presentación de powerpoint - fiocu.org · iv encuentro de rectores de cartagena de indias. del 19...

GESTION DOCUMENTAL AVANZADA. LA EXPERIENCIA DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

Msc. Ing. HENRY ALEXANDER RENGIFO SANCHEZ. Director Oficina Administración Documental

IV Encuentro de Rectores de Cartagena de Indias. Del 19 al 21 de septiembre de 2016. www.fiocu.org


• GESTION DOCUMENTAL CON VISION AMPLIADA, NO “AVANZADA”


¿VISION AMPLIADA?…

Que cumpla marco legal...Que integre archivo y tecnología…

Que potencialice y optimice procesos… Que “todos” accedan, y “siempre” esté disponible…

Que encuentre lo que necesito…Que centralice la memoria corporativa…


LEY 1581 2012 Protección de datos

personales

LEY 1266 2008 (Habeas Data)

LEY 1437 2011 Código de procedimiento

administrativo y de lo contencioso

administrativo

DECRETO 1080 DE 2015 Decreto Único

Reglamentario sector cultura

LEY 1712 de 2014Transparencia y

acceso a la información

Ley 527 de Agosto de

1999

Ley 594 Julio 14 de 2000

MARCO NACIONAL …


GESTION DOCUMENTAL(INFORMACION – DOCUMENTOS – EVIDENCIAS)

ISO 15489_1y2

ISO 30300_1-4

ISO 23081_1y2ISO 13028

ISO 19005 – ISO

32000_2

ISO 9000

ISO 14000

ISO 27000

ISADG -ISAAR (CPF) -ISDIAF

CALIDAD –Funciones, Procesos,

rentabilidad

GESTION AMBIENTAL – Responsabilidad social , rentabilidad

SEGURIDAD INFORMACION –

Proteger inf, continuidad neg, minimizar exp,

rentabilidad

DESCRIPCION DOCUMENTAL– Acceso

y recuperación expedientes

METADATA FOR RECORDS Guía internacional para la

comprensión e implementación de metadatos

en el marco de la NTC-ISO 15489

Implementation guidelines for digitization of records – en el marco de la NTC-ISO 15489

•Portable document format --Part 1: PDF 1.7. * Electronic document file format for long-term preservation -- Part 2: Use of ISO 32000-1 (PDF/A)

MANAGEMENT SYSTEMS FOR RECORDS

RECORDS MANAGEMENTPART 1. General

PART 2. Guidelines

NORMAS INTERNACIONALES …


MARCO NORMATIVO…

CUMPLIMIENTO MARCO REGULATORIO

NACIONAL

INCORPORAR NORMAS Y BUENAS PRACTICAS

INTERNACIONALES

DE LA UNIVERSIDAD…



UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

• Fundada el 16 de noviembre de 1948.

• Universidad de los Andes es una entidad privada, constituida como Corporación de Utilidad Comúnsin Ánimo de Lucro, cuyas principales funciones constituyen:

• La docencia y oferta de programas académicos• La promoción de la investigación• Las labores de extensión universitaria• La cooperación con otras Instituciones en materia educativa o en otras materias que contribuyan a alcanzar dichos

fines.

• La Universidad se rige fundamentalmente por las normas del Derecho Privado. Sin embargo, en lamedida que la educación de nivel superior constituye un servicio público, la actividad de laUniversidad queda sujeta a algunas normas de Derecho Público.


