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CONCEPTOS
BÁSICOS PARA LA
PRÁCTICA DE
CONSERVACIÓN EN
COLECCIONES DE
BIBLIOTECA
MATERIAL DE LECTURA
PROGRAMA VIRTUAL
“CONSERVACIÓN DE
COLECCIONES EN BIBLIOTECAS”
GRUPO DE CONSERVACIÓN
Página 2 de 30
Código:
Versión: 4
Fecha Aprobación: Abril / 2013
TEMA: Políticas de preservación
RESTRICCIONES PARA EL
MATERIAL DE ESTUDIO:
El material ha sido desarrollado únicamente con
fines académicos para este curso. Su utilización
está permitida siempre y cuando se cite la fuente
y el autor.
• La producción documental se remonta a la antigüedad. Diferentes
culturas como la sumeria, la egipcia, la romana y la maya, dejaron
numerosos ejemplos en diferentes soportes, como tabletas de barro,
rollos de papiro, pergamino y láminas de amate.
• Para este momento, los procesos de conservación consistían en la
correcta reunión de la información, tanto de forma temática como de
forma física, elaborando en algunos casos, soportes auxiliares que
facilitaran la manipulación, como varas de madera que servían para
enrollar y sostener los rollos de papiro, cajas de madera barnizadas con
esencias repelentes de insectos, que permitieran transportar, y a la vez
protegieran las tablillas de barro, cubiertas de piel que protegieran las
láminas vegetales, o la transcripción parcial o completa del contenido.
1. ORÍGENES Y CAMBIOS EN LA CONSERVACIÓN DE
MATERIAL DOCUMENTAL Y BIBLIOGRÁFICO
• A lo largo de la edad media y el renacimiento se encuentran
menciones a procesos realizados a los libros, los cuales incluían la
intervención directa en el soporte y la elaboración o cambio de
encuadernaciones cuando éstas se encontraban dañadas.
• Durante el renacimiento, la aparición de la imprenta aumentó la
demanda de papel, lo que trajo consigo múltiples experimentaciones
en la elaboración de pulpa, y contribuyó con el tiempo al rápido
crecimiento de colecciones personales y posteriormente de las
colecciones nacionales.
• Es en el siglo XX aparecen instituciones que empiezan a legislar
tanto los procesos de conservación de los documentos (por ejemplo,
la IFLA es fundada en 1927), como los procesos de elaboración del
papel, con el fin de garantizar soportes más estables y menos friables
con el tiempo.
• Inicialmente la conservación de documentos estaba encaminada a
intervenir documentos de manera aislada, respondiendo a deterioros
puntuales, sin tomar en cuenta los procesos de conservación
preventiva de los materiales.
• En 1979, se publica el primer documento en donde se manifiesta la
importancia y se regula la intervención de material documental
“Principios para la Preservación y Conservación de los Materiales
Bibliográficos” (Principles for the Conservation and Restoration of
Collections in Libraries. IFLA Journal, 5 (1979), pp. 292-300), en el
marco de la conferencia de Venecia.
• En 1984 se lanza el PAC “Core Activity on Preservation and
Conservation”, con el fin de unir esfuerzos de manera mundial para
proteger y conservar los materiales documentales y bibliográficos.
• El enfoque de las intervenciones cambió de puntual, a general,
primando los procesos preventivos.
• Se le da importancia a los procesos de reproducción de la
información consignada en los documentos como mecanismo de
preservación.
Las actividades realizadas para mantener la integridad física y por
tanto de la información de los diferentes materiales documentales y
bibliográficos que se hayan dentro de una institución, se encuentran
cobijados por estrategias de conservación.
Los diferentes enfoques de estas estrategias determinan el tipo de
acciones, sus alcances, los mecanismos, los funcionarios que se
necesitan, entre otros aspectos.
Igualmente, los enfoques de estas estrategias son definidos a partir
de la necesidades de cada institución y colección.
2. PANORAMA GENERAL
Para seguir adelante debemos familiarizarnos con diferentes términos
que emplearemos de manera frecuente, al crear y proponer planes de
acción que busquen el beneficio de nuestras colecciones.
Es el plan o el conjunto de acciones previamente estudiadas,
seleccionadas, organizadas y ejecutadas con una finalidad específica.
Para el caso del Patrimonio Bibliográfico y documental, estas acciones
son reflexionadas con base en los conceptos de PROTECCIÓN y
RECUPERACIÓN.
