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Procedimientos ISO que conforman el Sistema
Integral de Gestión Institucional
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Enero 2015
Enero 2015
Contenido
1. Procedimiento de control de documentos;
2. Procedimiento de control de registros;
3. Procedimiento de auditoría interna;
4. Procedimiento de control de producto no conforme;
5. Procedimiento de acciones correctivas y oportunidades de mejora.
Enero 2015
1. Procedimiento de Control de Documentos
Requisito 4.2.3 de la norma ISO 9001:2008, establece las bases para elaborar, mantener y actualizar el soporte documental del Sistema Integral de Gestión Institucional.
1. Aprobar
2. Revisar
3. Actualizar
4. Identificar cambios
5. Identificar versión
6. Disposición
7. Legibles e identificables
Procedimiento documentado que defina los
controles necesarios
para:
Documentos
requeridos por
el Sistema
Integral de
Gestión
Institucional:
Descripción Gráfica del Procedimiento Control de Documentos
Dependencias de la UAEH Dirección de Gestión de la Calidad
Inicio
1. Actualizan los documentos
apegados a las guías técnicas
para elaborar manuales de
organización y procedimientos
e instructivos para descripción
de puestos y lista de
documentos y registros.
2. Envían documentos a la
Dirección de Gestión de la
Calidad
([email protected]), para
su revisión.
3. Revisa los documentos.
4.
¿Documentos
apegados a
guías e
instructivos?
5. Se envían
observaciones a
las
dependencias.
6. Descarga y
archiva el
documento.
A
A
1
No
Si
Dependencias de la UAEH Dirección de Gestión de la
Calidad
Termina
8. Envían el documento a la
Dirección de Tecnologías Web y
Webometría, para su publicación en
el micro-sitio de la dependencia.
7. Notifica a las dependencias
mediante correo electrónico la
aprobación del documento.
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Enero 2015
Enero 2015
2. Procedimiento Control de Registros
Requisito 4.2.4 de la norma ISO 9001:2008, resalta el rigor con que dichos registros deben ser realizados y conservados a fin de que puedan utilizarse como datos de partida para la mejora de la calidad y puedan ponerse a disposición del usuario, cuando así se establezca.
Enero 2015
Desde el punto de vista documental es importante diferenciar entre:
Formato: Documento o plantilla en el que se anotan los datos relacionados con la realización de cualquier tarea del sistema (esqueleto).
Registro: Formato (lleno) que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
Enero 2015
1. Planificación de actividades.
¿Cómo se hace?
¿Dónde anotar
resultados?
Procedimiento
Formato
2. Realización de actividades.
¿Evidencias? Registro
Importancia de los formatos y registros
Procedimiento documentado que defina los
controles necesarios
para:
1. Identificar
2. Conservar
3. Almacenar
4. Proteger y
Recuperar
5. Disponer
6. Retener
Descripción Gráfica del Procedimiento Control de Registros
Dependencias de la UAEH
Inicio
1. Identifican los registros por nombre.
2. Conservan los registros en un lugar disponible para
su consulta por las áreas
5. Disponen de los registros que generan. El acceso
se sujeta a la autorización del titular de la
dependencia.
6. Definen el tiempo de retención de sus registros.
7. Envían sus registros a la
Dirección de Archivo General
para su archivo permanente,
una vez terminado el tiempo de
retención de sus registros.
3. Almacenan los registros
en áreas definidas para
prevenir su daño o
perdida.
4. Protegen y recuperan los registros en papel en el
archivo; y los electrónicos mediante dispositivos de
almacenamiento electrónico.
Termina
Enero 2015
3. Procedimiento de Auditoría Interna
Requisito 8.2.2 de la norma ISO 9001:2008, es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría (conjunto de políticas, procedimientos o requisitos).
Procedimiento documentado que defina los
controles necesarios
para:
1. Definir responsabilidades
2. Requisitos para planificar las
auditorías
3. Requisitos para realizar las auditorías
4. Establecer registros
5. Informar los resultados
Enero 2015
En las auditorías internas se debe considerar lo siguiente:
• Se deben llevar a cabo a intervalos planificados;
• Deben mantenerse registros de las mismas y los resultados;
• La dirección responsable del área que está siendo auditada deben asegurarse de que se realizan las correcciones y acciones correctivas necesarias sin demora injustificada para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas;
• Las actividades de seguimiento deben incluir la verificación de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificación.
Descripción Gráfica de las actividades en que participan las dependencias de la UAEH en el
Procedimiento de Auditoría Interna
Representante de la
Rectoría Auditor Líder Equipo Auditor
Dependencias de la
UAEH
15. Notifican con por lo
menos 5 días hábiles antes
del inicio de la auditoria a la
Dirección de Gestión de la
Calidad, les reasigne otro
día para auditoría, en caso
de que en el día asignado
exista una actividad que
impida la realización de la
auditoría.
14. Reciben la notificación
del plan y programa de
auditoría interna
13. …………………………..
