• Nuevos modelos de inscripción
• Se converge a un modelo que reduce las diferencias de
% de cursos aceptados entre el primer y el último grupo
de inscripción
Principales Preocupaciones Abordadas
• L-V de 8:00 a 20:00 • Cada grupo tendrá dos horas para inscribir
Horarios de inscripción
de cursos
• Se habilitarán computadores en todos los campus.
• Sólo requiere conexión a internet
Disponibilidad de conexión
• Se inscribirá en tres etapas (días) • Primer día hasta 30 cr. Para priorizar
inscripción
Grupos de Inscripción
• UA podrán hacer ajustes durante 2 días. • Contarán con reportes de gestión.
Capacidad de reacción de las unidades
• 1era inscripción no chequeará tope de horario.
• Se analizará el resultado de esta medida. Topes de Horario
Modelo de Inscripción de Cursos
Bloque Día 1 Día 2 Día 3 y 4 Día 5
08:30 – 10:30 Grupo 1 Grupo 1
Pro
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Grupo 10
09:30 – 11:30 Grupo 2 Grupo 2 Grupo 9
10:30 – 12:30 Grupo 3 Grupo 3 Grupo 8
11:30 – 13:30 Grupo 4 Grupo 4 Grupo 7
12:30 – 14:30 Grupo 5 Grupo 5 Grupo 6
13:30 – 15:30 Grupo 6 Grupo 6 Grupo 5
14:30 – 16:30 Grupo 7 Grupo 7 Grupo 4
15:30 – 17:30 Grupo 8 Grupo 8 Grupo 3
16:30 – 18:30 Grupo 9 Grupo 9 Grupo 2
17:30 – 19:30 Grupo 10 Grupo 10 Grupo 1
2 hrs. y aprox. 2.500 alumnos conectados
Max. 30 cr. Max. 60 cr.
Gestión de Cambio y Comunicación
Acciones de Comunicación
• Se han definido distintas campañas
según etapa de implementación del
proyecto para diferentes usuarios.
• Reuniones de trabajo con directivos
de las unidades académicas y sus
equipos.
• Presentaciones en distintas
instancias con representantes
estudiantiles.
• Entrevistas en radio y visión UC.
• Sitio web abierto a la comunidad con
información de la implementación.
www.banner.uc.cl
Acciones de Comunicación
Próximas Acciones:
• Pruebas de procesos con usuarios claves (muestra
de UA y estudiantes)
• Difusión de actividades de capacitación
• Entregar, a través de las UA, información específica
a estudiantes del proceso de inscripción de cursos y
su funcionamiento.
• Trabajar con los académicos, a través de las UA,
como opera el nuevo sistema de ingreso de nota
final.
Programa de Capacitación
Unidades Académicas
• Capacitaciones presenciales para usuarios a cargo de
los temas docentes en las UA.
• Según procesos
• Cinco tardes de dedicación
• Basados en ejercicios prácticos
• A partir del 23 de marzo 2015
• Contarán con soporte directo de los miembros del
equipo de proyecto.
Programa de Capacitación
Estudiantes:
• Enfocados en la inscripción de cursos y su preparación
previa.
• Sesión abierta convocadas por la VRA para informar el
nuevo proceso.
• Videos tutoriales en internet y material impreso y/o
descargable.
• Ayudantes entrenados en las salas de computación.
• Estas actividades se concentrarán en los meses de mayo
y junio.
Programa de Capacitación
Profesores:
• Enfocados en enseñar el nuevo sistema de acta de notas
finales.
• Se realizaran sesiones abiertas en los distintos campus.
• Se dispondrá de videos tutoriales y distintos formatos de
material impreso.
• Mesa de ayuda especializada para soporte
• Estas actividades se iniciarán en el mes de mayo
Gestión de Cambio
• Contamos con ustedes para liderar este importante
desafío institucional en sus facultades.
• A través de sus equipos es posible involucrar a sus
profesores y estudiantes.
• Participar en pruebas de usuario para identificar
situaciones no previstas.
• Participar activamente de las capacitaciones y
retroalimentar al equipo de proyecto en forma
frecuente.
Banner – UC Preparémonos para el Desafío
Vicerrector Académico