presentatie bao discimus 2019-2020 · 2-)9; vfkrromddu 0hhuolqjhq phw hhq : +: ri -: w\sh ri lq khw...

$: presentatie BaO Discimus 2019-2020 · 2-)9; vfkrromddu 0hhuolqjhq phw hhq : +: ri -: w\sh ri lq khw jhzrrq rqghuzlmv glh lq ehsddog vfkrromddu qrrg kheehq ddq rqghuvwhxqlqj 7fkrro$
10/11/2019

1

Discimus en registratie leerlinggegevens

Opleiding schoolsecretariaten 2019-2020

Programma

Algemene informatieLeerlingenzendingenDiscimusAchter de schermenContactgegevens

│2

10/11/2019

2

Algemene informatie

• Geen praktische demonstratie van de werking van uw schooladministratiepakket.

Alles wat voorkomt in deze presentatie moetmogelijk zijn via uw schooladministratiepakket.

Algemene informatie

4

10/11/2019

3

Werkzaamheden AGODI

Vastleggen schoolstructuur

Verzamelen leerlingen-gegevens

Controle leerlingen-gegevens

Berekening omkadering/

werkingsmiddelen

Verzamelen gegevens personeel

Betaling wedden

Controle aanwending

5

Leerlingenzendingen

10/11/2019

4

Concurrentieel vervoer

7

WIE?Scholen in Vlaams-Brabant, in

het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en in een aantal

andere gemeenten

WAAROM?Financieringswet

WELKE LEERLINGEN?

Die regelmatig en georganiseerd opgehaald worden vanuit het Waals

Gewest

8

10/11/2019

5

WANNEER?Bezorgen voor 1 maart

HOE? Formulier op Mijn Onderwijs

WEETJE853 scholen krijgen dit formulier

9

Omzendbrief “Zending van leerlingengegevens in het basisonderwijs” BaO/2008/03 van 29/08/2008

Overzicht, contactgegevens, info in bijlagen…

Reglementering

10

10/11/2019

6

Discimus

Inleiding

10/11/2019

7

Samenwerken om op een vlotte manier correcte leerlingengegevens uit te wisselen met AGODI

Doelstelling

13

Berekenen van omkadering en toelagenLeerplichtcontrole en opvolging kleuterparticipatieUitwisseling van gegevens met verschillende partners:

Groeipakket, CLB’s, AGIOn, Leer- en Ervaringsdatabank, Inburgering…

Cijfergegevens voor beleidsondersteuning, statistieken, doorgeven aan Onderwijskoepels en GO!, andere instanties …

Kwaliteit is afhankelijk van de gegevens die bezorgd worden door de scholen

Gebruik van leerlingengegevens door AGODI

14

10/11/2019

8

MAG

DA

15

Groeipakket

Alle kleuter-, lagere en basisscholen voor gewoon en buitengewoon onderwijs

Alle scholen voor gewoon en buitengewoon secundair onderwijs

Centra voor Deeltijds Onderwijs (CDO’s)

Syntra Vlaanderen

Internaten

DKO

Uitzondering: enkele ziekenhuisscholen

Deelnemers

16

10/11/2019

9

AGODIDatabank met toegangspoortenVerstuurt en ontvangt gegevens

SoftwareleveranciersAansluiten schooladministratiepakket op toegangspoortenGebruiksvriendelijke toegang tot databank

SchooladministratieOnmiddellijk registreren in schooladministratiepakket

Partners in succes

17

School voert informatie in het schooladministratiepakket inInformatie die nodig is, vloeit meteen door naar de centrale databank van AGODIMeteen antwoord of de verwerking geslaagd is

Vergeet niet om regelmatig naar de foutmeldingen te kijken

Mogelijkheid om gegevens uit te wisselen op het moment dat de school het vraagt

Werking Discimus

18

10/11/2019

10

Overzicht over uitgewisselde leerlingengegevens via Discimus op Mijn Onderwijs

Na verificatieMogelijkheid om zelf op te vragen via Mijn Onderwijs op eender welk moment

Overzicht over uitgewisselde studiebewijzen via Discimus op Mijn Onderwijs

Mogelijkheid om zelf op te vragen via Mijn Onderwijs

Enkel zichtbaar in Mijn onderwijs als je de rechten CONFIDENTIEEL hebt bij thema leerlingen.