ANTECEDENTES …

Anterior* Diferentes iniciativas “Cero papel”… fallidas

2010* En el marco del proyecto TEA, la Universidad adquiere la solución Open Text

2013:* Uso para control de facturas en el área financiera

2014* Comité de Gestión Documental, aprueba realización del programa de Gestión de Documentos Electrónicos

2014 – 2015 - 2016:* Diferentes iniciativas- Digitalización certificada de Historias Laborales- Certificados de notas de forma inmaterializada ycon firma digital.- Bodega de datos. Centralización datos para tomadecisiones.- Gerencia del Campus – Georreferenciaciónasignación de alones, planos.- Bizagi – Automatización procesos financieros- Carpeta digital del ESTUDIANTE- Carpeta digital del PROFESOR- Banco de imágenes- Y muchas otras


DIFERENTES INICIATIVAS CON PROBLEMATICAS SIMILARES…

• DIGITALIZAR SIN criterios de organización y en forma masiva

• COMPRA masiva de tecnología sin articular a las necesidades del negocio

• ELIMINAR ARCHIVOS sin valorar su contexto y referencia para la memoria institucional (Por eje. Fotografías, Pagos de seguridad social, etc.)

• ALMACENAR documentos electrónicos en repositorios institucionales sin referencia al contexto de producción (música, videos, etc.)

NO ES Gestión de Documentos Electrónicos


DILEMA: EXPECTATIVA CERO PAPEL y REALIDAD …

MicrofilmaciónPlanosArchivo central

Archivos de gestión

Diversos medios digitales

InternetServidores


DIFERENCIAR ENTRE…

Pagos a terceros y libros contablesComunicaciones oficiales

ReportesContratos

Proyectos de InvestigaciónHistorias Laborales de empleados

Historias académicas de estudiantes

Manuales técnicosInformes unidadesDiscursos del rector

Políticas institucionalesMultimedia- fotografías

Planes estratégicos

Datos de empleados Datos financierosDatos del estudianteRegistros académicosActivos Efectivo - Tesorería

SAP

BANNER

Cantidad matriculadosDeserción académicaAtención a estudiantesCréditos y becas otorgadosCumplimiento presupuesto

BI

PC

Transaccional

ProcesoTrabajo

Análisis exploratorioEstadísticas - Creativo

Datos / Información Documentos / Evidencias

https://www.opentext.com/file_source/OpenText/en_US/PDF/OpenText%20Archiving%20and%20Document%20Access%20for%20SAP%20Solutions%20Whitepaper.pdf

70% de la producción es No estructurada. Informes, ofimática, multimedia, reportes, etc. - PRODUCE EFECTOS JURIDICOS

30% producción. Estructurados en BD, BI,Minería datos, bodegas de datos -NO ES CONSTITUTIVA DE DERECHO

ESTRUCTURADA NO ESTRUCTURADAVS

https://www.opentext.com/file_source/OpenText/en_US/PDF/OpenText%20Archiving%20and%20Document%20Access%20for%20SAP%20Solutions%20Whitepaper.pdf


LECCION 1. BUSQUEDA DE ALIADOS ESTRATÉGICOS ...

• Encontrar un OBJETIVO COMUN para expectativas diferentes…Cadena de

valor

Procesos Nivel 1

Procesos Nivel 2

Procesos Nivel 3

Instructivos y guías

REGISTROSAutentico, confiable, integroDOCUMENTOS

Evidencias = Memoria

OAD - Programa Gestión Documental

– ISO 15489Política

Auditoria -Riesgos

Planeación - Medición y evaluaciónGestión de Calidad – ISO 9001

DSIT – Servicios de información y tecnologíaISO 20000 SGS (Sistema de gestión del servicio)ISO 27000 (Seguridad de la información)


LECCION 2. DEFINICION ROLES Y RESPONSABILIDADES ….

UN

IDAD

ES - Producir información- Clasificar información- Necesidades de seguridad y acceso

DSI

T - Almacenar, respaldar y recuperar datos e información.- Establece mecanismos tecnológicos de protección SE

C. G

RAL

-OAD

- Archivo y conservación.- Autenticar originalidad de los documentos.- Recibe evidencias clasificada y asegurada.

JURI

DIC

A - Conceptuar.- Disminuye incertidumbre jurídica. - Asegura el marco jurídico de conservación y archivo de la información

• Pérdida de información clave para el negocio.

• Incapacidad para valorar la información clave para el negocio.

RIESGOS IDENTIFICADOS

• Obsolescencia de medios tecnológicos para acceso y recuperación.