ESTRATEGIA:
La Federación Internacional de Asociaciones e Instituciones Bibliotecarias, IFLA, por intermedio de su Sección de Conservación, presentó en 1979 un documento sobre principios de conservación y restauración para las colecciones de bibliotecas, que se considera punto de partida de la sistematización del tema. Este concepto fue revisado en 1986, y ha venido variando desde entonces su alcance de acuerdo con la tendencias que impulsan su desarrollo como es el caso de la anglosajona que divide la conservación en dos disciplinas, la denominada Preservation, que establece las medidas preventivas de permanencia y durabilidad de los documentos, y la Conservation, que establece las medidas a tomar para la restauración de los documentos deteriorados. Y la tendencia Latina, que contempla la Conservación como única disciplina de la que forman parte la conservación preventiva, que se ocupa de las acciones que contribuyen a retardar o prevenir el deterioro, y la Restauración que atiende la reparación y recuperación funcional de los documentos deteriorados. Revisemos algunas acepciones que se encuentran en la literatura sobre el tema:
Comprende todas las actividades económicas y administrativas, que
incluyen el depósito y la instalación de los materiales, la formación del
personal, los planes de acción, los métodos y técnicas referentes a la
preservación de los materiales de archivos y bibliotecas y a la
información contenida en los mismos.
* Definicion tomada de “Principios para la preservación y conservación de los
materiales bibliográficos”, Madrid. Dirección General del Libro y Bibliotecas,
Ministerio de Cultura, 1988.
PRESERVACIÓN:*
*Definiciones dadas por la IFLA
**Definitions of conservation terminology, A.I.C
Comprende las técnicas y conocimientos utilizados por el personal
técnico responsable de reparar los daños causados por el uso, el
tiempo y otros factores en los materiales de archivos y
bibliotecas.
CONSERVACIÓN CURATIVA
ESTABILIZACIÓN**
Los procedimientos del
tratamiento pensados para
mantener la integridad de la
propiedad cultural y minimizar
su deterioro.
CONSERVACIÓN
INTERVENTIVA **
Los procedimientos del
tratamiento pensados para
devolver a la propiedad cultural un
estado conocido o supuesto, a
menudo mediante la suma de
material no original.
RESTAURACIÓN:*
Comprende los planes y prácticas específicas, relativos a la
protección de los materiales de archivos y bibliotecas frente al
deterioro, daños y abandono incluyendo los métodos y técnicas
desarrollados por el personal técnico.
CONSERVACIÓN PREVENTIVA**
“La mitigación de deterioro y daño a propiedad cultural a través de la
formulación y aplicación de políticas y procedimientos en torno a:
condiciones medioambientales apropiadas, manipulación y
procedimientos de mantenimiento para el almacenamiento, exhibición,
embalaje, transporte y usos, control integral de plagas, preparación y
respuesta a emergencias y reformateo/duplicación.”
*Definiciones dadas por la IFLA
**Definitions of conservation terminology, A.I.C
CONSERVACIÓN:*
CONSERVACIÓN
CONSERVACIÓN PREVENTIVA
CONSERVACIÓN CURATIVA
(RESTAURACIÓN)
ESTABILIZACIÓN INTERVENTIVA
A partir de estas definiciones, se elabora un diagrama en el cual se
pueden observar de manera más clara los diferentes niveles de la
conservación.
En 2013 el Ministerio de Cultura publica la Política para la Protección del Patrimonio Cultural Mueble, en donde la Conservación es incluida como uno de sus componentes. Ésta a su vez incluye el conjunto de estrategias de conservación preventiva y restauración, además de los planes especiales de manejo y protección –PEMP- como instrumento de planeación y gestión creado para garantizar la protección y conservación de los Bienes de Interés Cultural muebles que cuentan con declaratorias como tal.
En el marco de la Política para la protección de los bienes culturales muebles, podríamos acercarnos a una definición, así: Entiéndase la conservación como el conjunto de medidas preventivas y de restauración, así como los planes especiales de protección, dirigidos a garantizar la estabilidad material del patrimonio bibliográfico y documental para su permanencia y preservación en el tiempo. Estas acciones contribuyen a retardar, prevenir o detener los procesos de deterioro, o a reforzar su estructura cuando ya presentan un estado de fragilidad. Son entre otras, el manejo adecuado de condiciones ambientales como la humedad, temperatura, polución atmosférica, o iluminación; el control del biodeterioro, la preparación y respuesta a emergencias, el almacenamiento adecuado, el mantenimiento de instalaciones físicas, las prácticas de limpieza y saneamiento, las de reproducción, las de manipulación, o aquellas de restauración que implican la rehabilitación de los documentos.