Mijn Onderwijs

19

20

10/11/2019

11

21

22

10/11/2019

12

Schooladministratiepakket

Meerdere schooladministratiepakketten mogelijk

Doorgeven welk pakket welke gegevens mag uitwisselen via ‘BAO/BKL Algemene gegevens’

Wijzigingen melden aan helpdesk Discimus, anders foutmelding

20029 - Geen goedkeuring voor dit schooladministratiepakket om dit soort gegevens te

registreren voor deze school. Neem contact op met uw schoolbeheerteam bij AGODI.”

24

10/11/2019

13

25

In- en uitschrijvingen

10/11/2019

14

Registratie binnen de 7 kalenderdagen en uiterlijk op de eerste dag van lesbijwoning

Vallen onder de 7 kalenderdagen:Elke inschrijving van leerling in het lopend schooljaarInschrijvingen met het oog op volgend schooljaar


27

OEFENINGEN

inschrijving: 15/05/2019begindatum: 14/09/2019

Datum uiterlijke registratie?

inschrijving: 14/09/2019 (kleuter)begindatum: 20/04/2020



28

10/11/2019

15




Datum uiterlijke registratie ?


29

Inschrijvingen

Geregistreerd persoon

- Stamnummer- Identificatiegegevens

- Adres

Inschrijving

- Inschrijvingsdatum- Begindatum

Inschrijving in Administratieve groep

(INSADM)

- Begindatum- Einddatum- Specifieke

inschrijvingsgegevens


(INSADM)




(INSADM)




(INSADM)


inschrijvingsgegevens30

10/11/2019

16

Inschrijvingen

Geregistreerd persoon

- Stamnummer- Identificatiegegevens

- Adres

Inschrijving

- Inschrijvingsdatum- Begindatum


(INSADM)




(INSADM)




(INSADM)




(INSADM)



- 8 mei 2016- 1 september 2016

1-09-2016 31-08-2017, 1e leerjaar

1-09-2017 10-09-2017, 2e leerjaar

11-09-2017 31-08-2018, 1e leerjaar

1-09-2018 31-08-2019, 2e leerjaar

31

InstellingsnummerStamnummerIdentificatienummerGeboortedatumGeslachtFamilienaamEerste voornaamStraat woonplaats

HuisnummerBusnummerPostcode woonplaatsLand woonplaatsNationaliteit


32

10/11/2019

17

Identificatienummer (INSZ)Rijksregisternummer

yy mm dd xxx xx3de laatste cijfer geeft geslacht weer

Even = meisjeOneven = jongen

BisnummerZelfde vorm, maar maand wordt vermeerderd met 20 of 40


33

Identificatienummerterug te vinden op achterzijde Kids-ID, op ISI+-kaart of de achterzijde van het e-ID


34

10/11/2019

18

Probeer steeds een identificatienummer te bemachtigen om fouten te vermijden.

Wat als je een leerling zonder identificatienummer doorstuurt

Controleer de correctheid van de naam, voornaam, geslacht, geboortedatum, nationaliteitAGODI gaat eerst zoeken in eigen databankVervolgens manueel opzoeken in rijksregisterWanneer niet gevonden –> wordt er een bisnummer aangemaaktU importeert het identificatienummer via uw schooladministratiepakket


35

Juiste persoonsgegevens en INSZ-nummer belangrijk voorLeerplichtcontroleKleuterparticipatieSchooltoeslag (groeipakket)Koppeling loopbaanKoppeling CLB-gegevensStudiebewijs en koppeling Leer- en ErvaringsdatabankKind en Gezin…


