presentación minrel y direcon

SISTEMA DE RENDICIÓN ELECTRÓNICA DE CUENTAS DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y LA DIRECCIÓN GENERAL DE

RELACIONES ECONÓMICAS INTERNACIONALES

COMITÉ DE RENDICIÓN ELECTRÓNICA DE CUENTAS

Artículo 6°, Resolución N° 30, de 2015 de CGR:

La autorización para rendir las cuentas con documentación electrónica o en formato digital deberá solicitarse, por escrito, a la Contraloría General, indicando las razones que motivan tal solicitud y las características del o los sistemas automatizados de información que se pretendan utilizar.

ORIGEN DE LA RENDICIÓN ELECTRÓNICA DE CUENTAS


MINREL: Solicitud de autorización: Oficio DIGAD N° 352, de 2014.

Oficio de respuesta N° 75.289, de 2014, de la CGR, informando que se ha establecido una mesa de trabajo.

DIRECON: Solicitud de autorización: Oficio N° 2.462, de 2014.

Oficio de respuesta N° 75.626, de 2014, de la CGR, informando la conformación de la ya citada mesa de trabajo.

SOLICITUDES DEL MINREL Y LA DIRECON


•  Gran número de misiones y oficinas comerciales con funcionamiento en el extranjero.

•  Facilitar la confección de las rendiciones de cuentas, por medio de registros almacenados de forma cronológica y correlativa, que respaldan los movimientos de fondos en que se incurre.

•  Minimizar el desfase temporal asociado y la recepción de las rendiciones de cuentas desde el exterior.

•  Mejorar la eficiencia y oportunidad de la revisión de la documentación presentada por las unidades operativas.

•  Evitar la sobrecarga por la recepción de expedientes de rendición.

•  Mitigar el extravío de documentos que son enviados desde las unidades operativas.

MOTIVOS DEL MINREL Y LA DIRECON PARA SOLICITAR ACOGERSE A LA RENDICIÓN ELECTRÓNICA DE CUENTAS


•  Período de la rendición.

•  Incorporación de la asignación presupuestaria.

•  Campos mínimos para la identificación de la transacción y sus filtros a nivel sistémico, respecto a la ejecución presupuestaria.

•  Exportación de datos a formato Excel.

REQUERIMIENTOS EXIGIDOS POR LA CGR


•  Se entenderá como Ministro de Fe al jefe de misión u otro funcionario, definido vía resolución de la repartición.

•  Aplicación de Firma Electrónica Simple, FES, para el expediente de rendición.

•  El informe de rendición de cuentas deberá contemplar Firma Electrónica Avanzada, FEA, dado que representa la consolidación de los documentos declarados y aprobados por las misiones y oficinas comerciales.

•  Incorporar un manual del sistema como insumo para el proceso de desarrollo de versiones futuras.

REQUERIMIENTOS EXIGIDOS POR LA CGR


•  Incorporación de Firma Electrónica Avanzada en el informe de rendición, posterior a la aprobación efectuada de las cuentas, en el nivel central de la repartición.

•  Implementación dentro de la notificación del servicio web, de un mensaje de aviso que indique que esta no implica que la Contraloría General haya recepcionado las cuentas, tal como lo indica el inciso tercero del artículo 10 de la anotada resolución.

•  Inclusión en la resolución que autoriza a rendir cuentas con documentación digital y electrónica, de la adopción de medidas que mantengan la vigencia y el buen uso de las Firmas Electrónicas Avanzadas de los funcionarios responsables definidos por las reparticiones.

REQUISITOS ADICIONALES


SISTEMA IMPLEMENTADO POR LA DIRECCIÓN GENERAL DE RELACIONES

ECONÓMICAS INTERNACIONALES


https://srl.direcon.cl/srl/cgrsignin.aspx

PANTALLA DE ACCESO AL PORTAL DE AUDITORÍA


EXPEDIENTE DE RENDICIÓN ELECTRÓNICA DE CUENTAS

Todarendicióndecuentasestarácons0tuida,entreotros,porlosinformesderendición,loscomprobantes de ingreso, egreso y traspaso, y la documentación de respaldo de talesoperaciones,conformealoestablecidoenelar9culo2°,delaresoluciónN°30.

Elexpedientederendicióndecuentasesunaserieordenadadedocumentosqueacreditanlasoperacionesinformadasdemodomensual,segúnlodispuestoenlosar9culos2°,10y20delaresoluciónN°30.

