Gestión de Proyectos TIC´s

FasesRiesgo Implicaciones

GESTIÓN DE PROYECTOS

Proyecto TIC

Fases

Acciones a desarrollar

Personas Involucradas

Responsables de su

ejecución

Tiempos estimados

Sieber (2006)

Proyectos TIC

Distintas metodologías y herramientas de

gestión de Proyectos

Facilitar las tareas de

definición de los objetivos como el Alcance del

proyecto

Coordinación y seguimiento

Logro de Resultados previstos

La identificación de desviaciones

La incorporación de medidas

correctivas para asegurarlos

FASES DE UN PROYECTO TIC

Fase 1

• Inicio y definición de un proyecto TIC

Fase 2

• Desarrollo del Proyecto

Fase 3

• Implantación, puesta en marcha y utilización por los usuarios

Fase 4

• Operación y Mantenimiento de la solución desarrollada

Todo proyecto TIC debe tener un patrocinador y son diversos Los motivos que pueden llevar a un individuo dentro de la organización a plantear la posibilidad de patrocinarlo.

FASE 1

Usuario quien detecte la

necesidad de un nuevo sistema.

Inicio de un proyecto como

consecuencia de un problema en el sistema actual que puede ser grave en

un futuro

En la mayoría de los casos suele ser

el director o un responsable fuera

del dpto. TIC quien detecta el

problema y analiza si se puede llevar o

no un proyecto

Es al inicio del proyecto cuando…

Se especifica el alcance de la necesidad de:

Modificar o mejorar un sistema actual

Desarrollar uno nuevo

Adquirir una solución estándar de

mercado(ERP, SCM, etc)

Para todo proyecto TIC¿ Cuales son las pautas bajo las cuales deberá funcionar el nuevo sistema?

¿ Qué tipos de información requerirá?

Resultados esperados

¿ Quienes se encargarán de la toma para llevar a cabo el proyecto?

Adicionalmente…

Identificar y evaluar los posibles cambios organizativos y de procesos de gestión internos y asociados al nuevo proyecto.

Planificar su adaptación de forma consistente con la ejecución y desarrollo del mismo

Fase de Desarrollo de Proyectos

Desarrollo del Proyecto

Creación

Adquisición Hardware y Software

Configuración

Enfoques de DesarrolloCiclo de vida

Prototipaje

Desarrollo Conjunto

Paquetes de Aplicación

Ciclo de Vida

Análisis Diseño Programación Instalación

Análisis del Sistema

Análisis

Viabilidad Económica

Costos de: Personal, capital,

mantenimiento, Soporte, etc.

Criterios Técnicos

Viabilidad Organizacional

Diseño del SistemaFiabilidad

Rendimiento

Escalabilidad

Seguridad

Marca

Diseño del Sistema• Fase Conjunta

Diagnóstico

• Diseñador• UsuarioConceptualización

• TécniosRequerimientos

• Evaluación de alternativasSelección

Criterios de Selección

Instalación del Sistema

Conversión en paralelo

Conversión Piloto

Conversión Modular (Fases)

Consideraciones sobre el desarrollo de proyectos de Tics mediante el ciclo de vida tradicional

Numerosos casos de fallos que no satisfacen las necesidades de usuarios finales, o se completan con desfases presupuestarios exorbitantes

Se pierde el sentido de aplicar una metodología, que después de recolectar la información sobre las necesidades, se encierra en la trastienda, y reaparece luego de un largo tiempo con un producto que se supone satisface las necesidades especificadas de antemano

Es muy difícil para el usuario final saber exactamente que es lo que va a necesitar del sistema, una vez este en explotación. Se tiende a sobre-especificar sus requerimientos, “por si acaso”, ya que saben de la dificultad de agregarlas una vez que ha pasado a los programadores. Esto no es suficiente en muchos casos, ya que al tener el sistema funcionando y empieza a ser explotado, los usuarios finales tienen mejores ideas de cómo debería ser el sistema

Consideraciones sobre el desarrollo de proyectos de Tics mediante el ciclo de vida tradicional

Desarrollo mediante prototipaje

Parte de la creación de un primer sistema simplificado (prototipo) al cual se le determinaran en mas detalle, lo requisitos para la construcción del sistema real.