¿Entonces, cómo entender la conservación del patrimonio bibliográfico y documental, bajo la perspectiva colombiana?
Los programas de conservación en instituciones como bibliotecas, y
en especial en bibliotecas departamentales y nacionales con
crecimientos constantes y cuya responsabilidad sobre la
conservación documental tiene un marcado énfasis en garantizarla
para el tiempo, pueden llegar a ser quizá la única herramienta con la
cual puedan enfrentar de manera eficiente y a un menor costo las
tareas de preservación documental, que en esencia es una de sus
principales razones de ser.
3. LOS PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN EN
BIBLIOTECAS
El crecimiento de las colecciones bien sea por ingresos de
documentos a través del Depósito Legal, o por las compras, canje o
donaciones, que en consecuencia es elevado, de una u otra forma
obliga a estas instituciones a regular y organizar todos sus procesos
de trabajo. En el campo de la preservación la forma más eficaz es a
través del plan de preservación y una política clara al respecto.
No llegan a ser pocas las ventajas representadas en la
implementación de planes de conservación, si bien:
• Permiten revisar y evaluar las colecciones logrando así conocer las
necesidades tanto globales como puntuales para cada colección,
formato y soporte documental.
• Permiten conocer todas las colecciones y con ello llegar a ver los
diferentes factores de valor e importancia entre ellas.
• Permiten prever los impactos de daño sobre los documentos y con
ello actuar de forma preventiva y anticipada al futuro deterioro, para
una mejor preservación a largo plazo.
• Permiten calcular los riesgos sobre las colecciones.
• Permiten identificar los factores tanto de daño como de riesgo de las
colecciones.
•Permiten establecer prioridades frente a la atención y manejo de las
colecciones.
• Permiten acelerar los procesos de toma de decisiones para así
eliminar las barreras y limitaciones entre los usuarios y el acceso a
las colecciones y a la utilización de las mismas.
• Permiten identificar los mejores rangos ambientales con los cuales
cada colección puede tener mayores oportunidades de supervivencia
en el tiempo.
• Permiten la implementación de acciones oportunas de prevención,
intervención, y cambio de medio como elementos vitales en un ciclo
continuo de preservación total.
•Permiten aumentar la sensibilización en usuarios y funcionarios lo
cual redunda en mejores prácticas para la salud de las colecciones.
•Permiten la participación idónea y de acciones calificadas por parte
de todos los funcionarios, en la medida que las operaciones de
conservación se desarrollan en todos los momentos del ciclo de vida
de un documento en la biblioteca, y con ello se mitiga el riesgo de
error humano frente a los acervos.
• Permiten planificar acciones masivas que redundan en la baja de
costos frente al uso y compra de materiales, insumos, personal y
tecnología entre otros.
• Permiten, en la medida que incluya procesos de control, hacer
correcciones y reingeniería frente a desvíos en las operaciones,
técnicas, o tecnologías implementadas para la preservación de las
colecciones que puedan llegar a estar afectándolas.
• Permiten mostrar una posición clara y concreta de una entidad que
como la Biblioteca Nacional, tiene como misión la salvaguarda del
patrimonio bibliográfico y documental de cada país, siendo éste
legado y herencia para cada ciudadano de hoy y mañana.
A manera de ejemplo revisemos el programa de conservación en la
Biblioteca Nacional de Colombia el cual establece una serie de grupos
de acción, que determinan los procesos internos relacionados con la
protección de las colecciones de biblioteca, lo que permitirá tener
control de todos lo aspectos ligados a ellas, identificando las
prioridades de cada institución.
Está conformado por siete acciones, todas en torno a la gestión.
GESTIÓN
Implica procesos administrativos encaminados a mantener a largo
plazo las actividades de la institución.
Estos procesos administrativos atravesarán perpendicularmente el
resto de procesos desarrollados, ya que de una adecuada gestión
depende obtener los recursos necesarios para su ejecución.
Para esto será útil la planeación de actividades, a partir del análisis de
los flujos de trabajo de cada área de la institución, determinado el
objetivo de cada una de ellas y las acciones que realizan para
conseguirlo, en el caso de la conservación, demuestre la importancia
de estas acciones y normalícelas.