INFORME DE RENDICIÓN DE CUENTAS

COMISIÓN EVALUADORA DE PROCESOS Y APLICATIVOS PARA LA RENDICIÓN ELECTRÓNICA DE CUENTAS

Firmaelectrónicaavanzadadel informede rendicióndecuentas,quepermite iden0ficaralfuncionarioresponsablede larendición,segúnlodescritoen losar9culos5°,11y30,de laresoluciónN°30.

I N F O R M E D E R E N D I C I Ó N Y CERTIFICADO DE CIERRE DE MES

INFORME DE RENDICIÓN DE CUENTAS EN EL NIVEL CENTRAL


FIRMA ELECTRÓNICA AVANZADA DEL IRC EN EL NIVEL CENTRAL


SOPORTE DIGITAL DEL EXPEDIENTE DE RENDICIÓN

Auten0ficacióndeldocumentoderespaldoporelministrodefe,oelfuncionarioautorizadoparaello,alomenos,mediantefirmaelectrónicasimple,deacuerdoaloespecificadoenelar9culo5°,delaresoluciónN°30.

SISTEMA DE NOTIFICACIÓN DE RENDICIONES ELECTRÓNICAS DE CUENTAS


PROCESO DE NOTIFICACIÓN DE RENDICIÓN DE CUENTAS MINREL / DIRECON è CGR

FUNCIONARIODIRECON

FUNCIONARIOMINREL

SERVICIOWEBCGR(RECEPCIÓNYVALIDACIÓNDE

NOTIFICACIONES)CGR

1.  Funcionarios de la DIRECON y del MIREL envían notificaciones de la rendición de cuentas a CGR, a través de una interfaz propietaria.

2.  Servicio Web CGR recepciona las notificaciones.

3.  Sistema de notificaciones CGR gestiona todas aquellas que hayan sido validadas.


PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE RENDICIÓN DE CUENTAS CGR è MINREL / DIRECON

SRL(SISTEMADERENDICIÓNENLÍNEA)DIRECON

SIGFIMII(SISTEMADEGESTIÓNFINANCIERADEMISIONES)

MINREL

FUNCIONARIOPERFILADOCGR

1.  Funcionarios de CGR habilitados ingresan a los sistemas de rendición de cuentas de la DIRECON y el MINREL.

2.  Verifican y validan en línea las notificaciones de cuentas recepcionadas por el servicio web de la CGR.


COMUNICACIÓN DE NOTIFICACIONES DE CUENTAS A CGR


SISTEMA DE NOTIFICACIONES DE CUENTAS A CGR


ESTADO DE LAS FIRMAS EN LAS PLATAFORMAS DISPONIBILIZADAS


•  La implementación de la Firma Electrónica Simple y el enrolamiento de los funcionarios que utilizarán la Firma Electrónica Avanzada, alcanza un 100%.

•  Existen 13 misiones que se encuentran con su proceso de enrolamiento de Firma Electrónica Avanzada de forma completa.

•  Embajadas en: Argentina – Brasil – Colombia – España – Estados Unidos – Italia – Japón – Panamá – Perú – Reino Unido – Tailandia.

•  Consulado General en Miami – Estados Unidos.

•  Misión Permanente de Chile ante las Naciones Unidas – Estados Unidos.

ESTADO ACTUAL PARA OPERAR CON LA FIRMA ELECTRÓNICA AVANZADA EN EL MINREL


•  La Firma Electrónica Simple se encuentra habilitada en el sistema de rendición electrónica de cuentas.

•  Sobre el estado de avance y los plazos estimados para el enrolamiento de los funcionarios que utilizarán la Firma Electrónica Avanzada: La DIRECON comunicó que el piloto contempla 5 oficinas comerciales, las cuales se encuentran con el 100% de los funcionarios habilitados.

•  Oficinas Agrícolas en Brasilia, Seúl y Washington.

•  Departamentos Económicos en Lima y Toronto.

ESTADO ACTUAL PARA OPERAR CON LA FIRMA ELECTRÓNICA AVANZADA EN LA DIRECON


ESTADO DE LA PLATAFORMA TECNOLÓGICA DISPONIBILIZADA POR LA DIRECON


PLATAFORMA TECNOLÓGICA

ASPECTO TECNOLÓGICO DESCRIPCIÓN Nombre del sistema: Portal Auditoría – Revisión de Cuentas.

Versión en operación: 2.0

Antivirus: Sophos Endpoint Security and Control, versión 1.1.12.

Seguridad aplicada a la plataforma: Firewall perimetral local, cifrado SSL - HTTPS.

Proveedor de firma electrónica avanzada: e-Sign de Verisign.

Modalidad de firma electrónica avanzada: Certificados almacenados en contenedor criptográfico HSM .