• Articulación de recursos informáticos.

• Sanciones legales por incapacidad para recuperar información requerida por terceros.

• Incapacidad para cumplir con las regulaciones previstas por la falta de soportes.

• Necesidad de acervo probatorio ante litigios o reclamos de terceros.

AUD

ITO

RIA - Gestión de

riesgos- Aseguramiento

del cumplimiento de políticas y normatividad

- Gestión de evidencias

PLAN

EACI

ON - Definición e

integración con procesos

- Asegurar trazabilidad de registros y documentos

- Optimización usando Doc. Electrónicos


LECCION 3. VISION INTEGRADA A LOS PROCESOS….


LECCION 4. GESTION DEL CAMBIO ….

Re-posicionar la función “gestión documental” en la organización


LECCION 5. ORIENTADO A SERVICIOS …. NO SOLO TECNOLÓGICO

Reglas de negocio para conservación (OAD)Gestión de riesgos (Auditoria)

Gestión de seguridad y servicios (DSIT)

DEL PROGRAMA…



NO ES UN PROYECTO… ES UN PROGRAMA

Importancia y relevancia del

Comité de Gestión Documental,

personal estratégico e influyente en la

toma de decisiones

Apoyo institucional a la OAD.

Normalmente no se da a este tipo de

unidades

Programa de gestión de

documentos electrónicos


ALCANCE

• Definir la estrategia e implementar un portafolio de serviciosque permita avanzar desde un modelo de gestión dedocumentos basada en papel y escaneo generalizado hacia unagestión basada en documentos electrónicos y orientada a unapolítica institucional de cero papel; garantizando elcumplimiento de la normatividad del estado colombiano y lasbuenas practicas internacionales; durante el ciclo de vida deldocumento, con acuerdos de niveles de servicio que aportenvalor agregado a las unidades que lo requieren.


LOGROS ESPERADOS

• Liderar el gobierno de la información, y situarse en el contextode toma de decisiones y estrategia empresarial.

• Implementar una operación centralizada y normalizadaaplicable a cualquier proceso y susceptible de ser replicado.

• Acompañar el rediseño y mejora de los procesos, en laidentificación, valoración y automatización de la informacióndocumentada que originan los mismos.


JUSTIFICACIÓN

• ¿Cuál es la propuesta de inversión en términos de negocio?• ¿Cómo se medirán los beneficios esperados?• ¿Qué capacidades y funcionalidades aportará esta inversión?• ¿Qué costos directos e indirectos implica esta inversión?• ¿De que cantidad de costos y beneficios estamos hablando?• ¿Qué flexibilidad en el corto, mediano y largo plazo aportará esta inversión

para la Universidad?• ¿Cuáles y como medimos las incertidumbres y los riesgos?• ¿Qué métricas utilizaremos para monitorear su desarrollo?• ¿Cuál es la capacidad instalada de la Universidad para explotar esta

inversión?

DE LA CONSULTORIA…



ENTREGABLES MINIMOS…

1. Entregable 1. Informe de análisis y estudio de la situación actual en materia de gestión documental.

2. Entregable 2. Arquitectura de referencia y análisis de cobertura de herramientas disponibles.

3. Entregable 3. Recomendaciones de la consultoría para la implementación de un portafolio de servicios de gestión de documentos electrónicos

4. Entregable 4. Metodología y recomendaciones de buenas prácticas para la Gestión del cambio

5. Entregable 5. Apoyo en elaboración de los términos de referencia para la implementación


RESULTADOS… Modelo gestión documental

• Preferencia por el documento electrónico.

• Definición de un conjunto de servicios de gestión documental fomentando su uso descentralizado por parte delos usuarios y los sistemas.

• Implementación de los servicios en un modelo que permite la centralización de la información para su gestióncon políticas corporativas, de acuerdo con los instrumentos archivísticos que desarrolla el Comité de GestiónDocumental.