DIAGNÓSTICO
El objetivo de los procesos de diagnóstico de colecciones es
identificar los procesos y los elementos responsables del
deterioro en las colecciones del patrimonio bibliográfico y
documental.
Se debe tener en cuenta que éstos abarcan tanto la materialidad de
las obras y todo aquello relativo a ellas, como la edificación, las
condiciones ambientales, su manipulación y su almacenamiento.
Para realizar el diagnóstico de una colección, es necesario analizar
el estado en el que se encuentra, identificando el origen de los
deterioros y determinando qué se tiene que solucionar o abordar con
mayor urgencia.
Finalmente se pueden establecer procesos de conservación
preventiva, o restauración según sea necesario, y realizar
evaluaciones periódicas que permiten determinar el impacto de las
acciones programadas.
En el edificio En el depósito o
reserva técnica
En el mobiliario y
equipos
En los objetos
Almacenamiento Uso Mantenimiento
Es necesario verificar
anualmente el estado de
conservación de la
edificación y su entorno,
detectando los riesgos
que afecten o puedan
atentar contra la
infraestructura, por
ejemplo, daños en
techos, canales
dañadas, vecindarios
peligrosos, insalubridad,
daños hidráulicos.
Se debe tener en cuenta
que una edificación sana
contribuye a la buena
conservación de los
documentos.
Se deben verificar
diariamente los
riesgos particulares de
los depósitos o salas
en donde se
encuentran los
documentos, por
ejemplo: goteras,
daños eléctricos,
insectos, grietas o
fisuras para poder
realizar reparaciones
inmediatas.
Recuerde, cada día
que un documento
permanece en
situación de peligro
usted está siendo
cómplice con su
destrucción.
Los estantes y
muebles en donde
reposan los
documentos, deben
ser revisados de
manera periódica
(al menos una vez a
la semana), para
identificar daños
como la corrosión
de muebles
metálicos,
debilitamiento de
muebles en madera
por ataque de
insectos o
microorganismos, e
inseguridad o
inestabilidad del
mobiliario.
Se deben verificar
las posturas de
los libros,
teniendo en
cuenta que los
documentos de
gran tamaño
deben reposar en
forma horizontal y
extendidos, y los
de menor tamaño
en posición
vertical siempre
erguidos.
Es importante
realizar un
inventario anual
de los
documentos.
Antes de
entregar los
documentos al
usuario, es
necesario
corroborar su
estado de
conservación, si
está limpio y en
buen estado,
para así prevenir
y aconsejar
acerca de su
manipulación,
verificando que
quien lo recibe y
usará, conoce
las normas
mínimas, como
tener las manos
limpias.
Es importante
realizar
semestralmente
acciones de
mantenimiento
para los
documentos,
destinando de
antemano
tiempo y
presupuesto
para su
ejecución.
Acciones relacionadas:
CONSERVACIÓN PREVENTIVA
Hace referencia a todos aquellos procesos que no intervienen
directamente sobre la materialidad de los documentos, e implican:
•Creación de planes de protección
•Establecer normas de manipulación del material
•Implementación de criterios de conservación
•Aplicación periódica de programas de limpieza y control de las
colecciones
•Diagnóstico de colecciones
•Revisión periódica de las instalaciones
•Control de las diferentes acciones realizadas (mediciones,
verificación de resultados)
Proceso de saneamiento masivo de
documentos (libros)
Proceso de limpieza de documentos
(disco de vinilo)
En el edificio En el depósito o
reserva técnica
En el mobiliario
y equipos
En los objetos
Almacenamiento Uso Mantenimiento
Se deben realizar
mantenimientos
preventivos
especialmente en
techos, cañerías,
bajantes, instalaciones
eléctricas,
instalaciones
hidráulicas.
Es necesario también,
planear acciones
semestrales de
desinfección contra
insectos,
microorganismos y
ratones. Si su
institución no cuenta
con personal
capacitado en lo
relativo a estos
procesos, consulte
antes de realizarlos.
La reserva técnica
debe ser limpiada
diariamente
evitando así la
acumulación de
polvo.
Es recomendable
el empleo de
aspiradoras
(particularmente
las de filtro de
agua) y traperos
secos para barrer.
Se deben realizar
acciones que
ventilen y
garanticen aire
limpio, libre de
polución
atmosférica.
los muebles
deben estar
ubicados
siempre en
sentido opuesto
a las fuentes de
iluminación
natural o artificial
porque la
radiación
ultravioleta es
nociva para la
conservación de
documentos.
