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Subtítulo
Ventanilla Única de Correspondencia Módulo de Correspondencia SEVENET
Bogotá 2016
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Gestión Documental
Comunicarse con la Oficina de Gestión Documental o laVentanilla Única de Correspondencia, en las exts. 4112 -4113, con el fin que le sea asignado vía correo electrónicoel usuario y clave.
Cómo solicitar usuario
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Gestión Documental
Link: http://gestiondocumental.libertadores.edu.co/
docusevenet/inicio/index.php
Cómo ingresar a SEVENET
Ingresa usuario y clave
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Módulo de Correspondencia
Bandejas de Correspondencia (Personal):Bandejas de Correspondencia (Personal):
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Gestión Documental
Estados de la correspondencia
Bandejas de Correspondencia (Personal)Bandejas de Correspondencia (Personal)
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Gestión Documental
Usabilidad
Tipos de correspondenciaTipos de correspondencia
Correspondencia Personal
Correspondencia Recibida
Correspondencia Interna
Correspondencia Despachada
Correspondencia de Carácter Académico
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Gestión Documental
UsabilidadSon aquellas comunicaciones que se reciben en la Institución a título personal ycuyo contenido interesa únicamente al destinatario.
Los funcionarios no deben utilizar la dirección de la institución para este tipo decorrespondencia. Si se presentan estos casos no se abrirá la correspondencia;únicamente se marcará con el sello radicador, si se identifica su dependencia seprocederá a distribuir a los destinatarios, sin que ello implique responsabilidadalguna a los funcionarios de la ventanilla única de correspondencia o de laInstitución.
Tipos
• Extractos bancarios, de cesantías, de tarjetas de crédito, etc.
• Facturas
• Invitaciones
• Material publicitario
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Correspondencia Recibida
Entrada
Ventanilla Única de Correspondencia
Radica en Sevenet
Envía por correo electrónico
Visualización y Tramite de usuario
• Se entiende como todo documento recibido por la Fundación Universitaria Los Libertadores, que activa un trámite administrativo.
Radicador
ProcesoProceso
Distribución Física
Mensajero Interno
3 Recorridos
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Correspondencia Interna• Son las comunicaciones que se producen entre dependencias.
1.Generar comunicado
2. Imprimir y firmar comunicado
3. Diligenciar el formulario de Sevenet de correspondencia interna y Indicar el número de radicado en lápiz- sobre el documento
4. Direcciona el comunicado a otro USUARIO DE SEVENET
5. Enviar documento a la ventanilla de correspondencia
Proceso de Radicación
Usuario Sevenet
Proceso de Radicación
Usuario Sevenet
Usuario Final
Nota: Es importante que al realizar la radicación por el sistema Sevenet, no se deben generar copias o planillas
de recibido, ya que la trazabilidad de la comunicación queda por el sistema.
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Correspondencia Interna
1. Abrir las carpetas e identificar los tipos de correspondencia
2. Verifica el radicado en Sevenet
3.Imprime rótulo y captura imagen asociada al Radicado
4. Distribuye por recorrido interno
Ventanilla Única de
Correspondencia
Ventanilla Única de
Correspondencia
Interna
Despachada
Distribución Física
Mensajero Interno
3 Recorridos
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Correspondencia Despachada• Hace referencia a todas aquellas comunicaciones que la Institución remite a
terceros.
1.Generar comunicado
2. Imprimir y firmar comunicado
3. Diligenciar el formulario de Sevenet de correspondencia Despachada
4. Direcciona el comunicado DESTINATARIO SEVENET
5. Enviar documento a la ventanilla de correspondencia
Proceso de Radicación
Usuario Sevenet
Proceso de Radicación
Usuario Sevenet
Usuario Final
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Correspondencia Despachada
Radicador
Verifica el No. de Radicado
por Sevenet e imprime rotulo
Las dependencias solicitan a la Ext 4113, guías
para los envíos sea Nacional o Internacional, por
recorrido interno se entregan.
Copia
Devuelve a la
dependencia
copia por recorrido
Las dependencias entregan el
sobre abierto con el original y
copia para asignar el código de
barras.
El sobre debe estar marcado
en su parte inferior y pegada la
guía en la parte superior
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Gracias