Anatoma de una Presentacin U.A.G.R.M

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Presentaciones que

Demandan Atencin

Define los objetivos

Definir objetivos es un primer paso obvio. Pero, a menudo no es hecho

o es hecho de una pobre manera. Parte del problema es que las

tareas son dadas sin mucha explicacin sobre qu es lo que se espera

de la presentacin.

Una vez que sabes exactamente acerca de qu debe ser tu charla, el

siguiente paso es el asegurarte que los puntos clave estn cubiertos.

Luego, distinguir el material esencial del perifrico, para dar a la

presentacin un sentido de prioridades.

Otro problema al definir los objetivos es que los presentadores

usualmente restringen su pensamiento a lo qu debera de

presentarse. No consideran el cmo debera presentarse. El como

concierne al aspecto motivacional de la charla.

A menudo una presentacin tiene ms de un solo objetivo. Entonces,

el simplemente listarlos y lidiar con cada uno de estos de la misma

manera no es una manera efectiva de prepararte para la charla. Es

necesario saber cules objetivos son los ms importantes para darles

un nfasis apropiado. Si no existen prioridades obvias, los temas

deben ser tomados sobre la base entretenimiento o la lgica.

Conoce a tu audiencia

Muchas personas del ambiente tcnico fallan en esta parte porque

acumulan, organizan y transmiten informacin pensando que ellos son

la audiencia.

El primer tema a ser encarado cuando se analiza a la audiencia es el

nivel de experticia representado.

Tendrs xito solamente si te comunicas a un nivel en el que tus

oyentes sean capaces de entenderte.

Una forma de satisfacer a los especialistas tcnicos cuando tu

audiencia es mixta, es de ofrecer reportes u otros folletos a aquellos

que quieran detalles tcnicos. Por ejemplo, despus de describir los

beneficios tcnicos y de operacin de cierto diseo de producto,

puedes hacer el comentario que las hojas de datos y anlisis

matemticos que prueban que el diseo es superior a las alternativas

estn disponibles para el que quiera solicitarlo.

Si es que tu presentacin es a tomadores de decisin opuesta a

personal de menor nivel, la presentacin debe lidiar con los conceptos

y trminos que harn que la evaluacin sea fcil. Esto no significa que

debes saltar la informacin pertinente, problemas y argumentos. Sin

embargo, cuando sea apropiado, subraya las consecuencias de los

puntos que estas exponiendo a las personas que toman decisiones.

Planificacin para lograr un mximo impacto

La tarea aqu es la de colocar tu conocimiento sobre los objetivos y los

participantes a crear los mecanismos y la configuracin de la

presentacin.

ESQUEMA: Muchos presentadores creen que tienen tal nivel de

comprensin sobre su tema que pueden improvisar en lugar de

planear lo que dicen.

Un buen esquema sirve para muchos propsitos tiles. Primero, sirve

como una gua para mantenerte centrado en el camino durante toda la

presentacin. Lo que digas tendr direccin y propsito. Adems que

te fuerza a tener una estructura lgica de la presentacin. Esto

significa, asegurarse de tener una introduccin, un cuerpo y una

conclusin.

Con un esquema te fuerzas a informar y explicar de una forma que

resultar en un mximo entendimiento e inters.

Asegrate de incorporar ejemplos pertinentes a los puntos ms

importantes que intentas hacer en tu esquema. Esta prctica es

importante en cualquier presentacin, pero es una necesidad en una

charla tcnica. Sin ejemplos, los conceptos y argumentos difciles de

entender es probable que no sean retenidos por la audiencia. Para ser

efectivo, los ejemplos deben ser relevantes a los trabajos y

conocimiento de las personas que conforman la audiencia.

ILUSTRACIONES: Nada puede confundir una audiencia ms, que hablar

sobre asuntos tcnicos sin la ayuda de ilustraciones, especialmente

aquellos principios y sistemas complejos que estn envueltos. Dejar la

audiencia que vea lo que ests queriendo decir, es la mejor forma de

facilitar el entendimiento.

Para ser efectivas, las ilustraciones deben ser grandes, coloridas y

suficientemente numerosas para capturar y mantener la atencin de la

audiencia. Adems, solo la informacin pertinente debe ser incluida.