También se
deben encontrar
asegurados a
pisos o paredes,
para evitar su
caída en casos
de movimientos
telúricos.
Es necesaria una
manipulación
adecuada, por
ejemplo, al retirar
libros del estante,
se deben empujar
un poco hacia
atrás los dos
libros vecinos de
la obra requerida
y de esta forma
cuando
sobresale, puede
ser tomada por la
mitad del lomo y
no será necesario
halarla por la
parte superior o
cabeza, corriendo
el riesgo de
fragmentar la
obra.
En las salas de
consulta deben
encontrarse
exhibidas las
reglas de
manipulación
para la
consulta de
documentos,
tales como:
No consumo
de alimentos,
pasar las hojas
con cuidado sin
usar saliva, no
rayar o
maltratar de
cualquier forma
los
documentos,
Se debe tener
destinado
tiempo para la
limpieza de los
documentos, y
de los diferentes
espacios en los
que se
encuentran
ubicados.
Para la limpieza
de los diferentes
muebles de
almacenamiento
, se debe
emplear
alcohol,
esperando a
que éste se
evapore
Acciones relacionadas:
En el edificio En el depósito o
reserva técnica
En el mobiliario
y equipos
En los objetos
Almacenamiento Uso Mantenimiento
En el caso de
Colombia, puede
comunicarse con el
área de
conservación de la
Biblioteca Nacional
de Colombia.
Es ideal contar con
un espacio ventilado
para ejecutar las
acciones de
mantenimiento de los
documentos,
siempre alejado de
salas o depósitos de
documentos.
Dentro de la
institución debe
existir un lugar
destinado para el
consumo de
alimentos.
si no se cuenta con
equipos mecánicos o
automáticos, se
pueden abrir las
ventanas, a las que
previamente se debe
haber protegido con
filtros (como mallas
finas o lienzos) que
ayuden a retener el
polvo y
contaminación.
Se debe tener en
cuenta que las
zonas con niveles
altos de humedad
relativa y/o
temperatura están
más expuestas a
deterioros en la
calidad de aire y en
Si los muebles
presentan
oxidación o
corrosión, es
necesario ubicar
algún elemento
de barrera,
como cartulina,
que los separa
de los
documentos que
sostienen,
mientras se
realiza su
reparación o
cambio.
En cada sala o
espacio debe
haber al menos
un extintor, que
se encuentre en
un espacio
Los libros
encuadernados
de deben
encontrar
ubicados siempre
sobre el corte del
pie si son de
pequeño o
mediano formato,
y en forma
horizontal,
apilando no más
de tres y
colocando sus
lomos siempre en
forma contraria al
anterior, si son de
gran formato.
La estantería
debe encontrarse
acondicionada al
documento y no al
contrario;
abrir sin forzar
el libro, no
voltear o
apoyarlo boca
abajo, no
doblar sus
hojas.
Es necesario
prestar
atención a los
indicadores de
biodeterioro.
Todos los
agentes
biológicos
deben ser
reconocidos
como una
amenaza, ya
que estos
pueden
completamente
antes de ubicar
nuevamente los
libros en su
lugar.
Los materiales
deben ser
manipulados
siempre con
seguridad y
cuidado,
evitando
maltratarlos.
Para su
limpieza se
deben usar
brochas suaves
o aspiradoras y
paños blancos
para eliminar el
polvo.
En el edificio En el depósito o
reserva técnica
En el mobiliario y
equipos
En los objetos
Almacenamiento Uso
El edificio debe encontrarse
señalizado y con las salidas
de emergencia definidas.
Es necesario que se tengan
en cuenta características
como el clima de la ciudad, su
temperatura, la ubicación de
la edificación, ya que cada
uno de estos factores,
contribuye a acelerar los
procesos de envejecimiento
del material documental y
bibliográfico, por lo que es
muy importante cuidar el
microclima del edificio,
asesorándose por
profesionales que determinen
los parámetros y las acciones
que deben ser realizadas,
para obtener y mantener las
condiciones ambientales
adecuadas para la
conservación de documentos.
consecuencia a
mayor actividad
biológica que
puede afectar
documentos, el
mobiliario e
infraestructura, así
como actividad
físico-química que
deforma y debilita
documentos.
