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Banner – UC Preparémonos para el Desafío
Vicerrector Académico
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Un poco de historia
• Proyecto nace en respuesta al Plan de Desarrollo 2010 – 2015.
• Para mejorar nuestra eficiencia y eficacia en la gestión
académica Estudiantil.
• Se evaluaron distintas alternativas de software disponibles en
el mercado global.
• En 2011, se decide la compra de Banner® presente en más de
2600 universidades en el mundo.
• Este proyecto reporta a un Directorio presidido por el VRA y el
VREG
• Se conforma un equipo con destacados profesionales de la
VRA y de la DI.
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• La implementación de esta nueva plataforma es
parte de la evolución necesaria de los actuales
sistemas.
• Involucra procesos y procedimientos utilizados por
estudiantes, profesores y profesionales de la UC en
el área docente – estudiantil.
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Equipo de Proyecto
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Áreas que Interactúan
Equipo de Proyecto
Configuración
Migración
Integración
Adaptación
Reportes
Portal Luminis
Gestión Cambio
Infraestructura
Dirección de Docencia
Admisión y Registros
Asuntos Estudiantiles
Postgrado
Desarrollo Académico
Análisis Institucional
Matricula y Beneficios
Unidades Académicas
Estudiantes
Informática
Dirección Superior
Profesores
En total 38 personas
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Primera Fase (2011 – 2014)
ADMISIÓN
MATRÍCULA
BENEFICIOS
SISTEMAS QUE PERMANECEN
HISTORIAL ACAD.
SIBUC (ALEPH)
SAKAI
PREI INFO
RM
AC
IÓN
D
E LA
S U
A
INFO
RM
AC
IÓN
PA
RA
LA
S U
A
CATÁLOGO DE CURSOS
PROGR. ACADÉMICA
INSCRIP. DE CURSOS
INGRESO NOTA FINAL
EVALUACIÓN DOCENTE
SEGUIMIENTO CURRICULAR
PLATAFORMA BANNER
REPORTES
CARPETA DEL ALUMNO
MI PORTAL UC
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Principales Procesos UC
Involucrados en esta Primera Fase
Registro Nota Final por parte
del Profesor
Inscripción de Asignaturas en
tiempo real
Catálogo de Cursos y Programación
Académica Semestral
Aplicación Encuesta de
Calidad Docente
Registro Historia Académica del
Estudiante
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Todo esto apoyado por…
Diversos reportes de gestión según proceso
Carpeta electrónica del alumno para directivos docentes
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Carpeta del Alumno
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Principales Hitos del Proyecto
• A comienzos de año, se finalizó la configuración de los
principales procesos académicos de la universidad.
• Se inició un completo plan de pruebas de la configuración
que se concluyó en el mes de mayo.
• Se iniciaron pruebas de las interfaces entre Banner y los
sistemas que permanecen en la UC
• Se migraron y probaron los registros históricos de la UC
• Se han desarrollado adaptaciones requeridas por la UC
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• Se han analizado los principales beneficios e impactos
de la implementación en las UA y centrales
• Se ha trabajado en la redacción de manuales de
procesos según usuarios
• Se han definido más de 90 reportes para apoyar la
gestión
• Se conformó la comisión VRA – Estudiantes en Mayo
2014
• Se concordó el mecanismo de inscripción de cursos
Principales Hitos del Proyecto
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Comisión VRA - Estudiantes
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Comisión VRA Estudiantes
• Reunión ampliada con Consejeros Académicos,
territoriales y presidentes de Centro de alumnos.
• Comisión presidida por el Vicerrector Académico
• Conformada por Consejero Superior y Representantes
Estudiantiles.
• Sesionó en 6 oportunidades:
– Fórmula de Prioridad Académica
– Modelo de Inscripción de Cursos
– Opciones de discriminación positiva
– Carpeta del alumno
– Gestión de Cambio y Comunicaciones
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Fórmula de Prioridad Académica
• Es una fórmula lineal a diferencia de la actual • Utiliza las mismas variables • Distribuye armónicamente los pesos del AVA, CRA y
PPA. • La PB se estandariza por carrera para hacerlo
comparable entre alumnos.
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Modelo de Inscripción de Cursos
• Se analizaron distintos modelos de inscripción.
• Se consideró la nueva fórmula de prioridad para la
definición de grupos de acceso.