36

10/11/2019

19

Stamnummer wordt automatisch toegekendNiet manueel wijzigen, anders foutmeldingen in DiscimusBij herinschrijving krijgt de leerling zijn oorspronkelijk stamnummer terug


37

Veld “inschrijvingsdatum”Datum van ondertekening van het pedagogisch project en schoolreglement; niet het moment waarop u als school de inschrijving registreert in uw schooladministratiepakketDatum ligt voor of op de begindatum in de school

Veld “begindatum”Het voorziene instapmomentMoment waarop de leerling effectief zal starten in de school


38

10/11/2019

20

Bevat specifieke informatie voor een inschrijving in het basisonderwijsNodig voor een correcte berekening van toelagen en omkadering


39

NIEUW schooljaar 19-20:

- Leerlingen met een V, GV of IV type 2, 4, 6 of 7 in het gewoon onderwijs die in bepaald schooljaar nood hebben aan ondersteuning

- School gewoon onderwijs registreert:- startdatum ondersteuning- school voor BuBaO die de ondersteuning opneemt

(type en soort verslag moet niet doorgestuurd worden –AGODI raadpleegt de databanken)

- School BuBaO kan raadplegen:door de school ondersteunde leerlingen type 2, 4, 6 en 7 die werden geregistreerd door de scholen gewoon onderwijs

Ondersteuningsmodel types 2, 4, 6 en 7

10/11/2019

21

Instellingsnummer HoofdstructuurBegindatumEinddatumVestigingsplaatsFinancierbaarheidCursus levensbeschouwingAnderstalige nieuwkomer (gewoon BaO)Gewezen anderstalige nieuwkomer (gewoon BaO)

Verblijfsregeling (BO)Thuisloos (gewoon BaO)Trekkende bevolking Informatie vorige inschrijvingAanleiding vroege uitschrijvingSituatie na vroege uitschrijvingIndividueel aangepast curriculum (gewoon BaO)


41

Begin- en einddatum

Meestal begindatum 01/09 en einddatum 31/08Bij vroege uitschrijving uit de school: einddatum wijzigenBij wijziging administratieve groep/klas of vestigingsplaats

Einddatum wijzigen naar dag voordienAanmaak nieuwe inschrijving administratieve groep voor de nieuwe situatie


42

10/11/2019

22

Administratieve groep

Soepele controles vooraleer het schooljaar startNadien strengere controles of de administratieve groep wordt ingericht in de vestigingsplaats

Foutmelding: “Deze combinatie van administratieve groep, onderwijstaal, vestigingsplaats en type BuO is dit schooljaar niet toegelaten voor deze school.” Contacteer uw schoolbeheerteam. Zie BAO Algemene gegevens


43

Vestigingsplaats

Gebruik van Discimusnummer vestigingsplaats (onveranderlijk over de schooljaren heen)Kan verschillen van Edisonnummer vestigingsplaats (aanpasbaar door de school)Omzetting gebeurt achter de schermen, of eenmalig in te voeren in het schooladministratiepakket


44

10/11/2019

23

Anderstalige nieuwkomers en gewezen anderstalige nieuwkomersAanduiden in het schooladministratiepakket.Enkel gewoon basisonderwijsMeer informatie zie omzendbrief ‘Onthaalonderwijs voor anderstalige nieuwkomers’

Individueel aangepast curriculumEnkel gewoon basisonderwijsAlle leerlingen met een verslag voor toegang tot een individueel aangepast curriculum in het gewoon basisonderwijs of voor toegang tot het buitengewoon onderwijsGeen getuigschrift basisonderwijs mogelijk, tenzij de leerdoelen van het IAC door de onderwijsinspectie als gelijkwaardig worden beschouwd


45

Informatie vorige inschrijving

Toegelaten waarden“01” Normaal Ingeschreven “02” Ingeschreven in de Franse Gemeenschap

Basisonderwijs“03” Onbekend“04” Niet ingeschreven“05” Ingeschreven in de Franse Gemeenschap