Construcción Prototipo inicial

Evaluar el prototipo

decidir

abandonar

Prototipaje exitoso

revisar prototipo

Pasar al ciclo de vida tradicional

Completar el sistema a partir

del prototipo

Consideraciones sobre el desarrollo de proyectos de Tics mediante el ciclo de vida tradicional

Desarrollo conjunto

Refieree a la fase de recogida de características deseadas del sistema o producto de TIC. Pretende aligerar la recopilación de requisitos de usuarios finales a la hora de iniciar el análisis del mismo.

Reuniones individuales e independientes con usuarios lideres para recogida de requisitos

Los analistas compilan toda la información y presentan una propuesta a los usuarios, quienes normalmente no están de acuerdo, y debe iniciarse un proceso iterativo para llegar a un acuerdo sobre las funcionalidades a implantar.

Consideraciones sobre el desarrollo de proyectos de Tics mediante el ciclo de vida tradicional

Desarrollo conjunto

La metodología requiere de un moderador o principal tomador de decisiones que controle la reunión.

A pesar de ser una solución bastante útil y acertada, la realidad no permite llevarla a cabo en muchas organizaciones, debido a la dificultad de reunir a todos los usuarios que deben participar en el análisis y diseño de un sistema de información simultáneamente en el mismo lugar.

Consideraciones sobre el desarrollo de proyectos de Tics mediante el ciclo de vida tradicional

Desarrollo mediante la implantación de paquetes

La selección de paquetes de mercado, su implantación, con las consideraciones y requisitos:

Alineación de procesos del negocio y las funcionalidades del ERP

Participación de los directivos

Escoger el equipo apropiado

Selección y gestión de los consultores

Disponer de una metodología clara de implantación

Involucración y formación de usuarios desde el inicio

Mejora continua y mantenimiento de la funcionalidad

Consideraciones sobre el desarrollo de proyectos de Tics mediante el ciclo de vida tradicional

La implantación no obvia la fase de recogida de necesidades, aunque en cierta medida viene mediatizada por la existencia de una determinada solución en partes de la empresa

Desarrollo mediante la implantación de paquetes

FASE 3

IMPLANTACIÓN PUESTA EN MARCHA Y UTILIZACIÒN POR LOS USUARIOS

Proceso de Interacción con los usuarios finales para una implantación exitosa

Detección de oportunidades de mejora en los procesos de negocio a formatizar

Definición de requisitos redquisitos

Documentos y rediseño de los procesos de negocios afectados

Diseño de elementos externos al propio sistema

Validación de la ergonomía, la funcionalidad y la usabilidad

Validación de maquetas y prototipos

Redacción de normativas y manuales de usuario

Elaboración, validación del material para la formación e información

Formación a formadores

Comunicación y venta del nuevo sistema, mediante reuniones presenciales y con instrumentos de apoyo para la capacitaciòn

Elaboración y validación del material de divulgación

Validación del plan de puesta en marcha

Sugerencias post-implantación

Estudios de satisfacción

Fase 4. Operación y mantenimiento de la solución desarrolla.

La fase 4, representa la puesta en marcha del nuevo sistema; se debe

garantizar la adecuación del mismo a las necesidades del negocio y

del mercado (mantenimiento evolutivo) y además la disponibilidad y

la calidad del sistema resolviendo los problemas detectados durante su

ejecución (mantenimiento Correctivo), pero lo que realmente

garantizará la eficiencia del sistema es el diseño de políticas de control

de calidad, específicas y rigurosas, desde el inicio del proyecto

El concepto de riesgo de un proyecto.

Todo proyecto se basa en proyecciones de escenarios. Al no tener

certeza sobre los flujos futuros que ocasionará cada inversión, se

estará en una situación de riesgo o incertidumbre.

El riesgo de fracaso del proyecto debe minimizarse desde el momento

de la planificación, es decir detectar e intervenir el problema con

anticipación antes de que éste sea irresoluble. Sin embargo la

mayoría de los estudios de variabilidad que se realizan antes de

comenzar un proyecto raramente contienen documentación acerca de

los posibles riesgos derivados, por ejemplo, de los retrasos en las

entregas, errores técnicos o el fracaso en general

Ignorar los riesgos en un proyecto trae como consecuencia:

Problemas con los beneficios anticipados debido a dificultades

durante la implantación.

Costes de implantación más elevados de lo esperado.

Plazos de entrega más largos de los previsto.

