Gevinstrealisering –med IKT-prosjekter

Erfaringer og utfordringer ved omlegging fra tradisjonell til full elektronisk saksbehandling i utlendingsforvaltningen.

Arne Rolland, UDI

Erfarings- og verdigrunnlag

2

EFFEKT lager ikke gevinster, men verktøy!

IKT-verktøy kjennetegnes ved at fag, system og virksomhet smelter sammen til en helhet.

Nye verktøy endrer aldri på grunnleggende roller og ansvarsforhold i en virksomhet.

Gevinster er forventninger, ikke objektive realiteter!

550

=110

189417

Leveranser og bruksområder

Elektronisk dokumentarkivSøknad på nettElektronisk samhandlingEffektive arbeidsprosesserLedelse og styringVis/Biometri

EE

Organisasjon og ledelse

Ledelse Dir UDI

Ø HREF FSK

CQ

ASA OPA RMA

IKT-verktøy kjennetegnes ved at fag, system og virksomhet smelter sammen til en helhet.

Nye verktøy endrer aldri på grunnleggende roller og ansvarsforhold i en virksomhet.

«Aldri mer Tress90» !

Prosjektstyring – godt gjennomarbeidet styringsmodell, bl.a. basert på KS1 og KS2

Forvaltningsorganisasjon i sterk utvikling, med stor vekt formalisering og systematikk

Prinsipiell forskjell mellom det å lage og det å bruke IKT-verktøy

Relasjonen til brukerne og publikum – en utfordring som ikke kan løses kun med systemer og verktøy (Systematikk må balanseres med samhandling)

Den kostbare styringen ? selvforsterkende kontrollregimer (staber, spesialister, instrumentering)

Gevinst- og forbedringsarbeidfor EFFEKT i utlendingsforvaltningen

5

EFFEKT lager ikke gevinster, men verktøy!

Gevinster er forventninger, ikke objektive realiteter!

Fokuser på mulighetsrom og gevinstforpliktelse - unngå for detaljert oppfølging

Forbered EFFEKT, gjennom egne forbedringer !

EFFEKT-mål - veiledende og inspirerende, men ikke styrende (?)

Integrer gevinstoppfølgingen i den ordinære planprosessen – lokale for forbedringsplaner (GFU)

Gevinstoppfølgingen gjennom et tredelt styringsregime: Forpliktelsen, Gevinstregnskap/resultatoppfølging og virksomhetsbasert forbedrings-arbeid (GFU)

Det instrumentelle mistaket- Hans Skjervheim, 1926-99

• Behandler mennesker og virksomheter som ting

• Oppfatter sosiale prosesser som forutsigbare og kontrollerbare

• Bygger på mål/middel tenkning, der kunnskap fungerer som instrument, bygget på rasjonelle årsaksmodeller

• Forstår ikke den meningsutveksling som utspiller seg i praktiske handlingsfelt - i samspill mellom likeverdige parter med gjensidig respekt og tillit til hverandre.