Una vez se finalice
el empleo de
artefactos
eléctricos estos
deben ser
desconectados.
visible y de fácil
acceso, para
poder usarlo en
caso de
emergencia.
Los extintores
deben encontrarse
cargados con
agentes como gas
y nunca con agua.
es necesario evitar
poner libros sobre
sus cortes delanteros
o sobre su lomo.
Los documentos no
deben encontrarse
apilados y si así es
requerido, debe ser
por poco tiempo,
ordenándolos según
su formato, ubicando
el más grande en la
parte inferior de la
pila.
proliferar en
ambientes húmedos
y sucios, y los
insectos y roedores
en espacios en
donde puedan
alimentarse o hacer
nidos como es el
caso de bibliotecas
que no realizan
mantenimiento o
revisiones
periódicas a sus
colecciones.
RESTAURACIÓN
Se refiere a todas aquellas acciones dirigidas a estabilizar la
materialidad de los documentos.
Esto implica:
•Tener conocimientos técnicos relativos a la materialidad de las obras
•Tener conocimientos técnicos relativos a los procesos de primeros
auxilios e intervención
•Definición de criterios, procesos y materiales idóneos
Cinta adhesiva
uniendo una
rasgadura
Intervención de
ilustraciones
elaboradas en tinta
sobre papel
Acciones relacionadas:
En el edificio
En el
depósito o
reserva
técnica
En el mobiliario y
equipos
En los objetos
Almacenamiento Uso Mantenimiento
Se debe
destinar y dotar
un espacio para
la realización
de estas
labores, este
necesitara
contar con una
fuente de agua
cercana, una
mesa fuerte con
vidrio y una
vitrina que
permita ubicar
los materiales y
las
herramientas.
Las reservas
técnicas no
pueden ser
usadas
como
espacios
para realizar
las
intervencion
es de los
documentos.
Si existen muebles
dañados estos
deben ser
reemplazados o
reparados.
Es necesario tener
en cuenta que los
deterioros del
mobiliario como
corrosión o
deterioro biológico
pueden afectar los
documentos, por lo
tanto los
documentos deben
separarse de los
muebles, por algún
tipo de interface.
Cuando exista
sospecha de
deterioro biológico,
el documento
afectado debe ser
separado del resto
de la colección y
envuelto en papel
limpio
(preferiblemente
blanco), y se debe
solicitar un concepto
profesional, en caso
de no contar con
este servicio, puede
contactar al área de
conservación de la
Biblioteca Nacional
de Colombia.
Al prestar material,
se debe advertir al
usuario el estado
de conservación
de los
documentos,
especialmente si
estos presentan
daños, o un nivel
de conservación
bajo.
Los documentos
sueltos como
fotografías o folios,
deben ubicarse en
soportes rígidos
como carpetas o
bandejas para
darlos al servicio.
El material asociado
a los documentos
como, ganchos
metálicos, zunchos,
cabuyas debe ser
eliminado para
evitar que causen
deterioros a largo
plazo y en los casos
necesarios se debe
reemplazar por
cintas de algodón,
carpetas o cajas de
materiales estables.
En el edificio En los objetos
Almacenamiento Uso Mantenimiento
Éste espacio tiene que
estar separado de los
depósitos o salas.
Se debe prestar atención a la
correcta posición y ubicación de
los documentos en estantería,
sobretodo a aquellos ubicados en
los laterales.
Preferiblemente los libros deben
ser ubicados teniendo en cuenta
sus dimensiones, si esto no se
puede y se deben mezclar
diferentes dimensiones en las
estanterías es aconsejable
emplear soportes auxiliares
rígidos que brinden apoyo, como
separadores metálicos, cartón, o
láminas de polipropileno entre
otros.
Se debe exigir el uso de
guantes de algodón si el
material de préstamos se
trata de documentos
audiovisuales como
fotografía, discos, etc.
Si los documentos
presentan cintas
adhesivas, estas no deben
ser retiradas, ya que se
pueden generar nuevos
daños durante el proceso.
Sin embargo, los
documentos deben ser
identificados para que se
les realice el proceso
adecuado. Si requiere
asistencia técnica solicítela
al área de conservación de
la Biblioteca Nacional de
Colombia.
Si los documentos
presentan
encuadernaciones
flácidas o débiles, éstas
pueden ser protegidas
con cubiertas de papel o
poliéster, y estuches para
su conservación.
Los documentos
deteriorados deben ser
retirados de la colección
y se debe gestionar los
procesos necesarios
para su conservación.