Sistemas con rendimientos menor a lo esperado.

Incompatibilidad del sistema con el software y hardware previstos.

Dimensiones que influyen en el riesgo:

1. Tamaño del proyecto

2. Experiencia con la tecnología.

3. Estructura de los procesos a informatizar

Dimensiones que influyen en el riesgo.

Tamaño del Proyecto:

Cuanto mayor sea la dimensión del proyecto en términos monetarios, número de

colaboradores, tiempo necesario y número de departamentos que afecta, mayor será el

riesgo.

Experiencia con la tecnología:

Se deben evaluar dos colectivos el técnicos y los usuarios. El riesgo de problemas

técnicos aumenta en cuanto sea menor el conocimiento del Software y hardware de los

sistemas operativos, de las bases de datos y del lenguaje utilizado por parte del equipo.

Estructura de los procesos a informatizar

Son menores los riesgos en aquellos proyectos en los que las tareas están estructuradas

desde el inicio y no permiten excesivos cambios ,que aquellos que si permiten

modificaciones durante la realización

Elevada estructuraBaja estructura

Riesgo medio (muy susceptiblea una mala dirección del proyecto)

Riesgo bajo (muy susceptiblea una mala dirección del proyecto)

Reiesgo muy elevado

Riesgo elevado

Baja tecnología

Riesgo bajo

Riesgo muy bajo

Riesgo medio

Riesgo medio bajo

Alta tecnología

Proyecto grande

Proyecto pequeño

Proyecto grande

Proyecto pequeño

Tabla de riesgos

Nivel de la Tarea

Requerimientos de Conocimientos

de Tecnología

Habilidades de Liderazgo

Habilidades de Gestión

Compleja

Características del Responsable

LIDER

Sist. Genéricos de

G.P.

Herramientas Disponibles

Control de Tiempo

Factores de Riesgo

Recursos Utilizados

Caract. Diferencial de

los Proy.

Responsabilidades del Lider

Control de Gastos

Control de Tiempo

Control de Personal

Grandes “Metidas de Pata” de la Gestión de Proyectos

No Tratamos el Problema Correcto

Todo proyecto entraña la necesidad de resolver un problema

La misión no está articulada de forma realista

No se comprende claramente la dimensión de la crisis porque cada grupo tiene su propia visión de la misma

Diseñamos lo que no era

Suele ocurrir que los equipos de trabajo se apresuran para luego descubrir que ciertos detalles se han hecho de forma errónea o se han omitido por completo

El proyecto no estaba delineado correctamente en todas sus dimensiones

No se ha dejado participar al cliente como es debido

Se ha perdido algún eslabón al transformar los requisitos en diseño

Utilizamos la Tecnología Equivocada

La elección de un tipo de tecnología u otra depende del entorno en que la empresa se desenvuelve.

La tecnología no cubra las necesidades funcionales de la empresa

Elegir la tecnología adecuada y que el personal que debe manejarla carezca de las aptitudes necesarias

La tecnología no pueda hacer frente al creciente volumen de negocios

El Equipo no Congeniaba

Un equipo de trabajo bien estructurado es aquel en el que cada miembro comprende su papel en la ejecución del proyecto y lo desempeña de forma adecuada.

La organización del proyecto no es clara y los papeles no están bien trazados

Cuando se producen diatribas entre sus miembros y se culpan en público de los errores

No involucramos a la Gente Adecuada

Alguna persona que, al no ser incluida en el proyecto, ha provocado la ruina del mismo o, al menos, ha conseguido ralentizarlo.

No se ha involucrado a la gente adecuada cuando no existe una definición clara de quién es el cliente.

Cuando no se ha identificado a aquellos que pueden catapultar el proyecto hacia el éxito o el fracaso

No comunicamos adecuadamente

Elaborar y ejecutar un plan de comunicaciones sólido va a resultar determinante para que el proyecto alcance buenos resultados

El no definir con claridad al público objetivo o no circunscribirse a él adecuadamente.

Los indicios de que algo no marcha bien son las preguntas que el público objetivo hace sobre cuestiones que ya han sido explicadas.

Otros Errores Importantes

Intentamos hacer demasiado

No teníamos un Plan B

No prestamos atención a los riesgos del proyecto

El proyecto costó mucho más de lo que se esperaba

Muchas Gracias…!