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GESTION ADMINISTRATIVA
EDGAR A. CHACON VALVERDE
JEFE ADMINISTRATIVO
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• GESTIÓN ADMINISTRATIVA es un procesode apoyo o soporte que en conjunto con otrosprocesos, generan valor a la empresa; talescomo Gestión Humana y Sistemas.
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ESTRUCTURA DEL PROCESO
Gerente General
Recepción Archivo MensajeríaServicios Generales
Coordinador Administrativo
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FUNCIONES DEL PROCESO
Gestión Administrativa
Gestión Administrativa
Compras Administrativas
Compras Administrativas
Mantenimientos AdministrativosMantenimientos Administrativos
ViáticosViáticos
Activos FijosActivos Fijos
SeguridadSeguridad
OtrosOtros
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•Fecha de solicitud•Fecha requerido•Firmas•Valores
Solicitud de Compra
•Montos•Requerimientos•Autorizaciones
Aprobación
•Propuesta•Pólizas• Leasing
ContratoPrestación de Servicios
Compras Administrativas
• Tener en cuenta para antes de toda compra, pactar que el convenio de pago es mínimo de 30 días ff. • Toda solicitud de compra permanecerá dentro del proceso 3 días hábiles para su gestión.• Toda necesidad de compra debe ser gestionada con su respectiva solicitud y tramitada por Gestión Administrativa.
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•Presupuesto•Actividades•Fechas programadas
Plan de mantenimiento
Mantenimientos Administrativos
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•Tiquete aéreo•Hotel•Anticipo para viáticos•Aprobaciones
Solicitud
Viáticos
•Cada trabajador tendra bajo su custodia y buen uso los activos fijos asignados por la comprañia•Mantener actualizado el Inventario de Activos Fijos de la Compañia
Administración de activos
Activos Fijos
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•Asignación de clave (apertura y cierre)•Mantenimiento.
G4S TECHNOLOGY COLOMBIA S.A.
Seguridad
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• Interna•EspecializadaMensajería
•Custodia (entradas y salidas)•Creación de proveedores•Eliminación de documentos•Venta reciclaje
Archivo
•Recepción de correspondencia•Organización de la ruta de mensajería•Gestión de llamadas•Papelería y fotocopiadora•Asistencia al Representante Legal
Recepción
Otros
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• Aseo
• Cafetería y refrigerios admon.
• Atenciones al cliente
• Compras
Servicios generales
• Autorizaciones (entradas, transporte, alimentación y audiovisuales)
• Administración de servicios públicos y telefonía celular
• Seguros (sem. y autos)
Otros servicios
Otros
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GRACIAS POR SU ATENCIÓN
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NO
Forma de Pago:
SI
FECHA REQUERIDO
VALOR UNITARIO
Incoterms:
Producto Critico:Pesos Dólares
Nacional:
Proveedor: Nit:
Bien: Servicio:
Internacional:
ÍTEM
$
$TOTAL
SUB-TOTAL
IVA
Teléfono:Contacto:
REFERENCIA DESCRIPCIÓN Y ESPECIFICACIONESUNIDAD DE MEDIDA
Moneda:
Proceso Solicitante:
OBSERVACIONES
Indique si es un producto critico ó no, según la NORMA TÉCNICA DE COMPRAS CRITICAS (���� LA-NT-01)
Nombre:Nombre:
APROBACIÓN GERENCIA GENERAL
Firma
Nombre:
AAAA
SOLICITUD DE COMPRANº _
Sub-Centro de Costos:
Fax:
FECHA DE SOLICITUD
CANT
DDMM
Centro de Costos:
SOLICITADO POR
Firma
APROBADO POR
Firma
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PROPUESTA PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES
CLIENTE: QUIMICOS OMA S.A.
PRESENTADO A: GERENCIA DE GESTION COMERCIAL
OMA S.A.
NOMBRE DEL PROVEEDOR: XXXXXXXXXXXXX
PROFESIÓN: XXXXXXXXXXXXXX
NOMBRE DEL SERVICIO: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
FECHA DE LA PROPUESTA: XXXXXXXXXXXXXX
INFORMACIÓN DEL SERVICIO PRESTADO:
OBJETIVO GENERAL:
Planeación, Diseño, e implementación y seguimiento de la estrategia de Comercial para Quimicos Oma en el 2010 y su proyección en XXXXXXXXXXXXXXX.
OBJETIVO
DESCRIPCION DE
ACTIVIDAD ENTREGABLE FECHA
PERÍODO DEL CONTRATO: XXXXXXXXXXXXXXXX
VALOR DEL CONTRATO: XXXXXXXXXX
FORMA DE PAGO: XXXXXXXXXXXXXXXXX
CORDIALMENTE:
XXXXXXXXXXXXXXXX. C.C XXXXXXX DE XXXXXXXXX