Si requiere asistencia
solicítela al área de
conservación de la
Biblioteca Nacional de
Colombia.
Refuerzo de faltante
Intervención sobre documentos fragmentados, recuperando la
funcionalidad y estabilidad de sus partes.
ALMACENAMIENTO
En este aspecto a partir de las características del material
documental y bibliográfico de cada institución, se pueden establecer
las normas adecuadas para su depósito y almacenamiento, teniendo
en cuenta el tipo de espacio y mobiliario con el que cada biblioteca
cuenta.
Se debe entonces:
•Determinar los parámetros de almacenamiento.
•Adecuar espacios.
•Reconocer los materiales idóneos para estos procesos.
•Definir el tipo unidades de almacenamiento adecuadas para los
diferentes documentos albergados custodiados por la institución.
Estantería fija y abierta empleado en los
depósitos de la biblioteca
unidades de almacenamiento. Caja de
cartón desacidificado y solapas flácidas
CAMBIO DE MEDIO
El cambio de medio de una obra, consiste en la captura de
la información contenida en ella, para luego pasarla a otro
soporte. Se trata de acciones tales como digitalización,
fotodocumentación, captura de grabaciones en cintas
magnéticas, o la microfilmación entre otros.
Para realizar estos procesos debe existir una valoración y
un diagnóstico previo de las colecciones, a partir del cual
se pueda definir qué piezas requieren con mayor urgencia
de este proceso, por ejemplo aquellas que tengan
soportes frágiles o sean más representativas dentro de la
colección.
La institución debe contar con las condiciones técnicas
necesarias, como los equipos adecuados y funcionarios
capacitados para realizar estos procesos, y en el caso de
tercerizar esta actividad, deberá hacer mucho énfasis en el
proceso de conservación de los documentos originales y la calidad de los nuevos recursos digitales.
Proceso de digitalización de
documentos
En el edificio En el depósito o
reserva técnica
En el mobiliario y
equipos
En los objetos
Almacenamiento Uso Mantenimiento
Si la institución
presta el servicio
de fotocopiadora,
esta se debe
ubicar en un lugar
separado de las
colecciones, para
evitar que el calor
y residuos de uso
que produce
afecten a los
documentos.
Los documentos
fotocopiados
deben ser
manipulados con
cuidado evitando
generar deterioros
en ellos durante la
ejecución de este
proceso.
Las
fotocopiadoras o
cualquier otra
clase de equipo
de reproducción
no se deben
ubicar en las
reservas técnicas
de colecciones.
En los equipos de
reproducción (lentes,
bases, tapas) se
deben realizar
procesos de
desinfección,
utilizando paños
blancos de algodón
y alcohol antiséptico
(antes de realizar
este proceso,
confirme con el
servicio técnico que
estos materiales no
generen daño a la
maquinaria).
Evite la incidencia de
luz y polvo sobre los
equipos.
Como parte de los
procesos de
preservación, se
deben identificar los
documentos más
consultados y
elaborar una copia
de ellos para su
consulta en salas,
manteniendo en
reserva el
documento original.
Durante los
procesos de
reproducción
los
documentos
deben ser
manipulados
adecuadamen
te, evitando
forzarlos,
causándoles
deterioros.
Se deben
programar
mantenimientos
periódicos de los
equipos.
Acciones relacionadas:
En el edificio En el mobiliario y
equipos
En los objetos
Almacenamiento Uso
Si la institución presta el servicio
de fotocopiadora, esta se debe
ubicar en un lugar separado de
las colecciones, para evitar que
el calor y residuos de uso que
produce afecten a los
documentos.
Los documentos fotocopiados
deben ser manipulados con
cuidado evitando generar
deterioros en ellos durante la
ejecución de este proceso.
.
Se recomienda emplear
equipos de reproducción
de trayectoria o torres con
soportes para el
descanso de documentos
encuadernados, evitando
los equipos de cama
plana para documentos
encuadernados.
Se deben emplear
métodos seguros para el
almacenamiento de la
información/soporte
reproducidos.
Los papeles y separadores
que se ubican cuando se
hacen
reproducciones de los
documentos deben ser
retirados una vez el
proceso finalice, porque
pueden convertirse en
factores de deterioro.
Debe primar el empleo de
técnicas de reproducción
en las que el documento
no se voltee boca abajo,
minimizando así
manipulación y riesgos
de deterioro.