16. …………
Representante
de la Rectoría Auditor Líder
Equipo
Auditor
Dependencias
de la UAEH
22. Proporciona la
información necesaria para
la realización de la
auditoría.
21. Realiza la reunión de
apertura en las
dependencias que les
asignaron auditar, de
acuerdo a la “Orden del
día”.
20. …………………………..
23. …………………………..
Enero 2015
4. Procedimiento control de producto no conforme
Requisito 8.3 de la norma ISO 9001:2008, señala que se debe de tener un procedimiento que indique que hacer y como controlar el producto o servicio que quede fuera de especificación, así como su disposición final.
Cuando se detecta un producto no conforme después de la entrega o cuando ha comenzado su uso se deben tomar las acciones apropiadas.
Mantener registros de las no conformidades y de cualquier acción tomada posteriormente.
Cuando se corrige se debe someter a una nueva verificación.
Tratar los productos no conformes, de la siguiente forma: Realizando acciones para eliminar la no conformidad; Tomando acciones para impedir su uso previsto.
Asegurarse de que el producto que no sea conforme, se: Identifica Controla
Descripción Gráfica del Procedimiento Control del Producto No Conforme
Dependencias de la UAEH
Inicio
1. Identifican la especificación que no se cumplen.
4. Asignan fecha y responsable de la implementación
de la acción correctiva.
7. Realizan la verificación del impacto de las
acciones correctivas.
8. ¿Acción efectiva?
9. Notifican el impacto a la Dirección de Gestión
de la Calidad mediante el “Reporte de
seguimiento y verificación de la efectividad de las
acciones correctivas”.
A
A
Termina
2. Identifican la causa de incumplimiento.
3. Planifican la acción correctiva a implementar.
5. Asignan fecha y responsable de la verificación de la
acción correctiva.
6. Notifican las no conformidades y las acciones a
implementar a la Dirección de Gestión de la Calidad
mediante el “reporte de producto no conforme”.
No
Si
Enero 2015
La identificación del incumplimiento a la especificación puede ser detectado por:
• La misma dependencia;
• Quejas, reclamos o sugerencias del cliente;
• Evaluaciones de satisfacción del cliente;
• Hallazgo de auditoría interna;
• Hallazgo de auditoría externa.
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5. Procedimiento de acciones correctivas y oportunidades de mejora
Requisito 8.5.2 de la norma ISO 9001:2008, son una herramienta básica para la mejora continua de las organizaciones. El objetivo de las acciones correctivas es prevenir que algo vuelva a producirse; el de las oportunidades de mejora es renovar lo que esta haciendo.
Enero 2015
Diferencia entre acción correctiva y corrección:
Acción correctiva: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad (incumplimiento de un requisito) detectada u otra situación no deseable;
Corrección: acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.
Procedimiento documentado que defina los
controles necesarios
para:
1. Revisar las no
conformidades
2. Determinar las causas
3. Adoptar acciones para
que no vuelvan a ocurrir
4. Implementar las acciones
5. Registrar los resultados de las acciones
tomadas
6. Revisar la eficacia de las
acciones tomadas
Descripción Gráfica del Procedimiento de acciones correctivas y oportunidades de mejora
Dependencias de la UAEH
8. Realizan la verificación del impacto de la
acción correctiva.
Inicio
1. Revisan el hallazgo detectado.
4. Planifican la acción correctiva u oportunidad de
mejora a implementar.
6. Asignan fecha y responsable de la verificación
de la acción.
9. ¿Acción efectiva?
7. Notifican la acción correctiva u oportunidad de
mejora a implementar a la Dirección de Gestión
de la Calidad mediante el “Reporte de acciones
correctivas u oportunidades de mejora”.
A
A
2. Determinan que acción (acción correctiva u
oportunidad de mejora) corresponde realizar.
3. Identifican la causa que origina la acción correctiva
u oportunidad de mejora.
5. Asignan fecha y responsable de la implementación
de la acción. 10. Notifican el impacto a la Dirección de Gestión
de la Calidad mediante el “Reporte de
seguimiento y verificación de la efectividad de la
acción correctiva u oportunidad de mejora”.
Termina
Si
No
Enero 2015
¿Quién puede realizar un hallazgo para implementar una acción correctiva u oportunidad de mejora?
• La misma dependencia;
• Quejas, reclamos o sugerencias del cliente;
• Evaluaciones de satisfacción del cliente;
• Hallazgo de auditoría interna;
• Hallazgo de auditoría externa.
Enero 2015
Se puede corregir o mejorar los siguientes aspectos:
• Objetivo del proceso;
• Requisitos legales;
• Entradas;
• Especificaciones de las entradas;
• Salidas;
• Especificaciones de las salidas;
• Manual de organización;
• Manual de procedimientos;
• Descripción de puestos;
• Lista de registros;
• Análisis de datos (Indicadores);
• La identificación de aspectos y evaluación de impactos ambientales;
• Otro no contemplado en esta lista.
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Dirección de Gestión de la Calidad
Tel. 7172000 Ext. 2776