Álvaro Hernán Vélez Millán Presidente

Gloria Morgan Torres Vicepresidenta de Promoción y Prevención (E)

Francisco Ortiz Lemos Gerente de Administración del riesgo

Gloria Morgan Torres Gerente de Investigación y Control del riesgo

Andrés Leonardo Tovar Rivera Coordinador de Promoción y Prevención

Regional Bogotá

Oscar Córdoba Castro

Administrador del riesgo Regional Bogotá

Hugo Huiza Flechas

Profesional Especializado

Andrés Gallon Restrepo Diseño y diagramación del manual

Versión 1 - Diciembre 2013

Créditos

Desarrolladores de la aplicación Créditos institucionales

www.positivaenlinea.gov.co

1. Debe revisar que el equipo desde el cual ingresa a la ARL

WEB es seguro. Digitando la dirección

www.positivaenlinea.gov.co en su navegador

2. Ingrese el usuario y contraseña que previamente le han sido asignados. (Ingrese solo

la parte numérica de su usuario), sino tiene habilitado la opción de ausentismo laboral en la

página transaccional de POSITIVA, por favor contacte su Gestor de Riesgo o Administrador de

Riesgo para realizar dicha gestión.

3. Ingrese al módulo Promoción y Prevención

4. Dentro del módulo Promoción y Prevención

ingrese a la opción * Seguimiento a las

actividades de Promoción y Prevención

5. Una vez que ingrese a la opción * Seguimiento a las actividades de Promoción y Prevención se abrirá una nueva ventana, donde encontrará las opciones de Ausentismo Laboral

5.1 Opción registrar nuevo ausentismo, al seleccionar esta opción el sistema le permite ingresar nuevos registros.

5.1.1 Registrar Nuevo Ausentismo: La aplicación le permite con solo digitar el número del trabajador dependiente, tener los datos de Sucursal, nombre, ocupación conforme a la codificación internacional CIUO, tipo de vinculación, EPS y salario (IBC). Es de anotar que estos datos son los registrados por el empleador al momento de realizar la afiliación del trabajador con POSITIVA. Para el caso que el trabajador NO se encuentre asegurado en ARL por POSITIVA (Trabajador Independiente), la aplicación le permite llevar el ausentismo laboral, con solo seleccionar la opción “No Asegurado a la ARL” y seleccionando los campos correspondientes a los datos del trabajador. Así mismo el sistema le permite registrar los datos del ausentismo de las siguientes contingencias médicas y NO medicas:

Enfermedad general Enfermedad laboral Accidente de trabajo Licencia de maternidad Licencia de paternidad Permiso de 1 día Permiso 2 días Permiso de 3 día o mas Otros permisos remunerados Permiso no remunerado Suspensión

Es importante que las áreas de Talento Humano de la organización definan el factor prestacional para cada una de las contingencias con el fin que el sistema calcule el costo del ausentismo.

*En la página siguiente se puede apreciar este gráfico de mayor tamaño

5.1.2 Buscar ausentismos ya registrados Si desea buscar el detalle de los registros de ausentismo laboral registrados previamente, solo tiene que utilizar los filtros de número de documento de trabajador, periodo de registro, sucursal o causa. Una vez seleccione el botón de “Buscar” se muestra el listado de ausentismo registrados, el cual con dar click con el icono se visualiza el detalle del mismo.

5.2 Opción registrar sedes Con el fin de tener el ausentismo detallado por sedes o proyectos de la organización, solo se debe seleccionar la opción de “Registrar Nueva Sede” y diligenciar los datos de Sucursal “Departamento”, Nombre de Sede y Dirección de Sede. Es de anotar que este procedimiento solo se realiza una sola vez o cuando se desea registrar una sede nueva.

5.2.1 Registrar nueva sede

5.2.2 Buscar sedes ya registradas

5.3 Opción Consolidados Con el fin de tener información ejecutiva de la gestión del ausentismo laboral registrado previamente, el sistema permite tener las siguientes consulta y graficas en línea.

Días ausentismo por contingencias Días ausentismo por eventos de las contingencias Días ausentismo por departamento Días ausentismo por sedes Días ausentismo por grupo de enfermedades CIE10 Días ausentismo por dependencias (administrativa, operativa, comercial, postventa) Costos de las contingencias mes – año

Las consultas de la información se realizan por año de gestión (2012, 2013,…)

5.3.1 Días/Mes/Año

5.3.2 N° Eventos / Mes / Año

5.3.3 N° Días / Departamento / Año

5.3.4 N° Días / Enfermedades / Año

5.3.5 N° Días / Área o Dependencia / Mes / Año

5.3.6 N° Días / Sedes / Mes / Año

5.3.7 Contingencia / Costo / Mes / Año

5.4 Opción Configurar HHT (Variable: HORAS HOMBRE TRABAJADAS) El cálculo de las HHT, se realiza conforme a la NTC- 3701 HIGIENE Y SEGURIDAD. GUÍA PARA LA CLASIFICACIÓN, REGISTRO Y ESTADÍSTICA DE ACCIDENTES DEL TRABAJO Y ENFERMEDADES PROFESIONALES

HHT = (XT x HTD x DTM) + NHE – NHA XT= Número promedio de trabajadores en el período HTD= Número de horas hombre trabajadas al día DTM= Días trabajados en el período NHE= Número total de horas extras y otro tiempo suplementario laborado durante el período NHA= Número total de horas de ausentismo durante el período

5.5 Opción Indicadores Con el fin de poder tener los indicadores con las diferentes constantes “K”, el sistema permite realizar el cálculo con “K” de 200.000, 220.000, 240.000 y 1.000.000, respectivamente para comparación con diferentes niveles.

5.6 Opción Alerta Ausentismo En este ítem el sistema permite tener alertar de ausentismo en rangos de días de 60 a120 y mayores a 120 días.