FORMACIÓN
Este proceso implica el desarrollo periódico de capacitaciones a los
funcionarios y a los usuarios, por medio de las cuales se les
sensibilice y enseñe normas adecuadas de manipulación, conozcan
nuevos procesos, al igual que se garantiza que los funcionarios
actualicen constantemente los conocimientos relativos al
funcionamiento de la institución, y a los protocolos que esta maneja.
Charla acerca de biodeterioro dada durante las pasantías de
conservación dictadas en el 2010 por la Biblioteca Nacional de
Colombia
En el edificio En el depósito o
reserva técnica
En el
mobiliario y
equipos
En los objetos
Almacenamiento Uso Mantenimiento
Se debe disponer
de una cartelera o
espacio visible
para informar a la
comunidad sobre
las actividades
realizadas en el
edificio,
especialmente las
relacionadas con la
conservación de
documentos.
Es ideal programar
actividades que
involucren a la
comunidad en la
conservación de
documentos.
Es necesario ser
constante en las buenas
prácticas para la buena
conservación de los
documentos, estas
incluyen acciones como:
• Lavarse las manos
antes y después de la
manipulación de
documentos.
• Consumir alimentos
sólo en la áreas
asignadas para esta
actividad.
• Utilizar diariamente
implementos de
protección personal
como guantes,
tapabocas y bata.
• Llevar a cabo una
adecuada manipulación
de los documentos.
Las
estanterías
deben
encontrarse
señalizadas
de forma
adecuada,
para facilitar
de esta forma
la búsqueda y
ubicación de
documentos,
minimizando
los riesgos de
manipulación
innecesaria.
Es necesario que
los funcionarios y
bibliotecarios
tengan presentes
las formas
adecuadas de
almacenamiento.
Se debe tener en
cuenta que uno de
los principales
agentes de
deterioro sobre los
documentos son
los seres humanos.
Se debe
concientizar al
usuario para que
haga uso
adecuado de los
objetos.
Los funcionarios
necesitan estar
pendientes y dar
cuando sea
necesario
indicaciones sobre
los cuidados
básicos y la forma
adecuada de
manipularlos,
evitando sobre
todo que se
presenten
acciones como
robo, vandalismo o
mutilación.
Se debe
concientizar al
funcionario
acerca del trato
correcto a los
documentos
durante procesos
como limpiezas o
arreglos
locativos, en
donde es
necesario
protegerlos
cubriendo las
estanterías, o
durante las
demás acciones
curativas
susceptibles a
error técnico o
humano.
Acciones relacionadas:
INVESTIGACIÓN
Es importante propiciar al interior de las instituciones procesos de
formación, investigación, cooperación y actualización de conocimientos relativos a la conservación.
Toma de muestras de indicadores de biodeterioro
4. CONCLUSIONES
Sabemos que existen diferentes clases de bibliotecas con perfiles y
circunstancias diferentes, y en este sentido no es posible diseñar un
plan estándar de preservación que sirva de modelo para todas, lo que
sí es posible es determinar los principales componentes de un plan de
conservación, que en términos generales deberá tener en cuenta las
operaciones propias de la conservación preventiva, las acciones de
rehabilitación menor o de restauración cuando así se requieran, la
migración de la información a otros soportes y la formación de
usuarios. El esquema planteado abarcaría los siguientes aspectos:
OPERACIONES DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA
Monitoreo y control de factores ambientales tales como humedad, temperatura, iluminación,
contaminantes atmosféricos, microorganismos, insectos y otros depredadores en bibliotecas
Valoración del estado del edificio de forma tal que garantice su función como contenedor
principal.
Planificación de siniestros y atención de emergencias desde el punto de vista logístico como
de rehabilitación de los documentos si llegasen a ser deteriorados.
Acciones de protección sobre los documentos, desde limpieza hasta elaboración y postura en
contenedores o cajas adecuadas para su conservación.
Educación y sensibilización de usuarios y trabajadores
Acciones de seguridad industrial y física para prevención de riesgos por incendios,
inundaciones, caída de estantería y similares.
Normas de manipulación y uso adecuado de las colecciones
OPERACIONES DE REPRODUCCIÓN
Planes de reproducción digital
Planes de reproducción en microfilmes
Elaboración de facsimilares para evitar la manipulación de originales
TRATAMIENTO O REHABILITACIÓN DE OBJETOS
Reparaciones menores y encuadernación
Restauración de documentos especiales