Los miembros de la audiencia no deben leer mucho para entender lo

que se est mostrando. Adicionalmente, el material de lectura debe

ser presentado en un tamao suficiente para ser visto y entendido por

cualquiera que est dentro de la habitacin.

FACILIDADES: El saln adecuado es aquel que no es ni muy grande o

muy pequeo para el nmero de personas que asistirn.

Luego de que el saln sea elegido, haz los arreglos para tener los

equipos y suministros adecuados en el saln. Los tems ms comunes

incluyen un proyector, un pizarrn con suficientes marcadores en

variedad de colores, entre otros.

Permanece en control

Si tu preparacin ha sido completa y rigurosa, ests encaminado al

xito de tu presentacin. Pero la mejor preparacin ser en vano si no

controlas el siguiente proceder:

PARTICIPACIN DE LA AUDIENCIA: Nada es menos estimulante que

tener que sentarse durante una presentacin demasiado larga. Luego

de 45 minutos, la atencin de la personas comienza a desfallecer. Si

tu presentacin excede ese tiempo, una forma de recapturar la

atencin es el de pedir a la audiencia que participe. Esto puede

significar hacer preguntas a la audiencia o dejando que alguien de la

misma te haga preguntas. Al permitir las preguntas, mantienes el

inters. Adems, ganas retroalimentacin que te dir si has ganado o

perdido contacto con la audiencia.

Muchos presentadores no piden que la audiencia haga preguntas

debido a al miedo de que alguien haga una pregunta que no puedan

responder. Pero este miedo es menor comparado con perder la

atencin de la audiencia. Si no puedes responder una pregunta,

simplemente admtelo y djale saber a la persona que hizo la pregunta

que encontrars la respuesta y se la hars conocer en un tiempo que

debes especificar.

GESTICULACIN: Usar demasiados gestos es otra forma en la que los

presentadores pierden el control. La lista de tales gestos es

interminable, pero incluye comnmente el pasearse demasiado

alrededor del podio, usar un apuntador como una espada, jugar con

los lentes u otros tems personales y hablar hacia la pizarra.

Una forma de controlarlos es el practicar la presentacin con

antelacin. La prctica permite identificar tus fallas antes de dar la

presentacin. Otra forma, es la de dirigir tu nerviosismo hacia la

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presentacin, pero, en forma de entusiasmo. Ser animado en una

forma medida y constructiva dejar pocas oportunidades o energa

para el comportamiento distrayente.

Usar un pobre contacto visual tambin dificultar una presentacin. No

entierres tu cabeza en tus notas o mires a algo que est detrs de la

habitacin. Furzate a ti mismo a mirar a la audiencia y enfcate en

personas particulares aqu y all. Esto le dice a los miembros de la

audiencia que ests interesado en ellos y ayudar a establecer una

rpida conexin con ellos.

CIERRE DE LA PRESENTACIN: Quizs el punto durante la

presentacin donde sea ms probable que se pierda el control de la

presentacin es el cierre. La mayora de las presentaciones no tienen

un cierre real; el presentador por lo general solo deja de hablar.

Ejecutado de forma correcta, el cierre enfoca la atencin sobre lo

esencial y genera expectacin sobre lo que has dicho.

Un resumen es muy importante debido Resume los puntos principales:

a que los puntos principales pueden ser fcilmente perdidos en un

laberinto de detalles tcnicos. Al recapturar la atencin de la audiencia

hacia lo esencial, les provees una ltima perspectiva de los puntos

principales. Una buena conclusin ayudar a los oyentes a limar los

detalles.

Pide preguntas y comentarios: Esto anima a la retroalimentacin de

parte de la audiencia para determina si has logrado comunicar los

puntos principales que deseabas y permite clarificar los puntos de tu

presentacin que hayan quedado confusos. Adems, al hacer

preguntas, le estas diciendo a los miembros de la audiencia que ests

interesado en lo que ellos tengan para decir.

Preprate para el debate: Uno de los mayores errores que los

presentadores hacen es el de desaparecer luego de dar una

presentacin. En lugar de eso, debes quedarte hasta despus de la

parte formal de la presentacin para permitir que las personas se

acerquen y te hablen. Esta prctica muestra tu inters en el tema y en

el entendimiento de la audiencia. Adems te brinda la

retroalimentacin ms sincera sobre que tan bien lo hiciste. Las

lecciones aprendidas en esta parte informal puedan ser incorporadas

en tus prximas presentaciones.

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