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GERENCIAMIENTO DE PROYECTOS
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PROYECTO Es un esfuerzo Temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.
Que es lo que define un proyecto
Temporal : Cada Proyecto esta limitado en el Tiempo, es decir tiene un comienzo y un final definido. El proyecto finaliza cuando se han logrado los objetivos.
Producto, Servicio o Resultado Único : es cuando un equipo de proyecto produce resultados únicos.
• Producto : Es un Elemento Tangible, un Objeto (Una Grúa, Central Hidroeléctrica) • Servicio: Es la capacidad desarrollada (por el Proyecto) de servir o brindar un beneficio intangible. (Desarrollo sitio Internet)
• Resultado: Son las conclusiones de investigaciones y/o análisis
( resultado de Censo, Estudio de Población).
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Alguna vez…
¿Terminaste más tarde tu proyecto?
¿Gastaste más de lo estimado?
¿No realizaste todo el alcance?
¿Quedó un cliente insatisfecho?
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FRACASOS DE PROYECTOS 1. Planificación Inadecuada 2. Problemas con Recursos Humanos 3. Controles Inapropiados 4. Factores Externos
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¿Qué tienen en común los proyectos exitosos? • Definieron un Alcance • Fijaron Objetivos (claros, medibles) • Implementaron una Estrategia • Administración Eficiente
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La Profesión de la Dirección de Proyectos Es el liderazgo de un equipo de personas hacia la concreción de objetivos y requisitos del proyecto utilizando conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas.
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Direccion de proyectos
Responsabilidad Social y Profesional
Grupos de Proceso
Iniciacion Planificacion
Ejecucion Seguimiento y Control
Cierre
Areas de Conocimiento
Integracion Alcance Tiempos Costos Riesgos Calidad
Recursos Humanos Adquisiciones
Comunicaciones Stakeholder
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CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
Time
Proceso de Cierre
Proceso de Control
Proceso de Ejecución
Proceso de Planificación
Proceso de Iniciación
Final de Fase
Inicio de Fase
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Procesos del Área de Conocimiento
Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y Control
Cierre
Gestión de Integración del Proyecto
*Acta constitución
*Plan de Gestión de Proyecto *Gestionar la Ejecución de Proyecto
*Supervisar y Controlar el Trabajo. *Control de cambio
*Cierre del Proyecto
Gestión de Alcance *Recolectar requerimientos *Definir Alcance *Estructura desglose trabajo
*Verificar el Alcance *Controlar el Alcance
Gestión de Tiempo *Definir Las Actividades *Secuencia de Actividades *Estimar Recursos * Estimar Duración de Actividades *Desarrollo de Cronograma
*Controlar Cronograma
Gestión de Costos *Estimación Costos * Presupuesto
*Controlar Costos
Gestión de Calidad *Planificar la Calidad * Aseguramiento de la Calidad
*Control de Calidad
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Procesos del Área de Conocimiento
Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y Control
Cierre
Gestión de Recursos Humano
*Identificar los Stakeholders
*Planificar Recursos Humanos * Adquirir el Equipo del Proyecto *Desarrollar el Equipo del Proyecto *Gestionar el Equipo del Proyecto
Gestión de Comunicaciones
*Planificar las Comunicaciones *Distribuir la Información *Gestionar expectativas de Interesados
* Informar sobre Rendimiento
Gestión de Riesgos *Planificar la Gestión de Riesgos * Identificar los Riesgos * Análisis de Cualitativo * Análisis Cuantitativo * Planificar Respuestas al Riesgo
*Seguimiento y Control de Riesgos
Gestión de Compras *Planificar las Compras *Realizar las Adquisiciones
*Administrar Adquisiciones
* Cierre de las Adquisiciones
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El Gerente de Proyectos : Responsabilidades y Características: - Liderazgo - Planificación - Organización - Ejecución - Control de las Operaciones
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Pero También es necesario tener conocimiento de las siguientes disciplinas: - Finanzas - Compras y Adquisiciones - Ventas y Comercialización - Contratos y Derecho - Fabricación - Logística y Cadena de Suministro - Planificación Estratégica y Operativa - Recursos Humanos - Prácticas Sanitarias y de Seguridad - Software de aplicación