• Se realizaron distintas simulaciones y comparaciones
• Asociadas al sistema de prioridad
• Resultados de Pucmático
• Nuevos modelos de inscripción
• Se converge a un modelo que reduce las diferencias de
% de cursos aceptados entre el primer y el último grupo
de inscripción
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Principales Preocupaciones Abordadas
• L-V de 8:00 a 20:00 • Cada grupo tendrá dos horas para inscribir
Horarios de inscripción
de cursos
• Se habilitarán computadores en todos los campus.
• Sólo requiere conexión a internet
Disponibilidad de conexión
• Se inscribirá en tres etapas (días) • Primer día hasta 30 cr. Para priorizar
inscripción
Grupos de Inscripción
• UA podrán hacer ajustes durante 2 días. • Contarán con reportes de gestión.
Capacidad de reacción de las unidades
• 1era inscripción no chequeará tope de horario.
• Se analizará el resultado de esta medida. Topes de Horario
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Modelo de Inscripción de Cursos
Bloque Día 1 Día 2 Día 3 y 4 Día 5
08:30 – 10:30 Grupo 1 Grupo 1
Pro
ceso
de
Aju
sta
a la
P
rogr
amac
ión
Aca
dé
mic
a p
or
par
te d
e la
s U
As
Grupo 10
09:30 – 11:30 Grupo 2 Grupo 2 Grupo 9
10:30 – 12:30 Grupo 3 Grupo 3 Grupo 8
11:30 – 13:30 Grupo 4 Grupo 4 Grupo 7
12:30 – 14:30 Grupo 5 Grupo 5 Grupo 6
13:30 – 15:30 Grupo 6 Grupo 6 Grupo 5
14:30 – 16:30 Grupo 7 Grupo 7 Grupo 4
15:30 – 17:30 Grupo 8 Grupo 8 Grupo 3
16:30 – 18:30 Grupo 9 Grupo 9 Grupo 2
17:30 – 19:30 Grupo 10 Grupo 10 Grupo 1
2 hrs. y aprox. 2.500 alumnos conectados
Max. 30 cr. Max. 60 cr.
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Gestión de Cambio y Comunicación
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Acciones de Comunicación
• Se han definido distintas campañas
según etapa de implementación del
proyecto para diferentes usuarios.
• Reuniones de trabajo con directivos
de las unidades académicas y sus
equipos.
• Presentaciones en distintas
instancias con representantes
estudiantiles.
• Entrevistas en radio y visión UC.
• Sitio web abierto a la comunidad con
información de la implementación.
www.banner.uc.cl
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Acciones de Comunicación
Próximas Acciones:
• Pruebas de procesos con usuarios claves (muestra
de UA y estudiantes)
• Difusión de actividades de capacitación
• Entregar, a través de las UA, información específica
a estudiantes del proceso de inscripción de cursos y
su funcionamiento.
• Trabajar con los académicos, a través de las UA,
como opera el nuevo sistema de ingreso de nota
final.
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Programa de Capacitación
Unidades Académicas
• Capacitaciones presenciales para usuarios a cargo de
los temas docentes en las UA.
• Según procesos
• Cinco tardes de dedicación
• Basados en ejercicios prácticos
• A partir del 23 de marzo 2015
• Contarán con soporte directo de los miembros del
equipo de proyecto.
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Programa de Capacitación
Estudiantes:
• Enfocados en la inscripción de cursos y su preparación
previa.
• Sesión abierta convocadas por la VRA para informar el
nuevo proceso.
• Videos tutoriales en internet y material impreso y/o
descargable.
• Ayudantes entrenados en las salas de computación.
• Estas actividades se concentrarán en los meses de mayo
y junio.
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Programa de Capacitación
Profesores:
• Enfocados en enseñar el nuevo sistema de acta de notas
finales.
• Se realizaran sesiones abiertas en los distintos campus.
• Se dispondrá de videos tutoriales y distintos formatos de
material impreso.
• Mesa de ayuda especializada para soporte
• Estas actividades se iniciarán en el mes de mayo
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Gestión de Cambio
• Contamos con ustedes para liderar este importante
desafío institucional en sus facultades.
• A través de sus equipos es posible involucrar a sus
profesores y estudiantes.
• Participar en pruebas de usuario para identificar
situaciones no previstas.
• Participar activamente de las capacitaciones y
retroalimentar al equipo de proyecto en forma
frecuente.
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Banner – UC Preparémonos para el Desafío
Vicerrector Académico