Servidor donde se encuentra alojado: Microsoft Windows Server 2008 Enterprise SP2.

Protocolo de conexión utilizado: HTTPS.

Tipo de respaldo utilizado y periodicidad:

Full/diario a servidor de almacenamiento conectado en red, de lunes a viernes.

Full/semanal a cinta.


PLATAFORMA TECNOLÓGICA

ASPECTO TECNOLÓGICO DESCRIPCIÓN

Cifrado del aplicativo:

Conexión con seguridad en la capa de transporte v1.2

Encriptación y autenticación vía esquema de cifrado por bloques adoptado como un estándar de cifrado AES-128-GCM

Protocolo de llave anónima para el intercambio de claves por medio del algoritmo Elliptic curve Diffie–Hellman ECDHE-RSA

Proveedor de certificados "GeoTrust SSL CA - G3"

Algoritmo de firma del certificado "PKCS N.° 1 SHA-256 con encriptación RSA"

Lenguaje de desarrollo: GeneXus X ev.1 –.NET

Plataforma de conectividad, enlaces u otros relacionados:

Red de Conectividad del Estado, con firewall perimetral de alta disponibilidad.

Base de Datos utilizada: Microsoft SQL Server 2008 R2. Nivel de disponibilidad: El uptime de la plataforma es de un 99,4%.


CUMPLIMIENTO DE LA RESOLUCIÓN N° 30 DE 2015, DE LA CGR.


La mesa de trabajo de la CGR examinó que los sistemas dieran cumplimiento a la resolución N° 30, de 2015.

CUMPLIMIENTO DE LA RESOLUCIÓN N° 30

ARTÍCULODELARESOLUCIÓNN°30 CUMPLIMIENTORESPECTOALAPLICATIVO

Artículo 2°: Toda rendición de cuentas estará constituida, por los informes de rendición, los comprobantes de ingreso, egreso y traspaso, y la documentación de respaldo de tales operaciones.

Se comprobó la disponibilidad de los documentos relativos al Informe de Rendición de Cuentas, Comprobantes de Ingreso, Comprobantes de Egreso, Comprobantes de Traspaso.

Artículo 6°: La Contraloría debe verificar que las técnicas y medios electrónicos que se pretenden usar sean compatibles con los que ella utiliza.

El sistema se ejecuta en exploradores de licencia libre, además, permite la descarga de reportes en formatos exportables, tales como Excel y PDF para el caso de los certificados.


ASPECTOS SISTÉMICOS VERIFICADOS EN LOS APLICATIVOS DISPUESTOS POR LAS REPARTICIONES

Se certificó el cumplimiento de los siguientes articulados:

Artículo 5°: Los documentos digitalizados deben ser autorizados por el ministro de fe o funcionario autorizado para ello, mediante FES.

El informe de rendición de cuentas debe contar con FEA. Artículo 6°: La Contraloría debe verificar que los sistemas en que se almacenará la documentación electrónica o digital cuente con un nivel de resguardo y seguridad que garantice su autenticidad, integridad y disponibilidad. Artículo 11: La autenticidad e integridad del expediente de rendición de cuentas electrónico debe garantizarse a través de la firma electrónica del responsable de la rendición.


Se certificó el cumplimiento de los siguientes articulados:

Artículo 14: Los documentos de respaldo de los gastos incurridos en el extranjero deben indicar la individualización y domicilio del prestador del servicio o vendedor de los bienes, y la naturaleza, objeto, fecha y monto de la operación, o en su defecto, suplirse o complementarse por un certificado del ministro de fe correspondiente. Artículo 16: Los documentos de respaldo de los gastos incurridos en el extranjero deben acompañarse con una traducción al español.

Artículo 20: Las unidades operativas deben preparar mensualmente una rendición con todas sus operaciones en moneda nacional y extranjera y remitirla a la Sede Central respectiva. Dispuesta dentro de los 15 días hábiles administrativos.

ASPECTOS DE NEGOCIO VERIFICADOS EN LOS APLICATIVOS DISPUESTOS POR LAS REPARTICIONES


BENEFICIOS DE LA RENDICIÓN ELECTRÓNICA DE CUENTAS


•  Disponibilidad en línea de los expedientes de rendición.

•  Optimización en los tiempos y costos en la ejecución de auditorías.

•  Verificación de los funcionarios responsables administrativamente, respecto a la fidelidad de las cuentas informadas.

•  Información detallada en tiempo real para mejorar los procesos de planificación y ejecución de las auditorías.

•  Posibilidad de respaldar las observaciones de auditoría con la documentación electrónica o digital autenticada, en el SICA.