Secundair onderwijs


46

10/11/2019

24

Aanleiding tot uitschrijving en situatie na vroege uitschrijving

Standaardwaarden bij inschrijvingX – normaal einde schooljaar of module10 – geen informatie

Wijzigen bij vroege uitschrijvingNodig voor de leerplichtcontrole

naar andere schooloverleden…


47

Aanleiding tot uitschrijving : mogelijke waarden

“X ” Normaal einde schooljaar of module“E” Initiatief van leerling of ouders“O” Overlijden leerling“P” Langdurige problematische afwezigheid (enkel in

uitzonderlijke situaties)“S” Op advies van school of CLB“T” Tucht“D” Ontbinding inschrijving wegens onredelijkheid

aanpassingen voor leerling met specifiekeonderwijsbehoeften (niet van toepassing in buitengewoon onderwijs)


48

10/11/2019

25

Situatie na uitschrijving : mogelijke waarden

“06” Verhuisd naar het buitenland en loopt school in het buitenland“07” Leerling is overleden“09” Andere “10” Geen informatie (enkel einde schooljaar)“12” Wijziging binnen de eigen school of naar andere erkende, gesubsidieerde, gefinancierde Nederlandstalige school“13” Gedomicilieerd in België, maar ingeschreven in een school in het buitenland“14” Overstap naar individueel huisonderwijs“15” Overstap naar het privé-onderwijs“16” Overstap naar het Franstalig onderwijs in België“17” (Tijdelijke) vrijstelling van de leerplicht ingevolge ziekte, handicap


49

Dubbele inschrijvingen zijn opvraagbaar

Enkel zichtbaar wanneer er een overlap is bij inschrijving in administratieve groepWelke leerling, welke periode, welke andere school, welke inschrijvingsdatumHuidig of volgend schooljaar ( pas na 1/7)Leerling kan slechts in 1 school financierbaar/subsidieerbaar zijnAlle door de Vlaamse Gemeenschap gefinancierde en gesubsidieerde scholen


50

10/11/2019

26

Raadpleeg schoolloopbaan:

Te gebruiken nadat een leerling ingeschreven isIn welke school/scholen was de leerling vorig schooljaar ingeschrevenBij een late inschrijving tijdens het schooljaar: enkel de inschrijvingsgegevens van begin schooljaarBij schoolverlaten: in welke school is de leerling vervolgens ingeschreven (afhankelijk van het tijdstip van schoolverlaten)


51

Voorbeeld 1 schoolloopbaan

School A 01/09/2016 - 31/08/2017School B 01/09/2017 - 31/08/2018 School C 01/09/2018 - 31/08/2019

School A roept schoolloopbaan op Ziet gegevens van school B

School B roept schoolloopbaan op Ziet gegevens A en C

School C roept schoolloopbaan op Ziet gegevens B


52

10/11/2019

27

Voorbeeld 2 schoolloopbaan

School A 01/09/2015 - 31/08/2016School B 15/11/2017 – 31/08/2018 School C 01/09/2018 – 31/08/2019

School A roept schoolloopbaan op Ziet niets want schooljaar +1 geen gegevens

School B roept schoolloopbaan op Ziet enkel C, want schooljaar -1 geen gegevens

School C roept schoolloopbaan op Ziet gegevens B


53

“De leerling is te jong of te oud voor deze administratieve groep”

Meestal verkeerde instapdatum gekozen“INSZ-nummer onjuist”“Geboortedatum niet overeenkomstig met INSZ-nummer”“Postcode vorm onjuist voor dit land”“Persoon heeft in WebEDISON-zendingen ander stamnummer binnen deze school: stamnummer = xxxxxxx”

Foutmeldingen

54

10/11/2019

28

Andere frequente foutmeldingen:“Er bestaat al een Geregistreerd Persoon voor deze ID_GRP”“Er bestaat geen Inschrijving voor deze ID_GRP, ID_INS”