Cumplimiento de la legislación colombiana y aplicación de estándares internacionales


RESULTADOS… Modelo gestión documental


RESULTADOS… Arquitectura tecnológica propuesta

Los servicios de gestión documental se va a prestar medianteuna arquitectura tecnológica que se fundamenta en:

Implementación de una capa de servicios que aísla a los usuarios yaplicaciones de los sistemas de almacenamiento. Definición de un portafolio de servicios (requerimientos funcionales)

que describe operaciones clave de uso de la gestión documental. Almacenamiento de la documentación corporativa en un repositorio

único.


PLAN DE IMPLEMENTACIÓN …

Se han identificado 24 subproyectos, correspondientes a 4 áreas: Ámbito Organizativo Ámbito de Gestión Documental Ámbito Tecnológico Ámbito de Gestión del Cambio

La ejecución de todos estos proyectos puede comportar un gasto cercano a1.000.000 USD, en un periodo de entre 3 y 4 años.

Se ha identificado un subconjunto de proyectos que constituye el camino críticopara poner en funcionamiento a corto plazo una versión mínima del servicio deGestión Documental.


RUTA CRITICA …

Actuación Recursos Internos Recursos externos

Desarrollo de la capa de servicios ~320 horas (DSIT / OAD)

Definición del esquema de metadatos ~70 horas (OAD / DSIT)

Definición del catálogo de Tipologíasdocumentales

~90 horas (OAD / DSIT)

Definición del Catálogo de formatos dedocumentos electrónicos

~60 horas (OAD / DSIT)

Implantación y Parametrización del SGDEsegún el MGD

~160 horas (OAD / DSIT / Planeación)

Constitución de HelpDesk del Gestordocumental electrónico

1'5 personas dedicación plena

Solución para la integración de losdocumentos electrónicos firmados que lleganal sistema

~100 horas (DSIT / OAD)

LECCIONES APRENDIDAS…



RECOMENDACIONES …

• VISION ESTRATEGICA. Inversión consciente y sostenida (para no perder el esfuerzo, ni el dinero)

• Tiempo escalonado para el desarrollo del programa, mediante proyectos específicos peroarticulados.

• Concepto de capa de integración…

• No es la compra e instalación de una herramienta. La solución no es solo tecnológica.

• Aspectos críticos identificados en la consultoría, implicaciones legales, articulación institucional,cultura propia, gestión del cambio

• Es preciso “quemar” una etapa previa de definiciones y necesidades a nivel corporativo para querealmente la herramienta pueda apoyar en esa visión y necesidad particular.


RECOMENDACIONES …

• Gobierno fuerte: – Comité de gestión documental (estrategia y visión)– Estrategia corporativa (articulación de políticas, procedimientos,

procesos) – Marco jurídico (Aspectos legales, matriz de riesgos, cumplimiento

norma)– Visión tecnología (la solución no es tecnología, pero comprende un

componente tecnológico, articulación de necesidades particulares)

• Revisión previa del “uso” de la gestión documental.


BENEFICIOS ESPERADOS …

Contar con una custodia y conservación de documentos electrónicos centralizada quepermita brindar testimonio y evidenciar ante terceros los hechos cumplidos por el tiempoque la ley y la Universidad demanden.

Independizar los documentos del medio y tiempo de generación, y consideracionestecnológicas en las cuales se desarrolló (versiones, formatos, lenguaje, etc.).

Proveer una plataforma de servicios de documentos electrónicos (evidencias), que permitainteractuar con los procesos donde sean requeridos; como complemento de los datosdisponibles en los sistemas transaccionales

Proveer a la comunidad uniandina un servicio de consulta y acceso de documentoselectrónicos patrimoniales que sirven de apoyo al desarrollo de la academia y lainvestigación

ESPAÑACOLOMBIACHILEECUADORNICARAGUAPERÚREPÚBLICA DOMINICANAURUGUAYVENEZUELA

Gracias por su atención

www.fiocu.org

presentación de powerpoint - fiocu.org · iv encuentro de rectores de cartagena de indias. del 19...

Documents