BENEFICIOS DE LA RENDICIÓN ELECTRÓNICA DE CUENTAS PARA LA CGR


•  Disponibilidad de antecedentes en línea.

•  Disminución en los tiempos de atención en los requerimientos de información solicitados por la CGR.

•  Ahorro de costos en almacenaje y transporte de la documentación, desde el extranjero.

•  Estandarización de los reportes de información a CGR.

•  Mantención ordenada y cronológica de los antecedentes e insumos de respaldo de las cuentas, de un modo confiable, entendible y accesible a los usuarios internos y externos.

•  Cumplimiento de la normativa local de algunos países, que obliga a mantener la documentación en las respectivas dependencias.

BENEFICIOS DE LA RENDICIÓN ELECTRÓNICA DE CUENTAS PARA EL MINREL Y LA DIRECON


PROCESO DE RENDICIÓN ELECTRÓNICA DE CUENTAS


El Contralor General otorgó el 25 de abril de 2016, las autorizaciones para la rendir bajo la modalidad indicada, a las reparticiones que se presentan a continuación:

•  Ministerio de Relaciones Exteriores. •  Resolución exenta N° 1.847.

•  Dirección General de Relaciones Económicas Internacionales. •  Resolución exenta N° 1.848.

AUTORIZACIONES PARA RENDIR EN FORMATO DIGITAL Y ELECTRÓNICO LAS CUENTAS


FISCALIZACIÓN 2016 DE LAS REPARTICIONES INVOLUCRADAS


Para el Ministerio de Relaciones Exteriores y la Dirección General de Relaciones Económicas Internacionales, se contemplan auditorías por parte de la División de Auditoría Administrativa, respecto a: •  Tecnologías de información y comunicaciones, a efectuarse por la Unidad de

Auditoría de Sistemas.

•  Rendición de cuentas de organismos en el extranjero, a ejecutarse por el Área de Defensa Nacional y Relaciones Exteriores.

FISCALIZACIÓN DE LAS REPARTICIONES AUTORIZADAS


El Contralor General determinó la necesidad de formalizar el Comité de Rendición Electrónica de Cuentas, a través de la resolución exenta N° 2.101 del 10 de mayo de 2016, con la finalidad de: 1.  Atender las solicitudes de autorización para rendir cuentas. 2.  Verificar la compatibilidad de técnicas y medios electrónicos empleados por

el solicitante. 3.  Corroborar que los sistemas cuenten con el nivel de resguardo y seguridad. 4.  Establecer requerimientos mínimos necesarios. 5.  Proponer la pertinencia de otorgar la autorización. 6.  Diseñar y disponer para las reparticiones y servicios que deseen rendir

electrónicamente sus cuentas, un sistema informático.

FORMALIZACIÓN DEL COMITÉ REC


En el art. 2° de las resoluciones Nos. 1.847 y 1.848 que autorizaron la REC en favor del MINREL y la DIRECON, se establecieron requerimientos mínimos, tales como: 1.  Adoptar las medidas para mantener la vigencia y el buen uso de la FEA,

respecto de los informes mensuales de rendición. 2.  Adoptar las medidas para mantener la disponibilidad del sistema. 3.  Informar a la CGR sobre toda modificación a la nomenclatura utilizada en el

servicio web CGR, con una anticipación de 5 días. 4.  La autorización no impide que la CGR solicite poner a su disposición la

representación impresa de los documentos electrónicos, debidamente autentificada.

REQUERIMIENTOS MÍNIMOS DE LAS AUTORIZACIONES


A la fecha, están pendientes de autorización otras tres solicitudes presentadas por los siguientes servicios, las que están siendo analizadas y validadas por el Comité de Rendición Electrónica de Cuentas: 1.  Oficio N° 1.363/15, del Servicio de Salud Bío-Bío (transferencias a las

municipalidades), atendida por oficio N° 57.536/15 de la CGR.

2.  Oficio N° 13.485/15, de la Subsecretaría del Interior (transferencia a la Junta Nacional de Cuerpo de Bomberos de Chile y a los cuerpos de bomberos), atendida por oficio N° 59.917/15 de la CGR.

3.  Oficio N° 1.955/15, del Servicio de Salud Metropolitano Norte, atendida por oficio N° 24.509/16 de la CGR.

SOLICITUDES DE AUTORIZACIÓN PENDIENTES


Marcos Peña Calderón

Fiscalizador Área Salud DAA

Manuel Muñoz Cid Abogado Comité Finanzas DJU

Jean Paul Thibaut Verdugo

Jefe Unidad de Auditoría de Sistemas DAA


presentación minrel y direcon

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