Contacteer uw schoolsoftwareleverancier

Foutmeldingen

55

Aan- en afwezigheden

10/11/2019

29

Uitwisseling van afwezigheidsgegevensNiet-leerplichtige kleuters

Afwezigheden (vanaf 19-20)Leerplichtige kleuters, lager- en secundair onderwijs

AfwezighedenWaarom

Schooltoeslag (groeipakket)Kleuterparticipatie Toelatingsvoorwaarden gewoon lager onderwijs


57

RegistratieElke afwezigheidscode (ook - )Wordt doorgestuurd bij invoer of wijziging van code in schooladministratiepakket

Wanneer registreren?Binnen de 7 kalenderdagenLater aanvullen of wijzigen is steeds toegestaan


58

10/11/2019

30

Raadplegen

Scholen kunnen alle gegevens opvragen die ze zelf hebben geregistreerd voor hun leerlingen in Discimus(bvb. overstap naar ander schooladministratiepakket)Voor het lopende en voorafgaande schooljaar kunnen scholen de problematische afwezigheden opvragen van de leerplichtige leerlingenVoor kleuters kunnen scholen opvragen hoeveel halve dagen een kind kleuteronderwijs volgde in een andere school


59

Regelmatige aanwezigheid relevant voor recht op groeipakket

Meer informatie over de codes die u kan registreren, vindt u terug in de volgende omzendbrieven

Omzendbrief BAO/2002/11 : Afwezigheden van leerlingen in het basisonderwijsBaO/2006/04 Controle van de leerlingen in het gewoon basisonderwijsBaO/2006/05 Controle van de leerlingen in het buitengewoon basisonderwijs

Aantal codes bij schoolverandering of aantal halve dagen aanwezig op einde schooljaar niet meer doorgeven op papier


60

10/11/2019

31

Openstaande afwezigheden _”Niet vergeten om de juiste code in te vullen.Op het einde van het schooljaar zouden er best geen openstaande afwezigheden meer zijn

Tucht (Nieuw 19-20)Preventieve schorsingTijdelijke uitsluitingDefinitieve uitsluiting


61

30108 - Basisscholen mogen geen les geven en ook geen aan-of afwezigheden doorsturen op woensdagnamiddag, zaterdag, zondag of vakantiedagen. Indien u een afwijking hierop wilt, neem dan contact op met AGODI

30106 – Huidige kalenderdatum valt niet binnen het beheervenster voor deze operatie

Steeds van 15/08/xx (voor start schooljaar) tot 30/09/xx (volgend op schooljaar)Nadien toestemming vragen aan AGODI om nog door te sturen

Foutmeldingen

62

10/11/2019

32

Leerlingenkenmerken

Leerlingenkenmerken

64

10/11/2019

33

Registratie Bij een nieuw ingevuld formulierBinnen de 7 kalenderdagenEnkel nodig als er nog geen leerlingenkenmerken geregistreerd werden door een andere school (of indien leerlingenkenmerken gewijzigd zijn)Let op de geldigheidsdatum

Zoek/Raadpleeg leerlingenkenmerkenformulierOver scholen heenKan meteen nadat je de leerling geregistreerd hebt via Discimus

Leerlingenkenmerken

65

Formulier vergeten te registreren/wijzigen?Huidig schooljaar: geen probleem, je kan steeds doorsturen tot 30/06 van het lopende schooljaarVoorgaande schooljaar: een geldigheidsdatum kiezen in het voorgaande schooljaar kan niet meer. Je neemt dan als geldigheidsdatum 01/09/xxxx (in het huidige schooljaar)

Formulier opvragen = formulier registreren!