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Finalmente es necesario gestionar relaciones Interpersonales - Comunicación Efectiva - Influencia en la Organización para lograr
“que las cosas se hagan” - Liderazgo
oDesarrollar una visión y una Estrategia omotivar a las personas para lograr altos
rendimientos - Negociación y Resolución de conflictos - Resolución de Problemas
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Por lo que el Gerente de Proyecto debe ser una persona que: - Conoce y Entiende del Negocio, así como la
visión Técnica - Impacto positivo en la Calidad del Trabajo - Flexible y Abierto frente a los cambios - Buen Comunicador - Trabajar en un ambiente multicultural - Desafío de realizar y mantener compromisos - Motivar y liderar equipos
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Contexto Organizacional - Estructura Proyectizada - Estructura Matricial - Estructura Funcional
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Procesos de Planificación
Procesos de Iniciación
Procesos de Control
Procesos de Ejecución
Procesos de Cierre
Las Flechas representan el flujo de documento y entregables
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- Procesos de planificación
Procesos centrales
o Planificación del alcance (dejar por escrito como base de las futuras decisiones del proyecto)
o Definición del alcance ( subdividir el proyecto en entregables de componentes mas pequeños)
o Definición de actividad (actividades especificas que deben ser realizadas)
o Secuencia de actividades (identificar y documentar las dependencias interactivas)
o Estimación de la duración de las actividades (estimar el n° de periodos que será necesario para completar las actividades individuales)
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- Procesos de planificación Procesos centrales oDesarrollo del cronograma ( análisis de la
secuencia de actividades, duración de las tareas y requerimiento de recursos para crear el cronograma)
o Planificación de recursos ( determinar que recursos ( personas, equipos, materiales y en que cantidad de cada uno debe ser considerado para realizar la tarea)
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- Procesos de planificación
Procesos centrales o Estimación de costos ( estimación de los
costos de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto)
oAsignación de costos ( asignar los costos estimados a los ítems individuales)
oDesarrollo del plan de proyecto (tomar los resultados de los otros procesos de planificación poniendo todos en documento consistente único)
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Planificación Alcance
Definición del Alcance
Definición de las
Actividades
Planificación Recursos
Secuencias de
Actividades
Estimación Duración de Actividades
Estimación de Costos
Desarrollo Cronogramas
Elaboración Costos
Desarrollo Plan de Proyecto
Desarro
o P
an de Proyec
o
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Procesos de auxiliares - Planificación de calidad ( identificar los
stds de calidad que sean relevantes para el proyecto)
- Planificación Organizacional ( identificar, documentar y asignar los roles del proyecto, responsabilidades y relaciones)
- Adquisición de Staff ( conseguir los recursos humanos)
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Procesos de auxiliares - Planificación de comunicaciones (determinar la información y las necesidades de comunicación de los stakeholders, quien necesita que información, cuando y como debe ser entregada) - Identificación de riesgos ( determinar que
riesgos pueden afectar el proyecto)
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Procesos de auxiliares - Cuantificación de Riesgos ( evaluación de
riesgos e interacciones para determinar el rango de posibles perdidas)
- Responsables de desarrollo de Riesgos (definir los pasos para oportunidades y respuestas para las perdidas)
- Planificación de compras (cuando y que comprar)
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Planificación Calidad
Planificación Organizacional
Planificación Comunicaciones
Adquisición Staff
Identificación de Riesgos
Planificación Compras
Cuantificación de Riesgos
Planificación Pedidos
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- Procesos de ejecución
Plan Ejecución
de Proyectos
Distribución de Información
Verificación del Alcance
Cotizaciones
Aseguramiento de Calidad
Administración de Contratos
Desarrollo de Equipos
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Procesos de control
Plan Ejecución
de Proyectos
Distribución de Información
Verificación del Alcance
Cotizaciones
Aseguramiento de Calidad
Administración de Contratos
Desarrollo de Equipos
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Cierre Administrativo
Cierre del
Proyecto
- Procesos de cierre
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Manejo integral del proyecto Desarrollo del plan del proyecto • Guía del plan de proyecto (PEP) • Asunciones en la planificación • Decisiones respecto a las alternativas • Facilita la comunicación • Define la Gestión • Provee las bases para la medición
Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento
y Control Cierre
*Acta constitución
*Plan de Gestión de Proyecto
*Gestionar la Ejecución de Proyecto
*Supervisar y Controlar el Trabajo. *Control de cambio
*Cierre del Proyecto
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Gestión del alcance del proyecto Herramientas y técnicas para la planificación del alcance
1. Análisis del producto, estudiar el producto 2. Análisis de costo/beneficio 3. Identificación de alternativas, 4. Análisis de expertos * Técnicas y Herramientas para la definición del alcance * Verificación del alcance
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Definición del alcance La definición del alcance es subdividir los entregables mas grandes en mas pequeños, componentes mas manejables, en orden de: • Mejorar la precisión del costo y estimación de
recursos • Definir la base para la medición de la
performance y control • Facilitar una asignación de responsabilidades
clara
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Gestión del Tiempo del proyecto Actividad La definición de actividad involucra la identificación y documentación de las actividades especificas que deben ser realizadas en orden de producir entregables e identificación de sub-entregables identificados en la apertura estructural del trabajo.
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Gestión del Tiempo del proyecto Secuencias de Actividad Incluye la identificación y documentación de dependencias interactivas. Las actividades deben ser secuenciales en orden de soportar el desarrollo de un cronograma real y alcanzable.
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Gestión del Tiempo del proyecto Herramientas y Técnicas para la secuencia de actividades AOA (Actividad en el arco): las actividades se representan con flechas y los nodos circulares son los eventos AON (Actividad en el Nodo): las actividades se representan con nodos y las flechas muestran las relaciones de precedencia
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Estimación de la duración de Actividad • Estimación de un experto, la duración es difícil de
estimar porque hay un número de factores que pueden influir (nivel de los recursos y productividad de los recursos)
• Estimación por analogías, se usa duraciones reales de actividades previas o similares y se toman como base para el nuevo proyecto.
• Simulaciones. Incluye el cálculo de duraciones múltiples con diferentes juegos de suposiciones. El mas común es el Análisis de Monte Carlo
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Desarrollo del Cronograma Significa determinar las fechas de inicio y finalización para las actividades del proyecto. Si estas fechas no son reales, el proyecto es improbable que termine como figura en el cronograma.
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Técnicas y Herramientas para desarrollo del cronograma • Cálculo teórico del comienzo mas temprano y el
mas tardío, y las fechas de finalización de todas las actividades del proyecto.
• Metodo de Camino Critico • Red lógica y estimación de la duración de la
actividad. • redes lógicas secuenciales de duraciones
promedio estimadas para calcular la duración del proyecto.
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2. Comprimir la duración. • Crashing en el cual los costos y las
modificaciones del cronograma son analizados para obtener la mayor compresión con el costo incremental mas bajo. Este análisis no siempre produce una alternativa viable y a menudo resulta en incrementos de costo.
• Fast Tracking. Hacer actividades en paralelo que normalmente se hacen secuencialmente, a menudo resulta en re-trabajos y usualmente incrementa el riesgo.
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Muchas Gracias
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Contactos Ing Mario Soruli Tel : (+54) 0261 152441360
E- mail : [email protected]
Ing Daniel Clerici Tel : (+54) 0261 155365925
E- mail : [email protected]
E- mail : [email protected]
Web : www.b7-consulting.com