Leerlingenkenmerken

66

10/11/2019

34

Studiebewijzen

Wordt doorgestuurd vanaf 21/06 van het lopende schooljaar, binnen de 7

kalenderdagen na uitreikingsdatum

Zichtbaar voor andere scholen en de LED vanaf 01/07

68

10/11/2019

35

Getuigschrift basisonderwijs

Regelgeving: BaO/98/11 Het uitreiken van het getuigschrift basisonderwijs

BaO/2000/2 Procedure gelijkwaardige leerdoelen en getuigschrift basisonderwijs in het

buitengewoon basisonderwijs

Overzicht met doorgestuurde studiebewijzen via Mijn Onderwijs

69

Gewoon basisonderwijs

Altijd iets sturen voor:- Leerlingen van het 6de leerjaar- Leerlingen die volgend schooljaar geen lager onderwijs meer kunnen volgen o.b.v. hun leeftijd

Doorsturen indien getuigschrift behaald:

- Leerlingen van andere leerjaren

Mogelijk om een getuigschrift uit te reiken aan leerlingen die vóór 1/1 al 8 jaar geworden zijn.

70

10/11/2019

36

Buitengewoon basisonderwijs

Getuigschrift behalen mits de bereikte leerdoelen door onderwijsinspectie

als gelijkwaardig worden beschouwd met die van het gewoon lager

onderwijs

Zeker doorsturen indien getuigschrift behaald

Alle types

71

Raadpleeg studiebewijsAlles van de eigen schoolVan andere school

Kan meteen nadat je de leerling geregistreerd hebt via Discimus

Leerling met getuigschrift basisonderwijs mag enkel mits toelating van de klassenraad opnieuw lager onderwijs volgen

Studiebewijzen

72

10/11/2019

37

30105 – Het beheervenster voor dit schooljaar staat niet open voor deze school

Steeds van 21/06/SJ tot 30/09/SJ+1 Nadien toestemming vragen aan AGODI om nog door te sturen

foutcode 20029 – “Geen goedkeuring voor dit schooladministratiepakket om dit soort gegevens te registreren voor deze school. Neem contact op met uw schoolbeheerteam bij AGODI”.

Foutmeldingen

73

31001 – Er mag een informatie over het al dan niet behalen van een getuigschrift basisonderwijs worden gestuurd voor leerlingen van jonge leeftijd

Pas vanaf 8 jaar mogelijk om een getuigschrift te behalen

30506 – Vrije leerlingen kunnen geen studiebewijs halen30303 -- Uitreikingsdatum ligt te ver in de toekomst30405 – een {soort bewijs} mag slechts eenmaal per schooljaar en leerling worden uitgereikt

Foutmeldingen

74

10/11/2019

38

Waarom registreren?

• Uitwisseling LED (Leer- en Ervaringsdatabank)• Secundaire scholen raadplegen via discimus

Getuigschriften nog afprinten?

• Geen wijziging bestaande regelgeving• Afprint bezorgen

Veel gestelde vragen

75

Aandachtspunten

76

10/11/2019

39

Discimus basis voor werkzaamheden AGODI

Maak gebruik van correcte identificatiegegevens

Registreer binnen de 7 kalenderdagen

77

Raadpleeg regelmatig je dubbele inschrijvingen

Kijk regelmatig naar je foutmeldingen

Openstaande afwezigheden

78

10/11/2019

40

Raadpleeg uitgewisselde inschrijvingen via Mijn Onderwijs

Raadpleeg uitgewisselde studiebewijzen via Mijn Onderwijs

Raadpleeg uitgewisselde afwezigheidscodes via schooladministratiepakket: -, B

79

Omzendbrief “NO/2012/01 DISCIMUS – Uitwisseling van leerlingengegevens

Overzicht, contactgegevens, info in bijlagen…

Reglementering

80

10/11/2019

41

4 teamleden2 Coördinatoren4 Backoffice

ScholenSchooladministratiepakketKwaliteitscontrolesOndersteuning verificateurs

Verificateur

Achter de schermen…

81

[email protected]+32(0)2 553 92 35

www.agodi.be

Vragen?Contacteer ons

10/11/2019

42

Zijn er vragen?

presentatie bao discimus 2019-2020 · 2-)9; vfkrromddu 0hhuolqjhq phw hhq : +: ri -: w\sh ri lq khw...

Documents